KS SvarUt Hvordan konfigurere, bruke og administrere tjenesten Versjon 8, september 2015
KS SvarUt Side 2 av 18 Innhold 1. Innledning... 3 2. Hva er SvarUt?... 4 3. Fra saksbehandler til mottaker... 6 3.1. Saksbehandler ekspederer brevet... 6 3.2. Er forsendelsen gyldig?... 6 3.3. Lagring og videresending... 6 3.4. Varsling gjennom Altinn... 6 3.5. Mottaker leser meldingen i Altinn... 7 3.6. Varsel gjennom SDP... 7 3.7. Mottakeren får brev i posten... 7 4. Tilgang til tjenesten... 8 5. Konfigurasjon av SvarUt... 9 5.1. Konfigurasjon av organisasjonen... 9 5.1.1. Tilganger... 9 5.1.2. Administrasjon... 10 5.1.3. Faktura... 10 5.2. Konfigurasjon av avsenderen... 11 5.2.1. Forsidetekst... 11 5.2.2. Altinn... 11 5.2.3. SDP... 12 5.2.4. Print... 12 5.2.5. Servicepassord og sammenkopling av fagsystem og SvarUt... 12 5.2.6. Tilganger... 13 6. Andre funksjoner... 14 6.1. Statistikker og grafiske fremstillinger... 14 6.2. Forsendelser... 15 6.3. Send forsendelse... 15 6.4. Manuell print... 17 6.5. Hjelp... 17 6.6. Utlogging... 17 1. Forslag til forsidetekst... 18
KS SvarUt Side 3 av 18 1. Innledning Hensiktene med dette dokumentet er i første rekke å beskrive den konfigurasjonen som lokal administrator i kommunen eller fylkeskommunen må foreta for å ta i bruk tjenesten. Dokumentet inneholder også en kort beskrivelse av tjenesten og også beskrivelse av andre funksjoner som lokal administrator har tilgang til. Målgruppen er altså primært lokal administratorer i kommuner og fylkeskommuner, men dette kan også ha interesse for leverandører av sak/arkivsystemer og andre fagsystemer som skal kommunisere med SvarUt. I dette dokumentet er, for enkelhets skyld, begrepet «kommune» ensbetydende både med kommune, fylkeskommune og andre virksomheter som har tegnet avtale om bruk av SvarUt. Spørsmål og andre henvendelser rettes til på epostadressen svarut@ks.no.
KS SvarUt Side 4 av 18 2. Hva er SvarUt? SvarUt er en løsning har etablert for å kunne sende utgående post fra kommunen i et elektronisk format og for å innføre sentralisert løsning for utsending av vanlig brevpost. Denne komponenten implementeres mellom kommunens egne fagsystemer på den ene siden og Altinn, Sikker Digital Post og sentral utskriftsleverandør på den andre siden. Oppgaven denne komponenten løser er distribusjon av meldinger/vedtak til riktig meldingstjeneste, nødvendig loggføringer og eventuell distribusjon til ordinær postgang. Forsendelsene adresseres på vanlig måte. I tillegg påføres fødselsnummer eller organisasjonsnummer for å oppnå digital forsendelse. Figur 1 viser det ene grensesnittet som er viktig for kommunen, nemlig fra fagsystemet til SvarUt. Figur 1: Enkel systemskisse I Figur 2 vises hele gangen gjennom systemet. Her er det også illustrert et alternativt grensesnitt for manuell innsending av forsendelser. Som skissen viser, foretas det først en validitetskontroll. Er forsendelsen riktig adressert? Er fødselsnummer og/eller organisasjonsnummer riktig skrevet? Følger selve brevet med? Det er for øvrig også mulig å sende forsendelser manuelt i SvarUt, altså uten å bruke et fagsystem. Figur 2: Forsendelser fra saksbehandler til mottaker Dersom alt er korrekt, noe som vanligvis sak/arkivsystemet sørger for, blir det vurdert om dette kan sendes digitalt. Forsendelser som ikke kan sendes digitalt blir sendt direkte til utskrift og sendt videre som brevpost. Dersom det foreligger et fødselsnummer blir det foretatt et oppslag i kontakt- og reservasjonsregisteret. Resultatet av dette bestemmer videre ruting av forsendelsen. Dersom kommunen har valgt å knytte seg til Sikker Digital Post (SDP), vil SvarUt sjekke i kontakt- og reservasjonsregisteret om mottaker har valgt postkasse. Har mottaker det, blir forsendel-
KS SvarUt Side 5 av 18 sen sendt til postkassen og det blir umiddelbart sendt et varsel til mottakeren om dette. Dersom mottakeren ikke har valgt postkasse, blir forsendelsen sendt til Altinn, som også umiddelbart sender et varsel til mottaker. Post til virksomheter blir alltid sendt til Altinn. Post som sendes gjennom SDP til innbyggerne som har valgt postkasse regnes som «levert». Post som sendes gjennom Altinn, men som ikke leses innen 2 virkedager sendes som brevpost. Post til privatpersoner som har reservert seg mot digital kommunikasjon, blir selvsagt sendt som brevpost.
