SANDNES FRISKOLE AS Elveosen SANDNES TILSYNSRAPPORT

Transkript

1 VÅR DATO VÅR REFERANSE DERES DATO DERES REFERANSE VÅR SAKSBEHANDLER Ellen Marie Marvik tlf SANDNES FRISKOLE AS Elveosen SANDNES TILSYNSRAPPORT Vi viser til tilsyn gjennomført ved Sandnes Friskole 28. mai Til stede fra skolen: Rektor Anne Rise Brekke, inspektør Sveinung Bøe og verneombud Marit Håberg. Til stede fra Arbeidstilsynet: Inspektørene Ellen Marie Marvik og Bernt Eltervaag. Hensikten med tilsynet Tilsynet ved skolen er en del av Arbeidstilsynets nasjonale satsning Med skolen som arbeidsplass. I forbindelse med denne satsingen i 2009, gjennomfører Arbeidstilsynet tilsyn ved skoler i flere av landets kommuner, fylkeskommuner og privatskoler. Arbeidstilsynet ønsker å sette fokus på skolene og skoleeiers arbeid med å skape godt inkluderende arbeidsmiljø for arbeidstakerne i skolen. Et arbeidsmiljø som er helsefremmende og forebyggende i forhold til sykefravær og utstøting. Målet er et arbeidsmiljø hvor alle ansatte holder seg mest mulig sunne og friske, fysisk så vel som psykisk. Det handler altså om i størst mulig grad å fjerne mulige arbeidsrelaterte årsaker til helseplager og sykefravær. Et av virksomhetens viktigste redskap for å sørge for dette er gjennom det systematiske helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet (HMS-arbeidet). Systematisk HMS-arbeid er å forebygge sykdom ved å redusere risikofaktorene som forårsaker sykdom. Tilsynsgjennomføringen Tilsynet ved skolen hadde en varighet på ca. 4 timer og ble gjennomført på følgende måte: MØTE 1: Innledende møte med ledelsen og verneombud til stede (ca. 1,5 t) MØTE 2: Gruppesamtale med 3 arbeidstakere (ca. 1,5 t) MØTE 3: Avrunding av tilsynsdagen med ledelsen og verneombud (ca. 30 min.) Beskrivelse av tilsynsbesøket Sandnes Friskole er en tverrkirkelig skole som drives av menighetene Betel Hommersåk og Familiekirken. Skolen er åpen for alle som aksepterer skolens reglement og trosgrunnlag. Det er en 1-10 skole med et barnetrinn 1-7 klasse og et ungdomstrinn 8-10 klasse. Hvert trinn har en teamleder. Ved skolen er det 117 elever som hovedsakelig kommer fra Sandnes og da spesielt fra nærmiljøet i Ganddal, men også fra flere omkringliggende kommuner. Det er totalt 24 ansatte ved skolen hvorav 3 assistenter, 1 vaktmester og 3 personer i administrasjonen. Fast renholder er innleid fra rengjøringsfirma. Det er god alderspredning og flere POSTADRESSE E-POST TELEFON ORGANISASJONSNR Postboks 44 vestlandet@arbeidstilsynet.no Bergen INTERNETT TELEFAKS Norge

2 VÅR REFERANSE 2 menn ved skolen enn det som er vanlig i grunnskoler. Skolen holder til i eldre bygninger - tidligere Ganddal Møbelfabrikk. Det er etablert tett samarbeid med barneverntjenesten, Buf-etat og PPT i flere kommuner. Skolen er tilknyttet Kristne Friskolers Forbund. Skolen har inngått avtale med NAV som inkluderende arbeidslivsvirksomhet. Skolen er ikke tilknyttet bedriftshelsetjeneste. Under tilsynet hadde Arbeidstilsynet fokus på følgende tema: - Verneombud/sikring av arbeidsmiljøkompetanse - Kartlegging, risikovurdering og oppfølging av arbeidsmiljøutfordringer - Kommunikasjon og medvirkning i HMS-arbeidet - Rapportering av avvik (uheldige forhold) - Utvalgte arbeidsmiljøfaktorer: konflikter, omstillinger, vold og trusler - Organisering og tilrettelegging av arbeidet - Rutiner og prosedyrer for sykefraværsoppfølging - Oppfølging av sykemeldte arbeidstakere Disse temaene er knyttet sammen og bør sees i sammenheng, men de kan også evalueres hver for seg. Til sammen vil de kunne gi et inntrykk av skolens systematiske arbeid med HMS. Tilsynsrapporten vil være uttrykk for en samlet vurdering av de faktiske forhold som framkom under tilsyn. Arbeidstilsynet vil takke både ansatte og ledelse som viste stor imøtekommenhet og velvillighet, og som la forholdene godt til rette for gjennomføring av tilsynet! Arbeidstilsynet gjorde følgende funn under tilsynet: Verneombud og sikring av arbeidsmiljøkompetanse Verneombudet er sentral i vernetjenesten og skal velges i alle virksomheter som omfattes av arbeidsmiljøloven. Verneombudet skal ivareta arbeidstakernes interesser i saker som angår arbeidsmiljøet. Verneombudet skal se til at virksomheten er innrettet og vedlikeholdt, og at arbeidet blir utført på en måte at hensynet til arbeidstakernes