Post- og pakkeforsendelser Sending og mottak av pakker Ta kontroll over innkommende pakker Nå kan du trygt spore, overvåke og levere pakker
Ingen flere pakker på avveie Informasjon betyr alt eller feil levert Det er noe alle transportører vet. De merker alle pakker med strekkoder, som de skanner og sporer på hvert eneste steg underveis, og de sender e-poster og oppdateringer slik at mottakerne til enhver tid er informert. Helt til pakken ankommer postrommet. For hva skjer så? Når en pakke blir registrert som «mottatt» hos deg, så er bare halve jobben gjort. Målet er å få levert pakken dit den skal og til rett mottaker i tide. Papirbaserte lister og manuelle prosesser er rett og slett ikke effektive nok. Nå kan du imidlertid automatisere hvert enkelt trinn. Få tilgang til informasjonen som gir deg full kontroll. Se status i sanntid. Styr arbeidsflyten. Rapporter hvor i leveringsflyten pakken befinner seg. Og få en slutt på pakker på avveie og feilleverte pakker. Ta i bruk intern pakkesporing Fortsett der transportørene avslutter: Oppgi nøyaktig status Sikre verdikjeden Øk tilfredsheten Unngå tidkrevende leting Bidrar til færre feilplasserte forsendelser 2
Høye forventninger «De ansatte ved sykehuset forventet at jeg skulle spore interne pakkeleveranser på lik linje med FedEx.» Direktør for materielladministrasjon ved et stort barnesykehus I organisasjoner som mottar over 100 pakker hver dag, er det mange forsendelser som ikke blir levert til mottakeren i tide. De fleste transportører gjør en god jobb med å spore status slik at mottakerne ofte vet når en pakke er ankommet stedet. Frustrasjonen stiger derfor når pakken ikke blir levert i tide. Forsvunne pakker 100 pakker 250 pakker 500 pakker 650 1 625 En nylig studie viste at 2,5 prosent av alle innkommende pakker blir levert feil eller er forsinket hver dag, og dette tallet øker til 3 prosent i organisasjoner som holder til på flere ulike steder. Dette skaper uro, kan gå utover tidsfrister og kan ødelegge et godt kundeforhold. Hvis du registrerer og sporer forsendelser manuelt, er det større fare for at pakkene kan bli borte, stjålet eller levert til feil sted. I tillegg til ekstrakostnadene med telefonsamtaler og tidkrevende leting, medfører det også store utgifter når tapte forsendelser må erstattes. Et eksempel er sykehus, der situasjonen fort kan bli kritisk. Rundt 15 prosent av alle røntgenbilder blir borte eller levert feil hvert eneste år. Med knappe diagnosefrister må bildene tas på nytt, og dette krever både tid og ekstra utgifter hele veien. 3 250 1 000 pakker 6 500 Jo flere pakker du mottar hver dag, desto flere forsvunne, feilleverte eller stjålne pakker vil du oppleve hvert år 3
Det er på tide å Automatiser pakkemottaket, så unngår du bekymringer, trøbbel og overraskelser ta kontroll Organisasjoner forventer at interne forsendelser leveres i tide 25 % Innen 2 timer 52 % Innen 4 timer Med dagens verktøy og teknologier er det enkelt å sikre at alle pakker kommer frem dit de skal. Du kan registrere, spore og styre innkommende pakker på hvert enkelt steg underveis, og du kan vise pakkestatus i sanntid. Sporing av innkommende pakker fortsetter der transportørene avslutter: Send e-post og tekstmelding om pakkeleveranse Automatiser mottaksområdet Behandle forespørsler om manglende pakker Opprett daglige logger og lister over interne leveranser Bli varslet om hastepakker Omdiriger pakker og tilordne alternative mottakere Enten virksomheten holder til i ett stort bygg, er fordelt på flere steder eller i flere bygninger på samme sted, gjør dagens teknologier det enkelt å dekke alles behov. Unik fleksibilitet og nøyaktighet Teknologi styrt av databasesikkerhet Avansert rapportering for økt etterrettelighet Avansert varsling med selvbetjente statusoppdateringer 4
