Administrerende direktør har overordnet ansvar for at tilsettingsprosesser ved SAV er i tråd med gjeldende lov og avtaleverk og interne prosedyrer.

Transkript

1 Rekrutteringspolitikk (kopi fra Personalhåndboken) 1: Om profesjonell rekruttering. I Helse Vest og SAV sin strategi er Hovedmål nr. 3 En framtidsrettet kompetanseorganisasjon. Det skal også synes i vår rekrutteringsprosess. Riktig kompetanse er en strategisk viktig oppgave. De tilsatte er vår viktigste ressurs, og personalkostnadene står for store deler av de totale kostnadene i SAV. Dette dokumentet har som mål å tilkjennegi en best mulig rekrutteringsprosess for å sikre at vi tilsetter de rette medarbeiderne i forhold til behov og kompetanse, i dag og i framtiden. 1. En systematisk rekrutteringsmetodikk og -prosess øker sannsynligheten for at vi rekrutterer de vi har behov for i henhold til våre planer og strategier. 2. En riktig rekrutteringsmetodikk vil også være med på å redusere saksbehandlingsfeil i vår rekruttering. 3. En profesjonell og planmessig håndtering av rekrutteringsprosessen er med på å styrke vårt rykte som en profesjonell og attraktiv arbeidsgiver. Husk at tilsettingsprosessen ikke er ferdig før den nyansatte er vel integrert i sin enhet. Det forutsettes at lederne har den kompetansen som kreves for å gjennomføre en god prosess. Opplæring tilbys alle ledere som del av temabasert opplæring i Handlingsplan for kompetanseutvikling. Planlegg prosessen Rekrutteringsprosesser er tidkrevende, det tar normalt 4-5 måneder fra annonsen er utformet til den nytilsatte er på plass. Dette skyldes både intern saksgang inkl. utlysningsperiode men også nyansatte sin oppsigelsestid. Ofte bruker man lengre tid enn planlagt på prosessen. God planlegging er derfor viktig for å unngå forsinkelser. WebCruiter Rekrutteringsprosess i SAV skjer via vårt rekrutteringsverktøy WebCruiter. HR og organisasjonsavdelingen besørger dokumentasjon i WebCruiter og publisering av annonser, i dialog med tilsettende leder. 2: Ansvar og myndighet Administrerende direktør har overordnet ansvar for at tilsettingsprosesser ved SAV er i tråd med gjeldende lov og avtaleverk og interne prosedyrer. Ledere har ansvar for å sette seg inn i rutinen og for at rekrutteringsprosesser gjennomføres i tråd med gjeldende lov og avtaleverk, interne prosedyrer og gjeldende budsjettrammer. Hvem ansetter hvem Styret i SAV ansetter administrerende direktør Administrerende direktør ansetter sykehusapoteker, avdelingsleder i stab og andre som rapporterer direkte til AD

2 Administrerende direktør delegerer fullmakt til ansettelse av avdelingsledere og medarbeidere med direkte rapportlinje til hhv sykehusapoteker og avdelingsleder stab Sykehusapoteker delegerer ansettelsesfullmakt til Avdelingsleder HR og organisasjonsavdeling i FAD har fagansvar og praktisk fasiliteringsansvar. Endelig publisering av annonse utføres av HR avdeling, i dialog med tilsettende leder. Loggføring i WebCruiter utføres av HR og organisasjonsavdeling. Dialog med kandidater underveis avklares mellom HR ressurs og ansettende leder. Arbeidskontrakt skrives lokalt av administrasjonsressurs. Ansatte har ansvar for å sette seg inn i rutinen, f.eks. dersom de skal delta i rekrutteringsprosesser. Tillitsvalgte har ingen konkret rolle i en rekruttering. 3: Stillingsanalyse En gjennomgående behovsanalyse for avdelingen/enheten sikrer at vi rekrutterer det vi faktisk har behov for og vil samtidig forenkle rekrutteringsprosessen. Kravspesifikasjon er en nødvendig gjennomgang av faktiske behov, på kort og lang sikt. Gjennom arbeidet med behovsanalyse og kravspesifikasjon får vi en klar mening om krav til utdanning, erfaring og personlige egenskaper m.m. Summen av kravene bidrar til å identifisere målgruppen for stillingen. Ta utgangspunkt i SAV sin strategi og styringsdokument, erfaring med stillingen hvis stillingen har eksistert tidligere, snakk med leder, side- og underordnede og kunder, og vurder jobbeskrivelsen. Det er avgjørende at vi innenfor kompetansekrav tenker så bredt som mulig for å sikre størst mulig kandidatgruppe. Annonser for farmasøyter må ikke ekskludere Reseptarer eller Bachelor kandidater med mindre jobbinnholdet formelt krever Cand.pharm. kompetanse. HR og organisasjonsavdeling og tilsettende leder samarbeider om analysen, som danner utgangspunkt for stillingsannonsen. 4: Etiske og juridiske retningslinjer Lov og avtaleverk Sjukehusapoteka Vest er et helseforetak og ansettelse hos oss reguleres av lov og avtaleverk. De mest sentrale ved tilsetting er som følger: Arbeidsmiljøloven Forvaltningsloven Diskrimineringsloven Likestillingsloven Offentleglova 25 Lov om Helseforetak 5 Forvaltningsloven Kap. 2 og 3 Compendia Spekter - Ansettelse Nasjonal veileder for arbeidsgivere i helsetjenesten B-dels overenskomster i SAV