KS SvarUt Side 6 av 18 3. Fra saksbehandler til mottaker For å illustrere forsendelsens vei fra saksbehandler i kommunen til innbyggeren mottar dette, har vi tatt utgangspunkt i et tenkt tilfelle hvor Storevik kommune inviterer til informasjonsmøte om SvarUt. 3.1. Saksbehandler ekspederer brevet Saksbehandler har skrevet brevet, som vist i Figur 3, og ekspederer dette gjennom kommunens sak/arkivsystem. I sak/arkivsystemet påføres fødselsnummer for posten til innbyggerne og organisasjonsnummer for post til virksomhetene, i tillegg til ordinær postadresse. Deretter ekspederes dette til SvarUt. Alternativt kan også saksbehandler også sende dette via SvarUts manuelle grensesnitt, som vist i Figur 4. Figur 3: Eksempel på brev 3.2. Er forsendelsen gyldig? Ved mottak vil SvarUt-komponenten kontrollere om forsendelsen er gyldig. Figur 4: Manuell forsendelse 3.3. Lagring og videresending Dersom forsendelsen er gyldig vil den lagres i SvarUts forsendelsesarkiv. Her vil brevet bli arkivert i minst 3 måneder. Deretter blir det foretatt en vurdering av om denne kan sendes digitalt. Det må da foreligge et gyldig fødsels- eller organisasjonsnummer. I vårt eksempel har vi adressert dette til et firma med et gyldig organisasjonsnummer. 3.4. Varsling gjennom Altinn Altinn sender et varsel til mottaker om at det har kommet post fra kommunen. Mottakeren får dette som SMS og/eller som epost som vist i Figur 5 Figur 5: SMS og epost fra Altinn
KS SvarUt Side 7 av 18 3.5. Mottaker leser meldingen i Altinn Mottakeren logger inn i Altinn via ID-porten og finner meldingen i sin meldingsboks som vist i Figur 6. Mottakeren klikker på meldingen og får denne frem som vist i Figur 7. I meldingen klikker mottakeren igjen på linken til selve brevet som vist i Figur 8. SvarUt har satt inn et ark foran selve brevet som forteller at dette altså er post fra Storevik kommune. Standardteksten i dette brevet kan konfigureres av kommunen. Figur 6: Meldingsboksen i Altinn 3.6. Varsel gjennom SDP Dersom kommunen har valgt å knytte seg til Sikker Digital Post (SDP) gjennom SvarUt, vil varselet bli rutet til innbyggernes valgte postkasse, på samme måten som gjennom Altinn. 3.7. Mottakeren får brev i posten Dersom forsendelsen ikke er påført fødsels- eller organisasjonsnummer blir brevet sendt som ordinær brevpost. Figur 7: Meldingen i Altinn Det samme skjer om forsendelsen gjennom Altinn ikke leses digitalt innen 2 virkedager. Forsendelser sendt gjennom SDP til innbyggernes valgte postkasser anses som levert etter at det er sendt ut påminnelse om posten ikke leses innen en uke. Figur 8: Brevet fra kommunen
KS SvarUt Side 8 av 18 4. Tilgang til tjenesten Før kommunen kan ta i bruk SvarUt må det tegnes en avtale med. Avtalesettet består av selve avtalen og 7 vedlegg. Kommunen får tilsendt dette avtalesettet ved henvendelse til på epost svarut@ks.no. Kommunen peker deretter ut en lokal administrator som får ansvaret for konfigurasjon og øvrig overvåking av tjenesten. Det er utviklet en egen nettjeneste, et forvaltningsgrensesnitt, som har adressen https://svarut.ks.no. Tilgang til dette forvaltningsgrensesnittet skjer gjennom pålogging i IDporten, som illustrert i Figur 9. Kommunen må oversende navn og fullt fødselsnummer til lokal administrator. KommIT gir vedkommende tilgang til forvaltningsgrensesnittet og lokal administrator kan logge inn. Forvaltningsgrensesnittet inneholder flere funksjoner. Åpningssiden viser en overordnet status for kommunens bruk av SvarUt med oversikt over antall forsendelser med ulik status. Figur 9: Pålogging via ID-porten Figur 10: Forvaltningsgrensesnittet med hovedmenyen I dette dokumentet skal vi først og fremst konsentrere oss konfigurasjonen av SvarUt, men også kort beskrive de øvrige funksjonene.
