1 Sameiet Tonsenhagen 3 Til seksjonseierne i Sameiet Tonsenhagen 3 Velkommen til sameiermøte. Innkallingen inneholder sameiets årsberetning og regnskap for 2013. Styret håper du leser nøye igjennom heftet og viser din interesse for sameiet ved å møte opp på sameiermøtet. Dette er en god anledning til å delta i diskusjonen og velge det styret som skal forvalte ditt bomiljø i det kommende året. Hvem kan delta på sameiermøtet? Alle sameiere har rett til å delta i sameiermøte med forslags-, tale-, og stemmerett. For boligseksjoner har også sameierens ektefelle, samboer eller et annet medlem av sameierens husstand rett til å være tilstede og til å uttale seg. Det kan avgis kun en stemme pr. seksjon. Sameieren har rett til å møte ved fullmektig. Registreringsblanketten leveres i utfylt stand ved inngangen.
2 Sameiet Tonsenhagen 3 Innkalling til ordinært sameiermøte 2014 Ordinært sameiermøte i Sameiet Tonsenhagen 3 avholdes mandag 24. mars 2014 kl. 18:00 på Tonsenhagen Velhus, Selvbyggerveien 102 B. Til behandling foreligger: 1. KONSTITUERING A) Valg av møteleder B) Opptak av navnefortegnelse C) Valg av referent og minst en seksjonseier til å underskrive protokollen D) Spørsmål om møtet er lovlig kalt inn 2. ÅRSBERETNING FOR 2013 3. ÅRSREGNSKAP FOR 2013 Styret foreslår overføring av årets resultat til egenkapital. 4. GODTGJØRELSE TIL STYRET 5. INNKOMNE FORSLAG A) Oppussing av trappeoppganger B) Innglassing av veranda Innkomne forslag er tatt inn som egne vedlegg. 6. VALG AV TILLITSVALGTE A) Valg av styreleder for 2 år B) Valg av styremedlem for 2 år C) Valg av 2 varamedlemmer for 1 år D) Valg av valgkomité Oslo, 18.02.2014 Styret i Sameiet Tonsenhagen 3 Terje Andre Gjervang /s/ Natalia Espaillat /s/ Torbjørg Horverak /s/
3 Sameiet Tonsenhagen 3 ÅRSBERETNING FOR 2013 Tillitsvalgte Siden forrige ordinære sameiermøte har sameiets tillitsvalgte vært følgende: Styret Leder Terje Andre Gjervang Ragna Nielsens Vei 8 II Styremedlem Natalia Espaillat Ragna Nielsens Vei 6 Styremedlem Torbjørg Horverak Ragna Nielsens Vei 4 Varamedlem Anne Helene Gusland Ragna Nielsens Vei 4 Varamedlem Lisbeth Hektoen Ragna Nielsens Vei 12 Valgkomiteen Styrets medlemmer består i dag av 2 kvinner og 1 mann. Sameiet sørger for at det ikke forekommer forskjellsbehandling på grunn av kjønn ved valg og ansettelser. Generelle opplysninger om sameiet Sameiet består av 56 seksjoner. Sameiet er registrert i Foretaksregisteret i Brønnøysund med organisasjonsnummer 975433897, og ligger i bydel 9 Bjerke i Oslo kommune. Adresse: Ragna Nielsens Vei 2,4,6 Ragna Nielsens Vei 8,10,12 Ragna Nielsens Vei 14 Gårds- og bruksnummer : 85 128 Med eierseksjon forstås sameieandel i bebygd eiendom med tilknyttet enerett til bruk av bolig eller annen bruksenhet i eiendommen. Sameiet følger arbeidsmiljølovens bestemmelser og tilstreber et godt arbeidsmiljø. Sameiet har ingen ansatte. Styret er ikke kjent med at det ytre miljø forurenses i vesentlig grad. Sameiet driver ikke med forsknings- og utviklingsaktiviteter. Forretningsførsel og revisjon Forretningsførselen er i henhold til kontrakt utført av OBOS Eiendomsforvaltning AS. Autorisert regnskapsfører (oppdragsansvarlig) er Egil Havre, regnskapssjef i OBOS. Sameiets revisor er BDO AS.
