Oppgjørskontroll. Forprosjektrapport

1 / 25 GODKJENT AV: Navn Rolle Stilling Dato

2 / 25 INNHOLDSFORTEGNELSE 1. FORMÅL MED FORPROSJEKTRAPPORTEN... 5 2. OPPSUMMERING OG ANBEFALING... 5 3. BAKGRUNN FOR PROSJEKTET... 6 4. GJENNOMFØRING... 7 4.1. MÅLSETTINGER... 7 4.2. AVGRENSNINGER... 7 4.3. ORGANISERING... 8 4.4. FREMDRIFT... 9 4.5. INTERESSENTER OG KOMMUNIKASJON... 10 4.5.1. Office 365 (sharepoint):... 10 4.5.2. Intranett... 10 4.5.3. Nyhetsbrev... 10 4.5.4. E-poster... 10 4.5.5. Møter... 11 4.5.6. Erfaringsutveksling med eksterne aktører... 11 5. LEVERANSER... 12 5.1. SAMSVAR MANDAT OG LEVERANSER I FORPROSJEKT... 12 5.2. STANDARDISERT NASJONAL OPPGJØRSFIL... 13 5.3. UTVIKLING AV NY SUTI STANDARD... 13 5.4. NASJONAL SAMHANDLING OG VEDLIKEHOLD... 14 5.5. TRANSPORTØRER OG ETTERBEHANDLINGSSYSTEMER... 15 5.5.1. Automatisert prosess... 15 5.5.2. Volum og kostnader... 15 5.6. PROSESS OG TEKNOLOGI... 17 5.6.1. Dagens arbeidsprosess... 17 5.6.2. Fremtidlig arbeidsprosess... 18 5.6.3. Teknisk kravspesifikasjon til løsning... 20 5.7. LØSNINGSALTERNATIVER... 21 5.7.1. Alternativ 0 Dagens løsning... 21 5.7.2. Alternativ 1 Automatisert oppgjørskontroll... 22 5.8. PLAN FOR GJENNOMFØRINGSFASEN... 22 6. ANBEFALING... 23 6.1. FORPLIKTELSE OG FORANKRING VED UTRULLING... 24 7. BEGREPSLISTE... 25

3 / 25 FIGURLISTE Figur 1 Prosjektorganisering forprosjekt 8 Figur 2 Opprinnelig fremdriftsplan forprosjekt 9 Figur 3 Volum basert på antall rekvisisjoner i første halvår 2014 16 Figur 4 Volum basert på transportkostnader i første halvår 2014 16 Figur 5 Dagens prosess 17 Figur 6 Fremtidlig arbeidsprosess system 18

4 / 25 VEDLEGG Nr Dokumentnavn 1 Utvidet foranalyserapport v.1.0 2 Juridisk vurdering kostnadsdrivere 03.10.14 3 Kontroller for oppgjørssystem 4 Funksjonell kravspesifikasjon 5 Styringsdokument DISTRIBUSJONSLOGG Versjon Dato Navn 0.8 09.12.14 Pasientkontorledere, prosjektgruppen og interne ressurser Pasientreiser ANS 0.9 16.12.14 Styringsgruppeledere, pasientkontorledere og prosjektgruppen 0.99 05.01.15 Styringsgruppeledere, pasientkontorledere og prosjektgruppen v.1.0 13.01.15 Styringsgruppen, pasientreisekontorene, prosjektgruppen og ledergruppa Pasientreiser ANS, styre i Pasientreiser ANS

