Utsendt referat fra møte nr. 67 i Nasjonal IKT

Utsendt referat fra møte nr. 67 i Nasjonal IKT Til: Kopi: Fra: Herlof Nilssen, Erik M. Hansen, Thomas Bagley, Hans Nielsen Hauge, Bjørn Nilsen, Oddvar Larsen, Daniel Haga, Jan Eirik Thoresen, Christine Bergland, Tor Eid, Siri Cathrine Rølland, Sigmund Eidem, Håkon Grimstad Arild Pedersen, Ketil Are Lund, Johnny Heggestad, Bård Helge Hofstad, Arild Faxvaag, Torill Kristiansen, Gunnar Jårvik, Cato Rindal, Vidar Kårikstad, Ola I. Vikland, Norunn Saure, Anders Westlie, Frank Ivar Aarnes, Kai Rune Furberg, Steinar Lund ved Dagfinn Hallseth, Hilde Hordnes og Fredrik Birkenfeldt Sted: Radisson SAS Gardermoen Tid: 5.6.2013 kl. 09:30-11:30 Deltagere Til stede: Herlof Nilssen, Erik M. Hansen, Hans Nielsen Hauge, Bjørn Nilsen, Oddvar Larsen, Jan Eirik Thoresen, Norunn E. Saure (for Christine Bergland), Tor Eid (for Steinar Lund), Siri Cathrine Rølland, Sigmund Eidem. Dagfinn Hallseth, Hilde Hordnes og Fredrik Birkenfeldt fra. Hans Christian von Krogh og Helga Lunde, begge PwC, var til stede under sak 05. Forfall: Håkon Grimstad, Christine Bergland, Thomas Bagley, Kai Rune Furberg og Daniel Haga var ikke til stede i møtet. Agenda Nr Sak Ansvarlig 01 Godkjenning av innkalling Innkallingen ble godkjent uten kommentarer. Sakene ble behandlet i følgende rekkefølge: 1-13. Sak 13c ble behandlet sammen med sak 4. PwC gikk ut av møtet under behandling av sak 5 og 7. Det ble ikke meldt saker til eventuelt. Det kommenteres at Kai Rune Furberg og Steinar Lund flyttes ned på kopilisten til innkallinger i Nasjonal IKT. Tor Eid stiller imidlertid på vegne av Steinar Lund. Innkallingen ble godkjent. 02 Godkjenning av referat fra møtet 3.4.2013 Det var ingen kommentarer til referatet. Styringsgruppen godkjenner referatet. 03 Gjennomgang av prosjektstatus viste til utsendt saksunderlag. Følgende ble kommentert spesielt: 1

Tiltak 29.3 SAFEST: Det er en ressursutfordring at Sykehusapotekene (SA) ikke har funnet ny PL ennå, Erling Wold slutter 28.6.2013. har dialog med SA og har bedt om en endelig tilbakemelding. Det skisseres tre alternative forslag til løsninger: intern rekruttering i SA, tilbakeleie av nåværende PL fra ny arbeidsgiver eller søke etter ekstern PL gjennom eksisterende rammeavtaler. Det ble kommentert at det vil være å foretrekke å leie tilbake nåværende PL. SG sluttet seg til dette. Tiltak 37 MTU/BHM: Behandles i sak 04. Styringsgruppen tar status til orientering. 04 MTU / BHM Innstilling knyttet til forvaltning (tiltak 37) presenterte kort hovedtrekkene i utarbeidet innstilling fra tiltaket. I tillegg nevnte at tiltakets PL har meldt inn et behov for 50-100 timer ekstra (utover 300 timer som ble bevilget i PEF 15.5.2013, ref. sak 13c), grunnet at konkurransen er besluttet gjennomført som en konkurranse med kvalifisering og forhandling, istedenfor en åpen anbudskonkurranse som opprinnelig planlagt. Hans Nielsen Hauge (som er deltaker i tiltak 37s styringsgruppe) kommenterte at utvidelsen av timer i prosjektet er en logisk følge av utviklingen i prosjektet. Videre kommenterte han at sekretariatsfunksjonen foreslått i forvaltningen av den fremtidige løsningen bør arbeides videre med. Etablering av en sekretariatsfunksjon på nåværende tidspunkt er ikke kritisk for prosjektets fremdrift, og en endelig beslutning om lokalisering, dimensjonering og tilhørighet av et slikt sekretariat kan diskuteres når beslutning i forhold til NIKT som egen juridisk enhet (tiltak 46) er tatt. Erik M. Hansen kommenterte at HV er positiv til hvordan prosjektgruppen jobber, men påpekte at det må synliggjøres hvem som skal finansiere et slikt sekretariat. Det er naturlig å se dette i sammenheng med beslutning