Saksliste styremøte 15. 16. oktober 2015 Saksbehandler: Øyvind Juell Vår dato: 5. oktober 2015 Arkivnummer: 012 Bodø Daglig leder i Helseforetakenes nasjonale luftambulansetjeneste ANS (Luftambulansetjenesten ANS) kaller inn til styremøte 15. 16. oktober 2015 i Helsinki. Styremøtet kombineres med et besøk hos FinnHEMS. Saksliste: Sak 61 2015 Sak 62 2015 Sak 63 2015 Sak 64 2015 Sak 65 2015 Sak 66 2015 Sak 67 2015 Godkjenning av innkalling Godkjenning av saksliste Godkjenning av protokoller fra styremøte 3. september 2015 og styremøte 16. september 2015 Økonomisk status Anskaffelse av ambulansehelikoptertjenester Orienteringssaker Eventuelt Med vennlig hilsen Øyvind Juell
Luftambulansetjenesten ANS Postboks 235 8001 Bodø Tlf. 75 54 9950 PROTOKOLL Vår dato: 7. september 2015 Arkivnr.: 012 STYREMØTE 3. SEPTEMBER 2015 Styret for Luftambulansetjenesten ANS avholdt styremøte 3. september 2015 på Evenes Til stede Tor Arne Haug (nestleder) Ingvill Skogseth Arild Østergaard Ikke tilstede Daniel Haga (styreleder) Randi Nordtorp Mølmen STYRESAK 47 2015 Fra administrasjonen Øyvind Juell (daglig leder) Mariann Hunstad (rådgiver) Roy Inge Jenssen (rådgiver) GODKJENNING AV INNKALLING Innkalling til styremøte 3. september 2015 er godkjent. STYRESAK 48 2015 GODKJENNING AV SAKSLISTE Sak 47 2015 Godkjenning av innkalling Sak 48 2015 Godkjenning av saksliste Sak 49 2015 Godkjenning av protokoll fra styremøte 16. juni 2015 Sak 50 2015 Økonomisk status Sak 51 2015 Strategi 2019 Sak 52 2015 Sak 53 2015 Kvalitet og miljø Anskaffelse av ambulansehelikoptertjenester Sak 54 2015 Budsjett 2016 Sak 55 2015 Sak 56 2015 Lønnsoppgjør for ansatte med individuelle arbeidsavtaler Orienteringssaker a. Ny finansieringsmodell for Luftambulansetjenesten ANS b. Støtte til politiet
c. Status personell d. Digital landingsplassoversikt e. Utbedring av landingsplasser for nye redningshelikoptre ved sykehus f. Nettverk felleseide selskap g. Lufttransport AS h. Norsk Luftambulanse AS Sakslisten er godkjent. STYRESAK 49 2015 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA STYREMØTE 16 JUNI 2015 Styret godkjenner protokoll fra styremøte 16. juni 2015. STYRESAK 50 2015 ØKONOMISK STATUS Styret tar økonomisk status pr. 31.juli 2015 til orientering. Eventuell avkortning basert på prognose behandles i neste styremøte. STYRESAK 51 2015 STRATEGI 2019 Styret godkjenner strategidokumentet med de endringer som fremkom under møtet. Styret ber daglig leder oversende strategidokumentet til de regionale helseforetakene til informasjon. STYRESAK 52 2015 KVALITETS OG SIKKERHETSREVISJONER Styret ber daglig leder følge opp revisjonsrapporten på Evenes og rapportere til styret på resultatet på lukking av avvik på Evenesbasen. Styret ber daglig leder starte prosessen med overgang til ny kvalitets og miljøstandard slik at selskapet kan resertifiseres etter disse ved neste revisjon.
