Kom i gang med EndNote for Windows

Transkript

1 Kom i gang med EndNote for Windows Redigert november 2017 i

2 Innholdsfortegnelse Kom i gang med EndNote... 2 Lage et bibliotek og legge inn referanse... 2 Layout... 5 Lage sikkerhetskopi av biblioteket... 7 Aktivere Open URL Funksjon for å finne fulltekst... 8 Last ned Nord Universitets norske EndNote-stiler... 9 APA 6TH og Harvard... 9 Sende referanser til EndNote fra Oria og databaser Fra Oria til EndNote Importere flere referanser Kapittel i bok med redaktør via Oria Fra Scopus til EndNote Fra ProQuest til EndNote Fra Google Scholar til EndNote Legg inn referanser manuelt i ditt EndNote-bibliotek Flere forfattere: Bedrift, Institusjon, organisasjon, e.l. som forfatter: Finne fulltekst Hente inn referanser fra PDF-dokumenter med DOI-nummer Sortere referanser Bruk av «Groups» Bruk av «Smart Groups» Arbeide med referanser i Word Sette inn referanser i løpende tekst Sett inn sidetall og lignende Redigere en referanse Slette en sitering Fjerne EndNote-koblingen Endre stil (OUTPUT STYLE) i siteringer og referanseliste Redigere referanseliste Lage en selvstendig referanseliste, i tillegg til EndNotes egen Skrive ut referanseliste Slå av formateringer i Word Arbeide på forskjellige datamaskiner Skrive sammen med andre? Den som inviterer andre til å dele bibliotek Hvordan åpne et delt EndNote-bibliotek - Den som mottar invitasjonen: Aktivitetsloggen

3 Kom i gang med EndNote Disse første trinnene gjøres bare en gang på din datamaskin. Det er viktig å følge stegene for å få et best mulig resultat. EndNote kommer med regelmessige oppdateringer. Oppdateringene er viktige å gjøre for å forebygge feil i programmet. Som student eller ansatt fra Nordland får du lastet ned EndNote fra Fronter. Gå til rommet Information all users o- Informasjon alle brukere > EndNote. Installer programmet til din datamaskin eller Mac. Les først installasjonsveiledningen, deretter last ned zip-filen og pakk ut. Studenter og ansatte fra Trøndelag laster ned EndNote fra hjemmesiden Nord.no > Bibliotek > Skrive og referere > EndNote > Hvor får jeg EndNote > Åpne lenka Lage et bibliotek og legge inn referanse Kom i gang og lag ditt ENDNOTE-BIBLIOTEK 1. Åpne EndNote-programmet - Aksepter først lisensavtalen, klikk deretter Next. 2

4 - Her kan du enten opprette en ny konto eller synkronisere en allerede eksisterende konto. Klikk på Set up your account. Fyll deretter inn din epost. Avslutt med å klikke på krysset oppe til høyre. 2. Velg "New " fra File - Her kommer du til EndNote for første gang. 3

5 3. Finn et navn til biblioteket ditt. F.eks. MyEndNote Library.enl. 4. Lagre. Det blir automatisk opprettet en mappe på samme område som filen blir lagret. Mappen har samme navn som filen, med tillegg.data. F.eks. MyEndNote Library.Data. Ta vare på begge deler 5. Nå har du laget et nytt bibliotek. Det er foreløpig tomt (uten referanser) 4

6 - Klikk på Maksimer for å utheve biblioteket ditt. Layout Når du åpner et nytt bibliotek, ser skjermbildet ut som dette: 1. Verktøylinje 2. Referanseoversikt 3. Gruppepanel: Viser gruppene som biblioteket er inndelt i 4. Referansepanel: Visningsfelt for markert referanse 5. Visningsvalg for referansepanel: Referansedetaljer, forhåndsvisning i henhold til valgt stil og vedlegg (fulltekst i PDF-format) 6. Layout: velg posisjonering og utforming av referansepanelet 7. Kolonneoversikt for referanselisten: kolonnene som vises kan endres med Ctrl-klikk, eller ved til Edit > Preferences > Display Fields 8. Valgmeny for referansestiler 5