4 Sameiet Tonsenhagen 3 Styrets arbeid Det er avholdt 4 styremøter i perioden, samt e-post og telefonkontakt. Etablert utendørs belysning i sameiet. Etablert varmekabler i bakkene til oppgangene. Skiftet samtlige lyspunkter i trappeoppgangene til ledlamper. Reist stakittgjerde bak RN 2. Gjennomført vår- og høstdugnad Felt trær som ikke overlevde vinteren 2013. Kommunen har i tillegg renset skråning ned mot fortau bak RN 2-6. Diverse smått vedlikehold. Generell oppfølging av HMS Kartlegging av brannsikkerhet i seksjonene i samarbeid med Norsk Brannvern. Det er et HMS-krav at styret har en oversikt over tilstanden av brannsikkerhet i seksjonene og har valgt å bruke faglig personell til dette. I den forbindelse ønsker vi å minne alle seksjonseiere og beboere på at det er hver enkelt sitt ansvar at både røykvarsler og slukkeutstyr er tilstede og fungerer i hver seksjon. Husk også at trappeoppganger og fellesarealer, utover felles sykkel- og redskapsbod, ikke skal brukes til oppbevaring av sykler, barnevogner, ski, gamle møbler eller andre ting. Dette for at rømningsveier skal være frie, både for deg og brannvesen, hvis brannen først skulle inntreffe. FEIL I ÅRSBERETNING FOR 2012 Ved en feiltagelse ble Grethe Sølvi Lie oppført som attestant for Årsmøteinnkalling til ordinært sameiermøte 2012, Årsberettningen 2012 og Regnskap 2012. Lie ble ikke forevist nødvendige dokumenter av styret og kan heller ikke stå til ansvar for dette. Styret beklager feilen på det sterkeste! KOMMENTARER TIL ÅRSREGNSKAPET FOR 2013 Styret mener at årsregnskapet gir et rettvisende bilde av sameiets eiendeler og gjeld, finansielle stilling og resultat. Informasjon om sameiets forventede økonomiske utvikling er omtalt i årsberetningens punkt om budsjett for 2014. Forutsetningen om fortsatt drift er til stede, og årsregnskapet for 2013 er satt opp under denne forutsetning. Inntekter Inntektene i 2013 var til sammen kr 1 457 184. Kostnader Driftskostnadene i 2013 var på kr 1 440 355. Resultat Årets resultat på kr 20 444 foreslås overført til egenkapital.
5 Sameiet Tonsenhagen 3 Kommentarer til sameiets arbeidskapital pr. 31.12.2013. Arbeidskapital er sameiets tilgjengelige midler, og er en vesentlig størrelse knyttet til sameiets økonomi. Arbeidskapitalen fremkommer i balansen ved å trekke kortsiktig gjeld fra omløpsmidler. Sameiets arbeidskapital pr. 31.12.2013 er kr 301 668. For øvrig vises det til de enkelte tallene og notene i regnskapet. Styret er ikke kjent med hendelser etter 31.12.2013 som påvirker regnskapet i vesentlig grad. KOMMENTARER TIL BUDSJETT FOR 2014 Til orientering for sameiermøtet legger styret fram budsjettet for 2014. Tallene er vist som egen kolonne til høyre i resultatoppstillingen. Kommunale avgifter i Oslo kommune Vann- og avløpsavgiften