GRATANGEN KOMMUNE SENTRALADMINISTRASJON MØTEINNKALLING Utvalg: Administrasjonsutvalg Møtested: Rådhuset Møtedato: 16.09.2014 Tid: 14:00 Eventuelt forfall meldes til tlf. 77 02 18 00 Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling Orientering vedr. nedbemanning i enheten barnehage SAKLISTE Saksnr. Tittel 8/14 GODKJENNING AV ADU`S MØTEPROTOKOLL AV DEN 05.06.2014 9/14 REFERATSAKER ADU 16.09.2014 10/14 PERMISJONSREGLEMENT FOR GRATANGEN KOMMUNE 11/14 NYTT FLEKSITIDSREGLEMENT FOR GRATANGEN KOMMUNE Gratangen kommune 10.09.2014 Ronny Grindstein ordfører
Sak 8/14 GODKJENNING AV ADU`S MØTEPROTOKOLL AV DEN 05.06.2014 Saksbehandler: Lena Solvang Arkiv: 033 Arkivsaksnr.: 14/1075 Saksnr.: Utvalg Møtedato 8/14 Administrasjonsutvalg 16.09.2014 Rådmannens innstilling: ADU`S møteprotokoll av den 05.06.2014 godkjennes. Saksopplysninger: Som vedlegg til saken følger: Gratangen kommune, 04.09.2014 Elin Wilsgård rådmann Lena Solvang kontormedarbeider Side 2 av 8
Sak 9/14 REFERATSAKER ADU 16.09.2014 Saksbehandler: Yvonne Kvernmo Arkiv: 033 Arkivsaksnr.: 14/1074 Saksnr.: Utvalg Møtedato 9/14 Administrasjonsutvalg 16.09.2014 Rådmannens innstilling: Referatsakene tas til orientering. Saksopplysninger: Følgende vedlagte referatsaker tas til orientering; Oppsigelse av stilling Per Holstad Oppsigelse av stilling Chola Chitula Melding om delegert vedtak permisjon -skoleåret 2014/15 Kari Eilertsen Melding om delegert vedtak permisjon Jorid Sandal Oppsigelse av stilling Per Molund Melding om delegert vedtak permisjon Irmelin S Fagerjord Ref.saker unntatt off.; Oppsigelse av midlertidig tilsettingskontrakt Gratangen kommune, 04.09.2014 Elin Wilsgård rådmann Yvonne Kvernmo rådgiver personal Side 3 av 8
Sak 10/14 PERMISJONSREGLEMENT FOR GRATANGEN KOMMUNE Saksbehandler: Yvonne Kvernmo Arkiv: 410 Arkivsaksnr.: 11/347 Saksnr.: Utvalg Møtedato 7/11 Arbeidsmiljøutvalg 22.06.2011 9/11 Administrasjonsutvalg 28.06.2011 12/11 Administrasjonsutvalg 23.08.2011 61/11 Formannskap 28.06.2011 52/11 Kommunestyre 01.09.2011 10/14 Administrasjonsutvalg 16.09.2014 Rådmannens innstilling: Forslag til permisjonsreglementet for Gratangen kommune, rullert pr. sept 2014, vedtas med følgende endringer; 3 Velferdspermisjoner; Pkt. 3.2. Alvorlig sykdom. Søsken defineres inn som nærmeste familie under pkt.. 3.2 første avsnitt. Pkt. 3.9. Ved deltakelse i større idrettsarrangement endres til Pkt. 3.9 Ved deltakelse i større idrettsarrangement/kulturarrangement Permisjonsordning som gjelder vedr. deltakelse i større idrettsarrangement gjøres også gjeldende for deltakelse i større kulturarrangement på internasjonalt og nasjonalt nivå. Saksopplysninger: Vedlagte permisjonsreglement for Gratangen kommune ble vedtatt i K-sak 52/11 (gjeldende fom. 01.09.2011). Det fremmes nå sak om rullering ifbm. at reglementet skulle evalueres ved utgangen av 2013. Permisjonsreglementet var sendt ut på høring 18.07.14 til hovedtillitsvalgte, hovedverneombud, enhetsledere mv, høringsfrist var satt til 01.09.14. Evaluering/rullering av reglementet har vært tema på ledermøter både i forkant og etter ferien, og ved flere anledninger ellers da det har vært drøftet ulike tolkninger av reglementet. Da reglementet ble vedtatt var det en innstramning og presisering i forhold til tidligere