Behandles av utvalg: Møtedato Utvalgssaksnr. Administrasjonsutvalget 30.08.11 9/11

SANDNES KOMMUNE - RÅDMANNEN Arkivsak Arkivkode Saksbeh. : 201005444 : : Liv Wenche H. Hetland Behandles av utvalg: Møtedato Utvalgssaksnr. Administrasjonsutvalget 30.08.11 9/11 FORSLAG TIL REVIDERT REKRUTTERINGSVEILEDER Bakgrunn Kommunens Veileder i rekrutteringsarbeid ble revidert i 2003 og i 2006, men må revideres på nytt. De foreslåtte justeringer og tilpasninger skyldes endringer i lov- og avtaleverk, erfaringer fra rekrutteringsarbeidet, samt behov for å tilpasse veilederen nye maler, rutiner og IT-verktøy. Kommunens mangfoldsplan og etikkdokument har blitt revidert, og endringene er tatt inn i forslage til ny veileder. Veilederen er språklig forenklet, for å bli mer brukervennlig for ledere, tillitsvalgte og ansatte som deltar i rekrutteringsprosessene i kommunen. I november 2009 ble en partssammensatt arbeidsgruppe nedsatt som har arbeidet med revisjon av veilederen. Gruppen har bestått av: Jone Kristian Sunde, personalrådgiver Guro Karlsen, personalrådgiver Geir Erik Øvrebø, tillitsvalgt Utdanningsforbundet Gerd Astrid Bolager, tillitsvalgt Fagforbundet Følgende har deltatt i deler av arbeidet: Mette Staalesen, personalsjef Henny Lea, personalrådgiver Liv Wenche H. Hetland, personalrådgiver Trond Fjermestad Svendsen, advokat Ørjan Andre Grønlid, advokat Foreslåtte endringer: Dokumentet Dokumentet er gjennomgått og revidert i sin helhet. Gjennomgående for revisjonen er at det er foreslått en del forenklinger, språklige justeringer og presiseringer som gjør veilederen tydeligere, uten at innholdet generelt har blitt vesentlig endret. Dokumentet har endret tittel fra Veileder i rekrutteringsarbeid til Rekrutteringsveileder. Kapitteloverskrifter: Kapittel 6 og 7 er blitt gitt nye overskrifter (se under). Vedlegg: Kapitlene 11 16, tidligere samlet under kapittel 11, utgjør oppdaterte og/eller forenklede vedlegg. Kapittelgjennomgang Kapittel 1 Punkt 1.2 er skrevet om i den hensikt å få rekrutteringspolitikken relatert til kommunens arbeidsgiverstrategi og verdiene romslig, modig og sunn. Med dette koples rekrutteringspolitikken bedre til andre sentrale styringsdokumenter. Punkt 1.6 er endret til Framdriftsplan. Side 1 av 3

Kapittel 2 Punkt 2.1 er noe omskrevet. Punkt 2.2 er endret til Oppretting/omgjøring/nedlegging av stillingshjemmel. Teksten er forkortet, da deler av denne er overført til punkt 2.1. Punkt 2.3 er nytt, men omhandler forhold tidligere beskrevet under pkt. 2.2 i tidligere versjon. Foreldet tekst om overgangsregel er tatt bort. Punkt 2.4 er nytt og omhandler tekst tidligere beskrevet under punkt 2.2 i tidligere versjon. Punkt 2.5 tilsvarer punkt 2.3 i tidligere versjon. Teksten er omarbeidet og mer systematisk presentert. Punktene om likestilling, flerkulturell bakgrunn og funksjonshemmede er erstattet av punktet om mangfold, hvor det også vises til kommunens mangfoldsplan. Det er tatt inn et nytt punkt om politiattest. Punktet om krav til søknad er tatt bort. Kapittel 3 Kapittelet har fått innledningstekst, tilsvarende punkt 3.1.2 Elektronisk søknadsbehandling i tidligere versjon. Punkt 3.1.1 er noe forkortet. Punkt 3.1.2 tilsvarer punkt 3.1.3 i tidligere versjon. Teksten er noe omarbeidet, og nest siste avsnitt er nytt. Kapittel 4 Punkt 4.3 er endret til Intervjuteam og er noe forkortet. Punkt 4.4 er noe forkortet. Punkt 4.5 er endret til Forberedelser til intervju. Punkt 4.7 er delvis omskrevet. Betydningen av referansesjekk er ytterligere framhevet. Det er presisert at man alltid skal be om å få oppgitt nåværende/siste arbeidsgiver som referanse. Punkt 4.7.1 erstatter punkt 4.7.2 i tidligere versjon. Nytt skjema for referanseinnhenting er utarbeidet (vedlegg 14), som gir god oversikt over anbefalte spørsmål/tema man bør bruke ved referansesjekk. Punkt 4.7.1.1 er nytt, beskriver oppbevaring av skjema og tilsvarer punkt 4.8 i tidligere versjon. Punkt 4.7.2 er nytt og tilsvarer punkt 4.8 i tidligere versjon. Kapittel 5 Punkt 5.2 er endret til Kvalifikasjonsprinsippet. Punkt 5.2.3 er endret til Vurdering og rangering av søkerne. Punkt 5.2.4 er endret til Mangfold og likestilling. Nest siste avsnitt er nytt og omfatter søkere med minoritetsbakgrunn og nedsatt funksjonsevne. Punkt 5.2.5 er endret til Ansiennitet i kommunen. I punkt 5.3 er det presisert at i de tilfeller hvor ansettelse fører til at, ( ) personer i nær familie kommer i direkte overordnet/underordnet forhold til hverandre, skal ansettelse Side 2 av 3

ikke foretas. Definisjonen på nær familie er utvidet til også å omfatte svigerforeldre og samboers foreldre. Under dette punktet presiseres videre at personer som faller inn under definisjonen på nær familie ikke skal arbeide på samme arbeidsenhet/sted eller tilhøre samme ledergruppe. Formuleringen skal ikke gjør at veilederen blir tydelig på dette punktet, og praksis innskjerpes. Kapittel 6 Overskriften er endret til Ansettelse. Innholdet er uendret. Det er lagt til et nytt eksempel (vedlegg 5) på ansettelsessak. Kapittel 7 Overskriften er endret til Ansettelsesmyndighet i kommunen. Punkt 7.2 Delegert ansettelsesmyndighet erstatter punkt 7.2.1 Fullmakt i tidligere versjon. Med dette gjøres tydeligere at Rådmannen har ansettelsesmyndigheten i kommunen, men at resultatenhetsledere og eventuelt seksjonsledere kan ha delegert myndighet. Kapittel 8 Kapittelet er omskrevet. Endringene er gjort for å tilpasse veilederen til bestemmelsene i Offentlighetsloven. Loven har som utgangspunkt at ansettelser er unntatt offentlighet. Det finnes imidlertid innsynsrett i ansettelsessaker, noe som vil gi både søkerne som part i saken og offentligheten et visst innsyn. Det er viktig at kommunen opptrer profesjonelt og tydelig på dette området. Ordlyden til nytt kapittel er så langt som mulig lagt opp til ordlyden i lovverket. Kapittel 9 Punkt 9.1 er endret til Klage. Punktet er forkortet. Punkt 9.1.1i tidligere versjon utgår. Punkt 9.2 er endret til Omgjøring av vedtak. Teksten er noe skrevet om. Kapittel 10 Punkt 10.1 er endret til Taushetsplikt etter forvaltningsloven. Teksten tilsvarer punkt 10.2 i tidligere versjon. Punkt 10.2 er endret til Taushetsplikt etter personalhåndboken og tilsvarer punkt 10.1 i tidligere versjon. Begrepet personalreglement er erstattet av personalhåndbok. Kapittel 11 16 Disse kapitlene er tatt med som vedlegg for å være til hjelp i rekrutteringsarbeidet, enten i form av informasjon eller skjema. Kapittel 13 (vedlegg 3) inneholder et spørsmål om etikk, for å synliggjøre det fokus kommunen har på dette, (jfr. etikkdokumentet). VEDTAK: Revidert Rekrutteringsveileder tas til orientering. RÅDMANNEN I SANDNES, 30.08.11 Hilde Lofthus organisasjonsdirektør Vedlegg: Rekrutteringsveileder Mette Einan personalsjef Side 3 av 3