7 Eksempel på bibliotek i Bottom Split layout: EndNote verktøylinje: Lokal modus 2. Online modus 3. Blandet lokal + online modus 4. Referansestil 5. Kopiere til lokalt bibliotek 6. Ny manuell referanse 7. Søke online 8. Importere referanse 9. Eksportere referanse 10. Finn fulltekst 11. Åpne lenke 12. Åpne PDF-fil 13. Sett inn referanse 14. Formatere referanse 15. Gå til Word 16. Synkroniser 17. Dele bibliotek 18. Aktivitetslog 6

8 Lage sikkerhetskopi av biblioteket Dersom du lager ditt EndNote-bibliotek på egen datamaskin, bør du ta en sikkerhetskopi: Velg i så fall File Compressed Library (.enlx) på menyen). Sjekk at With File Attachments og All Referances er haket av og klikk på [Next]. Velg filplassering, angi et navn på sikkerhetskopien og klikk [Save]. Den komprimerte sikkerhetskopien inneholder både kopi av filen og den tilhørende mappen. Den nye filen får endelsen ".enlx" og åpnes som om den var en vanlig EndNote-fil. EndNote melder om oppdateringer med jevne mellomrom. Det er viktig å gjøre installasjonene. Klikk på Download and Install for å ha den nyeste versjonen an EndNote. 7

9 Aktivere Open URL Funksjon for å finne fulltekst Dette er en standardinnstilling som gjøres en gang. Den åpner for at EndNote kan finne artikler som er anskaffet av Universitetsbiblioteket. Dermed kan du samle artikler i fulltekst (PDF) i ditt EndNote-bibliotek i tillegg til selve referansene. I flere tilfeller vil ikke EndNote klare å finne fulltekst. Her er det verdt å prøve flere ganger. Gå til Edit Preferences Find Full Text Velg Find full text, merk Open URL. Skriv inn es_page i boksen Open URL Path. Klikk OK. isgroup.com/primo_libra ry/libweb/action/openu rl?vid=ubin_services_pa ge Etter du har aktivert OpenURL er det ikke 100 % sikkert at EndNote finner referansene dine, men det gjør nedlastinger av PDF-filer enklere. 8

10 Last ned Nord Universitets norske EndNote-stiler APA 6TH og Harvard Nord universitet har oversatt og formatert de engelske referansestilene APA 6th og Harvard til norsk. Disse stilene er tilgjengelige for alle Nord-brukere. Forhør deg med din fagansvarlige om hvilken stil du skal bruke. 1. Gå inn på Bibliotek Skrive og referere Kilder og referansehåndtering EndNote 2. Velg APA 6th Norsk Nord.ens 3. Velg File Save As. 4. Gå deretter til EndNote-biblioteket. Velg Select another style ved klikk på «Stil»- boksen. Finn stilen APA Norsk Nord i listen 9

11 Når du for eksempel klikker på APA 6th Norsk Nord.ens kommer dette bildet fram: Klikk File Save as Da er det på tide å lagre stilen, avslutt med Save. Lukk vinduet med referansestilen ved å klikke på det lille krysset oppe til høyre, eller ved å velge Close Reference fra File-menyen. 10

12 I ditt EndNote-bibliotek må du endre stilen fra Annotated til APA 6thNorsk Nord-stil. Klikk på Select another style i nedtrekksmenyen og finn Nords APA 6th Norsk Nord på menylinjen. Hvis du ikke finner stilen må du dobbeltsjekke hvor du har lagret filen, om den ikke er lagret sammen med EndNote, flytt filen dit. Fra Choose A Style kan du skrive inn "Nord" i søkeboksen. Velg ønsket stil og avslutt med Choose. 11