STYRESAK 53 2015 ANSKAFFELSE AV AMBULANSEHELIKOPTERTJENESTER Styret tar status for prosjekt anskaffelse av nye helikopterkontrakter til etterretning. Styret godkjenner strategidokumentet med de endringer som fremkom i møtet. Strategidokumentet oversendes AD møtet for behandling 18. september 2015. STYRESAK 54 2015 BUDSJETT 2016 Styret vedtar budsjett for 2016. STYRESAK 55 2015 LØNNSOPPGJØR FOR ANSATTE MED INDIVIDUELLE ARBEIDSAVTALER Styreleder gis fullmakt til å fastsette ramme for lønnsoppgjøret for 2015 for ansatte med individuelle lønns og arbeidsavtaler. Styreleder gis fullmakt til å forhandle lønnsjustering for daglig leder. STYRESAK 56 2015 ORIENTERINGSSAKER a. Ny finansieringsmodell for Luftambulansetjenesten ANS Saken er egentlig redegjort for under budsjettsaken. LAT ANS er forespeilet en ny modell tidlig 2016. Kostnadene skal dekkes av det RHF der pasient er hjemmehørende. Den viktigste endringen er at Helse Vest nå vil bidra til finansieringen av ambulanseflyvirksomheten. b. Støtte til politiet Helse og omsorgsdepartementet har bedt om innspill til mulig samarbeid mellom luftambulansetjenesten og politiet. c. Status personell Rådgiver fly og helikopter er begge i full stilling fra månedsskifte september oktober. Operativ rådgiver FW vil sette i gang forprosjekt til flyanskaffelsen så snart som mulig. Langtidsfravær på Medtek dekkes inn gjennom innleie av vikar. Den sykemeldte bidrar selv med rundt 40 timer pr måned. Utlyst kommunikasjonsrådgiver og spesialsykepleier flysykepleier. Søknadsfrist 7. september. d. Digital landingsplassoversikt Prosjektgruppen er etablert, med deltakere fra alle operatørene (inkl 330 skv). Gruppen skal levere en rapport med forslag til kravspesifikasjon innen 1. november i år. Dette prosjektet er også aktualisert på grunn av SHTs sikkerhetstilrådning om økt bruk av forhåndsdefinerte landingsplasser i rapporten fra Sollihøgda. e. Utbedring av landingsplasser for nye redningshelikoptre ved sykehus Prosjektet ledes av Sykehusbygg HF og med representant fra NAWSARH prosjektet som leder av styringsgruppen. Et stort prosjekt der Sykehusbygg gjør en formidabel jobb. Arbeidet går etter plan,
som tilsier ferdigstillelse av den enkelte plass innen nytt helikopter er operativt i den enkelte region. f. Nettverk felleseide selskap De fire regionale helseforetakene har pr mai 2015 etablert seks felleseide selskap. Selskapene følger i hovedsak samme rutiner knyttet til f eks oppdragsdokument og årlig melding. I løpet av 2014/15 har RHF ene satt større søkelys på driften og oppfølgingen av de felleseide selskapene. Nytt er også initiativ fra eierstyringsgruppen som har invitert til separatmøter med styreleder og administrerende direktør i de felleseide selskapene. De administrerende direktørene i de nasjonale selskapene har sett nytte av å etablere et nettverk for å styrke samarbeidet, utveksle erfaringer og bidra til bedre leveranser. g. Lufttransport AS Oppdatering av moving map hinderdata NRL: Konverteringsverktøyet rapporteres nå til å fungere, og begge operatørene oppdaterer nå alle sine helikoptre med siste versjon av hinderdatabasen. NVG refusjon Begge operatørene refundert ca 2,3 MNOK Tilgjengelighet August 2015: Snitt alle baser: 95,1 % Januar august 2015: Snitt alle baser: 97,0 h. Norsk Luftambulanse AS Tilgjengelighet Juli 2015: Snitt alle baser: 96,9 % (Ahus1:97,7 Ahus2 98,5) Januar juli 2015: Snitt alle baser: 97,4 % Styret tar sakene til orientering.
STYRESAK 57 2015 Intet. EVENTUELT Daniel Haga Tor Arne Haug Randi Nordtorp Mølmen Ingvill Skogseth Arild Østergaard Kommende styremøter 15. 16. oktober 2015, Helsinki, Finland 3. desember 2015, sted bestemmes senere.
