Møteinnkalling - kontrollutvalget

SELBU KOMMUNE Møteinnkalling - kontrollutvalget Utvalg/styre/råd Møtedato/tid Møtested/lokaler Deltagere fra KU : Møte i kontrollutvalget Selbu kommune : Mandag 30. april 2007, kl. 17.00. Merk tidspunkt! : Selbu rådhus, Formannskapssalen : Jon Bakken, leder Ole Halvard Bondahl Oddvar Uglem Guri Kulset Else May Engen Forfall: Andre Tove Tveråmo Revisjon M-N IKS Arvid Hanssen KonSek Kopi Møteansvarlig : Varamedlemmer, ordfører og rådmann : Jon Bakken Selbu 24.04.07 Saksliste Sak 7/2007 Godkjenning av protokoll fra møte den 17.01.2007... 2 Sak 8/2007 Referatsaker... 3 Sak 9/2007 Årsregnskap og revisjonsberetning 2006 for Selbu kommune kontrollutvalgets uttalelse.... 4 Sak 10/2007 Bestilling av forvaltningsrevisjonsprosjekt innkjøp... 6 Sak 11/2007 Eventuelt... 8 Eventuelle forfall meldes til KonSek Midt-Norge IKS v/eva Bekkavik på tlf 73 86 61 26 eller mobil 907 93 885. Varamedlemmer møter kun etter nærmere innkalling. Jon Bakken Leder (sign) Arvid Hanssen Møtesekretær Side 1

Sak 7/2007 Godkjenning av protokoll fra møte den 17.01.2007 30.04.2007 7/2007 Arkivkode: 033 SAKSDOKUMENTER: Protokoll fra kontrollutvalgets møte 17.01.07. (Utsendt tidligere) SAKSUTREDNING: Godkjenning av møtebok. Møteboka fra kontrollutvalgets møte 17.01.2007 godkjennes. Side 2

Sak 8/2007 Referatsaker 30.04.2007 8/2007 Arkivkode: 033 SAKSDOKUMENTER/MUNTLIGE ORIENTERINGER: 1. Brev fra Sør Trøndelag fylkeskommune til ordfører, datert 16.04.07, om gjeninntreden i interkommunalt samarbeid om sekretariat for kontrollutvalg. (Foreløpig orientering) 2. Kommunale kontrollutvalg, uavhengighet eller flertallsdiktatur. Sammendrag av rapport nr 4/2007 fra Nordlandsforskning. 3. Kommuneøkonomien 2006 faktaark fra KS, datert 28.03.07. 4. Kommunestyrets behandling av Plan for forvaltningsrevisjon 2007. Sak 05/07. 5. Kontrollrapport 2006 vedrørende skatteoppkreverfunksjonen i Selbu kommune. (Referatsak 011/07 i kommunestyret 05.03.07) 6. Aktivitetsplan revisjonsåret 2006, Revisjon Midt-Norge IKS. (Orienteres i møtet.) 7. KonSek - budsjettert ressursbruk 2007 for Selbu kommune. (Orienteres i møtet) SAKSUTREDNING: Sekretariatet og Revisjon Midt-Norge IKS vil orientere og svare på spørsmål. tar referatsakene til orientering. Side 3