INNHOLD 1 PERSONALPLANLEGGING... 1 1.1 VEILEDERENS FORMÅL... 1 1.2 REKRUTTERINGSPOLITIKK I SANDNES KOMMUNE... 1 1.3 REGLER OG RETNINGSLINJER VED ANSETTELSE... 1 1.4 STILLINGSANALYSE... 1 1.5 KRAVSPESIFIKASJON... 2 1.6 FRAMDRIFTSPLAN... 2 2 UTLYSNING... 3 2.1 HOVEDREGEL VED UTLYSNING... 3 2.2 OPPRETTING/OMGJØRING/NEDLEGGING AV STILLINGSHJEMMEL... 3 2.3 ANSETTELSE I MIDLERTIDIG STILLING... 3 2.4 OPPRETTING AV MIDLERTIDIG STILLING... 4 2.5 INNHOLD I UTLYSNING - UTLYSNINGSTEKST... 4 3 BEHANDLING AV SØKNADER... 6 3.1 DET PRAKTISKE ARBEIDET MED SØKNADENE... 6 3.1.1 Søkeroversikt... 6 3.1.2 Utvelgelse og innkalling til intervju... 6 4 INTERVJU FORBEREDELSE OG GJENNOMFØRING... 7 4.1 INTERVJUETS HENSIKT... 7 4.2 AKTUELLE INTERVJUFORMER... 7 4.3 INTERVJUTEAM... 7 4.4 PLANLEGGING AV INTERVJU... 7 4.5 FORBEREDELSER TIL INTERVJU... 8 4.6 GJENNOMFØRING AV INTERVJU... 8 4.7 REFERANSEINNHENTING... 8 4.7.1 Referansesamtalen... 9 4.7.1.1 Oppbevaring av referanseskjema... 9 4.7.2 Informasjon til søker om nye opplysninger... 9 5 KVALIFIKASJONSVURDERING... 10 5.1 GENERELT... 10 5.2 KVALIFIKASJONSPRINSIPPET... 10 5.2.1 Utdanning og praksis... 10 5.2.2 Skikkethet for stillingen... 10 5.2.3 Vurdering og rangering av søkerne... 10 5.2.4 Mangfold og likestilling... 11 5.2.5 Ansiennitet i kommunen... 11 5.3 FAMILIEANSETTELSE... 11 6 ANSETTELSE... 12 6.1 ANSETTELSESSAK... 12 6.2 HØRING... 12 7 ANSETTELSESMYNDIGHET I KOMMUNEN... 13 7.1 HVEM ANSETTER?... 13 7.2 DELEGERT ANSETTELSESMYNDIGHET... 13 7.3 ANSETTELSESMYNDIGHETENS VURDERING... 13 7.4 OVERORDNET KVALITETSSIKRING... 13 7.5 VIDERE OPPFØLGING... 13

8 INNSYNSRETT I ANSETTELSESSAKER... 14 8.1 PUBLIKUMS INNSYNSRETT... 14 8.2 SØKERS INNSYNSRETT... 14 8.2.1 Søkers innsyn i egen sak... 14 8.2.2 Søkers innsynsrett i opplysninger om konkurrerende søker... 15 8.2.2.1 På søkerstadiet:... 15 8.2.2.2 På innstilling-/ansettelsesstadiet:... 15 8.2.3 Søkers innsynsrett i innstillingen... 15 8.3 FAGFORENINGENE/FULLMEKTIGES INNSYNSRETT... 16 9 KLAGE OG OMGJØRING AV VEDTAK... 17 9.1 KLAGE... 17 9.2 OMGJØRING AV VEDTAK... 17 10 TAUSHETSPLIKT... 18 10.1 TAUSHETSPLIKT ETTER FORVALTNINGSLOVEN... 18 10.2 TAUSHETSPLIKT ETTER PERSONALHÅNDBOKEN... 18 11 VEDLEGG 1 FREMDRIFTSPLAN ANSETTELSE... 19 12 VEDLEGG 2 RUTINER ANNONSERING... 20 12.1 ANNONSERING STAVANGER AFTENBLAD... 20 12.1.1 Tidsfrister Stavanger Aftenblad... 20 12.2 ANNONSERING WEBCRUITER... 20 13 VEDLEGG 3 INTERVJUGUIDE (EKSEMPEL)... 21 14 VEDLEGG 4 REFERANSESKJEMA (FORTROLIG)... 25 15 VEDLEGG 5 ANSETTELSESSAK (EKSEMPEL)... 27 16 VEDLEGG 6 BREV TIL SØKER ANG. UTVIDET SØKERLISTE (EKSEMPEL)... 28

1 PERSONALPLANLEGGING 1.1 Veilederens formål Veilederen skal være retningsgivende ved alle ansettelser i Sandnes kommune bidra til at Sandnes kommune ansetter den som er best kvalifisert til å ivareta den ledige stillingen bidra til åpne og konstruktive ansettelsesprosesser hvor søkernes integritet og rettssikkerhet blir ivaretatt 1.2 Rekrutteringspolitikk i Sandnes kommune Arbeidsgiverstrategien fastsetter med utgangspunkt i kommunens verdier romslig, modig og sunn, overordnede mål for kommunens rekrutteringspolitikk. Sandnes kommune skal: være en foretrukket arbeidsgiver legge vekt på å rekruttere, utvikle og beholde kompetente medarbeidere være en foregangskommune innen likeverd og mangfold tilby konkurransedyktige betingelser ha arbeidsplasser som oppleves som trygge, meningsfylte og helsefremmende 1.3 Regler og retningslinjer ved ansettelse Kommunen skal ved ansettelse av medarbeidere følge bestemmelser og retningslinjer i: - arbeidsmiljøloven - likestillingsloven - forvaltningsloven - hovedavtalen - hovedtariffavtalen - personalhåndboken - arbeidsgiverstrategien - denne rekrutteringsveilederen 1.4 Stillingsanalyse Når en stilling blir ledig, må leder vurdere følgende spørsmål: - Hva er intensjonen med stillingen? - Bør stillingen endres innholdsmessig? - Hvordan kan oppgavene tillagt stillingen ses i forhold til andre stillinger? - Kan oppgavene ivaretas på andre og mer hensiktsmessige måter? - Kan endring i stillingsinnhold bidra til jobbutvidelse/jobbutvikling for andre arbeidstakere? - Kan stillingen inndras? - Kan tiltak i egen kompetanseplan vurderes inndekket ved ekstern rekruttering? - Kan andre prioriterte oppgaver tillegges stillingen? - Kommunen har en egen prosedyre/eget skjema som brukes ved omgjøring av stilling og/eller ved organisasjonsendring. Det er utarbeidet egne retningslinjer for dette. Rekrutteringsveileder 1

