Utvalg: FORMANNSKAPET Møtested: Møterom Møtedato: 11.09.2013 Tid: 0900 Eventuelt forfall meldes til tlf. 78985320 Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. MØTEINNKALLING SAKSLISTE Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 29/13 13/251 ØNSKE OM NY SAMARBEIDSAVTALE PGA ENDREDE ØKONOMISKE FORUTSETNINGER 30/13 13/553 SØKNAD OM EKSTRA TILSKUDD TIL BÅTSFJORD I FEST 31/13 13/588 SØKNAD OM TILSKUDD TIL ELDRETREFF I SYLTEFJORD 32/13 13/546 SØKNAD OM SERVERINGS- OG SKJENKEBEVILLING 33/13 13/605 BUDSJETTREGULERINGER SEPTEMBER 2013 Båtsfjord, den 03.09.2013 Båtsfjord kommune Geir Knutsen utvalgets leder
Sak 29/13 ØNSKE OM NY SAMARBEIDSAVTALE PGA ENDREDE ØKONOMISKE FORUTSETNINGER Saksbehandler: Tony Petterson Arkiv: C09 &01 Arkivsaksnr.: 13/251 Saksnr.: Utvalg Møtedato 29/13 Formannskapet 11.09.2013 Rådmannens opprinnelige forslag til vedtak: Formannskapet gir rådmannen fullmakt til å inngå ny avtale med Frivilligsentralen med en fast andel til Frivilligsentralen på 30 % gjeldende fra 1. januar 2013. Innstilling: Formannskapet gir rådmannen fullmakt til å inngå ny avtale med Frivilligsentralen med en fast andel til Frivilligsentralen på 30 % gjeldende fra 1. januar 2013. Saksutredning Generell del: Båtsfjord Frivilligsentral ønsker ny avtale med kommunen i forbindelse med salg av kort til styrketreningsrommet på idrettshallen. Dette har en sammenheng med at kommunens velferdstiltak for de ansatte hvor disse kunne trene gratis ved at kommunen betalte kortene er falt bort. Dermed har salget av kort falt drastisk og er nesten halvert. Før dette var det ikke noe problem å nå budsjett tallet og dermed økt fortjeneste for salg utover budsjett tallet. For ikke å bli påvirket av tilfeldige endringer i budsjett tallet ønsker Frivilligsentralen en fast andel på 30 % både før og etter at budsjett tallet er nådd. Dette gir en bedre forutsigbarhet i deres budsjettering. Insitamentet for størst mulig salg vil allikevel være tilstede. I dagens avtale har Frivilligsentralen10 % av salget frem til nådd budsjett tall. Alt salg over budsjett tallet får de 50 % av salget. Eksempler Med dagens avtale og ved et totalsalg ved årets slutt på kr 110 000.- vil utbetalingen til Frivilligsentralen bli som følger: 10 % av budsjett tall på kr 80.000.- = kr 8.000.-. 50 % av salg utover budsjettet med kr 30.000.- = kr 15.000.-. Sum utbetaling kr 23.000.-. Samme salg med ny avtale: 30 % av total salg på kr 110.000.- = kr 33.000.-. Pr 24.6 er det solgt kort for kr 78 837,50.-. Man kan muligens nå et salg på kr 110.000.-. Man må ta høyde for et mindre salg siste halvår da noen av de solgte kortene gjelder hele året. Samtidig vil det jo være noen som kjøper kort i siste halvdel som gjelder utover årets slutt som allikevel blir ført i år. Dersom dette slår til vil det være inndekning for utbetaling til Side 2
Sak 29/13 Frivilligsentralen med både ny og gammel avtale. Gjeldende avtale og utkast til ny avtale ligger vedlagt. I forbindelse med fjorårets budsjettarbeid ble altså posten velferdsgoder for kommuneansatte hvor kommunen betalte treningskortet til de ansette fjernet. For budsjettåret 2014 kan posten 162010 4010 380 annet salg økes fra kr 80 000.- til kr 115.000.-. Samtidig opprettes en utgiftspost i forhold til ny avtale, utbetaling til Frivilligsentralen på kr 35.000.-. Posten 160010 4010 380 (salg til kommunalt ansatte) fjernes i 2014 budsjettet. Økonomiske konsekvenser: Ved salg av kort for ca. kr 110 000.- vil vi ha inndekning for utbetaling til Frivilligsentralen med både gammel og ny avtale inneværende år. Juridiske konsekvenser: Ingen. Organisasjonsmessige konsekvenser: Ingen. Helsemessige konsekvenser: Ingen. Miljømessige konsekvenser, internt og eksternt: Ingen. Beredskapsmessige konsekvenser: Ingen. Side 3 av 11