3 Ikke krav på utvidet søkerliste Offentleglova 25 sier at Organet skal snarast etter at søknadsfristen er gått ut, setje opp ei søkjarliste som skal innehalde namn, alder, stilling eller yrkestittel og bustadeller arbeidskommune for kvar søkjar. Det kan likevel gjerast unntak frå innsyn for opplysningar om ein søkjar dersom vedkommande sjølv ber om det Ikke begrunnelsesplikt Merk spesielt at vi overfor kandidatene ihht. Forvaltningslovens 3 ikke plikter å begrunne valg av kandidat, og det er ikke generell klageadgang til tilsettingssaker. Skulle det likevel foreligge klage bør den avvises, med informasjon om hvilken hjemmel vi forholder oss til. Vi bør også opplyse om at klager kan bringe saken inn for Stortingets ombudsmann for forvaltningen. Skulle kandidater påberope seg saksbehandlingsfeil legges saken frem for HR sjef. Etikk Hver og en av oss har ansvar for at Sjukehusapoteka Vest lever opp til foretakets verdigrunnlag og for at ingen er i tvil om at vi tar våre verdier og etikk på alvor. I rekrutteringsprosessen er dette synlig i måten vi annonser på, hvordan vil behandler våre søkere og hvem vi velger. Prosessen er med på å påvirke vårt omdømme som en attraktiv og profesjonell arbeidsgiver. Det er egne regler for ansettelse av familiemedlemmer. WHO etiske kode for internasjonal rekruttering ligger til grunn for SAV rekruttering. 5: Jobbannonse Som hovedregel skal alle stillinger lyses ut internt og eksternt i vårt rekrutteringsverktøy WebCruiter. Publisering av annonse besørges av HR og organisasjonsavdeling. Stillingsannonse utformes av HR og organisasjonsavdeling i dialog med ansettende leder. Vi annonserer samleannonser i lokale media når vi har flere stillinger i ulike apotek ledig. HR rådgiver har kontakt med apotekene i forkant av materiellfrist NFF tidsskrift for koordinering av annonser. Jobbannonser er den mediekanalen vi benytter flest ganger i løpet av året, hvor vi samtidig har full styring over innholdet på det vi formidler. Dette gir oss en mulighet til å profilere avdeling/enhet/ SAV på en målrettet måte. Hva vi sier om oss selv er med på å påvirke hvordan andre ser på oss, og igjen hvor attraktiv vår avdeling/enhet/sav er som fremtidig arbeidssted. Samtidig vil annonsen være styrende for den videre prosessen, f.eks. i forhold til hvem vi kan intervjue og hvem vi kan tilby stilling til. Annonsen må derfor være gjennomtenkt, og utformet slik at så mange potensielle kandidater som mulig ønsker å søke stilling hos oss. Annonser for farmasøyter må ikke ekskludere Reseptarer eller Bachelor kandidater med mindre jobbinnholdet formelt krever Cand.pharm. kompetanse. 6: Kanaler for rekruttering Minimum: Sjukehusapoteka Vest intranett og internett (via WebCruiter) og Vi inngår i Helse Vest sin avtale med finn.no Vi inngår i Helse Vest sin avtale med Jucan.no

