Fitjar kommune Møteprotokoll Før møtet, kl. 09.30 kl. 10.00 var kontrollutvalet på omvisning i biblioteket i Kulturhuset. Utvalg: Kontrollutvalet Møtestad: Møterom, Losjehuset Dato: 30.09.2015 Tidspunkt: 10:00 14:00 Følgjande faste medlemmer møtte: Navn Funksjon Representerer Helga Nøtland Auestad Leiar KRF Gro Rydland Nestleiar SP Johannes Koløen Medlem H Ove Gjerde Medlem AP Ove Raunholm Medlem FRP Følgjande medlemmer hadde meldt forfall: Navn Funksjon Representerer Følgjande varamedlemmer møtte: Navn Møtte for Representerer Merknader Før møtet (kl.09.30 10.00) var kontrollutvalet på omvisning i Kulturhuset... Andre som møtte: Navn Else Holst Larsen Atle Tornes Wenche Tislevoll Bente Bjelland Kari Nygard Stilling Partner / rekneskapsrevisor Deloitte møtte heile møtet Rådmann, i PS 22 27/15, PS 31/15 og RS 13 17/15 Ordførar, i PS 31/15 Kultur- og informasjonssjef i PS 24/15 Seniorrådgjevar Hordalend fylkeskommune i heile møtet Helga Nøtland Auestad utvalsleiar Kari Marie Nygard utvalssekretær Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikkje underskrift. 1
Saksliste Utvalgssaksnr PS 22/15 PS 23/15 Innhold Lukket Arkivsaksnr Godkjenning av innkalling og saksliste Godkjenning av møteprotokoll frå forrige møte PS 24/15 PS 25/15 Orienteringssak om hovudoppgåvene innanfor kulturområdet i Fitjar kommune Orienteringssak om arbeid med forvaltningsrevisjon vedr. psykisk helsearbeid og rusomsorg 2014/71 2015/13 PS 26/15 Orienteringssak gjeldande Fitjar Mekaniske Verkstad AS 2014/280 PS 27/15 PS 28/15 Orienteringssak om bemanningssituasjonen på teknisk sektor, planarbeid og byggesaker Vurdering av om Deloitte er uavhengig i høve til Fitjar kommune 2014/280 2014/31 PS 29/15 Revisjonsplan Fitjar kommune 2015 2014/24 PS 30/15 Framlegg til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeid for 2016 2014/23 PS 31/15 Evaluering av arbeidet i kontrollutvalet i denne valperioden 2014/33 PS 32/15 Referatsaker RS 13/15 Finansforvaltningsrapport 2.tertial og budsjettendring 2015 2014/24 RS 14/15 RS 15/15 Rekneskapsrapport 1. halvår og skatteinngang pr. august 2015 Revidert nasjonalbudsjett 2015 og kommuneopplegget for 2016 2014/24 2014/192 RS 16/15 Fitjar kommune - budsjett og økonomiplan 2015-2018 2014/24 RS 17/15 Selskapsoversikt 2014 2014/19 RS 18/15 Avisartikkel om barnevernssaker i Fitjar kommune 2014/71 RS 19/15 Rekneskapsstode for kontrollutvalet sitt budsjett pr. 21.09.15 2014/23 RS 20/15 Anbodskonkurranse på revisjonstenester - habilitetsinnvending RS 21/15 Sekretariat for kontrollutvalet i Hordaland fylkeskommune - habilitetsvurdering 2014/34 2014/34 PS 33/15 Gjennomgang av møteprotokollar 2014/25 PS 34/15 Eventuelt 2
PS 22/15 Godkjenning av innkalling og saksliste Det kom merknad på at innkallinga ikkje var lagt ut på heimesida til kommunen. Sekretariatet må følgja opp dette, og syta for at dette vert gjort for møter vidare framover. Det kom ellers ikkje merknader til innkalling eller sakliste. Innkalling og sakliste vart samrøystes godkjent. PS 23/15 Godkjenning av møteprotokoll frå forrige møte Sekretariatet påpeika at rekkefølgen / nummerering ikkje var rett i den protokollen som var sendt ut etter møte 13.05.15. Nummerering av saker er retta opp i endeleg protokoll. Det kom ellers ikkje merknader til protokoll frå kontrollutvalsmøte 13.05.15. Protokoll frå kontrollutvalsmøte 13.05.15 vart samrøystes godkjent. PS 24/15 Orienteringssak om hovudoppgåvene innanfor kulturområdet i Fitjar kommune Saka vert lagt fram utan forslag til vedtak. Kultur- og informasjonssjef Bente Bjelland orienterte om arbeidsoppgåvene som ligg til denne stillingen, som