om NIKT som egen juridisk enhet. Herlof Nilssen viste til at man ser en økning av ønsker om flere nasjonale sekretariater i RHF-strukturen, og ønsket en prinsipiell diskusjon, gjerne på AD-nivå, rundt bruken av sekretariatsfunksjoner regionalt kontra andre virkemidler for økt nasjonal samordning. Hans Nielsen Hauge kommenterte at dette kan være tegn på en underliggende, naturlig utvikling, men støttet at det kan være ønskelig å se nærmere på i hvilke situasjoner man oppretter nasjonale sekretariater. Det ble konkludert med at NIKT oversender denne problemstillingen til AD-møtet og ber om at det avklares på generelt grunnlag. Det bør også vises til arbeidet med juridisk enhet i forhold til dette konkrete prosjektet. / Sekretariatet. Siri C. Rølland kommenterte at foreslått forvaltningsløsning kan virke klok, men mangler formell forankring og avklaring knyttet til finansiering. SG diskuterte videre kost/nytte og gevinstpotensialet knyttet til prosjektet og til nasjonal forvaltning. Hans Nielsen Hauge mente at det ligger store gevinster i prosjektet, til en relativt begrenset kostnad. MTU / BHM-området er stort og uoversiktlig, og dette prosjektet vil bidra til større oversikt samt betydelige muligheter for standardisering. Videre vil prosjektet bidra til å få kontroll over investeringsetterslepet som finnes i de fleste RHF. Det ble videre påpekt at dårlig utstyr medfører økonomiske tap også på andre områder. Vedtak Styringsgruppen slutter seg til foreslått modell for forvaltning av FDV-system for MTU/BHM. Styringsgruppen ber starte prosessen med å utnevne regionale systemeiere som skal følge opp systemet f.o.m. implementeringsfasen. 2

Styringsgruppen bevilget 100 timer ekstra (i tillegg til PEFs bevilgning 15.5.2013) til prosjekts ferdigstillelse av anskaffelsesprosessen Styringsgruppen ønsker å komme tilbake til endelig organisatorisk forankring og finansering av fremtidig forvaltningsmodell og ber prosjektet ta høyde for ADmøtets diskusjon av temaet. 05 Sluttresultater fra "Utredning H-resepter" (tiltak 47) Prosjektets hovedoppgave har vært å utrede muligheten for en elektronisk oppgjørsordning av H-resepter, beskrive og kravspesifisere denne, samt forberede implementasjon. Det er store kvalitative og kvantitative gevinster knyttet til det prosjektet foreslår. Prosjektteamet presenterte sin sluttrapport, videre anbefalinger og utkast til direktiv for videre arbeid. Det ble stilte spørsmål knyttet til forskrivningsrett. PL kommenterte at det vil være naturlig å ha automatisert kontroll av forskrivningsrett som et langsiktig mål, men at dette p.t. ikke er mulig, og at det blant annet avhenger av full utrulling av eresept. Norunn E. Saure kommenterte at det er positivt at prosjektet har etablert tett dialog med Hdir og HELFO, og oppfordret prosjektet til å ta kontakt med e-reseptmiljøene for videre samarbeid. Tiltak 47 Herlof Nilssen kommenterte at han har inntrykk av at det er stort engasjement i HOD for å få på plass en elektronisk oppgjørsordning. Erik M. Hansen fremhevet at man ved å innføre elektronisk oppgjørsordning kan eliminere rutinearbeid, oppnå bedre kontroll på fakturering, samt sørge for store kostnadsbesparelser for alle parter. Bjørn Nilsen kommenterte at det vil oppstå problemstillinger knyttet til nye medikamenter innenfor H- reseptordningen og oppfordret prosjektet til å gå ytterligere en runde med fagdirektørene for å sikre at dette blir forvaltet godt nok. Helga Lunde responderte at det i den sammenheng i tillegg kan forventes å komme nye terapiområder og legemidler inn i ordningen, samt at patentbeskyttelsen for enkelte eksisterende biologiske legemidler er i ferd med å gå ut, med påfølgende tilgang