reglement, blant annet vedr. velferdspermisjoner. Nytt reglement ble gjeldende fom. 01.09.11 og vært praktisert siden. Det har blitt større grad av lik praksis/likebehandling uansett arbeidssted i organisasjonen. Det synes å ha blitt færre permisjoner totalt sett, både med og uten lønn. Det kan virke som at ansatte benytter i større grad enn før fridager/avspasering til private gjøremål, som ikke går direkte på egen helse eller egne barns helse/velferd (barn under 12 år). Reglementet følges, men det kan fortsatt være behov for korrigering/tolkning. Det har vært mest diskusjon og spørsmål ifbm. 3 Velferdspermisjoner. Det har kommet høringsuttalelser fra følgende; Enheten barnehage v/enhetsleder (vedlegg 3) Fagforbundet v/leder (vedlegg 4) Enhetsleder teknisk (vedlegg 5) Enhetsleder Gratangsheimen (vedlegg 6) Merknadsbehandling/følgende punkter har det kommet innspill merknader på; Side 4 av 8
Sak 10/14 3.0 Velferdspermisjoner pkt. 3.2 Alvorlig sykdom ; Ved alvorlig sykdom i nærmeste familie (ektefelle/samboer/registret partner, barn, barnebarn, foreldre, svigerforeldre og besteforeldre) kan det innvilges inntil 5 dager med lønn. Rett til permisjon ved barns og barnepassers sykdom i henhold til arbeidsmiljølovens 12-9 og HTA kap. 1, 8, pkt. 8.6 gjelder i tillegg til ovennevnte bestemmelse. Kommentar: Nødvendig omsorg til foreldre, ektefelle, samboer eller registrert partner og ved for funksjonshemmet eller kronisk sykt barn fra og med kalenderåret etter at barnet fylte 18 år er regulert i arbeidsmiljølovens 12-10 og gir rett til permisjon i inntil 10 dager hvert kalenderår. Slik permisjon gis uten lønn. Pleie av nære pårørende i hjememt i terminalfasen er regulert i arbeidsmiljøloven 12-10, og gir rett til inntil 60 dager permisjon uten lønn. Retten til lønn etter arbeidsmiljøloven 12-10, er regulert i folketrygdlovens 9-12. Diskusjon har gått på hvem som defineres som nære pårørende i denne paragraf, det har også betydning for rettighet til permisjon med lønn ihh til pkt. 3.3. Ved dødsfall. I høringsuttalelsene påpekes det at søsken bør regnes med/defineres som nærmeste familie, og det fremmes forslag om det i tre av de innkomne høringsuttalelsene; Merknad/forslag til endring fra enhetsleder teknisk; Søsken defineres inn som nærmeste familie under kap. 3.2 første avsnitt. Merknad/forslag til endring fra enheten barnehage og Fagforbundet; Søsken må også regnes med som nærmeste familie. Merknadsbehandling; Rådmannens forslag er at merknaden tas til følge og søsken tas med under definisjonen som nærmeste familie i pkt. 3.2 Alvorlig sykdom. Reglementet endres ihh til dette, noe som også blir gjeldende for pkt. 3.3. Dødsfall. Begrunnelse; Søsken er å betrakte som nærmeste familie og kan derfor defineres her. Fagforbundet har i tillegg merknad/forslag om følgende under pkt. 3.2 og 3.3.; Det skal utøves skjønn utover dette (onkler/tanter/steforeldre og andre nære). Merknadsbehandling; Rådmannens forslag er at overstående tilleggsforslag/merknaden fra Fagforbundet vedr. pkt. 2.3 og 3.3 ikke tas til følge. Begrunnelse; Det vil gi rom for ytterligere skjønn som skal unngås ved å ha konkret listet opp hvilke tilfeller det er grunnlag for permisjon, det kan medføre forskjellsbehandling og påfører arbeidsgiver økte utgifter. pkt. 