SAKSDOKUMENT Møteinnkalling Administrasjonsutvalget har møte den 08.10.2009 kl. 10.00 i møterom Komagfjord Eventuelle forfall meldes til tlf. 78455191 epost: politisksekretariat@alta.kommune.no Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Saksliste Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 22/09 08/4782 UNNTAK FRA ARBEIDSTIDSBESTEMMELSENE 23/09 09/4099 REVIDERING AV PERMISJONSREGLEMENTET Følgende saker ettersendes: 09/4217 Avlønning Hjelpepleiere 09/4085 Organisering av planmiljøet Alta 02.10.2009 Anita Håkegård Pedersen /sign. Leder Mary-Ann Ring Sekretær Alta kommune - 9510 ALTA Tlf. 78 45 50 00
Sak 22/09 UNNTAK FRA ARBEIDSTIDSBESTEMMELSENE Saksbehandler: Linda Pedersen Arkiv: 403 Arkivsaksnr.: 08/4782 Saksnr.: Utvalg Møtedato 20/08 Administrasjonsutvalget 11.12.2008 22/09 Administrasjonsutvalget 08.10.2009 Innstilling: Administrasjonsutvalget vedtar forslaget fra rådmannen på hvilke stillinger som skal unntas fra arbeidstidsbestemmelsene i hht. saksframlegg og vedlegg i saken. Unntaket kompenseres med kr. 15.000 og inntil 7 fridager pr år. Administrasjonsutvalgets behandling den 11.12.2008: Behandling: Omforent forslag: Saken utsettes: Administrasjonsutvalget ønsker: Vedtatt enstemmig. - Høringssvar fra organisasjonene. - Det må gjøres en betydelig innstramming på hvilke stillinger dette gjelder. - Adminastrasjonen må definere hva som er innholdet i hvilke stillinger som skal unntas, jfr. gjeldende lovverk. Administrasjonsutvalgets vedtak den 11.12.2008: Saken utsettes: Administrasjonsutvalget ønsker: - Høringssvar fra organisasjonene. - Det må gjøres en betydelig innstramming på hvilke stillinger dette gjelder. Administrasjonen må definere hva som er innholdet i hvilke stillinger som skal unntas, jfr. gjeldende lovverk. Side 2 av 11
Sak 22/09 Vedlegg: Høringsdokument Høringsuttalelser Liste over stillinger/funksjoner Andre saksdok.: Hovedtariffavtalen og Arbeidsmiljøloven Sak til Adm.utvalet 08/4782 Bakgrunn: Administrasjonsutvalget behandlet i sitt møte 11.12.08 sak om hvilke stillinger som skulle unntas fra arbeidstidsbestemmelsene. Saken ble da utsatt med følgende vedtak: Omforent forslag: Saken utsettes: Administrasjonsutvalget ønsker: Vedtatt enstemmig - Høringssvar fra organisasjonene. - Det må gjøres en betydelig innstramming på hvilke stillinger dette gjelder. - Adminastrasjonen må definere hva som er innholdet i hvilke stillinger som skal unntas, jfr. gjeldende lovverk. I ettertid har saken vært til ytterligere utredning i sektorene, og har i perioden 10.7 15.9.09 vært til høring i sektorene og fagforeningene. Innholdet i stillingene som skal unntas er nærmere beskrevet i høringsutkastet. Men dere vil her se at det ikke er foretatt noen betydelig innstramning i hht. Adm.utvalgets tidligere vedtak. Høring/merknader: Vi har fått 3 høringsuttalelser fra fagforeningene og ingen endringsforslag fra sektorene. Vi registrerer at det er en grunnleggende uenighet mellom arbeidsgiver og arbeidstakerorganisasjonene i denne saken. Sektorlederne ønsker i stor grad å videreføre dagens praksis og å beholde unntaket for avdelingsledere og virksomhetsledere i tillegg til en del stillinger som er særs selvstendige og uavhengige (prosjektstillinger, advokater o.l.) Vi kommenterer her de viktigste innspillene i høringsuttalelsene: Side 3 av 11
