TILSYNSRAPPORT OG VARSEL OM PÅLEGG SAMFUNDETS SKOLE

Transkript

1 VÅR DATO VÅR REFERANSE DERES DATO DERES REFERANSE VÅR SAKSBEHANDLER Ellen Marie Marvik tlf Samfundets skole Egersund Postboks Egersund TILSYNSRAPPORT OG VARSEL OM PÅLEGG SAMFUNDETS SKOLE Vi viser til tilsyn gjennomført ved Samfundets skole i Egersund 29. april Til stede fra skolen: Rektor Yngvar Hetland og verneombud Tor Harald Dversnes. Tilstede fra Arbeidstilsynet: Inspektørene Ellen Marie Marvik og Bernt Eltervaag. Hensikten med tilsynet Tilsynet ved skolen er en del av Arbeidstilsynets nasjonale satsning Med skolen som arbeidsplass. I forbindelse med denne satsingen i 2009, gjennomfører Arbeidstilsynet tilsyn ved skoler i flere av landets kommuner, fylkeskommuner og privatskoler. Arbeidstilsynet ønsker å sette fokus på skolene og skoleeiers arbeid med å skape godt inkluderende arbeidsmiljø for arbeidstakerne i skolen. Et arbeidsmiljø som er helsefremmende og forebyggende i forhold til sykefravær og utstøting. Målet er et arbeidsmiljø hvor alle ansatte holder seg mest mulig sunne og friske, fysisk så vel som psykisk. Det handler altså om i størst mulig grad å fjerne mulige arbeidsrelaterte årsaker til helseplager og sykefravær. Et av virksomhetens viktigste redskap for å sørge for dette er gjennom det systematiske helse-, miljøog sikkerhetsarbeidet (HMS-arbeidet). Systematisk HMS-arbeid er å forebygge sykdom ved å redusere risikofaktorene som forårsaker sykdom. Tilsynsgjennomføringen Tilsynet ved skolen hadde en varighet på ca. 4 timer og ble gjennomført på følgende måte: MØTE 1: Innledende møte med ledelsen og verneombud til stede (ca. 1,5 t) MØTE 2: Gruppesamtale med 4 arbeidstakere (ca. 1,5 t) MØTE 3: Avrunding av tilsynsdagen med ledelsen og verneombud (ca. 1 t ) Beskrivelse av tilsynsbesøket Samfundets skole Egersund er en privat grunnskole som eies og drives av Menigheten Samfundet et organisert trossamfunn stiftet i Det er en 1-10 skole (barne- og ungdomsskole) med 92 elever, i hovedsak barn av medlemmer i menigheten. 28 personer er ansatt ved skolen hvorav 20 personer (15 årsverk) utgjør det pedagogiske personalet. Det er fast vaktmester tilknyttet skolen i POSTADRESSE E-POST TELEFON ORGANISASJONSNR Postboks 44 vestlandet@arbeidstilsynet.no Bergen INTERNETT TELEFAKS Norge

2 VÅR REFERANSE 2 full stilling, renholdspersonalet er hovedsakelig ungdommer/skoleungdom i mindre stillinger. Det er et stabilt personale ved skolen som også har tilknytning til Menigheten Samfundet. Skolen har en variert bygningsmasse oppført henholdsvis i 1956, 1984 og Skolen er ikke tilknyttet bedriftshelsetjeneste og har ikke inngått avtale med NAV som inkluderende arbeidslivsvirksomhet. Under tilsynet hadde Arbeidstilsynet fokus på følgende tema: - Verneombud/sikring av arbeidsmiljøkompetanse - Kartlegging, risikovurdering og oppfølging av arbeidsmiljøutfordringer - Kommunikasjon og medvirkning i HMS-arbeidet - Rapportering av avvik (uheldige forhold) - Utvalgte arbeidsmiljøfaktorer: konflikter, omstillinger, vold og trusler - Organisering og tilrettelegging av arbeidet - Rutiner og prosedyrer for sykefraværsoppfølging - Oppfølging av sykemeldte arbeidstakere Disse temaene er knyttet sammen og bør sees i sammenheng, men de kan også evalueres hver for seg. Til sammen vil de kunne gi et inntrykk av skolens systematiske arbeid med HMS. Tilsynsrapporten vil være uttrykk for en samlet vurdering av de faktiske forhold som framkom under tilsyn. Arbeidstilsynet vil takke både ansatte og ledelse som viste stor imøtekommenhet og velvillighet, og som la forholdene godt til rette for gjennomføring av tilsynet! Arbeidstilsynet gjorde følgende funn under tilsynet: Verneombud og sikring av arbeidsmiljøkompetanse Verneombudet er sentral i vernetjenesten og skal velges i alle virksomheter som omfattes av arbeidsmiljøloven. Verneombudet skal ivareta arbeidstakernes interesser i saker som angår arbeidsmiljøet. Verneombudet skal se til at virksomheten er innrettet og vedlikeholdt, og at arbeidet blir utført på en måte at hensynet til arbeidstakernes sikkerhet, helse og velferd er ivaretatt. Verneombudet