Protokoll frå styremøte i Helse Fonna HF Tid: 22.04.15 Kl. 09.00 12.00 Møtestad: Haugesund sjukehus møterom 6.etg.vest Deltakarar frå styret Tilstede: Kjell Arvid Svendsen Brian Bjordal Liv Kari Eskeland Hilde Christiansen Solfrid Borge Gunnar Birkeland Leiar Nestleiar Kjetil Andre Våge Pål Osjord Midbøe Helge Espelid Nina Budal Liv Kari Eskeland var tilstade ved behandling av sak 21/15-22/15-23/15 og 25/15 Deltakarar frå administrasjonen Olav Klausen Administrerande direktør Margareth Langebro Kommunikasjonssjef Ingebjørg Kismul Administrasjonssjef
Sakliste Sak 21/15 A Godkjenning av innkalling og dagsorden Sak 22/15 A Protokoll frå styremøte i Helse Fonna HF 27.03.15 Sak 23/15 O Administrerande direktør si orientering Sak 24/15 A Rapport frå verksemda Sak 25/15 A Ambulansehelikopter i Helse Fonna Sak 26/15 A Etablering av Ø.hj. senger i Sunnhordland Sak 27/15 A Internrevisjon bruk av tvang i psykisk helsevern Sak 28/15 A Internrevisjon anskaffing og vedlikehold av MTU Sak 29/15 O Årsrapport 2914 Tilsetteskader og HMS-hendingar Sak 30/15 O Årsrapport 2014 Avvikshandtering pasientrelaterte hendingar Sak 31/15 O Omdømmemåling Sak 32/15 Eventuelt Skriv og meldingar
21/15 A Godkjenning av innkalling og dagsorden for styremøte 22.04.15 Sak 25/15 A flyttas fram og blir behandla etter sak 23/15 O Innkalling og dagsorden ble godkjent. 22/15 A Protokoll frå styremøte i Helse Fonna HF 27.03.15 Styret godkjente og signerte protokollen 23/15 O Administrerande direktør si orientering 1. Årsmelding 2014 FOUSAM. Fysioterapeut/frisklivsrettleiar i Etne kommune, Elisabeth Lunde Sørheim, presenterte FOUSAM prosjekt «Gruppebasert trening og undervisning for personer med type 2 diabetes» 2. Årleg melding 2014 Samhandlingsutvalet Administrerande direktør viste til vedlagt melding. 3. Status bygg Haugesund sjukehus Administrerande direktør orienterte om valt rådgivingsfirma til konseptfasen Haugesund sjukehus 4. Evaluering av klinikkstrukturen Administrerande direktør orienterte om gjennomført evalueringsprosess av klinikkstrukturen i Helse Fonna. Det blir ikkje gjennomført organisatoriske endringar, med unntak av tilsetting av klinikkdirektør Berit Haaland som klinikkdirektør i medisinsk klinikk. Hun leiar no kirurgisk og medisinsk klinikk. 5. Status pakkeforløp kreft Fagdirektør Haldis Økland Lier orienterte om styringskrav, prosess og status for pakkeforløp kreft i Helse Fonna HF. 6. Orientering om handtering av pasientrelaterte tilsynssaker Fagdirektør Haldis Økland Lier orienterte om korleis pasientrelaterte tilsynssaker blir handtert i Helse Fonna HF. 7. Oversikt over tilsyns-, kontroll- og klagesaker Viste til vedlagt notat 8. Oversikt over besvarte høyringar Viste til vedlagt notat
Styret tok meldingane til orientering 25/15 A Ambulansehelikopter i Helse Fonna Styret i Helse Vest RHF vedtok i styremøte 05.11.08 Prehospital plan for føretaksgruppa. 1. Styret godkjende forslag til plan for prehospitale tenester. Planen blir lagt til grunn for det vidare arbeid med prehospitale tenester i Helse Vest RHF 2. Helse Vest RHF legg til grunn at alle helseføretaka justerar sine planverk i tråd med dei føringane som er gitt gjennom arbeidet med denne planen. Dette blir innarbeidd i styringsdokument for 2009 til helseføretaka. 