KURS VED BIBLIOTEKET DRAGVOLL ENDNOTE VERSJON X7 / WORD 2013 (sist oppdatert HCF)

Transkript

1 KURS VED BIBLIOTEKET DRAGVOLL ENDNOTE VERSJON X7 / WORD 2013 (sist oppdatert HCF) Innhold: OM ENDNOTE-KURS PÅ DRAGVOLL... 2 Nyttige tips, lenker og veiledninger... 3 LAGE ET BIBLIOTEK OG LEGGE INN REFERANSER... 4 LAG DITT EGET ENDNOTE-BIBLIOTEK... 4 Lage sikkerhetskopi av biblioteket... 5 Aktivere Open Url... 6 LEGG INN REFERANSER MANUELT I DITT ENDNOTE-BIBLIOTEK... 7 Flere forfattere:... 8 Institusjon, korporasjon e.l. som forfatter:... 9 IMPORTERE REFERANSER FRA DATABASER Fra Oria til EndNote Kapittel i bok via ORIA Fra BIBSYS Ask til EndNote (NB: BIBSYS fases ut i november 2015) Kapittel i bok via BIBSYS Fra Idunn til EndNote Fra ISI Web of Science til EndNote Fra Scopus til EndNote Fra Google Scholar til EndNote Fra Jstor til EndNote Fra Proquest-baser til EndNote Fra Pubmed til EndNote FINNE FULLTEKST HENTE INN REFERANSER FRA PDF-DOKUMENTER MED DOI-NUMMER GRUPPER JOBBE MED MANUSKRIPTER I WORD SETTE INN REFERANSER I LØPENDE TEKST ENDRE/ REDIGERE EN SITERING Sette inn sidetall for et sitat og andre redigeringer Rette en feil i en referanse Slette en sitering Fjerne feltkoder ENDRE STIL (OUTPUT STYLE) I SITERINGER OG REFERANSELISTE Redigere referanseliste Lage en selvstendig referanseliste HVORDAN LAGE FLERE BIBLIOGRAFIER I ETT DOKUMENT? FORMATERE OG AVFORMATERE I WORD ENDRE ENDNOTES ENGELSKE STANDARDINNSTILLINGER TIL NORSK REFERANSER I FOTNOTER SAMARBEID I SKRIVEPROSESSEN

2 OM ENDNOTE-KURS PÅ DRAGVOLL Kursholdere: Hege Charlotte Faber, Anne Lorange, Jenny Bakken Aslaksen, Ellen Kaasbøll, Magnus Rom Jensen og Marius Warholm Haugen. E-post: Kursinfo: Se også bibliotekets EndNote-sider: Det er mulig å bruke egen bærbar pc på kurset (fortrinnsvis med siste versjon av EndNote installert), men ikke noe krav da vi har kurs-pc'er for deltagerne. EndNote blir demonstrert sammen med Word Kursrommet har trådløst nett. Tid: Se kurssidene for påmelding. Det er også mulig å bestille kurs. Varighet ca. 2 timer. Sted: Bibliotekets kursrom 6575, Bygg 6B Målgruppe: Ansatte og studenter. Kurset arrangeres for grupper på minst 6 personer. Forkunnskaper: Det er en fordel med noe kjennskap til søkedatabaser som Oria, ISI, Google Scholar e.l. og til skriving av oppgave, artikler og manus, men ikke noe krav. Form: Forelesning og praktiske øvinger. Kursmateriell: Veiledning fra Biblioteket Dragvoll Innhold og formål: Kurset er "hands on", slik at deltagerne skal få prøve ut hele prosessen i sammenheng: Skrive inn referanser manuelt (en eller flere forfattere, materialtype osv.) Finne referanser/ relevant litteratur (bøker, rapporter, artikler, film...) ved søk i databaser (Oria, ISI, Scopus, Google Scholar etc) og eksportere disse referansene direkte til EndNote Importere/legge inn kapittel i bok Finne fulltekst via EndNote Arbeide med manuskripter i Word: sette inn referanser i løpende tekst, referanser i fotnoter, velge eller endre stil (Harvard, Chicago, Apa e.l.), sette inn sidetall, redigere eller slette en sitering, fjerne feltkoder osv. 2