øker med 3,5 %, mens renovasjonsavgiften øker med 8 % og feieravgiften blir uendret. Energikostnader Energikostnadene har historisk sett vært variable og vanskelige å anslå. I tråd med estimater fra aktuelle leverandører har styret budsjettert med samme energikostnader som for 2013. Forsikring Forsikringspremien for 2014 har økt med kr 5,9 %. Premieendringen reflekterer byggekostnadsindeksen som har økt med 1,0 %, samt forsikringsselskapets individuelle prisjustering basert på sameiets skadehistorikk. Innskuddsrente i OBOS-banken (pr. 1.1.2014) Driftskonto: 0,35 % for alle innskudd Sparekonto: 3,30 % for innskudd under kr 500 000 3,35 % for innskudd fra kr 500 000 til kr 2 000 000 3,40 % for innskudd over kr 2 000 000 Felleskostnader I budsjettet har styret tatt hensyn til ovennevnte, samt øvrige prisendringer knyttet til produkter og tjenester sameiet anskaffer. Dette danner grunnlaget for foreløpig fastsettelse av felleskostnader for 2014. Budsjettet er basert på uendrede felleskostnader for året 2014. I budsjettet er det tatt hensyn til de forhold som er nevnt foran. For øvrig vises til de enkelte tallene i budsjettet. Oslo, 18.02.2014 Styret i Sameiet Tonsenhagen 3 Terje Andre Gjervang /s/ Natalia Espaillat /s/ Torbjørg Horverak /s/
6 Sameiet Tonsenhagen 3
7 Sameiet Tonsenhagen 3
8 Sameiet Tonsenhagen 3 1066 - SAMEIET TONSENHAGEN 3 RESULTATREGNSKAP DRIFTSINNTEKTER: Regnskap Regnskap Budsjett Budsjett Note 2013 2012 2013 2014 Innkrevde felleskostnader 2 1 457 184 1 457 184 1 457 000 1 457 184 Innbetalinger 0 1 563 0 0 SUM DRIFTSINNTEKTER 1 457 184 1 458 747 1 457 000 1 457 184 DRIFTSKOSTNADER: Personalkostnader 3-7 050-9 075-9 000-8 000 Styrehonorar 4-65 000-65 000-65 000-65 000 Avskrivninger -146 295-175 554-50 000-120 000 Revisjonshonorar 5-6 875-6 375-6 000-6 000 Forretningsførerhonorar -75 520-72 615-75 000-78 000 Konsulenthonorar 6-6 336-8 793-7 000-7 000 Kontingenter -14 560-14 560-6 000-15 000 Drift og vedlikehold 7-384 743-688 623-25 000-35 000 Forsikringer -116 670-103 162-112 000-124 000 Kommunale avgifter 8-211 249-200 081-207 000-223 000 Kostnader sameie -145 692-132 570-130 000-149 000 Energi/fyring -18 218-15 554-25 000-25 000 Kabel-/TV-anlegg -135 576-88 480-91 000-140 000 Andre driftskostnader 9-106 571-108 835-102 000-107 000 SUM DRIFTSKOSTNADER -1 440 355-1 689 277-910 000-1 102 000 DRIFTSRESULTAT 16 829-230 530 547 000 355 184 FINANSINNTEKTER/-KOSTNADER: Finansinntekter 10 7 898 3 307 2 000 0 Finanskostnader 11-4 283-13 866-4 000 0 RES. FINANSINNT./-KOSTNADER 3 615-10 559-2 000 0 ÅRSRESULTAT 20 444-241 089 545 000 355 184 Overføringer: Til opptjent egenkapital 20 444 Fra opptjent egenkapital -241 089
