STYREMØTE: BI STUDENTSAMFUNN Dato: 24.02.2015 Tid: 15.30 Sted: BI Trondheim, U1 TILSTEDE: Leder, HR, UA, SPA, ØA, KA, AK, FA, SA, MA, NU, NLD Sak 22 15: Til behandling: Valg av ordstyrer og referent Forslag til vedtak: Leder som ordstyrer og AK som referent. Godkjent Sak 23 15: Til behandling: Godkjenning av referat, innkalling og saksliste Forslag til vedtak: Styret godkjenner referatet fra forrige møte, innkallingen og sakslisten. Godkjent Sak 24 15: Til informasjon: Kort orientering fra alle i Styret Estimert tidsbruk: 30 min UA: Start BI promoteres, Woman@bi har satt styret. Planlegger en fokuskveld. Idrettsansvarlig jobber med årsoppgjøret. Har vært i møte med ØA angående innkjøp av bil. Red Bull skal holde papirfly konkurrnse 11.mars. Luftkrigsskolen inviterer til 50 tallsfest 24.april. ØA: Hvordan går det med søking til velferdstinget? UA: Har sendt informasjon til alle, men ikke hørt noe mer. Får mer beskjed i løpet av dagen. NU: Det er NLD om to dager, så mye fokus rundt det. Masterdag i dag, positivt bra oppmøte. 15 bedrifter kommer på NLD. Nærmer seg rundt 300 solgte billetter til nå,
håper på at salget tar seg opp de siste dagene. HR: Hva er grunnen til at dere på masterdagen ikke fikk være i BI sine lokaler? NU: BI vil ikke ha andre skoler til å promotere seg i sine lokaler. SPA: Jobber med ny politisk dag før valget i høst. Må se når det passer inn i forhold til fadderuka. ØA: Regnskapsfører nå Vinterlekene. Jobber med budsjett og regnskap som skal presenteres på GF. Har fakturert samarbeidspartnere, og fordeler nå penger til de ulike utvalgene. MU: Har signert DNB avtalen. Har vært i møte med Clarion i forhold til markedskvelden. Retro vil holde moteshowet på denne kvelden. Det er veldig dyrt å leie lokale på Clarion, så må finne ut hva de disponible pengene skal bli brukt på (Mat/ drikke med mer). Egon kan ha overlappingsmiddag 8.mars. Global markets ønsker å avholde et aksjekurs for både nybegynnere og viderekommere her på BI. UA: Skal snakke med BUL invest for å høre om de er interessert i et aksjekurs med de. KA: Har vært i møter med de som ønsker å søke KA. Vært mye jobb med trykkeri, da det har blitt en del feil med størrelser på trykk osv. Vi har for mange mailer på BI Trondheim, så må kutte ned på dette. Ellers drevet en del generell promotering. NLD: Riktig å kutte antallet mailer? KA: Er mange som ikke er i bruk, så bør ryddes opp i dette. KA: Sjef for avisen er satt FA: Hatt innføringsmøte angående LMU. Det vil bli et nytt møte i april, så har sendt inn ulike saker som skal tas opp der. Neste temakveld blir arrangert i samarbeid med administrasjonen og deres Åpendag på BI. Foredragsholder og stand up komiker er
klart til denne kvelden. Vi har LNU midler til linjebatle. Ting faller mer og mer på plass. Evalueringer er gjennomført, både summative og formative. KA: Når det gjelder stud.ass, kan BI promotere dette bedre? Flere som har etterlyst dette. FA: Skal si ifra til administrasjonen. SA: Ønsker mye åpenhet rundt LMU, spennende å følge med. Mye forbedringspotensial her på skolen. FA: Tok tak i de store problemene på sist møte, eksempel dårlig luft på lesesal og auditorium. Får se på neste møte. SA: Vært i møte med BIS Care og revyen. Sliter med å få tak i alle instrumenter til ballet. Var godt oppmøte på Dexpedition på The Mint. Vært på TØH ball. Vil kanskje bruke noe fra dette til