Full oversikt over Se hvordan sporing av innkommende pakker kan være til nytte for organisasjonen alle pakker til enhver tid Øk produktiviteten: Unngå feil som skyldes uleselig håndskrift Bruk mindre tid på å besvare henvendelser om status Automatiser kommunikasjonen Spor både bunker og selve innholdet i hver forsendelse Gi nøyaktig informasjon: Søk etter nøyaktig pakkestatus Vis fremdrift i forhold til tjenestenivå avtaler Lag detaljerte budsjetter Utfør detaljerte, årlige gjennomganger av resultater Oppretthold integritet og sikkerhet: Sikre leveringsbekreftelse Dokumenter verdikjeden Ta bilde av misstenkelige forsendelser og hør med mottakeren forut for levering Ta mer informerte avgjørelser om leveringsstatus Enklere prosess ved erstatningskrav: Ta bilde av skadede forsendelser Del bildene med avsender/transportør via e-post Reduser behandlingstiden ved erstatningskrav Øk Reduser Effektivitet Statushenvendelser Produktivitet Tiden på å lete Behandlingshastighet Arbeidskostnader Tilfredshet Feilfrekvenser Forbedre Ansvarlighet Sikkerhet Samsvar Verdikjede 5
Automatiser pakkestatus på 01. Registrer 02. Lag lister 03. Lever Eksterne transportører leverer pakker til varemottaket Overfør data til håndterminalen for utlevering Definer leveringsruter basert på etablerte ruteregler hvert enkelt trinn Med sporing av innkommende pakker blir jobben utført raskere og sikrere fra tidspunktet pakken ankommer virksomheten og til den er blitt levert til mottakeren. Prosessen er enkel, og den sikrer at forsendelsene blir levert mest mulig effektivt. Skann forsendelsene direkte inn i systemet for å registrere dato og klokkeslett for hver pakke som mottas Ta bilde av eventuelt skadede forsendelser for fremtidig referanse Opprett automatisk papirbaserte eller elektroniske leveringslister Tilordne leveranser automatisk etter leveringssted eller avdeling Registrer leveringsstatus for angitte leveringssteder eller mottakere: Levert Forsøkt levert Returnert Hentet på varemottak Send e-postvarsel for å informere en mottaker om at forsendelsen er på vei Dagens avanserte gjennomgangs- og rapporteringsfunksjoner gir deg øyeblikkelig tilgang til verdifull informasjon Overfør data automatisk fra håndterminal til databasen Statushenvendelser via nettet Reduser kostnadene og lever enda flere pakker til rett mottaker i tide Opprett rapporter i henhold til krav i tjenestenivå avtaler Lister over mottak og leveranser Detaljerte rapporter over skadede pakker Analyse av ruteaktivitet Produktivitetsrapporter 6
Bedre resultater på så mange måter Bransje Utfordring Fordeler «Innenfor en tidssensitiv bransje som vår der kommunikasjonen må skje umiddelbart, er et slikt system ekstremt verdifullt og fører til at vi kan gi kundene våre bedre service.» Facilities Manager, AIG Forsikring Økonomiske tjenester Helsevesen Må overholde strenge lovpålagte krav. Driver ofte desentraliserte og svært spredte organisasjoner, der noen virksomheter mottar over 1 000 brev, ekspress og pakker hver dag. Står overfor press fra lovpålagte krav, deriblant Sarbanes Oxley og Dodd-Frank. Et forsvunnet dokument kan føre til at virksomheten stanser opp, som igjen medfører tapt produktivitet, misfornøyde kunder og, eventuelt, lovpålagte bøter. Administrerer kompliserte systemer med lite eller ingen rom for feil. Er ofte i drift døgnet rundt hele uken med personell i konstant bevegelse. Hvis medisinsk utstyr, hasterapporter eller viktige e-post kommer på avveie, kan det få livstruende konsekvenser. Støtter nedfelte prosesser Reduserer kostnader Øker produktiviteten Raskere behandling Færre feil Sikrer sporbarhet og støtter nedfelte prosesser Kontroller at posten kommer frem til riktig mottaker Få sanntidsoversikt over pakkestatus Økt kontroll Reduser risikoer, tap og kostnader Oppretthold personvern og konfidensialitet Dokumenter verdikjeden 7
