Dalane kristne skole Postboks EGERSUND TILSYNSRAPPORT

Transkript

1 VÅR DATO VÅR REFERANSE DERES DATO DERES REFERANSE VÅR SAKSBEHANDLER Ellen Marie Marvik tlf Dalane kristne skole Postboks EGERSUND TILSYNSRAPPORT Vi viser til tilsyn gjennomført ved Dalane kristne skole 19. mai Til stede fra skolen: Rektor Per Em. Valand og tillitsvalgt Elin Anita Haaland. Til stede fra Arbeidstilsynet: Inspektørene Ellen Marie Marvik og Bernt Eltervaag. Hensikten med tilsynet Tilsynet ved skolen er en del av Arbeidstilsynets nasjonale satsning Med skolen som arbeidsplass. I forbindelse med denne satsingen i 2009, gjennomfører Arbeidstilsynet tilsyn ved skoler i flere av landets kommuner, fylkeskommuner og privatskoler. Arbeidstilsynet ønsker å sette fokus på skolene og skoleeiers arbeid med å skape godt inkluderende arbeidsmiljø for arbeidstakerne i skolen. Et arbeidsmiljø som er helsefremmende og forebyggende i forhold til sykefravær og utstøting. Målet er et arbeidsmiljø hvor alle ansatte holder seg mest mulig sunne og friske, fysisk så vel som psykisk. Det handler altså om i størst mulig grad å fjerne mulige arbeidsrelaterte årsaker til helseplager og sykefravær. Et av virksomhetens viktigste redskap for å sørge for dette er gjennom det systematiske helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet (HMS-arbeidet). Systematisk HMS-arbeid er å forebygge sykdom ved å redusere risikofaktorene som forårsaker sykdom. Tilsynsgjennomføringen Tilsynet ved skolen hadde en varighet på ca. 4 timer og ble gjennomført på følgende måte: MØTE 1: Innledende møte med ledelsen og verneombud til stede (ca. 1,5 t) MØTE 2: Gruppesamtale med 3 arbeidstakere (ca. 2 t) MØTE 3: Avrunding av tilsynsdagen med ledelsen og verneombud (ca. 1 t ) Beskrivelse av tilsynsbesøket Dalane kristne skole er en kristen friskole i Egersund som ble etablert i Den eies og drives av Det evangelisk-lutherske kirkesamfunn, Dalane menighet. Det evangelisk-lutherske kirkesamfunn eier og driver 7 skoler i Norge. Skolen er en fådelt grunnskole med 1. til 10. årstrinn. Det er 47 elever og 14 ansatte ved skolen i skoleåret av de ansatte er lærere og to er assistenter. Det er like mange menn som kvinner ansatt ved skolen og god spredning i alder. Skolen er åpen for alle og har elever både fra Eigersund og nærliggende kommuner. Både elever og lærere representerer et mangfold når det gjelder bakgrunn og tilhørighet, et mindretall er knyttet til menigheten som medlemmer. POSTADRESSE E-POST TELEFON ORGANISASJONSNR Postboks 44 vestlandet@arbeidstilsynet.no Bergen INTERNETT TELEFAKS Norge

2 VÅR REFERANSE 2 Skolen holder til i 2 eldre bygninger eid av Eigersund kommune på et tidligere institusjonsområde, Slettebø. Skolen er ikke tilknyttet bedriftshelsetjeneste og har ikke inngått avtale med NAV som inkluderende arbeidslivsvirksomhet. Under tilsynet hadde Arbeidstilsynet fokus på følgende tema: - Verneombud/sikring av arbeidsmiljøkompetanse - Kartlegging, risikovurdering og oppfølging av arbeidsmiljøutfordringer - Kommunikasjon og medvirkning i HMS-arbeidet - Rapportering av avvik (uheldige forhold) - Utvalgte arbeidsmiljøfaktorer: konflikter, omstillinger, vold og trusler - Organisering og tilrettelegging av arbeidet - Rutiner og prosedyrer for sykefraværsoppfølging - Oppfølging av sykemeldte arbeidstakere Disse temaene er knyttet sammen og bør sees i sammenheng, men de kan også evalueres hver for seg. Til sammen vil de kunne gi et inntrykk av skolens systematiske arbeid med HMS. Tilsynsrapporten vil være uttrykk for en samlet vurdering av de faktiske forhold som framkom under tilsyn. Arbeidstilsynet vil takke både ansatte og ledelse som viste stor imøtekommenhet og velvillighet, og som la forholdene godt til rette for gjennomføring av tilsynet! Arbeidstilsynet gjorde følgende funn under tilsynet: Verneombud og sikring av arbeidsmiljøkompetanse Verneombudet er sentral i vernetjenesten og skal velges i alle virksomheter som omfattes av arbeidsmiljøloven. Verneombudet skal ivareta arbeidstakernes interesser i saker som angår arbeidsmiljøet. Verneombudet skal se til at virksomheten er innrettet og vedlikeholdt, og at arbeidet blir utført på en måte at hensynet til arbeidstakernes sikkerhet, helse og velferd er ivaretatt. Verneombudet skal være sikret tid til å utføre arbeidet på en forsvarlig måte. Verneområdet skal