skal være sikret tid til å utføre arbeidet på en forsvarlig måte. Verneområdet skal være klart avgrenset og ikke større enn at verneombudet kan ha full oversikt og ivareta sine oppgaver. I undervisningssektoren er hensynet til elevene det sentrale, og ansatte sine arbeidsmiljøutfordringer står i fare for å bli oversett eller nedprioritert. Verneombudet har følgelig en meget viktig rolle i stadig å påse at også ansatte sitt arbeidsmiljø blir ivaretatt og er fullt forsvarlig. Enhver leder i en virksomhet må ha nødvendig kompetanse for å sikre at arbeidet blir planlagt, organisert og utført på en helse- og sikkerhetsmessig forsvarlig måte. Faktiske forhold framkommet i tilsynet og Arbeidstilsynets vurdering: Det er verneombud ved skolen som har vært ansatt som lærer ved skolen i 3 år og som verneombud fra august Verneombudet har nødvendig opplæring i henhold til forskrift om verneombud og arbeidsmiljøutvalg (best.nr. 321) 12. Han har ikke avsatt særskilt tid til dette arbeid, men sier han opplever å ha tilstrekkelig tid innenfor ordinær arbeidstid, og får også ekstra tid ved behov.

3 VÅR REFERANSE 3 De ansatte er godt kjent med vernetjenesten og verneombudsordningen, og uttrykker tilfredshet med hvordan skolens verneombud ivaretar sin rolle og sine oppgaver. Rektor har gjennomgått HMS-opplæring og er også kjent med nye lovkrav om forebygging og oppfølging av sykefravær. Ledelse, verneombud og ansatte ved skolen viser god forståelse i forhold til HMS-arbeid og arbeidsmiljøutfordringer. Både verneombud. rektor og ansatte framhever at skolens størrelse og egenart for øvrig tilsier et lite formalistisk HMS-system ting taes unna etter hvert. Arbeidsmiljøutfordringer og skolens systematiske HMS-arbeid Arbeidsmiljølovgivningen pålegger arbeidsgiver å ha systemer som ivaretar helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet (HMS) i virksomheten. Systematisk arbeid med HMS er blant annet et verktøy for å ivareta og utvikle godt arbeidsmiljø og helsefremmende arbeidsplasser. HMS-systemet skal tilpasses de oppgaver og den organisering virksomheten har. Faktiske forhold framkommet under tilsynet og Arbeidstilsynets vurderinger: I samtale med både ledelse og ansatte kom det fram at det er stor trivsel blant ansatte ved skolen. De opplever å være med i et fellesskap preget av et godt, åpent og støttende arbeidsmiljø. Veldig greit og ryddig arbeidsmiljø uttaler ansatte. Utfordrende elever og foreldre ble presentert som utvilsomt den største arbeidsmiljøutfordringen. Det ble lagt stor vekt både fra kollegiet og ledelse på at skolen skal stå samlet med de ansatte som mest kjenner på denne belastning. Dette er skolen sitt problem, må ikke privatiseres. Viktig å skape en felles forståelse og holdning til dette. Det er også utviklet et systematisk og godt samarbeid med PPT og andre sentrale aktører i kommunen for å kunne håndtere slike utfordringer og elevmiljøet og elev-atferd generelt. Arbeidsmiljøutfordringer ved skolen blir i følge ledelse og ansatte tilkjennegjort (kartlagt) i mange sammenhenger. Rektor prioriterer å være tilstede og lett tilgjengelig, og har en åpen dør for alle typer henvendelser. Hvert år velger lærerne en tillitsvalgt, en lærerrådsleder. Han har en sentral posisjon med fast møte ukentlig der også ansattes HMS står sentralt som tema. HMS er også helt naturlige tema i teamledermøtene, klasselærermøter og faste møter med rektor, inspektør og teamledere. Årlig avholder rektor medarbeidersamtaler med ansatte der spesielt psykososiale forhold er tema. Dette fungerer veldig bra, i følge ansatte. Det avholdes årlig et møte i lærerrådet der HMS og miljøet generelt ved skolen står i fokus. Ansatte uttrykker tilfredshet med disse arenaer som også sikrer informasjon, medvirkning og tilbakemelding, og understreker at miljøet er så lite og oversiktelig at mer formaliserte kartleggingsverktøy, medvirkningsprosesser og handlingsplaner blir kunstig og unødvendig. Vi har ikke behov for dette, å bruke kreftene på skjema og kartlegginger, det må følges opp og krever mye ressurser. Sist det ble gjennomført en arbeidsmiljøkartlegging var i 2000.

