Retningslinjer for Frifondfordeling i Juvente. Sammendrag

Transkript

1 Retningslinjer for Frifondfordeling i Juvente Sammendrag På side 1 og 2 i dette dokumentet finner du et sammendrag av Juventes retningslinjer for Frifond. For at du på vegne av laget skal kunne søke om Frifondstøtte må du ha lest gjennom og forstått minst dette sammendraget. Vi anbefaler allikevel at du/dere leser hele retningslinjene før innsending av søknaden. Disse finner du fra side 3-6 i dette dokumentet. - Lag, aktivitetslag og kretslag kan motta støtte. For å kunne gjøre det må laget enten ha levert årsrapport for siste år, hatt årsmøte i løpet av nåværende år eller være nystartet nåværende år. - Dere i lagene sender søknad til forbundskontoret og søknadene vurderes i Arbeidsutvalget som så deler ut pengene. - I søknadene skriver dere hvor mye støtte de søker om, til hvilke aktiviteter og gjerne litt om planer for hver aktivitet. Dere kan søke om støtte til aktiviteter fra to forskjellige potter, en for politisk-/ideologisk-/skoleringsaktivitet og en for sosiale aktiviteter/andre aktiviteter. - Normalt har man to tildelingsrunder i året. En på våren med søknadsfrist senest 1.april og en på høsten med søknadsfrist senest 1. oktober. Søknadsfristene utlyses på Juventes nettsider og/eller medlemsnettsider. - Ved tildeling kan summen dere får innvilget i noen tilfeller: o Bli avgrenset, slik at det noe av søknaden dere ikke får støtte til o Bli øremerket, slik at hele eller deler av summen kun kan brukes på en eller flere ting i søknaden (eks kroner av summen øremerkes til verving og velkomstopplegg for nye medlemmer ) - Pengene laget får i Frifondstøtte skal brukes til kostnader knyttet til aktivitet, slik som leie av lokale for aktiviteten, reisekostnader, mat og nødvendig utstyr. Pengene skal ikke brukes til oppsparing eller til innkjøp av utstyr som ikke er knyttet direkte til aktiviteten (pcer, prosjektorer, kameraer, klær eller lignedne), eller hvor kostnaden er uforholdsmessig stor i forhold til aktiviteten som gjennomføres (er dere i tvil, spør kontoret). - Det skal ikke brukes til drift eller oppussing av lagets hytte eller kontor, og heller ikke til innkjøp av møbler eller inventar til hytte. Ved en eventuell dugnad kan noe støtte brukes til innkjøp av utstyr (maling, materialer), men her skal den frivillige innsatsen være forholdsvis stor sammenlignet med støtten brukt. Størrelsen på summen til dugnad skal da komme tydelig frem av søknaden. - Støtten dere mottar et kalenderår må være brukt opp på aktiviteter innen 25. april året etter. - Støtte til aktiviteter som ikke blir gjennomført, eller støtte som ble til overs fra gjennomførte aktiviteter, kan underveis i stedet brukes på andre, lignende, aktiviteter innen 25. april året etter. Har dere for eksempel en filmkveld som ble avlyst kan dere i stedet putte pengene inn i en skoleringshelg eller en bowlingkveld på et senere tidspunkt. - Hvis det er mer enn 3000 kroner som dere ikke har greid å bruke innen fristen (25. april), har dere ansvar for å si fra til kontoret på juvente@juvente.no så fort som mulig. Da vil man avtale om pengene skal omprioriteres til annen aktivitet eller tilbakebetales til Juvente. Hvis

