Permisjonsreglement for Bjugn kommune

Transkript

1 Permisjonsreglement for Bjugn kommune Revidert utgave, mai 2016

2 1.0 Permisjonsreglement for Bjugn kommune, 2016 Innledning Arbeidstakers rett til permisjon reguleres av Arbeidsmiljølovens kapittel 12 og Hovedtariffavtalens kap 1 8 og loven om folketrygd. Velferdspermisjoner er regulert i HTA kap andre ledd: «Når viktige velferdsgrunner foreligger, kan en arbeidstaker tilstås velferdspermisjon med lønn i inntil 12 arbeidsdager per kalenderår. Fleksibelt uttak kan også avtales.» Det er opp til kommunen å fastsette retningslinjer for velferdspermisjoner. Det understrekes at velferdspermisjoner kommer i tillegg til bestemmelser som er gitt i Arbeidsmiljøloven kap. 12 og Hovedtariffavtalens kap.1 8 om permisjon ved sykdom, svangerskap, nedkomst, adopsjon, amming, omsorg for barn under 12 år osv. Vårt tidligere reglement var fra 2008 og måtte revideres. Det er forsøkt å tydeliggjøre hvordan vi ønsker å regulere de forespørsler om permisjon som er hyppigst etterspurt. Det er også kommentarer til hvert punkt. Uansett må velferdspermisjon vurderes ut fra noe skjønn. Vi har hatt en gjennomgang av reglementet både med verneombud, tillitsvalgte og ledergruppen. Disse har kommet med nyttige innspill i prosessen. 1.1 Forvaltning I Bjugn kommune er personalforvaltningen delegert til rådmannen når det gjelder permisjoner. Permisjoner med eller uten lønn for inntil 5 dager er blitt videre delegert til Kommunalsjefer og enhetsledere. I forbindelse med en stram økonomi og forpliktende plan i 2015 så man behov for at velferdspermisjoner skulle vurderes og godkjennes sentralt. Ved å sentralisere den endelige godkjenningen av permisjonssøknadene ønsket man å sikre likebehandling. Rådmannen mener at permisjoner nå bør godkjennes av enhetsleder. Personaltjenesten kan spørres til råds i de tilfeller man er usikker på lover og praksis i Bjugn kommune. 1.2 Søknadsprosess (se eget vedlegg) Når det gjelder søknad om svangerskapspermisjon, omsorgspermisjon, fødselspermisjon, foreldrepermisjon, er varslingsplikten regulert i Aml 12-7: «arbeidstaker skal varsle arbeidsgiver snarest mulig og senest en uke i forveien ved fravær utover to uker, senest fire uker i forveien ved fravær utover tolv uker og senest tolv uker i forveien ved fravær utover ett år.» Permisjonssøknaden skal leveres til leder i god tid (14 dager) før behov for permisjon, i den grad dette er mulig. 1