4 VÅR REFERANSE 4 Oppfatninger og opplevelser som at Ting taes unna etter hvert, at Det er veldig kort vei til ledelsen og vaktmester og vi løser det der og da tilsier at oppfølging av arbeidsmiljøutfordringer i form av en handlingsplaner, oppleves og framstilles som heller unødvendig og veldig formalisert. Ansatte og verneombud understreker sterkt at det er en åpen dør og et åpent forhold til rektor som selv legger stor vekt på å være tilstede og lett tilgjengelig. Det blir opplyst at renholdere er ekskludert fra de fleste møter og arener da de arbeider deltid og etter vanlig arbeidstid. Rektor opplyser at han legger stor vekt på å ivareta også denne gruppen ansatte, og at han også vurderer å ansette en heltids renholder for å sikre kvaliteten ved arbeidet og bedre integrasjonen av renholderne i arbeids- og skolemiljøet. Arbeidstilsynet konkluderer med at Samfundets skole har flere arenaer for samhandling hvor ansatte kan sette HMS på dagsorden og bruke til løpende kartlegging av arbeidsmiljøutfordringer. Disse arenaer synes også å sikre informasjon og medvirkning for de fleste ansatte. Både ansatte og ledelse uttrykker at det som formidles og avdekkes som arbeidsmiljøutfordringer av varierende karakter og omfang, blir tatt tak i og håndtert på en oversiktelig og forutsigbar måte. Det utarbeides skriftlige oversikter og handlingsplaner for ivaretakelse og utbedring av bygningsmassen og det fysiske arbeidsmiljøet. Tilsvarende skriftlighet må etter Arbeidstilsynets vurdering også gjøres gjeldende for oppfølging også av andre arbeidsmiljøutfordringer, som organisatoriske og psykososiale. Dette vil sikre informasjon for alle og en ivaretakelse og oppfølging som er mindre personavhengig og sårbar. Systematikken i HMS arbeidet som tar sikte på å utvikle et godt og helsefremmende arbeidsmiljø, vil også bli styrket. Arbeidstilsynet anser at denne oversikt og systematikk også kan sikres ved økt bruk av verneombudet og verneombudsordningen, for eksempel gjennom praktisering av vernerunder der ulike tema som for eksempel ergonomi blir gjenstand for kartlegging, risikovurdering og tiltak. Å foreta jevnlige og anonyme arbeidsmiljøkartlegginger er å anbefale. Også i et åpent og inkluderende arbeidsmiljøfellesskap kan det være opplevelser og oppstå situasjoner som kan være vanskelig å stå fram med, men som allikevel absolutt bør formidles og bli tatt tak i. I skoler vil ofte mye oppmerksomhet være rettet mot lærerpersonalet, og mer formaliserte kartleggings- og oppfølgingsmetoder vil sikre at også mer marginale grupper ansatte blir ivaretatt. Arbeidstilsynet ble gjort kjent med at skolen er i ferd med å utarbeide et web-basert HMS-system der alle nødvendige rutiner og prosedyrer skal taes inn. Vi forutsetter at dette vil forbedre kvaliteten og systematikken i HMS-arbeidet ved skolen. System for rapportering av avvik For å kunne redusere arbeidsmiljøbelastninger er det viktig at avvik/uønskede hendelser som er relatert for eksempel til tidspress, organisatoriske forhold, ergonomi, støy og bygningsmessige forhold, blir registrert, rapportert og fulgt opp. Dette krever at virksomheten har et fungerende avviksrapporteringssystem. Dette vil si et system der arbeidstakerne er pålagt å melde fra om uønskede forhold. I tillegg til meldeplikten må det være et system for hvordan meldingene blir fulgt opp og hvem som er ansvarlig for oppfølgingen. Kravet til å etablere et avviksrapporteringssystem