sikkerhet, helse og velferd er ivaretatt. Verneombudet skal være sikret tid til å utføre arbeidet på en forsvarlig måte. Verneområdet skal være klart avgrenset og ikke større enn at verneombudet kan ha full oversikt og ivareta sine oppgaver. I undervisningssektoren er hensynet til elevene det sentrale, og ansatte sine arbeidsmiljøutfordringer står i fare for å bli oversett eller nedprioritert. Verneombudet har følgelig en meget viktig rolle i stadig å påse at også ansatte sitt arbeidsmiljø blir ivaretatt og er fullt forsvarlig. Enhver leder i en virksomhet må ha nødvendig kompetanse for å sikre at arbeidet blir planlagt, organisert og utført på en helse- og sikkerhetsmessig forsvarlig måte. Faktiske forhold framkommet i tilsynet og Arbeidstilsynets vurdering: Det er verneombud ved Sandnes Friskole. Verneombudet har ikke nødvendig opplæring i henhold til forskrift om verneombud og arbeidsmiljøutvalg (best.nr. 321) 12. Verneombudet har heller ikke avsatt fast tid til sine oppgaver. Ansatte ved skolen var lite kjent med vernetjenesten og verneombudsordningen, og opplever at verneombudet burde være mer synlig og aktiv i den daglige skolehverdagen. Arbeidstilsynet ble

3 VÅR REFERANSE 3 orientert om at verneombudet skal ut i permisjon og nytt verneombud skal gjennomgå nødvendig opplæring i september Rektor har gjennomgått HMS-opplæring og var også kjent med nye lovkrav om forebygging og oppfølging av sykefravær. Ledelsen og ansatte ved skolen ser betydningen av å sikre arbeidsmiljøkompetanse ved skolen. Skolen er relativt ny og framdeles gjenstår å få på plass en del systemer og rutiner. Etter Arbeidstilsynets vurdering har skolen et forbedringspotensiale når det gjelder bruk av verneombudet og verneombudsordningen. Verneombudet må gis tilstrekkelig tid til å ivareta sine oppgaver og være en synlig og aktiv aktør og pådriver blant ansatte og ledelse. Arbeidsmiljøutfordringer og skolens systematiske HMS-arbeid Arbeidsmiljølovgivningen pålegger arbeidsgiver å ha systemer som ivaretar helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet (HMS) i virksomheten. Systematisk arbeid med HMS er blant annet et verktøy for å ivareta og utvikle godt arbeidsmiljø og helsefremmende arbeidsplasser. HMS-systemet skal tilpasses de oppgaver og den organisering virksomheten har. Faktiske forhold framkommet under tilsynet og Arbeidstilsynets vurderinger: I samtale med både ledelse og ansatte og i en fersk arbeidsmiljøkartlegging kom det fram at det er stor trivsel blant ansatte flest ved Sandnes Friskole. Arbeidsmiljøet er svært godt og kjekt, understreker verneombudet. Uttalelser som I en friskole som dette er det mange kvaliteter jeg ikke kjente til før jeg begynte her, gis av flere ansatte. En utpreget dugnadsånd, stort engasjement blant foreldre, større fleksibilitet generelt, framheves blant de mange positive kvaliteter. Samtidig byr også Sandnes Friskole på en del særskilte utfordringer: Å opprette og etablere en ny skole krever mye innsats, tid og ressurser både for ledelse og ansatte Noen klasser på barnetrinnet har svært få elever og krever helt spesielle grep Også her som ved andre privatskoler er det en overvekt av barn med særskilte behov Stort arbeidspress det er travelt opplyser rektor - spesielt på ungdomstrinnet og i særskilte perioder med eksamen og tilbakemeldinger til elever og foresatte Stor merbelastning på kolleger ved sykdom, må ta over Foreldres forventninger om å påvirke undervisningen og skolehverdagen. Spesielt vanskelig oppleves dette å kunne være i saker der trosspørsmål står sentralt En utradisjonell bygningsmasse fra møbelfabrikk til skole er ikke ukomplisert Både ledelse og ansatte formidler at de mange små og store endringer og omstillinger i skolen tar mye tid og ressurser. Når man i tillegg skal bygge opp en ny og fristilt skole en nybrottskole slik ansatte formulerer det - uten det støtteapparat som ordinære kommunale skoler har, kan dette til tider oppleves som meget krevende. Det er veldig mye som skal på plass, sier ledelsen. At noen foreldre ønsker å ha stor innflytelse på barnas skolesituasjon, oppleves av ansatte jevnt over som positivt. Samtidig etterlyses mer klare retningslinjer og praksis på dette området. Her må vi være enige og stå samlet og det må være helt klart hvem som skal håndtere dette, når og hvordan.