3 Merk at alt fravær, også permisjoner skal meldes Fosen lønn (jfr. A-ordningen) 1.3 Omfang - lønnsansiennitet - feriepenger - pensjonsmedlemskap Lønnsbegrepet er ikke nærmere definert i reglementet. Ut fra en rent praktisk vurdering foreslås at det for permisjoner inntil 1 uke i sammenheng, utbetales den lønn arbeidstakeren ville ha mottatt om vedkommende var i arbeid. Dette betyr eksempelvis at ubekvemstillegg utbetales ved slike kortvarige permisjoner. Ved lengre permisjoner enn i uke i sammenheng må lønnen vurderes i hvert enkelt tilfelle. Stillingens regulativlønn bør være utgangspunkt for denne vurderingen. Reglementets omfang Reglementet gjelder alle kommunale arbeidstakere i fast forpliktende arbeidsforhold (jf. Hovedtariffavtalen 1) Deltidsansatte innvilges permisjon forholdsmessig etter stillingens størrelse. Pensjonsmedlemskap Arbeidstaker som er innvilget permisjon med lønn opprettholder sitt pensjonsmedlemskap. Arbeidstaker som innvilges permisjon uten lønn for lengre tidsrom enn i måned, meldes ut av pensjonsordninger. Arbeidstakeren tilbys samtidig frivillig medlemskap etter de regler som gjelder i de respektive pensjonsordninger. 2.0 Velferdspermisjon med lønn Velferdspermisjoner er regulert i HTA kap andre ledd. Bjugn kommune har følgende retningslinjer for velferdspermisjoner: 2.1 Alvorlig sykdom Ved alvorlig sykdom i nærmeste familie (ektefelle, foreldre, besteforeldre, barn eller andre som står arbeidstaker nær): Inntil 5 dager. Velferdspermisjon med lønn kan innvilges i tilfeller der det er oppstått en akutt situasjon som gjør det nødvendig at arbeidstakeren må bidra med pleie eller omsorg ovenfor nære familiemedlemmer. Behov for å bidra med hjelp kan være i akuttsituasjonen og/eller i en periode i umiddelbart etter den mest kritiske fasen av sykdommen/skaden. Pleie av nære pårørende. (orientering) Arbeidstaker har uansett rett til permisjon når det ytes omsorgspenger, pleiepenger eller opplæringspenger fra folketrygden. Arbeidstaker som pleier en nær pårørende i hjemmet i livets sluttfase, har rett på pleiepenger jf. Folketrygdloven I tillegg har arbeidstaker rett til permisjon i inntil 10 dager hvert kalenderår for å gi nødvendig omsorg til foreldre, ektefelle, samboer eller registrert partner. Merk: Arbeidsgiver har ikke lønnsplikt for noen av de overnevnte tilfellene. 2

4 Nødvendig dokumentasjon vil være erklæring fra lege eller institusjonen hvor vedkommende er innlagt (sykmelding) Dersom man er ledsager i forbindelse med transport til/fra sykehus/behandling, er det HELFO som skal dekke utgiftene. Opplysninger om dette finnes på «Pasientreiser» sine hjemmesider. I slike tilfeller er det syketransportforskriften som regulerer dette Ved dødsfall Ved dødsfall i nærmeste familie og andre som har stått arbeidstakeren nær: Inntil 3 dager, eventuelt med tillegg av nødvendige reisedager. Ved dødsfall i nærmeste familie (ektefelle, samboer, foreldre, besteforeldre, svigerforeldre, barn) og andre som har stått arbeidstakeren nær, kan permisjon innvilges inntil 3 dager pr. år. Eventuelle reisedager kommer i tillegg. 2.3 Ved undersøkelser og behandling hos egen lege, tannlege og fysioterapeut og andre private gjøremål Ved undersøkelse og behandling hos egen lege, fysioterapeut, kiropraktor, tannlege eller annet helsepersonell: fra 1 time til 1 dag. Undersøkelse og behandling hos egen lege, tannlege, fysioterapeut og andre private gjøremål må så vidt mulig legges i fritiden. Det er imidlertid en kjensgjerning at de fleste konsultasjoner hos tannlege og spesialisthelsetjenesten bestemmes ensidig av tannlege/behandler/sykehus. Det kan derfor være vanskelig å få tilpasset time for arbeidstakere i 100 % stilling. I de fleste tilfeller vil undersøkelse og behandling foregå innen Bjugn kommune eller i nabokommunene og fraværet vil dreie som om fra 1 til 2 timer. Dersom undersøkelsen/behandlingen foregår i Trondheim, vil fraværet ofte omfatte hele dager. Ved fravær på hele dager vises det til at det maksimalt kan innvilges velferdspermisjon inntil 12 dager for hele kalenderåret. Heldagsfravær kan overstige denne ytre rammen når behandlingen er foreskrevet av lege. Arbeidsgiver forventer at arbeidstakere i deltidsstilling planlegger for slike gjøremål i sin fritid. Eksempel på andre private gjøremål: Foreldresamtaler i skole- og barnehage: Foreldre som i arbeidstiden må delta i foreldresamtaler gis permisjon med lønn. Dette kan også omfatte samtaler med annet fagpersonell i oppvekst (eks. PPT, barnevern e.l.) 3