5 / 25 1. FORMÅL MED FORPROSJEKTRAPPORTEN Dette dokumentet beskriver arbeidet som er gjennomført i forprosjektet for prosjekt "" som har pågått i perioden 01.05.14 05.01.15. Mandatet for forprosjektet ble behandlet og godkjent av styringsgruppen 31.03.14. en bygger på en utvidet foranalyserapport (vedlegg 1) som ble ferdigstilt 10.03.14. Formålet med denne forprosjektrapporten er å oppsummere de gjennomførte aktivitetene i forprosjektfasen, for å gi et godt beslutningsgrunnlag (B4) for videre fremdrift av arbeidet med oppgjørskontroll. 2. OPPSUMMERING OG ANBEFALING Forprosjektet har videreført arbeidet som ble gjennomført i prosjektets foranalyse. De sentrale leveransene i forprosjektet er: Sikre enighet om standardisert nasjonal oppgjørsfil med alle interessentene Beskrivelse av nye arbeidsprosesser Startet utvikling av kravspesifikasjon til løsning for oppgjørskontroll Prosjektgruppen har vurdert ulike funksjonelle og tekniske målbilder, og har basert på dette valgt å anbefale en løsning for oppgjørskontroll som med bakgrunn i sammenlikning mellom to datasett foretar automatiske kontroller. Løsningen må ivareta manuell oppfølging av avvik der det er nødvendig. Det er vesentlig at løsningen er fleksibel med tanke på mangfold i avtale- og prisstruktur i transportøravtalene. Prosjektgruppen anbefaler å videreføre prosjektet til en gjennomføringsfase, der neste beslutningspunkt vil være i forkant av eventuell avtaleinngåelse med ny leverandør av oppgjørskontrollsystem. Det er vurdert at konkurranse med prekvalifisering og forhandling vil være den mest hensiktsmessige anskaffelsesformen. Det anbefales at forprosjektets interne og eksterne representanter videreføres i en gjennomføringsfase. Dette for å sikre opparbeidet kompetanse og kontinuitet i prosjektets senere faser. Da regionale representanter i stor grad sammenfaller med deltakere i analysenettverket, som er tiltenkt en rolle knyttet til forvaltning og drift av løsningen, anbefales en vurdering av nettverket som referansegruppe i kommende faser.

6 / 25 3. BAKGRUNN FOR PROSJEKTET Systemeierforum og helseforetakene har over lengre tid ønsket å få på plass en oppgjørsmodul i Nissy (begrepsliste) for å ivareta oppgjørskontroll spesielt tilknyttet oppgjør fra leverandører av transporttjenester innenfor reiser med rekvisisjon. I 2013 ble Revisjonsrapport for tverrgående prosesser mellom helseforetak med pasientreisekontor og Pasientreiser ANS ferdigstilt. Revisjonen viste svakheter i dagens kontroll av oppgjør mot transportører, og påpekte at dette er et område som bør prioriteres. Systemeierforum ser et behov for å koordinere pasientreisekontorenes felles utfordringer innen oppgjørskontroll, og sikre en nasjonal tilnærming og tilrettelegging av arbeidet innenfor området. Sammenhengene mellom de ulike aktørene og systemene innenfor dagens oppgjørsordning er kompleks og det er mange involverte parter. Formålet med forprosjektet er å ferdigstille arbeidet med felles nasjonal grunnlag for oppgjør, utforme kravspesifikasjon og planlegge videre gjennomføring av løsning knyttet til oppgjørskontroll. Arbeidet i prosjektet bygger videre på arbeidet fra foranalysen, hvor følgende oppsummering og anbefaling ble forelagt: Foranalysen har kartlagt dagens transportøravtaler og mulige systemløsninger for oppgjørskontroll. Rapporten redegjør for resultatet av kartleggingen og vurderinger som ligger til grunn for anbefalingen. Prosjektet anbefaler å tilrettelegge for oppgjørskontroll ved hjelp av et nytt verktøy knyttet til den nye portalløsningen for å ivareta dagens behov for kontroll. For at oppgjørskontroll skal bli en god løsning må det utvikles en nasjonal fakturafil. Det vil være viktig at kontorene stiller seg bak utviklingen av en nasjonal fakturafil og er en pådriver for at den implementeres i samarbeid med sine taksameterleverandører og transportører. Prosjektet anbefaler også å legge til rette for omvendt fakturering som kan bidra til større forutsigbarhet og kontroll på utgiftene innen pasientreiser. Ved implementering av en samkjøringsmotor anbefaler prosjektgruppen at denne løsningen innehar funksjonalitet for omvendt fakturering. Dette for å legge forholdene til rette for de regionene/pasientreisekontorene som ønsker å legge om til omvendt fakturering. Etter foranalysen er det oppstått noe begrepsforvirring knyttet til fakturafil. Det presiseres at med dette menes grunnlaget, oversendt fra transportør, som vil ligge til grunn for å kunne gjennomføre oppgjørskontroll og deretter danne grunnlag for faktura. Heretter vil dette omtales som oppgjørsfil.