er delt i 60 % kultur-del og 40 % informasjonsarbeid. Dette femner om mange og omfattande saker, mellom anna: Kulturminneplan, som skal handsamast i kommunestyret nå i dag og museumsplan som vart utarbeida i fjor, samt oppfølgjing av planar som vert utarbeida innan kulturfeltet. Søknadsprosess med spelemidlar og tildeling av kulturmidlar. Vera medspelar og koordinator for å få i stand ulike kulturarrangement Sekretær for ungdomsrådet Mange aktivitetar innan arbeid med reiseliv Arbeider med info-strategi for kommunen Er redaktør for årsmeldinga og har hovedansvar for nettsida til kommunen Kontrollutvalet fekk koma med kommentarar og spørsmål, som vart svara på. Det vart gjeve tilbakemelding om at det var interessant å få kjennskap til alle saks-områda som ligg til denne stillingen. Utvalet takka for god informasjon og gjorde samrøystaes vedtak. Kontrollutvalet tok informasjonen til orientering PS 25/15 Orienteringssak om arbeid med forvaltningsrevisjon vedr. psykisk helsearbeid og rusomsorg Kontrollutvalet tek informasjon om arbeid med forvaltningsrevisjon av psykisk helsearbeid og rusomsorg i Fitjar kommune til orientering. 3
Else Holst Larsen frå Deloitte orienterte om arbeidet med forvaltningsrevisjonen. Prosjektet vil strekka seg over tid. Revisor er nå i ferd med å gå gjennom dokument som er oversendt frå kommunen. Intervju vil bli gjennomført før nyttår. Rapport vil bli utarbeida på nyåret, og det vil vera det nye kontrollutvalet som vil handsame rapport etter forvaltningsrevisjonen. Kontrollutvalet hadde ikkje merknader til orienteringssaka og tok samrøystes informasjonen til orientering. Kontrollutvalet tek informasjon om arbeid med forvaltningsrevisjon av psykisk helsearbeid og rusomsorg i Fitjar kommune til orientering. PS 26/15 Orienteringssak gjeldande Fitjar Mekaniske Verkstad AS Forslag vedtak Orienteringssaka vert lagt fram utan forslag til vedtak. Rådmann Atle Tornes orienterte om utvikling i sakene vedr. FMV, som har vore oppe i det siste. Reguleringsplan er klaga på og oversendt Fylkesmannen, men ennå ikkje ferdig handsama der. Kontrollutvalet kom med spørsmål og kommentarar, som vart svara på. Informasjonen som vart gjeve vart samrøystes teke til orientering. Kontrollutvalet tek informasjonen til orientering. PS 27/15 Orienteringssak om bemanningssituasjonen på teknisk sektor, planarbeid og byggesaker Orienteringssaka vert lagt fram utan forslag til vedtak. Rådmann Atle Tornes orienterte om bemanningssituasjonen på teknisk sektor, særleg innanfor planarbeid og byggesak. Det har vore stor aktivitet innan planarbeid siste åra, noko som truleg nå meir vil endra seg til normalnivå når det gjeld saksmengde. Det vert og arbeidd med tilsetjing i stilling som har vore utlyst, og det er fleire aktuelle søkjarar. Kontrollutvalet takka for informasjonen og tok den samrøystes til orientering. Kontrollutvalet tok informasjonen til orientering. PS 28/15 Vurdering av om Deloitte er uavhengig i høve til Fitjar kommune Kontrollutvalet tar uavhengighetserklæringa frå ansvarleg revisor Else Holst-Larsen vedr. om Deloitte AS er uavhengig i høve Fitjar kommune, til etterretning. 4