5 Andre private gjøremål: Andre private gjøremål hos andre private eller offentlige instanser skal legges til fritiden eller trekkes fra eventuell fleksitid. Barn og barnepassers sykdom. AML 12-9 regulerer retten til permisjon ved barn og barnepassers sykdom. Dette gjelder inntil barnet fyller 12 år. Arbeidstaker har rett til permisjon i inntil 10 dager hvert kalenderår, eller 15 dager dersom arbeidstaker har omsorg for mer enn to barn. Dersom man har kronisk syke barn gjelder dette til barnet fyller 18 år. NAV refunderer omsorgspengene helt ut dersom det kronisk syke eller funksjonshemmede barnet er over 12 år. Enslig forsørger har rett til permisjon i 20 dager ved barns sykdom. 2.4 Barn i barnehage For tilvenning av barn i barnehage: inntil 3 dager pr år. Når arbeidstakeren må være til stede hos barnet de første dagene i daginstitusjonen / barnehagen kan det innvilges inntil 3 dager permisjon med lønn. Det forutsettes imidlertid at det er nødvendig å være til stede. Det er også en forutsetning at ikke andre familiemedlemmer kan være til stede. 2.5 Første skoledag Foreldre som har barn som skal begynne på skole, kan få velferdspermisjon: inntil 1 dag. Velferdspermisjon for å følge egne barn til første skoledag kan innvilges for en av foreldrene. 2.6 Eget bryllup For eget bryllup: 1 dag Ved inngåelse av ekteskap innvilges permisjon med lønn for en dag. Permisjonsdagen skal tas enten bryllupsdagen, eller den etterfølgende dag, dersom denne er arbeidsdag. 4

6 2.7 Deltakelse i idrettsarrangement Internasjonale idrettsarrangement, landskamper o.l.: inntil 5 dager. Finale i norgesmesterskap: Inntil 2 dager. Deltakelse i idrettsarrangementer skal som hovedregel trekkes fra ferien eller tilstås uten lønn. I tilfeller hvor en arbeidstaker er uttatt til å representere landet i De olympiske leker, verdensmesterskap, europamesterskap eller landskamper, tilstås permisjon med lønn i inntil 5 dager. For deltakelse i finalen i norgesmesterskap tilstås permisjon med lønn i inntil 2 dager. Ordningen praktiseres også for ledere. 2.8 Høytidsdager For feiring av religiøse og nasjonale høytidsdager som ikke er offisielle etter norsk kalender: inntil 2 dager. Bestemmelsen gjelder både for norske og utenlandske stats- borgere. 2.9 Flytting Dersom flytting er nødvendig ved skifte av arbeidssted hos en og samme arbeidsgiver: inntil 1 dag. Nødvendige flytting ved skifte av arbeidssted hos en og samme arbeidsgiver vil i utgangspunktet i særlig grad være aktuelt i kommuner med stor geografisk utstrekning og ved flytting til / fra pliktig tjenestebolig. 3 Permisjon for utføring av tillitsverv / ombud 3.1 Verv og ombud Det henvises til Hovedtariffavtalen kap.1 14 første ledd. Arbeidstaker som er pålagt slike verv, gis permisjon og kan etter søknad få beholde sin lønn. Arbeidstaker plikter ved slik permisjon på forhånd å gjøre henvendelse til nærmeste overordnede. Med offentlige tillitsverv menes ombud som er opprettet ved lov eller hjemmel i lov, herunder domsmenn, skjønnsmenn og rettsvitne. 5

