SAMEIET BASSENGTOMTEN I\beboerforening\innkall årsmøte 2011 050411 INNKALLING TIL ÅRSMØTE (for 2010) i BEBOERFORENINGEN BASSENGTOMTA i KEF s lokaler, 4 etg Portalen Onsdag 4.mai 2011 kl 1830 Beboerforeningen er et utvalg underlagt Styret i Sameiet (bolig og næring). Det avholdes derfor ikke ordinært årsmøte i Beboerforeningen, men et beboermøte som kan betraktes som en årsavslutning for året. I e@erkant av beboerårsmøte avholdes Sameiemøte (se innkalling nederst).
Saksliste Styret i Beboerforeningens beretning Regnskap m/noter og balanse 2010, budsjeq 2011 Valg av nyq styre i Beboerforeningen (leder og nestleder foreslås oppnevnt som representanter i Sameiestyret - jfr.vedt.) Innkomne forslag (se vedlegg) 1) Styrets honorar Generelle saker Xl orientering og drøying Evt andre saker som ønskes drø/et behandles under det påfølgende beboermøtet
SAMEIET BASSENGTOMTEN, Beboerforeningen BEBOERUTVALGET i SAMEIET BASSENGTOMTEN STYRETS ÅRSBERETNING FOR 2010 Styret i 2010 2011 har beståq av: Styreleder Nestleder Styremedlem Styremedlem Styremedlem Styremedlem Vararepresentant Trond Buchmann Bjørn Gulbrandsen Odd Ovesen Elisabeth Rystad Rune Vikvald Birgi@e Mørch Geir Riseth Valgkomité Finn Schløsser- Møller, Eivind Stav, Torgeir Moksnes
ÅRET SOM HAR GÅTT Året 2010 har vært mer arbeidsbelastende enn Sdligere år. Hovedsakelig fordi det merkes at vårt sameie nå nærmer seg 10 år og derfor krever mer oppmerksomhet i forhold Sl e@ersyn og vedlikehold. Beboerforening og Sameie arbeider godt sammen og det interne samarbeidet i Styret i beboerforeningen har vært meget bra. Det har ikke vært behov for særskilte møter utover det som kan betegnes som normalt. Styret har startet arbeidet med å kartlegge behov for vedlikehold og oppgraderinger. I denne sammenheng vil styret legge frem en liste for årsmøtet der det kartlegges behov for kortsiksge og langsiksge vedlikeholdsoppgaver. Vårt vedlikeholdsfond vil e@er hvert bli ta@ i bruk Sl de@e formål. HiUl er diverse malingsoppgaver iverksa@ samt vedlikehold på heiser. Vårt e@erhvert solide vedlikeholdsfond vil komme godt med i årene fremover. Styret anser ikke at det vil være behov økning av felleskostnader utover indeksregulering for å få uvørt elementære vedlikeholdsoppgaver. Styret mo@ar fortløpende informasjon vedrørende feil og mangler. Noe av de@e gjelder vanlig slitasje som den enkelte beboer/eier selv må sørge for å utbedre. Det er fortsa@ uvordringer i forhold Sl lekkasjer e@er flislegging. MålseUngen er at slike feil skal utbedres fortløpende.
KEF (vårt forvaltningsselskap vaktmester ) kan kontaktes for hjelp og re@leding i vedlikeholdssaker. Det er likevel viksg at beboerne er klar over hva en må betale selv og hva som dekkes av fellesskapet. Henvendelser om tekniske problemer kan gjøres direkte Sl KEF. Beboerforeningen bygger fortløpende et vedlikeholdsfond som e@erhvert skal være på minimum kr 3 000 000 Sl avsetning for fremsdig vedlikehold. Saldo pr 311210 er kr 2 095 745. E@er en omlegging av beregningsmodellen for innbetaling Sl fondet anser styret at ordningen og måten den praksseres på fungerer godt og e@er intensjonene. I året som gikk by@et vi bankforbindelse og fikk med de@e vesentlig forbedret våre bankbesngelser. Regnskapet viser denne gang et lite underskudd på kr 68 579. De@e er imidlersd ikke noe problem da vi har ført en god del kostnader på vedlikehold over drid. Disse burde heller vært kostnadsført mot vedlikeholdsfondet. Styret ble imidlersd oppmerksom på forholdet li@ for sent Sl at vi rakk å re@e opp regnskapet. Det hele vil bli korrigert i løpet av neste regnskapsår. Vår balanse er fortsa@ solid med egenkapital pr 3112 på kr 1 680 518. I Sllegg kommer vedlikeholdsfondet (se ovenfor). Bassengtomta er fortsa@ meget solid fundert økonomisk. Våre verdier er stabile og jevnt voksende. De seksjoner som har vært solgt har vært le@solgte og solgt Sl gode priser. Forøvrig henvises Sl regnskapet for tall.