3. Tverrfaglegheit og dei tilsette sin medverknad må sikrast i det vidare arbeidet. I kapittel 8 i planen står det: Luftambulansetjenester i Helse Fonna Helse Fonna dekkes innen 10-25 min flytid fra RW Bergen, RW Stavanger og 330 Sola. Det vurderes ikke å foreligge behov for egen luftambulansebase i Helse Fonna pr. i dag. Hvis det ikke er helikopter flyvær fra noen av de tre basene ville det heller ikke vært flyvær for et lokalt helikopter. Det blei vedtatt i regional plan for prehospitale tenester at Helse Fonna skulle styrkas med ein legebil stasjonert ved Haugesund sjukehus, bemanna med anestesilege og ambulansepersonell. Styret i Helse Fonna HF behandla høyringsuttale til Prehospital plan for Helse Vest i styremøte 30.11.07 i sak 79/07 (AD orienterar). I høyringsuttalen til planens kapittel 8 står det mellom anna: - Svært viktig og nødvendig punkt for å styrke den prehospitale tjenesten i HF. Helse Fonna ser for seg en gradvis opptrapping av utrykningstjenesten frå 2009. Dersom fleire legehelikopter skal stasjoneras i Helse Vest, må det stasjonerast i Helse Fonna. I sak 64/09 på styremøte 23.09.09 vedtok styret i Helse Fonna HF samrøystes: 1. Styret legg til grunn at føretaket arbeider vidare med handlingsplan for å gjennomføre føringane i prehospital plan. 2. Styret støttar administrerande direktør si vurdering om behov for ny helikopterplattform ved Haugesund sjukehus. 3. Styret sluttar seg til at behov for auka helikopterkapasitet i Bergen og/eller Stavanger skal bli løyst ved å etablere ny base i Helse Fonna. Styret ber om at Helse Vest RHF må sjå nærare på Helse Fonna HF sitt behov for helikopterbase ved kapasitetsutviding i helseregionen. Styret i Helse Fonna HF vedtok 24. september 2014 i sak 63/14 føretaket sin Plan for akuttmedisinske tenester utanfor sjukehus 2014-2018. I planen står at det skal greiast ut moglegheita for at Helse Fonna skal få ambulansehelikopter stasjonert i føretaket. Administrerande direktør har på bakgrunn av avgjerda i sak 63/14 bede ei intern arbeidsgruppe utgreie trongen for eige helikopter.
Nye behandlingsmetodar, utviklinga innan prehospital medisin, beredskapsomsyn og talet på oppdrag gjer at det mest sannsynleg vil bli behov for å utvide helikopterkapasiteten på Vestlandet i neste kontraktsperiode. Administrerande direktør vil tilrå at behovet blir løyst ved at eit ambulansehelikopter blir fast stasjonert i Helse Fonna. Styret drøfta saka med vekt på det beredskapsfaglege aspektet, økonomiske konsekvensar knytt til drift av ambulansehelikopter og vidare prosess for avgjerd i denne saka. 1. Styret viser til plan for prehospitale tjenester og tidlegere vedtak 2. Styret viser til foreliggende saksunderlag i styresak 25/15 A 3. Styret ber AD sende brev til Helse Vest der en gjør oppmerksom på videre utredning av helikopterberedskapen i Helse Fonna, der en samtidig ber om bistand i den videre saksutredningen på beredskapsfaglig område i Helse Vest og luftambulansen ANS. 24/15 A Rapport frå verksemda Økonomi Prognosen for 2015 oppretthaldas på budsjettert nivå med 46 millionar kroner. Korrigert resultat for perioden syner eit overskot på 3,3 millionar kroner mot eit budsjettert overskot på 3,8 millionar kroner. Dette gir eit negativt budsjettavvik på 0,5 millionar kroner. Inntektene totalt denne månaden viser eit positivt avvik på 6,6 millionar kroner. Rekneskapet for månaden syner at kostnadane til kjøp av varer og tenester gir eit samla budsjettmessig negativt avvik på 1,7 millionar kroner. Personalkostnadane inkludert innleige av personell frå byrå viser denne månaden eit negativt avvik på 4,9 millionar kroner, då er avviket korrigert for pensjonkostnaden på 3,1 millionar kroner. Andre