7 / 25 4. GJENNOMFØRING 4.1. Målsettinger Følgende resultatmål er definert for forprosjektet: Sikre enighet om standardisert nasjonal oppgjørsfil med alle interessentene Beskrive nye arbeidsprosesser Utvikle kravspesifikasjon til løsning for oppgjørskontroll Planlegge implementering av nye prosesser og systemløsning Disse leveransene blir beskrevet i kapittel 6 Leveranser. 4.2. Avgrensninger Prosjektet har ikke tatt for seg temaet omvendt fakturering, da dette ivaretas i prosjektet Samkjøring og alternativ bestillerløsning. Bakgrunnen for dette er at de fleste optimaliseringsmotorer for samkjøring har funksjonalitet for forhåndsprising og omvendt fakturering. Rapporten tar heller ikke for seg arbeidet med å forbedre datakvalitet i Nissy. I samarbeid med forprosjektet for Samkjøring og alternativ bestillerløsning har det blitt utarbeidet en liste med mulige tiltak som kan øke effekten av ny løsning for oppgjørskontroll. Tiltakene gjelder: Kvalitetsparametere knyttet til samkjøring Forbedring av adresseinformasjon Vurdere endring i bruk av fritekstfelt Sikre standardisering i bruk av felt knyttet til spesielle behov Videre vurdering av disse tiltakene ivaretas av systemeier og funksjonell arbeidsgruppe tilknyttet Nissy.

8 / 25 4.3. Organisering Figur 1 Prosjektorganisering forprosjekt Prosjektgjennomføringen har blitt ledet av Pasientreiser ANS, som også er prosjekteier. Systemeierforum utnevnte en representant fra hvert av de regionale helseforetakene til å delta i prosjektgruppen. De regionale representantene jobber ved ulike pasientreisekontor, og har god kompetanse fra arbeid med oppgjør mot transportører. De har vært ansvarlige for å forankre prosjektgruppens arbeid og ivareta innspillene fra pasientreisekontorene i sin egen region. Prosjektgruppen har også bestått av løsningsarkitekt, kommunikasjonsansvarlig, juridisk rådgiver og prosjektstøtte.

9 / 25 4.4. Fremdrift Forprosjektet ble gjennomført fra mai 2014 til januar 2015. Figur 2 Opprinnelig fremdriftsplan forprosjekt Tidsrammen gitt i mandatet viste seg og ikke å være tilstrekkelig for gjennomføring. Prosjektet ba derfor om utsettelse grunnet følgende årsaker: Teknisk løsning for oppgjørskontroll viste seg å være mer kompleks en tidligere antatt I utvikling av nasjonal oppgjørsfil ble det besluttet å involvere SUTI for å sikre samsvar med taksameterleverandørenes forutsetning Teknisk og funksjonell beskrivelse kunne ikke påbegynnes før samarbeidet med SUTI var etablert. Samarbeidet ble startet i begynnelsen av september. Prosjektet ble utsatt til januar 2015. Endring i tidsplan påvirket ikke prosjektets kostnadsrammer. Figur 3 Fremdriftsplan faktisk utførelse

10 / 25 4.5. Interessenter og kommunikasjon God og riktig kommunikasjon til målgruppene er viktig. Dette for at interessentene til en hver tid skal kunne holde seg oppdatert om prosjektets leveranser og fremdrift. I forprosjektfasen ble det identifisert interessenter og det ble utarbeidet en kommunikasjonsplan som støttet opp under forprosjektets aktivitetsplan. Planene har endret seg underveis i prosjektfasen etter behov. De interessenter som det har blitt kommunisert mot er: Interne interessenter: Ledere ved pasientreisekontorene Oppgjørsmedarbeidere ved pasientreisekontorene Øvrige medarbeidere ved pasientreisekontorene Interne ressurser Pasientreiser ANS Ledergruppen Pasientreiser ANS Prosjekteier Roy Smelien Styringsgruppen Eksterne interessenter: SAS Institute Norges taxiforbund SUTI Systemleverandører taksameter Brukere av etterbehandlingssystem Trafikförvaltningen, Stockholms Läns Landsting Kommunikasjon med prosjektets interessenter har i forprosjektfasen foregått i ulike former. 4.5.1. Office 365 (sharepoint): Prosjektet har et samhandlingsverktøy, Sharepoint, der prosjektgruppen kan lagre, organisere, dele og få tilgang til informasjon. Dette nettsted har blitt brukt i variert grad i forprosjektet. I gjennomføringsprosjektet bør denne siden brukes mer aktivt. 4.5.2. Intranett Pasientreisers intranett er en kanal for informasjon til medarbeidere innen pasientreiseområdet. Prosjektet har, siden foranalysefasen, hatt en egen prosjektside på intranett der oppdatert informasjon om prosjektets arbeid, referater fra møter, relevante dokumenter, kontaktinformasjon etc. publiseres. Det er i perioden publisert nyhetssaker fra prosjektet på intranettet. 4.5.3. Nyhetsbrev I Pasientreiser ANS månedlige nyhetsbrev inkluderes siste måneds nyhetssaker fra prosjektet. Nyhetsbrevet går ut til de fleste medarbeidere innen pasientreiseområdet (524 mottakere per oktober 2014). 4.5.4. E-poster I deler av forprosjektet ble det sendt ut ukentlige statusoppdateringer til regionale representanter som distribuerte dette videre. Når arbeidet med forprosjektrapport og styringsdokument tiltok anså man ikke dette som et behov grunnet at de regionale representantene var høyt delaktig i dette arbeidet.