KS SvarUt Side 9 av 18 5. Konfigurasjon av SvarUt 5.1. Konfigurasjon av organisasjonen Klikk på «Konfigurasjon» i hovedmenyen. Figur 11: Menyvalget til Konfigurasjon Du kommer da inn i din organisasjons (kommunens) konfigurasjon med en meny til venstre som viser organisasjonens «avsendere». Dersom kommunen oppretter nye avsendere skal avsendernavnet alltid starte med kommunenummeret, som f.eks. «1201_bergen». 5.1.1. Tilganger Den neste figuren viser organisasjonen med én avsender. Figur 12: Konfigurering av brukertilganger for lokal administrator Det kan defineres tilgang for lokal administrator på organisasjonsnivå. Vedkommende får da full tilgang til konfigurasjon av organisasjonen og alle underliggende avsendere.
KS SvarUt Side 10 av 18 5.1.2. Administrasjon Her registreres kommunens offisielle epostadresse, kommunenummeret og kommunens organisasjonsnummer. Figur 13: Epostadresse, kommunenummer og organisasjonsnummer 5.1.3. Faktura Figur 14: Fakturainformasjon De kommuner som har valgt sentral utskriftsleverandør vil få faktura for utskrifter og porto tilsendt i EHF-format. All informasjon om dette legges inn under Faktura.
KS SvarUt Side 11 av 18 5.2. Konfigurasjon av avsenderen Det er «avsenderen» som kommuniserer med kommunens fagsystem, f.eks. sak/arkivsystemet. En kommune kan ha flere avsendere, blant annet dersom det skal sendes post fra flere ulike fagsystemer. Det er da vanlig å knytte hvert enkelt fagsystem til hver sin avsender i SvarUt. På samme måten kan kommunen velge å knytte avsenderne til ulike avdelinger i kommunen. Navnet på avsenderen bør starte med kommunenummeret og deretter understrek-tegnet, som i Figur 15 der (den fiktive) kommunen Storevik har avsenderen «0003_storevik». Et annet eksempel er «0826_Kemneren» som altså er fagsystemet til kemneren i Tinn kommune. De fleste kommuner har kun én avsender ved oppstart. 5.2.1. Forsidetekst Som vist i Figur 8 blir det generert en egen forside før det egentlige brevet fra kommunen. I dette finner vi øverst kommunens navn og adresse, deretter navn og adresse til mottaker, forsendelsens tittel, slik den er definert i sak/arkivsystemet (eller i skjermbildet for manuell forsendelse), og til slutt en forhåndsdefinert standardtekst. I vedlegg er det satt inn forslag til slik tekst Kommunens navn og adresse og standardteksten legges inn under fanen «Forside» for avsenderen, som vist i Figur 15. Den røde stjernen markerer at avsenderens navn (kommunenavnet), postnummer og poststed er obligatorisk. Figur 15: Forsiden 5.2.2. Altinn Figur 16 viser fanen «Altinn». Her konfigureres tekstene som sendes fra Altinn, som vist i Figur 5, både teksten som ligger i selve meldingen i Altinns meldingsboks, i posten som kommer til innbyggernes postkasse i SDP og tekstene som vises i SMSmeldingen og eposten som inneholder varselet om at det har kommet post. I