3.4. Tilvenning av barn i barnehagen; For tilvenning av barn i barnehage kan det gis permisjon med lønn i inntil 3 dager når arbeidstakeren må være tilstede hos barnet de første dagene i barnehagen. Det er en forutsetning at andre familiemedlemmer ikek kan være tilstede. Permisjonsretten gjelder en av foreldrene/foresatte. Permisjonsretten gjelder også tilvenning v/flytting av barnehage. I slike tilfeller kan det tilstås permisjon med lønn i inntil 1 ½ dag. Merknad/forslag til endring fra enheten barnehage(2.ledd); Det bør være rett til 3 dager permisjon med lønn også ved bytting av barnehage (andre ledd). For barnet er det like vanskelig å komme i en ny barnehage selv om de har gått i barnehage før. Merknadsbehandling; Rådmannens forslag er at overstående forslag/merknad fra enheten barnehage ikke tas til følge. Begrunnelse; Det ytes permisjon med lønn inntil 4,5 dager ifbm. barnehagetilvenning. Dette anses som en god velferdsordning fra arbeidsgiver, og utvidelse vil bidra til ytterligere merkostnad. Ansatte må også selv yte i slike sammenhenger, og arbeidsgiver vil være Side 5 av 8
Sak 10/14 imøtekommende for om mulig å legge til rette for fri i form av permisjon uten lønn event. avspasering, avvikling av fridag. Pkt. 3.9. Ved deltakelse i større idrettsarrangement Ved internasjonale idrettsarrangmenter, landskamper og lignende kan det innvilges inntil 5 dager. For finale i norgesmesterskap kan det innvilges inntil 2 dager. Ordningen gjelder også for ledere. Kommentar; Det er en forutsetning at vedkommende deltar fra idrettsgren eller forbund som er tilsluttet Norges Idrettsforbund. Øvrig deltakelse kan skje som permisjon uten lønn, avspasering eller bruk av ferie. Merknad/forslag til endring fra enheten barnehage; Her bør det også være muligheter til permisjon med lønn i større kulturarrangement på internasjonalt og nasjonalt nivå. Kultur bør likestilles med idrett. Merknadsbehandling; Rådmannens forslag er at overstående forslag/merknad fra enheten barnehage tas til følge og innarbeides i reglementet. Pkt. 3.11. Følge av barn til behandling For følge av barn under 12 år til behandling ved sykhus, kjeveortoped, optiker, tannlege benyttes egenmelding av barns kvote. Når denne kvoten er oversteget innvilges permisjon uten lønn. Arbeidstakeren søker selv NAV om refusjon. Ved følge av barn over 12 år til behandling/undersøkelse innvilges permisjon uten lønn. Arbeidstaker søker selv NAV om refusjon. Ved følge av foreldre og andre innvilges permisjon uten lønn. Arbeidstakeren søker selv NAV om refusjon. Kommentar; Alternativt til permisjon uten lønn skal arbeidsgiver så langt som mulig legge til rette for at avspasering, ferie event. bytte av vakt tas i bruk. Bestemmelsen anvendes analogisk ved annen ledsagertjeneste. Merknad/forslag til endring fra enhetsleder Gratangsheimen/rådmannen; Tilføyelse av/forlengelse 1.ledd; Dersom følge av barn under 12 år er avgrenset til å ikke være en hel arbeidsdag, innvilges arbeidstaker permisjon med lønn for nødvendig medgått tid. Hvis mulig søker arbeidstaker å få tidspunktet lagt til begynnelse eller slutt på arbeidsdag slik at det medfører minst mulig fravær. Begrunnelse; Forslaget vil medføre mindre fravær og utgiftsbesparelse for arbeidsgiver. Pkt. 5.1. Offentlige tillitsverv