Søknad til: Norges Orienteringsforbund Att: Jan Arild Johnsen NM-Uka 2016 Salten 4-dagers Utkast pr 20.01.2013 1
Innhold 1 BAKGRUNN.... 3 2 KORT OM B&OI-ORIENTERING... 3 3 PROFIL. MÅL OG DELMÅL FOR NM-UKA 2016.... 4 3.1 PROFIL:... 4 3.2 MÅL:... 4 3.3 DELMÅL:... 4 4 VI ØNSKER Å ARRANGERE:... 5 4.1 STANDARD LØPSOPPLEGG... 5 4.2 PUBLIKUMSLØP / TRENINGSLØP... 5 4.3 VALG AV LØPSARENAER... 5 4.3.1 Klungsetmarka skiarena.... 5 4.3.2 Straumøya, Hellevik skole.... 7 4.3.3 Begrunnelse for valg av løpsarenaer... 7 4.4 SPERRING AV LØPSARENAER... 7 5 GJENNOMFØRING AV PROSJEKTET.... 8 5.1 ORGANISERING.... 8 5.2 FRAMDRIFTSPLAN.... 8 5.3 HOVEDAKTIVITETER, MANNSKAPSBEHOV... 9 5.3.1 Kompetanseutvikling.... 11 5.3.2 Oppdatering / Nytegning av kart.... 11 5.3.3 Arenaproduksjon.... 11 5.4 ØKONOMI... 11 5.4.1 Budsjett... 11 5.4.2 Finansiering.... 13 6 SIGNATUR... 13 7 VEDLEGG.... 13 Post ved Engenbreen, mai 2012 2
1 Bakgrunn. 1. B&OI-Orientering har utviklet arrangørkompetanse gjennom; a. Langdistanse NM (2004) b. MG09 i 2009 c. Ca 25 lokale løp (tirsdagsløp) hvert år 2. Norges orienteringsforbund har invitert B&OI-orientering til å søke om å få arrangere NM- Uka i orientering i; a. 2014, eller i b. 2016 3. Jan Arild Johnsen fra Forbundet har presentert ideen for styret i møte den 8. desember 2011 med gjennomgang av a. Evaluering av NM-uka i Tromsø i 2008 b. Arrangørmalen beskrivelse av NM samt forbundets støttefunksjoner til NM. 4. Årsmøtevedtak i B&OI-Orientering den 30. januar 2012, der årsmøtet ber Styret om å søke Norges orienteringsforbund om å få gjennomføre NM-Uka i 2016. Årsmøtet i 2013 godkjenner endelig søknad. 5. Styret i B&OI-Orientering har fulgt opp årsmøtets vedtak (08.03.2012): a. Nestleder Morten Selnes er utpekt til prosjektleder b. Innspill til Idretts- og friluftsplan for Bodø kommune 22. mai 2012. NM-Uka er her gitt som innspill til denne planen. c. Utforming av denne søknaden til forbundet. 2 Kort om B&OI-orientering B&OI Orientering er hjemmehørende i Bodø og er et av de ledende o-lagene i Nord-Norge. Laget har ca 170 medlemmer i alle aldre. Laget ble stiftet i 1964 som Orienteringsgruppa i Bodø og Omegns Idrætsforening (B&OI). Fra 1993 har gruppa vært et selvstendig idrettslag i B&OI-alliansen under navnet B&OI Orientering. Lagets formål er å drive orienteringsidrett og utbre kjennskap til orienteringsidretten. Dette skjer ved trening og arrangement for aktive orienteringsløpere og ved tilrettelegging for turorientering og skoleorientering. Laget har en ordnet økonomi. Dette skyldes tradisjon med god organisering og fordeling av dugnadsoppgaver i forbindelse med turorientering og vaktoppdrag. Laget disponerer egne lagerlokaler for lagring av utstyr og materiell samt kartbeholdningen. Som et idrettslag i B&OI-alliansen har laget tilgang til eget klubbhus og skihytte samt rettigheter til leie av lokaler i Mørkvedhallen og Bestemorstua. Du finner mer om laget i menyen til venstre. Klubben er en svært erfaren og dyktig klubb, og har blant annet arrangert Midnattsolgaloppen (2009), langdistanse NM (2004) og O-Festivalen (1995). For øvrig viser vi til klubbens hjemmeside: http://www.bodo-orientering.no/ 3