4 VÅR REFERANSE 4 Hva som tolereres eller ei av elever og foresatte, varierer naturlig nok også blant ansatte. Det kan oppleves som en utfordring for eksempel at noen er mer strikse mens andre er mer romslige. Skolen har et utfordrende bygningsmasse som har både sine positive og negative sider. Ansatte formidlet at de savnet noen av de fasiliteter som er vanlige ved skoler, som vaskefasiliteter, standard-rom-løsninger for spesialrom. Det er også støy-problemer og problemer med oppvarming i noen lokaler. Arbeidsmiljøutfordringer som her er omtalt har blitt tilkjennegjort i mange sammenhenger. Ledelsen ved skolen og ansatte hadde alle kjennskap til og medvirket i de fora for kartlegginger av arbeidsmiljøutfordringene skolen har; medarbeidersamtaler og årlige vernerunder. En særskilt arbeidsmiljøkartlegging er nylig foretatt. Ved skolens oppstart i august og i januar står HMS som eget punkt på dagsorden på felles personalmøte. I team-møter og plangruppemøter og felles personalmøter ellers blir også saker relatert til HMS tatt opp fortløpende. Dette er helt naturlig da de saker og tema som der hører hjemme også har avgjørende betydning for eget arbeidsmiljø. Teamledere samhandler direkte med rektor/inspektør, har jevnlige møter med dem og formidler derigjennom saker videre til ansvarlig utøvende. Ansatte forteller at utfordringer også kan bli tatt opp i direkte samtaler mellom og rektor. Rektor og inspektør har møte annen hver uke med tillitsvalgt. Det planlagges også faste møter med verneombudet 2 ganger årlig. Ansatte framhever også klubbmøter som en sentral og veldig bra arena for saker og problemstillinger relatert til HMS. Det blir formidlet tanker om at spesielt mindre virksomheter - som Sandnes Friskole - bør ha på plass formaliserte systemer for kartlegging og oppfølging av arbeidsmiljøutfordringer for at sikre at slike skal komme til uttrykk. Det kan ellers lett bli for personfokusert og uformelt. Sandnes Friskole benytter et Kvalitetssikringssystem som er utarbeidet av Kristne Friskolers Forbund. I dette system er det blant annet utarbeidet planer og skjemaer for kartlegging og oppfølging av ansattes arbeidsmiljø (internkontroll/hms-arbeid). Det er et tilsvarende, men noe mer utfyllende system for elevenes skolemiljø. Flere av de oppsatte kontroll- og vurderingstiltak i dette er like aktuelle også i forhold til ansattes arbeidsmiljø. Det blir påpekt i innledning Kvalitetssikringssystemet Del B. Ansattes arbeidsmiljø at denne del må suppleres med rutiner utviklet og tilpasset den enkelte skole og blir da vist til kap. 4 i Administrasjonspermen. Det er utviklet en handlingsplan HMS Sandnes Friskole , men den synes i hovedsak å være rettet inn mot elever og skolemiljø og ivaretar i begrenset grad de ansatte behov. Ansatte viser for øvrig til god utøvelse av vaktmesterfunksjonen. Han er raskt tilstede og utbedrer etter påpeking av mangler i det fysiske arbeidsmiljøet lett tilgjengelig og effektiv! Arbeidstilsynet konkluderer med at Sandnes Friskole skole har flere verktøy (vernerunde, arbeidsmiljøkartlegging/medarbeidersamtaler)og arenaer/fora for kartlegging av arbeidsmiljøutfordringer som også sikrer informasjon og medvirkning for ansatte. Ettersom andre saker enn ansattes arbeidsmiljø inngår som sentrale tema i disse fora, er det særdeles viktig at ansattes arbeidsmiljø settes opp som eget tema under disse møter.