første felt velger du varslingstjeneste som altså er Altinn eller ingen tjeneste. Du skriver inn kommunens navn i «Avsendertekst» og en eventuell ekstra tekst. Ekstrateksten vil i så fall bli lagt til slutt i den teksten som vises i Altinns meldingsboks, som vist i Figur 6. De tekstene som da fremkommer i de seks boksene med grå bakgrunn er da sammensatt av «Avsendertekst», «Ekstra tekst» og de standardtekster som ligger i SvarUt. Du kan altså ikke redigere i disse grå boksene. Figur 16: Altinn
KS SvarUt Side 12 av 18 5.2.3. SDP Når kommunen velger å kople seg til Sikker Digital Post (SDP) vil altså alle innbyggere som har valgt eboks eller Digipost som leverandør av postkasse, få posten i denne postkassen. Det er viktig at kommunen forut for denne konfigurasjonen registrerer seg som bruker av SDP gjennom SvarUt hos Difi. Sende epost til idporten@difi.no for å få bistand til dette. Dersom dette ikke blir gjort vil ikke posten bli ekspedert av SDP. Figur 17: SDP Når kommunen har registrert seg som bruker av SDP, skal SvarUt konfigureres slik at SvarUt sender til SDP for kommunen. Dette gjøres under fanen «SDP». Her skal kun organisasjonsnummeret og avsendernavnet, altså kommunens navn, registreres. Det er også mulig å legge til en tekst etter standardteksten for varselmeldingene som sendes gjennom SDP. Feltet for Avsenderidentifikator skal kun fylles ut dersom det registreres en underenhet til en allerede registrert virksomhet. Dette skjer alltid i samråd med Difi! 5.2.4. Print Under «Print» angir du om kommunen skal benytte den sentrale utskriftsleverandøren Grafisk Digital AS eller om kommunen selv vil printe og postlegge selv. Dersom Grafisk Digital velges som utskriftsleverandør skal også kommunenummeret angis. OBS! Når kommunen velger Grafisk Digital som utskriftsleverandør anses kommunen å ha gått i ordinær produksjon. Det betyr at Grafisk Digital da også vil skrive ut og postlegge alle forsendelser og at fakturering starter. Figur 18: Print Vi anbefaler derfor kommunene om å beholde «Manuell print» når konfigurasjonen skal testes, for å unngå uforutsette kostnader. 5.2.5. Servicepassord og sammenkopling av fagsystem og SvarUt Når kommunens fagsystemer, f.eks. sak/arkivsystemet skal knyttes til SvarUt må det i fagsystemet legges inn adressen til Svar- Ut-komponentens Web Service, et brukernavn og et passord. Det foreligger fire versjoner av SvarUts Web Figur 19: Servicepassord
KS SvarUt Side 13 av 18 forsendelsesservice. Leverandøren av sak/arkivsystemet vet hvilken versjon som skal benyttes. De har omtrent samme navn: https://svarut.ks.no/tjenester/forsendelseservice/forsendelsesservicev1 https://svarut.ks.no/tjenester/forsendelseservice/forsendelsesservicev2 https://svarut.ks.no/tjenester/forsendelseservice/forsendelsesservicev3 https://svarut.ks.no/tjenester/forsendelseservice/forsendelsesservicev4 Brukernavnet er det samme som du ser som avsender i forvaltningsgrensensittet, som f.eks. «9999_storevik» i Figur 12: Konfigurering av brukertilganger for lokal administrator. Passordet genererer du i fanen «Servicepassord». Klikker du på knappen [Generer servicepassord] får du som retur et passord som legges inn i fagsystemet som passord. Vær klar over at dersom du genererer et nytt servicepassord må dette også legges inn i det aktuelle