3 Nyttige tips, lenker og veiledninger ENDNOTE hjemmeside: EndNote er et referansehåndteringsverktøy. Du kan lage ditt eget bibliotek der du legger inn referanser manuelt eller importerer dem fra ulike databaser. Deretter kan du hente referansene når du skriver en tekst (cite while you write), og plassere dem på ønsket sted i teksten. Det lages samtidig en referanseliste på slutten av dokumentet ditt. Du kan også samle artikler (PDF) i ditt EndNote-bibliotek. Teknisk: EndNote fungerer best med PC og Microsoft Office Word. Det går også bra med Mac. Dersom du bruker Open Office må du bruke PC. Erfaringsmessig fungerer direkte import av referanser best med Mozilla Firefox. NTNU UB: Her ligger veiledninger som er laget ved UB, samt lenker til andre nyttige EndNotesider. Se spesielt tips og veiledninger utarbeidet av Medisinsk bibliotek og Biblioteket Dragvoll Instruksjonsvideoer Du finner mange små filmsnutter om EndNote på YouTube. Søk på EndNote eller EndNote training. Se Se også Norsk Harvard-stil, Chicago og APA Universitetsbiblioteket ved Norges miljø- og biovitenskapelige universitet (NMBU) har utarbeidet en norsk Harvard-stil som kan lastes ned. Se På Kildekompasset.no finner du norsk Chicago og APA: Regler for APA stil i løpende tekst Unni Knutsen ved Høgskolen i Oslo og Akershus har utarbeidet dokumentet Litteraturhenvisninger etter APA Her er også eksempler på nyere dokumenttyper. Andre ressurser med relevans for sitering, plagiering m.m.: Clara- informasjonssentral for opphavsrett og klarering Del rett- opphavsrett og undervisning Etikkportalen ved NTNU FBIB- forskningsetisk bibliotek Mac: Universitetsbiblioteket i Bergen har laget en nyttig side for Mac-brukere: 3

4 LAGE ET BIBLIOTEK OG LEGGE INN REFERANSER LAG DITT EGET ENDNOTE-BIBLIOTEK a. Åpne EndNote-programmet b. Velg create a new library c. Finn et navn til biblioteket ditt. F.eks. Annes EndNote Library.enl. d. Lagre. Det blir automatisk opprettet en mappe på samme område som filen blir lagret. Mappen har samme navn som filen, med tillegg.data. F.eks. Annes EndNote Library.Data. Ta vare på begge deler. e. Nå har du laget et nytt bibliotek. Det er foreløpig tomt (uten referanser) NB: Du bør bare lage ett bibliotek. Dette bør du helst lagre på en ekstern server, der det blir tatt back-up ofte. Dersom du trenger å sortere referansene dine, f.eks. pga. at du jobber med flere prosjekter, bør du heller lage GRUPPER, evt. SMARTE GRUPPER. 4

5 Lage sikkerhetskopi av biblioteket Dersom du lagrer ditt EndNote-bibliotek på egen pc, bør du ta en sikkerhetskopi: Velg i så fall File > Compressed Library (.enlx) på menyen). Sjekk at With File Attachments og All References er haket av og klikk på [Next]. Velg filplassering, angi et navn på sikkerhetskopien og klikk på [Save]. Den komprimerte sikkerhetskopien inneholder både en kopi av filen og den tilhørende mappen. Den nye filen får endelsen ".enlx" og åpnes som om den var en vanlig EndNote-fil. 5

6 Aktivere Open Url Dette er en standard innstilling som gjøres én gang. Den åpner for at EndNote kan finne artikler som er anskaffet av NTNU Universitetsbiblioteket. Dermed kan du samle artikler i full tekst (PDF) i ditt EndNote-bibliotek i tillegg til selve referansene. Gå til Edit på menyen, og velg Preferences (Mac: Velg EndNote X7 > Preferences for å endre standard innstillinger) Velg Find full text, merk av Open URL. Skriv i boksen Open URL Path. Klikk OK. ed.exlibrisgroup.c om/sfx_ubit 6