være klart avgrenset og ikke større enn at verneombudet kan ha full oversikt og ivareta sine oppgaver. I undervisningssektoren er hensynet til elevene det sentrale, og ansatte sine arbeidsmiljøutfordringer står i fare for å bli oversett eller nedprioritert. Verneombudet har følgelig en meget viktig rolle i stadig å påse at også ansatte sitt arbeidsmiljø blir ivaretatt og er fullt forsvarlig. Enhver leder i en virksomhet må ha nødvendig kompetanse for å sikre at arbeidet blir planlagt, organisert og utført på en helse- og sikkerhetsmessig forsvarlig måte. Faktiske forhold framkommet i tilsynet og Arbeidstilsynets vurdering: Vaktmester ved skolen er verneombud. Han har nødvendig opplæring i henhold til forskrift om verneombud og arbeidsmiljøutvalg (best.nr. 321) 12. Ansatte er godt kjent med verneombudet, men ettersom han jobber timebasert og på kveldstid etter ordinær arbeidstid, forblir han perifer i forhold til arbeidsmiljøet. Det vurderes derfor å velge et nytt verneombud. Det er i dag i tillegg til verneombudet, en HMS-tillitsvalgt blant lærerne som velges hvert år og som dekker opp de fleste mangler dagens verneombudsordning innebærer.

3 VÅR REFERANSE 3 Rektor har gjennomgått HMS-opplæring og var også kjent med nye lovkrav om forebygging og oppfølging av sykefravær. Ledelse, verneombud og ansatte ved skolen har god forståelse og bevissthet i forhold til HMSarbeid og arbeidsmiljøutfordringer. Etter Arbeidstilsynets vurdering bør Dalane kristne skole velge et verneombud som har skolen som fast arbeidssted på dagtid når ledelse og ansatte for øvrig er tilstede, og som har et bredt kjennskap til forhold og utfordringer i arbeidsmiljøet. Arbeidsmiljøutfordringer og skolens systematiske HMS-arbeid Arbeidsmiljølovgivningen pålegger arbeidsgiver å ha systemer som ivaretar helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet (HMS) i virksomheten. Systematisk arbeid med HMS er blant annet et verktøy for å ivareta og utvikle godt arbeidsmiljø og helsefremmende arbeidsplasser. HMS-systemet skal tilpasses de oppgaver og den organisering virksomheten har. Faktiske forhold framkommet under tilsynet og Arbeidstilsynets vurderinger: I samtale med både ledelse og ansatte kom det fram at det er veldig godt miljø og stor trivsel blant ansatte ved skolen. Det er lite konflikter og kjekke skole. Her er veldig intimt, vi jobber tett på hverandre, har timer i alle klasser og mye faglig samarbeid. Blant arbeidsmiljøutfordringer ble spesielt utfordrende, vanskelige elever og et veldig stort sprik i elevmassen, framhevet. Skolen er kjent for et ivaretakende og omsorgsfullt miljø og mottar derfor mange elever med særskilte behov. Det kan være elever som har opplevd mobbing i tidligere skolemiljø, og barn og ungdom med psykisk sykdom, ADHD og andre diagnoser. Opplever ofte at vi er en spesialskole egentlig. En annen stor utfordring er å ivareta og beholde normal- eleven i en slik situasjon. Travelhet blir presentert som en arbeidsmiljøutfordring, av ansatte og også av ledelsen som i tillegg til ordinær egen drift og ledelse, også skal ivareta en stor mengde oppgaver og krav som skoler i dag stilles overfor fra myndighetene side. Ansatte på sin side framhever at det er krevende å måtte forholde seg til flere klassetrinn og dermed forskjellige lærebøker og læreplaner. Ansatte framhever også skolens økonomiske situasjon som en meget stor utfordring som også påvirker arbeidsmiljøet direkte. Friskolene blir framstilt som underfinansiert fra det offentlige, og skolepenger for elever kompenserer ikke for dette. Ansatte er lojale og ønsker å strekke seg svært langt for å ivareta både elever og skole. Det er en verdi i seg selv å gi ekstra. Dette gir også mange andre gunstige uttellinger, som takknemlige og samarbeidsvillige foreldre som opplever de ansatte som særdeles dedikerte, elever som utvikler seg positivt, et eget arbeidsmiljø preget av dugnadsånd og eierforhold. På den andre siden viser uttalelser som at vi står i fare for å brenne oss ut, vi strekker oss svært så langt, vi må begynne å tenke på egen helse, vi kan gå lenge før vi melder oss syke, til de belastninger slike arbeidsbetingelser oftest medfører. Ansatte tar kurs i fritiden ( prøver å ikke belaste skolen ), tar vikartimer gratis og deltar i dugnader i langt større grad enn det som er vanlig i offentlige skoler.