3 Profil. Mål og delmål for NM-Uka 2016. 3.1 Profil: B&OI-Orientering arbeider ut fra visjonen; Vilt, Vakkert, Rått. Vi ønsker å gi NM-Uka i 2016 følgende profil; En Salten-profil («Salten 4-dagers») En folkehelseprofil - med vill natur som arena En miljøprofil 3.2 Mål: B&OI-Orientering vil i samarbeid med Norges Orienteringsforbund gjennomføre NM-Uka i Bodø / Salten i 2016. Hovedmålet er å skape større interesse for orienteringsidretten regionalt, og et sterkere rekrutteringsgrunnlag for orientering. 3.3 Delmål: Vi ønsker å knytte gjennomføringen av NM-Uka til Byjubileet i Bodø i 2016. Dette krever en strategi der vi koordinerer NM-Uka mest mulig med andre større arrangement for å o Oppnå evt synergieffekter o Unngå kollisjoner med andre større arrangement (landsskytterstevnet mv) Vi ønsker å skape mest mulig blest om orienteringsidretten i Salten-området i løpet av NM- Uka. Dette krever en mediestrategi. Vi ønsker å involvere andre idrettslag / orienteringslag i Salten for å skape sterkere oppmerksomhet omkring arrangementet i et større område, og for å dele arrangørkompetanse. Vi vil i første rekke søke et samarbeid med; o Nordland O-krets o Fauske IL o Valnesfjord IL o Tverrlandet IL o Meløy OK o Dette vil sammen med arenavalget - i sum gi NM-uka i 2016 en tydelig Salten-profil Vi ønsker å oppgradere kart i løpsområdene Vi ønsker å oppnå et positivt økonomisk resultat. Dette krever en budsjettstrategi Vi ønsker et arrangement med en folkehelseprofil og en miljøprofil. 4
4 Vi ønsker å arrangere: 4.1 Standard løpsopplegg NM-uka søkes gjennomført med vanlig løpsopplegg for NM-Uka: Dag: Løp: Klasser: Arena: Torsdag Langdistanse Senior og junior Fredag Mellomdistanse, kvalifisering Senior Fauske, Klungsetmarka skiarena. Straumøya, Hellevik skole Lørdag Mellomdistanse, finale Senior Straumøya, Hellevik skole Lørdag Mellomdistanse Junior Straumøya, Hellevik skole Søndag Stafett Senior Fauske, Klungsetmarka skiarena. Eventuelt på Straumøya B&OI-Orientering vil i samråd med Forbundet, O-kretsen og samarbeidende lag utvikle en best mulig kjøreplan for NM-Uka. Kjøreplanen (foran) er derfor foreløpig. Vi vil i perioden fram til arrangementet i 2016 utvikle en fullstendig kjøreplan. 4.2 Publikumsløp / treningsløp I etterkant av hver ordinær konkurranse arrangeres publikumsløp i NM-løypene (med unntak av stafetten på søndag). 4.3 Valg av løpsarenaer 4.3.1 Klungsetmarka skiarena. Klungsetmarka Skiarena ble benyttet som arena under NM på ski i 2012. Anlegget ligger like nordvest for Fauske sentrum, og det er enkelt å komme til Fauske med tog og buss. Det er meget gode parkeringsmuligheter i tilknytning til skiarenaen. Skiarenaen har flere gode fasiliteter som garderobe, speakertårn, kafe mv. Det aktuelle orienteringskartet er fra 1996 og må oppgraderes mhp løypenettet, hogstflater, stier mv. Terrenget er meget variert, men typisk for et nordlandsk innlandsområde. Dett er mye kalkfjell i området som gir et småkupert terreng med mange overraskelser. 5
Kartet viser klungsetmarka Skiarena i forhold til Fauske. Utsnitt av o-kartet over Klungsetmarka, Fauske. En fullstendig kopi vedlegges. 6
4.3.2 Straumøya, Hellevik skole. Straumøya ligger ca 20 km sør for Bodø og like ved Saltstraumen. Hellevik skole er en nedlagt skole. B&OI har gode erfaringer med å bruke skolen som løpsarena. Orienteringskartet over området ble sist oppdatert i 2009 og trenger noen mindre oppdateringer evt vurderes utvidelse av kartet mot vest. Terrenget på Straumøya er et meget variert kystlandskap som veksler mellom kulturmark, kulturpåvirket mark, åpne myrer, kupert skogslandskap og åpne kystheier. Terrenget regnes som krevende og er relativt lite benyttet som løpsområde. Utsnitt av o-kartet over Straumøya, Bodø. Hellevik skole nord og midt i kartet. En fullstendig kopi av kartet vedlegges. 4.3.3 Begrunnelse for valg av løpsarenaer En fordeling av løpene mellom Klungsetmarka og Straumøya vil gi løperne en meget variert løpsopplevelse opg utfordringer både i forhold til et kupert kystlandskap og til et innlandslandskap. Klungsetmarka vil egne seg best til langdistanse og stafett, mens det småkuperte kystlandskapet på Straumøya vil være det beste i forhold til mellomdistansene. Straumøya og Klungsetmarka benyttes relativt sjeldent som løpsarena og vil derfor gi løperne mest mulig like forhold. Flere løpsarenaer forsterker NM-ukas Saltenprofil. 4.4 Sperring av løpsarenaer I hht regelverket vil løpsarenaer bli sperret fra og med den dato som fastsettes av Forbundet. 7
