Personalledelse og arbeidsforhold i akademia

Personalledelse og arbeidsforhold i akademia - Rammer og regler Eli Glambek Personaldirektør Høgskolen i Bergen

Roller og funksjoner Hvilken rolle har du som leder? Har du flere roller? Hvordan klarer du å skille mellom rollene? Opplever du konflikt mellom rollene? Hvilke funksjoner fyller du? Fyller du flere funksjoner? 2

Noen roller Arbeidsgiver Personalleder Megler og forhandler Faglig leder Coach Mentor Integrator Organisator Oversetter Innovator Administrator Forbilde 3

Fire sentrale organisasjonsmessige utfordringer for akademisk lederskap Endring Integrasjon Innovasjon (prosesskompetanse) (entreprenørskap) Intern Ekstern orientering Organisasjon/ Administrasjon (universell kompetanse) Produksjon (av kunnskap og kandidater) orientering Stabilitet Profesjonskompetanse for framtida gjennom kunnskap, kultur og nyskaping

To perspektiver på ledelse i akademia Lederrollen beskrevet som en stilling Støtter opp under krav som stilles til statlige ledere: regelorientert, fokus på økonomistyring og tradisjonelle, universelle lederoppgaver mål og resultatkrav (de siste 10 15 år) Ledelse sees på som en sosial interaksjonsprosess Støtter opp under krav og forventninger til høyere utdanningsinstitusjoner der de eksterne kravene skifter og nye former for kunnskapsproduksjon krever sensitive og fleksible organisasjoner 5

Virksomhetsstyring INPUT Kunnskapsdepartementet Styret INTERNE PROSESSER RESULTAT Bevilgning fra KD Ekstern finansiert virksomhet Visjon og mål Strategi Organisering Forskning Undervisning Styringsfilosofi Personell Evaluering tiltak Styring Målsetting Resultatkrav Formidling Studenter Måling/ rapportering Kontroll Styrende dokumenter Samfunnskontrakt Systemer Menneske r Prosesser 6

Oppsummering akademisk lederskap i statlig UHR-sektor Den akademiske leder er forvalter av et statlig regelverk (er et ledd i et statlig hierarki) Må ha fokus på mål og resultater er megler og forhandler mellom eksterne krav og interne behov og verdier (institusjonalisering av dypere styringsverdier 7

Utgangspunkt Arbeidsgiver har styringsrett Styringsretten begrenses av en rekke faktorer, bl.a.: lover og forskrifter tariffavtale individuell arbeidsavtale som gjelder for det enkelte arbeidsforhold. 8

Statlige ledere.må bl.a. forholde seg til: En rekke lover og forskrifter blant de viktigste; Universitets- og høgskoleloven Tjenestemannsloven Forvaltningsloven Offentlighetsloven Arbeidsmiljøloven Overordnede regler og styringsdokumenter bl.a.: Økonomireglement Personalpolitiske retningslinjer Avtaler med de tilsattes organisasjoner der de viktigste er: Hovedtariffavtalen (lønn og arbeidsvilkår) Hovedavtalen (medbestemmelse) Interne retningslinjer og rutiner 9

Vi må velge blant temaer I det følgende vil vi se nærmere på følgende: Arbeidsgivers styringsrett Rekruttering Oppfølging av medarbeiderne Egne Ansvaret for alle som arbeider i institutt/avdeling Medvirkning og medbestemmelse Lønnsforhandlinger 10

Arbeidsgivers styringsrett Styringsretten innebærer tradisjonelt retten til å ansette og si opp arbeidstakere rett til å lede, fordele og kontrollere arbeidet retten til å bestemme hvordan virksomheten organisatorisk og driftsmessig skal være Styringsretten er blitt mer begrenset med årene Betegnes som en «restkompetanse» Ledere må ha kunnskap om når man kan bestemme og når man ikke fritt kan gjøre det. 11