7 3.2 Politisk arbeid - nominasjonsmøter Arbeidstaker som blir valgt til utsending til nominasjonsmøter ved stortingsvalg, fylkestingsvalg eller kommunevalg innvilges permisjon med lønn. Permisjonsrettigheter for en arbeidstaker som velges som stortingsrepresentant, ordfører eller annet offentlig verv, se Aml og Kommuneloven Tillitsverv/stilling i arbeidstakerorganisasjoner Arbeidstaker som velges / tilsettes til fastlønnet tillitsverv i organisasjonens sentrale eller distrikts fylkesorganer, eller tilsettes som funksjonær i sin organisasjon, innvilges permisjon i inntil 4 år. Vedrørende heltids tillitsverv i arbeidstakerorganisasjoner vises til Hovedavtalen 3-5 d). 3.4 Andre tillitsverv Ansatte med tillitsverv i de funksjonshemmedes interesseorganisasjoner kan innvilges permisjon med hjemmel i dette punkt. Dette kan også omfatte kurs når kurset har betydning for vedkommende arbeid med å fremme funksjonshemmedes interesser. Kommunen kan etter en konkret vurdering innvilge permisjon for utførelse av andre tillitsverv. 4.0 Andre permisjonsbestemmelser 4.1 Overgang til ny stilling Som hovedregel innvilges ikke permisjon ved overgang til ny stilling i eller utenfor kommunen. Permisjon kan vurderes dersom det dreier seg om et vikariat / engasjement som gir arbeidstakeren en faglig utvikling som er til nytte for kommunen på et senere tidspunkt. Kommunenes Sentralforbund er av den oppfatning at det som hovedregel ikke bør innvilges permisjon ved overgang til ny stilling enten dette er i eller utenfor kommunen. Derimot vil KS ikke ha noe å innvende mot at det innvilges permisjon der hvor arbeidstakeren overtar et vikariat / engasjement som gir vedkommende en faglig utvikling som er til nytte for kommunen. Dette kan f. eks. være et vikariat/engasjement i en annen kommune/fylkeskommune, departementer / direktorater, forsknings- og utviklingsinstitusjoner, arbeidsgiverorganisasjoner o.l. (jf. pkt. 4.2). Det må være en forutsetning at arbeidstakeren skal gjeninntre i sin stilling etter endt permisjon. Permisjon bør gis for 1 år om gangen, og for inntil 2 år totalt. 6

8 I forbindelse med nedbemanning i kommunen kan det søkes om permisjon for å arbeide hos annen arbeidsgiver. Under forutsetning av at dette ikke er til vesentlig ulempe for arbeidsgiver vil man kunne søke om permisjon i et halvt til ett år. (maksimalt) 4.2 Spesielle oppdrag, forskning og engasjementer Etter nærmere regler kan ansatte gis begrenset permisjon for å arbeide med forskning innen sitt fagområde. Det er en forutsetning at forskningen skjer i tilknytning til en forskningsinstitusjon. Det kan gis nødvendig permisjon i forbindelse med avtaler om utveksling av arbeidstakere mellom kommuner/fylkeskommuner. Kommunen kan innvilge permisjon uten lønn i inntil 2 år for arbeidstaker som skal arbeide i norsk hjelpetiltak i offentlig regi i utviklingsland. Det er vesentlig at kommunale arbeidstakere for anledning til å styrke sin faglige kompetanse gjennom deltaking i forskningsoppdrag og gjennom utveksling med andre kommuner. Arbeidstakere som deltar i norske hjelpetiltak i offentlig regi i utviklingsland kan innvilges ulønnet permisjon i inntil 2 år. 4.3 Deltakelse i hjelpekorps Arbeidstakere som er knyttet til hjelpekorps, innvilges permisjon med lønn i forbindelse med utrykning til hjelp for nødstilte. 5.0 Kort informasjon om permisjoner som er hjemlet i arbeidsmiljølov, hovedtariffavtale og hovedavtale 5.0 Sykdom, arbeidsavklaring, uførhet, pensjon m.m. Arbeidsmiljøloven kap. 12, Hovedtariffavtalen kap. 1 8 og Loven om folketrygd har utfyllende regler om arbeidstakers rettigheter og plikter ved sykefravær. Regelsettene må leses i sammenheng og vil bli for omfattende å omtales her. Rett til lønn, permisjon og omsorgspenger gjelder til barnet fyller 12 år. For barn med kronisk sykdom/funksjonshemming gjelder retten til barnet er 18 år. 5.1 Utdanningspermisjon Det vises til arbeidsmiljølovens og Hovedtariffavtalen kap «(1) Arbeidstaker som har vært i arbeidslivet i minst tre år og som har vært ansatt hos arbeidsgiveren de siste to år, har rett til hel eller delvis permisjon i inntil tre år for å delta i organiserte 7