Følgende spørsmål avklares før utlysning av stilling: - Har noen fortrinnsrett til ansettelse etter oppsigelse, iht. arbeidsmiljølovens 14-2? - Ønsker eventuelle kvalifiserte deltidsansatte å utvide stillingen sin, jfr. hovedtariffavtalen kap.1 pkt. 2.3 og aml. 14-3? - Har kommunen kvalifiserte ansatte i attføringsopplegg som kan ha fortrinnsrett til stillingen, jfr. kommunens attføringsreglement? 1.5 Kravspesifikasjon Før annonsering er det nødvendig å vurdere hvilke faglige og personlige egenskaper som er sentrale i forhold til stillingen. For enhver stilling bør man spesifisere nødvendige og ønskelige krav til: Utdanning, evt. formelle krav Erfaring/praksis: - Fagområde - Oppgavenes art - Funksjon (leder-/saksbehandlings-/servicefunksjon) Personlige egenskaper - Bør- og må-krav til søkerne - Forholdet mellom kravene til søkerne og stillingens nivå - Kravene til søkerne til utlyst stilling må vurderes opp mot utdanningsbakgrunn, funksjon,- alder- og kjønnssammensetning hos ansatte i stillinger i egen resultatenhet 1.6 Framdriftsplan Det anbefales å sette opp en framdriftsplan med datoer for de ulike stadiene i ansettelsesprosessen. Framdriftsplanen bør ha fastsatte datoer for følgende: - Utlysning - Søknadsfrist - Søkerliste - Utvelgelse av søkere til intervju - Intervjudager - Innhenting av referanser - Møte i intervjuteamet - innstilling av kandidater til stillingen - Evt. høringsfrist - Ansettelse Forslag til framdriftsplan sendes ut i forbindelse med etablering av intervjuteam. Se vedlegg nr. 1 for eksempel på framdriftsplan. Rekrutteringsveileder 2

2 UTLYSNING 2.1 Hovedregel ved utlysning Hovedregel er at alle stillinger lyses ut eksternt. Utlysning skjer normalt ved fellesannonsering ukentlig i lokalpressen (Stavanger Aftenblad), samt fortløpende på Sandnes kommunes hjemmeside og finn.no. Publisering skjer via resultatenhet og med godkjenning fra personalavdelingen. Hovedregel ved intern utlysning er at alle ansatte i Sandnes kommune kan søke. Dersom det skal settes begrensninger på hvem som kan søke stillingen, skal disse vurderes og begrunnes for hver enkelt utlysning. En slik begrensning må da være nødvendig for å oppnå et saklig formål, jfr. aml. 13-3 pkt. 2, og den skal drøftes med de aktuelle tillitsvalgte. Intern utlysning skal brukes når arbeidsgiver antar at det er kvalifiserte deltidsansatte som kan ha fortrinnsrett til utvidelse av sin stilling, jfr AML 14-3. Dette gjelder alle stillinger i kommunen. Resultatenhetsledere og stabsledere har ansvar for å gi ansatte som viser dyktighet og innsatsvilje utviklingsmuligheter, og man kan velge intern utlysning for stillinger fra og med mellomledernivå og nedover. Tilsvarende gjelder for fagstillinger på samme nivå. Dette skal drøftes på forhånd med de aktuelle fagforeningene. Kunngjøring av ledige stillinger foretas av resultatenheter/stabsenheter etter drøfting med tillitsvalgte. Annonsering på sandnes.kommune.no/finn.no legges inn av resultatenhet/stabsenhet i WebCruiter. Ved annonsering i Stavanger Aftenblad sender leder inn annonsetekst, se vedlegg 2. På tjenestesteder hvor ansatte ikke har tilgang til PC, skal interne annonser henges på oppslagstavle eller lignende. Kommunaldirektør-, resultatenhetsleder og stabslederstillinger skal som hovedregel lyses ut eksternt. Dersom resultatenheten/stabsenheten planlegger å ansette med lønnsplassering som avviker fra stillingens opprinnelige lønnsnivå/-spenn, skal dette tas opp med personalrådgiver. Stillinger hvor det er vanskelig å få et tilstrekkelig søkergrunnlag, kan vurderes utlyst i aviser og/eller fagtidskrift. Dette er særlig aktuelt for høyere og ledende stillinger. For vikariater med inntil 1 års varighet er det ikke nødvendig med forutgående utlysning. Unntak er for undervisningspersonal/skoleledere, hvor vikariater på mer enn ½ år etter opplæringsloven vanligvis lyses ut. Leder skal drøfte vikaransettelser med over 3 måneders varighet med aktuelle fagforeninger før ansettelseskontrakt inngås. 2.2 Oppretting/omgjøring/nedlegging av stillingshjemmel Resultatenhetsleder kan innenfor resultatenhetens gjeldende budsjettramme opprette nye fast stilling, omgjøre stilling og nedlegge ledig(e) stillingshjemler. Egen prosedyre/skjema for oppretting/omgjøring/nedlegging av stilling finnes i personalhåndboken på intranett. 2.3 Ansettelse i midlertidig stilling Hovedprinsippet i arbeidsmiljøloven er at en ansettelse skal være fast. Avtale om midlertidig stilling kan likevel inngås, jfr. aml 14-9. Dersom ansatte har vært midlertidig sammenhengende ansatt i mer enn fire år, skal vedkommende ansettes fast. Arbeidstakere som er midlertidig tilsatt i undervisningsstilling, får ikke medregnet disse periodene dersom vedkommende ikke formelt er kvalifisert for å kunne tilsettes i fast stilling. I slike tilfeller vil opplæringsloven som særlov gå foran arbeidsmiljølovens bestemmelser. Rekrutteringsveileder 3

2.4 Oppretting av midlertidig stilling Resultatenhetsleder/stabsleder kan opprette en midlertidig stilling innen rammen av resultatenhetens gjeldende budsjett. Slik stilling skal begrunnes etter retningslinjene for midlertidig stilling i arbeidsmiljøloven, jfr. aml 14-9 og skal drøftes med aktuelle plasstillitsvalgte. 2.5 Innhold i utlysning - utlysningstekst En god utlysningstekst er i seg selv rekrutteringsfremmende, og utlysningen er kanskje arbeidssøkernes første møte med kommunen. Utlysningen i dagspressen har kun med nødvendige opplysninger med henvisning til sandnes.kommune.no./finn.no, mens utlysningen på sandnes.kommune.no/finn.no skal være mer utfyllende. Følgende opplysninger bør vurderes i utlysningen på sandnes.kommune.no/finn.no: Generelle opplysninger om kommunen Utlysning i aviser og fagtidsskrifter bør inneholde generelle opplysninger om kommunen. Her skal det benyttes en standardtekst. Opplysninger om den aktuelle enhet/arbeidsplass Hver resultatenhet bør utforme standardtekst som beskriver resultatenheten samt arbeidsplass hvor det er ledig stilling. Stillingens arbeids- og ansvarsområde Sammendrag av de viktigste arbeidsoppgavene og ansvarsområdene for stillingen. Krav til stillingsinnehaveren Nødvendige og ønskelige krav til: - Utdanning - Erfaring/praksis (fagområde, funksjon, leder/saksbehandler/tjenesteyting) - Personlige egenskaper - Stillingsbetegnelse Stillingsbetegnelse Denne bør være så dekkende for stillingens innhold som mulig. Mangfold For alle stillinger tas følgende inn i utlysningsteksten: Personer med nedsatt funksjonsevne oppfordres til å søke. For stillinger der personer med minoritetsbakgrunn er underrepresentert, tas følgende i tillegg inn i teksten: Personer med minoritetsbakgrunn oppfordres til å søke. For fag- og lederstillinger der kvinner er underrepresentert, skal følgende tas inn i utlysningsteksten: Kvinner oppfordres til å søke Menn kan oppfordres spesielt til å søke stillinger med arbeidsoppgaver som i hovedsak er rettet inn mot undervisning av og/eller omsorg for barn, eksempelvis gjelder dette for stillinger i barnehage, grunnskole og skolefritidsordninger, jfr.forskrift om særbehandling av menn. 1 1 Hentet fra FOR 1998-07-17 nr 622: Forskrift om særbehandling av menn. Rekrutteringsveileder 4