Sak 9/2007 Årsregnskap og revisjonsberetning 2006 for Selbu kommune kontrollutvalgets uttalelse. 30.04.2007 9/2007 Arkivkode: 212 SAKSDOKUMENTER: 1. Regnskap for Selbu kommune 2006 (Utsendt direkte fra Selbu kommune) 2. Årsmelding for Selbu kommune 2006. (Utsendt direkte Selbu kommunen) 3. Revisjonsberetning for 2006, datert 16.04.07. 4. s uttalelse til årsregnskapet. (Administrativt utkast) 5. Nummerert brev nr 1-2006 fra Revisjon Midt-Norge IKS til kontrollutvalget,datert 16.4.07, vedrørende kontrolloppstilling over registrerte og innberettede beløp for 2006. 6. Nummerert brev nr 2-2006 fra Revisjon Midt-Norge IKS til kontrollutvalget,datert 16.4.07, vedrørende avsetning til disposisjonsfondet. 7. Nummerert brev nr 3-2006 fra Revisjon Midt-Norge IKS til kontrollutvalget,datert 16.4.07, vedrørende sen avleggelse av årberetning. SAKSUTREDNING: Det er formannskapet som innstiller til kommunestyret i regnskapssaken. skal i henhold til kommuneloven og forskrift om kontrollutvalg avgi en uttalelse om årsregnskapet til kommunestyret. Kopi av kontrollutvalgets uttalelse skal være formannskapet i hende tidsnok til at formannskapet kan ta hensyn til den før de avgir innstilling til kommunestyret. Formannskapet behandler regnskapet den 02.05.07. Revisjon Midt-Norge IKS har gjennomført årsrevisjonen for Selbu kommune i samsvar med kommuneloven, tilhørende forskrifter og i henhold til god kommunal revisjonsskikk. Revisjonsberetning er avgitt 16. april 2007. Revisjonen konkluderer med at regnskapet er avgitt ihht god kommunal regnskapsskikk, med unntak av at det er avsatt kr 1.146.966 mindre enn vedtatt til disposisjonsfondet. Dette betyr, som det fremgår av vedlegg 6, at mindreforbruket (overskuddet) viser et tilsvarende for godt resultat. Revisjonsberetningen inneholder avslutningsvis to presiseringer som går på sen avleggelse av årsberetning og manglende utfylling av kontrolloppstilling over registrerte og innberettede beløp vedrørende lønn for 2006. Forholdene som er omtalt i revisjonsberetningen fremgår av de 3 nummererte brevene som er vedlagt saken. Regnskapet er avgitt 08.03.07, som er 3 uker etter fristen 15.02. Årsmeldingen er datert 13.04.07. Fristen for å avlegge årsmelding er 31.03. Side 4

påpekte i sin uttalelse til regnskapet for 2005 at det er viktig at kommunen jobber videre med rutinene knyttet til regnskap og årsmelding. Selv om det er noe bedring fra foregående år, bør kontrollutvalget følge opp dette i uttalelsen for regnskapet 2006. Revisjonen har i nummerert brev Nr. 1/2006, påpekt til kontrollutvalget at oppstilling over registrerte og innberettede beløp vedrørende lønn for 2006 manglet da revisjonsberetningen ble avgitt. En sammenheng mellom innberettede beløp i lønnssystemet og kostnadsførte beløp i regnskapet er en viktig egenkontroll i regnskaps- og lønnsføringen. Norske arbeidsgivere er forpliktet til å foreta denne avstemmingen. På bakgrunn av påpeking fra revisor og kontrollutvalget også foregående år, går kontrollutvalgets sekretariat ut i fra at Selbu kommune bringer forholdet i orden for regnskapsåret 2007. Brevet følger som vedlegg i saken. KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS KONKLUSJON Sekretariatet mener at kontrollutvalget bør anbefale kommunestyret å godkjenne regnskapet for 2006. Videre foreslår sekretariatet at manglende overholdelse av frister for avleggelse av regnskap og årsmelding tas med i uttalelsen. Selv om revisjonen følger opp presiseringene i revisjonsberetningen, mener sekretariatet at manglende utfylling av kontrolloppstillinger lønn også bør tas inn i uttalelsen. må på bakgrunn av behandlingen i møtet foreta den endelige utformingen av kontrollutvalgets uttalelse til regnskapet. s uttalelse vedrørende Selbu kommunes årsregnskap for 2006 oversendes kommunestyret. Kopi av uttalelsen oversendes formannskapet før de gir sin innstilling til kommunestyret i regnskapssaken. Side 5