9 utdanningstilbud. Utdanning utover grunnskole eller videregående opplæring må være yrkesrelatert for å gi rett til permisjon. Yrkesrelatert utdanning omfatter alle typer arbeidsmarkedsrelevant etterog videreutdanning. (2) Permisjon kan likevel ikke kreves når det vil være til hinder for arbeidsgivers forsvarlige planlegging av drift og personaldisponeringer. (3) Arbeidstaker som har hatt utdanningspermisjon, har ikke rett til ny utdanningspermisjon før det er gått a) dobbelt så lang tid som varigheten av den foregående permisjonen tok til, unntatt ved utdanningspermisjon for kurs under en mnd varighet.» 5.2 Militærtjeneste «(1) Arbeidstaker har rett til permisjon ved pliktig eller frivillig militærtjeneste eller liknende allmenn vernetjeneste» Aml «(2) Arbeidstaker som ønsker å fortsette i stillingen etter tjenestegjøringen, skal varsle arbeidsgiver før tjenesten begynner. Arbeidsgiver plikter ikke å ta arbeidstaker tilbake i arbeid før en måned etter mottak av varsel om fra hvilken dag arbeidstaker kan gjenoppta arbeidet.» 5.3 Permisjonsregler for tillitsvalgte Hovedavtalen inneholder regler om permisjon for tillitsvalgte, HA del B 3 Tillitsvalgte har rett til opplæring som har betydning for deres funksjon som tillitsvalgt. Forholdene skal legges til rette slik at det tas hensyn til arbeidstakerorganisasjonens/ forhandlingssammenslutningens og den enkelte tillitsvalgtes behov for opplæring. Ved slik opplæring gis det permisjon med hel eller delvis lønn. For hovedtillitsvalgt/ fellestillitsvalgt gis permisjon med full lønn. Med lønn menes i denne forbindelse ordinær lønn, faste årsbeløp og variable tillegg etter oppsatt turnusplan. Den tillitsvalgte har rett og plikt til å delta i den generelle opplæring som finner sted for vedkommende yrkesgruppe i kommunen. Rett til fri fra ordinært arbeid Tillitsvalgte har rett til tjenestefri for å utføre sine oppgaver. Under utøvelsen av sin virksomhet som tillitsvalgt og under forhandlinger og drøftinger med arbeidsgiver, beholder den tillitsvalgte sin lønn. Med lønn menes i denne forbindelse ordinær lønn, faste årsbeløp og variable tillegg etter oppsatt turnusplan. 8