5 VÅR REFERANSE 5 Arbeidstilsynet vil framheve bruk av vernerunder som en særdeles viktig rutine for å sikre at også ansattes arbeidsmiljø blir tilstrekkelig og systematisk kartlagt og prioritert. Her har verneombudet en viktig funksjon. Prioritering av satsningsområder blant arbeidsmiljøutfordringerne må foretas på bakgrunn av en risikovurdering der også verneombudet er involvert. Arbeidstilsynet etterlyser en oversiktelig handlingsplan for oppfølging av de arbeidsmiljøutfordringer som avdekkes/kartlegges gjennom verktøy og i de ulike arenaer. De prioriterte arbeidsmiljøutfordringer for ansatte som danner grunnlaget for en egen handlingsplan eller inkluderes i den årlige handlingsplanen for skolen må også inkludere organisatoriske og psykososiale utfordringer. Det må være en sammenheng mellom det som framkommer i arbeidsmiljøkartleggingene og innholdet i handlingsplanen. Kvalitetssikringssystemet skolen har tatt i bruk- inkludert årshjul HMS - synes å gi et meget godt rammeverk/verktøy for et vel-fungerende HMS-system der også ansattes arbeidsmiljø vil bli ivaretatt Systemet synes foreløpig å være noe mangelfullt utviklet og implementert i Sandnes Friskole. Arbeidstilsynet ble gjort kjent med at skolen er i ferd med å utvikle et IKT/WEB-basert HMSsystem med utgangspunkt i det overnevte kvalitetssikringssystemet, og at nødvendige rutiner her vil få sin naturlige plass. Vi anser at skolen er inne i en god prosess for etablering og utvikling av HMS styringsverktøy ved skolen. På denne bakgrunn velger Arbeidstilsynet ikke å gi pålegg om å innføre dette. System for rapportering av avvik For å kunne redusere arbeidsmiljøbelastninger er det viktig at avvik/uønskede hendelser som er relatert for eksempel til tidspress, organisatoriske forhold, ergonomi, støy og bygningsmessige forhold, blir registrert, rapportert og fulgt opp. Dette krever at virksomheten har et fungerende avviksrapporteringssystem. Dette vil si et system der arbeidstakerne er pålagt å melde fra om uønskede forhold. I tillegg til meldeplikten må det være et system for hvordan meldingene blir fulgt opp og hvem som er ansvarlig for oppfølgingen. Kravet til å etablere et avviksrapporteringssystem følger av internkontrollforskriften (best.nr. 544) 5 andre ledd nr. 7. Et slikt system skal være skriftlig ettersom forskriften krever at det skal dokumenteres. Et godt fungerende avvikssystem er et viktig bidrag til at virksomheten skal være en lærende og utviklende organisasjon i forhold til HMS-arbeid. Godt fungerende avvikssystem gjør en organisasjon i stand til å rette opp og hindre gjentakelse av feil og mangler. Foruten at skriftlighet fører til at arbeidet blir mindre personavhengig, bidrar det til å sikre at saker som ikke kan bli løst på et nivå, blir løftet videre i organisasjonen slik at nødvendige aktiviteter kan sikres. Faktiske forhold framkommet under tilsynet og Arbeidstilsynets vurderinger: Det framkom i samtale med ansatte at det praktiseres et meldesystem for fysiske defekter/mangler i form av et skjema som går direkte til og håndteres av vaktmester på en utmerket og ukomplisert måte. Tilsvarende avvikssystem for andre forhold enn de rent fysiske er ikke utviklet. Slike avvik/uønskede hendelser blir tatt opp direkte med rektor/inspektør, eller med andre som har

6 VÅR REFERANSE 6 innflytelse på forholdet. Ledelsen opplever at dette fungerer stort sett greit og Det kan bli for meget dokumentasjon og skriftlighet. Sandnes Friskole har heller ikke noen rutine for hvordan man skal ta i mot og behandle klager som måtte komme fra elever eller foreldre. Slike klager eller henvendelser generelt ble ofte tidligere tatt direkte opp med rektor. Etter ønske fra ansatte er den enkelte kontaktlærer nå mer involvert i forhold til slike henvendelser, som deretter ofte blir drøftet med kolleger/ledelse. Arbeidstilsynet ser et stort forbedringspotensiale for Sandnes Friskole hva angår rutiner for rapportering av avvik og uønskede hendelser, både hvordan disse skal meldes og hvordan de skal følges opp. Det er ikke utviklet en intern kultur for å ta opp uheldige hendelser/avvik på en ensartet, systematisk og skriftlig måte ved Sandnes Friskole utover ved mer enkle fysiske feil/mangler. Arbeidstilsynet har forståelse for at forhold som ikke fungerer tilfredsstillende, søkes løst så raskt som mulig og derfor ofte foregår direkte og muntlig når mulighetene ligger til rette for dette. Men gode rutiner for avvikshåndtering sikrer synliggjøring, ensartet reaksjon og god oversikt over forhold som må forbedres. Det er av vesentlig betydning at alle gjøres kjent med rutinen og oppfordres til ensartet bruk av den overfor samme type avvik. Arbeidstilsynet er kjent med at skoler opplever økende krav og klager fra foreldre og elever. Slike klager blir i mange tilfeller tilfeldig behandlet, noe som kan føre til stor usikkerhet for ansatte, til konflikter, ulik håndtering og uheldig saksbehandling. Spesielt gjelder dette saker hvor det framkommer påstander om kritikkverdige forhold foretatt av