7 LEGG INN REFERANSER MANUELT I DITT ENDNOTE-BIBLIOTEK Velg NEW REFERENCE fra References eller klikk på denne knappen (Mac: Velg References > New Reference på menyen eller klikk på inn en ny referanse i et bibliotek.) for å legge Velg riktig referansetype (book, edited book, journal article, newspaper article ). Journal articles er lagt inn som standard, så dersom det ikke er en tidsskriftartikkel du skal legge inn, må referansetypen endres. Merk at listen over felt endres når referansetypen endres. Lag en referanse ved å fylle inn nødvendige felt (du trenger ikke fylle inn ALLE felt!) Lagre og lukke referansen ved å klikke på det lille krysset oppe til høyre, eller ved å velge Close Reference fra File-menyen. MERK: Referanser fra norske avisdatabaser som ATEKST må legges inn manuelt. 7

8 Flere forfattere: Forfattere legges inn med etternavn først, deretter fornavn og eventuelle mellomnavn. Dersom en tekst er skrevet av flere forfattere, legges hvert forfatternavn inn på en ny linje: Du kan når som helst endre/ redigere en referanse ved å dobbeltklikke på den. 8

9 Institusjon, korporasjon e.l. som forfatter: Når du skal legge til en institusjon, korporasjon e.l. som forfatter, må du sette inn et komma etter navnet: Eksempel: U.S. Department of Agriculture, Apple Computer Inc., Kommaet vil ikke vises i den formaterte referansen, men sikrer at EndNote ikke behandler institusjonsnavnet på samme måte som programmet ville gjort med et personnavn. Hvis institusjons- eller korporasjonsnavnet inneholder et komma i selve navnet, må du bruke to kommaer: Eksempel: University of California,, Irvine 9

10 IMPORTERE REFERANSER FRA DATABASER Fra Oria til EndNote 1. Gjør et søk i Oria etter bøker, kapitler, artikler, m.m.: 2. Klikk på "Detaljer" 3. Trykk på "Send til" helt til høyre i boksen som åpner seg. 4. Velg "EndNote" 10

11 5. I skjermbildet som åpner seg nå trykker du "OK". Encoding skal stå på UTF Så åpnes et dialogboks filbehandlingsvindu hvor du velger "Åpne". (EndNote-programmet åpnes automatisk hvis du ikke allerede har det åpent) 7. Klikk på OK, og referansen eksporteres nå til EndNote Bruker du MAC drar du filen fra nedlasting over i EndNote. 11

12 Kapittel i bok via ORIA Det hender man skal referere til et kapittel i en bok. Du finner mange bokkapitler når du gjør et søk i ORIA, men ikke alle. Direkte import av kapittel: Hvis du finner bokkapitlet i ORIA kan du importere det direkte. NB: Husk å sjekke referansen! 1. Legg inn sidetall for kapitlet etter import hvis det mangler 2. Legg inn boktittel og navn på redaktører hvis det mangler 3. Legg inn kapittelnummer om det er aktuelt Import av hele boka (ikke enkeltkapittel) Dersom kapitlet ikke ligger i ORIA, kan du bruke følgende oppskrift: 1. Importer selve boka fra ORIA. 2. Endre materialtype til "Book Section" 3. Klipp ut redaktørnavn fra "Author" og lim inn under "Editor" 4. Klipp ut boktittelen fra "Title" og lim inn under "Book Title". 5. Skriv inn kapittel-forfatternavn manuelt i "Author"-feltet. 6. Skriv inn kapitteltittel manuelt i "Title"-feltet. 7. Endre sidetall til de aktuelle sidetallene for artikkelen/kapitlet. 8. Lagre 12

13 Fra BIBSYS Ask til EndNote (NB: BIBSYS fases ut i november 2015) Markér referansen(e) du vil importere og klikk OK for Send to EndNote Velg Open with EndNote X7 (eller den versjonen du har) i neste dialogboks. Trykk deretter OK. Referansen(e) blir importert automatisk inn i ditt EndNotebibliotek. 13

14 Dette vinduet viser de importerte referansene: Til høyre ser man hvordan referansen ser ut i den valgte stilen (APA). ANTOLOGIER, BØKER MED REDAKTØRER Når du importerer antologier fra BIBSYS Ask: Husk å sjekke materialtype ("Reference type") etter at du har importert den til EndNote. Ofte må du endre fra "Book" til "Edited Book". Stryk også "s" og alt annet enn tall under "Number of pages". 14