9 Sameiet Tonsenhagen 3 BALANSE EIENDELER ANLEGGSMIDLER Note 2013 2012 Aksjer og andeler 12 9 800 9 800 Langsiktige fordringer 13 0 146 295 SUM ANLEGGSMIDLER 9 800 156 095 OMLØPSMIDLER Restanser på felleskostnader 13 893 7 962 Kundefordringer 0 349 Kortsiktige fordringer 14 12 437 29 100 Driftskonto i OBOS-banken/OBOS 333 831 73 521 Sparekonto i OBOS-banken/OBOS 182 689 376 224 SUM OMLØPSMIDLER 542 850 487 156 SUM EIENDELER 552 650 643 251 EGENKAPITAL OG GJELD EGENKAPITAL Opptjent egenkapital 311 468 291 024 SUM EGENKAPITAL 311 468 291 024 GJELD LANGSIKTIG GJELD Pante- og gjeldsbrevlån 15 0 146 295 SUM LANGSIKTIG GJELD 0 146 295 KORTSIKTIG GJELD Forskuddsbetalte felleskostnader 73 785 71 321 Leverandørgjeld 109 601 33 930 Brenselsregnskap 16 57 796 100 682 SUM KORTSIKTIG GJELD 241 182 205 932 SUM EGENKAPITAL OG GJELD 552 650 643 251 Pantstillelse 0 0 Garantiansvar 0 0 OSLO, 31.12.2013/18.02.2014 STYRET FOR SAMEIET TONSENHAGEN 3 TERJE ANDRE GJERVANG /s/ NATALIA ESPAILLAT /s/ TORBJØRG HORVERAK /s/
... 10 Sameiet Tonsenhagen 3 NOTE: 1 REGNSKAPSPRINSIPPER Årsregnskapet er satt opp i samsvar med regnskapslovens bestemmelser og god regnskapsskikk for små foretak. INNTEKTER Felleskostnadene inntektsføres månedlig. HOVEDREGEL FOR KLASSIFISERING OG VURDERING AV EIENDELER OG GJELD Omløpsmidler og kortsiktig gjeld omfatter poster som forfaller til betaling innen ett år. Øvrige poster er klassifisert som anleggsmidler/langsiktig gjeld. Omløpsmidler vurderes til anskaffelseskost. Kortsiktig gjeld balanseføres til nominelt beløp på etableringstidspunktet. Anleggsmidler vurderes til anskaffelseskost, men nedskrives til virkelig verdi dersom verdifallet ikke forventes å være forbigående. Langsiktig gjeld balanseføres til nominelt beløp på etableringstidspunktet. Andre varige driftsmidler balanseføres og avskrives lineært over driftsmidlenes økonomiske levetid. FORDRINGER Kundefordringer og andre fordringer er oppført i balansen til pålydende etter fradrag for avsetning til forventet tap. Avsetning til tap gjøres på grunnlag av individuelle vurderinger av de enkelte fordringene. SKATTETREKKSKONTO OBOS-konsernet disponerer egen skattetrekkskonto i DNB som er opprettet i henhold til Skattebetalingsloven 5-12. Forskuddstrekk blir overført til nevnte konto ved utbetaling av styrehonorar, lønn og andre trekkpliktige ytelser. NOTE: 2 INNKREVDE FELLESKOSTNADER Felleskostnader 1 389 984 Trappevask 67 200 SUM INNKREVDE FELLESKOSTNADER 1 457 184 NOTE: 3 PERSONALKOSTNADER Arbeidsgiveravgift -7 050 SUM PERSONALKOSTNADER -7 050 Det har verken vært ansatte eller lønnsutbetalinger i selskapet gjennom året. Selskapet er derav ikke pliktig til å ha tjenestepensjonsordning etter lov om obligatorisk tjenestepensjon. Arbeidsgiveravgiften knytter seg til styrehonoraret. NOTE: 4 STYREHONORAR Honorar til styret gjelder for perioden 2012/2013, og er på kr 65 000.