13 Sende referanser til EndNote fra Oria og databaser Flere databaser har funksjoner der du kan sende referansen direkte til EndNote. Når du sender referanser fra databaser og Oria bør du se etter uttrykk som «Export» eller «Send to EndNote». Nedenfor kommer det et utvalg eksempler du kan følge. Sjekk vår nettside ved Nord.no Bibliotek Skrive og referere APA 6th-malen for at referansen er riktig. Fra Oria til EndNote 1. Gjør et søk i Oria. 2. Klikk "Send til" 3. Velg "EndNote" I vinduet som kommer opp trykker du «OK», deretter Vis nedlastinger > Åpne (EndNoteprogrammet åpnes automatisk hvis du ikke allerede har det åpent). 12

14 Importere flere referanser Det er mulig å markere flere referanser på en gang i Oria. 1. Gjør et søk. 2. Marker stjernen(e) ved siden av tittelen på treffene i søkeresultatet. 3. Klikk på Lagrede treff. Derfra kommer du til et nytt vindu. 1. Marker dine treff. Huk av til høyre for Type for å huke av ved samtlige lagrede treff. 2. Klikk på Send til EndNote og avslutt med Utfør. 13

15 Kapittel i bok med redaktør via Oria Det hender man skal referere til et kapittel i en bok med redaktør. Du finner mange bokkapitler når du gjør et søk i Oria, men ikke alle. Direkte import av kapittel i bok med redaktør: Hvis du finner bokkapittelet i Oria kan du importere det direkte. NB: Husk å sjekke referansen slik at det er riktig bokkapittel. Du finner Nord universitets oppskrift til henvisning i APA 6th og Harvard: > Bibliotek > Skrive og referere> APA 6th > Kapittel i bok med redaktør (red.) 1. Legg inn sidetall for kapittelet etter import hvis det mangler. 2. Legg inn boktittel og navn på redaktører hvis det mangler. 3. Legg inn kapittelnummer om det er aktuelt. Import av hele boka (Ikke enkeltkapittel). Dersom kapitlet ikke ligger i Oria, kan du bruke følgende oppskrift: 1. Importer referansen til selve boka fra Oria. 2. Endre materialtype til "Book Section". 3. Klipp ut redaktørnavn fra "Author" og lim inn under "Editor" 4. Klipp ut boktittelen fra "Title" og lim inn under "Book Title" 5. Skriv inn kapittel-forfatternavn manuelt i "Author"-feltet. 6. Skriv inn kapitteltittel manuelt i "Title"-feltet. 7. Endre de aktuelle sidetallene for artikkelen/kapitlet. 8. Lagre. 14

16 Fra Scopus til EndNote 1. Utfør et søk. 2. Marker aktuelle referanser og klikk Export. 3. Så får du opp følgende skjerm 4. Velg RIS Format (EndNote, Reference Manager). 5. Marker valgt Citation information, klikk på Export, og referansene sendes til ditt EndNote-bibliotek. 15

17 Fra ProQuest til EndNote 1. Gjør et søk og marker relevante treff ved å hake av i den lille boksen til venstre for referansen. 2. Klikk på Save og deretter RIS (work with EndNote, Citavi, etc.) 3. Klikk til slutt på Continue. Nå er referansene importert til ditt EndNote-bibliotek. 16

18 Fra Google Scholar til EndNote 1. Endre innstillingene for å sende referansene direkte til EndNote. Innstillinger Bibliografiadministrering EndNote. 2. Utfør et søk. Hvis du bruker Google Chrome i Windows, kan du sende filene direkte til ditt EndNotebibliotek. Du kan enten klikke på Åpne, eller Åpne alltid filer av denne typen (hvis du er sikker på at du vil åpne slike filer til EndNote i framtiden). 17

19 Legg inn referanser manuelt i ditt EndNote-bibliotek. Velg New Reference under References eller klikk på denne knappen Velg riktig referansetype (Book, Edited Book, Journal Article, Newspaper Article ). Journal Articles er lagt inn som standard. Dersom det ikke er en tidsskriftartikkel du skal legge inn må referansetypen endres. Merk at felt som kan fylles ut endres når referansetypen byttes. Lag en referanse ved å fylle inn nødvendige felt. (Merk: du trenger ikke fylle inn alle felt, en finner oppskrift i fra UB egen APA-mal. Lagre og lukke referansen ved å klikke på det lille krysset oppe til høyre, eller ved å velge Close Reference fra File-menyen. Sjekk hvilke kildetyper som må legges inn manuelt fra vår Universitetsbibliotekets nettside: Referanser fra nettsider, lovtekster samt fra norske avisdatabaser som ATEKST må legges inn manuelt. 18