lærer/assistent. Dette tilsier at håndtering av klager fra elever/foreldre må formaliseres inn i en entydig og enkel skriftlig rutine for å sikre ensartet praksis som ivaretar både klager og ansatt. Utvalgte arbeidsmiljøfaktorer: konflikter, omstillinger, vold og trusler Arbeidstilsynet har gjennom tidligere erfaring fra tilsyn og gjennom behandling av enkeltsaker, valgt å fokusere på et utvalg av problemstillinger som synes relevant i skolesektoren. Problemstillingene ble løftet fram som egne tema under tilsynet. Nedenfor vil det bli gitt en oppsummering i forhold til disse. Et fellestrekk for disse temaene er at de kan være kilden til psykososial belastning, sykefravær og i sin ytterste konsekvens utstøting av yrkeslivet. Disse problemstillingene må også være en del av virksomhetens systematiske arbeid med HMS og gjenspeiles i blant annet rutiner som skal sikre ivaretakelse av eller forebygge utfordringer i arbeidsmiljøet. HMS rutinene må også tilpasses de lokale forhold og de utfordringer som den enkelte arbeidsplass har. Konflikter og konflikthåndtering Konflikter har med forskjellighet å gjøre, og på en arbeidsplass møtes mennesker som er ulike i sine væremåter, i sine oppfatninger og fortolkninger og som har varierte syn på hvordan arbeid og samarbeid skal foregå. Slike forskjeller vil ofte være berikende og gi grunnlag for vekst og utvikling, og arbeidstakere vil oppleve at de utfyller hverandre. Men slike forskjeller kan også være en grobunn for konflikter og da spesielt i stressende situasjoner. At konflikter oppstår er helt naturlig. Men dersom de ikke løses, kan de splitte opp arbeidsmiljø, bli langvarige og fastlåste og føre til sykdomsframkallende belastninger blant berørte. Det kan også være en fare for at uløste konflikter utvikler seg til mobbe/trakasseringssituasjoner. Faktiske forhold og Arbeidstilsynets vurderinger:

7 VÅR REFERANSE 7 Rektor viser til en rutine for konflikthåndtering som er utarbeidet av Utdanningsforbundet og som blir vurdert å innføre ved skolen etter mulige justeringer. Det må utvikles en rutine for konflikthåndtering ved Sandnes Friskole som også innbefatter konflikter der ledelsen kan være involvert. Verneombudet må sikres en sentral trolle ved utvikling av en slik rutine. Omstillinger Undervisningssektoren har de siste årene gjennomgått store endringer og omstillinger som innføring av nye evalueringsmåter og lærerplaner, endrede arbeidstidsordninger og økt bruk av data i mange sammenhenger Omstilling, som vil si større endringer i en enhets organisasjon, eller måter å løse oppgaver på, kan innebære både positive og negative konsekvenser for ansatte. Positive sider kan være økt ansvar og nye interessante arbeidsoppgaver og samarbeidsformer. Negative sider kan være økte krav og oppgaver, større arbeidsbelastning, tidspress, stor grad av usikkerhet. Slike forhold kan resultere i ulike stressreaksjoner og helseplager. Som følge av dette må alle omstillinger behandles som en arbeidsmiljøsak. Dette innebærer at arbeidsgiver ved omstillinger plikter å foreta en forhåndsvurdering (kartlegging og risikovurdering) av mulige negative konsekvenser for arbeidsmiljøet, og på den bakgrunn iverksette nødvendige og hensiktsmessige planer og tiltak for å forhindre og forebygge negative belastninger helseskader. Faktiske forhold og Arbeidstilsynets vurderinger: Ledelse og ansatte ved Sandnes Friskole omtaler endringer og omstillinger som en naturlig del av skolehverdagen. Slike forhold ble i liten grad problematisert, med unntak av de krav om rapportering og dokumentasjon som oftest følger med nytt som innføres. Skolens organisering med team-møter, teamledere som har faste møter med ledelsen gjennom plangruppemøter, hyppige personalmøter og Utdanningsforbundets posisjon på skolen - synes for Arbeidstilsynet å legge til rette for god informasjon og påvirkningsmuligheter ved endringer/omstillinger samt avdekking av behov for kompetanseutvikling. Også medarbeidersamtaler presenteres som arena som vil fange opp behov for kompetanseutvikling og opplæring. Skolen har derimot ingen skriftlig rutine for å sikre en systematisk kartlegging og vurdering av mulige negative arbeidsmiljøkonsekvenser ved endringer/omstillinger. Sandnes Friskole må gjennom en skriftlig rutine sikrer at det blir gjennomført kartlegginger og vurderinger ved større endringer og omstillinger ved skolen. Vold og trusler Undersøkelser viser at det har vært en klar økning i rapportering av voldstilfeller i arbeidslivet og skolesektoren er ikke noe unntak. Ansatte i skolesektoren rapporterer noe mer om vold og trusler enn den norske sysselsatte befolkning. Arbeidstakere som utsettes for vold eller trusler, kan pådra seg alvorlige helseskader. Det gjelder ikke bare fysiske skader, men også psykiske belastninger. Faktiske forhold framkommet under tilsynet og Arbeidstilsynets vurderinger: Det har forekommet vold og trusler fra elev ved skolen. Buf-etat og psykolog var involvert, og alle ansatte fikk opplæring i forhold til forebygging og håndtering av slike situasjoner.