11 Sameiet Tonsenhagen 3 NOTE: 5 REVISJONSHONORAR Revisjonshonoraret er i sin helhet knyttet til revisjon og beløper seg til kr 6 875. NOTE: 6 KONSULENTHONORAR OBOS Eiendomsforvaltning AS -6 336 SUM KONSULENTHONORAR -6 336 NOTE: 7 DRIFT OG VEDLIKEHOLD Drift/vedlikehold bygninger -6 500 Drift/vedlikehold VVS -84 832 Drift/vedlikehold elektro -228 761 Drift/vedlikehold utvendig anlegg -48 500 Drift/vedlikehold brannsikring -16 150 SUM DRIFT OG VEDLIKEHOLD -384 743 NOTE: 8 KOMMUNALE AVGIFTER Vann- og avløpsavgift -136 318 Renovasjonsavgift -74 931 SUM KOMMUNALE AVGIFTER -211 249 NOTE: 9 ANDRE DRIFTSKOSTNADER Lokalleie -1 000 Container -12 140 Renhold ved firmaer -80 880 Andre fremmede tjenester -5 227 Trykksaker -1 417 Porto -5 265 Bank- og kortgebyr -643 SUM ANDRE DRIFTSKOSTNADER -106 571 NOTE: 10 FINANSINNTEKTER Renter av driftskonto i OBOS-banken/OBOS 1 098 Renter av sparekonto i OBOS-banken/OBOS 6 465 Renter av for sent innbetalte felleskostnader 336 SUM FINANSINNTEKTER 7 898
12 Sameiet Tonsenhagen 3 NOTE: 11 FINANSKOSTNADER Rentekostnader lån OBOS-banken/OBOS -3 546 Termingebyr lån OBOS-banken/OBOS -500 Renter på leverandørgjeld -237 SUM FINANSKOSTNADER -4 283 NOTE: 12 AKSJER OG ANDELER Selskapet eier aksjer i Årvoll kabelnett AS. Denne investeringen er regnskapsført etter kostmetoden, dvs. at de er bokført til opprinnelig kjøpspris. Antall aksjer: 56. Pålydende: 175. Balanseført verdi: 9 800. Den samlede aksjekapital i i Årvoll Kabelnett har vi ingen opplysninger om. NOTE: 13 LANGSIKTIGE FORDRINGER Aktivert 2010 672 957 Avskrevet tidligere -526 662 Avskrevet i år -146 295 SUM LANGSIKTIGE FORDRINGER 0 NOTE: 14 KORTSIKTIGE FORDRINGER Andre forskuddsbetalte kostnader (vil bli kostnadsført i 2014) 12 437 SUM KORTSIKTIGE FORDRINGER 12 437 Posten "Andre forskuddsbetalte kostnader" inkluderer mottatte, ikke betalte fakturaer som vedrører 2014, med motpost i leverandørgjeld. Utbetaling vil skje i 2014. NOTE: 15 PANTE- OG GJELDSBREVLÅN OBOS-banken Lånet er et serielån med flytende rente. Renter 31.12.13: 5,40%, løpetid 9 år Opprinnelig 2004-1 580 000 Nedbetalt tidligere 1 433 705 Nedbetalt i år 146 295 0 SUM PANTE- OG GJELDSBREVLÅN 0
13 Sameiet Tonsenhagen 3 NOTE: 16 BRENSELSREGNSKAP Fjernvarme -422 129 Administrasjon -29 100 Diverse 11 055 Brenselstillegg 580 608 Oppgjørskonto -82 637 SUM BRENSELSREGNSKAP 57 796
14 Sameiet Tonsenhagen 3
15 Sameiet Tonsenhagen 3 Forslag til Årsmøtet Tonsenhagen 3-2014 1) Oppussing av trappeoppganger Forslag fra Christian Thordarson Det foreslås at samtlige trappeoppganger rehabiliteres med sparkling, maling etc. Anslått kostnad: 30.000,- pr oppgang, totalt 210.000 kroner 2) Innglassing av veranda Forslag fra styret Da det er en forholdsvis kostbar prosess å søke Plan- og Byggningsetaten om å få innglasse verandaer i sameiet, har ikke styret gjort denne utredningen som ble bestemt på årsmøtet 2013. Styret mener det er viktig at spørsmålet avklares internt først, slik at unødige kostnader kan unngås. Kan seksjonseiere i egen regi kunne montere innglassing av veranda? Hvis ja; Forslag til ny ordensregel: Hver seksjonseier har anledning til å glasse inn sin veranda. Fasadeendring må være offentlig godkjent av Plan og Bygningsetaten. Samtidig skal sittende styre i sameiet godkjenne utformingen slik at den blir så lik tidligere innglassing som mulig. Forslag til tillitsvalgte Følgende personer foreslås som tilitsvalgte; Styreleder, for 2 år Christian Thordarson (RN 8) Styremedlem, for 2 år Marius Lilleslåtten (RN 6) Varamedlem, for 1 år Anne Helén Gusland (RN 4) Varamedlem, for 1 år Heidi Romsaas (RN 6) Valgkomite Må velges på årsmøte.