20 Flere forfattere: Forfattere legges inn med etternavn først, deretter fornavn og eventuelle mellomnavn. Det er faktisk nok med fornavn og mellomnavn som initialer. Dersom en tekst er skrevet av flere forfattere, legges hvert forfatternavn inn på en ny linje: Du kan når som helst endre/redigere en referanse ved å dobbeltklikke på den. 19

21 Bedrift, Institusjon, organisasjon, e.l. som forfatter: Når du skal legge inn en bedrift eller institusjon etc. som forfatter, må du sette inn et komma etter navnet: For eksempel: Statistisk sentralbyrå, Norsk sykepleierforbund, Ved å sette inn komma blir referansen seende slik ut: Hvis du ikke tar med komma blir formatet i referansen feil, legg merke til det røde feltet: Kommaet vil ikke vises i den formaterte referansen, men sikrer at EndNote ikke behandler institusjonsnavnet på samme måte som programmet ville gjort med et personnavn. Hvis institusjons- eller organisasjonsnavnet inneholder et komma i selve navnet, må du bruke to kommaer: For eksempel: University of California,, Irvine 20

22 Finne fulltekst Hvis en artikkel i fulltekst (dvs. hele artikkelen PDF eller HTML-versjon) er åpent tilgjengelig eller via Universitetsbiblioteket, kan EndNote finne den og laste den ned til ditt bibliotek: 1 1. Marker referansen(e) 2. Klikk på Find Full Text-symbolet. 3. Under Find Full Text i venstre marg vil du se at det foregår et søk. Når søket er fullført, vil du se en av tre tekster: Found PDF, Found URL, og Not found. I referanselisten kan du nå se at noen referanser blir markert med en binders. Dette viser et vedlegg (PDF). Referansene har også fått URL lagt til i URL-feltet. Ved å klikke på URL-lenken kommer du til bibliotekdatabasen der du fant artikkelen. Ved å benytte Attach File eller klikke på vedleggsymbolet (bindersen) også legge ved artikler du har liggende på din PC. kan du eventuelt Selv om du benytter Find Full Text-funksjonen vil ikke EndNote alltid finne fullteksten. Da kan du selv lagre PDF-artikkelen på din egen PC, og legge den ved via Attach File eller bindersen. 1 Først må du aktivere Open URL, se side 7. 21

23 Når du har funnet fulltekst, kan du markere referansen og klikke på «Attached PDFs»- knappen. Da ser du dokumentet i et eget felt: Hente inn referanser fra PDF-dokumenter med DOInummer Hvis du har artikler i PDF-format lagret på din datamaskin kan de importeres til EndNotebiblioteket ditt dersom PDF-dokumentet har et DOI-nummer. (DOI = Digital object identifier) Framgangsmåte: - Lagre aktuell PDF-fil eller mappe på et lett tilgjengelig sted - I EndNote: Velg File > Import > File - Klikk Choose og klikk deg frem til PDF-filen - Under Import Option: Velg PDF - Klikk Import - Bruk File > Import for å importere mapper med PDF-filer. Merk: Det er ikke alltid det vil fungere. 22

24 Sortere referanser I EndNote har du flere sorteringsmuligheter tilgjengelig. Du kan f.eks. sortere referansene etter PDF, Author, Year, Title, Rating, Journal, Last Updated eller Reference Type. Klikk på for eksempel Author, da vil biblioteket sorteres i alfabetisk rekkefølge, eller motsatt alfabetisk rekkefølge. Bruk av «Groups» Hvis du vil sortere referansene dine, f.eks. når du arbeider med flere tekster samtidig, eller eventuelt flere kapitler, kan du lage grupper: Det er to ulike måter du kan gjøre det på. 1. Høyreklikk på My Groups Create Group og gi gruppen et navn: 2. Velg Groups Create Group på menyen, og gi gruppen en navn: De referansene du ønsker å ha i en gruppe kan du enten markere og trekke over fra ditt EndNote-bibliotek, eller du kan gå til Groups > Add Referance To 23