på kopipreparater. Tiltak 47 Hans Nielsen Hauge påpekte at automatisert oppgjørsordning vil gi mulighet til å styre virksomhetens bruk av legemidler. En forutsetning for dette er en helsefaglig vurdering av systemets konfigurasjoner. Han sluttet seg til Bjørn Nilsens kommentar om at forankring mot fagdirektørene er viktig. forlot møtet under diskusjon rundt vedtak i saken. Erik M. Hansen orienterte om dialog med HINAS om handlingsrommet for tildeling av oppdraget med gjennomføring av hovedprosjektet. Utgangspunktet er at Nasjonal IKT har en rekke parallelle rammeavtaler. PwC er en av disse rammeavtalepartene. Etter at PwC, gjennom en mini-konkurranse blant rammeavtalepartene, ble tildelt oppgaven som programkontor, inkluderes PwC ikke i mini-konkurranser for nye oppdrag (dette var en forutsetning som det ble informert om i den første mini-konkurransen). Da forprosjektet for tiltak 47 ble utlyst som mini-konkurranse, ble det ikke mottatt noen tilbud. Videre behandling av tildeling av oppdraget ble da flyttet fra til sekretariatet for Nasjonal IKT ved Erik M. Hansen. Etter en vurdering av handlingsalternativene, ble det inngått kontrakt med PwC om forprosjektet basert på rammeavtalen med PwC. Ved avslutning av forprosjektet er videre håndtering av hovedprosjektet drøftet med adm. dir. Harald Johnsen i HINAS. Basert på denne dialogen er det anbefalt at også 3

hovedprosjektet tildeles PwC, dette er begrunnet i at hovedprosjektet kan anses som en naturlig videreføring av forprosjektet. All den kompetanse som er utviklet gjennom forprosjektet vil være av stor betydning for en kosteffektiv og hensiktsmessig gjennomføring av hovedprosjektet. En samlet vurdering tilsier at hovedprosjektet tildeles PwC. Erik M. Hansen ferdigstiller anskaffelsesprotokoll og avtaledokumenter for denne videreføringen av tiltak 47. Sekretariatet Styringsgruppen tar forprosjektets resultater og hovedfunn til etterretning. Styringsgruppen godkjenner sluttleveransene fra tiltak 47. Styringsgruppen vedtar forlengelse av prosjektet basert på foreliggende prosjektdirektiv og bevilger inntil kr 4 mill til dette. Styringsgruppen tildeler oppdraget med gjennomføring av hovedprosjektet til PwC. Styringsgruppen ber sekretariatet om å ferdigstille anskaffelsesprotokoll og inngå avtale med PwC. 06 Direktiv for Etablering av en nasjonal standard for statistisk analyse av logger fra oppslag i behandlingsrettede helseregistre fremla kort saken som har sitt utgangspunkt i sluttrapporten fra tiltak 45 og OUS-prosjektet knyttet til mønstergjenkjenning, samt innspill ved behandling i PEF 15.5.2013, som ga klar støtte til prosjektdirektivet, gitt justeringer knyttet til utrulling. Tiltaket skal etablere en nasjonal metode og rammeverk for gjennomgang av logger fra behandlingsrettede helseregistre basert på metode for statistisk analyse og mønstergjenkjenning. Erik M. Hansen kommenterte at dette er et viktig arbeid å gå videre med, og at man i prosjektdirektivet skal avklare om mønstergjenkjenning skal etableres som en regional eller nasjonal tjeneste. Dette fikk støtte, og det ble fremhevet at dette er et område sektoren trenger å bli bedre på. Styringsgruppen gir sin tilslutning til utarbeidet prosjektdirektiv og bevilger inntil kr. 4,5 mnok inkl. mva til dette arbeidet. Styringsgruppen gir sin tilslutning til å etablere prosjektets videre arbeid og engasjere prosjektleder. 07 Nye rammeavtaler fremla kort saken før de forlot møtet under videre behandling av denne saken. Styringsgruppen drøftet erfaringene med bruk av dagens rammeavtaler. Det er en erkjennelse av det fra tid til annen har vært manglende tilbud på mini-konkurranser, jfr. sak 05. Det ble derfor drøftet om andre tilnærminger til rammeavtaler bør vurderes, herunder bruk av ett, flere eller alle RHF sine rammeavtaler på dette området. En slik endring i avtalene forutsetter at disse avtalene lyses ut med dette som formål. Det ble 4