Med offentlige tillitsverv forstås ombud som er opprettet ved lov eller hjemmel i lov, herunder domsmenn, skjønnsmenn, rettsvitne, kommunestyremedlem og fylkestingmedlem m.m. Arbeidstaker som er pålagt å utføre kommunale eller andre offentlige tillitsverv, gis permisjon og kan etter søknad beholde sin lønn. Arbeidstaker plikter på forhånd å gjøre henvendelse til nærmeste overordnede om permisjon, jf HTA kap. 1 14. Permisjon med lønn kan innvilges for inntil 10 dager pr. år. Det er en forutsetning at vervet ikke kan utføres utenfor arbeidstid.. Kommentar; Med offentlig tillitsverv forstås ombud som er opprettet ved lov eller med hjemmel i lov og som vedkommende arbeidstaker ikke kan nekte å ta imot med mindre det foreligger særlige fritaksgrunner. I tillegg til verv som er nevnt innledningsvis i bestemmelsen nevnes medlem av faste utvalg, valgstyre og lignende. Bestemmelsen gjelder kun deltakelse på møter i nevnte organer. Denne permisjonsrettigheten gjelder også når vedkommende har slike verv i en annen kommune. Bestemmelsen gjelder ikke ved innkalling som vitne, part i rettssaker som gjelder private anliggende. Permisjon utover møteplikten, for å ivareta eventuelle oppgaver som vervet medfører for øvrig, faller utenfor bestemmelsen. Det samme gjør arbeid i politiske partiorganisasjoner. Merknad/forslag til endring fra Fagforbundet; Ved turnusarbeid permisjon med lønn umiddelbart før og etter heldagsmøter. Merknadsbehandling; Rådmannens forslag er at overstående forslag/merknad fra Fagforbundet ikke tas til følge. Side 6 av 8
Sak 10/14 Begrunnelse; Permisjon søkes for det tidsrom vedkommende har arbeid. Permisjon innvilges ikke ift. ansattes fritid. Permisjon søkes og behandles i forhold til fri fra arbeidstid. Som vedlegg til saken følger: Vedl. 1) Permisjonsreglementet 2) Høringsskriv datert 18.07.14 3) Høringsuttalelse fra enheten barnehage v/enhetsleder 4) Høringsuttalelse fra Fagforbundet 5) Høringsuttalelse enhetsleder teknisk 6) Høringsuttalelse fra enhetsleder Gratangsheimen Gratangen kommune, 03.09.2014 Elin Wilsgård rådmann Yvonne Kvernmo rådgiver personal Side 7 av 8
Sak 11/14 NYTT FLEKSITIDSREGLEMENT FOR GRATANGEN KOMMUNE Saksbehandler: Yvonne Kvernmo Arkiv: 403 Arkivsaksnr.: 11/316 Saksnr.: Utvalg Møtedato 5/11 Arbeidsmiljøutvalg 04.04.2011 4/11 Administrasjonsutvalg 12.04.2011 24/11 Formannskap 12.04.2011 21/11 Kommunestyre 12.05.2011 11/14 Administrasjonsutvalg 16.09.2014 Rådmannens innstilling: Fleksitidsreglementet for Gratangen kommune er rullert uten foreslåtte endringer. Saksopplysninger: Vedlagte fleksitidsreglement for Gratangen kommune ble vedtatt i K-sak 11/316 (gjeldende fom. 12.05.11). Det fremmes sak om rullering ifbm. at reglementet skulle evalueres innen utgangen av 2013. Reglementet var sendt ut på høring 18.07.14 til hovedtillitsvalgte, hovedverneombud, enhetsledere mv med høringsfrist 01.09.14. Det har ikke kommet inn noen høringsuttalelser innen fastsatt frist og arbeidsgiver har ingen forslag til endringer. Rådmannens vurdering er at reglementet følges og det er ikke behov for endringer. Som vedlegg til saken følger: Vedl. 1) Fleksitidsreglementet 2) Høringsskriv datert 18.07.14 Gratangen kommune, 04.09.2014 Elin Wilsgård rådmann Yvonne Kvernmo rådgiver personal Side 8 av 8