Hvor kommer arbeidsgivers styringsrett fra? Norsk arbeidsrett bygger på en forutsetning om at arbeidsgiver har styringsrett Skriver seg fra industrialiseringen på slutten av 1800-tallet Den gangen hadde arbeidsgiver «bukten og begge endene» i kraft av eierskap til lokaler, produksjonsmidler m.v. Etter hvert fikk vi fagforeninger, avtaler og arbeidervernlovgivning som i løpet av det forrige århundret endret styrkeforholdet i arbeidslivet Styringsretten ble stadig mer begrenset betegnes nå som «restkompetanse» 12

Styringsrett. Begrensninger. Restkompetanse Lov (Ikke lovstridig) Avtale (Ikke tariffstridig) 13 Saklighet Etikk Politikk Proporsjonalitet

Rekruttering Rettslig regulering i vår sektor: Universitets- og høgskoleloven (UHL) Tjenestemannsloven m/forskrift Forvaltningsloven Offentlighetsloven Generelt i arbeidslivet: Arbeidsmiljøloven supplert av eventuelle særlover Hvordan finne ut hvilken lov som gjelder? Lex specialis spesiell lov går foran generell lov 14

Særregler for sektoren bl.a. knyttet til særlige prosedyrer for noen stillingsgrupper, adgang til å ansette midlertidig Noen regler om ansettelser i vitensk.stillinger, midlertidighet m.m. erstattes av UHL Regler om ansettelse, midlertidighet og oppsigelse/avskjed erstattes av Tjml 15

Regler for ansettelse finnes i: Tjenestemannsloven m/forskrifter 2. Kunngjøring av embeter og stillinger 3. Fast og midlertidig tilsetting m.v 4. Innstilling 5. Tilsetting av tjenestemenn Universitets- og høgskoleloven Særregler for ansettelse i forsknings- og undervisningsstillinger i kap. 6. Arbeidsmiljøloven (bl.a. regler mot diskriminering) Se også Diskrimineringsloven Forvaltningsloven m/forvaltingsforskriften Stiller krav til saksbehandlingen Regler om visse partsrettigheter Offentlighetsloven Hva som er offentlig og hva som kan/skal unntas offentlighet Internt regelverk, eks. institusjonens egne personalreglement 16

Kvalifikasjonsprinsippet I offentlig sektor gjelder et prinsipp om at den best kvalifiserte søker til en stilling skal ansettes ulovfestet er slått fast både i rettspraksis, forvaltningspraksis, ombudsmannspraksis og juridisk teori Henger nøye sammen med plikten til å lyse ut ledige stillinger, jfr. tjml. 2 Stillinger skal lyses ut for å sikre konkurranse: Aktuelle søkere gjøres oppmerksom på at stillingen er ledig Den best kvalifiserte skal ansettes 17

Ot.prp. nr. 67 (2004-2005): Siktemålet i en tilsettingssak er i alminnelighet å finne frem til den søkeren som etter en helhetsvurdering må anses som best kvalifisert for stillingen. Ved kvalifikasjonsvurderingen må det tas utgangspunkt i de kvalifikasjonskravene som er fastsatt i utlysningsteksten. For øvrig vil sentrale momenter være utdanning, praksis og personlig skikkethet. Kvalifikasjonsprinsippet skal i første rekke sikre at tilsettingen finner sted på grunnlag av saklige kriterier, og at det ikke blir tatt utenforliggende eller vilkårlige hensyn i vurderingen. Kvalifikasjonsprinsippet har også det formål at stillinger i det offentlige til enhver tid blir besatt med best mulig kvalifisert personell. 18

Rekruttering er en av de aller viktigste lederoppgavene 19 En ansettelse er en investering til en høy kostnad (15 20 mill?) Vær nøye med «kravspesifikasjonen» altså oppgavebeskrivelsen og kvalifikasjonskravene Tenk nøye gjennom lønnsplasseringen Vurder alle kandidater grundig Trekk inn nødvendig kompetanse Bruk tilgjengelige hjelpemidler: Intervju Prøveforelesning Referanseinnhenting Bruk gjerne profesjonell hjelp Følg godt opp i prøvetiden