4 VÅR REFERANSE 4 Bygningsmassen representerer også en helt klar utfordring. Her er meget som bør utbedres, i følge både ansatte og ledelsen. Håp om snarlig overflytting til andre og langt bedre lokaler, synes å dempe en frustrasjon som ellers ville vært naturlig. Slike arbeidsmiljøutfordringer blir kartlagt og kommer til uttrykk i mange sammenhenger. Ledelse og ansatte hadde alle kjennskap til verktøy for kartlegging og medvirket i de fora for kartlegginger av arbeidsmiljøutfordringer skolen har. Det gjennomføres årlige arbeidsmiljøkartlegginger i form av spørreskjema av både psykososialt og fysisk arbeidsmiljø. I følge Håndbok for internkontroll og tiltak ang. helse, miljø og sikkerhet ved Dalane kristne skole for skoleåret 2008/09, skal det foretaes kontrollrunder av fysiske forhold ved skolen 2 ganger årlig. Medarbeidersamtaler gjennomføres årlig etter et fastlagt skjema som er gitt ut på forhånd. Gjennom dette opplever rektor å få et godt kjennskap til og oversikt over ansattes ønsker, behov og utfordringer. Rektor legger også stor vekt i det daglige på å ha en åpen dør for alle ansatte, har kontor like ved pauserommet så jeg er lett tilgjengelig. Av fora/arenaer er det er korte morgenmøter 2 dager i uken og 1 gang per uke avholdes personalmøter, dette for alle ansatte. Tirsdag ettermiddag er det pedagogisk samling og klasselærermøte. I gang per måned er det lærerrådsmøte med valgt formann. Årlig avholdes et personalmøte med HMS, psykososialt og fysisk arbeidsmiljø som tema. Arbeidsmiljøutfordringer blir også tilkjennegjort og drøftet på årlig samling med andre friskoler som i hovedsak har felles rammebetingelser og utfordringer. Mye er blitt etablert som hensiktsmessige tiltak i forhold til arbeidsmiljøutfordringene ved skolen. Det er etablert et godt samarbeid med Eigersund kommune og med BUF-etat og PPT rundt elever med særskilte utfordringer og behov. Ansatte blir også gitt anledning til kurs og annen kompetanseheving i ulike tilstander og diagnoser som elevmassen representerer. Gjennom samarbeid med de andre skolene som eies og drives av Det evengalisk-lutherske kirkesamfunn, er det utarbeidet gode fagplaner og annet undervisnings- og støttemateriell som både letter drift av skolen og selve undervisningen. Skolen har vektlagt veldig brukervennlig lærerverk. Det er en felles IKT-koordinator for alle skolene. Arbeidstilsynet konkluderer med at Dalane kristne skole har flere verktøy og arenaer for kartlegging av arbeidsmiljøutfordringer som også sikrer informasjon og medvirkning for ansatte. Både personalmøter, lærerråd og øvrige møter/arenaer presenteres som velfungerende fora også for drøfting av forhold relatert til eget arbeidsmiljø. Når de gjelder oppfølging av mangler og avvik, blir mange av disse tatt tak i der og da av rektor, administrasjon og løpende av vaktmester. Den systematiske oppfølging av arbeidsmiljøutfordringer i form av risikovurdering og planmessig oppfølging, er presentert i Håndbok for internkontroll og tiltak ang. helse, miljø og sikkerhet ved Dalane kristne skole for skoleåret 2008/09.. Håndboken synes i hovedsak å være tilpasset og implementert i skolen, og skolens arbeidsmiljøutfordringer er her samlet og skriftliggjort.