Sak 22/09 Fagforeningene har spilt inn at beløpet for å unntas må økes, som følge av at det faktisk har vært en reallønnsnedgang i denne kompensasjonen. Vi er ikke uenige i dette, og foreslår at vi forhøyer beløpet til kr. 15 000, og at også rektorene innlemmes i ordningen. Ved å innlemme rektorene i ordningen (20 stk) vil kostnadene bli kr. 300 000,- i tillegg til dagens kostnader som også økes med kr. 5 000,- pr. leder. Utdanningsforbundet foreslår også en utvidelse av antall dager fra 7 til 10 ut fra at denne utvidelsen er lagt inn i Hovedtariffavtalen pr. 1.5.08. Pr. i dag ser vi en del problemer med å få avviklet de 7 fridagene som lederne allerede har, og det vil ikke bli mindre ved å øke fridagene til 10 dager. I stedet viser vi til avsnittet over, hvor vi heller øker kompensasjonen fra kr. 10 000,- til 15 000,- og beholder dagens ordning med 7 dager. De øvrige innspill fra fagforeningene om at vi går for langt i å unnta, at forsvarlige arbeidstidsordninger også skal gjelde for ledere og at vi ikke får det faktiske behovet for administrative stillinger fram ser vi absolutt som relevante problemstillinger. Å unnta ledere fra arbeidstidsbestemmelsene legitimerer ikke at vi skal drive rovdrift på våre ledere. Vår intensjon er at våre ledere skal ha forsvarlige arbeidsvilkår, og at de skal ha frihet og fleksibilitet til å styre sin arbeidsdag ut fra hva som tjener virksomheten og dem selv. Slik vi opplever signalene fra våre ledere, så ønsker de denne friheten og ikke et system hvor de er underlagt arbeidstidskontoll og detaljert registrering av sin arbeidstid. Noen av våre ledere jobber mye, og dermed kan unntaksordningen være lite gunstig. Imidlertid bør man da heller se på hvordan man skal redusere arbeidsomfanget i stedet for å ikke unnta de fra arbeidstidsbestemmelsene. Utdanningsforbundet påpeker at det er påkrevd at rektorere og barnehagestyrere er tilstede på virksomheten i åpningstiden. I stor grad vil nok dette gjelde for de fleste virksomhetsledere, men det er for ledere og ansatte i administrative stillinger mulighet for å være nokså fleksibel innenfor gitte rammer. De kan selv styre sin arbeidstid så lenge de ivaretar driften av virksomheten på en god måte. Økonomiske konsekvenser: Når det gjelder de økonomiske konsekvenser vil merkostnadene til unntak fra arbeidstidsbestemmelsen for 61 ledere som allerede er med i ordningen koste kr. 305 000,- + feriepenger og pensjon. For 20 rektorer blir kostnaden kr. 300 000,- + feriepenger og pensjon. Kostnadene vil bli tatt i forbindelse med 3.4.2 forhandlinger. Hvis kostnadene dekkes innenfor forhandlingene uten at rammen går utover de forutsatte 4,7 % er det dekning i budsjettet. Side 4 av 11
Sak 22/09 Vurdering: Vi er nok i grenselandet juridisk på det omfanget av stillinger som er foreslått unntatt fra arbeidstidsbestemmelsene. Dog mener vi at vi kan forsvare dette ut fra at våre virksomhetsledere i stor grad har samme grad av arbeids- og ansvarområde, og samme grad av frihet og fleksibilitet i forhold til sin arbeidstid. VI skulle gjerne ha hatt mulighet til å øke kompensasjon for dette, enten økonomisk eller ved flere antall fridager, men har ikke funnet rom for dette i denne runden (se over). Noen av avdelingslederne har i dag innbakt tillegget på kr 10.000 i lønna. Årsaken er at man i startfasen ved dette arbeidet vurderte dette som en framtidig praksis. Imidlertid tror vi det kan være greit at det er et særskilt tillegg, slik at man synliggjør tillegget og unngår tvil om hvem som til enhver tid har det. Men da må det være lik praksis for alle. Vi står fast på sektorledernes forslag til hvilke stillinger som skal unntas, da vi ønsker å følge de prinsipper som er lagt til grunn for deres vurderinger. Side 5 av 11
REVIDERING AV PERMISJONSREGLEMENTET Saksbehandler: Linda Pedersen Arkiv: 460 &00 Arkivsaksnr.: 09/4099 Saksnr.: Utvalg Møtedato 23/09 Administrasjonsutvalget 08.10.2009 Innstilling: Administrasjonsutvalget vedtar vedlagte forslag til revidert permisjonsreglement for Alta kommune. Vedlegg: Gjeldende permisjonsreglement Høringsutkast Høringsuttalelser Andre saksdok.: Hovedtariffavtalen og Hovedavtalen i KS-området Arbeidsmiljøloven Arbeidsgiverpolitisk dokument Lokalt reglement for lærere Bakgrunn: Alta kommunes gjeldende permisjonsreglement ble sist vedtatt av Administrasjonsutvalget den 12. april 1999. I forbindelse med utarbeidelse av Arbeidsgiverpolitisk dokument ble det nedsatt en