5 Gjennomføring av prosjektet. Det er i Bodø utviklet høy kompetanse på utvikling av orienteringskart av høy kvalitet. Denne kompetansen finnes dels blant egne medlemmer og dels i et eget firma som samarbeider nært med klubben. I forbindelse med dette prosjektet er det aktuelt å utvikle kompetansen spesielt blant klubbens yngre medlemmer for å videreutvikle kartkompetansen i klubben. B&OI-orientering har siden oppstarten av klubben kartlagt store deler av Bodømarka og andre areal i Nordland. Vi viser i denne sammenheng til vedlagte notat; B&OI Orienterings karttilbud. 5.1 Organisering. Gjennomføring av NM-Uka 2016 gjennomføres som et prosjekt under styret i B&OI-Orientering. Prosjektleder utgår fra styret i B&OI-Orientering. Nestleder Morten Selnes ivaretar denne funksjonen. Prosjektgruppe (2012); Sammensettes av; Leder; Morten Selnes Løypelegger Arild Hegreberg Kasserer Frode Ikdahl. Kontaktperson (er) i Fauske IL, Valnesfjord IL, Tverlandet IL og Meløy OK. Fra og med 2014 utvides prosjektgruppa til å omfatte; Koorinatorfunksjon med Forbundet (ivaretas av prosjektleder) Medieansvarlig. 5.2 Framdriftsplan. 2012: Utforming av søknad / prosjektplan. Etablering av prosjektgruppe 2013: I 2013 vil B&OI-Orientering ha som hovedfokus å arrangere NNM. 2014 Januar: Styret i B&OI-Orientering legger fram utkast til søknad (denne saken) fram for Årsmøtet i B&OI. Årsmøtet godkjenner søknaden med de merknader som framkommer i møtet. Februar: Søknad om finansiering sendes DA-Bodø før 1. mars. mars: Søknaden sendes fra Styret til Forbundet Juni: Forbundet tar beslutning om NM 2016 Etablering av prosjektgruppe Prosjektet starter med planlegging. Innhenting av erfaringer fra andre NM mv. Utvikling av prosjektplan på grunnlag av søknaden (denne saken) 8
Deltakelse på NM. Erfaringsinnhenting. 2015 Deltakelse på NM. Erfaringsinnhenting. Etablere prosjektorganisasjonen med mannskapslister 5.3 Hovedaktiviteter, mannskapsbehov Følgende mannskapsoversikt (fra NM i Tromsø i 2008) gir et bide av hovedoppgaver og mannskapsbehov for å dekke disse hovedoppgavene; 9
Ansvarsområde Kommentar Ansvarlig 1 Leder av hovedkomité Overordnet oppfølging Roger Fagerheim Sponsorarbeid NOF/TrOK 2 Økonomiansvarlig Regnskap, faktura, betaling Hans Martin Vaeng Ronald Segelsten 3 Ansvarlig infrastruktur/utenomsport Overordnet ansvar for følgende underliggende områder: Liv Karen Johannessen slig 3a Ansvar salg Salg på arena Per Arneberg 3b Ansvar innkjøp Alle innkjøp i tilknytning til Kjetil S. Paulsen arrangementet 3c Ansvar innkvartering Hoteller, skoler, o-camp Åse Flydal 3d Ansvar bankett Elisabeth Helgaas 3e Ansvar barneparkering Åse Slettbakk 3f Ansvar transport Innkjøp og koordinering av Harald Strand transport 3g Ansvar parkering Ole Jonny Sandvik 3h Ansvar premier/seremoni Innkjøp av premier og Kari Lofthus gjennomføring av seremoni 4 Ansvar teknisk Overordnet ansvar for følgende Stein Johansen underliggende områder: 4a Ansvar IT Oppbygging og drift av ITnettverk Anders Andersen 4b Ansvar tidtaking Dagfinn Øksenholt 4c Ansvar start Lars Fause 4d Ansvar mål Roar Flydal 4e Ansvar arena Planlegging og oppbygging av Jonny I. Hansen arenaer 4f Ansvar speakertjeneste/ Asgeir Moberg meldetjeneste 5 Ansvar kart Overordnet kontroll og Ole-André Helgaas oppfølging 6 Løpsleder Atle Iversen 7a Løypeleggere Straumhella Totalansvar for kart, løyper og tilhørende oppgaver Gjermund Hansen Øyvind Undstad 7c