15 Du må endre Reference Type fra Book til Edited Book Merk: I BIBSYS Ask legges sidetall vanligvis inn, eksempel: 211 s. Stryk "s." og alt annet Kapittel i bok via BIBSYS Det hender man skal referere til et kapittel i en bok. Hvis du finner bokkapitlet i Bibsys er alt greit. Husk å sjekke materialtype og sidetall etter import. Dersom kapitlet ikke ligger i Bibsys, kan du bruke følgende oppskrift: 9. Importer selve boka fra Bibsys. 10. Endre materialtype til "Book Section" 11. Klipp ut redaktørnavn fra "Author" og lim inn under "Editor" 12. Klipp ut boktittelen fra "Title" og lim inn under "Book Title". 13. Skriv inn kapittel-forfatternavn manuelt i "Author"-feltet. 14. Skriv inn kapitteltittel manuelt i "Title"-feltet. 15. Endre sidetall til de aktuelle sidetallene for artikkelen/kapitlet. 16. Lagre 15

16 Endre materialtype til "Book Section" Klipp ut redaktørnavnene fra "Author"- feltet og lim dem inn under "Editor". Skriv inn kapittel-forfatternavn manuelt Klipp ut boktittelen fra "Title" og lim inn under "Book Title". Skriv inn kapitteltittel manuelt Endre sidetall til de aktuelle sidetallene for artikkelen/kapitlet 16

17 Fra Idunn til EndNote 1. Søk opp en artikkel i Idunn. 2. Klikk på Lagre referanse (RIS) 3. Velg den versjonen av EndNote du har 4. Klikk på OK Eksempel: 17

18 Fra ISI Web of Science til EndNote 1. Utfør et søk og marker relevante referanser ved å hake av i den lille boksen til venstre for referansen. 2. Klikk på Send to EndNote desktop for å få referansene eksportert direkte til EndNote. 3. Sjekk referansen etter import til EndNote-biblioteket ditt, og skriv evt. inn hele fornavnet til forfatteren. I importen kommer som regel kun forbokstavene (Hansen, A. endres f.eks. til Hansen, Anna) 18

19 Fra Scopus til EndNote Utfør et søk Marker aktuelle referanser og klikk på Export. Nå får du opp følgende skjerm: Velg RIS Format (Reference Manager, ProCite, EndNote). 19

20 Under OUTPUT kan du velge enten Citations only (standard) eller mer detaljerte opplysninger (inkludere abstract, siteringer osv): Til slutt klikker du på EXPORT, og referansene sendes til ditt EndNote-bibliotek. 20

21 Fra Google Scholar til EndNote Utfør et søk. Velg Sitér, og importer til EndNote via den knappen: 21

22 Fra Jstor til EndNote Gjør et søk i JSTOR, og avgrens evt. på materialtype, årstall og språk: Marker først relevante treff og klikk deretter på EXPORT: marker først relevante treff klikk deretter på EXPORT 22

23 Velg RIS file (EndNote, ProCite, Reference Manager) velg RIS file (EndNote, ProCite, Reference Manager) Klikk på OK: Nå blir referansene importert direkte inn i EndNote: Vi har fått inn de to nye referansene i EndNote-biblioteket 23

24 Fra Proquest-baser til EndNote (oppskriften gjelder f.eks. Eric, EIMA og IIPA) 1.Gjør et søk og marker relevante treff ved å hake av i den lille boksen til venstre for referansen. 2. Klikk deretter på Export/Save (til høyre 3. Velg EndNote,Citavi or Reference Manager 4. Klikk til slutt på Continue Nå er referansen(-e) importert til ditt EndNote-bibliotek

25 Fra Pubmed til EndNote (kilde: UiB/UB) Direkte overføring av referanser fra PubMed Fremgangsmåte: Søk frem de ønskede referansene Marker aktuelle referanser ved å krysse av i ruten til venstre Klikk oppe til høyre i skjermbildet Sett Choose destination til Citation Manager Klikk på knappen Create File Referansene overføres nå til det aktive/åpne EndNote-biblioteket Det er en god vane å kontrollere at opplysningene havner i riktig felt i EndNote 25