og kort drøftet om etablering av en egen juridisk enhet vil gi et bedre handlingsrom for slike avtaler. I den grad det vil være behov for å prolongere dagens avtaler utover gjeldende avtaleperiode, så bør det vurderes i lys av dette utgangspunktet og nødvendig oppfølging må gjøres i tide i dialog med HINAS. Styringsgruppen vedtok at det nedsettes en arbeidsgruppe med representanter for og HINAS som gjør en vurdering av hvordan Nasjonal IKT bør etablere hensiktsmessige rammeavtaler for tilgang til ekstern bistand. Arbeidsgruppen utarbeider en sak til neste møte i styringsgruppen. 08 Utarbeidelse av oppdatert notat om Meldingsløftet til HOD henviste til utarbeidet utkast til notat. Det ble fremholdt at man fra NHN sin side ønsket en dialog rundt problemstillingen og en møtearena der man kunne diskutere dette med aktørene. NHN ser på dette som den mest effektive kommunikasjonsformen. Erik M. Hansen gjennomgikk et utkast til presentasjon som skal fremlegges for ehelsegruppen 12.6.2013 vedrørende 70 mnok tildelt til over revidert nasjonalbudsjett. Presentasjonen pekte på utfordringer, områder som bedres og hvilke tiltak HV gjennomfører for "å rydde i eget hus" for å være best mulig rustet og i tråd med nasjonale føringer. Hansen ba komme med innspill til presentasjonen og poengterte viktigheten av å få formidlet at innholdet i notatet er slik det oppleves blant personell i prosjektsituasjoner. Sekretariatet Herlof Nilssen innledet med å spørre Tor Eid og Norunn E. Saure om hvordan det første brevet er blitt håndtert i HOD og Hdir. Tor Eid redegjorde og viste blant annet til at man er klar over problemstillingene. Brevet ble også lagt til grunn i revidert statsbudsjett. Han fremhevet også at det, uavhengig av brevet, er kommet forskrift om standardisering som vil hjelpe aktørene. Norunn E. Saure svarte at NUIT er etablert for bl.a. å prioritere arbeidet med meldinger, men at samhandling mot f.eks. SamUT / NHN må gås nærmere opp. Det er jobbet med organisering av bl.a. standardisering i Hdir. Det er også etablert en ny avdeling for helseforvaltningssystemer som bl.a. skal ha ansvar for administrative registre. Denne har, i samarbeid med NHN, iverksatt arbeid for å definere forvaltningsmodell for bl.a. Adresseregisteret. Hans Nielsen Hauge kommenterte at HSØ ikke er kommet like langt som HV og står ovenfor vesentlig større utfordringer med hensyn på konsolidering av kliniske IKTsystemer. Man håper at et nytt lovverk skal forenkle deler av konsolideringsarbeidet. Jan Eirik Thoresen påpekte behovet for å prioritere og å bruke ressursene tydeligere på fremtidsrettede løsninger, og viste for øvrig til arbeidet med nasjonal handlingsplan for e-helse. Erik M. Hansen poengterte viktigheten av å kunne samhandle både på tvers av primær- og spesialisthelsetjenesten, men også på tvers av. Bjørn Nilsen kommenterte at det bildet som skapes i media og hos politikerne preges av utfordringene i østlandsregionene. Fokus i e-helsemøtet bør derfor være å se på hva som er realitetene, og hva som er fundamentet for å realisere forventningene i stortingsmeldingen. Erik M. Hansen påpekte at det er viktig ikke å bruke ekstramidler fra revidert nasjonalbudsjett på de prosjektene som vi vet skal gjennomføres. Dette fører oss ikke raskere fremover. Det ble vist til et eksempel fra Jæren, der man har hatt dialog med kommunen for å levere DIPS fra Helse Stavanger til en interkommunal sengepost. Gjennom dette utforskes handlingsrommet som nå ligger i de politiske føringene i tråd 5

