Møteprotokoll Lillesand kontrollutvalg Dato: 21.09.2015 kl. 13:00 Sted: Rådhuset, møterom ved kantinen Arkivsak: 15/10174 Til stede: Møtende varamedlemmer: Forfall: Andre: Protokollfører: Bjørn Melbye (AP), Alexander Iversen (V), Ivar Fahsing (H) og Kari Lise Svaleng (H) Jan Schiøtz (H) Ellen Mona Arentz Sæsbøe (SV) Hovedrevisor Øyvind Nilsen Sekretær Alexander Etsy Jensen Sakskart Side Møteinnkalling 1/15 15/10174-2 Godkjenning av innkalling 21.09.15 3 Møteprotokoll 1/15 15/10174-1 Godkjenning av protokoll fra sist møte 01.06.15 4 Saker til behandling 27/15 15/10454-2 Revisors egenvurdering av uavhengighet 2015 Lillesand kommune 5 28/15 15/12549-1 Budsjett for kontroll og tilsyn 2016 - Lillesand kommune 6 29/15 15/13271-1 Orientering om endringer i Arendal Revisjonsdistrikt IKS 7 1
30/15 15/13277-1 Andre orienteringer i møte 21.09.15 8 31/15 15/13281-1 Referat- og drøftingssaker i møte 21.09.15 9 Lillesand, 21.09.2015 Bjørn Melbye Kontrollutvalgsleder Alexander Etsy Jensen Sekretær 2
Møteinnkalling 1/15 Godkjenning av innkalling 21.09.15 1 Lillesand kontrollutvalg 21.09.2015 1/15 Møteinnkalling 21.09.15 godkjennes. Møteinnkalling 21.09.15 godkjennes. 3
Møteprotokoll 1/15 Godkjenning av protokoll fra sist møte 01.06.15 1 Lillesand kontrollutvalg 21.09.2015 1/15 Protokollen fra møte 01.06.15 godkjennes. Protokoll fra møte 01.06.2015 godkjennes. 4
Saker til behandling 27/15 Revisors egenvurdering av uavhengighet 2015 Lillesand kommune 1 Lillesand kontrollutvalg 21.09.2015 27/15 Kontrollutvalget tar revisors egenvurdering av uavhengighet innen forvaltningsrevisjon til orientering. Hovedrevisor Øyvind Nilsen orienterte om bakgrunnen for saken. Kontrollutvalget tar revisors egenvurdering av uavhengighet innen forvaltningsrevisjon til orientering. 5
28/15 Budsjett for kontroll og tilsyn 2016 - Lillesand kommune 1 Lillesand kontrollutvalg 21.09.2015 28/15 Kontrollutvalget innstiller følgende til bystyret: Bystyret vedtar framlegg til budsjett for 2016 for kontroll og tilsynsvirksomheten i Lillesand kommune med en ramme på kr. 1 186 000,- Kontrollutvalgets budsjett følger budsjettsaken til bystyret via formannskapet. Sekretær Alexander Etsy Jensen la frem budsjett for kontroll og tilsyn 2016 i Lillesand kommune. Kontrollutvalget innstiller følgende til bystyret: Bystyret vedtar framlegg til budsjett for 2016 for kontroll og tilsynsvirksomheten i Lillesand kommune med en ramme på kr. 1 186 000,- Kontrollutvalgets budsjett følger budsjettsaken til bystyret via formannskapet. 6
29/15 Orientering om endringer i Arendal Revisjonsdistrikt IKS 1 Lillesand kontrollutvalg 21.09.2015 29/15 Kontrollutvalget tar saken til orientering. Hovedrevisor Øyvind Nilsen orienterte om endringer i Arendal Revisjonsdistrikt IKS. Fra 01.01.2016 overtar de revisjonsoppdraget for Aust-Agder fylkeskommune. Fra samme dato går fylkeskommunen inn som deleier i selskapet. Selskapet endrer 01.01.2016 navn til Aust- Agder Revisjon IKS. Kontrollutvalget tar saken til orientering. 7
30/15 Andre orienteringer i møte 21.09.15 1 Lillesand kontrollutvalg 21.09.2015 30/15 Saken tas til orientering. 1. Orienteringer fra revisor: a. Hovedrevisor orienterte om det løpende revisjonsarbeidet. b. Hovedrevisor orienterte om status i pågående prosjekter. 2. Orienteringer fra sekretariatet: a. Nytt saks-/arkivsystem b. Fellesopplæring nye kontrollutvalg Temarks Agderkommuner 10.11.2015 3. Orienteringer fra leder: a. Personalsak Rådmann inviteres til neste møte for å orientere om saken. b. Forvaltningsrevisjon Spesialundervisning og tilpasset opplæring. Saken blir oversendt på ny til kontrollutvalget. Kontrollutvalget tar saken til orientering. 8
31/15 Referat- og drøftingssaker i møte 21.09.15 1 Lillesand kontrollutvalg 21.09.2015 31/15 Saken tas til orientering. 1. Neste møte er berammet til 23.11.2015 kl. 13:00. a. Skille drift/innvesteringer i regnskapet b. Andre tertial Status vedr. inndekking av merforbruket c. Personalsak Rådmann inviteres til neste møte for å orientere om saken. 2. Eventuelt: Ingen saker. Kontrollutvalget tar saken til orientering. 9