26 FINNE FULLTEKST Hvis en artikkel i fulltekst (dvs. hele artikkelen) er tilgjengelig gratis eller via bibliotekets abonnementer, kan EndNote finne den og laste den ned til ditt bibliotek: Marker referansen(-e) og klikk på Find Full Text-symbolet: (Mac: Velg References > Find Full Text på menyen eller klikk på ) Under Find Full Text i venstre marg vil du nå se at det foregår et søk. Når søket er fullført, vil du se tre mulige funn: Found PDF, Found URL, og Not found. I referanselisten kan du nå se at noen referanser blir markert med en binders. Dette viser et vedlegg (PDF). Referansene har også fått URL lagt til i URL-feltet. Ved å klikke på URL-lenken kommer du til bibliotekdatabasen der du fant artikkelen. Ved å benytte Attach File eller ved å klikke på vedleggssymbolet (bindersen) du eventuelt også hefte ved artikler du har liggende på din pc. kan Selv om du benytter Find Full Text-funksjonen, vil ikke EndNote alltid finne fullteksten. Da kan du selv lagre PDF-artikkelen på din egen PC, og legge dem ved via Attach File eller bindersen. 26

27 Når du har funnet fullteksten, kan du markere referansen og klikke på «Attached PDFs»-knappen. Da ser du dokumentet i et eget felt: HENTE INN REFERANSER FRA PDF-DOKUMENTER MED DOI-NUMMER Hvis du har artikler i PDF-format lagret på din datamaskin kan de importeres til EndNote-biblioteket ditt dersom PDF-dokumentet har et DOI-nummer. (DOI = Digital object identifier). Fremgangsmåte: Lagre aktuell PDF-fil eller mappe på et lett tilgjengelig sted I EndNote: Velg File > Import > File Klikk på Choose og bla frem til PDF-filen Under Import Option: Velg PDF Klikk Import Bruk File > Import folder for å importere mapper med PDF-filer 27

28 GRUPPER Hvis du vil sortere referansene dine, f.eks. når du jobber med flere tekster samtidig, eller eventuelt flere kapitler, kan du lage grupper: Velg Groups > Create Group på menyen, og gi deretter gruppen et navn: De referansene du ønsker å ha i en gruppe kan du enten markere og trekke over fra ditt EndNote-bibliotek, eller du kan gå til Groups > Add References To MERK: Referansene du plasserer i en gruppe blir også liggende i ditt hovedbibliotek under All References. 28

29 JOBBE MED MANUSKRIPTER I WORD SETTE INN REFERANSER I LØPENDE TEKST Åpne Word-programmet, og deretter dokumentet ditt. NB: Plasser alltid markøren der du vil sette inn en referanse/sitering i teksten. Det er to måter å sette inn siteringer i et word-dokument på. Det kan gjøres fra EndNote-biblioteket ditt, eller via verktøylinjen i Word. Fra EndNote: Marker siteringen i ditt EndNote-bibliotek: Klikk på Insert Citation-knappen: Fra word: Klikk på Insert Citation-knappen (forstørrelsesglasset), søk etter en referanse og marker den. Klikk deretter på Insert : Straks du har satt referanser inn i løpende tekst, vil de også vises i en referanseliste på slutten av dokumentet ditt. 29

30 ENDRE/ REDIGERE EN SITERING Hvis du ønsker å redigere eller slette en sitering, må det gjøres via Edit & Manage Citation(s)-knappen: Sette inn sidetall for et sitat og andre redigeringer Marker først siteringen du ønsker å redigere i ditt Word-dokument: Velg Edit & Manage Citation(s) i EndNote verktøylinjen i Word: 30

31 Formatting: Her kan du ekskludere forfatter eller årstall eller begge deler, eller la forfatternavn stå utenfor parentesen. Prefix. Her kan du legge inn en kort tekst foran referansen, f.eks. see also, reprinted in osv. Suffix. Her kan du kan legge inn sidetall, eller annen tekst som skal stå etter referansen. Pages-feltet for sidetall kan bare benyttes hvis Cited Pages er brukt i stilen. Det er f.eks. tilfelle i APA. OBS: Sidetallene du setter inn gjelder kun den aktuelle referansen akkurat på dette aktuelle stedet i teksten. Prosessen må gjentas for andre referanser. Litteraturlisten eller EndNote-biblioteket påvirkes ikke. OBS: Hvis du legger inn et prefix eller suffix, må du inkludere et mellomrom eller et tegn (punktum, kolon etc). 31

32 Rette en feil i en referanse Hvis det er feil i en referanse i dokumentet ditt, må dette rettes i EndNote-biblioteket. Velg og velg deretter Edit Library Reference. Rett opp det som trengs og lukk referansen. Slette en sitering Marker siteringen som skal slettes i word-dokumentet. Velg Edit & Manage Citations på menyen i Word, og klikk på Remove Citation. Deretter klikker du OK: 32