Besøksadresse: Torvgata 2, 8006 Bodø Postadresse: Luftambulansetjenesten ANS, Postboks 235, 8001 Bodø Tlf: +47 75 54 99 50 Styresak 64 2015 Økonomisk status pr 31.08.15 Saksbehandler: Mariann M. Hunstad Vår dato: 09.10.2015 Møtedato: 15.10.2015 1. Bakgrunn/fakta Regnskapet er avstemt pr 31. august i år. 2. Regnskap pr 31.08.15 Tekst Hittil i fjor 01.01.2014-31.08.2014 Hittil i År 01.01.2015-31.08.2015 Budsjett 01.01.2015-31.12.2015 PROGNOSE 2015 Refusjoner og tilskudd 520 379 559 634 847 330 842 266 Andre inntekter - - - - DRIFTSINNTEKTER 520 379 559 634 847 330 842 266 Personalkostnader -10 849-11 589-22 505-19 145 Avskrivninger -2 667-3 355-5 699-5 032 Fast vederlag mm -392 636-420 288-647 069-640 136 Operative driftsutgifter -13 697-29 938-45 194-45 530 Risiko og sikkerhet 2 185-776 -1 800-1 386 Indirekte kostnader -56 593-59 158-101 420-85 996 Drift, vedlikehold og service -3 511-4 176-6 495-6 166 Andre driftsutgifter -101-50 -200-200 Administrative kostnader -4 393-6 356-14 732-11 954 Reise, diett, bilgodtgjørelse -934-967 -1 905-1 608 Salgs- og reklamekostnader -38-55 -100-112 Kontigenter, gebyr -22-50 -52-76 Forsikringer -68-71 -160-106 Tap/gevinst o.l. -108 - - - SUM KOSTNADER -483 432-536 829-847 330-817 447 DRIFTSRESULTAT 36 947 22 805 0 24 818 Driftsresultat pr 31. august 2015 er 22,8 MNOK. 2.1 Inntekter Tilskudd fra Helse Nord RHF blir redusert med 5,4 MNOK på faktura for september jf. Styresak 40 2015.
Avviket mellom budsjett og prognose for kontogruppen forklares med redusert tilskudd fra Helse Nord RHF samt noe større inntekter på refusjon enn budsjettert. 2.2 Kostnader 2.2.1 Fast vederlag, timeuttak og baseleie Kontogruppen inkluderer fast vederlag, timeuttak og baseleie. Avviket mellom budsjett og prognose skyldes i hovedsak at budsjettet inkluderte for høyt fast vederlag for Evenes, se punkt 2.1 og styresak 40 2015. Ut over dette skyldes avviket refusjonskrav til begge operatørene for å ha benyttet piloter uten den nødvendige trening med nattsynbriller, se Økonomisk status pr 31.07.2015. 2.2.2 Personalkostnader Kontogruppen inkluderer lønn, arbeidsgiveravgift, pensjon, refusjon sykepenger, pensjonsforsikring og andre personalkostnader. Kontogruppen samlet viser lavere forbruk enn budsjett. Budsjettet inkluderte halvårsvirkning på tre nye stillinger, samt fire måneders vikar ved administrasjonen. Vikar ble ikke tilsatt, men anskaffet i form av konsulent. Kostnadene føres dermed som konsulenttjenester og ikke som lønn. Det foregår en tilsettingsprosess i disse dager for to nye stillinger. Tiltredelse vil ikke skje før nærmere årsskiftet. Prognosen har tatt hensyn til dette. 2.2.3 Operative driftsutgifter. Kontogruppen inkluderer kontiene bruk av 330 skvadronen samt reservemateriell og innleie for spesialtransporter eller oppdrag utført av svenske ambulansehelikopter. Prognosen viser et noe høyere forbruk enn budsjettert. Det skyldes at faktura fra Justisdepartementet for bruk av 330 skvadronen ble noe høyere enn budsjettert. 2.2.4 Indirekte kostnader. Kontogruppen inkluderer kontiene Drivstoff, Diverse operative utgifter og Luftfartsavgifter. Prognosen for kontogruppen viser et samlet lavere forbruk enn budsjett med vel 15 MNOK. Tilnærmet hele avviket skyldes at drivstoffprisen i 2015 er lavere enn budsjettert. Drivstoffprisen budsjetteres forskjellig for de ulike kontraktene. Tabellen nedenfor viser budsjettert pris og lavest betalte pris i år for den enkelte kontrakt. Budsjett Lavest betalt pris Høyest betalt pris 10 7,18 9,46 10,50 7,38 15,62 11,50 8,92 13,02 Det medfører at til tross for økt timeuttak så er drivstoffkostnaden lavere enn budsjett.