Det vises også til Sandnes kommunes mangsfoldsplan. Medisinsk undersøkelse For stillinger der lov eller forskrift krever medisinsk undersøkelse ved ansettelse, skal dette opplyses i utlysningsteksten på sandnes.kommune.no/finn.no. Politiattest Forskrifter fastslår at søker i utlysningstekst må opplyses om at det stilles krav om godkjent politiattest for stilling som omfattes av opplæringslov, barnehagelov eller barnevernslov. Eventuelle rekrutteringsfremmende tiltak For enkelte typer stillinger kan det være aktuelt å informere særskilt om fristende forhold ved stillingen, f. eks. gode opplærings- og utviklingsmuligheter. Kontaktperson og søknadens adressat Utlysningen skal inneholde opplysninger om kontaktperson for stillingen og om hvor søknaden skal sendes. Søknadsfrist Utlysningsteksten skal angi søknadsfrist. Søknadsfristen er som hovedregel to uker fra utlysningsdato. Ved interne utlysninger der målgruppen er ansatte i deltidsstillinger, kan søknadsfristen settes til en uke. Den som har ansettelsesmyndighet avgjør om søknader innkommet etter den fastsatte fristen skal behandles som om de var innkommet i rett tid. Rekrutteringsveileder 5

3 BEHANDLING AV SØKNADER Sandnes kommune benytter WebCruiter som nettbasert verktøy for søknadsbehandling. Søkere søker og registrerer sine CV elektronisk via internett/intranett. Diverse oversikter, slik som søkerog utvidede søkerlister, vil bli utarbeidet elektronisk etter utløpt søknadsfrist. Mottatte papirsøknader blir manuelt registrert i WebCruiter, alternativt legges CV som vedlegg til utvidet søkerliste. 3.1 Det praktiske arbeidet med søknadene Det praktiske arbeidet med søknadene kan være: - Eventuelle manuelle søknader registreres i WebCruiter. - Utvidet søkerliste i WebCruiter tas ut - Utvidet søkerliste oversendes dokumentsenteret - Aktuelle kandidater innkalles til intervju 3.1.1 Søkeroversikt Kommunen har i henhold til offentlighetsloven plikt til å sette opp offentlig søkerliste. Denne hentes direkte fra Webcruiter og inneholder: - Navn - Alder - Nåværende stilling - Bosteds- eller arbeidskommune Søkere kan be om å få reserve seg mot å få offentliggjort sitt navn på søkerlisten, jfr. offl. 25 2. ledd. Kommunen plikter å sette opp en utvidet søkerliste som inneholder følgende opplysninger: - Navn - Alder - Utdanning - Praksis Søkere kan ikke reservere seg mot å stå på den utvidede søkerlisten. Denne vil vise om det er søkere som har bedt om at navnet ikke blir offentliggjort. Det skal framgå av søkerlisten hvor mange søkere det har vært til stillingen og hvilket kjønn disse har. 3.1.2 Utvelgelse og innkalling til intervju Det første trinn i søkervurderingen er utvelgelse av kandidater til intervju. Intervjuteamet foretar denne utvelgelsen på bakgrunn av stillingskravene i utlysningsteksten. Antallet søkere som skal innkalles til intervju må vurderes i hvert enkelt tilfelle og ut fra søkermassen. Ofte vil intervjuer med 3-6 personer gi et tilstrekkelig bilde. Søker som ikke fyller formelle krav til utdanning og praksis gitt i utlysningsteksten, skal ikke innkalles til intervju. I situasjoner hvor det utelukkende er søkere som ikke tilfredsstiller de formelle kravene i utlysningsteksten, må stillingen lyses ut på nytt. Det gjelder også ved intern utlysning der ansatte kan ha fortrinnsrett etter aml 14-3 (deltidsansatte). Det skal være søkere med minoritetsbakgrunn blant dem som blir intervjuet, dersom disse er kvalifisert for stillingen. Søkere med nedsatt funksjonsevne skal intervjues, dersom de er kvalifisert for stillingen. Leder foretar innkalling. I kontakten med søkere i forkant av intervjuet bør disse i størst mulig grad få samme informasjon, som for eksempel om at vitnemål og attester må tas med til intervjuet. Rekrutteringsveileder 6

4 INTERVJU FORBEREDELSE OG GJENNOMFØRING 4.1 Intervjuets hensikt Intervjuets hensikt er å: samle informasjon og gjøre observasjoner med sikte på å finne fram til den av søkerne som best tilfredsstiller stillingens krav vurdere søkerens personlige egnethet for stillingen gi tilstrekkelig informasjon til søker om stillingen/arbeidsoppgavene 4.2 Aktuelle intervjuformer Intervju hvor intervjuteam møter kandidaten Kandidaten møter et intervjuteam på 2-4 personer. Dette er den vanligste intervjuformen og anbefales for å la teamet få en bred faglig vurdering av søkerens utdanning, arbeidserfaring og personlig egnethet. Telefonintervju med kandidaten Søkeren ringes opp på avtalt telefonnummer til avtalt tid. Vurderes brukt når søker har lang reisevei som gir høye reiseutgifter. Er intervjuteamet i tvil om søkeren bør innstilles etter et telefonintervju, skal søkeren innkalles til ordinært intervju. Under telefonintervju deltar som hovedregel intervjuteam, og det brukes telefon m/høytaler eller telefonkonferanse. Bruk av ekstern konsulent og testing av kandidater Eksterne konsulenter og aktuelle testverktøy som kan nyttes for å kartlegge kandidater, brukes kun på sentrale lederstillinger og til stillinger hvor det er store rekrutteringsproblemer. 4.3 Intervjuteam Det vanligste er at leder for enheten og en som denne utpeker, deltar i intervjuteamet. I tillegg skal én representant fra de ansatte delta under intervjuet. Den fagforening som representerer den yrkesgruppen/stillingskoden som er aktuell for stillingen, utpeker en representant til intervjuteamet. Dersom flere yrkesgrupper kan være aktuelle, deltar én representant fra den fagforeningen som har flest medlemmer innen den/de aktuelle faggruppene eller ledernivå innen fagområdet. For enkelte lederstillinger skal dette drøftes mellom fagforeningene. Intervjuteamet bør sammensettes slik at mangfold er representert. De som deltar i intervjuteamet må være til stede under samtlige intervjuer. 4.4 Planlegging av intervju Intervjuteamet bør diskutere mål og midler for intervjuet, dvs. hvilke forhold intervjuet skal belyse og hvilke spørsmål som skal stilles. Det bør være enighet om en «intervjuguide» som brukes under intervjuet. Det kan være nødvendig å tilpasse malen til den aktuelle stilling. For å få et best mulig sammenligningsgrunnlag, bør alle intervjukandidatene intervjues etter samme mal. Se forslag til mal for intervjuguide i vedlegg 3. Rekrutteringsveileder 7