8 VÅR REFERANSE 8 I virksomheter der det er avdekket at det forekommer fare for helseskade på grunn av trusler og vold, må arbeidsgiver ha skriftlige rutiner og instrukser for hvilke forebyggende tiltak som skal iverksettes i ulike situasjoner (beredskapsplan). På bakgrunn av Arbeidstilsynets kunnskap og erfaring med skolesektoren, mener vi at alle skoler skal ha slike planer for å forebygge at situasjoner med vold og trusler får uheldige innvirkninger på arbeidstakernes helse. Det er tilsvarende viktig å ha en rutine som kan avdekke behov hos personer som har vært utsatt for truende eller voldelige situasjoner, som samtaler med helsepersonell, avlastning i arbeidssituasjon m.m. Ansatte ved Sandnes Friskole har hatt en del opplæring i håndtering av vold og trusler. Hvorvidt denne kunnskap er oppdatert og generell nok til å også omfatte vold og trussel-situasjoner generelt, må avklares med ansatte og ledelse. Ansatte må gjennom rutiner være sikret hensiktsmessig oppfølging og ettervern. Sandnes Friskole må etablere en rutine for håndtering av vold og trusler overfor ansatte. En slik rutine må både sikre forebygging og håndtering av slike situasjoner samt oppfølging av den som måtte være rammet Tilrettelegging i arbeidet og oppfølging av sykmeldte Arbeidsgivers plikter når det gjelder organisering og tilrettelegging av arbeid er tredelt: Arbeidsgiver har en generell plikt til å drive systematisk forebyggings- og tilretteleggingsarbeid for et sikre et fullt forsvarlig arbeidsmiljø for alle arbeidstakere. Arbeidsgiver har en generell plikt til å organisere og tilrettelegge arbeidet for den enkelte ut i fra alder, kyndighet og øvrige forutsetninger. Arbeidsgiver har også en plikt til individuell tilrettelegging og organisering av arbeid for arbeidstakere med redusert arbeidsevne. Det er en sammenheng mellom de tre nivåene for tilrettelegging ved at jo bedre den generelle tilretteleggingen er, jo mindre behov vil det være for individuell tilrettelegging. Videre vil bedre generell organisering av arbeid og individuell tilrettelegging sannsynligvis føre til at færre arbeidstakere opplever redusert arbeidsevne i jobbsituasjonen. Faktiske forhold framkommet under tilsynet og Arbeidstilsynets vurderinger: Både ledelse og ansatte formidlet at skolen i utgangspunktet er godt organisert og tilrettelagt. Det er også gitt muligheter for individuell tilrettelegging for den enkelte og spesielt for ansatte som har særskilte behov på bakgrunn av helsetilstand eller livsfase. Det kan være aktuelt med undervisning av mindre grupper, å få faste fridager, å slippe å være kontaktlærer, å slippe lange dager eller å ha spesielt krevende elever. Slike behov ble vanligvis meldt direkte til rektor eller inspektør, eller drøftet i medarbeidersamtaler. Her er veldig god kultur for tilrettelegging, ledelsen har gjort sitt ytterste og beste for å tilrettelegge, uttaler ansatte. Nødvendig informasjon til kolleger ved individuell tilrettelegging, bør derimot sikres bedre. Skolen har gode rutiner for oppfølging av sykmeldte, og både oppfølgingsmøter, dialogmøter og støtteordninger fra NAV er godt kjent og etter hvert også forankret. Skolen har en inkluderende holdning og har hatt flere personer inne på utprøving/avklaring.