5 VÅR REFERANSE 5 Mangler ved bygningsmassen er skriftlig nedtegnet i flere skriftlige kartlegginger og handlingsplaner. Noen enkel og oversiktelig framstilling av tiltak i form av en handlingsplan for ansattes psykososiale arbeidsmiljø, synes ikke å foreligge. Prioriterte arbeidsmiljøutfordringer for ansatte må enten inkluderes i den årlige handlingsplanen for skolen, eller utarbeides som en egen handlingsplan der også organisatoriske og psykososiale utfordringer blir tilstrekkelig ivaretatt. Det må være en sammenheng mellom det som framkommer i arbeidsmiljøkartleggingene og innholdet i handlingsplanen. Dalane kristne skolen er meget godt utgangspunkt i håndbok for internkontroll og må som også rektor tilkjennegir fortsette det kontinuerlige arbeidet med å videreutvikle og forbedre HMSsystemet, med skjemaer, rutiner og planer. System for rapportering av avvik For å kunne redusere arbeidsmiljøbelastninger er det viktig at avvik/uønskede hendelser som er relatert for eksempel til tidspress, organisatoriske forhold, ergonomi, støy og bygningsmessige forhold, blir registrert, rapportert og fulgt opp. Dette krever at virksomheten har et fungerende avviksrapporteringssystem. Dette vil si et system der arbeidstakerne er pålagt å melde fra om uønskede forhold på en ensartet måte. I tillegg til meldeplikten må det være et system for hvordan meldingene blir fulgt opp og hvem som er ansvarlig for oppfølgingen. Kravet til å etablere et avviksrapporteringssystem følger av internkontrollforskriften (best.nr. 544) 5 andre ledd nr. 7. Et slikt system skal være skriftlig ettersom forskriften krever at det skal dokumenteres. Et godt fungerende avvikssystem er et viktig bidrag til at virksomheten skal være en lærende og utviklende organisasjon i forhold til HMS-arbeid. Godt fungerende avvikssystem gjør en organisasjon i stand til å rette opp og hindre gjentakelse av feil og mangler. Foruten at skriftlighet fører til at arbeidet blir mindre personavhengig, bidrar det til å sikre at saker som ikke kan bli løst på et nivå, blir løftet videre i organisasjonen slik at nødvendige aktiviteter kan sikres. Faktiske forhold framkommet under tilsynet og Arbeidstilsynets vurderinger: Det framkom både i samtale med ledelse og ansatte at kulturen rundt avvik er å ta slike forhold opp direkte og da, oftest med rektor som er tilstedeværende og tilgjengelig. Det er han som eventuelt tar forholdet videre og skriftliggjør dette, som vurderer nivå og tiltak. Det avviksskjema (Avviksmelding) som foreligger i Håndbok Internkontroll, blir ikke benyttet til annet enn alvorlige tilfeller og hendelser, opplyser rektor. Dalane kristne skole har ikke et fungerende system for rapportering av avvik (uønskede hendelser) som sikrer skriftlig rapportering og systematisk utbedring av feil og mangler. Arbeidstilsynet har forståelse for at forhold som ikke fungerer tilfredsstillende, søkes løst så raskt som mulig og derfor ofte foregår muntlig når mulighetene ligger til rette for dette. Men for å sikre ensartet praksis og systematisk oppfølging, må det lages et skriftlig system rundt melding av avvik. Foreldre/elevklager Arbeidstilsynet er kjent med at skoler opplever økende krav og klager fra foreldre og elever. Slike klager blir i mange tilfeller tilfeldig behandlet, noe som kan føre til stor usikkerhet for ansatte, til konflikter, ulik håndtering og uheldig saksbehandling. Spesielt gjelder dette saker hvor det framkommer påstander om kritikkverdige forhold foretatt av lærer/assistent.