11 / 25 4.5.5. Møter Det har ved behov vært avholdt telefoniske møter med styringsgruppen i prosjektperioden. Prosjektet har vurdert at det ikke har vært behov for fysiske møter. Styringsgruppen har ved to anledninger blitt innkalt til styringsgruppemøte på kort varsel. Dette er ikke ønskelig da det er krevende for deltagerne å sette seg inn i nødvendig dokumentasjon. Det ble gjort tilpasninger underveis i prosjektet, og dette bør planlegges bedre i neste fase. Styret til Pasientreiser ANS og ledergruppen i Pasientreiser ANS har via prosjekteier fått informasjon om prosjektene gjennom statusmøter. Forprosjektet avholdt i november og desember regionale telefoniske samarbeidsmøter med pasientreisekontorene der lederne, representanter fra samarbeidsforum (styringsgruppen), regionale representanter og oppgjørsmedarbeidere deltok. Målet med samarbeidsmøtene var å informere om prosjektgruppens arbeid, og å få innspill til videre arbeid. 4.5.6. Erfaringsutveksling med eksterne aktører Av eksterne aktører har prosjektet kommunisert med systemleverandører, brukere av etterbehandlingssystemene, bransjeorganet SUTI og Norges Taxiforbund for rådgivning. Møter for erfaringsutveksling har vært gjennomført med Stockholms Velferdsetat (Stockholms Läns Landsting, trafikförvaltningen- SLL).

12 / 25 5. LEVERANSER Med utgangspunkt i mandatet og erfaringer fra foranalysen er det i prosjektet arbeidet mot å innfri målene definert i kapittel 4.1. I tillegg er det hentet erfaringer fra tidligere prosjekter i organisasjonen: Arbeid med Nissy oppgjørsmodul Arbeid med Elektronisk oppgjør og innrapportering Basert på kompleksiteten i oppgjørskontroll ved de ulike kontorene, og tidligere erfaringer, ble det tidlig klart at det var viktig med involvering fra transportnæringen, systemleverandører og standardiseringsorganet SUTI. Det er også hentet erfaringer fra andre tilsvarende virksomheter. Forprosjektets leveranser er oppsummert i dette kapitlet og vil danne grunnlag for det videre arbeidet med oppgjørskontroll. 5.1. Samsvar mandat og leveranser i forprosjekt Leveranser som mandatet gav forprosjektet: Del 1: Ferdigstille, detaljere og starte implementering av nasjonalt standardisert fakturaunderlag Utrede og følge opp nødvendige tiltak knyttet til datakvalitet i NISSY Del 2: Designe detaljerte arbeidsprosesser for ny løsning o Inkludert frikortrefusjon fra HELFO Utarbeide detaljert kravspesifikasjon for oppgjørssystem/verktøy Lage detaljert plan for gjennomføringsfasen implementering av prosess og verktøy Forprosjekt rapport med anbefaling for veien videre Tabell med referanse til var leveranse samt om de er utført eller ikke: Figur 4 Samsvar mandat og leveranser i forprosjekt