9 VÅR REFERANSE 9 Grunnet virksomhetens alderssammensetning har ikke skolen valgt å prioritere utvikling av egne seniorpolitiske tiltak, kun de som er nedfelt i avtale/lov er gjeldende i dag. Sandnes Friskole framstår som en inkluderende arbeidsplass både for egne ansatte og for personer med behov for avklaring og utprøving av egen arbeidsevne. For å bevare dette må ansatte jevnlig informeres om foreliggende regler og rutiner, rettigheter og plikter både for ansatte og ledelse. Arbeidstilsynet vil anbefale at også Sandnes Friskole vurderer aktuelle seniorpolitiske tiltak. De fleste kommuner har allerede innført en rekke seniorpolitiske tiltak som oppleves som meget positive og av stor betydning for at lærere og andre ansatte vil kunne makte å fortsette også som seniorer innen skolen. Inneklima og vedlikeholdsplaner Den oversendte dokumentasjon om inneklima og vedlikeholdsplaner samt opplysninger framkommet under tilsynet, tilsier at skoleeiers vedlikehold (vedlikeholdsstrategi) i hovedsak framstår som tilfredsstillende. Arbeidstilsynet har ingen anmerkninger til denne. På bakgrunn av tilsynsbesøket vurderer Arbeidstilsynet derfor å gi følgende pålegg: Begrunnelse 1. Verneombudet mangler tilfredsstillende opplæring. I henhold til forskrift om verneombud og arbeidsmiljøutvalg (best.nr. 321) 12 skal verneombud få den opplæring som er nødvendig for at de kan utføre sine verv på en forsvarlig måte. 2. Virksomheten skal ha et system for avvikshåndtering, jfr. arbeidsmiljøloven 3-1 (2) e og internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 7. Systemet skal sørge for at arbeidstakerne kan melde fra om uønskede hendelser og uakseptable forhold. I tillegg til meldeplikten skal det være fastlagt hvordan meldingene skal følges opp og hvem som er ansvarlig for dette. Arbeidsgiver plikter å sørge for at avvikssystemet fungerer som forutsatt, jfr. internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 8. Det fremkom i tilsynet at virksomheten mangler system for avvikshåndtering 3. Virksomheten må ha en rutine for håndtering og behandling av klager fra elever eller foreldre, som bl.a. omhandler arbeidstakere, jfr. arbeidsmiljølovens 4-1 (2) jfr. internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 7. Arbeidstilsynets erfaring er at slike klager i mange tilfeller blir tilfeldig behandlet, noe som igjen kan føre til ulikheter, konflikter, utilbørlige saksbehandlingsprosesser, mv. Det fremkom i tilsynet at virksomheten mangler en slik rutine. 4. Arbeidsmiljøloven 4-3 (3) presiserer som et krav til det psykososiale arbeidsmiljøet at arbeidstaker ikke skal utsettes for trakassering eller annen utilbørlig opptreden. For å forebygge at de ansatte utsettes for overtredelser av denne loven, må virksomheten ha rutiner for hvordan slike tilfeller skal fanges opp og behandles på tidligst mulig stadium. Arbeidsgiver pålegges derfor å opprette en rutine for fremgangsmåte og behandling av

10 VÅR REFERANSE 10 konflikter blant arbeidstakerne. Rutinen skal ihht. internkontrollforskriftens 5-2 (2) gjøres kjent for de ansatte. 5. Arbeidsgiver plikter å forebygge at omstillinger fører til negative konsekvenser for arbeidsmiljøet jfr. arbeidsmiljøloven 3-1(2) d. Plikten til å dokumentere aktivitetene skriftlig følger av internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr.6. Forhåndsvurderinger vil omfatte alle arbeidsmiljøfaktorer som kan påvirkes av endringen, både fysiske og psykiske faktorer. For å sikre at aktivitetene gjennomførers når det er nødvendig, er det påkrevd med rutiner som sikrer dette, jfr. internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 7. For at de ansatte skal mestre/ bearbeide omstillingsprosesser på en god måte, vil det være avhengig av graden av informasjon, kommunikasjon, medvirkning og medbestemmelse. Rutinen må derfor sikre at dette ivaretas på en god måte, jf arbeidsmiljøloven 4-2 (2) c) og e) og 4-2 (3). Det fremkom i tilsynet at virksomheten mangler en slik rutine. 6. Arbeidsgiver plikter å planlegge arbeidet slik at arbeidstakerne ikke utsettes for psykiske eller fysiske belastninger, jfr. arbeidsmiljøloven 4-1(2). Arbeidsmiljøloven setter også direkte krav til at arbeidstakere skal, så langt det er mulig, beskyttes mot vold, trusler og uheldige belastninger som følge av kontakt med andre, jfr. arbeidsmiljøloven 4-3 (4). Vi forventer derfor at skolene har utarbeidet beredskapsplaner som beskriver hvordan vold og trusselsituasjoner skal håndteres og berørte arbeidstakere følges opp, og at arbeidstakeren er kjent med dem. Plikten til å etablere rutiner og instrukser følger av arbeidsmiljøloven 3-1(2) og internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 7. Det fremkom i tilsynet at virksomheten mangler en slik rutine. 7. I skolene der det er fare for trusler og vold, er det nødvendig at arbeidstakerne gjennomgår opplæring og trening i å forebygge og håndtere trusler og vold. Plikten til å innføre et system som sikrer regelmessig opplæring og trening følger av arbeidsmiljøloven 3-2 (1) a) og Internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 7. I følge arbeidsmiljøloven 4-3 (4) skal arbeidstaker så langt det er mulig, beskyttes mot vold, trusler og uheldige belastninger som følge av kontakt med andre. Det fremkom i tilsynet at virksomheten mangler en slik rutine. Varsel om pålegg Arbeidstilsynet har hjemmel til å gi pålegg og til å sette vilkår i arbeidsmiljøloven 18-6 (1) og (6). På bakgrunn av ovennevnte vurderer Arbeidstilsynet å gi følgende pålegg: 1. Arbeidsgiver må sørge for at verneombudet får den opplæring som er nødvendig for å kunne utføre sine oppgaver på en forsvarlig måte, jfr. forskrift om verneombud og arbeidsmiljøutvalg 12. Pålegget anses som oppfylt når Arbeidstilsynet har fått dokumentasjon på at verneombudet har fått nødvendig opplæring eller bekreftelse for påmeldt kurs. 2. Virksomheten må utarbeide en skriftlig system for avvikshåndtering, jfr. arbeidsmiljøloven 3-1 (2) e og internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 7.