inspirasjon på vårt eget ball. HR: Intervjuer til GF. Har fått søkere til alle verv utenom NLD. Skulle ønske det var flere søkere. Leder: Husk å høre med vaktmester angående ventilasjon. NLD: Blir det ny søknadsfrist for NLD? HR: Nei, det blir ikke det. Leder: Vet noen om potensielle kandidater er det bare å oppfordre de til å benke. Leder: Jobbet med å få folk til å søke til GF. Fikk søkere til ledervervet, så slipper ekstraordinær GF. TØH ball med SA. Jobbet mye med interaktivskjerm som blir tatt opp som egen sak senere. Sak 25 15: Til behandling: Kjøpe cognac til Olav Lilleberg
Bakgrunn: Ønske om godkjennelse til å kjøpe en flaske dyr cognac til vår revisor Olav Lilleberg. Prisramme kr 1.000. Alternativet er å leie inn eksternt som er urimelig dyrt i forhold. Presenteres av: ØA Estimert tidsbruk: 2 min Forslag til vedtak: Godkjenne innkjøp av alkohol til Olav Lilleberg Enstemmig vedtatt Sak 26 15: Til diskusjon : Ubrukte midler Bakgrunn: Basert på historiske data er det en trend ved BIS Trondheim at økonomiske midler blir stående ubrukt, spesielt LNU midler. Ifjor ble det tilbakebetalt omtrent kr 25.000. Økonomiansvarlig ønsker en kort og enkel redegjørelse fra hver enklet om planlagt pengebruk. Forbered en grov forklaring på hva du skal bruke de på, hvor mye det vil koste og hvorfor. Husk og kontroller at planlagt pengebruk stemmer overens med LNU søknaden din. Undergruppeansvarlig anbefales å høre med alle undergrupper, da det er der utfordringen ofte ligger at de ikke bruker opp alt. Presenteres av: ØA Estimert tidsbruk: 30 min ØA: Nærmeste leder kan kontaktes dersom man ønsker disse tallene. MA, får du brukt opp dine midler? MA: Ikke avgjort med mat, og ikke innvilget til Cava på markedskvelden. Derfor vanskelig å si, regner med at vi får brukt opp alt. ØA: FA du må bruke opp det du har nå, og så lenge linjebattle blir gjennomført skal det gå bra. Sak 27 15: Til behandling: Investere i varebil Bakgrunn: Økonomiansvarlig ønsker å høre om det fortsatt er stemning for å investere midler i en varebil i prisklassen kr 50.000. Hvis ja, så ønsker ØA at det blir satt ansvarlige for fremdrift og satt en fremdriftsplan snarest.
Tanken er at vedtaket skal endres til det styret blir enige om. Presenteres av: ØA Estimert tidsbruk: 20 min Forslag til vedtak: UA og IA lager en fremdriftsplan for videre plan for bilkjøp og setter en frist for når bilen skal være kjøpt og overlevert. ØA: Bør gjøres før det settes nytt styre, så ønsker et ja eller nei fra resten av styret. KA: Kan du greie ut om de økonomiske konsekvensene? ØA: Beregnet i budsjettet som blir lagt fram på GF. UA: Vært i møte og diskutert det. En bil vil gjøre det enklere for undergruppene å gjennomføre sine aktiviteter. For blant annet friluftsliv og BIS Care vil det bli lettere å flytte lavvo og annet utstyr. FA: Har det vært et stort behov til nå? ØA: Gjør ting mye enklere rundt arrangementer. SA: Tungvint å måtte mase på noen for å låne bil hver gang det trengs. Det vil fjerne veldig mye styr. Leder: Ser behovet, men er et problem med parkering. ØA: Sparer penger ved at utstyr holder seg på samlet sted. Kan kjøre rundt med sponsorer, så kan få inn penger der. HR: Løser mange logistikkproblemer. Mener dette er en kjempeinvestering SA: Vil vel komme mer kostnader til syvende og sist, men er veldig positiv til bil. NLD: Hvor stor risiko tar vi ved å kjøpe bil?