13 / 25 5.2. Standardisert nasjonal oppgjørsfil Basert på kartleggingsarbeidet i foranalysen ble det utarbeidet et utkast til nasjonal oppgjørsfil i Excel. Nasjonal oppgjørsfil er et standardisert grunnlag for beregning av oppgjør der kostnadsdrivere i transportøravtalene er definert. Utkastet er videreutviklet i forprosjektfasen i tett samarbeid med SUTI og representanter fra taksameterleverandørene. I arbeidet med oppgjørsfilen har fokus vært på å sikre kvalitet i innholdet for å få bedre kontroll på pasientreisers transportkostnader og samtidig ivareta de ulike pasientreisekontorenes transportøravtaler og behov. Det er behov for en hierarkisk struktur i utvekslingen av oppgjørsdata for å kunne forenkle dagens prosesser, muliggjøre kontroll av transportkostnadene, forenkle dagens oppgjørskontroll og sikre høyere kvalitet. En slik struktur muliggjør rapportering av kostnadene på turnivå, i motsetning til i dag hvor de fleste pasientreisekontorene foretar oppgjørskontroll på rekvisisjonsnivå. En tur defineres som et transportmiddel med en sjåfør, et start- og sluttpunkt og inneholder en eller flere rekvisisjoner. En slik tilnærming til turkostnadene vil gjøre utarbeidelsen av automatiske kontroller enklere, og vil øke effekten av oppgjørskontroll. Dette er viktig for å sikre at man klarer å kontrollere samkjørte turer, noe som det forventes å bli flere av forbindelse med prosjekt Samkjøring og alternativ bestillerløsning. Ved utarbeidelsen av nasjonal oppgjørsfil er kartlagte prismodeller med kostnadsdrivere fra foranalysen gjennomgått, for å kvalitetssikre at den nye strukturen vil fungere for gjeldende transportøravtaler. Gjennom forprosjektet er det arbeidet videre med de 54 unike kostnadsdriverne, fra foranalysen for å se på hvordan man teknisk sett skal løse utformingen av kontrollene. En gjennomgang viste at mange av kostnadsdriverne baserte seg på samme underliggende kostnadselement og dette muliggjør en vesentlig aggregering. Eksempler på dette er tid, kilometer og kostnad. Den nasjonale oppgjørsfilen er kvalitetssikret og forankret hos pasientreisekontorene. Filens innehold er vurdert juridisk for å kontrollere at personsensitive opplysninger håndteres i henhold til gjeldende regelverk (vedlegg 2). Kort oppsummert konkluderes det med at de spesifiserte dataene i standarden kan behandles i Direkteoppgjørsregisteret (begrepsliste). Det er imidlertid utfordringer knyttet til bruken av sjåfør-id da syketransportregisterforskriften ikke gir grunnlag for å registrere og behandle denne opplysningen i Direkteoppgjørsregisteret. Bruk av denne opplysningen i oppgjørskontrollen må dermed tilpasses for å sikre at personvernregler blir overholdt. 5.3. Utvikling av ny SUTI standard Gjennom prosjektet har det vært fokus på å benytte allerede etablerte løsninger knyttet til utveksling av data mellom pasientreiser og transportnæringen. Nissy benytter i dag en SUTI standard for utsendelse av bestillinger til transportør. En tilsvarende SUTI standard for oppgjørsinformasjon vil være enklere for transportnæringen å implementere, enn en egenutviklet standard. Det er lagt ned et vesentlig arbeid for å utarbeide en ny SUTI standard på bakgrunn av oppgjørsfilen. SUTI standarden bygger på XML (begrepsliste), som er et mye brukt format for datautveksling mellom datasystemer. Formatet gjør det mulig å definere informasjon i en hierarkisk struktur. Dette understøtter den logiske oppbygningen til informasjonen i flere dimensjoner. For eksempel at en tur inneholder en eller flere rekvisisjoner, og at en tur samtidig kan inneholde flere kostnadselementer som ikke er knyttet direkte til enkelte rekvisisjoner. XML gjør det enkelt å validere strukturen til innkomne data, som bidrar til høyere datakvalitet.