2 det er snakk om under 3000 kroner i rest, kan dere i stedet bruke disse pengene til annen aktivitet i løpet av resten av året. - Støtten mottatt ett år, skal rapporteres for senest 1. mai året etter (6 dager etter at fristen for å bruke opp pengene har gått ut). Rapporteringen gjøres på et enkelt skjema i Frifondsmodulen i Hypersys. Her skal dere gjøre rede for hvilke deler av søknaden dere har gjennomført, litt om hvordan aktiviteten gikk, omtrentlig hvor mye hver aktivitet hadde av egne inntekter, bruk av frifondmidler, og noen av de viktigste utgiftspostene til arrangementet (leie, reise, mat, utstyr etc.). Eventuelle endringer i forhold til søknaden skal også tas med her. - Hvis laget bruker støtte på en måte som direkte strider mot tildelingen, retningslinjene eller målsetningen med tildelingen, kan Juvente, etter forsøk på å finne en løsning, kreve pengene tilbakebetalt. I grove tilfeller hvor støtte bevisst er brukt på en måte som strider mot regelverket, kan forbundsstyret utelukke lag fra ordningen i ett år. - Lag som har søkt om støtte har innen 2 uker fra tildeling, lov å klage på et vedtak om støtte eller et avslag. Man kan kun klage på et avslag, øremerking av midler, avgrensinger i søknaden, eller hvis den tildelte støtten er åpenbart urimelig. En klage behandles først av arbeidsutvalget, eventuelt av forbundsstyret hvis klagen opprettholdes. Målet med Juventes frifondsforvaltning skal være å skape oppslutning om Juventes ideologi og kjernesaker gjennom å bidra til å skape aktivitet i Juventes lokallag. Sentralleddet skal gjennom sine tildelinger til lokallag drive en aktiv målretting av midlene til det beste for lagene og organisasjonen som helhet. Gjennom målrettingen skal man både forsøke å treffe de tiltakene hvor tildelingspengene skaper mye aktivitet, samtidig som man skal rette støtten inn mot lag hvor midlene er viktige for å kunne opprettholde og videreutvikle aktivitet i lag. Frifondmidlene skal speile bredden av aktiviteter lokalt i Juvente, men tiltak av politisk-, ideologisk- eller skolerings art skal være prioriterte aktiviteter.

3 Retningslinjer, hel versjon 1. Intensjon og mål Målet med Juventes frifondsforvaltning skal være å skape oppslutning om Juventes ideologi og kjernesaker gjennom å bidra til å skape aktivitet i Juventes lokallag. Sentralleddet skal gjennom sine tildelinger til lokallag drive en aktiv målretting av midlene til det beste for lagene og organisasjonen som helhet. Gjennom målrettingen skal man både forsøke å treffe de tiltakene hvor tildelingspengene skaper mye aktivitet, samtidig som man skal rette støtten inn mot lag hvor midlene er viktige for å kunne opprettholde og videreutvikle aktivitet i lag. Frifondmidlene skal speile bredden av aktiviteter lokalt i Juvente, men tiltak av politisk-, ideologisk- eller skolerings art skal være prioriterte aktiviteter. 2. Hvem er støtteberettiget Berettiget til å søke støtte er Juventes lag. Herunder regnes tradisjonelle lokallag, aktivitetslag og kretslag. Kretser, lags-utvalg eller komiteer kan ikke søke støtte. For å motta støtte må laget enten ha levert årsrapport for foregående år, avholdt årsmøte gjeldene år eller levert nystiftingsrapport i løpet av gjeldende år. Lag som ikke er nystartede skal ha minst 3 betalende medlemmer under 26 år på søknadstidspunktet, eller pr foregående år. Alle lag som har mottatt støtte er skal levere årsrapport gjeldende for det året det mottar støtte. 3. Tildelingsrutine 3.1 Tildelingsmetode Behandling av søknader og tilsagn om midler skjer i Juventes Arbeidsutvalg. Tildeling gjøres etter skjønnsmessig vurdering av søknadene sett opp mot intensjonen i retningslinjene, størrelse på tildelingspotten og innkomne søknader. Tildelingen kan påklages av lokallag. For prosedyrer vedrørende klager, se senere avsnitt. 3.2 Tildelingsmodeller Tilskuddet gis normalt som prosjekttilskudd etter søknader fra lokallagene. I sine søknader gjør lagene rede for hvilke aktiviteter de søker støtte for. Nystartede lag mottar et eget nystartingstilskudd fra frifondpotten når laget er godkjent hos Juvente sentralt. Størrelsen på nystartingspotten fastsettes av Juventes forbundsstyre. Lag som har mottatt oppstartsstøtte kan i samme periode også søke om prosjektstøtte på lik linje med andre lag. I tilfeller hvor Juvente sentralt har restmidler igjen etter de ordinære fordelingene, eller hvor andre hensyn spiller inn, kan man fordele midler til lokallag som driftstilskudd. Dette gjelder også der