Else Holst Larsen informerte om uavhengighetserklæringa. Det var ingen merknader til denne. Forslag til vedtak vart samrøystes vedteke. Kontrollutvalet tar uavhengighetserklæring frå ansvarleg revisor Else Holst-Larsen vedr. om Deloitte AS er uavhengig i høve Fitjar kommune, til etterretning. PS 29/15 Revisjonsplan Fitjar kommune 2015 Saka vert lagt fram utan forslag til vedtak. Else Holst Larsen frå Deloitte orienterte om revisjonsplan, og svara på spørsmål frå kontrollutvalet. Kontrollutvalet hadde ikkje nye innspel til revisor sitt arbeid. Det er ønske om at revisjonsplan også vert lagt fram for det nye kontrollutvalet i deira første møte. Vedtak i saka var samrøystes. Revisjonsplan for Fitjar kommune for 2015 vert teke til orientering. PS 30/15 Framlegg til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeid for 2016 Kontrollutvalet godkjenner budsjettforslaget slik det ligg føre. Budsjettforslaget skal følgja sak med budsjettarbeid fram til handsaming i kommunestyret. Kommunestyret gjer endeleg vedtak om budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet for 2016. Budsjettpostar i forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet vart gjennomgått og drøfta. Kontrollutvalet ønskte ikkje å endra på nokon av budsjettpostane. Det vart peika på at det er viktig å styrkja budsjettet for kontrollutvalet for 2016 for å få sikra godt arbeid med planar som er pålagt, og sameleis når det gjeld folkevaldopplæring første året i ny valgperiode. vart samrøystes vedteke. Kontrollutvalet godkjenner budsjettforslaget slik det ligg føre. Budsjettforslaget skal følgja sak med budsjettarbeid fram til handsaming i kommunestyret. Kommunestyret gjer endeleg vedtak om budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet for 2016. PS 31/15 Evaluering av arbeidet i kontrollutvalet i denne valperioden Resultat av evaluering av arbeidet i kontrollutvalet i Fitjar kommune i valperioden 2011 2015 vert å leggje fram for kontrollutvalet i valperioden 2015 2019. 5
Kontrollutvalet (heretter kalla KUV), ordførar, rådmann, revisor og sekretariatet gjennomførte evaluering av arbeidet i KUV i valperioden 2011 2015. Evalueringa inneheld desse spørsmåla: Nr. Spørsmål Svar 1 I kva grad blir møta gjennomførte på ein effektiv og engasjerande måte? Kva kan gjerast betre? 2 Er talet på møte tilstrekkeleg i høve til saksmengda? 3 Klarer KUV å fylle kontrollfunksjonen på ein god måte? Kva kan gjerast betre? 4 I kva grad har KUV hatt økonomiske rammer til å gjennomføre oppgåvene på ein god måte? 5 Korleis blir KUV oppfatta av andre sentrale aktørar, slik som kommunestyret og administrasjonen? 6 Har kommunestyret og administrasjonen forståing av kva rolle og ansvar KUV har? Korleis kan KUV bidra til ei god forståing? 7 Er det klåre roller og klår ansvarsdeling mellom KUV, kommunestyret og administrasjonen? 8 I kva grad er KUV synleg nok på kommunen si heimeside? 9 Bør KUV gjere meir og/ eller mindre av noko? 10 Korleis fungerer samhandlinga med revisor? Kva kan gjerast betre? 11 Korleis fungerer arbeidet med plan for forvaltningsrevisjon og plan for selskapskontroll? 12 Korleis fungerer samhandlinga med sekretariatet? Kva kan gjerast betre? 13 Kva forbetringstiltak kan gjennomførast? 14 Kva bør folkevaldopplæringa for det nye KUV innehalde og kor omfattande bør det vera? 15 Folkevaldopplæringa for kommunestyret: - Bør KUV få delta her? - Bør roller og ansvar for KUV presenterast her? God møteleiing, alle får koma til ordet, engasjert utval. Bør ha fokus på å vera disiplinerte og halda seg til saklista / saka ein drøftar. For få møter i høve til saksmengd, i år vil det kun bli 4 møter. KUV uttalte at det blir for mykje saker når ein har så få møter. Administrasjonen meiner saksmengd kunne vore sett på. KUV peika på at ein ikkje har fått gjort ferdig prosjekt innan forvaltningsrevisjon fordi ein har måtta redusera møteaktivitet pga mindre ressursar. KUV meiner det er gjennomført gode og nyttige prosjekt innan forvaltningsrevisjon. Det er og viktig å følgja opp tidlegare forv.revisjonar og følgje utviklinga i (orienterings)saker ein har teke opp