ØA: Vi har nok midler, så det er ingen risiko ved dette. Leder: Mener folk at prisklassen 50 000, er ok? NLD: Mener det er helt ok. ØA: Om den blir mye brukt, og dette er en suksess kan man eventuelt selge bilen, og kjøpe en større. ENDRINGSFORSLAG Undergruppeansvarlig i samråd med ØA og Leder undersøker og gjennomfører kjøp av varebil med anskaffelseskost i prisklassen 50.000, innen 1. April. Dette innebærer at de har ansvar for alt fra kjøp av bil til tegning av forsikring. Enstemmig vedtatt. Sak 28 15: Til informasjon: Ny måte å presentere regnskap. Bakgrunn: Økonomiansvarlig ønsker å redegjøre den nye måten å presentere regnskapet på. Vennligst se utsendt e post, 15.02.2015. Presenteres av: ØA Estimert tidsbruk: 10 min ØA: Forskjellen er at vi skal være mest mulig gjennomsiktig på hva pengene skal gå til. Til nå har det vært veldig samlet. Nå skal alt føres på hver enkelt avdeling og prosjekt. Eksempel: NLD. Deler inn hvor mye de har i salgsinntekter, kostnader til goodiebags, leie av lokaler med mer. KA: Det har altså blitt gjort mer spesifikt? ØA: Ja. Fa: Hvor ofte oppdateres det? ØA: Det oppdateres månedlig. Alt blir lagt fram på GF. KA: Blir det vist på GF?
ØA: Nei. KA: Husk at genserne var spesielt billig dette året på grunn av at vi bestilte med Vinterlekene, bare så det regnes med til neste år. ØA: Da justerer jeg det opp. Sak 29 15: Til behandling: Leie minilager Bakgrunn: Økonomiansvarlig ønsker å leie minilager i Trondheim hvis forslaget om varebil går gjennom. Undertegnede har sett på lager på Dora, Lade og ut mot Ranheim. Prisramme er kr 8.550 per semester. Jamfør link http://bit.ly/17dmnfb for flere muligheter. Tanken er endret forslag til vedtak. Presenteres av: ØA Estimert tidsbruk: 10 min Forslag til vedtak: Styret gir tillatelse til de som har ansvaret for innkjøp av bil å bestille lagerleie innenfor rammene som er gitt. ØA: Det er i utgangspunktet Idrett og revy som har mye utstyr, og best oversikt på hva som trengs. Vi kunne hatt litt utstyr på skolen og litt på det eventuelt nye lageret. HR: Planlagt hvor mange kvadratmeter som trengs? ØA: Har ikke sett mengden plass som trengs. Idrett og revy har bedre oversikt på dette selv. Leder: Ugunstig at det er lager på ulike steder? UA: Idrett ønsker at alt skal være samlet på ett sted, SPA: Det gjelder kanskje ting som ikke blir brukt så ofte, eller som brukes på arrangementer som er planlagt. Det som ikke brukes hver dag.
SA: Noe blir kun brukt i en gitt periode, så et lager et stykke unna kan fungere fint til dette utstyret. Leder: Kan opprette exel fil så folk kan skrive seg inn der på når de trenger nøkkel til lageret, slik at det blir et system. NU: Er det behov for et nytt lager? ØA: Vil trolig bli kjøpt inn mer utstyr når det blir anskaffet bil. KA: Vanskelig å diskutere dette før vi vet hvor mye utstyr vi skal ha, og hvor mye plass vi trenger. Leder: Hva slags utstyr tenker du å ha på lageret? Lite aktuelt for det amerikanskefotballlaget å kjøre rundt med utstyr siden vi bruker det så ofte. UA: Fotballutstyr kan holdes hjemme privat. Mens annet treningsutstyr som taklestativ kan være fint å ha der. Griller, utstyr til BIS Care osv trenger også plass. HR: Et lager vil føre til mer utstyrskontroll. Lages det et system vil dette i samsvar med bil bli oversiktlig. Logistikken blir bedre når alt er samlet på ett sted. Fotballspillerne har utstyr hjemme hos seg selv privat, og sånn skal det absolutt ikke være. ØA: En anskaffelse av lager kommer ikke til å gå utover noen av dere økonomisk. NLD: Går an å leie et lager i ett år, så ser vi hvor mye det blir brukt. Det har vi penger til. KA: Mange av idrettslagene har trening sent på kveld, skal da den med bil kjøre rundt og samle alt for så å dra på lageret?