6 VÅR REFERANSE 6 Faktiske forhold og Arbeidstilsynet sine vurderinger: Klager fra elev/foreldre forekommer også ved Dalane kristne skole. Slike klager omhandler oftest forhold ved undervisningen, eller klager på oppførsel fra medelever. Kontaktlærer oppgis å være ansvarlig i forhold til slike klager som oftest er muntlige og gjerne framkommer i faste elevsamtaler og foreldresamtaler. Elever og foreldre har også anledning til å ta forhold opp direkte med rektor. Dalane kristne skole har ikke noen entydig og skriftlig rutine for hvordan man skal ta i mot og behandle klager som måtte komme fra elever eller foreldre. Hvordan elev/foreldreklager skal håndteres, må avklares, skriftliggjøres og formidles til ansatte. Utvalgte arbeidsmiljøfaktorer: konflikter, omstillinger, vold og trusler Arbeidstilsynet har gjennom tidligere erfaring fra tilsyn og gjennom behandling av enkeltsaker, valgt å fokusere på et utvalg av problemstillinger som synes relevant i skolesektoren. Problemstillingene ble løftet fram som egne tema under tilsynet. Nedenfor vil det bli gitt en oppsummering i forhold til disse. Et fellestrekk for disse temaene er at de kan være kilden til psykososial belastning, sykefravær og i sin ytterste konsekvens utstøting av yrkeslivet. Disse problemstillingene må også være en del av virksomhetens systematiske arbeid med HMS og gjenspeiles i blant annet rutiner som skal sikre ivaretakelse av eller forebygge utfordringer i arbeidsmiljøet. HMS rutinene må også tilpasses de lokale forhold og de utfordringer som den enkelte arbeidsplass har. Konflikter og konflikthåndtering Konflikter har med forskjellighet å gjøre, og på en arbeidsplass møtes mennesker som er ulike i sine væremåter, i sine oppfatninger og fortolkninger og som har varierte syn på hvordan arbeid og samarbeid skal foregå. Slike forskjeller vil ofte være berikende og gi grunnlag for vekst og utvikling, og arbeidstakere vil oppleve at de utfyller hverandre. Men slike forskjeller kan også være en grobunn for konflikter og da spesielt i stressende situasjoner. At konflikter oppstår er helt naturlig. Men dersom de ikke løses, kan de splitte opp arbeidsmiljø, bli langvarige og fastlåste og føre til sykdomsframkallende belastninger blant berørte. Det kan også være en fare for at uløste konflikter utvikler seg til mobbe/trakasseringssituasjoner. Faktiske forhold og Arbeidstilsynets vurderinger: Det foreligger skriftlige rutiner for konflikthåndtering ved Dalane kristne skole. Disse er grundig behandlet og presentert i Håndbok Internkontroll. Ansatte uttrykker behov for mer utførlig presentasjon av retningslinjer og rutiner for konflikthåndtering. Retningslinjer og rutiner for konflikthåndtering må gjøres kjent for alle ansatte.

7 VÅR REFERANSE 7 Omstillinger Undervisningssektoren har de siste årene gjennomgått store endringer og omstillinger som innføring av nye evalueringsmåter og lærerplaner, endrede arbeidstidsordninger og økt bruk av data i mange sammenhenger Omstilling, som vil si større endringer i en enhets organisasjon, eller måter å løse oppgaver på, kan innebære både positive og negative konsekvenser for ansatte. Positive sider kan være økt ansvar og nye interessante arbeidsoppgaver og samarbeidsformer. Negative sider kan være økte krav og oppgaver, større arbeidsbelastning, tidspress, stor grad av usikkerhet. Slike forhold kan resultere i ulike stressreaksjoner og helseplager. Som følge av dette må alle omstillinger behandles som en arbeidsmiljøsak. Dette innebærer at arbeidsgiver ved omstillinger plikter å foreta en forhåndsvurdering (kartlegging og risikovurdering) av mulige negative konsekvenser for arbeidsmiljøet, og på den bakgrunn iverksette nødvendige og hensiktsmessige planer og tiltak for å forhindre og forebygge negative belastninger helseskader. Faktiske forhold og Arbeidstilsynets vurderinger: Også ledelse og ansatte ved Dalane kristne skole opplever at skolehverdagen preges av mange endringer og omstillinger. Økte krav om kvalitetssikring, planer, rapportering og dokumentasjon - Stadig mer byråkratisering fra myndighetenes side -, nye regler om eksamen og påmeldinger og annet, belaster en liten og anstrengt administrasjon. Det er også mye faglig nytt; nye læreplaner, fagplaner. Nye komperansekrav gjeldende for lærere på ungdomstrinnet, er en stor utfordring for en liten skole. De andre skoler som drives av Det evangelsk-lutherske kirkesamfunn og støtte fra staben sentralt, utgjør i følge rektor et veldig godt samarbeids- og støtteapparat. Det kvalitetssikrer og avhjelper meget. Informasjon til ansatte og anledning til medvirkning og kompetanseheving, vurderes å være godt ivaretatt Vi prøver alltid å ligge i forkant. At skolen er liten, veldig oversiktelig og samarbeidet godt og tett lærere imellom, tilsier i følge både ansatte og lærere, at både informasjon, medvirkning og kompetanseutvikling er godt ivaretatt. Arbeidstilsynet vil anbefale at også Dalane kristne skole ved større endringer/omstillinger foretar kartlegging og vurdering av mulige negative arbeidsmiljøkonsekvenser ved disse. Vold og trusler Undersøkelser viser at det har vært en klar økning i rapportering av voldstilfeller i arbeidslivet og skolesektoren er ikke noe unntak. Ansatte i skolesektoren rapporterer noe mer om vold og trusler enn den norske sysselsatte befolkning. Arbeidstakere som utsettes for vold eller trusler, kan pådra seg alvorlige helseskader. Det gjelder ikke bare fysiske skader, men også psykiske belastninger. Faktiske forhold framkommet under tilsynet og Arbeidstilsynets vurderinger: Vold og trusler fra elever oppleves ikke som en stor utfordring ved Dalane kristne skole. Utstrakt og bevisst bruk av forebyggende tiltak som skaper gode og trygge relasjoner og gode klassemiljø, ligger i følge ledelse og ansatte til grunn for dette. Vi har stor kjærlighet og omsorg for elevene.