25 Bruk av «Smart Groups» Hvis du ønsker at EndNote skal sende referanser direkte til en gruppe vil vi anbefale deg å opprette en "Smart Group". "Smart Groups" er grupper du kan bygge i EndNote. Disse har søkestrategier innebygd i seg. Søkestrategiene gjør det mulig for deg å lage kriterier for hvilke typer referanser som skal settes inn i gruppa. Om de skal være publisert i for eksempel et bestemt år, tidsskrift, ord eller andre kriterier. Når du har opprettet en smart gruppe vil den automatisk sette inn referanser som møter kriteriene til gruppen. For å opprette en smart gruppe må du bestemme hvilke kriterier som skal inngås. 1. Opprette Smart Group: gå til Groups Create Smart Group 2. Smart Group-boksen popper opp. Eventuelt kan en opprette Smart Group ved å høyreklikke på Groups i EndNote. Boksen som poppet opp har flere funksjoner som du kan bestemme. Du kan sette inn inntil ti kriterier for gruppa. Bruk engelske eller norske søkeord og kombiner disse med And, Or, eller Not. Søk på alternative endelser på en ordstamme (trunkering) ved å bruke*. Alle kilder som tilfredsstiller søket vil automatisk legges i gruppen. 24

26 I dette eksempelet har jeg opprettet en smart gruppe som heter Kreft. Jeg har lagt inn en Alle referanser som inneholder Cancer* både i tittelen og i forordet. Alle referanser som lastes ned i EndNote som inneholder Cancer* i enten tittelen eller forordet vil automatisk bli lagt inn i denne smart gruppen. Merk: Referansene du plasserer i en gruppe blir også liggende i ditt hovedbibliotek under All References. En referanse kan plasseres til i mer enn en gruppe. 25

27 Arbeide med referanser i Word Som student eller ansatt har du tilgang til Office 365. EndNote fungerer optimalt hvis du har den nyeste versjonen til Microsoft Word og EndNote. Gå til Nord.no Om oss IT-hjelp for å laste ned den nyeste versjonen av Microsoft Word. IT-Hjelp OFFICE 365/PROGRAMVARE Følg deretter instruksene på siden. 26

28 Sette inn referanser i løpende tekst Åpne Word-programmet og deretter dokumentet ditt. Plasser alltid markøren der du vil sette inn en referanse i teksten. Det er flere måter å sette inn referanser i et Word-dokument. Det kan gjøres fra EndNotebiblioteket ditt, eller via verktøylinjen i Word. Fra EndNote: Marker siteringen i EndNote-biblioteket, deretter klikk på Insert Citationsknappen: Fra Word: Alternativ 1: Åpne Word-dokumentet og marker EndNoteX8. Klikk på ikonet Go to EndNote og marker ønsket referanse. Klikk deretter Insert Citations. Eventuelt hold inne Alt+1 for raskest komme inn til EndNote, deretter klikk Insert Citations. Alternativ 2: Åpne Word-dokumentet og marker fanen EndNoteX8. Klikk på Insert Citationknappen (forstørrelsesglasset). 27

29 Søk etter en referanse og marker den. Klikk deretter Insert: Straks du har satt inn referanser i løpende tekst, vil de også vises i en referanseliste på slutten av dokumentet. 28

30 Sett inn sidetall og lignende. Hvis du ønsker å redigere siteringer i Word, må det gjøres via Edit & Manage Citationsknappen. Herfra kan du sette inn sidetall for sitat og andre redigeringer. Sett markøren inne i parentesen og gå deretter til Edit & Manage Citations(s) Etter du har klikket på Edit & Manage Citations(s) kommer dette vinduet opp. Tast inn sidetall på Pages og avslutt med OK. Da vil referansen tilslutt se slik ut i den løpende teksten: 29