5 VÅR REFERANSE 5 følger av internkontrollforskriften (best.nr. 544) 5 andre ledd nr. 7. Et slikt system skal være skriftlig ettersom forskriften krever at det skal dokumenteres. Et godt fungerende avvikssystem er et viktig bidrag til at virksomheten skal være en lærende og utviklende organisasjon i forhold til HMS-arbeid. Godt fungerende avvikssystem gjør en organisasjon i stand til å rette opp og hindre gjentakelse av feil og mangler. Foruten at skriftlighet fører til at arbeidet blir mindre personavhengig, bidrar det til å sikre at saker som ikke kan bli løst på et nivå, blir løftet videre i organisasjonen slik at nødvendige aktiviteter kan sikres. Faktiske forhold framkommet under tilsynet og Arbeidstilsynets vurderinger: Samfundets skole har en klar rutine for rapportering av fysiske mangler og avvik. Dette skal skje direkte til vaktmester på eget skjema som legges i hans hylle. Det vaktmester ikke kan utbedre/avhjelpe, og bygningsmessige forhold som krever større inngrep og dermed meldes rektor, blir påpekt og fulgt opp når skoleeier (Menigheten) årlig har gjennomgang av hele bygningsmassen sammen med rektor, vaktmester og verneombud. På bakgrunn av denne gjennomgang blir det utarbeidet en arbeidsoversikt/aktivitetsplan med ansvarlig og tidsfrister der vedlikeholdsjobber og andre små og store prosjekter på menighetens bygninger og eiendommer er identifisert og kostnadsvurdert på en enkel og oversiktelig måte. Denne aktivitetsplan blir senere på året gjennomgått for vurdering av status og videre håndtering av gjenstående oppgaver. Det framheves av ansatte og ledelse at det er utviklet en kultur ved skolen for å si direkte i fra om forhold som framkommer og som bør taes tak i. Rektor opplyser at det eksisterer en egen perm med skjema for melding av andre typer avvik enn de helt konkrete og fysiske, men at dette meldingssystemet praktiseres i liten grad. At rektor er tilstede og lett tilgjengelig, både for elever, foreldre og alle ansatte, antas å ligge til grunn for denne manglende bruk av skjema. Ansatte framhever også det administrative personalet som lette å melde i fra til direkte og der og da når forhold ikke fungerer tilfredsstillende. Rektor er også sentral når det gjelder behandling av elev/foreldreklager dersom sakens karakter ikke tilsier at den håndteres og løses av lærer direkte. Dette er helt uproblematisk, i følge rektor som viser spesielt til skolens størrelse og den åpenhet og det fellessskap som er om slike og andre situasjoner og utfordringer. Samfundets skole har ikke et fungerende system for rapportering av avvik (uønskede hendelser) som sikrer skriftlig rapportering og systematisk utbedring av feil og mangler utover det som går på fysiske mangler og bygningstekniske forhold. Det synes å eksistere liten intern kultur for å ta opp uheldige hendelser/avvik på en mer systematisk og skriftlig måte. Arbeidstilsynet har forståelse for at forhold som ikke fungerer tilfredsstillende, søkes løst så raskt som mulig og derfor ofte foregår muntlig når mulighetene ligger til rette for dette, som ved Samfundets skole. Men et velfungerende avvikssystem har også funksjoner som mer uformelle og muntlige rapporteringer ikke innehar, som synliggjøring og systematisering. Arbeidstilsynet er kjent med at skoler opplever økende krav og klager fra foreldre og elever. Slike klager blir i mange tilfeller tilfeldig behandlet, noe som kan føre til stor usikkerhet for ansatte, til

6 VÅR REFERANSE 6 konflikter, ulik håndtering og uheldig saksbehandling. Spesielt gjelder dette saker hvor det framkommer påstander om kritikkverdige forhold foretatt av lærer/assistent. Arbeidstilsynet vil anmode Samfundets skole om å vurdere hvorvidt også denne skolen bør formalisere og skriftliggjøre en rutine for hvordan man skal ta i mot og behandle klager som måtte komme fra elever eller foreldre. En slik rutine vil lett la seg inkludere i det HMS-systemet som er under utvikling ved skolen, og vil sammen med et enkelt system for melding av avvik, sikre