driftskostnadar viser denne månaden samla sett eit negativt avvik på 0,7 millionar kroner. Pr mars månad synar rekneskapen at det er gjennomført investeringar for totalt 32,7 millionar kroner. Det utgjer 32 % av det samla budsjettet for 2015. Likviditetsoversikten ved utgangen av månaden viser ein disponibel likviditet på 390,1 millionar kroner, noko som er ei forbetring på 18,3 millionar kroner i forhold til førre månad. Behandlingsaktivitet og kvalitet, somatikk Tal DRG poeng og sjukehusopphald er høgare enn plan. Dagbehandling og poliklinikk har og høgare aktivitet enn planlagt. Ventetid Ventetida for alle behandla pasientar er i perioden 64 dagar, noko som er innanfor målkravet på 65 dagar. Fristbrot Talet på fristbrot har gått noko opp sidan førre månad. To prosent av pasientane (99 pasientar) fekk ikkje time innan frist i perioden. Ventetida for alle behandla pasientar er i perioden 64 dagar, noko som er innanfor målkravet på 65 dagar. Korridorpasientar Talet på korridorpasientar er lågt, men ikkje innanfor målkravet (0 pasientar 0 prosent). 231 pasientar (2,8 prosent) låg på korridor i månaden. Epikrisetid 80% av epikrisene var sendt ut innan 7 dagar Utskrivingsklare pasientar I mars månad hadde ti av kommunane i Helse Fonna utskrivingsklare pasientar liggande i sjukehusa i påvente av kommunale tilbod, og pasientane låg tilsaman 176 døgn. Talet på dei utskrivingsklare pasientane har vore stabilt dei første tre månadane i 2015, medan liggedøgn for desse har auka frå februar til mars månad. To av kommunane har høvesvis 68 og 65 dagar for utskrivingsklare pasientar, medan dei andre åtte kommunane har 43 liggedøgn.
Behandlingsaktivitet og kvalitet, psykisk helsevern Tal liggedøgn og polikliniske konsultasjonar innan vaksenpsykatri er lågare enn plan. Det er færre liggedøger og polikliniske konsultasjonar innan barne og ungdomspsykiatri enn planlagt. Ventetid og fristbrot I styringsdokumentet for 2015 har eigar kravd at ventetida innan vaksenpsykiatrien skal vere under 45 dagar, innan barne- og ungdomspsykiatrien og innan rusfeltet under 40 dagar. Føretaket er no innanfor dei nye målkrava for behandla pasientar innan rus og BUP, men ikkje for vaksenpsykiatrien. Sjukefråvær Sjukemeldt fråvær 2015 pr. februar 5,1 % Styret tek saka til etterretning. 26/15 A Etablering av Ø.hj.senger i Sunnhordland Oppsummering I sak 14/15 O den 27.03.15 ble styret orientert om status i dialogen med Sunnhordaland Interkommunale legevakt IKS vedrørande etablering av ei interkommunal legevakt og snøgghjelps døgntilbod i nærleik av, eller i tilslutning til Stord sjukehus. Det interkommunale selskapet gjennomførte hausten 2014 ein plan- og designkonkurranse for interkommunal legevakt og snøgghjelps døgntilbod. Oppdraget ble tildelte Link Arkitekter AS, som har utarbeidd følgjande to alternativ: 1) Plassering av eit nybygg i verna parkområde 2) Delar av eit nybygg plassert i verna parkområde Den 18.03.15 ble det gjennomført eit møte med representantar frå Riksantikvaren, Helse Vest RHF og rådgivarar frå Helsesektorens kulturminne forvaltning. I møtet gav Helse Fonna ei orientering om dei to alternative plasseringane av nybygget og problemstillingane knytt til sjukehusbygget som er freda og parken som er vernet i verneklasse 2 - bevaring. Det ble gjennomført eit oppfølgingsmøte den 09.04.15. Riksantikvaren opplyste i møtet at han vil foreta ei prinsipiell vurdering av dei to ulike løysningsalternativa, og gje føretaket ei skriftlig