Vårt video- kamera overvåkingssystem fungerer fortsa@ utmerket. Styret har ikke mo@a@ henvendelser om innbrudd eller tyverier. Styret ser likevel ikke bort fra at uregelmessigheter kan ha forekommet uten at det er rapportert. Det har kommet innspill på endringer av overvåkingskameraene, bl a om eerning av kamera i søppelrommet. Styret har ikke funnet grunnlag for å e@erkomme disse henvendelsene da styret anser at våre kamerasystem fungerer utmerket i prevensv sammenheng. Styret minner om muligheten for å studere opptak av uregelmessigheter hos KEF. De@e må gjøres senest 7 dager e@erpå da opptak sle@es pga personvern. Det ble i 2010 etablert egen web- side for Bassengtomta. Sidene er oppe, men er fortsa@ ikke helt slik vi vil ha dem. HiUl har vi ikke klart å være dagsaktuelle med fortløpende endringer. De@e har i hovedsak med manglende kapasitet å gjøre. Styret kunne godt tenkt seg en web- redaktør som kunne overta denne Oppgaven.
I siste år er det ikke registrert Slfeller av nabostøy der det har vært nødvendig å iverkse@e Sltak. De@e er gledelig. Styret minner likevel alle eiere om at det er deres plikt å informere (skridlig) Sl sine leietakere om alle regler og ordninger som gjelder. Ønsker noen utskrid av Ordensreglene så kan disse rekvireres hos formannen. Styreformannens gamle kjepphest omskilsng av postkasser og utvendig skilsng har fungert godt. Skjema for besslling av skilt kan skrives ut fra hjemmesidene eller rekvireres fra Formannen. Feil merking av postkasser blir fortsa@ eernet samsdig som det blir lagt skjema for besslling av postkasseskilt i den enkeltes kasse. Gule lapper og lignende godtas ikke. Postkasseskilt besslles hos Jernia (i Trenery s gate) og betales av den enkelte. Utvendig skilsng ved ringeapparat rekvireres direkte fra KEF og koster ingensng. Utleie av ledige boder administreres også av styret.
Styret har ikke klart å arrangere havefest. Det har heller ikke kommet innspill fra beboere Sl tross for at det fakssk var noen som påtok seg oppgaven å blåse liv i de@e prosjektet igjen. Vi får håpe noen tar tak i saken i 2011. Av andre oppgaver som styret har jobbet kan nevnes ; venslasjonsproblemaskk & støv, nye utelamper, sluk & lekkasjer, heiser, dyrehold, spørsmål om A/C og persienner, definisjoner av fellesområder herunder inngjerdinger i haven og møblering av svalganger. Styret har fortløpende orientert beboerne om hva som gjøres i disse sammenhengene. Styret har ikke kapasitet Sl å orientere om alle saker pr rundskriv Sl de enkelte postkasser. Derfor er det helt nødvendig at eiere og leietakere fortløpende melder sine e- postadresser Sl styret hvis de ønsker å være orientert. Styret sender heller ikke ut innkalling etc Sl årsmøte pr post, men nøyer seg med å legge innkalling og dokumenter i de enkelte postkasser. Det forutse@es at de enkelte leieboere sørger for å levere dokumenter videre Sl sine husverter. Alt sendes som e- post Sl registrerte e- mo@akere.
STYRETS ARBEID OG MØTEVIRKSOMHET Styret avvikler sine møter og beslutninger via E- mail. Innimellom avholdes vanlige møter, men i det daglige er det E- post som gjelder. Styret finner denne arbeidsmåten komfortabel og Sdsbesparende. Samarbeidet internt i styret fungerer godt, og det har ikke vært noen form for konflikter eller uenighet. I alle saker som har vært drødet er det fremkommet felles standpunkter som hele styret kunne sslle seg bak. Styret praksserer vanligvis ikke avstemming, men forsøker å drøde seg frem Sl felles standpunkter som alle kan enes om.