Fast eller midlertidig tilsetting? Utgangspunkt: Stillinger er faste med mindre det foreligger en særskilt hjemmel for å tilsette midlertidig Alminnelig utgangspunkt i arbeidslivet Generelle unntakshjemler i staten tjml 3 Spesielle unntakshjemler for U&H-sektoren kap. 6: 6-4 Ansettelse på åremål 6-5 Midlertidig ansettelse i undervisnings- og forskerstillinger 6-6 Særregler for visse typer bistillinger Disse bestemmelsene volder sjelden besvær 20

Åremål 6-4 Ansettelse på åremål: (1) Ansettelse på åremål kan benyttes for: a) rektor b) administrerende direktør c) prorektor d) leder for avdeling og grunnenhet e) - f) postdoktorstillinger g) stipendiater h) vitenskapelige assistenter i) spesialistkandidater j) undervisnings- og forskerstillinger når skapende eller utøvende kunstnerisk kompetanse inngår som et vesentlig element i kompetansekravet 21

Tjml. 3 når kan det tilsettes midlertidig? Tjenestemann skal tilsettes fast, med mindre: a. Tjenestemannen trengs bare for et bestemt tidsrom eller for å utføre et bestemt oppdrag. Arbeidsoppgavene må på tilsettingstidspunktet forventes avsluttet enten innen et bestemt tidspunkt eller så snart oppdraget etter sitt innhold er løst Arbeidet må være av forholdsvis kortvarig art men kan likevel strekke seg over år. Konkret vurdering der varighet vil være et av flere momenter Arbeidet må ha en naturlig avslutning b. Arbeidet ennå ikke er fast organisert og det derfor er usikkert hvilke tjenestemenn som trengs. Når en ny, statlig virksomhet starter opp Når en virksomhet omorganiseres c. Tjenestemannen skal gjøre tjeneste i stedet for en annen (vikar). Vikar for en eller flere bestemte personer Anonyme vikariater Midlertidighet pga langvarig tilsettingsprosedyre vikar for vikaren 22

4 års-regelen Dersom en midlertidig tjenestemann har mer enn fire års sammenhengende tjeneste i virksomheten, vil vedkommende oppnå sterkt stillingvern dvs. oppsigelsesvern etter tjml. 10. Vedkommende vil da normalt ha rettskrav på fast tilsetting i stillingen. Blir vedkommende sagt opp, vil hun normalt få fortrinnsrett til ledig stilling. Dette gjelder likevel ikke de som er tilsatt på åremål eller i en utdanningsstilling Viktig: Men dersom en stipendiat går direkte over i en annen stilling i virksomheten, slår stillingsvernet inn med en gang Opphold mellom to stillinger må fremstå som saklig og ikke som et proforma-arrangement 23

UHL har særlige regler for tilsettingsprosessen 6-3 Utlysning av og ansettelse i forsknings- og undervisningsstillinger Nr. 1: Hvem som foretar ansettelsen Nr. 2: Hvem som lyser ut stillingen Nr. 3: Særlige regler om innstillingen sakkyndig bedømmelse Nr. 4: Tilsetting uten utlysning («kalling») Nr. 5: Hvem som innstiller 6-1: AML og Tjml suppleres av særreglene i UHL 6-2: Krav til at hensynet til likestilling ivaretas for samtlige stillinger ved institusjonen se også krav i 6-3 om at begge kjønn skal være representert i ansettelsesprosessen. 24

Oppfølging av medarbeiderne Som leder for avdeling (fakultet) eller institutt har du et ansvar for medarbeiderne (arbeidsgiveransvar) Personalansvar for medarbeiderne i egen stab Medarbeidersamtaler Lønnssamtaler Konflikthåndtering Oppfølging av sykemeldte Arbeidsmiljø Ansvar for at alle medarbeiderne blir ivaretatt Følge opp ledere i linjen Sørge for at institusjonens policy, regler, retningslinjer og systemer implementeres Legge til rette for en hensiktsmessig og god møtestruktur med god kommunikasjon og informasjonsflyt 25