ensartet og systematisk tilnærming til arbeidsmiljøutfordringer blant alle ansatte. Utvalgte arbeidsmiljøfaktorer: konflikter, omstillinger, vold og trusler Arbeidstilsynet har gjennom tidligere erfaring fra tilsyn og gjennom behandling av enkeltsaker, valgt å fokusere på et utvalg av problemstillinger som synes relevant i skolesektoren. Problemstillingene ble løftet fram som egne tema under tilsynet. Nedenfor vil det bli gitt en oppsummering i forhold til disse. Et fellestrekk for disse temaene er at de kan være kilder til psykososial belastning, sykefravær og i sin ytterste konsekvens utstøting av yrkeslivet. Disse problemstillingene må også være en del av virksomhetens systematiske arbeid med HMS og gjenspeiles i blant annet rutiner som skal sikre ivaretakelse av eller forebygge utfordringer i arbeidsmiljøet. HMS rutinene må også tilpasses de lokale forhold og de utfordringer som den enkelte arbeidsplass har. Konflikter og konflikthåndtering Konflikter har med forskjellighet å gjøre, og på en arbeidsplass møtes mennesker som er ulike i sine væremåter, i sine oppfatninger og fortolkninger og som har varierte syn på hvordan arbeid og samarbeid skal foregå. Slike forskjeller vil ofte være berikende og gi grunnlag for vekst og utvikling, og arbeidstakere vil oppleve at de utfyller hverandre. Men slike forskjeller kan også være en grobunn for konflikter og da spesielt i stressende situasjoner. At konflikter oppstår er helt naturlig. Men dersom de ikke løses, kan de splitte opp arbeidsmiljø, bli langvarige og fastlåste og føre til sykdomsframkallende belastninger blant berørte. Det kan også være en fare for at uløste konflikter utvikler seg til mobbe/trakasseringssituasjoner. Faktiske forhold og Arbeidstilsynets vurderinger: Det foreligger ikke en særskilt rutine eller system for konflikthåndtering ved Samfundets skole. Skolen har derimot egen rutine/tiltaksplan vedrørende seksuell trakassering og en rutine for varsling av kritikkverdige forhold på arbeidsplassen. Dette er begge forhold som kan inngå i konfliktsituasjoner. Ansatte viser til at de også har et fellesskap gjennom å være medlem i en menighet og at dette naturlig nok vil påvirke arbeidsmiljøet, kvaliteter og utfordringer ved det. Det er et romslig system, vi gir og tar, er uttalelser fra ansatte. HMS-system skal tilpasses de oppgaver, den organisering og egenart virksomheten har. Hvilke prosedyrer og rutiner som er aktuelle, vil følgelig også bli vurdert på denne bakgrunn. En rutine for konflikthåndtering er en rutine som ikke minst tar sikte på å forebygge at konflikter oppstår og utvikler seg i negativ retning. Også i miljøer der ansatte samhandler på grunnlag av andre

7 VÅR REFERANSE 7 roller enn ansatte/arbeidstakere og der åpenhet og romslighet inngår som sentrale verdier, kan uenigheter og konflikter oppstå. Også ved Samfundets skole må det utarbeides en enkel rutine for konflikthåndtering som også innbefatter konflikter der ledelsen kan være involvert. Omstillinger Undervisningssektoren har de siste årene gjennomgått store endringer og omstillinger som innføring av nye evalueringsmåter og lærerplaner, endrede arbeidstidsordninger og økt bruk av data i mange sammenhenger Omstilling, som vil si større endringer i en enhets organisasjon, eller måter å løse oppgaver på, kan innebære både positive og negative konsekvenser for ansatte. Positive sider kan være økt ansvar og nye interessante arbeidsoppgaver og samarbeidsformer. Negative sider kan være økte krav og oppgaver, større arbeidsbelastning, tidspress, stor grad av usikkerhet. Slike forhold kan resultere i ulike stressreaksjoner og helseplager. Som følge av dette må alle omstillinger behandles som en arbeidsmiljøsak. Dette innebærer