2.2.5 Administrative kostnader. Kontogruppen inkluderer en rekke konti knyttet til driften av selskapet, så som husleie, renhold, revisjon og regnskapstjenester, porto, telefoni etc. I tillegg inkluderer kontogruppen kontoen Konsulenttjenester. På konto for Konsulenttjenester budsjetteres prosjektkostnadene. Prognosen for kontogruppen samlet viser et lavere forbruk enn budsjettert med 2,7 MNOK. Dette skyldes primært prosjekter som ikke blir ikke blir gjennomført eller som blir gjennomført men i noe redusert omfang. 2.3 Finans Bankrenter er bokført til og med juni. 2.4 Konklusjon økonomi Tekst Hittil i fjor 01.01.2014-31.08.2014 Hittil i År 01.01.2015-31.08.2015 Budsjett 01.01.2015-31.12.2015 PROGNOSE 2015 DRIFTSRESULTAT 36 947 22 805 0 24 818 Finansinntekter 666 630 1 500 1 230 Finanskostnader -3-1 - -1 NETTO FINANS 663 629 1 500 1 229 RESULTAT FØR SKATT 37 610 23 435 1 500 26 048 Bokført resultat ved utgangen av august 23,4 MNOK. Prognosen for 2015 viser et resultat på 26 MNOK. Daglig leder anbefaler en korrigering av fakturaene for tilskudd desember i hht tabell nedenfor. Korrigering desember Desember Oppr.tilskudd Differanse Helse Nord RHF 23 615 974 30 851 974 7 236 000 Helse Midt Norge RHF 6 391 599 10 432 599 4 041 000 Helse Vest RHF 4 080 752 8 545 752 4 465 000 Helse Sør Øst RHF 10 098 864 20 363 864 10 265 000 26 007 000 Beløpet knyttes til for høyt budsjettert drivstoffpris, sent igangsatt ansettelsesprosess, refusjon jf. manglende erfaring hos nytilsatte hos operatørene, samt prosjekter som blir helt eller delvis forskjøvet til neste år. Likviditeten for selskapet er tilfredsstillende.