Sak 30/13 SØKNAD OM EKSTRA TILSKUDD TIL BÅTSFJORD I FEST Saksbehandler: Tony Petterson Arkiv: C03 Arkivsaksnr.: 13/553 Saksnr.: Utvalg Møtedato 30/13 Formannskapet 11.09.2013 Rådmannens opprinnelige forslag til vedtak: Finnmark Mat & Kulturopplevelser innvilges et ekstra tilskudd på kr 40.000.- til dekning av sine utgifter i forbindelse med alkoholfritt ungdomsarrangement under Båtsfjord i fest 2013. Beløpet belastes budsjettreserven. Innstilling: Finnmark Mat & Kulturopplevelser innvilges et ekstra tilskudd på kr 40.000.- til dekning av sine utgifter i forbindelse med alkoholfritt ungdomsarrangement under Båtsfjord i fest 2013. Beløpet belastes budsjettreserven. Saksutredning Generell del: Søknad fra Finnmark mat & kulturopplevelser AS lyder slik: Finnmark Mat & Kulturopplevelser vil med dette søke om ekstra tilskudd til årets Båtsfjord i fest arrangement. FM&K har nå stått for arrangementet Båtsfjord i Fest i tre år. Vi må konstatere at det ikke er noen stor fortjeneste å hente ut etter disse tre årene. Våre arrangement er ment å treffe alle alders og så mange interessegrupper som mulig i Båtsfjord. Årets arrangement startet med en alkoholfri ungdomsdag i festivalteltet. Til dette arrangementet lånte FM&K ut teltet m/utstyr, lyd, kjøkkenvogn og kjøkkenutstyr til ungdomsklubben som drev arrangementet. Vi betalte også honoraret til tilreisende artister som deltok. Dette dreier seg om Morty band fra Tana. Vi vil med dette søke om tilleggstilskudd på kr 40 000.-. Søknad slutt Det er lagt ved et udokumentert regnskap/oversikt for nevnte ungdomsarbeid slik: Leie av lyd kr 12 000 Frakt av lydutstyr kr 2 000 Toaletter kr 2 000 Bet. Musikk kr 6 000 Strøm kr 1 500 Tømming av toalett kr 1 000 Gass kr 500 Side 4
Sak 30/13 Montering av telt kr 12 000 Skade r på telt etter storm kr 3 000 Leid hjelp til søppelfjerning kr 1 500 SUM kr 41 500 Administrasjonen er av den oppfatning at arrangøren av de tre siste årenes BIF har gjort en veldig god jobb på alle mulige måter. De har tydeligvis også vært flinke til å skaffe både økonomisk og andre bidrag for å styrke arrangementene. 60 000 kroner er ikke mye for å lage så store arrangement som de har klart. Etter BIF i 2008 arrangert av Linken Radio ble det søkt om kr 65 000.- til dekning av underskudd. Dette ble innvilget av kommunestyret 23.10 i sak 55/08. Vedtaket sluttet med: Linken Radio kan ikke regne med å få innvilget tilsvarende søknader i framtiden. Hvorvidt dette skal ha betydning for dagens arrangør vites ikke. Økonomiske konsekvenser: Arrangøren får årlig til rådighet kr 60 000.- til arrangementet. Juridiske konsekvenser: Ingen. Organisasjonsmessige konsekvenser: Ingen. Helsemessige konsekvenser: Ingen. Miljømessige konsekvenser, internt og eksternt: Ingen. Beredskapsmessige konsekvenser: Ingen. Side 5 av 11