ØA: Tar man på seg ansvaret med å være idrettsleder bør man gjøre denne ekstra jobben. HR: Har man valgt å være leder bør man gjøre denne jobben. Leder: Vi sliter med å få folk til å være ledere i de ulike idrettene fra før, så dette kommer ikke til å bedre dette. SA: Mye utstyr fra for eksempel ballet blir kastet fordi vi ikke har plass til å oppbevare det. Veldig positivt med større lagerplass. FA: Dette handler om planlegging. Det går an å leie for en prøveperiode som har blitt nevnt tidligere. Fungerer ikke dette, er det ikke verre enn å slutte leieperioden. KA: Ikke negativ til lager, men mener vi må se litt realistisk på hvordan dette skal brukes. Med tanke på kjøring tilbake til lager og lignende. MA: Det er mellom sesonger at det er nødvendig med lagring. Det er ikke noe poeng i å kjøre ting til lager etter hver trening. HR: Det bør være halvårskontroll hvor utstyret blir telt opp. NU: Foreslår at vi prøver i et halvt, til ett år, så ser vi hvordan det går. Leder: BI har sagt at vi skal få hele lageret på skolen på sikt. ØA: Foreslår at vi først søker til BI om dette. Leder: Er folk klare til å stemme? KA: Vil vite eventuell kostnad og behov for dette før jeg stemmer over forslaget.
Forslag nedstemt. Sak 30 15: Til diskusjon: Leder for lokalavdelingene skal få betalt Bakgrunn: HR ønsker en diskusjon på om at leder for lokalavdelingene skal få betalt. Presenteres av: HR Estimeres tidsbruk: 15 min Leder: BI og TØH er de eneste som ikke har betalt lederstilling. ØA: Hva får de i lønn/ kompensasjon? Leder: Usikker, men tror det ligger på 10 000 15 000. HR: Leder må reise og bruke mye tid i stillingen sin. Det bør være en kompensasjon for den som legger ned så mye tid og jobb. ØA: Redd for at det blir mange halvveis søkere som kun drives av pengene og ikke engasjementet. FA: Enkelt å si at man er engasjert, mens man egentlig er drevet av pengene. Har dette vært et ønske fra tidligere ledere? Leder: Fjorårets leder ved BIS Trondheim ønsket det. Dette grunnet lønnet sentralledelse som kanskje reiser mer, men vi gjør også mye jobb. Dronning Maud har hatt første lønnet leder i år, og de har opplevd et kjempeløft etter det. Det er ikke gitt at dette kommer til å være tilfellet hos oss. HR: Må tas opp på landsmøtet, så ønsket å høre hvordan dere stiller dere til dette.
KA: Utbetalt i penger? HR: Ikke noe bestemt, vil bare høre hva dere tenker om det. KA: Mener at det da kanskje burde bli gitt en kompensasjon til alle i styret, for det er flere i styret som legger ned mye jobb og tid i dette. ØA: Har lagt vanvittig mye jobb i vervet mitt. Kan fort bli litt dårlig stemning i styret om noen skal få betalt, og ikke alle. HR: Helt enig i det. Men mener at alle de som legger så mye tid ned i det, bør få en kompensasjon. FA: En av kjerneverdiene er at vi er en frivilligorganisasjon, så mener at det blir litt feil å skulle lønne stillingene i BIS. Vi får igjen mye fra vervet vårt til senere i arbeidslivet, så mener det burde være lønn nok. HR: Lederne på de offentlige skolene får til og med betalt. Mener at BI som privatskole hvert fall burde få det. Vi tar med meningene deres til landsmøte. Sak 31 15: Til behandling: Innkjøp av interaktiv skjerm til BIS vegg Bakgrunn: Leder har nå fått et tilbud på en interaktiv skjerm og ønsker at vi tar en avgjørelse på om dette er aktuelt å kjøpe inn for organisasjonen. Presenteres av: Leder Estimeres tidsbruk: 15 min Forslag til vedtak: Styret godkjenner innkjøp av interaktiv skjerm SA, NLD, NU og UA har forlatt møtet. Leder: Spørsmålet er om vi vil ha en vanlig tv skjerm, eller om vi skal ha en interaktiv skjerm.