33 Fjerne feltkoder EndNote setter Cite While You Write-feltkoder inn i Word-dokumentet. Denne koblingen bør gjerne kuttes når du skal sende dokumentet fra deg. Velg Convert Citations and Bibliography og deretter Convert to Plain text. NB: Sørg for å ha en kopi av originaldokumentet med koblingene intakt (feltkoder). ENDRE STIL (OUTPUT STYLE) I SITERINGER OG REFERANSELISTE Du kan velge stil fra Word-dokumentet ditt: Velg ulike stiler fra Style i EndNote-menyen i Word. Dersom den stilen du ønsker ikke ligger i hurtiglisten allerede, klikker du på Select another style: Velger du stil fra Word, gjelder valget det aktuelle dokumentet. Du kan også velge stil i ditt EndNote-bibliotek: Nå ser du også en forhåndsvisning av stilen: 33

34 Redigere referanseliste Velg Bibliography på EndNote-menyen i Word: Standard er Format Bibliography. Velg Layout. Da får du opp dette bildet, og kan gjøre en rekke valg: Nå kan du gi litteraturlisten en tittel (f.eks Litteratur, Bibliografi, Litteraturliste etc) Andre valg: - Skrifttype - Skriftstørrelse - Enkel/dobbel linjeavstand - Åpen linje mellom de forskjellige referansene 34

35 Lage en selvstendig referanseliste Dette er hvis du vil ha en referanseliste utenom den som genereres når du setter inn referanser i løpende tekst. Åpne EndNote-biblioteket ditt. Merk aktuelle referanser dersom ikke alle referansene som vises i bibliotekvinduet, skal eksporteres. Velg File > Export på menyen eller klikk på fil. Filen kan lagres i rtf, txt og html-format. for å eksportere referansene til en Velg stil (output style) på nedtrekksmenyen. Dersom ønsket stil ikke finnes på menyen, velg Select Another Style for å få fram en oversikt over tilgjengelige stiler. Merk aktuell stil og klikk på [Choose]. Skrive ut referanseliste Det er også mulig å skrive ut en referanseliste: Marker de referansene du ønsker (bruk Ctrl-tasten), velg File på menyen og klikk på Print. 35

36 HVORDAN LAGE FLERE BIBLIOGRAFIER I ETT DOKUMENT? Som standard genererer EndNote én litteraturliste på slutten av Word-dokumentet. Det er mulig å generere separate litteraturlister på slutten av hvert kapittel eller seksjon. Da må du først dele inn dokumentet ditt i seksjoner. Word 2013: Velg Sideoppsett fra båndet og klikk på Skift. Velg deretter en av de fire mulighetene under Inndelingsskift. Noen stiler formaterer seksjoner. Prøv APA 6 th (sections). Du kan velge stil i EndNote eller fra Word. Det er lov til å ombestemme seg Hvis du vil slette seksjonsskift i Word-dokumentet, kan du følge denne oppskriften: Gå "hjem" på båndet (Word 2010). Se under seksjonen "avsnitt" (ca midt på): Øverst til høyre ser man et symbol: Klikk på dette symbolet for å vise diverse skjulte formateringssymboler. Da kan man f.eks. slette seksjonsskift. 36

37 FORMATERE OG AVFORMATERE I WORD 2013 Man kan velge å formatere et Word-dokument via verktøyknapper/menyvalg av flere grunner. Det kan være at man ikke har slått på funksjonen for automatisk formatering, slik at det plutselig er rare tegn i referansen: f.eks. {Arnesen, 2010 #25}. AVFORMATERING er nyttig når man skal slå sammen flere dokumenter, f.eks. flere kapitler i en avhandling. Avformatering er også å anbefale om man skal flytte mye rundt på tekst i et dokument. Fremgangsmåte for avformatering: Klikk på Convert Citation and Bibliography Velg Convert to Unformatted Citations Dette fører til to (evt. tre) typer endringer: i. Siteringene kommer på en uformatert form - f.eks. {Arnesen, 2010 #25} ii. Referanselisten forsvinner iii. Dersom oppsettet for automatisk formatering av nye referanser er slått av, kan dette slås på igjen ved å klikke på Turn Instant Formatting On: VELG DERETTER Å FORMATERE ETTER AT DOKUMENTENE ER SAMMENSTILT. Klikk på Update Citations and Bibliography: Nå kommer referanselisten tilbake på plass og de "rare" tegnene forsvinner. 37