arbeidsgruppe bestående av mellomledere som fikk i oppgave å revidere permisjonsreglementet. Gruppa utarbeidet med utgangspunkt i gjeldende permisjonsreglement et utkast med en del endringer og utvidede rettigheter. Imidlertid var strukturen og innholdet grovt sett den samme som i tidligere reglement. Man har altså ikke valgt en annen profil, mindre detlajert reglement eller andre endringer som eksempelvis ga lederne mer rom for situasjonsbestemt og skjønnsmessig vurdering av permisjoner. Signalene fra våre ledere er, slik vi oppfatter det, at de ønsker et nokså detaljert reglement å basere permisjonssøknadene på. Da slipper lederne i hvert tilfelle å ta en skjønnsmessig Side 6 av 11
vurdering, og man sikrer en større grad av likebehandling av ansatte i de ulike virksomheter. På den annen side blir permisjonssøknadene da mer regelstyrt enn målstyrt og situasjonsbestemt. Arbeidsgruppas utkast ble behandlet av rådmannens ledergruppa i vår. Her landet man, mye pga. økonomi, på at det i revidert reglement ikke skulle åpnes for større utvidede permisjonsrettigheter. For de fleste ansatte må det inn vikar ved innvilgelse av permisjon med lønn, noe man i den økonomiske situasjon Alta kommune er i ikke finner rom for. Vi har i Alta kommune tidligere hatt et lokalt permisjonsreglement for lærere (tidlig statlig avtaleverk) og et for de øvrige ansatte. Ved overføring av undervisningspersonalet til kommunene, var det tenkt at man skulle samkjøre disse to. Imidlertid har det ikke vært fattet formelt vedtak om dette ut fra det vi kan se, og vi har dermed egentlig 2 reglement som ligger til grunn for revisjonen. Høring/merknader: Høringsutkastet ble sendt ut til fagforeningene og sektorene den 10. juli med svarfrist 15 september d.å. Det skulle derfor være god tid til å gjennomgå og komme med innspill til det utkastet som da forelå. Vi har imidlertid fått overraskende få høringssvar 3 fra fagforeningene og lite innspill fra sektorene. Her går svarene mye ut ut på at de ikke har endringsforslag. Vi vil her kommentere de innkomne høringsuttalelsene på hvert enkelt punkt: Fagforbundet Alta 20.1: Det er ønske om utvidet delegasjon til ledere på innvilgelse av permisjon. I dag skal permisjoner over 3 mnd til personalsjefen, ikke til ansettelsesutvalg. 20.4: En presisering til 10 dager ved alvorlig sykdom i nærmeste familie kan være en utvidelse av rettighetene til dette formål, men iom at vi tidligere ikke har sagt noe om antall dager har det antakelig vært ulikt. Fra 5 til 10 dager for øvrig familie vil være en utvidelse. Det er ikke det store omfanget av slike permisjoner, men vil likevel i en del tilfeller kunne gi store utslag i vikarkostnader. 5 dager permisjon med lønn ved planleggingsdager i barnehage/sfo/skole er en stor utvidelse av rettighetene. Planleggingsdagene er fastsatt i god tid, og det er mulig å planlegge bruk av feriedager og avspasering for å kunne ha fri disse dagene. Pga. store vikarkostnader vil rådmannen fraråde en slik utvidelse. Fagforbundet foreslår at man får innvilget permisjon med lønn uansett for konsultasjon hos lege, mens vårt forslag gikk ut på at man får med lønn dersom det ikke er mulig å legge det utenom arbeidstid. I praksis er det kanskje ikke den store forskjellen, men vår intensjon er at Side 7 av 11
man skal tilstrebe å legge slike konsultasjoner utenom arbeidstid slik at virksomheten ikke blir berørt mer enn nødvendig. Fagforbundet er heller ikke enig i at egenmelding skal benyttes ved akutt/kronisk sykdom eller at permisjon med lønn ikke skal gjelde for deltidsansatte. Vårt forslag baserer seg på at vi ønsker at den ansatte skal prøve å styre slike konsultasjoner til sin fritid. 22.7: Fagforbundet støtter ikke vårt forslag til differensiering av permisjon med lønn i forbindelse med hjemmeeksamen. Om de da mener at det skal gis ubegrenset permisjon er vi usikre på, men vi står fast på at vi ønsker en differensiering ut fra omfanget på studiet. 