8 VÅR REFERANSE 8 I tillegg har ansatte god kompetanse i atferdsproblematikk og er samstemte i håndtering av miljøet og enkeltelever. Det blir også vist til meget godt samarbeid med PPT og Buf-etat og til god kompetanseoverføring derifra. Det er rutinemessig faste disiplinærvakter som kan bistå ved uro. Ansatte viser også til rektor som er tilstede og lett tilgjengelig Ville ha involvert rektor, som da en elev opptrådte med truende stemme, gikk til rektor og det ble raskt håndtert. I virksomheter der det er avdekket at det forekommer fare for helseskade på grunn av trusler og vold, må arbeidsgiver ha skriftlige rutiner og instrukser for hvilke forebyggende tiltak som skal iverksettes i ulike situasjoner (beredskapsplan). På bakgrunn av Arbeidstilsynets kunnskap og erfaring med skolesektoren, mener vi at alle skoler skal ha slike planer for å forebygge at situasjoner med vold og trusler får uheldige innvirkninger på arbeidstakernes helse. Det må ved Dalane kristne skole etableres en rutine for håndtering av vold og trusler overfor ansatte. En slik rutine må både sikre forebygging og håndtering av slike situasjoner samt oppfølging av den som måtte være rammet Tilrettelegging i arbeidet og oppfølging av sykmeldte Arbeidsgivers plikter når det gjelder organisering og tilrettelegging av arbeid er tredelt: Arbeidsgiver har en generell plikt til å drive systematisk forebyggings- og tilretteleggingsarbeid for et sikre et fullt forsvarlig arbeidsmiljø for alle arbeidstakere. Arbeidsgiver har en generell plikt til å organisere og tilrettelegge arbeidet for den enkelte ut i fra alder, kyndighet og øvrige forutsetninger. Arbeidsgiver har også en plikt til individuell tilrettelegging og organisering av arbeid for arbeidstakere med redusert arbeidsevne. Det er en sammenheng mellom de tre nivåene for tilrettelegging ved at jo bedre den generelle tilretteleggingen er, jo mindre behov vil det være for individuell tilrettelegging. Videre vil bedre generell organisering av arbeid og individuell tilrettelegging sannsynligvis føre til at færre arbeidstakere opplever redusert arbeidsevne i jobbsituasjonen. Faktiske forhold framkommet under tilsynet og Arbeidstilsynets vurderinger: Både ledelse og ansatte formidlet at arbeidet ved skolen i utgangspunktet er godt organisert og tilrettelagt. Ved planlegging av skoleåret blir det tatt individuelle hensyn, både i forhold til timeplan, fag og klasser. Ledelsen er veldig sensitive og ivaretakende overfor oss ansatte. Sykefraværet er meget lavt og skolen har ingen erfaring med langtidssykemeldte. Skolen har liten erfaring med individuell tilrettelegging, og ser en viss begrensning for dette gitt skolens lokaler og størrelse. Tilrettelegging er foretatt for arbeidstaker som sto i fare for å bli sykemeldt, og ledelsen opplyser at de vil strekke seg langt ved behov hos enkelte for individuell tilrettelegging på bakgrunn av helsetilstand, livsfase eller annet. Tett samarbeid, samhandling og stor grad av åpenhet tilsier at slike behov naturlig vil komme til uttrykk og bli kjent i miljøet. Skolen synes å ha noe mangelfulle rutiner for oppfølging av sykmeldte. Oppfølgingsmøter og dialogmøter er kjent, men ikke praktisert da det ikke har vært aktuelt. Ansatte er ikke særlig kjent med sykefraværsrutinene og rettigheter og plikter rundt denne.