Et intervju skal belyse søkers utdanningsbakgrunn yrkeserfaring personlige egenskaper, f.eks: - lojalitet - samarbeidsevne - løsningsorientering - konflikthåndtering - fleksibilitet - muntlig og skriftig framstillingsevne Det er viktig å være klar over at intervjuobjektet også skal velge ny arbeidsgiver. I forkant av intervjuet bør det av den grunn planlegges hvordan stillingen og kommunen som arbeidsplass skal selges. 4.5 Forberedelser til intervju Før intervjurundet forberedes praktisk forhold. Disse kan være - tidsplan - intervjurom (det kan være en fordel å bruke nøytrale rom, f.eks møterom) - plassering av bord/stoler - overføring av telefon - servering av kaffe, te eller vann m.v. - tilbakebetaling av evt. reiseutgifter (bør opplyses på forhånd til søker utenfor regionen) - informasjonsmateriell, ansattgoder 4.6 Gjennomføring av intervju Intervjuteamet bør - møte søkerne med åpenhet og respekt - ta ledelsen for intervjuet - notere hensynsfullt - styre spørsmålene bevisst i ønskelig retning - foreta evt. justering av strategi - oppsummere og sjekke helheten Intervjuet skal avsluttes høflig og saklig, uansett hvor aktuell søkeren er. 4.7 Referanseinnhenting Referanseinnhenting er siste ledd i utvelgelsesprosessen. Den gjøres etter intervjuet og etter avtale med den aktuelle søkeren. Man skal alltid be om å få søkerens nåværende/siste arbeidsgiver som referanse. Dersom søkeren ikke ønsker arbeidsgiver som referanse, skal man alltid be om en forklaring. Dersom søkeren ikke har en god forklaring, bør vedkommende opplyses om at det vil kunne få innvirkning på helhetsvurderingen. Det er viktig at det innhentes referanser for samtlige aktuelle kandidater. Det skal ikke innhentes referanse for kandidater som etter intervjuet betraktes som uaktuelle for stillingen. Referanseinnhenting må også foretas ved intern utlysning og rekruttering. Rekrutteringsveileder 8

4.7.1 Referansesamtalen Referansesamtalen er en strukturert og planlagt samtale med avtalte personer for å innhente tilleggsinformasjon om søkeren. Referansene skal benyttes som en siste sjekk når man sitter igjen med én foretrukket kandidat, eller gi grunnlag for å velge mellom to eller flere kandidater som vurderes likt kvalifisert.. Hovedpunkter i samtalen bør være: - Hvor kjenner referanse søker fra? (arbeidsforhold?) - Fra hvilke arbeidssituasjoner? - Sjekk om opplysninger som søker har gitt under intervjuet om ferdigheter/egenskaper som er relevante i forhold til jobben, stemmer - Gi selv beskrivelse av hvilke opplysninger som søkes - Hvilken rolle har vedkommende i miljøet på arbeidsplassen? - Still presise spørsmål - Still kontrollspørsmål - Be om eksempler på adferd eller resultater - Spør om referansepersonen ville ha ansatt vedkommende igjen Se forslag til referansemal i vedlegg 4. Innholdet i referansesamtalene framlegges for intervjuteamet, slik at samtlige får den tilleggsinformasjon om søkerne som de trenger for å foreta en ansettelse/innstilling. 4.7.1.1 Oppbevaring av referanseskjema Notater/skjema fra referansesamtaler må oppbevares inntil 3 måneder etter at ansettelsesvedtak er gjort og skal deretter makuleres. 4.7.2 Informasjon til søker om nye opplysninger I henhold til forvaltningslovens 17 har kommunen plikt til å forelegge søkeren nye opplysninger om han/henne så lenge opplysningen er undergitt partsoffentlighet, se pkt. 8. I ansettelsessaker innebærer dette at kommunen på eget initiativ må framlegge nye opplysninger som enten direkte står i strid med det søker selv har anført eller innebærer kritikk av søker. Her er det viktig å vurdere meroffentlighet og sikre at søker får mulighet til å imøtegå eller korrigere slike opplysninger. Dette innebærer at kommunen må vurdere hvorvidt opplysninger framkommet under referanseinnhenting, er av en slik karakter at de skal forelegges søkeren. Rekrutteringsveileder 9

5 KVALIFIKASJONSVURDERING 5.1 Generelt Kommunen har i kraft av styringsretten rett til å bestemme hvem som skal ansettes. Styringsretten begrenses imidlertid av de rammer som angis av gjeldende lov- og avtaleverk. Kommunen kan derfor ikke basert på eget skjønn fritt avgjøre hvem som skal ansettes. 5.2 Kvalifikasjonsprinsippet Kvalifikasjonsprinsippet kommer til uttrykk i Hovedtariffavtalens 2, pkt.2.2: Ved tilsetting eller opprykk skal det i første rekke tas hensyn til søkernes kvalifikasjoner (teoretisk og praktisk utdanning samt skikkethet for stillingen). De formelle kvalifikasjoner vil som regel framgå av selve søknaden, vitnemål og attester. Den stillingsbeskrivelse og de kvalifikasjonskrav som er fastsatt i utlysningsteksten, er i utgangspunktet bindende for tilsettingsorganet. 5.2.1 Utdanning og praksis Ved vurderingen av hvem som er best kvalifisert må man ta utgangspunkt i stillingskravene i utlysningsteksten. I tillegg kan også annen utdanning og praksis enn den som er nevnt i utlysningen, tillegges vekt når det er sammenheng mellom de erfaringer/kunnskaper som utdanningen gir og de arbeidsoppgaver som ligger i stillingen. Stillingen bør utlyses på nytt dersom arbeidsgiver ønsker å fravike kvalifikasjonskravene i utlysningsteksten. 5.2.2 Skikkethet for stillingen Det vil alltid være viktig å legge vekt på søkerens skikkethet for stillingen. En søkers skikkethet til stillingen knytter seg til en vurdering av søkerens personlige egenskaper. Hvilke egenskaper som vektlegges må vurderes ut fra stillingens egenart. Søkerens personlige egenskaper vil alltid ha betydning for hvordan søkeren vil fungere i stillingen, både overfor brukere og i samarbeidsrelasjoner internt og eksternt. Skikkethet er et skjønnsmessig kriterie som må bero på en totalvurdering i det konkrete tilfelle. De personlige egenskapene må vurderes i forhold til kravene i utlysningen. 5.2.3 Vurdering og rangering av søkerne I tråd med kvalifikasjonsprinsippet i hovedtariffavtalen vil den endelige rangeringen av søkerne være basert på en totalvurdering av - søkernes utdanning - praksis - skikkethet sett i sammenheng med - stillingskravene, se pkt. 2.3 d - virksomhetens behov - eksisterende kompetanse i resultatenheten Rekrutteringsveileder 10