23.4.5: Fagforbundet oppfatter denne som uforståeling, ogdet er antakelig fordi det i første setning står rett til permisjon på ubestemt tid og i neste en begrensning på 3 år. Intensjonen er å tidsfastsette lengden på permisjon for å inneha heltidsverv i fagforening. Iom. at det ikke er noen begrensning i Hovedavtalen, så kan det være problematisk for oss å begrense det. En opprydning i rekkefølgen på punktene i permisjonsreglementet kan vi vurdere. Utdanningsforbundet Alta: Vi skal tilstrebe å bygge permisjonsreglementet opp med henvisning til lovhjemmel, samt presisere om det gis med lønn eller ikke. Vi har valgt å ikke utvide antall dager til velferdspermisjoner, som Hovedtariffavtalen nå åpner for. Det ligger ingen forpliktelse i det slik formuleringene foreligger. 20.4 om sykdom i familie: se kommentar over for Fagforbundet. Tilvenning av barn i barnehage/skole/sfo: Her mener vi å tilpasse til den praksis som er mest vanlig, nemlig at det fra barnehagens side ikke legges opp til at foreldrene må være fullt tilstede i 3 hele dager. Det er selvsagt individuelle forskjeller, og vi må da ha et opplegg som kan brukes fleksibelt. For skole og SFO mener vi det er tilstrekkelig med ½ dag til hver tilvenning, til sammen 1 dag. Vi ser at det kan være vanskelig med fleksibelt fravær på en del av våre virksomheter, men det får man da finne en løsning på ut fra hva som er hensiktsmessig for denne virksomheten. Planleggingsdager i barnehage: Se kommentar til Fagforbundet. Selv om man har barn med særskilte behov, er det fullt mulig å planlegge fri for disse dagene. Side 8 av 11
Røde Kors, Norsk Folkehjelp: Slik permisjon kommer i tillegg til 12 dager. Vi er enige i prinsippet, og må justere ut fra det antall dager velferdspermisjon som fastsettes. Økonomisk kompensasjon: Vi mener at det ikke er riktig at man skal motta dobbel lønn/godtgjøring og vil fastholde at det skal foretas motregning. Dersom det godtgjøring som er ment å være ulempetillegg i tillegg til lønn, kan dette beholdes. Her må man i så fall vurdere i hvert enkelt tilfelle. Ledsagertjeneste: Er i dialgo med NAV om dette. 22 Utdanningspermisjoner: Vi er enig i målet om å ha kompetanseplaner med prioriteringer, men vi har erfart at det er en utfordring å få til i praksis. Det er nok noe ulik praksis i sektorene på om man innvilges permisjon med eller uten lønn til kurs/studier ut fra om man må ha inn vikar eller ikke. Tillegget om at det ikke gis permisjon til grunnutdanning er vi enig i, og tar med i endelig utkast. 22.3 Kompensasjon for kurs på fridag: Vi har et generelt prinsipp om at kurs på fritid ikke kompenseres med mindre det er pålagt. Vi ønsker ikke å endre denne praksisen pga. vikarkostnader. 22.4 En endring fra 2 uker til 14 dager er ok. Tillegg om særskilte utdanningstiltak: Enig i prinsippet, og det kan tas inn en formulering om at permisjon gis på de vilkår som er forutsatt og til enhver tid er gjeldende for tiltakene. Med mindre det er valgfrihet, og da må vurderes i hvert enkelt tilfelle. 22.6 Ved søknad om omgjøring fra utdanningspermisjon til sykepermisjon forutsetter vi også den ansatte er i hel/delvis tjeneste i Alta kommune med mindre helsemessige forhold igjen kan medføre sykepermisjon. Vi vil nok ikke gå inn å yte sykepenger i en periode hvor vedkommende er i en ulønnet, langvarig utdanningspermisjon. 22.7 Vi har utarbeidet en modell som vi mener er ryddig i forhold til omfang av studiet. Ved skoleeksamen følger vi HTA s bestemmelse, mens vi ved hjemmeeksamen ser det annerledes. Men vi ser at vårt forslag er dårligere enn HTA på hjemmeeksamen, og må regulere bestemmelsen slik at den er i tråd med pk.t 14.4. Vi har ikke vurdert begrensning i antall dager ved utdanning som ikke er stillingsrelevant. Dette mye pga. intensjonen i Arbeidsmiljølovens bestemmelser om utdanningspermisjon. Side 9 av 11