9 VÅR REFERANSE 9 Dalane kristne skole framstår som en inkluderende og omsorgsfull skole både for ansatte og elever. At noen rutiner er lite kjent og forankret, kan forstås på bakgrunn av skolens erfaring, størrelse og egenart for øvrig. Skolen må se til at rutiner og prosedyrer for oppfølging av sykemeldte blir i samsvar med gjeldende lovverk. Arbeidstilsynet vil også anbefale at skolen vurderer mulige seniorpolitiske tiltak. De fleste kommuner har allerede innført en rekke slike tiltak som oppleves som positive og av stor betydning for at lærere og andre ansatte vil kunne makte å fortsette også som seniorer inne skolen Inneklima og vedlikeholdsplaner Den oversendte dokumentasjon om inneklima og vedlikeholdsplaner viser at det gjennom interne rutiner er avdekket mangler. Arbeidstilsynet ber om å få oversendt en framdriftsplan for utbedring av disse mangler ved skolens inneklima. På bakgrunn av tilsynsbesøket vurderer Arbeidstilsynet derfor å gi følgende pålegg: Begrunnelse 1. Virksomheten skal ha et system for avvikshåndtering, jfr. arbeidsmiljøloven 4-1 (2) og internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 7. Systemet skal sørge for at arbeidstakerne kan melde fra om uønskede hendelser og uakseptable forhold. I tillegg til meldeplikten skal det være fastlagt hvordan meldingene skal følges opp og hvem som er ansvarlig for dette. Arbeidsgiver plikter å sørge for at avvikssystemet fungerer som forutsatt, jfr. internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 8. Det fremkom i tilsynet at Dalane kristne skole mangler system for avvikshåndtering. En slik rutine skal ihht. Internkontrollforskriftens 5-2 (2) gjøres kjent for ansatte. 2. Skoler skal ha en rutine for håndtering og behandling av klager fra elever eller foreldre, som bl.a. omhandler arbeidstakere, jfr. arbeidsmiljølovens 4-1 (2) jfr. internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 7. Arbeidstilsynets erfaring er at slike klager i mange tilfeller blir tilfeldig behandlet, noe som igjen kan føre til ulikheter, konflikter, utilbørlige saksbehandlingsprosesser, mv. Det fremkom i tilsynet at Dalane kristne skole mangler en slik rutine. En slik rutine skal ihht. Internkontrollforskriftens 5-2 (2) gjøres kjent blant ansatte. 3. Arbeidsmiljøloven 4-3 (3) presiserer som et krav til det psykososiale arbeidsmiljøet at arbeidstaker ikke skal utsettes for trakassering eller annen utilbørlig opptreden. For å forebygge at de ansatte utsettes for overtredelser av denne loven, må virksomheten ha rutiner for hvordan slike tilfeller skal fanges opp og behandles på tidligst mulig stadium. Det fremkom i tilsynet at ansatte ved Dalane kristne skole ikke hadde tilstrekkelig kjennskap til skolens rutine for framgangsmåte og behandling av konflikter blant arbeidstakerne. Rutinen skal ihht. Internkontrollforskriftens 5-2 (2) gjøres kjent for de ansatte. 4. I skolene der det er fare for trusler og vold, er det nødvendig at arbeidstakerne gjennomgår opplæring og trening i å forebygge og håndtere trusler og vold. Plikten til å innføre et system som sikrer regelmessig opplæring og trening følger av arbeidsmiljøloven 3-2 (1) a)

10 VÅR REFERANSE 10 og Internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 7. I følge arbeidsmiljøloven 4-3 (4) skal arbeidstaker så langt det er mulig, beskyttes mot vold, trusler og uheldige belastninger som følge av kontakt med andre. Det fremkom i tilsynet at virksomheten mangler en slik rutine. 5. Virksomheten kunne ikke legge frem oppdaterte skriftlige rutiner for oppfølging av sykefravær. I henhold til arbeidsmiljøloven 3-1 (2) bokstav f skal arbeidsgiver sørge for systematisk arbeid med forebygging og oppfølging av sykefravær. For å sikre at virksomheten systematisk arbeider med sykefravær, vil det være nødvendig å ha rutiner for dette arbeidet. Dette skal inngå som en del av virksomhetens systematiske arbeid med helse, miljø og sikkerhet. Det er viktig at verneombud/ansattes representanter deltar i dette arbeidet. Det vises til internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr Virksomheten må informere sine ansatte om sykefraværsrutinene. I henhold til internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 2 har arbeidsgiver plikt til å sørge for at arbeidstakere har tilstrekkelig kunnskap og ferdigheter i det systematiske helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet, herunder informasjon om endringer. Dette betyr at alle ansatte må få tilstrekkelig informasjon om hvordan de ansatte vil bli fulgt opp ved eventuelt sykefravær. 7. Den oversendte dokumentasjon om inneklima og vedlikeholdsplaner viser at det gjennom interne rutiner er avdekket mangler. Arbeidstilsynet kan ikke se å ha mottatt dokumentasjon som viser at skoleeier har en tidsfestet vedlikeholdsplan for utbedring av kartlagte mangler. Varsel om pålegg Arbeidstilsynet har hjemmel til å gi pålegg og til å sette vilkår i arbeidsmiljøloven 18-6 (1) og (6). På bakgrunn av ovennevnte vurderer Arbeidstilsynet å gi følgende pålegg: 1. Virksomheten må utarbeide en skriftlig system for avvikshåndtering, jfr. arbeidsmiljøloven 4-1 (2) og internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 7. Pålegget anses som oppfylt når Arbeidstilsynet har mottatt en beskrivelse av avvikssystemet som er etablert. 2. Virksomheten må sørge for at alle arbeidstakere er kjent med avvikshåndteringssystemet, jfr. internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 2 Pålegget anses som oppfylt når Arbeidstilsynet har fått skriftlig tilbakemelding om hvordan informasjonstiltak er gjennomført. 3. Virksomheten må utarbeide skriftlig rutine for håndtering av elev og foreldreklager, jfr. arbeidsmiljølovens 4-1 (2) jfr. internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 7.