4 Andre web baserte jobbportaler Fagtidsskrifter Aviser 7: Andre kanaler Direkte kontakt Det kan lønne seg å kontakte kandidater du vet og/eller har hørt er dyktige. På den måten kan du sikre deg relevante søkere. Direkte oppfordring kan også virke motiverende på søkeren, men det forplikter deg ikke i den videre rekrutteringsprosessen. Kontakt messer/utdanningsinstitusjoner Konferanser, messer og utdanningsinstitusjoner kan fungere som gode møtearena for aktuelle søkere. De enkelte fagforbundene kan her være gode støttespillere. Profilering herunder utforming av materiell skjer på foretaksnivå, og ikke på apoteknivå og alltid i dialog med HR og organisasjonsavdelingen. Studentkontakt Aktiv kontakt med studenter er en sentral rekrutteringskanal og skjer alltid i dialog med HR og organisasjonsavdelingen, med foretaket som profil. Konsulenttjenester Dersom vi ikke har oversikt over hvor eller hvordan målgruppen nås kan vi søke bistand hos eksterne konsulenter, SAV har via Helse Vest rammeavtale. Ta alltid kontakt med HR og organisasjonsavdeling i forkant før avtale inngås. Utenlandsrekruttering Kontakt alltid HR-sjef for informasjon. For riktig søkeprosedyrer søk alltid oppdatert informasjon gjennom offentlige søkemotorer. Ellers følger samme krav og hensyn til ansettelse om ellers herunder formalia, språk og personlige egenskaper. Språkkrav: i henhold til faglig forsvarlighet, gjerne Bergenstesten for helsepersonell og minimumskrav for andre stillinger. 8: Intervju Som hovedregel gjennomføres alltid intervju med kandidatene. Her deltar ansettende leder, HR og organisasjonsavdeling, og evt. andre ressurspersoner som skal delta i prosessen. HR og organisasjonsavdeling fasiliterer, med mindre annet er avtalt, innkalling. Kall inn kandidaten god tid i forveien, ca. en uke hvis mulig. Ring kandidaten i forkant, bekreft innkalling på e-post i etterkant ved hjelp av modul i WebCruiter. Vurdering av søknader og utvelgelse av kandidater til intervju skjer i samråd med HR og organisasjonsavdeling og ansettende leder, samt eventuelle ressurspersoner som skal delta i rekrutteringsprosessen. Utvelgelse bygger på saklighetskrav (lovkrav om stillingsannonse) og vi skal opptre på en profesjonell måte i tråd med etiske retningslinjer og verdier. Slik framstår vi som en attraktiv arbeidsgiver. Alle har krav på god behandling i søkerprosessen.

5 9: Referanseinnhenting Det foretas alltid referanseinnhenting før ansettelse. HR og organisasjonsavdeling besørger referanseintervju med mindre annet er avtalt med ansettende leder. Referanseintervjuet skal finne sted etter intervjuet, og anbefales gjennomført før et eventuelt andregangsintervju. Mål med referanseintervju er å bekrefte eller avkrefte opplysninger du selv har innhentet gjennom søknad og intervju. Referanseintervju loggføres i WebCruiter av HR og organisasjonsavdeling. 10: Begrunnelse/Innstilling Etter at intervju, referansesjekk og arbeidspsykologisk test (obligatorisk for ledere) er gjennomført foretas endelig vurdering og rangering. Alle ansettelser skal begrunnes i en innstilling/sluttnotat, som loggføres i WebCruiter av HR og organisasjonsavdeling, og overføres til stillingssaken ephorte. Rangering skjer i samarbeid mellom HR og organisasjonsavdeling og ansettende leder, og evt. andre ressurspersoner som har vært med i prosessen. Begrunnet rangering skjer på bakgrunn av relevante kriterier i annonsen (utdanning, arbeidserfaring og personlige egenskaper) og lovkrav om diskriminering. Det må framkomme hvorfor vi vurderer kandidat X som bedre egnet enn kandidat Y (f.eks. lenger arbeidserfaring, mer relevant utdannelse, personlige egenskaper). Forbud mot diskriminering gjelder også for begrunnelsen/rangeringen Kandidater må ikke innstilles med mindre du ønsker å tilby stilling. Skulle kandidat nr 1 takk nei til tilbud er du forpliktet til å gi tilbud til den du har innstilt som nr 2 etc. Vi anbefaler løpende dialog med kandidatene i denne delen av prosessen, både den som får tilbud og øvrige finalekandidater. 12: Ansettelse Ved enighet om innstilling og hvem som skal få tilbud vil HR og organisasjonsavdelingen umiddelbart loggføre «Jobbtilbodsbrev» på den aktuelle kandidaten. HR og organisasjonsavdelingen vil når dette er gjort sende en orienterings e-post til tilsettende leder og administrasjonsressurs. Lokal administrasjonsressurs besørger umiddelbart utstedelse og utsending av arbeidskontrakt. Leder har jf Hovedavtalen 38 plikt til å orientere tillitsvalgt om sin nyansettelse på et så tidlig tidspunkt som mulig samt å orientere nyansatte om hvilke arbeidstakerorganisasjoner som er representert i virksomheten, samt hvem som er tillitsvalgt. Videre oppfølging av den nyansatte skjer i tråd med SAV Introduksjonsprogram for nyansatte.