38 MAC: Fremgangsmåte for avformatering: Velg Verktøy > EndNote X7 > Convert to Unformatted Citations på menyen i Word eller velg Tools og deretter Convert to Unformatted Citations på verktøylinja til EndNote i Word: Fremgangsmåte for formatering: Klikk på knappen Update Citations and Bibliography ( ) 38

39 ENDRE ENDNOTES ENGELSKE STANDARDINNSTILLINGER TIL NORSK Hvis du bruker EndNote og velger stilen Chicago 16th Style B, er det en del innstillinger du må gjøre for at programmet skal gi riktig output. Programmet baserer seg i utgangspunktet på engelsk, og derfor vil ord som and, In, Ibid. eds. dukke opp både i referansene i brødteksten og litteraturlisten i stedet for de norske og, i, ibid. og red. For å endre de engelske output -ordene, går du inn i EndNoteprogrammet. Sørg for at Chicago 16th B er valgt: Deretter klikker du på Edit-Output Styles Open Style Manager. Sørg for at Chicago 16th B er merket, og klikk deretter på knappen Edit. I dialogboksen som åpner seg, kan du gjøre de endringene du vil. Det kan være lurt å lagre den norske versjonen som en egen stil. Det kan jo hende at du får bruk for originalstilen hvis du skal skrive noe i et engelsk tidsskrift. Velg derfor File-Save as. Her gir du stilen et nytt navn, for eksempel Chicago 16th B norsk. Under Citations klikker du på Author Lists. Her fjerner du and og, and og legger inn mellomrom ved å trykke på mellomromstasten, skriver og og trykker på mellomromstasten igjen. Det er viktig å huske på å legge inn disse mellomrommene. Hvis du ikke gjør det, vil navnene dukke opp slik: NordgårdogÅfarli. Gjør det samme under Footnotes-Author Lists. Under Bibliography, klikker du på Templates. Her må du gå igjennom de ulike typene av oppføringer, og fjerne alle forekomster av engelske ord som vil dukke opp i teksten, f.eks. In med i, eds/ed med red. og teksten Available at byttes ut med Tilgjengelig fra. Hvis det dukker opp engelsk tekst eller feil i referansene dine, er det hit du må gå for å rette opp evt. automatiske feil i teksten din. Husk at de fleste engelske ordene slik som Author, Title, Year etc. er såkalte flettefelt hvor de virkelige forfatternavnene, titlene og årstallene blir flettet inn i når referansene dine skal brukes i dokumentet ditt. Her må du ikke bytte ut de engelske ordene med norske!! Velg File-Save for å lagre de endringene du har gjort i Chicago 16th B norsk. (v/heidi Brøseth 2011) 39

40 REFERANSER I FOTNOTER Enkelte fag skal ofte sitere i fotnoter. Dette gjøres på følgende måte: 1) Velg fanen referanser i Word og klikk Sett inn fotnote. Det vil nå lages en fotnote nederst på siden. 2) Sett markøren i fotnoten nederst på siden, og velg Insert Citation fra EndNote verktøylinje (som ved referanser i løpende tekst). 3) Nå ligger referansene i fotnoter på hver side, samtidig som det lages en referanseliste på slutten av dokumentet. Man kan bruke forskjellige referansestiler i fotnotene, og endrer stil på samme måte som når man refererer i løpende tekst. Det samme gjelder redigering av referansen (f.eks suffix og prefix). 40

41 SAMARBEID I SKRIVEPROSESSEN Fra EndNote versjon 7.2 og nyere er det mulighet for å dele bibliotek med andre. Se Dette betyr at du kan ha to desktop-versjoner dersom du jobber på ulike pc-er. Du kan invitere opptil 14 personer til å dele ditt bibliotek, og alle vil få tilgang til å redigere og legge til referanser. Alle som skal dele må ha EndNote versjon 7.2 eller nyere og en EndNote-web-konto. Bibliotekene synkroniseres via webversjonen, så derfor må du ha det også. Gå til my.endnote.com for å opprette online-konto. Se også video om hvordan du kommer i gang for Mac og Windows: (ca 5 min 30 sek) 41