10 Arbeidet som tillitsvalgt skal avvikles slik at det volder minst mulig ulempe for arbeidets gang. Fravær skal så vidt mulig avtales på forhånd med nærmeste overordnede. Forholdene skal legges slik til rette at tillitsvalgte som arbeider etter tjenesteplan, eller har arbeid som faller utenfor ordinær dagarbeidstid, får samme arbeidsforhold og vilkår som de med ordinær dagarbeidstid. I større kommuner og fylkeskommuner med slik spredning av arbeidsplassene at dette medfører en omfattende reisevirksomhet for den tillitsvalgte, kan det avtales at slike reiser innenfor en fastsatt ramme skal dekkes etter satsene i reiseregulativet. Der arbeidsgiver innkaller til møte, skal reisekostnader dekkes etter satsene i reiseregulativet. Ved forhandlinger a) Ved deltakelse i og nødvendig forberedelse til lokale forhandlinger innvilges permisjon med lønn. b) Ved deltakelse i sentrale forhandlinger innvilges permisjon med lønn. c) Det kan ikke uten tvingende grunn nektes permisjon med lønn i inntil 12 arbeidsdager pr. år for valgte, faste medlemmer som skal møte i en arbeidstakerorganisasjons styrende (vedtektsfestede) sentrale organer styrende (vedtektsfestede) distrikts /fylkesorganer øverste (vedtektsfestede) organ på distrikts /fylkesplan og dessuten til valgte medlemmer og delegater for å møte i den enkelte arbeidstakerorganisasjons/hovedorganisasjons høyeste organ (landsmøter/kongresser o.l.) I tillegg til denne permisjonsrett kan det gis permisjon med lønn for deltakelse i forhandlingssammenslutningens tilsvarende organer. Yrkesorganisasjoner organisert som egne juridiske enheter eller landsforeninger/landsråd/ yrkesfaglige seksjoner med minst 500 medlemmer kan innvilges samme permisjonsordninger, jf. 3. ledd. d) Arbeidstaker har rett til permisjon uten lønn for å overta tillitsverv på heltid eller deltid i den arbeidstakerorganisasjon/forhandlingssammenslutning vedkommende er medlem av. Søknad om permisjon etter HA 3-5 skal dokumenteres med innkalling. 5.4 Eksamen Se Hovedtariffavtalen kap I forbindelse med avleggelse av eksamen gis permisjon med lønn for eksamensdagen(e) samt 2 lesedager før hver eksamen. Ved eksamensformer som varer 3 sammenhengende dager eller mer, skal det drøftes ytterligere tilrettelegging. Det er en forutsetning at vedkommende ville hatt ordinært arbeid de 2 dagene umiddelbart før eksamen, og at faget har betydning for kommunen. 9

11 Kommentar - Permisjon i forbindelse med hjemmeeksamen. Arbeidstakere i Bjugn kommune som gjennomfører etter- og videreutdanning som arbeidsgiver etterspør og som har betydning for Bjugn kommune, og der eksamensformen er hjemmeeksamen, gis fri med lønn i det aktuelle tidsrom eksamen pågår. Det gis ikke egne lesedager i tilknytning til hjemmeeksamen, bortsett fra i helt spesielle tilfeller. 5.5 Permisjon fra fast stilling grunnet endring i helsetilstand Når arbeidstaker etter en lengre sykemeldingsperiode går over på arbeidsavklaringspenger, skal det søkes om permisjon for et halvt år i gangen. I alle slike permisjoner skal det være avtalt hva som kan forventes av både ansatt og arbeidsgiver ved permisjonens slutt. Arbeidstaker har en lovbestemt plikt til å bidra i prosessen rundt eget sykefravær, for at arbeidsgiver skal kunne oppfylle sin plikt til individuell tilrettelegging av arbeidet. Det forutsettes at arbeidstaker opplyser om sin arbeidsevne og medvirker aktivt når det gjelder oppfølgingsplan og dialogmøter. «Arbeidsgiver har en særskilt plikt til individuell tilrettelegging for arbeidstakere med redusert arbeidsevne og for arbeidstakere som underveis i arbeidsforholdet får behov for tilrettelegging» (arbeidsmiljøloven 4-6). Arbeidstaker bør beholde retten til å komme tilbake til sin stilling etter ett eller to år. Arbeidstaker kan søke permisjon ved sykefravær utover 2 år (i ytterligere 1 år), forutsatt at det foregår medisinsk behandling eller attføring som fører til at arbeidsforholdet kan gjenopptas innen rimelig tid. Dette er imidlertid bare en veiledende norm, hvert enkelt tilfelle må vurderes konkret. Prognose for tilbakekomst vil blant annet være et sentralt moment i denne vurderingen. Det vises for øvrig til retningslinjer for oppfølging av sykmeldte. 10

12 Vedlegg: Søknad om permisjon, - prosess. 11