11 VÅR REFERANSE 11 Pålegget anses som oppfylt når Arbeidstilsynet har mottatt en beskrivelse av avvikssystemet som er etablert. 3. Virksomheten må sørge for at alle arbeidstakere er kjent med avvikshåndteringssystemet, jfr. internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 2 Pålegget anses som oppfylt når Arbeidstilsynet har fått skriftlig tilbakemelding om hvordan informasjonstiltak er gjennomført. 4. Virksomheten må utarbeide skriftlig rutine for håndtering av elev og foreldreklager, jfr. arbeidsmiljølovens 4-1 (2) jfr. internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 7. Pålegget anses som oppfylt når Arbeidstilsynet har fått tilsendt kopi av rutinen. 5. Virksomheten må sørge for at alle arbeidstakerne er kjent med rutinen for håndtering av elev og foreldreklager, jfr. internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 2. Pålegget anses som oppfylt når Arbeidstilsynet har fått skriftlig tilbakemelding om hvordan informasjonstiltak er gjennomført. 6. Virksomheten må utarbeide skriftlig rutine for fremgangsmåte i, og håndtering av konflikter, jfr. arbeidsmiljølovens 4-3 (3) og 4-1 (2) jfr. internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 7. Pålegget anses som oppfylt når Arbeidstilsynet har fått tilsendt kopi av rutinen 7. Virksomheten må sørge for at alle arbeidstakere er kjent med rutinen for fremgangsmåte i, og håndtering av konflikter, jfr. internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 2. Pålegget anses som oppfylt når Arbeidstilsynet har fått skriftlig tilbakemelding om hvordan informasjonstiltak er gjennomført. 8. Virksomheten skal etablere skriftlige rutiner for å sikre at det gjennomføres en vurdering av arbeidsmiljøkonsekvenser i forkant av endringer og omstillinger i virksomheten, jfr. arbeidsmiljøloven 3-1(2) d, jfr. internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 7. Pålegget anses som oppfylt når Arbeidstilsynet har fått tilsendt kopi av rutinen

12 VÅR REFERANSE Virksomheten må utarbeide en skriftlig beredskapsplan / rutine som beskriver hvordan vold og trusselsituasjoner skal håndteres og hvordan berørte arbeidstakere følges opp, jfr. arbeidsmiljøloven 4-3 (4) og 3-1(2) og internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 7. Pålegget anses som oppfylt når Arbeidstilsynet har fått tilsendt kopi av rutinen. 10. Virksomheten må sørge for at alle arbeidstakere er kjent med den skriftlige beredskapsplan /rutine for håndtering av vold og trusselsituasjon og hvordan berørte arbeidstakere skal følges opp, jfr. internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 2. Pålegget anses som oppfylt når Arbeidstilsynet har fått skriftlig tilbakemelding om hvordan informasjonstiltak er gjennomført. 11. Virksomheten må utarbeide en rutine som sikrer de ansatte regelmessig opplæring og trening i å forebygge og håndtere vold og trusler, jf arbeidsmiljølovens 3-2 (1) a) jfr. 4-3 (4) og internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 7. Pålegget anses som oppfylt når Arbeidstilsynet har fått tilsendt kopi av rutinen. Videre saksgang Hvis virksomheten har kommentarer til det som er beskrevet eller til de pålegg med frister som er vurdert, ber vi om en skriftlig tilbakemelding innen Hører vi ikke noe fra virksomheten innen fristen, vil det gis pålegg i tråd med det som er beskrevet i dette varselet. Vedtaket vil deretter bli sendt virksomheten. Med hilsen Arbeidstilsynet Vestlandet Terje Lunde Tilsynsleder (sign) Ellen Marie Marvik Inspektør (sign) Dette brevet er godkjent elektronisk i Arbeidstilsynet og har derfor ingen signatur. Kopi til: Verneombud ved Sandnes Friskole Elveosen SANDNES