Hvilket av ovenfor nevnte kriterier som skal veie tyngst, avgjøres etter en slik vurdering. Tilsvarende vurderinger legges til grunn ved internt utlyste stillinger. 5.2.4 Mangfold og likestilling Bestemmelsen i HTA 2 om kjønnskvotering av kvinner innebærer at i de tilfeller hvor en mannlig og kvinnelig søker har like kvalifikasjoner, plikter tilsettingsorganet å tilsette den kvinnelige søkeren når dette kjønn er underrepresentert. I forskrift om særbehandling av menn 2 framgår at det ved tilsetting i stillinger hvor hovedoppgaven er undervisning av eller omsorg for barn, kan en mann velges fremfor en kvinne når den mannlige søkeren vurderes å være like godt eller tilnærmet like godt kvalifisert som den kvinnelige søkeren. Kommunen tilstreber et rikt etnisk mangfold på sine arbeidsplasser og oppfordrer personer med minoritetsbakgrunn om å søke. Likeså er det viktig å være åpen for søknader fra personer med nedsatt funksjonsevne. Ledere må være aktive i arbeidet med å fremme likeverd, inkludering og mangfold på alle nivå i organisasjonen. Det kan være vanskelig å fastslå om søkeren står kvalifikasjonsmessig likt, da kvalifikasjonene sjelden vil være identiske. Dersom kvoteringsregelen skal ha noen praktisk betydning, må den også kunne anvendes selv om det kan konstateres visse forskjeller m.h.t. kvalifikasjoner. Det forutsettes da at kvalifikasjonene kan sies å være likeverdige i forhold til de krav som stilles. 5.2.5 Ansiennitet i kommunen HTA 2, pkt. 2.2, fastslår at under ellers like vilkår skal de med lengst tjenestetid i kommunen tilsettes. Med ellers like vilkår menes at søkerne kvalifikasjonsmessig står likt. Hva slags arbeid vedkommende har hatt, er av mindre betydning. 5.3 Familieansettelse Ansettelse som fører til at personer i nær familie kommer i direkte overordnet/underordnet forhold til hverandre, skal ikke foretas. Nær familie defineres som ektefelle, samboer, foreldre, søsken, barn, svigerforeldre og samboers foreldre. Disse skal ikke arbeide på samme arbeidssted/enhet eller tilhøre samme ledergruppe. Ansettelser, der familieforhold kan føre til habilitetsproblemer, skal drøftes med personalsjef og tillitsvalgte. Dersom familieansettelser kan gi tvil om uavhengig kontroll med og bruk av økonomiske midler, skal vedkommende ikke ansettes. Rekrutteringsveileder 11

6 ANSETTELSE 6.1 Ansettelsessak Resultatenhetsleder/stabsleder, eller den som lederen bemyndiger, utarbeider en ansettelsessak. Ansettelsessaken bør, når det finnes minst tre kvalifiserte søkere, inneholde tre navn i prioritert rekkefølge. Dersom man er i tvil om en søkers kvalifikasjoner, skal vedkommende ikke innstilles, selv om antallet dermed blir færre enn tre. Dette gjelder også ved internt utlyste stillinger og ved stillingsutvidelser. Ansettelsessaken skal inneholde - hvor stillingen har vært utlyst og med hvilken søknadsfrist - henvisning til vedlagt annonse - antall søkere, med henvisning til søkerliste - hvem som ble innkalt til intervju - intervjugruppens sammensetning Når resultatenhetsleder/stabsleder selv ikke har vært med i intervjuteamet, kreves en utvidet (bedre begrunnet) ansettelsessak. Resultatenhetsleder må ta vare på all dokumentasjon fra intervjuprosessen (notater, referanseinnhenting etc.) i 3 måneder. Dersom det kommer klage i saken, må den som har foretatt ansettelsen kunne utarbeide en begrunnet sak om de valg som er foretatt. Den som ansetter må påse/sjekke at søker har gyldig autorisasjon, politiattest og helseattest for de fagstillingene hvor dette er krav. For helsepersonell kan gyldig autorisasjon sjekkes på http://www.safh.no/hpr/index_sub.html. Se vedlegg 5 for eksempel på ansettelsessak. 6.2 Høring Hovedregel er at ansettelsessaker ikke skal sendes på høring. Intervjuteamet må, ved behov, vurdere om en ansettelsessak skal sendes på høring. Ved uenighet kan medlemmer av intervjuteamet kreve at en sak skal sendes på høring før innstillingen godkjennes av intervjuteamet. Utvidet ansettelsessak, stillingsannonsen og utvidet søkerliste sendes da til berørte organisasjoner med kort høringsfrist, dvs 5 arbeidsdager. Det anbefales at man kontakter fagforeningen(e) for å melde at en høringssak er sendt ut. I de tilfellene dette blir gjort skal resultatenhetsleder/stabsleder konferere med personalsjef. Rekrutteringsveileder 12

7 ANSETTELSESMYNDIGHET I KOMMUNEN 7.1 Hvem ansetter? Bystyret ansetter rådmann. Formannskapet ansetter kommunaldirektører. Rådmannen ansetter i øvrige stillinger. 7.2 Delegert ansettelsesmyndighet Rådmannen har delegert ansettelsesmyndighet til resultatenhetsleder/stabsleder innen sine respektive resultatenheter. Dette gjelder i stillinger under resultatenhetsledernivå/stabsledernivå. Resultatenhetslederne/stabslederne kan videredelegere denne myndigheten til seksjonsledernivået. 7.3 Ansettelsesmyndighetens vurdering I de tilfellene hvor den som innehar ansettelsesmyndighet selv deltar i intervjuet, kan ansettelse skje umiddelbart etter at intervjuteamet har tatt sin beslutning. I de tilfeller den med ansettelsesmyndigheten ikke deltar i intervjuteamet, sender intervjuteamet innstilling til den med ansettelsesmyndighet med begrunnelse for valget. Den med ansettelsesmyndighet kan endre på rekkefølgen i innstillingen. I de tilfeller hvor man ønsker å endre rekkefølgen, eller få en nærmere vurdering av søkere som hverken har vært innkalt til intervju eller er blitt innstilt, skal saken sendes tilbake til intervjuteamet til ny vurdering. Det vises også til kapittel 9, som omhandler klage og omgjøring. 7.4 Overordnet kvalitetssikring Ved uenighet om ansettelse kan både arbeidsgiverrepresentant og tillitsvalgt i intervjuteamet kreve at saken drøftes på et høyere administrativt nivå. 7.5 Videre oppfølging Resultatenhetsleder/stabsleder eller den han bemyndiger, har ansvar for videre oppfølging/ gjennomføring av vedtaket. Den som tilsettes skal informeres om avgjørelse muntlig eller skriftlig, og det skal inngås skriftlig arbeidsavtale uansett arbeidsforholdets varighet. Kommunens utarbeidede standardavtaler skal benyttes. Det presiseres at endringer i arbeidsforholdet skal gjenspeiles i arbeidskontrakten senest 1 måned etter at endringene trådte i kraft, jfr. aml 14-8. Dette vil f.eks. være aktuelt ved omfattende endringer i den nyansattes arbeidsoppgaver. Rekrutteringsveileder 13