med stortingsmeldingen. Eksempelet fra Jæren hadde ikke vært gjennomført uten tilføring av midler. Herlof Nilssen oppsummerte med at det tas initiativ til et møte med NHN for å diskutere notatet. Det bør også initieres møter, helst fra NHNs side, jevnlig for å sjekke av status. Hdir kan om ønskelig også delta. Dersom det er avklaringer i dette møtet som fører til justeringer i brevet, må disse gjennomføres før brevet sendes til HOD. bes gi Erik M. Hansen tilbakemelding på utarbeidet presentasjon innen 10.6.2013 kl. 16.00. Styringsgruppen stiller seg bak utarbeidet utkast til notat og ber om at det gjennomgås med NHN/Hdir før oversender dette til Helse- og omsorgsdepartementet. / HV 09 Innspill til statsbudsjettet 2015 Nasjonal IKT mottok 28.5.2013 en henvendelse fra HSØ v/ Torstein Pålsrud vedrørende innspill til statsbudsjettet 2015. Det har blitt etablert en koordineringsgruppe som foruten Torstein Pålsrud består av Hans Stenby (HV), Linda Midttun (HMN) og Anne Berit Sund (HN). s innspill skal omhandle én del der fremtidig aktivitetsbehov vurderes og beskrives. I tillegg skal innspillet inneholde én del der omforent peker på viktige felles forhold innen områdene økonomi, medisin-/helsefag, teknologi og HR som det bør tas hensyn til i budsjettarbeidet Styringsgruppen Nasjonal IKT vedtar å oversende et innspill til koordineringsgruppen. Innspillet vil bli utarbeidet av deltakere i Nasjonal IKT. Innspillet skal behandles i SG, enten i møte eller på e-post, før oversendelse. 10 Svikt i helseforetakenes pasientadministrative systemer viste til brev sendt fra Helse- og omsorgsdepartementet (HOD) 10.4.2013 (vedlegg b) til alle RHF knyttet til svikt i pasientadministrative systemer og elektroniske pasientjournaler. Herlof Nilssen kommenterte at han har en oppfatning av at regionene har jobbet betydelig med dette området med fokus på dialog og kontakt seg imellom. Det eksisterer gode kanaler mellom regionene. Bjørn Nilsen sluttet seg til dette, men påpekte at han mener det finnes få raske gevinster på området. Dette er et langsiktig arbeid, som også innebærer betydelige kulturendringer. Erik M. Hansen mener at denne saken hører hjemme i EPJ Systemeierforum. Der kan man sammenstille det som er gjort på de ulike feltene i regionene. EPJ Systemeierforum må rapportere dette tilbake til SG. Vi ser at dette feltet inspirerer til lokal aktivitet og det ble vist til et eksempel fra Helse Bergen. Hans Nielsen Hauge la til at det er duket for en lang rekke lokalaktiviteter. I HSØ er et av dem prosjektet "Glemt i sykehuset". Dette prosjektet har minst én fellesnevner med andre regioner; nemlig identifisering av en lang rekke dysfunksjonelle innretninger i DIPS. Utfordringer knyttet til bruken av systemet, medfører at det gjøres feil. På dette området er det mulig å få til et samarbeid med de tre regionene som bruker DIPS mtp å forenkle, forbedre og gjøre det mer intuitivt enn i dag. Bjørn Nilsen kommenterer at "Glemt i Sykehuset " er et bra prosjekt. 6

Brevet sendes over til EPJ Systemeierforum som bes om å påta seg en gjennomgang av hva hver region foretar seg, og hva som kan gjøres. Svaret sendes tilbake til SG for behandling. EPJ SEF 11 Utforming av nasjonal handlingsplan for e-helse Norunn E. Saure orienterte kort om nytt oppdrag til Hdir og viste til brev sendt fra Helse- og omsorgsdepartementet (HOD) 20.4.2013 (vedlegg b) til Hdir knyttet til oppdraget om å "bidra i arbeidet med å lage handlingsplaner for realisering av tiltakene i Meld. St. 9 (2012-2013) "én innbygger én journal". Hdir skal innen 1.7.2013 sende forslag til prosess og tidshorisont for planen til HOD. Selve