24.6 Verneplikt: Vi ønsker å ha like ordninger for alle våre ansatte med fratrekk for lønn fra Forsvaret (eller andre) ved verneplikt, og det er også det som er det normale i privat næringsliv m.m. 24.7 Her tar vi bort tidligere Talvik kommune, og heller bruker distrikts-alta (strekningen fra Talvik til Langfjordbotn på vestsiden av Altafjorden og fra Kviby til Rognsund/ Lerresfjord på østsiden. Kommentar til høringsuttalelse fra sektorene: Rådmannens stab og ASU har begge kommentert punkt 24.3 som berører permisjon for å inneha stilling hos annen arbeidsgiver. Nytt forslag om mulighet til permisjon allerede etter 2 års ansettelse er knytta opp mot at det skal være nyttig for Alta kommune og at det er midlertidig stilling. Rådmannens stab stiller her spørsmål om man har lang tjenestetid etter bare 2 år?. Arbeidsgruppa har videre foreslått en enring fra 8 til 6 år for å få permisjon, men vi ser absolutt poenget som ASU bringer inn mht. rekruttering. Her foreslår vi at hovedregelen blir at arbeidstakere som har vært ansatt i minst 6 år kan gis 1 års permisjon. Videre at det kan åpnes for permisjon i inntil 2 år sett ut fra virksomhetens rekrutteringsmuligheter, samt at det ikke medfører vesentlig ulempe for virksomheten. Barnehagestyrerne mener også at vi skal heve antall mulige dager til 12, slik Hovedtariffavtalen nå legger opp til. Det har vi kommentert tidligere. De ønsker også å beholde inntil 3 dager for tilvenning i barnehage kommentert tidligere. Samme med deres innspill på akutt sykdom. De foreslår en utvidelse av ordnignen med fri ved 50 og 60 årsdag, også om den faller på en fridag. Intensjonen med denne permisjonen er at du skal ha mulighet til å ha fri denne dagen dersom det er arbeidsdag. Ikke til forberedelser eller lignende. Kultur og landbrukssektoren tar opp 2 problemstillinger som kommenteres: Permisjon for ansatte med gamle/syke foreldre: Her har vi fulgt prioritering i vår livsfasepoltikk, nemlig tiltak for seniorer. Tiltak for de øvrige livsfaser er ikke satt på dagsorden, og vi har derfor ikke tatt det med i denne sammenheng. Permisjon for samefolkets dag: Har ikke vært vurdert. Antakelig ut fra at det ikke er lovhjemlet som offisiell fridag eller er vanlig praksis, og fordi det så langt ikke har vært lagt opp til feiring på dagtid i stor skala. Side 10 av 11
Økonomiske konsekvenser: Det er vanskelig å anslå eksakte økonomiske konsekvenser av en mulig utvidelse av permisjonsrettighetene. Vi beregner en gjennomsnittlig vikarkostnad på ca kr. 2000,- pr dag når ansatte er i permisjon eller er syk. En utvidet rett til permisjon med lønn 5 dager når barnehagene er stengt vil koste Alta kommune ca 10.000 kr. pr ansatt. Dersom 100 ansatte benytter seg av denne muligheten vil det koste ca 1 mill. Disse beregningene kan vi overføre til alle permisjonsbestemmelsene. I det reviderte reglementet foreligger det ingen utvidelse av rettighetene som vil gi store økonomiske konsekvenser. Vurdering: Utover kommentarene overfor, vil det alltid være en avveining i å ta hensyn til den enkelte ansattes behov opp mot de kostnader/driftsmessige konsekvenser det gir for virksomheten og brukerne. Alta kommune ønsker å være en god arbeidsgiver og har åpenhet, trygghet og respekt som verdigrunnlag. Med arbeidsgiverpolitisk dokument som plattform hadde det nok vært ønskelig å kunne gitt mer utvidede rettigheter til de ansatte og større grad av skjønnsmessig/situasjonsbetinget vurdering i hvert enkelt tilfelle. Imidlertid har man ikke funnet rom for dette økonomisk i denne revisjonen. Dette kan oppfattes som noe selvmotsigende. Dog vil vi signalisere at dette er et normreglement, og at det alltid vil være situasjoner som ikke fanges opp eller som er spesiell. Det må våre ledere ha mulighet til å fange opp på en skjønnsmessig og fleksibel måte. Det framkommer også av pkt. 24.7 og 24.8. Side 11 av 11