Sak 31/13 SØKNAD OM TILSKUDD TIL ELDRETREFF I SYLTEFJORD Saksbehandler: Tony Petterson Arkiv: C03 Arkivsaksnr.: 13/588 Saksnr.: Utvalg Møtedato 31/13 Formannskapet 11.09.2013 Rådmannens opprinnelige forslag til vedtak: Søknaden innvilges med kr 5.000.-. Beløpet belastes budsjetreserven. Innstilling: Søknaden innvilges med kr 5.000.-. Beløpet belastes budsjetreserven. Saksutredning Generell del: Båtsfjord Arbeiderpartis kvinnegruppe søker om tilskudd til eldre-treff som arrangeres i Syltefjord 6. september 2013. De skriver bl.a. videre at fjorårets treff kostet 21.000,- kr. Da vi ser at årets treff kan bli noe dyrere pga. at vi må leie inn buss utenfra kommunen i tillegg til lokal minibuss, tillater vi for første gang å søke også kommunen om støtte. De mottar årlig støtte fra bedrifter og fiskere til dette arrangementet. Selv om det er en undergruppe i et politisk parti som står som arrangør er dette eldre-treffet et arrangement som er åpent for alle. Dette er et årlig arrangement som er meget populært. Økonomiske konsekvenser: Kr 5.000.- belastes budsjettreserven. Juridiske konsekvenser: Ingen. Organisasjonsmessige konsekvenser: Ingen. Helsemessige konsekvenser: Ingen. Miljømessige konsekvenser, internt og eksternt: Ingen. Beredskapsmessige konsekvenser: Ingen. Side 6
Sak 32/13 SØKNAD OM SERVERINGS- OG SKJENKEBEVILLING Saksbehandler: Tove Godtvassli Arkiv: U63 Arkivsaksnr.: 13/546 Saksnr.: Utvalg Møtedato 32/13 Formannskapet 11.09.2013 Rådmannens opprinnelige forslag til vedtak: I medhold av serveringslovens 3 innvilges søknad om serveringsbevilling fra Narvesen 606, Båtsfjord slik: Søknaden gjelder: Serveringsbevilling Serveringsstedet: Narvesen 606, Båtsfjord, Havnegata 2-4, 9990 Båtsfjord Bevillingssøker: Styrer: Anm. fra skatteetaten og politiet Ingen Innstilling: I medhold av serveringslovens 3 innvilges søknad om serveringsbevilling fra Narvesen 606, Båtsfjord slik: Søknaden gjelder: Serveringsbevilling Serveringsstedet: Narvesen 606, Båtsfjord, Havnegata 2-4, 9990 Båtsfjord Bevillingssøker: Styrer: Anm. fra skatteetaten og politiet Ingen Saksutredning: Det vises til søknad om serveringsbevilling av 08.08.2013 fra Narvesen 606, Båtsfjord v/. Det er bedt om uttalelser fra Skatt Nord og politiet. Søknaden gjelder: Serveringsbevilling Serveringsstedet: Narvesen 606, Båtsfjord, Havnegata 2-4, 9990 Båtsfjord Bevillingssøker: Styrer: Anm. fra skatteetaten og politiet Ingen Side 7
Sak 32/13 Ifølge serveringsloven av 13.06.1997 skal det gis bevilling dersom visse krav er oppfylt: 4: Serveringsstedet skal ha en daglig leder som har det reeelle ansvar for den daglige drift av serveringsstedet. 5: Serveringsstedets daglige leder må ha gjennomført etablererprøve. 6: Paragrafen stiller krav om at bevillingshaver, styrer og personer som direkte eller indirekte kontrollerer er mer ene tredel av eierandelene eller stemmene i foretak som driver serveringssted eller som oppebærer en vesentlig del av serveringsstedets inntekter, ikke må ha overtrådt bestemmelser i straffelovgivningen, herunder straffebestemmelser i skatte- og avgiftslovgivningen og regnskapslovgivningen, på en måte som vil være uforenlig med drift av serveringssted. Kommentarer: 4: Daglig leder vil være 5: har gjennomført og bestått etablererprøve. 6: Verken skatte- og avgiftsmyndigheten eller politiet har innvendinger til at bevilling gis. Side 8 av 11