attermelding innan 20.04.15. Administrerande direktør orienterte om saka og informerte om mottatt e-post frå Riksantikvaren 21.04.15» Emne: Sunnhordland interkommunale legevakt Stord sjukehus Fredet utomhusareal Lokalisering av nybygg Prinsipiell vurdering av løysing» Når det gjelder inngrepet i parken opplyser Riksantikvaren at fylkeskommunen skal uttale seg om planforslaget. Helse Fonna HF må derfor kontakte fylkeskommunen, da eigedommer/objekter satt til verneklasse 2 reguleres til vern gjennom plan- og bygningsloven. Riksantikvaren gir følgjande tilrådingar: Det hadde vært ønskelig om det nye (bygget) hadde noe større avstand til hovedbygningen, slik at det fra avstand fremstår tydeligere som frittstående og ikkje som et tilbygg. I spørsmål om en eventuell tredje etasje på nybygget anser vi at det vil kunne endre virkningen av hovedbygningens volumoppbygging i landskapet. I utgangspunktet ser vi det derfor som en fordel at det nye holdes så lavt som mulig. 1. Styret i Helse Fonna HF godkjenner at Sunnhordaland Interkommunale legevakt IKS får etablere eit nybygg til interkommunal legevakt og snøgghjelps døgntilbod i det verna parkområdet
2. Styret i Helse Fonna HF ber administrerande direktør sende fram naudsynt søknad til Riksantikvaren via Helse Vest RHF 3. Styret i Helse Fonna gir administrerande direktør i oppdrag å forhandle frem ein opsjon på etablering av ein eventuell framtidig 3 etasje på nybygget 4. Styret i Helse Fonna HF gir administrerande direktør i oppdrag å forhandle frem ein avtale om tomtefeste 27/15 A Internrevisjon bruk av tvang i psykisk helsevern Internrevisjonen i Helse Vest har kome med følgjande tilrådingar etter gjennomgang av bruk av tvang i føretaka i Helse Vest: 1. Føretaka bør gå gjennom rutinane for å registrere og rapportere vedtak 2. Føretaka bør innføre elektroniske protokoller over all tvangsbruk etter 4 3. Føretaka bør følgje opp eigne regionale planer for å få ned tvangsbruken Klinikk for psykisk helsevern i Helse Fonna har gjennomgått rapporten og det er utarbeidd ein handlingsplan med tidsfristar for å følgje opp internrevisjonen sine tilrådingar. Føretaket sin eigen handlingsplan for redusert bruk av tvang ligg vedlagt, saman med handlingsplan knytt til internrevisjonen sine tilrådingar. Styret i Helse Fonna HF tar oppfølging av Internrevisjon Bruk av tvang i psykisk helsevern til etterretning. 28/15 A Internrevisjon anskaffing og vedlikehald av MTU Helse Vest gjennomførte i 2014 internrevisjon av medisinsk teknisk utstyr (MTU) i dei fire helseføretaka. Helse Fonna ble revidert i januar 2014. Føretaket utarbeidde hausten 2014 handlingsplan ut frå forbetringsområda i revisjonsrapporten. Styret tok i sak 74/14 revisjonsrapport og handlingsplan til etterretning og ba om få ein status på gjennomføring i første halvår 2015. Vedlagte handlingsplan er oppdatert med status per april 2015. Ei viktig hending er at DSB i desember 2014 lukka avviket mot føretaket knytt til manglande gjennomføring av førebyggjande vedlikehald for medisinsk teknisk utstyr. Styret i Helse Fonna HF tar oppfølging av Internrevisjon - Anskaffing og vedlikehald av medisinsk-teknisk utstyr til etterretning. 29/15 O Årsrapport 2014 Tilsetteskader og HMS-hendingar I saka er det oversikt over meldte uønskte hendingar og forbetringsområde. Dei vert henta frå avvikssystemet Synergi. Meldingane gjeld skadar på tilsette (med og utan konsekvens), HMS-hendingar og forslag til forbetringar innan dei nemnde områda.
