EO-FONDET En veileder til søknadsprosessen
Innhold Hva er EO-fondet? s. 2 Hvem kan søke om midler? s. 3 Hva kan man søke om? s. 4 Hvordan søke -- trinn for trinn s. 5 Sjekkliste for søknad s. 6 Søknaden er sendt inn -- hva skjer nå? s. 7 Rapportering s. 8 Vanlige spørsmål og svar s. 9 Eksempel på utfylt søknad s. 10 Kontakt oss s. 11 1
HVA ER EO-FONDET? EO-fondet er et av Elevorganisasjonens mest velbrukte og populære medlemstilbud. Hvert år deler vi ut rundt to millioner kroner til elevråd i hele Norge. Elevorganisasjonen får midlene fra Frifond gjennom Landsrådet for Norges barne- og ungdomsorganisasjoner (LNU). Vi ønsker at ditt elevråd skal få oppfylt sine drømmer. Ved å søke om midler fra EOfondet kan dere arrangere kule seminarer, morsomme aktivitetsdager og spennende internasjonale uker. Denne veilederen er laget for å hjelpe dere med søknadsprosessen. Her får dere informasjon om hvordan dere søker, hva som skjer etter dere har sendt søknaden, og svar på andre ting dere måtte lure på. Søknadsfristen for EO-fondet er 1. november hvert skoleår. Det vil si at dere må søke innen denne fristen hvis dere ønsker midler til det inneværende skoleåret. Søknadene blir behandlet fortløpende, og første-mann-til-mølla-prinsippet gjelder. Det betyr at dere må være raske med å søke hvis dere vil være sikret en sjanse til å motta midler. Hvis dere leser godt igjennom denne veilederen, vil dere ha en større sjanse for å skrive en god søknad som vi kan innvilge. Husk å ta kontakt med oss hvis dere har spørsmål. Kontaktinformasjon finner dere på siste side i denne veilederen. Lykke til! 2
HVEM KAN SØKE OM MIDLER? Alle elev- og lærligråd som er medlem av Elevorganisasjonen kan søke om midler fra EO-fondet. Hvis du er usikker på om skolen din er medlem, kan du ta kontakt med ditt fylkesstyre for å sjekke det. Kontaktinformasjonen deres finner du på elev.no/[ditt fylke]. OBS! Hvis skolen ikke er medlem av Elevorganisasjonen, vil ikke søknaden bli behandlet. 3
HVA KAN MAN SØKE OM? Dere kan søke om midler til så mange prosjekter dere vil, men hvert elev-/lærlingråd kan motta maks 35 000 kr i prosjektstøtte hvert skoleår. Det er derfor viktig at dere planlegger godt, og finner ut hvilke prosjekter dere vil prioritere. Det finnes tre kategorier dere kan søke til, som hver har en øvre grense. Kategoriene er som følger: - Prosjekter som går på det sosiale felleskapet og engasjementet på hele skolen: inntil 10 000 kr. Eksempler på dette er skoleball, aktivitetsdag, idrettsdag, andre temadager, skoleavis, åpen scene osv. - Prosjekter tilknyttet Operasjon Dagsverks Internasjonale Uke: inntil 15 000 kr. Eksempler på dette er foredrag om årets prosjekt, servering av mat fra prosjektlandet i kantinen, pynting av skolen til Internasjonal Dag osv. - Prosjekter som har som formål å øke elevmedvirkning og elevdemokrati: inntil 25 000 kr. Eksempler på dette er elevrådsseminar, motivasjonsforedrag for skolen, tale- og debattkurs, fraværskampanje for å senke fraværet på skolen osv. På søknadsskjemaet må dere krysse av for hvilken kategori dere søker om midler innenfor, så sørg for at dere har en god prosjektskisse tilknyttet en av kategoriene. Hvis dere har spørsmål om kategoriene, ta kontakt med oss! 4
HVORDAN SØKE -- TRINN FOR TRINN 1. Snakk med elevrådet og finn ut hvilke prosjekter dere vil søke om midler til 2. Les retningslinjene for EO-fondet for å unngå feil i prosessen 3. Last ned søknadsskjema som dere finner på www.elev.no/vitilbyr/eo-fondet 4. Fyll ut søknadsskjemaet fullstendig (søknaden vil ikke bli behandlet hvis informasjon mangler) 5. Få signaturene som trengs på skjemaet 6. Se på sjekklisten og sørg for at alt i søknaden er riktig 7. Send søknaden på mail til eofondet@elev.no 8. Vent på svar! 5
SJEKKLISTE FOR SØKNAD Alle feltene i søknaden er fylt ut Søknaden er skrevet i blokkbokstaver/leselig skrift Kontonummeret er fylt ut riktig, og tilhører ikke en privatperson Det er ikke budsjettert med å gå i overskudd/resultatet er null (0) kr Riktige personer har skrevet under på søknaden Prosjektet er grundig beskrevet Prosjektdato er før 31. mai inneværende skoleår Retningslinjene er lest og fulgt Det er kun søkt om midler til ett prosjekt per søknadsskjema Dere har spurt om hjelp der dere trenger det 6