Bransje Utfordring Fordeler «Vi opplever ikke lenger forsvunne, manglende, stjålne og uleverte pakker det sparer oss for store summer som før ble belastet budsjettet.» Juridisk Høyere utdanning Rettidighet og nøyaktighet er svært viktig. Skriftlige erklæringer, vitneforklaringer og innleveringer til domstoler må skje til tiden. Viktige papirdokumenter må leveres til rett person. Verdikjeden må dokumenteres. Forsvunne, feilleverte, forsinkede eller forledede forsendelser kan føre til kostbare rettsforsinkelser, misfornøyde klienter og tapt produktivitet. Med forventning om å redusere utgifter og samtidig levere den gode kvalitet som trengs i konkurransen om studenter og fakulteter. Administrere hyppige endringer på tidsplanen en midlertidige studentgruppe samt utlevering av lærebøker, pakker og netthandel legger et stadig større press på de ansatte ved postrommet. Dokumenter og oppretthold verdikjeden Raskere levering Bekreft riktig mottaker Få sanntidsoversikt over pakkestatus Svar raskt på henvendelser Rask levering Øk tilfredsheten på fakultetene, de ansatte og studentene Kommuniser automatisk med mottakerne Brian Fischer, Materials Manager, Providence Yakima Medical Center Næringsområder Når ansatte sitter spredt i ulike bygninger, er behovet for automatisert sporing enda større. Mange organisasjoner mottar over 1 000 forsendelser hver dag noen håndterer over 10 000 brev og pakker. Raskere behandling Færre feil Effektiviser leveringen Effektiviser driften Innfri tjenestenivå avtaler Øk kundetilfredsheten Handel Vareprøver med begrenset holdbarhet, leverandørleveranser og markedsføringsmateriell mottas daglig. Vareprøver som blir borte eller er forsinket kan føre til at en produktutstilling eller fotografering stanser opp og forsinker produktlanseringen, og dette kan igjen medføre uforutsette utgifter og tapt omsetning. Detaljhandlere må holde leverandører ansvarlige for rettidig levering og nøyaktige kostnader. Få sanntidsoversikt over pakkestatus Gi et raskt og nøyaktig svar ved henvendelser Reduser tiden de ansatte bruker på å lete etter varer Løs leveringsproblemer, sikre at riktige varer mottas i tide og med nøyaktig faktura 8
Få en slutt på frykten for pakker på avveie Ta i bruk SendSuite Pitney Bowes tilbyr en komplett løsning som gir deg øyeblikkelig kontroll og oversikt over sporing av innkommende pakker. Du får detaljert oversikt over: Hva du har mottatt Når det ble mottatt Informasjon om både avsender og mottaker Nåværende status i virksomheten Nøyaktig leveringstidspunkt til mottaker SendSuite definerer nye standarder for presisjon og nøyaktighet slik at du trygt kan håndtere innkommende forsendelser. Det er en del av vårt løfte om å hjelpe kunder som deg til å innfri kravene til dagens komplekse og sammenkoblede verdenshandel. 9
Norge Stålfjæra 26 0975 Oslo 23339300 info.no@pb.com Vil du ha mer informasjon, kan du ringe 23339300 eller besøke oss på nettet: pitneybowes.com/no Pitney Bowes og firmalogoen er varemerker for Pitney Bowes Inc. eller et datterselskap. Alle andre varemerker tilhører sine respektive eiere. 2015 Pitney Bowes Inc. Med enerett. 15DCS04307_NO