31 Formatting: Prefix: Suffix: Pages: Her kan du ekskludere forfatter eller årstall, eller begge deler, eller la forfatternavn stå utenfor parentesen. Dette kan være nyttig når forfatternavn allerede står i løpende tekst og du ikke ønsker gjentakelse. Her kan du legge inn en kort tekst foran referansen, for eksempel skrive inn "se også/see also, reprinted in osv. " Her kan du legge inn sidetall, eller annen tekst som skal stå etter referansen. Skriv inn sidetallet for referansen. Dette feltet kan bare benyttes hvis Cited Pages er brukt i referansestilen. Det er for eksempel tilfelle i APA6th. Ved å inkludere Prefix og Suffix kan kilden se slik ut: 30

32 Sidetallene du setter inn gjelder kun den aktuelle referansen akkurat på dette aktuelle stedet i teksten. Prosessen må gjentas for andre referanser. Litteraturlisten eller EndNotebiblioteket påvirkes ikke. Hvis du legger inn et prefix eller suffix, må du inkludere et mellomrom eller et tegn (punktum, kolon etc.) Redigere en referanse Hvis det er en feil i en referanse i dokumentet ditt, må det rettes i EndNote-biblioteket. Velg i Word og velg videre Edit Library Reference. Det går an å endre referansen i EndNote-biblioteket også ved å dobbeltklikke på referansen. Rett opp nødvendige felt og lukk referansen. Slette en sitering Alternativ 1: Marker siteringen som skal slettes i Word-dokumentet. Tast på Delete- eller Backspace-knappen på tastaturet. Alternativ 2: Marker siteringen som skal slettes i Word-dokumentet. Velg på menyen i Word, og klikk på Remove Citation. Deretter klikker du OK. 31

33 Fjerne EndNote-koblingen EndNote setter Cite While You Write-feltkoder inn i Word-dokumentet. Koblingen bør gjerne kuttes når du skal sende dokumentet fra deg. Årsaken til at en bør fjerne feltkoder er at mottaker uten EndNote kan få problemer med å åpne dokumentet. Sørg for å ha en kopi av originaldokumentet med koblingene intakt. Velg Convert Citations and Bibliography og deretter Convert to Plain text. Endre stil (OUTPUT STYLE) i siteringer og referanseliste. Du kan velge stil fra Word-dokumentet ditt: Velg ulike stiler fra Style i EndNote-menyen i Word. Dersom den stilen du ønsker ikke ligger i hurtiglisten allerede, klikker du på Select another style: Velger du stil fra Word, gjelder valget det aktuelle dokumentet. Endre stil i ditt EndNote-bibliotek: Nå ser du også en forhåndsvisning av stilen. 32

34 Redigere referanseliste Velg Bibliography på EndNote-menyen i Word. Standard er Format Bibliograpy. Velg Layout. Da du får opp denne boksen, herfra kan du gjøre en rekke valg. Det kan være ekstra nyttig å endre linjeavstand på referansene i litteraturlista. Ulike valg: - Skrifttype - Skriftstørrelse - Enkel/dobbel linjeavstand - Åpen linje mellom referansene Nå kan du gi litteraturlisten en tittel (for eksempel Litteraturliste, Litteratur, Bibliografi etc.) 33

35 Lage en selvstendig referanseliste, i tillegg til EndNotes egen Hvis du ønsker å lage en separat litteraturliste med selvvalgt litteratur, eller lage to litteraturlister etter hverandre. For eksempel «Litteraturliste» og «Selvvalgt litteraturliste» er det mulig å gjøre det i EndNote. Alternativ 1: Marker Åpne EndNote-biblioteket ditt. Merk de aktuelle referansene som skal plasseres i litteraturlista: Edit Copy Formatted/Ctrl+K Lim inn i Word. Alternativ 2: Velg File Export på menyen og klikk på en fil. Filen kan lagres i rtf, txt og html-format. for å eksportere referansene til Velg stil (output style) på nedtrekksmenyen. Dersom ønsket stil ikke finnes på menyen, velg Select Another Style for å få fram en oversikt over tilgjengelige stiler. Merk aktuell stil og klikk på [Choose] 34