handlingsplanen skal oversendes HOD innen 31.10.2013. Handlingsplanen skal beskrive tiltak samt angi prioriteringer, gevinstpotensial, usikkerhet og sammenhenger mellom tiltakene. Oppdragsbrevet lister noen mulige tiltaksområder. Det kan være aktuelt å se nærmere på andre områder som f.eks. legemiddelfeltet, velferdsteknologi og regjeringens digitaliseringsprogram (f.eks. digital kommunikasjon mellom offentlige etater). NIKT inviteres til å komme med innspill til tiltak / tiltaksområder som bør inngå i en slik nasjonal handlingsplan. Videre er det ønskelig å henvise til nasjonale tiltak i regi av KS, NIKT m.m., f.eks. henvise til NIKTs strategi 2013-2016 samt igangsatte og planlagte tiltak. Det er ønskelig med en kontaktperson i NIKT som kan frembringe noe rundt dette. Det vil, grunnet kort tidsfrist, ikke være tid til omfattende involvering av sektoren. Utkast til handlingsplan sendes på høringsrunde fra Hdir ca. 20.9.2013. Hdir vil legge frem saken og mulig tiltaksliste for NUIT, Nasjonalt fag- og arkitekturutvalg samt ehelsegruppen innen 1.10.2013. Jan Eirik Thoresen kommenterer at dette representerer en ny måte å tenke på som tvinger oss til å vurdere om identifiserte tiltak er i samsvar med NIKTs og s mål og strategier. Oddvar Larsen kommenterer at det er viktig at dette linkes opp mot nasjonale budsjetter. Herlof Nilssen konkluderte med at det registreres en økende interesse for området, kombinert med en økende vilje til å bevilge økonomiske midler. Styringsgruppen tar saken til orientering. 12 Til orientering fra Helsedirektoratet Norunn E. Saure fremla en kort orientering hvor hun viste til utsendt saksunderlag som beskriver status på en rekke nasjonale innsatsområder. Saure kommenterte følgende spesielt: I arbeidet med modernisering av folkeregisteret er det startet opp et forprosjekt som planlegges ferdigstilt høsten 2015. Det varsles at det vil komme en del avklaringer mot helsesektoren i oktober 2013. Hdir har begrenset med ressurser og oppfordrer NIKT til å bistå i dette forprosjektet. «Én innbygger - én journal»: Det ble kort gjort rede for status. Herlof Nilssen stilte spørsmål ved om det er full samordning mellom det arbeidet som gjennomføres i HMN og det som gjennomføres i Hdir. Norunn E. Saure svarte at HMN har sitt styre å forholde seg til, og at diskusjoner rundt utprøving for en foreløpig leveranse før sommeren skjer på et møte senere i dag (5.6.2013). Jan Eirik Thoresen kommenterte at HMN er med som en aktør i fag- og arkitekturutvalget, og skal 7

utarbeide en handlingsplan for området som skal vedtas i juni. Handlingsplanen står på egne ben og er ikke direkte koblet opp mot "Én innbygger - én journal". Det er utfordrende å få dette fullstendig samordnet mtp tidshorisonten den nasjonale utredningen legger opp til. HMN har et mer påtrengende behov for en løsning. Det fremheves at det er mye engasjement i regionene og man er klar på at man vil komme videre, og ikke stå i ro. Erik M. Hansen trakk frem at sak 12 representerer en god oppdatering, men at det er ønskelig med tall for de siste 12 mnd. over status. Saure tar dette innspillet med seg videre. Hdir Vedtak Styringsgruppen tar saken til orientering. 13 Til orientering viste til informasjon i utsendt saksunderlag. Følgende ble kommentert: 13i) Utarbeidelse av ROS-analyser for kvalitetsregistre Erik M. Hansen orienterte om teknologisk plattform for kvalitetsregistre. Samlet sett vurderer arbeidsgruppen at det er mindre risiko knyttet til å innføre alternativt regime enn å fortsette med dagens regime. Det er laget en rapport som ikke var ferdig innen sakspapirene ble sendt ut. Rapporten sendes ut sammen med referatet. 14 Eventuelt Ingen saker. 8