i KUV. KUV meiner det ikkje har vore tilstrekkelege økonomiske rammer. Utvalsleiar har vore godt bindeledd til KST. KUV har fyllt rolla si godt. Det trengs kunnskap og erfaring for å forstå rolla og ansvar for KUV sitt arbeid. Dette bør det vera fokus på med folkevaldopplæringa som nå skal gjennomførast. Men det er og viktig med «drypp» vidare utover. KUV har sett fokus på viktige saker. Å ha tema-møter i KUV der ein ber om info innan ulike saksområder har vore ei god ordning. Det er semje om at det har vore god rollefordeling mellom aktørane. KUV er godt synleg på heimesida. Men det har vore utfordring med å legge innkallingar og møteprotokollar ut på heimesida. Dette vil sekretariatet følgja opp. KUV bør gjera seg kjend i organisasjonen. Bør og vidareføra ordning med å ha nokre møter utanfor rådhuset Samhandlinga med revisor har fungert godt. Opplegg for dette har vore godt. Det kom innspel frå rådmann om at arbeid med plan for selskapskontroll kan gjerast mindre omfattande / enklare. Samhandlinga med sekretariatet har fungert godt. Ingen særskilde ting å peika på her. Opplæring for nytt KUV bør vera både lokalt og deltaking saman med andre KUV. Opplæringa bør ha fokus på dei viktigaste oppgåvene til KUV, og kan gjerne spreiast over tid, t.d. samstundes med at planarbeidet vert gjennomført. KUV bør delta på opplæring saman med KST. Opplæring i roller, ansvar og oppgåver for KUV. Det kan vera aktuelt at sekretariatet vert invitert til å ha innlegg ca. ½ time. Deloitte kan og vera ein aktør i opplæringa, t.d. om praktisk rekneskapsforståing 16 Anna KUV peika på at det kan vera viktig med evaluering undervegs i perioden. 6
Resultat av evaluering av arbeidet i kontrollutvalet i Fitjar kommune i valperioden 2011 2015 vert å leggje fram for kontrollutvalet i valperioden 2015 2019. PS 32/15 Referatsaker Rådmann kommenterte og informerte i RS 13/15, RS 14/15, RS 15/15, RS 16/15 og RS 17/15. Dei andre referatsakene vart og gjennomgått og kommentert. Kontrollutvalet gjorde samrøystes vedtak om å ta referatsakene til orientering. Referatsakene vert teke til orientering. PS 33/15 Gjennomgang av møteprotokollar Kontrollutvalet tek møteprotokollane til orientering. 1. Ved gjennomgang av møteprotokollar vart det teke opp at formannskapet har hatt sak om «Gjennomgang av ressursbruk på pleie og omsorg 2015», oppe til handsaming. Det er løyvd inntil kr. 200.000 til arbeidet. Administrasjonen har fått fullmakt til å lage kriterier for utlysing av tilbod frå konsulent. Rådmann kommenterte dette medan han var med i møtet, og sa at det var ei målsetjing at ein på denne måten kan få innspel til god og effektiv drift innan pleie og omsorg. Kontrollutvalet ønskjer at det vert orientert om arbeidet med dette prosjektet i ein av dei første møta i nytt kontrollutval. 2. Det vart og teke opp at det neste kontrollutvalet bør be om ei orientering om kva som er gjort når det gjeld sakshandsaming i Viltnemnda, om føring av møteprotokoll og informasjon til publikum. Sekretariatet syter for at desse sakene vert følgde opp. Kontrollutvalet ber om at dei to sakene det vert peika på vert følgde opp. Møteprotokollane vart ellers teke til orientering. PS 34/15 Eventuelt Personalforvaltning inkl. «Kvalitetslosen». Under eventuelt vart det teke opp at det nye kontrollutvalet og bør be om å få ein grundig gjennomgang og tilbakemelding om arbeid med personalforvaltning. Arbeid med utvikling av «Kvalietslosen» bør vera ein del av ei slik orientering. Ein ber sekretariatet å følgja dette opp i det nye kontrollutvalet. Kontrollutvalet ber om at denne saka vert følgd opp i nytt kontrollutval. 7