14 / 25 Den nye SUTI standarden baseres på toveiskommunikasjon med transportører. Meldinger om avvik og godkjenninger på mottatte oppgjør sendes til transportørene elektronisk. Avviste turer kan transportørene korrigere og sende til pasientreiser som nye oppgjør. I etterkant kan godkjente turer helt eller delvis avvises som en følge av historiske kontroller. Informasjon om avviste turer oversendes elektronisk til transportørene. Basert på informasjonen som utveksles vil begge aktører ha nødvendig informasjon som kreves for å utføre fakturering og utbetaling. Prosjektgruppens samarbeid med SUTI har sikret samsvar mellom forutsetningene gitt av de ulike taksameterleverandørene og oppgjørsfilen. I medlemsmøte med SUTI 3.12.2014 ble ønsket løsning og ny SUTI standard for utveksling av oppgjørsdata presentert og godt mottatt av medlemmene. 5.4. Nasjonal samhandling og vedlikehold Nasjonal oppgjørsfil vil, via SUTI, bli en etablert standard med behov for tydelige og omforente definisjoner, ikke bare for pasientreisekontorene, men også eksternt for transportører og taksametersystemer. For å sikre god kvalitet i datagrunnlaget, og samtidig ivareta fremtidige krav til endringer fra kontorene og transportører, ser prosjektgruppen et behov for et nasjonalt nettverk for samhandling og vedlikehold. Det vil være hensiktsmessig grunnet kontinuitet, ressurskapasitet og kompetanse å se på muligheter for å benytte seg av eksisterende nettverk i dette arbeidet. Med en slik brukerinitiert utvikling av løsningen, vil brukernes behov for effektivt arbeidsverktøy være i fokus og det sikres at rammeverket understøtter oppgjørskontroll. Nettverket vil kunne legge nasjonale rammer for videreutvikling av løsningen og gi innspill til SUTI standarden på området. Selve vedlikeholdet av SUTI standarden gjøres av SUTI, og ansvaret for videreutvikling av løsningen vil ligge hos Pasientreiser ANS. Forumet foreslås å bestå av representanter fra pasientreisekontorene og Pasientreiser ANS. Regionale representanter vil representere sin region og sikre at innspill fra pasientreisekontorene tas med i utviklingsarbeidet. Det anbefales at dette behovet og arbeidet ses i sammenheng med allerede eksisterende nettverk, og at dette ansvaret legges til analysenettverket. Analysenettverket har allerede i dag ansvar for nasjonal tilnærming til styringsinformasjon, nasjonale indikatorer og Radar, samtidig som det er analysenettverket som skal drifte og videreutvikle løsning for oppgjørskontroll etter utrulling og implementering. Medlemmene i nettverket innehar erfaring med prosjektarbeid via utvikling og anskaffelse av blant annet Radar. I tillegg vil man få tilgang flere ressurser å spille på, da det pr i dag er ni medlemmer som man kan lastfordele oppgaver på. Med flere representanter vil man i tilegg kunne forankre løsningen bredere. De neste fasene vil kreve en annen og mindre bruk av ressursene fra regionen og man ønsker å organisere det slik at det utnevnes en hovedrepresentant fra hver region, samt en overordnet representant som bidrar på nasjonalt nivå ved behov. En overvekt av de regionale representantene i prosjekt oppgjørskontroll er allerede tilknyttet analysenettverket. Dette vil være en forlengelse av dagens ansvarsområde, og sikre kontinuitet både for ressurser, ansvar og løsninger.

15 / 25 5.5. Transportører og etterbehandlingssystemer Med utgangspunkt i kartleggingsarbeidet fra foranalysen er det i forprosjektet foretatt en ytterligere kartlegging av transportørenes etterbehandlingssystemer og tekniske forutsetninger for, og vilje til, å kunne håndtere den nye SUTI standarden. Med etterbehandlingssystem menes det systemet transportørene benytter for å beregne fakturakostnader basert på taksameterinformasjon og innhold definert i avtalene med pasientreiser. Kartleggingen av eksisterende transportøravtaler i foranalysen ligger til grunn for forprosjektet, og det ble påvist mangler og uklarheter i resultatene samt behov for ytterligere informasjon i denne fasen av prosjektet. Det ble derfor gjennomført en utvidelse av eksisterende kartlegging. Det var også behov for direkte kommunikasjon med transportører og leverandører av etterbehandlingssystemer. Derfor ble det innhentet nødvendig kontaktinformasjon i denne fasen og for videre arbeid med oppgjørskontroll. Arbeidet i forprosjektet har vært fokusert mot taksameterleverandører og drosjenæringen da dette utgjør det vesentligste omfanget av utførte turer. Gjennom høringsrunder har det blitt påpekt mangler på forankring mot turvognnæringen noe som da blir et viktig oppfølgningspunkt for gjennomføringsprosjektet. 5.5.1. Automatisert prosess For å beregne kostnader som grunnlag for oppgjør er det kartlagt hvilke etterbehandlingssystemer som benyttes av transportørene ved de ulike pasientreisekontorene. Det er også kartlagt i hvilken grad etterbehandlingssystemene kan støtte prosjektets ønskede prosess, krav til teknologi, støtte for helautomatisert prosess, grad av manuell behandling og mulighet for toveiskommunikasjon via Sonic. I tillegg til systemtekniske krav har prosjektgruppen sjekket bransjens vilje til å ta i bruk den fremtidige løsningen. Kartleggingen bekrefter at samtlige identifiserte leverandører av etterbehandlingssystemer er positive til en nasjonal koordinering av en SUTI standard. Alle systemleverandørene bekrefter at de har de tekniske forutsetningene for å støtte en helautomatisk prosess i forhold til bearbeiding av oppgjørsdata, og oversendelse og mottak av oppgjørsfiler. Samtidig signaliserte de at det var et felles ønske om en mer automatisert og standardisert prosses i forhold til oppgjørskontroll ovenfor pasientreiser, og de ser en egenverdi i prosjektet. Prosjektet har også gjennomført et møte med Norges Taxiforbund som bekreftet at en standardisert oppgjørsløsning er ønsket i bransjen. Norges Taxiforbund så også en mulig økonomisk og administrativ gevinst for sine medlemmer som følge av dette prosjektet. 5.5.2. Volum og kostnader Figurene under viser forbindelsen mellom kostnader og rekvisisjoner og hvilke etterbehandlingssystem løsning for oppgjørskontroll må integreres mot. Grafene viser at vi vil kunne kontrollere over 80 % av kostnadene og rekvisisjonene ved å implementere løsning i samarbeid med de fem største leverandørene av etterbehandlingssystemene. Denne identifiseringen av kostnader og antall rekvisisjoner innenfor de ulike systemene vil støtte prosjektet i vurderinger rundt planleggingen av en pilot.