at arbeidsgiver ved omstillinger plikter å foreta en forhåndsvurdering (kartlegging og risikovurdering) av mulige negative konsekvenser for arbeidsmiljøet, og på den bakgrunn iverksette nødvendige og hensiktsmessige planer og tiltak for å forhindre og forebygge negative belastninger helseskader. Faktiske forhold og Arbeidstilsynets vurderinger: Ledelse og ansatte ved Samfundets skole beskriver en skolehverdag med endringer og omstillinger og seg selv som innehavere av stor endringskompetanse. De omstillinger skolen har vært gjennom, har etter deres vurdering ikke medført noen belastning av vesentlig karakter. I følge rektor legger skolen stor vekt på å gi god informasjon i forkant av en omstilling og inkludere alle ansatte i prosessen. Det avholdes fellesmøter og gis nødvendig opplæring. Også ansatte og verneombud deler denne framstilling, men etterlyser noe mer opplæring og videreutvikling av systematikken rundt dette. For øvrig framheves åpenhet og gjensidig hjelp og støtte som en viktig kvalitet i arbeidsmiljøet og som fremmer endringsvilje og endringskompetanse blant alle. Arbeidstilsynet ble kjent med at det ikke oppleves å være arbeidsmiljøutfordringer ved Samfundets skole som følge av endringer og omstillinger de senere år. Arbeidstilsynet antar at en rutine for å sikre systematisk kartlegging og vurdering av mulige negative arbeidsmiljøkonsekvenser ved endringer/omstillinger, vil bli utviklet ved erkjennelse av behov for dette. Vold og trusler Undersøkelser viser at det har vært en klar økning i rapportering av voldstilfeller i arbeidslivet og skolesektoren er ikke noe unntak. Ansatte i skolesektoren rapporterer noe mer om vold og trusler enn den norske sysselsatte befolkning. Arbeidstakere som utsettes for vold eller trusler, kan pådra seg alvorlige helseskader. Det gjelder ikke bare fysiske skader, men også psykiske belastninger.

8 VÅR REFERANSE 8 Faktiske forhold framkommet under tilsynet og Arbeidstilsynets vurderinger: Ved Samfundets skole har det forekommet situasjoner med vold og trusler fra elev. Som følge av dette har rektor påbegynt arbeid med å utforme en krise- og beredskapsplan som vil ivareta mange av de situasjoner som kan oppstå ved skolen, inkludert vold og trusler. I virksomheter der det er avdekket at det forekommer fare for helseskade på grunn av trusler og vold, må arbeidsgiver ha skriftlige rutiner og instrukser for hvilke forebyggende tiltak som skal iverksettes i ulike situasjoner (beredskapsplan). På bakgrunn av Arbeidstilsynets kunnskap og erfaring med skolesektoren, mener vi at alle skoler skal ha slike planer for å forebygge at situasjoner med vold og trusler får uheldige innvirkninger på arbeidstakernes helse. Samfundets skole er i ferd med å utforme en beredskapsplan som skal inneholde en rutine for håndtering av vold og trusler overfor ansatte. En slik rutine må både sikre forebygging og håndtering av slike situasjoner samt oppfølging av den som måtte være rammet. Dette innebærer og forutsetter at ansatte får opplæring og trening i håndtering av vold og trusler, og at de som måtte rammes, gjennom rutiner vil være sikret hensiktsmessig oppfølging og ettervern. Arbeidstilsynet er også kjent med et skolen skal ta i bruk et kompetansehevingsverktøy for lærere fra høsten 2009 ( PALS ). Dette verktøy antas å styrke de ansattes evne til å håndtere også utfordrende elever og foresatte. Tilrettelegging i arbeidet og oppfølging av sykmeldte Arbeidsgivers plikter når det gjelder organisering og tilrettelegging av arbeid er tredelt: Arbeidsgiver har en generell plikt til å drive systematisk forebyggings- og tilretteleggingsarbeid for et sikre et fullt forsvarlig arbeidsmiljø for alle arbeidstakere. Arbeidsgiver har en generell