4 sentralt ønsker å stimulere til enkelte typer aktiviteter i lokallagene, hvor spesielle aktiviteter utløser frifondmidler ut over det laget har søkt om i sin prosjektsøknad. Juventes totale frifond-midler kan deles opp i forksjellige potter hvor lagene kan søke om midler til aktiviteter innenfor fastsatte kategorier (politisk aktivitet, sosiale aktiviteter etc). Avgrensing av pottene og hvor stor del av det totale tilskuddet de skal utgjøre, fastsettes av Juventes forbundsstyre. 3.3 Rutiner for utlysning, tildeling og utbetaling Juvente ser at en ordning med to søknadsfrister og to utbetalinger av støtte i året er å foretrekke framfor LNUs system med en utbetaling i året. Juvente vil derfor, så sant det er mulig, utbetale støtten to ganger årlig, en på våren og en på høsten. En eventuell forskuttering av tilsagnet til første utbetaling, og størrelse på dette, gjøres etter vedtak i Juventes økonomi- og administrasjonsutvalg. Summen på en eventuell forskuttering skal allikevel ikke være mindre enn 1/3 av foregående års totale støttebeløp for organisasjonen. I de tilfeller der man opererer med forskuttering av tilskudd og to tildelinger årlig, skal utlysning av tilskudd skje senest 15. mars og 15. september. Søknadsfristen skal i disse tilfeller ikke settes senere enn 1. april og 1. oktober. Behandling av søknader og fastsetting av tildeling skal da være gjort innen 15. april og 15. oktober. Frist for utbetaling av støtte til lagene, med påfølgende kunngjøring av tilskudd er 25. april og 25. oktober. I år der Juvente ikke forskutterer midler for ordningen, og man dermed kun har én tildeling, gjelder kun fristene for høsttildeling. Hvis det er hensiktsmessig kan Juvente fremskynde prosessen i forhold til disse fristene, dog ikke mer enn en måned. Tildelingene kunngjøres i e-post og/eller brev til de lag som har søkt støtte. Tildelingene bør også kunngjøres på Juventes interne nettsider. Arbeidsutvalget kan i den enkelte tildelingen avgjøre om de ønsker å øremerke hele eller deler av tilskuddet til bestemte aktiviteter i lagets søknad, eller om det er opp til laget selv å prioritere alle tildelte midler innenfor rammen av søknaden. 4 Lags bruk av midler Frifondmidlene skal gå til lagets aktiviteter. Støtten kan ikke brukes til å bygge egenkapital. Herunder regnes oppgradering av investeringer i utstyr til lagets hytte/eiendom. Lagene kan allikevel bruke midler til innkjøp av utstyr til eiendommen i tilfeller der utstyret er knyttet til konkrete aktiviteter. Dette så lenge kostnaden på utstyret står i forhold til omfanget på aktiviteten og nødvendigheten av utstyret for gjennomføringen av aktiviteten. Innkjøp av utstyr/materialer til dugnadsarbeider på eiendommer støttes kun i tilfeller der utstyret er nødvendig for å utløse en forholdsmessig betydelig frivillig innsats ved dugnaden. Penger som et tildelt i løpet av ett kalenderår må brukes på lokal aktivitet innen 25. april påfølgende kalenderår. Dette gjelder penger fra begge tildelingsrunder i ett år. Midlene skal primært gå til den aktiviteten de er omsøkt til. I tilfeller hvor laget har fått tildelt mindre penger enn de søkte om, står de fritt til å prioritere bruken av pengene innenfor rammen av søknaden, så lenge ikke annen øremerking eller begrensning er lagt inn i tilsagnet.