16 / 25 120 % 100 % 80 % 60 % 40 % 20 % 0 % 486 Rekvisisjoner fordelt per etterbehandlingsystem 283 261 230 84 % 100 % 149 128 126 90 79 600 400 200 - Antall rekvisjoner i tusen Akkumulert prosent av totalen Figur 5 Volum basert på antall rekvisisjoner i første halvår 2014 120 % 100 % 80 % 60 % 40 % 20 % 0 % 177 Transportkostnader fordelt per etterbehandlingsystem 140 126 200 83 % 100 % 53 50 45 45 45 100 33 - Transportkostnader i MNOK Akkumulert prosent av totalen Figur 6 Volum basert på transportkostnader i første halvår 2014

17 / 25 5.6. Prosess og teknologi Prosjektgruppen har utarbeidet et utkast til funksjonelle og tekniske krav i kravspesifikasjonen. Disse kravspesifikasjonene vil sammen med de generelle kravene (krav til leverandør, opplæring, support etc.) ferdigstilles til anbudsdokumentasjonen i gjennomføringsfasen. 5.6.1. Dagens arbeidsprosess Figur 7 Dagens arbeidsprosess I dag sendes transportoppdrag fra Nissy til transportør. Transportørene gjennomfører pasientreisene i tråd med bestillingene. De aller fleste transportørene utarbeider i dag et fakturagrunnlag i Excel for gjennomførte transportoppdrag. En faktura, sammen med fakturagrunnlaget, oversendes pasientreisekontorene. Basert på fakturagrunnlaget, gjennomfører pasientreisekontorene kontroller, for å sikre at utbetalt beløp stemmer overens med de turene som er bestilt og transportøravtalenes innhold. Hvor mye som kontrolleres, hvilke kontroller som gjennomføres og når oppgjør utbetales varierer i stor grad ved de ulike pasientreisekontorene. Eventuelle avvik i fakturagrunnlaget rapporteres til transportørene for feilretting. Dette er en prosess som ofte går frem og tilbake mellom pasientreisekontorene og transportørene før de blir enige om hvilke turer som er korrekte og hvilke turer det må utstedes kreditnota for. Frikort innrapporteres enten på bakgrunn av mottatt fakturagrunnlag eller på bakgrunn av kontrollert fakturagrunnlag og tilhørende refusjonskrav sendes HELFO.