16 Sameiet Tonsenhagen 3 Orientering om sameiets drift. Vaktmestertjeneste Fellesstyret for Tonsenhagen/Rødberget har ansvaret for vaktmestertjenestene for alle sameiene på Tonsenhagen. Vaktmestertjenesten utføres av tre vaktmestere. Disse har ansvar for bl.a. driften av vaskeriene, oppsyn med fyringsanleggene, gressklipping, snømåking og søppeltømming. Vaktmestrene plikter iht instruks å bistå sameierne når det oppstår feil eller mangler som krever øyblikkelig utbedring, f. eks. vannlekkasje. Øvrige reparasjonsarbeider i leiligheter, som eksempelvis elektriker-arbeid, er vaktmestrene uvedkommende. Forsikring Sameiets eiendommer er forsikret i If Skadeforsikring med polisenummer 564682. Forsikringen dekker bygningene, fellesareal og boliger med veggfast utstyr. Den dekker også bygningsmessige tilleggsinnretninger og forbedringer i den enkelte bolig. Oppstår det skade i leiligheten, skal beboer sørge for å begrense skadeomfanget mest mulig og prøve å kartlegge årsaken til skaden. Skaden meldes til forsikringsavdelingen i OBOS på telefon 02333, eller e-post forsikring@obos.no. Forsikringsavdelingen melder skaden til forsikringsselskapet, bestiller om ønskelig håndverker for reparasjon og sørger for at kostnader knyttet til skaden blir refundert eller betalt av forsikringsselskapet. Selv om sameiets forsikring brukes, kan seksjonseier belastes hele eller deler av egenandelen dersom forholdet ligger innenfor seksjonseiers ansvar. Den enkelte seksjonseier må selv sørge for å ha hjemforsikring som dekker innbo og løsøre. Brannsikringsutstyr I henhold til forskriftene skal det være installert røykvarsler og brannslokningsapparat eller brannslange i alle leilighetene. Eier/beboer har ansvaret for at utstyret er tilstede og fungerer. Dersom utstyret er defekt, meldes dette skriftlig til styret. HMS Internkontroll innebærer at sameiet er pålagt å risikovurdere, planlegge, organisere, utføre, vedlikeholde og dokumentere forhold knyttet til helse, miljø og sikkerhet. Styret ivaretar internkontrollen av blant annet brannvern, felles elektrisk anlegg og lekeplassutstyr. Har sameiet ansatte må det også oppfylle kravene i arbeidsmiljøloven om vern av arbeidstakernes helse og sikkerhet. Ved innkjøp av tjenester og ved dugnad er det spesielle rutiner som sikrer forsvarlig HMS. Telefoni og bredbånd OBOS har avtale med Telio. Avtalen omfatter rabatter på hjemmetelefon, mobil, fast bredbånd og mobilt bredbånd. Rabatten fås ved å oppgi medlemsnummer/kundenummer i OBOS ved bestilling av tjenestene hos Telio. For ytterligere informasjon, se www.obos.no. Kabel-TV Get er sameiets leverandør av TV- og bredbåndstjenester. OBOS har fremforhandlet en kollektiv avtale med Get som gir deg som beboer rabatt på digital-tv, telefoni og bredbåndstjenester. Spørsmål knyttet til dette rettes til Gets kundetjeneste på telefon 02123, eller deres hjemmeside www.get.no.
17 Sameiet Tonsenhagen 3 Avtale om leveranse av elektrisk kraft OBOS har fremforhandlet en kraftavtale med LOS på vegne av boligselskapene forvaltet av OBOS. Sameiet er tilsluttet avtalen med kraftleveranse til borettslagets fellesanlegg. Fjernvarme Sameiet får levert fjernvarme fra Hafslund Fjernvarme AS. Energimerking Ved salg eller utleie av boliger skal det utarbeides en energiattest. På www.energimerking.no kan seksjonseieren utarbeide energiattest for sin bolig.