Sak 10/2007 Bestilling av forvaltningsrevisjonsprosjekt innkjøp. 30.04.2007 10/2007 Arkivkode: 216 SAKSDOKUMENTER: (Ikke vedlagt) Plan for forvaltningsrevisjon 2007- Selbu kommune, vedtatt i kommunestyresak 5/2007. SAKSUTREDNING: og kommunestyret har gjennom utarbeidelsen og vedtak av plan for forvaltningsrevisjon for Selbu for 2007 lagt premissene for forvaltningsrevisjonsarbeidet for inneværende år. Plan for forvaltningsrevisjon 2007 ble vedtatt i kommunestyret 29.01.07, i sak 5/2007. 3 prosjekt er prioritert i planen, men det kan påregnes at 2 prosjekt blir gjennomført innen budsjetterte ressurser. Innkjøp er prioritert øverst, deretter kommer Fremtidens skole (Kunnskapsløftet) foran Økonomisk sosialhjelp. Kommunestyret vedtok å gi kontrollutvalget fullmakt til å foreta begrunnede omprioriteringer i planen. Det har i den senere tid vært fokus på innkjøpsfunksjonen i kommunene. Dette har sammenheng med at det i flere kommuner er avdekket uheldige forhold på dette området. Området er vesentlig i forhold til økonomi og også viktig å håndtere på en god måte i forhold til å opprettholde kommunens renome. Prosjektet skal gi svar på hvorvidt lover og regler om offentlige anskaffelser blir overholdt. Herunder kommer også om den fylkeskommunale innkjøpsordningen, som Selbu kommune er tilsluttet, følges. Ved kommunestyrets behandling av Plan for forvaltningsrevisjon ble det i tilknytning til innkjøpsprosjektet vedtatt følgende: Kommunestyret ber kontrollutvalget vurdere muligheten for å innbefatte også en vurdering av forholdet mellom leasing og kjøp. Kommunestyrets vedtak gir klare signaler om at en ønsker å få en tilbakemelding på kommunens praksis når det gjelder bruk av leasing, sett opp mot innkjøp. Dersom dette skal inngå som en del av innkjøpsprosjektet, må problemstillinger avgrenses og konkretiseres. Alternativt kan det bestilles et mindre prosjekt/en prosjektrapport som behandles separat. Selbu kommune har anslagsvis 450 timer til disposisjon på forvaltningsrevisjon pr år. Revisjon Midt-Norge vil gjennomføre innkjøpsprosjekt også for andre kommuner i 2007 og det er ønskelig at man utnytter stordriftsfordeler. Det må likevel påregnes anslagsvis 200 timer til denne delen av prosjektet. Utvides prosjektet til å gjelde forholdet mellom kjøp og leasing, må det påregnes mer ressurser. Side 6

Ferdigstillelsesdato for innkjøpsprosjektet avklares etter en koordinering i forhold til tidsplanen for tilsvarende prosjekt i andre kommuner. Prosjektet må sluttføres i revisjonsåret 2007. KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS KONKLUSJON Innkjøpsprosjektet settes i bestilling. Prosjektet må gi svar på om Selbu kommune følger vedtatte lover, forskrifter og gjeldende bestemmelser på dette området. Gjennomgangen skal også avklare om gjeldende regelverk er kjent for de som er involvert i innkjøpsprosesser. Videre bestilles en gjennomgang av forholdet mellom innkjøp og leasing for en avgrenset del av kommunens virksomhet. Rapportering tilbake til kontrollutvalget i form av en eller to rapporter avklares i dialog med Revisjon Midt-Norge IKS. vedtar å bestille et forvaltningsrevisjonsprosjekt hvor en ønsker en gjennomgang av praktisering av gjeldende lovverk og lokale bestemmelser når det gjelder innkjøp i Selbu kommune. ber også om at det blir foretatt en vurdering av forholdet mellom innkjøp og leasing i deler av kommunens virksomhet Prosjektet (ene) gjennomføres innen en fastsatt tidsramme etter nærmere avtale mellom KonSek og Revisjon Midt-Norge. Prosjektet(ene) settes i gang så snart som mulig etter en nærmere koordinering i forhold til innkjøpsprosjekt i andre kommuner. Side 7

Sak 11/2007 Eventuelt. 30.04.2007 11/2007 Arkivkode: 033 SAKSDOKUMENTER: Ingen. Saken legges frem uten forslag til innstilling. Side 8