plikt til å organisere og tilrettelegge arbeidet for den enkelte ut i fra alder, kyndighet og øvrige forutsetninger. Arbeidsgiver har også en plikt til individuell tilrettelegging og organisering av arbeid for arbeidstakere med redusert arbeidsevne. Det er en sammenheng mellom de tre nivåene for tilrettelegging ved at jo bedre den generelle tilretteleggingen er, jo mindre behov vil det være for individuell tilrettelegging. Videre vil bedre generell organisering av arbeid og individuell tilrettelegging sannsynligvis føre til at færre arbeidstakere opplever redusert arbeidsevne i jobbsituasjonen. Faktiske forhold framkommet under tilsynet og Arbeidstilsynets vurderinger: Både ledelse og ansatte formidlet at arbeidet ved skolen i utgangspunktet er godt organisert og tilrettelagt. Det er også gitt muligheter for individuell tilrettelegging for den enkelte og spesielt for ansatte som har særskilte behov på bakgrunn av helsetilstand eller livsfase. Slike behov ble vanligvis meldt direkte til rektor eller drøftet i medarbeidersamtaler. Skolen har gode rutiner for oppfølging av sykmeldte, og både oppfølgingsmøter og dialogmøter er godt kjent for de fleste. Arbeidstilsynet fikk inntrykk av at det ikke er oppført noen rubrikk på egenmeldingsskjema for hvorvidt sykefraværet er arbeidsrelatert, og vil anmode om å innføre dette. Noen ansatte ga også uttrykk for at de ikke er kjent med sykefraværsrutinene og rettigheter og plikter rundt denne.

9 VÅR REFERANSE 9 At arbeidsmiljøet er oversiktelig og åpent og en kultur på plass der verdi og praksis er å hjelpe og støtte hverandre, tilsier også stor grad av anledning til tilrettelegging. Dette gjenspeiles i et meget lavt sykefravær og mange seniorer som forblir i arbeid. Samfundets skole framstår med et sterkt fellesskap og som en inkluderende arbeidsplass der ivaretakelse av ansatte vektlegges sterkt. Inneklima og vedlikeholdsplaner Dokumentasjon som Arbeidstilsynet har mottatt om inneklima og vedlikeholdsplaner samt opplysninger framkommet under tilsynet viser at skoleeier vedlikeholdsplan (vedlikeholdsstrategi) i hovedsak er tilfredsstillende. Men dokumentasjon synes å mangle i forhold til hvordan inneklima vil bli ivaretatt framover i tid. Arbeidstilsynet etterlyser en tilbakemelding på hvilke tiltak skolen har for håndtering av inneklima framover. Vi ber om en redegjørelse for dette innen På bakgrunn av tilsynsbesøket vurderer Arbeidstilsynet å gi følgende pålegg: Begrunnelse 1. Virksomheten skal ha et system for avvikshåndtering, jfr. arbeidsmiljøloven 4-1 (2) og internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 7. Systemet skal sørge for at arbeidstakerne kan melde fra om uønskede hendelser og uakseptable forhold. I tillegg til meldeplikten skal det være fastlagt hvordan meldingene skal følges opp og hvem som er ansvarlig for dette. Arbeidsgiver plikter å sørge for at avvikssystemet fungerer som forutsatt, jfr. internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 8. Det fremkom i tilsynet at Samfundets skole mangler system for avvikshåndtering. En slik rutine skal ihht. Internkontrollforskriftens 5-2 (2) gjøres kjent for ansatte. 2. Arbeidsmiljøloven 4-3 (3) presiserer som et krav til det psykososiale arbeidsmiljøet at arbeidstaker ikke skal utsettes for trakassering eller annen utilbørlig opptreden. For å forebygge at de ansatte utsettes for overtredelser av denne loven, må virksomheten ha rutiner for hvordan slike tilfeller skal fanges opp og behandles på tidligst mulig stadium. Det fremkom i tilsynet at Samfundets skole mangler en slik rutine for framgangsmåte og behandling av konflikter blant arbeidstakerne. Rutinen skal ihht. Internkontrollforskriftens 5-2 (2) gjøres kjent for de ansatte.