fagsystemet. I tillegg til adressen til SvarUt, brukernavn og passord skal også avgivende system konfigureres av leverandøren av fagsystemet. Dette feltet skal benyttes for å identifisere hvilken type fagsystem som benyttes. For sak/arkivsystemene har vi følgende: Ephorte, ESA, 360 og Websak. Leverandører av andre fagsystemer avtaler dette med. 5.2.6. Tilganger Her definerer du brukere som skal ha tilgang til denne avsenderen alene, men ikke andre avsendere (om kommunen altså har flere avsendere). Merk at det også kan defineres tilganger på organisasjonsnivået, ref. 5.1 Konfigurasjon av organisasjonen. Brukerne kan ha ulike roller og dermed ulik tilgang: Konfigurasjon brukeren kan konfigurere avsenderen Lese brukeren kan lese forsendelsesloggene Sende brukeren kan sende manuelle forsendelser Figur 20: Tilganger Brukerne kan ha flere roller, som i eksempelet. Her har brukeren rettigheter til å sende forsendelser og lese loggen.
KS SvarUt Side 14 av 18 6. Andre funksjoner 6.1. Statistikker og grafiske fremstillinger Den første siden du kommer inn på etter innlogging inneholder statistikker og grafiske fremstillinger. Den finner du også ved å klikke på «KS SvarUt» i toppmenyen. Figur 21: Statistikk og grafiske fremstillinger Øverst til venstre finner du en status for alle forsendelser fra og med oppstart. Vær oppmerksom på at denne statusen kan være litt misvisende. Ved noen tilfeller velger mottaker å lese en forsendelse digital etter at den er mottatt på papir. I slike tilfeller vil forsendelsen telle med både i statusen for «Lest» og «Printet». Dersom alle tallene summeres vil dette kunne bli et litt høyere tall enn det faktiske antall forsendelser. Under denne statistikken vises antall forsendelser innenfor en angitt tidsperiode. Tidsperioden bestemmes ved å trekke i «hendlene» nederst. Alternativt kan du klikke på de små knappene øverst til venstre for å vise antall forsendelse innenfor 1 time, 1 dag, en arbeidsuke, osv. Grafen kan vise totalt antall forsendelser og prosentvis antall som er lest digitalt.
KS SvarUt Side 15 av 18 6.2. Forsendelser Alle forsendelser loggføres. Loggen kan leses i funksjonen «Forsendelser». Her kan du søke etter en enkelt forsendelse dersom du har forsendelsesid. Du kan alternativt be om alle forsendelser innenfor et angitt tidsrom. Dersom du har ulike avgivende system, som f.eks. i Sør-Trøndelag fylkeskommune hvor de har STFK BIZTALK og 360, kan du velge ett av disse eller alle. Du kan videre be om å få alle forsendelser som har en bestemt status eller velge å få alle forsendelser, uavhengig av status. Til slutt kan du søke i fritekst etter bestemte mottakere. Du får umiddelbart opp forsendelsesloggen ut i fra de valg du har gjort. Figur 22: Forsendelsesloggen For hver enkelt forsendelse kan du klikke på pilen til venstre og få frem detaljer om denne, inkludert ekspederingshistorikken. Alternativt kan du velge å få dette som en kommaseparert fil [csv] eller som Excel-fil [xls]. 6.3. Send forsendelse Normalt vil alle forsendelser komme fra kommunens fagsystemer, f.eks. sak/arkivsystemet. I en del tilfeller kan det likevel være aktuelt å sende post utenom fagsystemene. Det kan f.eks. være fagsystemer som ikke har grensesnitt mot SvarUt, som f.eks. i skatteregnskapssystemet SOFIE som benyttes av kemnerkontorene.
