O-FESTIVALEN I OPPDAL JUNI Internt informasjonsmøte tirsdag 18. november 2014 (WWW-versjon med færre illustrasjoner)

Transkript

1 O-FESTIVALEN I OPPDAL JUNI 2017 Internt informasjonsmøte tirsdag 18. november 2014 (WWW-versjon med færre illustrasjoner)

2 Oversiktskart 1 km

3 Bilder arena (1)

4 Bilder arena (2)

5 Bilder arena (3)

6 Terreng/kart vest for skytebanen

7 Terreng øst for skytebanen

8 Kart Ålma-Tinnia

9 Kart Ålma-Tinnia (zoom) 2 1 3

10 Bilder terreng (1)

11 Bilder terreng (2)

12 Bilder terreng (3)

13 Ålma-Tinnia nordøstre del (zoom)

14 Norsk orienteringsfestival i i Norges største orienteringsarrangement deltagere, avhengig av destinasjon Kun Østlandet og Sørlandet siste år: 2016: Sarpsborg 2012: Beitostølen 2015: Oslo 2011: Nesodden 2014: Norefjell 2010: Raufoss 2013: Kristiansand 2009: Bærum Arrangeres i slutten av juni. Løpsprogram siden 2013: Fredag kveld: Sprint Lørdag: Mellomdistanse Søndag: Langdistanse Ofte fellestur i Freidig Vi ønsker å bytte rekkefølge

15 Hvilke løp egner seg som fellesturer? o Fellestur: Avdelingen subsidierer reise og overnatting o Helgeløp, som regel utenfor Trøndelag o Tradisjonelt miljøkomitéens ité ansvar o Fellesturer siste sesonger: 2014: O-festivalen (Norefjell; ca 80 personer) og 25manna (Stockholm; 51 personer) 2013: Pinseløpene (Hedmarken; ca 60 personer) og 25manna (Stockholm; 25 personer) 2012: O-festivalen (Beitostølen; ca 100 personer) 2011: Pinseløpene (Hedmarken; ca 60 personer) 2010: O-festivalen (Raufoss; ca 100 personer) 2009: Pinseløpene (Hedmarken; ca 40 personer) Skal vi fortsette med 25manna? Andre synspunkter??

16 Prosess fram mot søknad Freidig har de siste par årene vært på utkikk etter et nasjonalt arrangement Har vurdert HL/OLL Fikk konkret oppfordring fra NOF sommeren 2013 om å se på muligheten for å arrangere O-festivalen i Oppdal Prosess høsten/vinteren 2013/2014 Befaring av aktuelle arenaer (høstferien) Terrengbefaring (3. november) Styret nedsatte arbeidsgruppe (Andreas S, Tore A-P, Johan I, Arild C) Avklaringer mht. kart (NTNUI og Wing) Informasjonsmøte med lokale interesser i Oppdal (12. februar) Informasjon og diskusjon på o-avdelingens årsmøte (25. februar) Planene fikk grønt lys fra alle parter og instanser

17 Søknad Freidig sendte søknad om O-festivalen 2017 til NOF i slutten av mars Vi var eneste søker 26. mai: Befaring i Oppdal med Jan Arild Johnsen (arrangements-ansvarlig ansvarlig i NOF) 2. juni: Freidig ble tildelt O-festivalen 2017

18 Tilbakemeldinger fra Oppdal Grunneiere / vilt o Positiv respons o Orkelsjøveien: Mulig transport av sauer til sommerbeite o Mye vilt i området nordøst for skytebanen. Må drives ut? o Løypeleggere må holde lokale interesser orientert om hovedtraséer Skytebanen o Positiv respons o Omfattende fasiliteter: Overbygde standplasser, høyttaleranlegg, klubbhus, enorm P-plass, dusjanlegg, 1200 m 2 curlinghall, utleggbar bru for kryssing av Ålma,... Pelsnæringen o Telefonsamtale: Ingen innvendinger Oppdal kommune og Oppdal næringsforening o

19 Arena Skytebanen er perfekt for et så stort arrangement o Egnet areal (flatt, åpent, tåler nedbør) o Infrastruktur (bygninger, g vann, strøm) o Parkering o Gangavstand fra sentrum o Attraktivt terreng i flere retninger Avtale om leie av skytebaneanlegget (200m-bane, overbygget standplass, skytterhus, parkering, trådløst nett mm.) er signert

20 Kart Avklaringer før søknad Wing o Positiv respons o Ønsker å beholde rettighetene til Kåsen-kartet NTNUI o Positiv respons o Freidig får overta rettighetene til hele Ålma-Tinnia kartet o Forutsetter at vi reviderer kartet Statens kartverk o Har allerede etablert laserscannede høydekurver over deler av kartet o Laserscannet et område i Rennebu i 2014 o Vi fikk hektet på området i Oppdal uten ekstra tilflygingskostnader o Lokale instanser på Oppdal er også interessert i utvidet grunnlag med laserkurver.

21 Sperret område (i hht.nof)

22 Kart Øst for arena (Freidig) Ca 9 km 2 skal kartlegges til O-festivalen 2017 Kristen Treekrem er engasjert som synfarer/karttegner Vi forutsetter tt at minst 5 km 2 av markarbeidet utføres i 2015, og rentegnes vinteren Rentegnet versjon av hele kartet leveres 1. august 2016 Søknad om tilskudd (spillemidler) er klar. Vi avventer kommunal behandling (Oppdal kommunes anleggsplan) Treekrem er dessuten villig til å påta seg jobben med den østre delen av NTHIs gamle kart Ålma-Tinnia

23 Hva gjør vi etter O-festivalen i 2017? o Vi har overtatt tt rettighetene t til også den østre delen av det gamle Ålma-Tinnia kartet til NTNUI o Lekkert og variert terreng o Omfattende nykartlegging muliggjør et større arrangement: Midt-norsk mesterskap (2018 eller 2019)? NM-uka? Norgescup? Synspunkter??