5 I tilfeller der det per 25. april er penger til overs fra foregående års tildeling, for eksempel grunnet aktiviteter som ikke ble gjennomført eller et lavere kostnadsnivå en antatt, kan pengene omprioriteres til annen aktivitet innen rammene av i disse retningslinjene innen utløpet av inneværende år, så lenge beløpet er mindre enn 3000 kroner. Omprioriteringen kan gjøres til aktiviteter som ikke er omfattet av lagets opprinnelige søknad, men i disse aktivitetene skal rapporteres sammen med og på lik linje med aktiviteter fra søknadene. I de tilfeller der beløpet av ett lags ubrukte frifondmidler fra foregående år overstiger 3000kroner skal sentralleddet varsles om dette per epost. Laget og sentralleddet skal da sammen se på hvordan midlene best kan omprioriteres og brukes til aktiviteter innen utgangen av året. 5 Kvalitetssikring og rapportering Lagets bruk av frifondmidler (inkl. oppstartsstøtte) skal rapporteres til Juvente sentralt senest innen 1. mai året etter støtten ble tildelt. Rapporteringen skjer på eget skjema utarbeidet av Juvente sentralt, gjerne sammen med lagets årsrapport. I rapporteringen skal hvert enkelt tiltak hvor frifondmidler har vært benyttet til synliggjøres. Laget skal også oppgi omtrentlig hvor mye hver aktivitet hadde av egne inntekter, bruk av frifondmidler, og noen av de viktigste utgiftspostene til arrangementet (leie, reise, mat, utstyr etc.). Juvente sentralt kan på eget initiativ etterspørre mer informasjon fra lokallaget for å få en bedre oversikt over bruk av tildelte frifondmidler. Lokallaget plikter i disse tilfeller å bistå med informasjon så langt det er mulig. Hvis dette ikke etterkommes, for eksempel ved at laget nekter å oppgi informasjon eller bevisst oppgir feilaktige opplysninger kan det være å regne brudd på forvaltingen av midler, og være grunnlag for en tilbaketrekking/tilbakekreving av støtte. Hvis et lokallag har brukt midler på måter som ligger utenfor disse retningslinjene, skal laget i samarbeide med Juvente sentralt søke å finne en løsning på problemet som gjør at regelverket følges, og at regelverket følges i fremtiden. I tilfeller hvor slike forsøk ikke lykkes, eller pengene bevisst er brukt på tvers av regelverket, kan støtte trekkes tilbake. I tilfeller hvor lag bevisst og/eller gjentatte ganger misbruker støtte kan de utelukkes fra å søke støtte i ett år. Slike utelukkelser vedtas av forbundsstyret. 6 Klageadgang Lokallag som har søkt om støtte innen søknadsfristen i en tildelingsrunde kan påklage tildelingsvedtaket fattet av arbeidsutvalget. Det primært avgrensinger i bruk av omsøkte midler, feilaktig forståelse av søknaden eller feil i saksbehandling det kan klages over. Kun i tilfeller hvor det arbeidsutvalget åpenbart har utvist dårlig skjønn kan det klages på manglene støtte eller størrelsen på tildelt støtte til aktiviteter. Klager skal begrunnes skriftlig, og sendes Juvente sentralt innen 2 uker etter at tildelingsbrevet er sendt ut. Krav om tilbaketrekking/tilbakebetaling av støtte vedtas av arbeidsutvalget, og kan påklages av lokallaget. Eventuelle midler som utbetales etter en klage forskutteres av Juvente og hentes fra potten i første frifondtildeling etter klagevedtaket.

6 Arbeidsutvalget behandler klagen og gjøre en ny vurdering av søknaden. Skriftlig begrunnelse sendes klagende lag. Hvis laget ønsker videre å opprettholde klagen, har laget mulighet til å utarbeide en ny begrunnelse, før klagen videresendes forbundsstyret for behandling. Forbundsstyret har i spesielle tilfeller mulighet til å sette til side deler av disse retningslinjene, så lenge det nye vedtaket ikke strider mot intensjonen i disse vedtektene, samt LNUs retningslinjer for Frifond organisasjon. Vedtak fattet i forbundsstyret kan ikke påklages.