Styret tok opp tema vold mot ansatte og foreslo et punkt 2 i vedtaket. 1. Styret i Helse Fonna HF tek saka til orientering. 2. Styret ber administrerande direktør orientere styret om tiltak knytt til vold og truslar mot tilsette. 30/15 O Årsrapport 2014 Avvikshandtering pasientrelaterte hendingar Uønskte hendingar og avvik i Helse Fonna blir rapportert i systemet Synergi. I 2014 blei det registrert 3131 saker. Av dei 3131 sakene som var registrert i 2014 var 1229 pasientrelaterte. Pasientrelaterte uønskte hendingar som har ført til eller som kunne ha ført til skade skal meldast til Kunnskapssenteret. I 2014 vart det meldt 1229 pasientrelaterte saker i synergi (1250 i 2013). Det var ei auke i totalt antall meldte saker i Synergi (3131 i 2014, 2502 i 2013). Driftsrelaterte saker står for ein stor del av auken. Dette kan tyde på ein betring i meldekultur i føretaket, og at systemet for å melde avvik er godt kjent. Dette er ei ønska utvikling for å betre kunna avdekka risikoområde i føretaket og planlegga målretta tiltak. I kvalitetsutvalet har ein hatt fokus på kva type saker som skal meldast til kunnskapssenteret, og meldt tilbake til sakseigar om saker som burde vore meld. Ein må i det vidare arbeidet ha fokus på melding av uønskte hendingar, men òg betring av avvikshandtering, oppfølging av saker og iverksetjing av tiltak. Styret i Helse Fonna HF tek saka til orientering 31/15 O Omdømmemåling I denne saka blir hovudtrekka i Helse Vest RHF si årlege omdømmemåling presenterte. Respondentane sine vurderingar er også i 2014 gjennomgåande gode i heile Helse Vest RHF. Dei store føretaka gjer det noko betre enn dei små. Helse Fonna sine resultat er tilnærma like som i fjor. Helse Fonna scorar godt på respondentane si vurdering av pasientbehandling, imøtekommande personale og etisk standard. Dei tydelegaste betringsområda er ventetid, der dei spurte meiner tida frå tilvising til konsultasjon/behandling er for lang, og formidling av informasjon til pasientar og pårørande. Dei spurte har eit middels til dårleg inntrykk av organisering og leiing av føretaket, noko som er gjennomgåande for dei fleste føretaka i Helse Vest. Som i 2012 og 2013, syner målinga at dei spurte har betre inntrykk av sitt næraste sjukehus enn dei trur befolkninga elles har. Styret diskuterte kva praktisk nytteverdi undersøkinga har og på kva måte resultata førar til tiltak som styrker omdømmet. Styret tar saka til orientering
32/15 Eventuelt Skriv og meldingar 1. Protokoll frå styremøte i Helse Vest RHF 23.10.14 2. Protokoll frå styremøte i Helse Vest RHF 04. og 05.11. 14 3. Protokoll frå styremøte i Helse Vest RHF 08.12.14 4. Årsplan 2015 for styret i Helse Fonna HF 5. Protokoll frå føretaksmøte Helse Fonna HF 04.03.15 6. Brev frå brukarutvalet. Skriv delt ut i møtet Nytt ambulansehelikopter uttale frå Karmøy kommunestyre datert 27.03.15
Ref.: Ingebjørg Kismul Kjell Arvid Svendsen Styreleiar Brian Bjordal Nestleiar Nina Budal Liv Kari Eskeland Pål Osjord Midbøe Hilde Christiansen Kjetil Andre Våge Gunnar Birkeland Helge Espelid Solfrid Borge