Norsk Forening for Medisinsk Fysikk Norwegian Association of Medical Physics Postboks 70, 1332 Østerås URL: www.nfmf.org E-post: post@nfmf.org Org.nr. 981 402 154 Stiftet 1976 Til medlemmene i NFMF Oslo, 07.04.15 REFERAT STYREMØTE #05/15 Tid/ Sted: Onsdag 25. mars kl. 10.00 14.00 Radiumhospitalet Til stede: Einar Waldeland, Sigrun S. Almberg, Ingvild Dalehaug, David Byberg, Børge Sæter (referent) Forfall: Ingen kommentarer Sak 05/15 1 Sak 05/15 2 Referat fra forrige styremøte Godkjent. Børge sender ut godkjent referat til medlemmene. Postliste Gjennomgått Sak 05/15 3 Interne styresaker Pliktliste: Endre har sendt ut forslag til endelig pliktliste som legges ut på foreningens nettsider. Inntil videre må forslag til endringer i pliktlisten sendes til David for oppdatering. Medlemskap: o Orientering: Ordinært medlemskap krever oppnådd mastergrad og at man jobber ved en institusjon i fagområdet. Assosiert medlemskap krever at man jobber innen fagfeltet, ellers ingen krav. Studentmedlemmer må studere emner innen fagområdet (ingen kontingent). Firmamedlemskap kan tilbys kommersielle selskap 2000 kr + mva i kontongent, dette gir Verv NFMF: Leder E..Waldeland Sekretær B.Sæter Kasserer I. Dalehaug Webredaktør D Byberg Internasjonal kontakt (EFOMP/IOMP/NACP): S.S. Almberg Web-designer på www.nfmf.org: M Denstedt HMT-kontakt:: S Danielsen Revisor: T.A. Vestad Valgkomite: B.L. Rekstad, M Gårseth Arbeidsgrupper: Fagkomitè: K.N. Bolstad, T. Danielsen, J Sæterstøl, K S Helland Utdanningsråd: A.C. Martinsen, L.H. Djupvik, T.H. Storås, T.P. Hellebust, J.A.. Skjelvareid Bedømmelsesråd: S. Tveiten, B. Konst, C.A Jensen
Side 2 11/5 2015 profilering på nettsidene og rabatt på MedFys (info om dette på nettsidene bør oppdateres). o Det ble foreslått å lage et halvårlig NFMF medlemsnytt hvor firmaene kan profilere seg. Børge og David følger opp dette. o Forslag til endringer på innmeldingssiden: Institusjonsmedlemskap fjernes. Medlemskategori endres til ett valg i stedet for to Kun én adresseboks. Det bør informeres om hva som sendes ut per post (HMT). Fjerne «arbeid» fra telefonpunkt Fjerne felt for opplysning om telefaksnummer For ordinære og assosierte medlemmer: Legge til nedtrekksmeny for spesifikasjon av fagfelt. De som jobber med flere områder innen diagnostikk får valget «Diagnostikk flere». Eget valg for Nukleærmedisin/PET. Legge til nedtrekksmeny for spesifisering av avdeling (ikke kun institusjon) hvor avdelingene ved universitetssykehusene inngår. Det legges til et eget valg «annen avdeling» i menyen med krav om manuell spesifisering for de som ikke jobber ved et universitetssykehus. For studentmedlemmer legges det til nedtrekksmeny for spesifisering av utdanningsinstitusjon. o All informasjon fra foreningen sendes ut på norsk, dette bør det opplyses om på de engelske nettsidene. o David gjør oppdateringene på medlemssidene. Reisestipend Kasserer o Søknader behandles etter neste søknadsfrist 1. juni. o Har ikke hatt overlapp med Endre pga sykdom, overlapp utsatt til april. o Endre sender ut kontingent i Ingvilds navn. Einar kan inntil videre sende ut refusjoner for Ingvild. o Ingvild er registrert hos DNB, kodebrikke er sendt til foreningsadresse på Statens strålevern. Sverre Levernes overleverer dette til styremedlemmer på Radiumhospitalet. 2
Side 3 11/5 2015 Stillingsannonser Høringer Arkiv o Ingen nye. o Foreningen har sendt svar på høringen «Forslag til strukturelle endringer i de helsefaglige prosedyrekodeverkene innen radiologi og nukleærmedisin (NCRP), kirurgi (NCSP) og medisin (NCMP)» til Helsedirektoratet. Utvalgte NFMF medlemmer fikk mulighet til å gi innspill til høringen, det kom ikke inn noen kommentarer. o Minnepinne fra Vidar med gammelt arkivmateriale ble overrakt til David. Domener og e-postadresser o David sjekker ut mulighet for å kjøpe NFMF.no. o Det eksisterer mange e-postadresser til foreningen, vi ønsker kun å beholde post-, styret-, kasserer- og webmaster@nfmf.org. Børge kommuniserer med Rune om dette. Sak 05/15 4 Internasjonal kontakt Sigrun har sendt svar på spørreundersøkelse fra IAEA angående status for medisinsk fysikk i Norge. EFOMP declaration er sendt på høring for innspill (frist 1. april), tema: kan en medisinsk fysiker ekspert være strålevernsekspert på et sykehus? Styret mener i utgangspunktet innholdet ser greit ut, men sender saken videre til Rune for ev. kommentarer. Sigrun følger opp. ESTRO har kontaktet foreningen for innspill til National societies day, tema: utfordringer knyttet til kostnader i stråleterapi. Styrtet mener hovedutfordringen i Norge i dag ligger i refusjon for stråleterapi, mer spesifikt vekting av planlegging kontra behandling. Stadig mer komplisert planlegging tilsier at planlegging bør vektes høyere. Øking av stråleterapikapasiteten og bruk av kveldsskift er også aktuelle tema. NACP: Styremøte ble avholdt forrige uke. Sigrun presenterte på vegne av NFMF forslag om å lage mandat for NACP symposiet. Forslaget ble godt mottatt. Einar lager forslag til mandat på norsk til neste styremøte, og tar utgangspunkt i mandatet for MedFys. Forslag om at NACP skal registreres og ha egen økonomi ble ikke godt mottatt på grunn av praktiske utfordringer med dette. NFMF ønsker at NACP bygger opp egenkapital. Sigrun bringer dette videre til neste NACP-styremøte Sak 05/15 5 Intern sertifisering Ikke noe nytt. Sak 05/15 6 40-års jubileum 3