SPA: Nye studenter vil ikke tørre gå bort å trykke på den, men vil heller se det på en rullerende skjermen. Leder: Enig at det er flere som er litt usikre. Kan eventuelt få implementert det i fadderuken, så folk kan bli vandt med denne fra starten av. MA: Hva skal du ha på den skjermen, da det allerede skal henge mye oppe på samme veggen? Leder: Vi kan ha alt der. Bilder fra BIS arrangementer, kalender, arrangementer som kommer og lignende. ØA: Mener det er mer jobb med en interaktivskjerm, framfor en tv som rullerer Leder: Vi har tv`er som henger oppe nå, men tror ikke studentene stopper opp for å se på disse. KA: Skjermene vi har nå har veldig dårlig programvare. Interaktivskjerm gjør ting mye lettere, og skal bli en hovedkommunikasjonskanal. Dette for å unngå så mye spam på Facebooksiden FA: Har vi penger til dette? ØA: Vi har penger til det, så det går greit. Jeg er interessert i å prøve med en billig tv først for å se om folk faktisk stopper opp og ser på denne, før vi investerer i en interaktivskjerm. MA: Det blir fort spam, men folk bruker Facebook, så mener ikke det er nyttig å kutte ut aktiviteten her. Ser derfor ikke helt nytten av interaktivskjerm, da Facebook fungerer som en bra kommunikasjonskanal. Leder: Er studenter som ikke får med seg det som skjer på skolen, så vi må tenke nytt. Kommer en ny nettsiden som vi skal gjøre til en kultur for nye studenter. ØA: Nye studenter kommer ikke til å gå inn på den siden og trykke. Leder: Facebook skal ikke være vår hovedkommunikasjonskanal. Det er ikke vi, men BIS sentralt som avgjør dette. HR: Mener det er vage argumenter for den interaktiveskjermen. Folk kommer ikke til å bruke denne skjermen i stor grad. Mener at de pengene som er blitt satt opp til skjerm bør brukes på noe annet. FA: Får henvendelser fra flere studenter som opplever Facebooksiden som veldig spam. KA: Med markedstavlen og alt som henger rundt, skal dette bli et samlet sted for informasjon. Det vil være lettvint å redigere og endre på informasjon for de som skal styre den.
AK: Skal dette skje før sommeren? Leder: Skal innføres for fult i fadderuka 2015. Men må starte arbeidet med det nå for å få startet det opp. HR: Positivt at vi prøver å samle informasjonen, men mener likevel at det ikke er verdt så mye penger. ØA: Foreslår å kjøpe inn en smarttv og program fra infoskjerm i stedet. Ser man at dette blir brukt kan man eventuelt investere mer. MA: Virker stilig, men må vite nytten av det. Om det er verdt de pengene. Leder: Mener infoveggen blir traus og halvveis, så den interaktiveskjermen vil løfte dette. MA: Andre skoler som har interaktivskjerm? Leder: BI Stavanger har det, men denne blir ikke brukt mye der. Dette har mest med manglende kunnskap hos de som skal anvende den. MA: Veldig med på å ha noe som tydeliggjør for eksempel samarbeidspartnerne våres enda mer, for dette er noe elevene ikke helt har kontroll på til tross for at det henger både på skolen og på Facebooksiden. ØA: Kan vi ikke søke om midler til dette? MA: Har du snakket med administrasjonen om dette? Leder: De er veldig positive til det. KA: Vi kan gå for den som er 32 tommer. Det virker som folk er positive så lenge vi får senket prisen. MA: Trenger ikke å doble prisen på dette for å få en kjempestor skjerm. En mindre kan også gjøre nytten. Endringsforslag: Leder og KA undersøker videre med BI og leverandører for å forsøke og gjøre kostnaden mindre for BIS, og presenterer deretter et nytt forslag på styremøte i løpet av mars. Godkjent Sak 32 15: Til orientering: Styringsgruppemøte i BIS
Bakgrunn: Leder skal til Bergen for å delta i SG møte og ønsker innspill om noen har noe de ønsker å ta opp i dette forumet. Presenteres av: Leder Estimeres tidsbruk: 5 min HR: Eventuelt saken angående betalt leder. Bør tas opp på nytt styringsmøtegruppe. Sak 33 15: Til orientering: Erfaringsrapporter Bakgrunn: Det er kun 1,5 uke til de påtroppende settes, og jo mer som er tilgjengelig av en erfaringsrapport på dette tidspunkt, jo bedre er det. Presenteres av: Leder Estimeres tidsbruk: 5 min Leder: Begynn tidlig med å skrive denne. Jo før den er ferdig og tilgjengelig, desto bedre. Denne skal inneholde hvilke erfaringer du har gjort deg i vervet. Ting som kunne vært gjort bedre osv. Sak 34 15: Kritikk av møtet Møtet vil vare rundt 142 min og vil være ferdig ca kl.17:52.