Løypeleggere Kaldfjord Totalansvar for kart, løyper og tilhørende oppgaver Helge Hæstad Bengt Haugen 8 Ansvar informasjon Generell informasjon, Toril Fagerheim innbydelse. Dessuten overordnet ansvar for følgende underliggende områder: 8a Ansvar web Anne Urset Jon Helge Vaeng 8b Ansvar presse Inkluderer også TV Pål Jakobsen 8c Ansvar NM-program Pål Jakobsen 8d Ansvar resultatservice Inkluderer også resultater online Stein Tronstad 8e Ansvar løpskontor Merethe Rødum 9 Ansvar marked Utvikling av sponsorkonsept og markedsmateriell. Oppfølging av sponsorer. Planlegging av markedsaktiviteter. VIP. Marthe Lise Thomasjord Vi vil legge denne planen for hovedaktiviteter til grunn for NM i 2016 og bearbeide den videre fram til gjennomføring. I tillegg til disse aktivitetene vil vi legge vekt på: 10
5.3.1 Kompetanseutvikling. Utvikle arrangørkompetanse i klubbene Innhente erfaringer gjennom deltakelse på NM i 2014 og i 2015. Utvikle kompetanse om rekruttering gjennom å bygge kontaktnett med andre klubber. 5.3.2 Oppdatering / Nytegning av kart. Behov for oppgradering j.fr. Løpsarenaer. J.fr Kartplan. 5.3.3 Arenaproduksjon. Forbundet stiller med; Alt av opplegg for tidtaking Storskjerm Arenaproduksjon (speakertjeneste, produsent, lyd, kamera, evt tracking mv) 5.4 Økonomi Vi legger til grunn: Ca 1.400 starter Ca 550-600 deltakere I tillegg ; publikumsløp, publikum mv. 5.4.1 Budsjett Vi legger til grunn budsjettet fra NM i Tromsø 2008: BUDSJETT NM-UKA 2008 Inntekter Tilskudd Tilskudd fra Tromsø kommune kr 75 000 Tilskudd fra Troms fylkeskommune kr 120 000 Spillemidler kr 305 000 Løpsinntekter Startkontingent kr 499 835 Innkvartering kr 24 825 Salg Salg arena etc. kr 30 000 Salg løpskontor kr 3 000 Salg transport kr 90 000 Salg av kart kr 12 000 Salg bankettbilletter kr 90 000 Salg varmmat på arena kr 87 416 Markedsinntekter Sparebankens gavefond kr 100 000 Sponsing/reklame/annonser kr 475 000 kr 456 - Penger 200 - Varer og tjenester kr 18 800 Sum inntekter kr 1 912 076 11
Kostnader Kart Konstruksjon kr 35 000 Synfaring/rentegning kr 525 000 Trykking kr 100 000 - Mva.refusjon kr 165 000 Sum kart kr 495 000 Kostnader hovedkomiteen Adm. og møteutgifter kr 5 000 Reiseutgifter (inkl. kontrollører) kr 30 000 Hjemmeside, IT kr 5 000 Brevark, konvolutter, porto kr 1 000 Markedsføring kr 10 000 Innbydelser, program, påm.skjema etc. kr 5 000 NM-avisa kr 20 000 Bekledning kr 0 Diverse utgifter kr 20 000 Løpskostnader Løpsavgift til NOF kr 53 120 Transport kr 116 640 Premiering kr 140 000 Løypetrykk kr 20 000 Postskjermer og utstyr kr 10 000 Produksjon av startnummer kr 18 000 Bespisning/innkvartering Innkvartering kr 5 000 Bankett kr 90 000 Løperdrikke kr 2 000 Varmretter samlingsplass kr 76 489 Arrangørmat kr 28 000 Kiosk arena kr 10 000 Arenakostnader Leie lydanlegg kr 8 000 Honorar speakertjeneste kr 10 000 IT-kostnader Øksenholt kr 25 000 Førstehjelp kr 6 000 Leie toaletter kr 10 000 Leie agregater med mer kr 15 000 Byggekostnader kr 5 000 Leie bygg Hella kr 10 000 Renovasjon kr 5 000 Opparbeiding grunneier kr 20 000 Sum kostnader kr 1 274 249 Resultat kr 637 827 12
Vi legger dette budsjettet til grunn for NM-uka i 2016. Vi vil bearbeide Tromsø-budsjettet videre fram til et endelig budsjett i løpet av 2013. Budsjettet godkjennes av Styret. 5.4.2 Finansiering. B&OI-orientering vil bygge opp et sponsorat med forslagsvis følgende finansieringsmuligheter: Gjensidige-stiftelsen SpareBank1 Nord-Norge. Kulturfondet DA-Bodø Nordland fylkeskommune 6 Signatur Leder 7 Vedlegg. 1. Orienteringskart, Klungsetmarka, Fauske 2. Orienteringskart, Straumøya, Bodø 3. Kartplan for B&OI 2008-2011 4. B&OIs karttilbud 13
Klungsetmarka, Fauske 14
Straumøya, Saltstraumen, Bodø 15