Side 4 11/5 2015 Rune og Endre har takket ja til å delta i en eventuell jubileumskomité. Det ble foreslått at man spør ytterligere to medlemmer fra henholdsvis Trondheim og Tromsø med noe fartstid i foreningen. Sigrun og David spør disse personene. Det bør utarbeides et mandat for jubileet. Einar følger opp. Det ble foreslått at foreningen produserer en gjenstand i forbindelse med jubileet som illustrerer hverdagen til en medisinsk fysiker. Sigrun tar ansvar for å koordinere dette. Sak 05/15 7 Foreningens møter MedFys 2015. o Noe mindre arbeid gjenstår, saken avsluttes. MedFys 2016. o Godkjent mandat for MedFys er sendt ut til leder for arrangementskomité og fagkomité. o Overlappsmøte mellom arrangementskomite 2015 og 2016 ble gjennomført 24.3.15. o Det blir viktig for neste års arrangementskomité å sørge for å etablere en god praksis med hensyn til fakturering. NACP/ACTA-symposium 2017 22.-24.mai 2017, Radisson Blu Scandinavia, Oslo Tema Bridging imaging and therapy o Foreløpig program er laget. o Det bør opprettes et nordisk Scientific Advisery Board når det nærmer seg. Sigrun sender informasjon til Einar. o PR i form av for eksempel en teaser bør i løpet av året sendes til de nordiske organisasjonene. MedFys 2018+2019 o Einar arbeider med å lage avtaler med hotell og PCO (HRG) for disse årene. o MedFys arrangeres mandag onsdag i uke 6 disse årene. Sak 05/15 8 Samarbeidsmøter Norsk stråleterpimøte 2015 14.-15.oktober, Thon Hotel Opera, Oslo. Tema: Cancer Prostata o HRG er valgt som PCO 4
Side 5 11/5 2015 o Det ble foreslått å legge et fysisk NFMF styremøte i forbindelse med dette møtet, ev. i forbindelse med høstmøtet. Høstmøte 2015 uke 43, 20. 23. oktober, Radisson Blu Alna o Samarbeidsavtale mellom foreningene nesten ferdig til underskriving. Gjenstår noe arbeid blant annet med punkter som vedrører kostnads- og inntektsfordelingene. o Vurdering av hotellvalg for 2016 er i gang. Sak 05/15 9 HMT Signe Danielsen er HMT kontakt NFMF har til nå hatt fast lederspalte i bladet, «lederens hjørne». Styret vedtar å endre dette til «styrets hjørne», som skal gjenspeile styrets virksomhet. Her skal det gå på rundgang mellom styremedlemmer og foreningsmedlemmer å bidra. Sigrun lager et årshjul for hvem som bidrar på hvilket nummer (6 nummer per år, hvorav ett er dedikert til medisinsk fysikk). Neste frist: 20. april (Nr. 2). Sak 05/15 10 Nettsider David redegjorde for arbeidet med nettsidene. Alle artikler som legges ut ligger i eget arkiv. Referat fra styremøter ligger under «for medlemmer», også referater fra MedFys. Årsberetninger og årsmøtereferat fra foreningens begynnelse bør også legges ut her. Børge sender ut informasjon til medlemmene om at hver enkelt fra nå av må ha egen bruker til nettsidene. E-post til webmaster rutes videre til David. Sak 05/15 11 Prioritering av arbeidet i styret Kontingent 2015, bankkontotilganger, regnskap MedFys2015 (Ingvild og Endre) Opplæring Mammut (Ingvild og Børge) Arkiv (David) Intern sertifisering (Sigrun) Oppfølging av Norsk stråleterapimøte + Høstmøte (Einar) Sak 05/15 12 Neste møter for styret Torsdag 30.04.2015, 10.00-11.30 Torsdag 04.06.2015, 10.00-11.30 Torsdag 27.08.2015, 10.00-11.30 5
Side 6 11/5 2015 Sak 05/15 13 Eventuelt Retningslinjer for reisegodtgjørelser innad i styret Reise til MedFys og NACP møte (hvert 3. år) dekkes. Hvert medlem kan reise på enten høstmøte eller stråleterapimøtet som representant for arrangørene. Bør i det minste ta med rollup (foreningen har to rolluper, foreningsrollup og NACP rollup). Ved internasjonale møter kan man få dekket reise som representant for foreningen. Dette gjelder i hovedsak flybillett og eventuelle utlegg den dagen man representerer foreningen (f.eks. National Societies Day på ESTRO). Bilkjøring: Man får dekket bensin etter regning, ev. samme beløp som billigste reisemetode. Reise til IOPM kongress dekkes hvis noen ønsker å dra (i juni i Toronto). Det må i så fall lages en internasjonal rollup som presenterer foreningen. David og Ingvild tar ansvar for dette. Einar lager forslag til skjema med retningslinjer for reiser som presenteres på neste styremøte. 6