3. Flytimeproduksjon tom august 2015 Rapporten inneholder ingen medisinske data og er ment som informasjon i forbindelse med budsjettoppfølgingen for de regionale helseforetakene. 3.1 Flytimeproduksjon ambulansefly og ambulansehelikopter Måned Status Amb hkp Status Amb fly Kommentar Jan Ambulansehelikopterproduksjonen i januar var 17 timer under budsjett. Ambulanseflyproduksjonen for årets første måned var 104 timer under budsjett. Feb Ambulansehelikopterproduksjonen i februar var 21 timer over budsjett. Ambulanseflyene fløy 79 timer over budsjett. Mars Ambulansehelikopterproduksjonen i februar var 80 timer over budsjett. Ambulanseflyene fløy 54 timer over budsjett. April Ambulansehelikopterproduksjonen i februar var 46 timer over budsjett. Ambulanseflyene fløy 3 timer over budsjett. Mai Ambulansehelikopterproduksjonen i mai var 2 timer over budsjett. Ambulanseflyene fløy 19 timer under budsjett. Juni Ambulansehelikopterproduksjonen var 61 timer under budsjett. Ambulanseflyene fløy 17 timer over budsjett. Juli Ambulansehelikoptrene fløy 18 timer over budsjett. Ambulanseflyene fløy 35 timer under budsjett. Aug Ambulansehelikoptrene fløy 22 timer under budsjett. Ambulanseflyene fløy 6 timer under budsjett. Sept Okt Nov Des
Flytimeproduksjon under budsjett Flytimeproduksjon iht budsjett Flytimeproduksjon over budsjett 3.2 Kommentar pr RHF Framstillingen viser utvikling til og med august sammenlignet med samme periode i fjor. Helse Nord RHF Utført 2015 Budsjett 2015 Differanse Utført 2014 Differanse 2015 Fly 4556 4424 131 4498 58 Helikopter 1117 1050 67 865 252 Helse Midt Norge RHF Utført 2015 Budsjett 2015 Differanse Utført 2014 Differanse 2015 Fly 819 827 8 769 50 Helikopter 988 984 4 1019 31 Helse Vest RHF Utført 2015 Budsjett 2015 Differanse Utført 2014 Differanse 2015 Helikopter 1305 1370 65 1324 19 Helse Sør Øst RHF Utført 2015 Budsjett 2015 Differanse Utført 2014 Differanse 2015 Fly 1441 1465 24 1364 77 Helikopter 2881 2818 62 2671 210
3.3 Kommentar produksjonsutvikling Ambulanseflyene har til og med august flydd 6816 timer. Dette er 99 timer over budsjett. Til sammenligning var produksjonen på samme tid i fjor 6632 timer. Tilgjengeligheten for ambulanseflyene er hittil i år på 95,19 %. Ambulansehelikoptrene har til og med august flydd 6292 timer. Dette er 69 timer over budsjett. I fjor på samme tidspunkt var produksjonen 5879 timer. Tilgjengeligheten for Lufttransports ambulansehelikoptre ligger på 95,54 %. Tilsvarende tall for NLA er 97,48 %. Styret for Luftambulansen ANS inviteres til å fatte følgende vedtak: Styret tar økonomisk status pr. 31. august 2015 til orientering. Faktura for tilskudd desember reduseres med totalt 26 MNOK. Øyvind Juell daglig leder
Luftambulansetjenesten ANS Postboks 235 8001 Bodø Tlf. 75 54 9950 PROTOKOLL Vår dato: 16. september 2015 Arkivnr.: 012 STYREMØTE 16. SEPTEMBER 2015 Styret for Luftambulansetjenesten ANS avholdt styremøte 16. september 2015 på telefon Til stede Daniel Haga (styreleder) Tor Arne Haug (nestleder) Randi Nordtorp Mølmen Arild Østergaard Ikke til stede Ingvill Skogseth STYRESAK 58 2015 Fra administrasjonen Øyvind Juell (daglig leder) Roy Inge Jenssen (rådgiver) GODKJENNING AV INNKALLING Innkalling til styremøte 16. september 2015 er godkjent. STYRESAK 59 2015 GODKJENNING AV SAKSLISTE Sak 58 2015 Godkjenning av innkalling Sak 59 2015 Sak 60 2015 Godkjenning av saksliste Anskaffelse av ambulansehelikoptertjenester sak til AD møtet Sakslisten er godkjent.
STYRESAK 53 2015 ANSKAFFELSE AV AMBULANSEHELIKOPTERTJENESTER SAK TIL AD MØTET Styret vedtar nytt forslag til vedtak i AD møtesaken 18.09.15 vedrørende anskaffelse av ambulansehelikoptertjenester. Det reviderte forslaget samt momenter til diskusjon i neste styremøte er dokumentert i referat fra møte i styringsgruppen. Referatet er unntatt offentlighet. Daniel Haga Tor Arne Haug Randi Nordtorp Mølmen Ingvill Skogseth Arild Østergaard