24 Status t pr november 2014 Eksternt: Avtale om leie av arena er signert Avtale med Wing er OK Engasjement av karttegner er OK Teknisk delegerte er oppnevnt: Jan Arild Johnsen, NOF (Sprint og arrangementet som sådan) Svein Erik Bratsberg, Wing (Langdistanse) Frode Haugskott, Trollelg l (Mellomdistanse) Internt: Foreløpig arbeidsutvalg for O-festivalen 2017: A. Sylte, J. Ivarsson, B. Rognes, T. Angell-Petersen, S. Melkild og A.H. Clausen Løypekoordinator: Johan Ivarsson Kartansvarlig: Tore Angell-Petersen Regnskapsfører: Sigrid Melkild

25 Sentrale funksjoner Løpsleder Løypeleggere o Utpekes rundt årsskiftet 2015/2016 Arena o Design av hovedarena (innløp, passering mm.) koordineres med løypeleggere og hovedkontrollør (Jan Arild Johnsen) o Plassering av salg, Sport8-utsalg, Barnas O-festival,... Teknisk o O-festivalen er to adskilte arrangement mht. påmelding og resultater: Elite (senior og junior) samt D/H Øvrige o Krav om EmiTag for førstnevnte gruppering Speaker o Må avklares minst 1 år i forkant

26 Sentrale funksjoner Sekretariat Start o Tre starter på hver distanse? o Bør være i nærheten av vei o Grunneiere må forespørres Væske og toaletter o Arena o Start o Væskeposter i terrenget på langdistansen o Løperdrikke i mål Salg o Sport8 skal tilbys areal, men de har ikke eksklusivitet o Kaffe, kaker, drikke, burgere osv. Samarbeid med lokal aktør?

27 Sentrale funksjoner Barnas O-festival Marked o Antageligvis mer å hente i Oppdal enn i Trondheim o Fordelaktig å samarbeide med lokal aktør i Oppdal? o Haster ikke veldig Blesting for arrangementet o Hjemmeside: Bør på plass før sommeren 2015 o Flyer: Før sommeren Ny flyer i 2016? o Omtale i Veivalg, O-boka, o-norge.no,... o Mulige oppfølgingsarrangement i etterkant t (påfølgende uke og helg): Midnattsolgaloppen Sommerløpene i Nord-Østerdal

28 Sentrale funksjoner Premier o Lokalt tilsnitt? o Bør begynne å tenke på dette i 2015 Innkvartering for deltagere o Tips fra Norefjell: Få på plass avtaler hvor vi får prosenter o Avtaler bør på plass i 2015 Innkvartering ate for arrangører a gøe o Norefjell: Ca 200 arrangører fra Modum. Mange ble busset opp hver dag Bemanningskoordinering g o En del folk i sentrale roller må på plass i 2015 og 2016 o Flertallet av funksjonærer utpekes tidlig i 2017 o Arrangørpoolen indikerer hvilken oppgave man kan forvente o Foreløpig forventning: Alle seniorer (utenom E-klasser) og veteraner

29 Arrangørpool Hensikt: Spesialisering av oppgaver fram mot 2017 Forenkle jobben for løpsleder allerede fra årets sesong Lansert i 2014-sesongen Medlemmene i O-avdelingen deles inn i faste grupperinger med definerte ansvarsområder når vi arrangerer løp. Forslagsvis: Løpsleder (ca 10 personer) Start/veksling (ca 20 personer) Løypelegger (10-20 personer) Småtroll (ca 10 personer) Sekretariat ( personer) Salg (ca 25 personer) Teknisk (10-20 personer) Løperdrikke (ca 20 personer) Arena (30-40 personer) Parkering/vakthold (10-20 personer) Vi sprer belastningen slik at hvert medlem stiller som medhjelper på et begrenset antall løp pr sesong. Avdelingen foreslår gruppeinndeling. Man står fritt til å bytte! Inndelingen er dynamisk, og kan endres over tid.

30 Hvordan fungerer arrangør-poolen? o Lansert før 2014-sesongen o Medlemmene i O-avdelingen allokeres hver sesong til arrangørjobb i 1-2 2avvåreløp våre o Hensikt: Mer rettferdig fordeling av arrangøroppgaver Forenkle jobben for løpsleder Kompetent arrangørstab i O-festivalen 2017 oo-festivalen 2017 : Alle seniorer (utenom E-klasser) og veteraner forventes å stille som arrangører Synspunkter på arrangør-poolen?? Hvem skal få lov til å løpe på O-festivalen i 2017??

31 Kalender halvår Første utkast til budsjett Oppstart av kartarbeid Avtaler om overnatting Avtale med lokal aktør (Oppdal IL?) WWW-portal Mini-flyer halvår Hovedfunksjonærer PremierP i

32 Kalender halvår Utpeking av løypeleggere Markarbeidet i kartleggingen avsluttes Speaker er utpekt Ny y flyer hvor påfølgende arrangement (påfølgende helg) er på plass Synlig på O-festivalen i Sarpsborg (fellestur i 2016!) halvår Ferdige kart 1. august Arenautforming halvår Tildeling av funksjonæroppgaver Sluttsynfaring av kart i hht. innspill fra løypeleggere innen 1. juni