8 INNSYNSRETT I ANSETTELSESSAKER 8.1 Publikums innsynsrett Offentlighetens (publikums) innsynsrett i ansettelsessaker i Sandnes kommune reguleres av offentleglova 25. Etter offl. 25 første ledd kan det gjøres unntak fra innsyn i ansettelsessaker, bortsett fra rett til innsyn i søkerlister, jf. offl 25 annet ledd som lyder: Unntaket i første ledd gjeld ikkje søkjarlister. Organet skal snarast etter at søknadsfristen er gått ut, setje opp ei søkjarliste som skal innehalde namn, alder, stilling eller yrkestittel og bustad- eller arbeidskommune for kvar søkjar. Det kan likevel gjerast unntak frå innsyn for opplysningar om ein søkjar dersom vedkommande sjølv ber om det. Ved vurderinga av om ei slik oppmoding skal takast til følgje, skal det leggjast vekt på om det knyter seg særleg offentleg interesse til stillinga. I utlysinga skal det gjerast oppmerksam på at opplysningar om søkjaren kan bli gjort offentlege sjølv om søkjaren har oppmoda om ikkje å bli ført opp på søkjarlista. Dersom oppmodinga ikkje blir teke til følgje, skal søkjaren varslast om dette. Det skal gå fram av søkjarlista kor mange søkjarar det har vore til stillinga, og kva kjønn dei har. I Sandnes kommune er publikums innsynsrett begrenset til offentlig søkerliste. Det må imidlertid vurderes meroffentlighet etter offl. 11så langt opplysningene ikke er underlagt taushetsplikt. 8.2 Søkers innsynsrett Søkernes innsynsrett i ansettelsessaker reguleres ikke av de alminnelige regler i forvaltningsloven, men etter egen forskrift, forvaltningslovforskriften kap. 5. 8.2.1 Søkers innsyn i egen sak Søkers rett til opplysninger om seg selv fremkommer i forskriften 16: En part i en sak om tilsetting har rett til å gjøre seg kjent med de deler av et dokument som inneholder opplysninger (faktiske opplysninger og vurderinger) om parten selv. Dette gjelder likevel ikke vurderinger som er gjort eller gitt av: a) tilsettingsorganet eller innstillingsmyndigheten eller noen som forbereder saken for disse eller uttaler seg i egenskap av særlig rådgiver eller sakkyndig for dem, b) partens nåværende eller tidligere arbeidsgiver eller overordnet eller noen som har handlet på vegne av disse, c) partens nåværende eller tidligere oppdragsgiver eller i særlige tilfeller person som parten har hatt nær yrkesmessig kontakt med. Forskriften 18 gir videre søker rett til å gjøre seg kjent med skriftlig referat som gjengir hva parten selv har sagt i intervju eller i annen samtale med tjenestemann som deltar i forberedelsen av tilsettingssaken, dersom slikt er ført. Innsynsretten gjelder ikke de vurderinger som er kommet frem i forbindelse med intervjuet eller samtalen. Rekrutteringsveileder 14

8.2.2 Søkers innsynsrett i opplysninger om konkurrerende søker 8.2.2.1 På søkerstadiet: På søkerstadiet reguleres søkers innsyn om andre søkere av forskriften 15, som gir søker rett til innsyn i utvidet søkerliste: En part i en sak om tilsetting har rett til å gjøre seg kjent med samtlige øvrige søkeres navn og alder og fullstendige opplysninger om deres utdanning og praksis i offentlig og privat virksomhet. Slike opplysninger kan forvaltningsorganet sammenfatte i en egen liste (utvidet søkerliste). 8.2.2.2 På innstilling-/ansettelsesstadiet: Når innstilling/ansettelse er foretatt, utvides retten til innsyn om opplysninger til de søkere som er innstilt/ansatt. En part i en sak om tilsetting har rett til å gjøre seg kjent med søknadene fra søkere som er innstilt til eller tilsatt i stillingen, og vedlegg til disse søknadene. En part har også rett til å gjøre seg kjent med deler av dokumenter som inneholder faktiske opplysninger om søkere som er blitt innstilt, og om den søker som er tilsatt i stillingen. Slike opplysninger kan likevel holdes tilbake dersom de er uten betydning for avgjørelsen. Forskriften 18. 2. ledd, åpner for at en part kan gis innsyn i skriftlig referat som gjengir hva en søker som er innstilt til eller ansatt i stillingen har sagt i intervju eller annen samtale, men bare dersom opplysningene er nye eller inneholder anførsler av betydning for saken. Parten har ikke rett til å gjøre seg kjent med vurderinger som er kommet frem i forbindelse med intervjuet eller samtalen. 8.2.3 Søkers innsynsrett i innstillingen En parts innsynsrett til innstillingen reguleres av forskriften 19: En part i en sak om tilsetting har rett til å gjøre seg kjent med hvem som er innstilt til stillingen og den rekkefølgen de er innstilt i. Dette gjelder innstillinger som skal gis i medhold av lov, reglement eller avtale med tjenestemannsorganisasjoner. En part har også rett til å gjøre seg kjent med om det foreligger dissens blant medlemmene av vedkommende innstillingsmyndighet, og i tilfelle hvor mange stemmer hver av de innstilte søkerne har fått. En part har ikke krav på å få gjøre seg kjent med dokument som inneholder den begrunnelse som innstillingsmyndigheten har gitt for innstillingen. Dette gjelder likevel ikke deler som inneholder nye faktiske opplysninger eller anførsler av betydning for saken. Ovennevnte innsynsregler gjelder også etter at det er truffet vedtak om ansettelse. Dersom en søker henvender seg med ønske om å få slike opplysninger som vedkommende har rett på, skal vedkommende samtidig gjøres oppmerksom på at opplysninger som han/hun får om andre søkere er underlagt taushetsplikt som han/hun plikter å respektere Rekrutteringsveileder 15

8.3 Fagforeningene/fullmektiges innsynsrett Dersom fagforeningen opptrer som fullmektig for parten, vil foreningen ha de samme krav om opplysninger som parten selv, jfr. forvaltningslovens 12, 1. ledd. I slike tilfeller kreves det en skriftlig fullmakt fra parten, jfr. forvaltningslovens 12, 4. ledd. I de tilfellene en sak sendes på høring, har fagforeningene rett på innsyn i faktiske opplysninger og vurderinger som intervjuteamet har gjort, dvs. utvidet ansettelsessak Rekrutteringsveileder 16

9 KLAGE OG OMGJØRING AV VEDTAK 9.1 Klage En part har ikke adgang til å klage over et ansettelsesvedtak, jfr. forvaltningslovens 3, 2.1edd. Dette innebærer at kommunen ikke har plikt til å behandle en klage. Dersom kommunen mottar en klage, vil det være naturlig å vurdere om vedtaket kan ha feil som kan føre til ugyldighet. Det kan i så fall være grunn til å vurdere å omgjøre vedtaket. 9.2 Omgjøring av vedtak Ansettelsesmyndigheten eller overordnet organ kan omgjøre et ansettelsesvedtak uten klage etter reglene i forvaltningsloven. Etter prinsippene i fvl. 35 vil et ansettelsesvedtak kunne omgjøres der dette ikke er til skade for en part eller der underretning om vedtaket ikke er kommet fram til vedkommende og vedtaket heller ikke er offentlig kunngjort. Dette innebærer at ansettelsesvedtaket ikke vil kunne omgjøres når en part har fått stillingen og mottatt formell melding om dette. Ved omgjøring kan kommunen risikere å bli ansvarlige overfor den som ble ansatt ved det første vedtaket. Rekrutteringsveileder 17