SØKNADEN ER SENDT INN -- HVA SKJER NÅ? 1. Søknad Når vi mottar søknaden deres, vil en gruppe på kontoret behandle den så raskt som mulig. 2. Akseptskjema Når vi har behandlet ferdig søknaden, vil dere motta en mail med svar og akseptskjema. Hvis søknaden har blitt innvilget, må dere skrive under på akseptskjemaet og sende det tilbake til oss på mail. Pengene vil ikke bli betalt ut før vi får akseptskjema med underskrifter tilbake. Akseptskjema må sendes i retur innen tre (3) uker. Hvis søknaden deres ikke har blitt innvilget, vil dere motta en mail med begrunnelse samt et akseptskjema hvor innvilget beløp er null (0) kr. Dette skjemaet trenger dere ikke skrive under på eller gjøre noe med. Hvis søknaden deres ikke ble innvilget, anbefaler vi dere å sende inn en ny søknad for et lignende eller annet prosjekt. 3. Rapportskjema Når dere har fått pengene på konto og har gjennomført prosjektet, er dere pålagt å rapportere tilbake til oss. Dere skal da fylle ut rapportskjemaet som dere får tilsendt på mail, men som også kan finnes på www.elev.no/vi-tilbyr/eo-fondet. Rapportskjemaet må sendes til oss senest én (1) måned etter at prosjektet er gjennomført. Hvis rapportskjemaet uteblir, vil skolen miste sin rett til å søke om midler fra EO-fondet påfølgende skoleår. 7
RAPPORTERING I løpet av året vil Elevorganisasjonen utføre stikkprøvekontroller på fem prosent av alle elev-/lærlingrådene som har fått innvilget midler. Dette gjøres for å undersøke at pengene er blitt brukt på det de skal, at alle bilag er til stede, og at regnskapet stemmer. Alle elev-/lærlingråd som mottar midler fra EO-fondet plikter seg til å ta vare på alle regnskap og bilag for prosjektet i ett (1) år etter at det er fullført. Om det mangler bilag eller regnskap eller pengene er blitt brukt til noe annet enn det de ble innvilget til, vil skolen automatisk miste retten til å søke om midler fra EO-fondet det påfølgende skoleåret. I noen tilfeller kan det forekomme at vi krever pengene tilbakebetalt. 8
SPØRSMÅL OG SVAR Hvem skal søknad, akseptskjema og rapportskjema sendes til? Alle skjemaer skal sendes til eofondet@elev.no. Ting gikk ikke helt etter planen, kan vi utsette prosjektet vårt? Ja, send oss en mail og forklar hva som har skjedd og hvilken dato dere vil utsette prosjektet til. Vent på svar før dere gjør noe mer. Prosjektet er ferdig, men vi har penger til overs. Hva gjør vi? Hvis dere har penger til overs fra et prosjekt, kan dere enten søke om å flytte pengene over til et annet prosjekt, eller så kan dere tilbakeføre pengene til oss. Kontonummeret får dere på mail ved etterspørsel. Hvis dere vil søke om å overføre pengene til et annet prosjekt dere allerede har fått innvilget, er det bare å sende en oss en mail. Fortell oss hvilket prosjekt dere vil flytte penger fra og hvilket prosjekt pengene skal flyttes til, samt beløpet dere vil flytte. Skal vi sende inn rapportskjema for hvert enkelt prosjekt? Ja, hvert prosjekt må rapporteres for enkeltvis. Kan vi søke om penger til å dra på studietur til utlandet? Nei, i henhold til retningslinjene til LNU kan midlene fra Frifond ikke brukes utenfor Norge eller på aktivitet i utlandet. Er det tillatt å bruke midlene fra EO-fondet på alkohol? Nei, midlene fra EO-fondet skal ikke brukes til innkjøp av rusmidler. Dette inkluderer alkohol og tobakk. I henhold til Elevorganisasjonens vedtekter skal det ikke nytes rusmidler på noen arrangementer i regi av EO; dette gjelder også arrangementer sponset av EO-fondet. 9
EKSEMPEL PÅ UTFYLT SØKNAD Her ser dere et eksempel på en ferdig utfylt søknad. Det er viktig at alle felter er fylt ut og at dere skriver tydelig. Hvis dere har spørsmål angående dette, ønsker vi at dere tar kontakt med oss. Side 1 av søknaden Side 2 av søknaden 10
KONTAKT OSS Har dere spørsmål angående søknadsprosessen, er det bare å ta kontakt. E-post: eofondet@elev.no Telefon: 22 99 37 00 Nettside: elev.no/vi-tilbyr/eo-fondet Vi ønsker dere lykke til med søknadsprosessen! 11