11 VÅR REFERANSE 11 Pålegget anses som oppfylt når Arbeidstilsynet har fått tilsendt kopi av rutinen. 4. Virksomheten må sørge for at alle arbeidstakerne er kjent med rutinen for håndtering av elev og foreldreklager, jfr. internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 2. Pålegget anses som oppfylt når Arbeidstilsynet har fått skriftlig tilbakemelding om hvordan informasjonstiltak er gjennomført. 5. Virksomheten må sørge for at alle arbeidstakere er kjent med rutinen for fremgangsmåte i, og håndtering av konflikter, jfr. internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 2. Pålegget anses som oppfylt når Arbeidstilsynet har fått skriftlig tilbakemelding om hvordan informasjonstiltak er gjennomført. 6. Virksomheten må utarbeide en rutine som sikrer de ansatte regelmessig opplæring og trening i å forebygge og håndtere vold og trusler, jf arbeidsmiljølovens 3-2 (1) a) jfr. 4-3 (4) og internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 7. Pålegget anses som oppfylt når Arbeidstilsynet har fått tilsendt kopi av rutinen. 7. Virksomheten må i samarbeid med verneombudet utarbeide skriftlig rutine for oppfølging av sykefravær, jf. Arbeidsmiljølovens 3-1 (2) bokstav f, og internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 7. Pålegget anses som oppfylt når Arbeidstilsynet har fått tilsendt kopi av rutinen. 8. Virksomheten skal informere sine medarbeidere om gjeldende rutiner for oppfølging av sykefravær, jfr. Internkontrollforskriften 5,2. ledd nr. 2 Pålegget anses som oppfylt når Arbeidstilsynet har fått skriftlig tilbakemelding om hvordan informasjonstiltak er gjennomført. 9. Skoleeier (utleier) skal i samarbeid med arbeidsgiver og ansatte utarbeide vedlikeholdsstrategi og planer for systematisk vedlikehold, og gjennomføre de tiltak som er nødvendig for å sikre at inneklima til enhver tid er tilfredsstillende. Overordnet og tidsfestet vedlikeholdsplan (vedlikeholdsstrategi) skal dokumenteres skriftlig. Jf. Forskrift om arbeidsplasser og arbeidslokaler 6,7 og 8, arbeidsmiljølovens 3-1 (2) c) jfr. Forskrift om systematisk helse, miljø og sikkerhetsarbeid 5 nr. 6.

12 VÅR REFERANSE 12 Pålegget anses som oppfylt når Arbeidstilsynet har mottatt kopi av skoleeiers (utleiers) skriftlige overordnet vedlikeholdsplan (vedlikeholdsstrategi). Videre saksgang Hvis virksomheten har kommentarer til det som er beskrevet eller til de pålegg med frister som er vurdert, ber vi om en skriftlig tilbakemelding innen Hører vi ikke noe fra virksomheten innen fristen, vil det gis pålegg i tråd med det som er beskrevet i dette varselet. Vedtaket vil deretter bli sendt virksomheten. Med hilsen Arbeidstilsynet Vestlandet Terje Lunde Tilsynsleder (sign) Ellen Marie Marvik Inspektør (sign) Dette brevet er godkjent elektronisk i Arbeidstilsynet og har derfor ingen signatur. Kopi: Verneombudet ved Dalane kristne skole, postboks 14, 4379 Egersund