EIERFORHOLD OG ADRESSER, INFORMASJON TIL BEBOERE Styret beny@er stort se@ e- post Sl å sende ut informasjon Sl beboerne. VikSg info prøver vi å henge opp i oppslagstavlene, men de@e Blir ikke allsd gjennomført fordi vi ikke har kapasitet. Alle oppfordres Sl å melde sine e- adresser Sl styret. Vi anbefaler dessuten et besøk på våre nyetablerte hjemmesider www.bassengtomta.no. Der kan man finne svar på d fleste spørsmål. Styret ønsker ikke at hvem- som- helst henger opp egenproduserte plakater i oppslagstavlene. All info skal gå via styret for oppheng. Alt annet blir eernet. Plakater som ønskes oppsa@ sendes styret. Det Slbys ekstraservice der beboere og eiere kan sende ut henvendelser via felles e- post. Det er et krav at slike henvendelser skal ha felles interesse. Reklameutsendelser uvøres ikke uten at det har almen interesse for Bassengtomta.
VERDIUTVIKLING KOSTNADSUTVIKLING - FELLESKOSTNADER Uten å ha stassskk å stø@e seg Sl oppfa@er Styret at verdiene for våre seksjoner har vært rimelig stabile og økende. Det oppnås gode priser ved salg og våre eiendommer er le@solgte. Vi si@er med andre ord på meget a@raksve eiendommer. Vi har sagt det før og gjentar det gjerne ; Bassengtomta er unik, ikke bare i Trondhjem, men i landssammenheng. Bassengtomta har mo@a@ priser og anerkjennelse for gode løsninger. Spesielt haven er vellykket (Sl tross for lite bruk). Styret oppfordrer alle beboere Sl å være behjelpelige med å oppre@holde vårt gode rykte og den standard vi har. Bare på denne måte vil våre eiendommer beholde posisjonen som det beste sameiet i Trondhjem (Norge?). Styret ønsker ikke å fremlegge budsje@ som viser underskudd. Det er nødvendig at felleskostnadene reguleres minimum Slsvarende konsumprisindeks år for år.
AVTALEFORHOLD Revisjon Forretningsførsel Drid / Vaktmester Kabel- TV Forsikring Statsautorisert revisor Deloi@e AS Kjeldsberg Eiendomsforvaltning a/s (KEF) Kjeldsberg Eiendomsforvaltning a/s (KEF) Canal Digital as CharSs Europe SA
EGENKAPITAL Årets resultat ble et underskudd på kr 68 579. Egenkapital pr 3112 er kr 1 680 518. Underskuddet er forklart under styrets beretning og foreslås regulert mot vedlikeholdsfondet. I Sllegg Sl egenkapitalen kommer opparbeidet vedlikeholdsfond kr 2 095 745. Disse midlene er avsa@ på egen kto. Renteinntekter for vedlikeholdsmidlene føres Sl samme konto. Bankvilkår ble reforhandlet i samband med by@e av bankforbindelse i året som gikk. Vedlikeholdsfondet beny@es ifm varige investeringer, forbedringer og vedlikehold Sl beste for beboerne, iht vedtektenes 17. Styret ønsker å vise vedlikeholdsfondet og dets utvikling i balansen på en slik måte at alle kan se hvor store midler vi har Sl rådighet for de@e formål. Ifm med fremleggelse av årsregnskap bør styret rusnemessig foreslå disponering av fremkommet over/underskudd. Styret foreslår derfor at opparbeidet underskudd reguleres mot vedlikeholdsfondet da underskuddet skyldes uvørt vedlikehold som er kostnadsført mot drid.
ÅRSREGNSKAPET OG VILKÅR FOR FORTSATT DRIFT Årsregnskapet for 2010 er sa@ opp under forutsetning av fortsa@ drid. Styret har ingen kommentarer utover det vedlagte regnskapet med noter og balanse. ANSATTE og ARBEIDSMILJØ Beboerforeningen har ingen ansa@e. Styret er ikke kjent med at det har vært skader eller ulykker på vårt område. Styret anser arbeidsmiljøet (i styret) som godt. Vi Slstreber 50/50 balanse mellom kjønnene ved valg Sl styret. MILJØ Beboerforeningen driver ingen virksomhet som forurenser det ytre miljø. Man Slstreber ellers å oppnå likesslling i sameiets styrende organer.
For styret i BEBOERFORENINGEN I SAMEIET BASSENGTOMTEN Trondheim 6/4-2011 Trond Buchmann (sign.) Elisabeth Rystad (sign.) Rune Vikvald (sign.) Odd Ovesen (sign.) Birgitte Mørch (sign.) Bjørn Gulbrandsen (sign.) Geir Riseth (sign.)