10 VÅR REFERANSE I skolene der det er fare for trusler og vold, er det nødvendig at arbeidstakerne gjennomgår opplæring og trening i å forebygge og håndtere trusler og vold. Plikten til å innføre et system som sikrer regelmessig opplæring og trening følger av arbeidsmiljøloven 3-2 (1) a) og Internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 7. I følge arbeidsmiljøloven 4-3 (4) skal arbeidstaker så langt det er mulig, beskyttes mot vold, trusler og uheldige belastninger som følge av kontakt med andre. Det fremkom i tilsynet at virksomheten mangler en slik rutine. 4. I henhold til intern kontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 2 har arbeidsgiver plikt til å sørge for at arbeidstakere har tilstrekkelig kunnskap og ferdigheter i det systematiske helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet, herunder informasjon om endringer. Dette betyr at alle ansatte må få tilstrekkelig informasjon om hvordan de ansatte vil bli fulgt opp ved eventuelt sykefravær. Det framkom i tilsynet at ikke alle ansatte var tilstrekkelig oppdatert på gjeldende rutiner for sykefraværsoppfølging. Varsel om pålegg Arbeidstilsynet har hjemmel til å gi pålegg og til å sette vilkår i arbeidsmiljøloven 18-6 (1) og (6). På bakgrunn av ovennevnte vurderer Arbeidstilsynet å gi følgende pålegg: 1. Virksomheten må utarbeide en skriftlig system for avvikshåndtering, jfr. arbeidsmiljøloven 4-1 (2) og internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 7. Pålegget anses som oppfylt når Arbeidstilsynet har mottatt en beskrivelse av avvikssystemet som er etablert. 2. Virksomheten må sørge for at alle arbeidstakere er kjent med avvikshåndteringssystemet, jfr. internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 2 Pålegget anses som oppfylt når Arbeidstilsynet har fått skriftlig tilbakemelding om hvordan informasjonstiltak er gjennomført. 3. Virksomheten må utarbeide skriftlig rutine for fremgangsmåte i, og håndtering av konflikter, jfr. arbeidsmiljølovens 4-3 (3) og 4-1 (2) jfr. internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 7. Pålegget anses som oppfylt når Arbeidstilsynet har fått tilsendt kopi av rutinen 4. Virksomheten må sørge for at alle arbeidstakere er kjent med rutinen for fremgangsmåte i, og håndtering av konflikter, jfr. internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 2.

11 VÅR REFERANSE 11 Pålegget anses som oppfylt når Arbeidstilsynet har fått skriftlig tilbakemelding om hvordan informasjonstiltak er gjennomført. 5. Virksomheten må utarbeide en rutine som sikrer de ansatte regelmessig opplæring og trening i å forebygge og håndtere vold og trusler, jf arbeidsmiljølovens 3-2 (1) a) jfr. 4-3 (4) og internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 7. Pålegget anses som oppfylt når Arbeidstilsynet har fått tilsendt kopi av rutinen. 6. Virksomheten skal informere sine medarbeidere om gjeldende rutiner for oppfølging av sykefravær, jfr. Internkontrollforskriften 5,2. ledd nr. 2 Pålegget anses som oppfylt når Arbeidstilsynet har fått skriftlig tilbakemelding om hvordan informasjonstiltak er gjennomført. Videre saksgang Hvis virksomheten har kommentarer til det som er beskrevet eller til de pålegg med frister som er vurdert, ber vi om en skriftlig tilbakemelding innen Hører vi ikke noe fra virksomheten innen fristen, vil det gis pålegg i tråd med det som er beskrevet i dette varselet. Vedtaket vil deretter bli sendt virksomheten. Med hilsen Arbeidstilsynet Vestlandet Terje Lunde Tilsynsleder (sign) Ellen Marie Marvik Inspektør (sign) Dette brevet er godkjent elektronisk i Arbeidstilsynet og har derfor ingen signatur. Kopi: Verneombud ved Samfundets skole, postboks 425, 4379 Egersund