36 Skrive ut referanseliste Det er mulig å skrive ut en referanseliste: Marker de referansene du ønsker fra ditt EndNote-bibliotek (bruk Ctrl-tasten), velg File Print. Slå av formateringer i Word Av og til kan det være aktuelt å formatere et Word-dokument via verktøyknappen/menyvalg av flere årsaker. Plutselig kan referansene se gale ut, da kan en rask formatering fikse problemet. En referanse som dukker opp feil kan se slik ut {Sortland, 2015#13}. Avformatering er nyttig når man skal flette sammen flere dokumenter, for eksempel flere kapitler i en avhandling. Funksjonen er også å anbefale om man skal flytte rundt på tekst i et og samme dokument. Fremgangsmåte for avformatering: - Gå til EndNote X8 på menylinjen. Klikk deretter på Convert Citations and Bibliography - Velg Convert to Unformatted Citations Dette fører til tre typer endringer: 1. Siteringene kommer på en uformatert form for eksempel {Sortland, 2015#13}. 2. Referanselisten forsvinner 3. Dersom oppsettet for automatisk formatering av nye referanser er slått av, kan dette slås på igjen ved å klikke på Turn Instant Formatting On: 35

37 Velg deretter å formatere etter dokumentene er sammenstilt. Klikk på Update Citations and Bibliograpy Her kommer referanselisten tilbake på plass og manglene forsvinner. Arbeide på forskjellige datamaskiner Det er mulig å arbeide med ditt EndNote-bibliotek på flere PC-er. Hvis du ikke har mulighet å arbeide på egen PC til daglig, anbefaler vi at du oppretter en konto i EndNote Online. Det er ikke anbefalt å bruke ekstern lagring i Dropbox, OneDrive eller andre lignende tjenester da dette må lastes ned på hver datamaskin en bruker. For å opprette konto i EndNote Online besøk: 36

38 Skrive sammen med andre? Når du deler et EndNote-bibliotek med andre kan du og de du deler biblioteket med skrive på samme dokument og sette inn henvisninger fra samme bibliotek fra hver deres PC/MAC. Dersom flere skal arbeide sammen er det mulig å dele EndNote-bibliotek. Delingen baserer seg på synkronisering av deskop-biblioteket og online-bibliotek. For å dele et EndNote-bibliotek eller få tilgang til andres bibliotek må du opprette et online-bibliotek og synkronisere dette med desktop-biblioteket først. I EndNote x8 kan opptil 100 personer dele samme bibliotek. Én av deltakerne i en gruppe som ønsker å dele biblioteket inviterer de(n) andre i gruppen til å dele biblioteket sitt. De som mottar invitasjonen, må godta invitasjonen fra sin epostadresse for å få tilgang til det delte biblioteket. Den som inviterer andre til å dele bibliotek. Før du sender invitasjon om å dele bibliotek, må du synkronisere deskop-biblioteket ditt med et online-bibliotek: Åpne desktop-biblioteket du ønsker å dele, og klikk på knappen Sync Library i verktøylinja: Da får du opp denne dialogen: Hvis du ikke allerede har et online-bibliotek, klikker du på Sign up, og følger instruksene. Når du til slutt i denne prosessen klikker på I Agree og får beskjeden; Endnote registration is complete, skal du klikke på knappen Sync. Da overføres referansene i desktop-biblioteket ditt til det nyopprettede online-biblioteket. Hvis du allerede har et online-bibliotek, fyller du inn brukernavn og passord i feltet EndNote Account Credentials, og klikk OK. Den første synkroniseringen kan ta flere minutter, hvis det er mange referanser som skal overføres mellom bibliotekene. Du kan sjekke om synkroniseringen er fullført ved å klikke på Sync Status: 37