10 TAUSHETSPLIKT 10.1 Taushetsplikt etter forvaltningsloven Taushetsplikt for offentlige tjenestemenn følger av en rekke forskjellige bestemmelser. Av særlig betydning for ansettelsessaker er forvaltningslovens 13. Samtlige aktører i en ansettelsessak vil ha taushetsplikt om noens personlige forhold jfr. 13, 1. ledd a. Taushetsplikten i 13 vil etter 13b, nr. 1, ikke gjelde i forhold til partene i ansettelsessaken. Taushetspliktsreglene innebærer dermed ingen begrensning i partenes rett til opplysninger ihht. forvaltningslovsforskriften, se pkt. 8. Etter forvaltningslovens 13b, nr. 2, vil taushetsplikten heller ikke være til hinder for at opplysningene gis videre til andre som forbereder/behandler ansettelsessaken. 10.2 Taushetsplikt etter personalhåndboken I personalhåndboken pkt. 1.4.3 sies følgende om taushetsplikt: Når en sak er undergitt taushetsplikt i henhold til lov, forskrift eller reglement, må ingen arbeidstaker omtale saken overfor utenforstående. Tvil om omfanget av taushetsplikten forelegges nærmeste overordnede. Det vises for øvrig til forvaltningslovens regler. Taushetsplikten gjelder også etter at arbeidstaker har sluttet i kommunen. Rekrutteringsveileder 18

11 VEDLEGG 1 FREMDRIFTSPLAN ANSETTELSE Stilling: Resultatenhet/stabsenhet: Intervjuteam: Aktivitet Dato Kl. Sted Deltakere Merknad Ansvar Forberedende møte - kravspesifikasjon, stillingsannonse Annonse: SA og finn.no Intern utlysning Søknadsfrist Søkerliste Utvelgelse til intervju/ intervjuplanlegging Innkalling til intervju Intervju Referanseinnhenting Oppsummering ansettelse/innstilling Skriving av sak Evt. høring til fagforeninger Sandnes,... Rekrutteringsveileder 19

12 VEDLEGG 2 RUTINER ANNONSERING Sandnes kommune annonserer i hovedsak i Stavanger Aftenblad (SA) og på sandnes.kommune.no/ finn.no. I tillegg kan man for enkelte stillinger vurdere andre alternativer, for eksempel andre aviser eller fagtidsskrifter. Kommunens faste dag for annonsering er onsdag. Vanlig søknadsfrist er 2 uker etter annonsering. 12.1 Annonsering Stavanger Aftenblad Bestillingsmal nyttes for annonsering av ledig stilling i SA. Leder fyller ut bestilling og sender denne til rss@aftenbladet.no. Leder må også sende kopi av bestillingen til HMS-sjef, som vurderer denne for en eventuell attføringsstilling. Stavanger Aftenblad sender kopi til personal for korrektur og arkivering. 12.1.1 Tidsfrister Stavanger Aftenblad Dersom utlysingen ønskes innrykket onsdag, må bestilling sendes SA innen kl. 10 fredag uken før. I de tilfeller stillingen ønskes annonsert på en lørdag, er fristen innen kl. 10 torsdag samme uke. Annonsen må da bestilles via leders personalrådgiver. 12.2 Annonsering Webcruiter Leder som benytter Webcruiter, kan selv utarbeide og annonsere ledig stilling der. Leder som bestiller utlysning via personalrådgiver, benytter bestillingsmal. Rekrutteringsveileder 20

13 VEDLEGG 3 INTERVJUGUIDE (EKSEMPEL) Krav til søker: (Oppsummering av de krav som stilles i utlysningsteksten): Informasjon til søker: Hvem er tilstede ved intervjuet Tidsramme Antall søkere Antall som intervjues Søkeren kan stille spørsmål underveis og til slutt Informasjon om Sandnes kommune og resultatenheten Antall innbyggere, ansatte, organisasjon og størrelse på resultatenheten/stabsenheten Kommunens visjon Sandnes i sentrum for framtiden! Verdier: modig, romslig og sunn Informasjon om stillingen Utdannelse: Hvorfor valgte du den utdannelsen du har? (få fram om denvar bevisst eller tilfeldig valgt) Tilleggsutdannelse? Faglig oppdatering? Planer for mer utdanning? Praksis: Gjennomgang av hovedoppgaver i de stillinger du har hatt fram til i dag Relevans for utlyst stilling? Er det oppgaver du har likt spesielt godt? Hvorfor? Er det oppgaver du ikke har likt? Hvorfor? Rekrutteringsveileder 21

Personlige egenskaper: (Ved vurdering av søkerens skikkethet må man også ta utgangspunkt i kravene i utlysningsteksten) Stillingen: Hvorfor søkte du denne stillingen? Hvilke egenskaper mener du er viktig at en som skal inneha denne type stilling har? Samarbeidsevner: Hva er viktig for at et team skal fungere? Har du hatt vanskelige samarbeidspartnere/kolleger noen gang? Hvordan taklet du de? Har du noen gang vært involvert i større konfliktsituasjoner? Hvordan taklet du det? Hvordan ville dine kolleger/overordnede beskrive din samarbeidsevne? Hvordan vurderer du din evne til å kommunisere med andre? Lojalitet: Hva legger du i begrepet lojalitet mot arbeidsgiver? Hvordan gjennomføre upopulære beslutninger/beslutninger som går imot din egen overbevisning? Faglige spørsmål: (Still spørsmålene ut fra konkrete, faglige problemstillinger som kan være aktuelle i stillingen) Oppgaver/prosjekter: Kan du beskrive en større oppgave du har hatt? Hvordan ble arbeidet utformet? Rekrutteringsveileder 22

Hvilke beslutninger ble tatt underveis? Var du noen gang i tvil om hvordan du skulle løse oppgaven? Hva gjorde du da? Visjon og verdier: Kommunen har følgende visjon og verdier: Sandnes i sentrum for framtiden romslig, modig og sunn Hva legger du i disse begrepene? Hva slags kjennskap har du til etikk fra tidligere arbeid? Egenvurdering: Hvordan vil du beskrive din arbeidskapasitet? Hvordan legger du opp arbeidet ditt til daglig? (hvordan liker du å jobbe) Hvilke oppgaver vektlegger du? (driftsoppgaver og utviklingsoppgaver) Hvordan behersker du stress-situasjoner? Hvordan vil dine medarbeidere/kolleger merke at du er stresset? Hvordan finne løsninger? Eksempler? Evne til å fatte beslutninger/upopulære beslutninger? Eksempler? Beskriv deg selv som person: Sterke sider og evt. Forbedringsområder? Hvordan kommer disse til uttrykk i denne konkrete stillingen? Hvilke muligheter og utfordringer ligger her? Interesser/fritid? Er det forhold ved din helse som krever særlig tilrettelegging, for eksempel forhold som utløser høyt fravær, eller forhold som er uforenlig med stillingens arbeidsoppgaver? Rekrutteringsveileder 23

Tilleggsinformasjon om kommunen/resultatenheten: - Fleksitid - Barnehage - Bedriftskunstforening - Bedriftsidrettslag - Sosiale tilstelninger Avslutning: Har du spørsmål? Er det noe du vil legge til som det ikke er spurt om? Fortell oss til slutt hvorfor vi skal velge deg? Virker stillingen fremdeles interessant? Referanser? Spør hvem som skal brukes og be om å få kontakte næværende/siste leder. Informasjon om videre saksgang. (Ferdig intervju, innstilling, tilbudsbrev. Søkerne har krav på å vite rekkefølgen i innstillingen) Rekrutteringsveileder 24