18 / 25 Oppsummert er oppgjørskontroll i dag en svært manuell, og lite standardisert, prosess ved alle pasientreisekontorene. Manglende standardisering har, frem til nå, gjort det så godt som umulig å utvikle systemstøtte for oppgjørskontroll. Dårlig datakvalitet, i tillegg til manglende systemstøtte, har gjort oppgjørskontroll til en svært tidkrevende og lite effektiv prosess som ikke sikrer full kontroll av transportkostnadene. Identifiserte utfordringer ved dagens prosess: Manglende standardisering og kvalitet på innholdet i fakturagrunnlag Manglende standardisering av kontroller Manglende standardisering på tilbakemeldinger til transportører Mye manuelt arbeid i alle ledd som følge av manglende systemstøtte Vanskelig å kontrollere samkjørte turer på rekvisisjonsnivå grunnet lite hensiktsmessig datastruktur, noe som medfører mye manuelt arbeid og er tidskrevende Håndtering av papirkvitteringer, for de kontorer det gjelder, krever mye manuelt arbeid og er ressurskrevende Varierende arbeidsmengde, da store volumer av oppgjør oversendes samtidig Mange krediteringer Det eksisterer i dag avtalefestede prismodeller som ikke kan kontrolleres 5.6.2. Fremtidlig arbeidsprosess Prosjektet har utarbeidet et forslag til en fremtidig arbeidsprosess, for å sikre en effektiv oppgjørskontroll. Figur 8 Fremtidig arbeidsprosess

19 / 25 I dag sendes det transportoppdrag fra Nissy til transportør. Transportørene gjennomfører pasientreisene i tråd med bestillingene. 1. Utgangspunktet for fremtidlig arbeidsprosess er at transportør utarbeider en oppgjørsfil på bakgrunn av gjennomførte bestillinger. Oppgjørsfil sendes fra transportører til det nye fremtidlige oppgjørskontrollsystemet på definert SUTI standard. Filene inneholder et antall turer som hver kan inneholde en eller flere rekvisisjoner. 2. Når oppgjørsfilen er mottatt av oppgjørskontrollsystemet utføres en automatisk kontroll. Oppgjørsfilen prosesseres automatisk gjennom forhåndsdefinerte kontroller (vedlegg 3) som validerer innhold i oppgjørskontrollfilen og kontrollerer transportkostnadene opp mot bestillingene. Det kan i enkelte tilfeller gis rom for en prosentvis forskjell på kontrollene i form av en terskelverdi. Kontrollen vil gi tre resultater: Tur godkjennes Tur avvises Tur beholdes for manuell kontroll 3. En tur kan bli plukket ut for manuell stikkprøvekontroll. Funksjonen for dette skal være å kunne validere kvaliteten på de automatiske kontrollene. Administrasjon av stikkprøver skal utføres lokalt og kan om ønskelig settes til 0 %. Turer som det avdekkes avvik på i stikkprøvekontroll skal sendes tilbake til transportørene. Det skal være mulig å merke turer som tidligere har blitt avvist i manuell kontroll for ny manuell kontroll, hvis de sendes inn på nytt. Den manuelle kontrollen skal også inneha en funksjon som skal ivareta historisk kontroll på turer som allerede er godkjent for utbetaling i automatisk kontroll. Denne kontrollen skal basere seg på informasjon som kommer inn senere etter at turen ble godkjent eller at ny kontroll innføres. Avviste turer som ikke aksepteres av transportør sendes til manuell kontroll. 4. Godkjente turer rapporteres tilbake til transportør som utbetalingsfiler, kan inneholde en eller flere turer, og får tildelt et utbetalingsnummer som er unikt for filen. Hvorfor det trengs et unikt utbetalningsnummer er for at kunne kontrollere vad som er utbetalt eller ikke. Transportøren utsteder en faktura på et gitt beløp med tilhørende utbetalingsnummer. Det legges opp til at transportøren lager en faktura av summen av flere utbetalingsnummer. Mottatte avvik korrigeres av transportør og sendes tilbake som et nytt oppgjør. Prosjektgruppen vurderte om godkjente turer skulle utbetales direkte på bakgrunn av fakturagrunnlaget til transportør. Prosjektgruppen anbefaler ikke dette alternativet, grunnet det er kontroversielt at utbetaling skal skje uten en tilhørende faktura som er sendt fra transportør. Det utelukkes ikke at en slik løsning kan være aktuell i fremtiden, eller at det enkelte pasientreisekontor kan velge dette. 5. Mottatt faktura fra transportør kontrolleres manuelt på grunnlag av tildelte utbetalingsnummere før de utbetales. Utbetalningsnumrene kan inneholde en eller flere turer. Forutsetningene for at en slik løsning vil fungere er at den foreslåtte nasjonale oppgjørsfilen implementeres, at det utarbeides et standardisert takstkodeverk og lages standardiserte avvikskoder for de ulike kontrollene.