39 Da åpnes dialogen Sync Status. Under overskriften Sync Details, vil det stå All Changes have been sent hvis synkroniseringen er fullført. Etter denne første synkroniseringen, må bibliotekene synkroniseres regelmessig. Hvis du ønsker at det skal skje automatisk, klikker du Edit i menylinja, og deretter på Preferences. Velg Sync fra venstremenyen. Hak av for Sync Automatically: Bibliotekene vil da synkroniseres hvert 15. minutt. Lukker du EndNote før endringer har blitt synkronisert, får du spørsmål om du ønsker å synkronisere før du lukker EndNote. Hvis du svarer nei, blir de synkronisert neste gang du åpner EndNote. Nå kan du invitere de andre i gruppa til å dele biblioteket ditt. Klikk på File i menylinja, og deretter Share. Skriv inn epostadressen(e) til de(n) du vil dele biblioteket med og klikk på Invite: 38

40 Navnene du har delt biblioteket ditt med listes opp i det øverste feltet, hvis du klikker på tannhjulet i høyre for navnene, kan du fjerne deltakeren eller sende en påminnelse om å svare på invitasjonen. Vær klar over følgende: Bare den som sender invitasjon kan slette og legge til brukere av biblioteket. Vedkommende er også den eneste som har tilgang til online-biblioteket det synkroniseres mot. Hvordan åpne et delt EndNote-bibliotek - Den som mottar invitasjonen: Du mottar en epost med invitasjon til å dele EndNote-bibliotek. Åpne eposten og klikk på Accept. Da kommer du til en side hvor det står: «NN has invited you to join a shared library». Gå nedover på denne siden. Hvis du allerede har et online-bibliotek, logger du deg inn (Sign in). Hvis ikke, må du opprette et (Create an Account). Følg deretter instruksjonene. For å åpne et bibliotek som er delt med deg i EndNote, gå til File Open Shared Library. 39

41 Du vil se en liste med bibliotek som er blitt delt med deg. Husk, selv om du bare kan dele et bibliotek med andre, kan et utallig antall bibliotek deles med deg. Velg det biblioteket du ønsker å åpne ved å klikke på Open-knappen. Første gangen du åpner et delt EndNote-bibliotek vil hele biblioteket, inkludert alle PDF-filer, bli lastet ned på din datamaskin. Dette kan ta noe tid. EndNote vil se etter endringer mellom hver gang det delte biblioteket åpnes. Det delte biblioteket ser ut som et vanlig EndNote-bibliotek. Merk, navnet på biblioteket har EndNote-online-navnet på eieren. På samme tid vil knappen Share Library-knappen være utilgjengelig. Du kan ikke dele et bibliotek du ikke eier med andre, bare eieren som har invitert har mulighet å dele biblioteket. For å komme tilbake til ditt opprinnelige bibliotek, gå til File Close Library og åpne ditt eget bibliotek 40

42 Aktivitetsloggen Hvert delte bibliotek kommer med en aktivitetslogg. Aktivitetsloggen gir brukerne oversikten for hvem som gjør endringer i biblioteket. Aktivitetsloggen er bare tilgjengelig for brukere av EndNote x8, men aktiviteten til brukere av tidligere EndNote-versjoner vil vises til de som har versjon x8. For å se aktivitetsloggen, klikk på ikonet Activity Feed: Aktivitetsloggen viser en omvendt kronologisk rekkefølge. Der de nylige endringene vises øverst. Aktivitetsloggen vil vise et synkronisert tidsstempel over den nyeste aktiviteten en av deltagerne har gjort innenfor det delte biblioteket fram til det delte biblioteket er blitt synkronisert. Noen ikoner i aktivitetsloggen vil ha en mørkere gråfarge for å signalisere mer informasjon er tilgjengelig ved å klikke på ikonet. Du kan for eksempel markere en linje som står «Ola Norman added 130 references». Da vil referansene til Ola Norman være markert i midlertidig. Opp til 500 aktiviteter vil vises i aktivitetsloggen. Merk: Endringer gjort i EndNote Online vil ikke vises i aktivitetsloggen. Dersom du har spørsmål, kontakt UB, så hjelper vi deg så godt vi klarer. 41