Medvirkningssystemer i staten Lønn (tvl + HTA Medbestemmelse - HA U&H-loven Rekruttering, oppsigelse m.v. (tjml) Arb.miljø (AML) I tillegg kommer forvaltningslov og offentlighetslov m/forskrifter, som særlig tjenestemannsloven må suppleres med. Partsforhold og prosedyre er forskjellig i de forskjellige systemene. 26

Hovedavtalen i staten (HA) En sentral særavtale inngått med hjemmel i Hovedtariffavtalen (HTA) HA inngått i 1980 og erstattet samarbeidsutvalgsordningen. HA innførte rett til medbestemmelse for organisasjonenes tillitsvalgte på en rekke viktige spørsmål som gjelder de ansattes arbeidssituasjon. Det ble innført en såkalt «forhandlingsordning», noe som ikke er vanlig i andre hovedavtaler (HA 13) Det forutsettes at det inngås en lokal tilpasningsavtale til HA Denne har oftest beskrivelse av hvordan og hvor medbestemmelse gjennomføres i den enkelte institusjon 27

Formål og intensjoner «å skape et best mulig samarbeidsgrunnlag mellom partene på alle nivåer.» HA 1 Øvrige bestemmelser i avtalen må forstås og praktiseres i samsvar med formålsbestemmelsen Et godt samarbeidsgrunnlag bidrar til fleksibilitet og brukervennlighet, god ledelse, bedre resultater og et godt forhold til organisasjonens brukere og omgivelser Partene i avtalen må møtes med vilje til å finne gode løsninger til beste for fellesskapet i henhold til politiske beslutninger 28

Likeverdige parter HA 1 nr. 5 Arbeidstakerne og arbeidsgiverne i statlige virksomheter skal møtes som likeverdige parter: Partene må møte hverandre med vilje til å finne løsninger, selv om de har ulike roller og derfor kan ha ulike interesser å ivareta Partenes representanter må ha de nødvendige fullmakter, kvalifikasjoner og holdninger Partene har et felles ansvar for å utvikle en god, åpen og løsningsorientert samarbeidskultur Som sagt: den arbeidsrettslige lovgivningen bygger på forutsetningen om at arbeidsgiver har styringsrett. I svært mange sammenhenger innebærer dette at det er arbeidsgiver som tar den endelige avgjørelsen En rekke unntak fra dette følger av lov eller avtale, eks. HA 13, forhandlingsbestemmelsene i HTA, Aml og Tjml. 29

Hovedavtalesaker Informasjon ( 11) om alle drøft./forhandlingssaker, samt 1. Regnskap og økonomi 3. Hvem som tilsettes/slutter 2. Vedtak av betydning 4. Pol. beslutning ( 2 pkt 3) Drøfting ( 12) Forhandling ( 13) 30 1. Budsjettforslag 2. Omgj. av stilling 3. Byggeprosjekt 4. Planer 5. Utstyr 6. Oppsetting av arbeidsplan 7. Omdisp. mellom lønn og drift + 12 nr 2 1. AML 7-2 (2) 2. Opplæring ( 23, jf 12) 1. Org.endringer m.v. 2. Bemanningsøkning 3. Velferd 4. Personalreglement 5. Arealdisponering

Lønnsforhandlinger - HTA Det forutsettes en lokal lønnspolitikk HTA pkt. 2.3.3: De årlige lokale forhandlingene HTA pkt. 2.3.4: Forhandlinger på særlig grunnlag Endringer i arbeidsoppgaver Rekruttere og beholde eventuell tvist kan ikke ankes, arbeidsgivers siste tilbud blir gjeldende HTA pkt. 2.3.8: I inntil 12 måneder etter tiltredelse kan arbeidsgiver vurdere arbeidstakerens lønnsplassering på ny innenfor stillingens lønnsalternativer Orientering til tillitsvalgte 31