KS SvarUt Side 16 av 18 Figur 23: Manuelle forsendelser I SvarUts forvaltningsgrensesnitt har vi derfor en egen funksjon for å sende manuelt: Dette skjermbildet er to-delt. Første del er knyttet til selve forsendelsen. Her legges først inn tittelen på forsendelsen. Deretter kan du velge at denne forsendelsen kun skal sendes digitalt. Det betyr at forsendelsen ikke under noen omstendighet vil bli printet ut og postlagt, heller ikke om den ikke leses digitalt. Øverst til høyre legges dokumentene inn. Disse må være i rent PDF-format, uten passord og uten annotations, på samme måten som de forsendelsene som genereres i sak/arkivsystemene. Du bestemmer så printkonfigurasjonen. I neste del av skjermbildet angir du mottakerne. Du må velge om dette skal sendes til privatperson eller organisasjon. Dersom forsendelsen skal kunne formidles digitalt må du da angi fødselseller organisasjonsnummer. Dersom du oppgir organisasjonsnummeret kan du hente adresseinformasjon fra Enhetsregisteret. For privatpersoner må dette skrives inn.
KS SvarUt Side 17 av 18 Du kan legge inn flere mottakere. Disse vises fortløpende nederst i skjermbildet. Dersom du skal sende et brev med nøyaktig samme innhold, inkludert også mottakernavn og adresse, til mange, kan du gjøre dette her. Du må da lage en adressefil som du laster inn i systemet. Du kan først hente en malfil og benytte denne som utgangspunkt. Helt nederst har du en knapp for å forhåndsvise forsendelsen og en knapp for å sende den. 6.4. Manuell print Selv om det er normalt å velge sentral utskriftsleverandør, kan kommunen likevel velge selv å skrive ut og postlegge selv. Til dette er det en egen funksjon for manuell print. Figur 24: Manuell print Her listes alle printjobber. Ved å klikke på [Last ned] blir dokumentet lastet ned og kan deretter skrives ut lokalt. Når dette deretter er klart for postlegging, skal det kvitteres i SvarUt ved å klikke på [Bekreft manuelt printet]. 6.5. Hjelp Under «Hjelp» finner du dokumentasjonen av SvarUt og også versjonshistorikken. Her kan du se hvordan systemet har utviklet seg. 6.6. Utlogging Du klikker på det anonymiserte fødselsnummeret for å logge ut.
KS SvarUt Side 18 av 18 Vedlegg: 1. Forslag til forsidetekst Orkdal kommune har utarbeidet et forslag til tekst til den siden som SvarUt setter inn foran selve brevet fra kommunen, ref. punkt 5.2.1. Denne er noe modifisert og kan brukes som utgangspunkt for kommunens forside: -------------------------------------------------------------------------------- Vedlagt følger digital post fra [Kommunenavn] kommune. [Kommunenavn] kommune har startet et prosjekt med å sende ut posten digitalt. Dette er i tråd med regjeringens digitaliseringsprogram - om digital kommunikasjon som førstevalg i samhandlingen mellom det offentlige og innbygger og næringsliv. Posten vil bli distribuert til mottakerens meldingsboks i Altinn, etterhvert også til innbyggernes valgte postkasse hos Digipost eller eboks. Innbyggerne oppfordres til å oppdatere Kontaktgregisteret. Dette er tilgjengelig både på www.altinn.no og www.norge.no. Innbyggerne vil da bli varslet via sms og e-post om at dokumentet kan leses i den valgte postkassen eller i Altinn. Bedrifter/organisasjoner kan lese dokumentet elektronisk i «Min meldingsboks» på https://www.altinn.no via rollen «Kommunale tjenester». Varsel sendes til registrert sms eller e-post adresse. Dokument som ikke er åpnet i Altinn innen 2 virkedager etter at det er tilgjengelig i meldingsboksen, blir skrevet ut og sendt via Posten. Digitalt førstevalg veien til raskere, enklere og sikrere samhandling med [Kommunenavn] kommune. For mer informasjon på nett: http://www...no/digitalpost Med hilsen [Kommunenavn] kommune Spørsmål stilles til: postmottak@...kommune.no Telefon: 99999999 --------------------------------------------------------------------------------