Avfall Norges prosjekt «Standardisering av kontrakter og kontraktsoppfølging»

Transkript

1 Avfall Norges prosjekt «Standardisering av kontrakter og kontraktsoppfølging» - forbedring av kontraktsoppfølging Drammen, 29. mai 2018 Ved Anders Dahl a.dahl@albaran.no

2 BAKGRUNN Prosjektet: Avfall Norge har etablert et prosjekt for å styrke og systematisere arbeidet med kontraktsoppfølgning av tjenester for innsamling og behandling. Målsetting: «Sikre at kjøp av varer og tjenester, leveres med avtalt kvalitet og miljøpåvirkning i tråd med regelverk og nasjonale veiledere for arbeidsmiljø og sosiale forhold.» Behov og bakgrunn: Lykkes bedre med gjennomføring av kontrakter, kontroll og oppfyllelse av kontraktens krav, realisering av gevinster og miljøtiltak, bedre samspill og forutsigbarhet, innovasjon, markeds- og leverandørutvikling. Resultat: Sjekklister/hjelpeverktøy, som med noen individuelle tilpasninger kan brukes som mal for kontraktsoppfølgningen av partene ved oppstart og utførelsen av tjenestene.

3 HJELPEVERKTØY Sjekklistene og malene er ment som en praktisk måte for direkte systematisere, styre og gjennomføre kontraktsoppfølgningen til partene ved å definere og fordele oppgaver, ansvar, frister, rutiner for oppfølgning og forbedring mv. Inndelt i faser tilpasset hhv. innsamlings- og behandlingskontrakter: MOBILISERING Prosjektorganisasjon Tidsplan, frister Kritiske punkter Oppgaver, ansvarsfordeling Organisering, samarbeid AVTALEPERIODEN Prosjektorganisasjon Tidsplan - årshjul Endringslogg Kontroll og oppfølgningspunkter Evaluering Samarbeid om forbedring Ønsker å sikre at innholdet i sjekklister og maler dekker alle relevante forhold og har et riktig struktur detaljeringsnivå og balanse er det viktig at aktørene i bransjen involveres i arbeidet og kan bidra med aktuelle løsninger på problemstillinger.

4 KONTRAKTSPERSPEKTIVET ANDRE FORHOLD FØR AVTALEN VEDLEGG KONTRAKT xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxx Xxxxxxx Xxxxx xxxxxxx ETTERFØLGENDE FORHOLD JURIDISKE

5 KONTRAKTSPERSPEKTIVET VEDLEGG FORHOLD FØR AVTALEN Intensjoner Behov Tidligere avtaler Utkast Tilbud Spesifikasjoner Fremdriftsplan Prisvedlegg Konkurransegrunnlag Garantidokumenter KONTRAKT xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxx Xxxxx ANDRE ANDRE Marked Ressurser Xxxxxxx xxxxxxx Kultur og geografi Politiske føringer Risiko Menneskene JURIDISKE Lover EU/EØS-rett Rettspraksis Sedvanerett Forarbeider og teori Reelle hensyn ETTERFØLGENDE FORHOLD Avtalte endringer Hendelser Oppfølgning Frister og varsler

6 KONTRAKTSPERSPEKTIVET ANDRE FORHOLD FØR AVTALEN VEDLEGG KONTRAKT xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxx Xxxxxxx ETTERFØLGENDE FORHOLD Avtalte endringer Hendelser Oppfølgning Frister og varsler Xxxxx xxxxxxx JURIDISKE

7 ETTERFØLGENDE FORHOLD De vanligste feilene ved kontraktsoppfølgning: Manglende kunnskap om bruk av kontrakten Mangelfull håndtering av endringer og avvik Ikke overholde formelle krav og frister ifht. varsler Manglende dokumentasjon Manglende oversikt og kontroll på årsak og konsekvens av problemer Manglede rutiner Manglende samarbeid og forutberegnelighet Unnlate å takle tvister i tide

8 VEIEN VIDERE Presentasjon og gjennomgang av foreløpige utkast til sjekklister Workshop med praktiske innspill til innhold: Struktur og detaljeringsgrad Oppgaver og ansvarsfordeling Rapportering og kontroll Innovasjon, miljø og forbedringer Erfaringer (gode og dårlige) Referansegruppe Ferdigstillelse av sjekklister og dokumentasjon ila. høsten

9 GJENNOMGANG SJEKKLISTER MOBILISERING AVTALEPERIODEN

10 SPØRSMÅL WORKSHOP Kontraktsoppfølgning generelt: Erfaringer med kontraktsoppfølgning i mobiliseringsfasen Hva er utfordrende/skaper problemer? Hva fungerer som regel bra? Erfaring med håndtering av endringer og avvik i avtaleperioden/driftsfasen? Synspunkter på omfang av og nivå på rapportering? Erfaringer med oppdragsgivers kontroller av utførelse, kjøretøy, lønns- og arbeidsvilkår mv.? Hvordan skape bedre samarbeid og forutberegnelighet? Hvordan legge til rette for forbedringer og innovasjon i avtaleperioden?

11 SPØRSMÅL WORKSHOP Sjekklistene: Struktur og detaljeringsgrad? Oppgaver/ansvarsfordeling som bør være med? Punkter som ikke er nødvendig? Fornuftig nivå på rapportering og dokumentasjonskrav? Innhold i oppdragsgivers kontroll? Tiltak for å bidra til innovasjon, miljøgevinster, økt gjenvinningsgrad og forbedringer?