Sak 33/13 BUDSJETTREGULERINGER SEPTEMBER 2013 Saksbehandler: Sølvi Mathisen Arkiv: 153 Arkivsaksnr.: 13/605 Saksnr.: Utvalg Møtedato 33/13 Formannskapet 11.09.2013 Rådmannens opprinnelige forslag til vedtak: Rådmannen innstiller at følgende budsjettreguleringer og tilleggsbevilgninger vedtas og finansieres ved bruk av budsjettreserven: Tiltak Beskrivelse Beløp 1 Finnmark Kommunerevisjon IKS 53.571,- 2 Konsulentstilling økonomiavdelingen 400.000,- 3 En barnehage i to bygg 87.000,- 4 Merking av snøskuterløyper 17.000,- 5 Reiseutgifter i forb. med nytt øk.system 50.000,- Totalt finansiert fra budsjettreserven 607.571,- Innstilling: Rådmannen innstiller at følgende budsjettreguleringer og tilleggsbevilgninger vedtas og finansieres ved bruk av budsjettreserven: Tiltak Beskrivelse Beløp 1 Finnmark Kommunerevisjon IKS 53.571,- 2 Konsulentstilling økonomiavdelingen 400.000,- 3 En barnehage i to bygg 87.000,- 4 Merking av snøskuterløyper 17.000,- 5 Reiseutgifter i forb. med nytt øk.system 50.000,- Totalt finansiert fra budsjettreserven 607.571,- Saksutredning: Vi har flere saker som krever budsjettreguleringer samt to tilleggsbevilgninger. Har valgt å ta alle i en og samme sak. Tidligere vedtak og brev fra Finnmark Kommunerevisjon IKS ligger vedlagt. Hvert enkelt punkt kommenteres særskilt med en samlet oversikt til slutt: 1. Finnmark Kommunerevisjon IKS (Fkrev) Fkrev er kommet i en svært vanskelig økonomisk situasjon. Søknaden ligger fra selskapet ligger vedlagt. I hovedsak skyldes dette et vedtak selskapets representantskap gjorde i 2012. Det ble vedtatt at selskapet skulle gjennomgås og se på hvordan selskapet skulle driftes videre. Det ble ikke vedtatt finansiering av dette, men styret skulle søke ekstern finansiering. Det ble søkt om skjønnsmidler fra Fylkesmannen (via Vadsø kommune) men søknaden ble avslått. Gjennomgangen har kostet selskapet kr. Side 9
Sak 33/13 750.000,- i 2012 og 2013. Kommunen ble informert om denne saken på eiermøte den 5 august 2013. I møtet fremkommer det også at hvis selskapet ikke kan betale sine forpliktelser og blir lagt ned er det fortsatt eierkommunene som står ansvarlig for selskapet forpliktelser. Eiermøtet var enig i at kommunene måtte ta regningen for prosjektet siden det var representantskapet som hadde vedtatt prosjektet. Kostnaden fordeles mellom kommunene ihht. eierandel. Det søkes derfor for tilleggsbevilgning for å betale allerede utsendt faktura fra Fkrev på kr. 53.571,-. Den økte utgiften dekkes av budsjettreserven. 2. Stilling ved økonomiavdelingen Viser til vedtak i administrasjonsstyret 17.01.13 sak 7/13. Det ble vedtatt at økonomiavdelingen skulle styrkes med en stilling etter at stillingen var inndratt i 2012. Kostnaden her inkl. feriepenger og pensjon utgjør ca kr. 400.000,- i 2013. Stillingen innarbeides i budsjettet for 2014. Stillingen finansieres ved bruk av budsjettreserven. 3. En barnehage i to bygg Viser til vedtak i kommunestyret 30.01.13 sak 6/13. I opprinnelig budsjett 2013 vedtok kst at barnehagene skulle driftes som en barnehage i to bygg med en styrer. Tiltaket hadde en innsparingseffekt i 2013 på kr. 87.000,-. I kst 30.01.13 ble dette vedtaket opphevet og barnehagene må derfor tilføres kr. 87.000,-. Finansieres fra budsjettreserven. 4. Merking av snøskuterløyper Viser til vedtak i kommunestyret 30.01.13 sak 5/13. Det ble vedtatt at budsjettposten for merking av snøskuterløyper skulle økes med kr. 17.000,-. Finansiering ble ikke vedtatt. Foreslår at dette finansieres ved bruk av budsjettreserven. 5. Tilleggsbevilgning økonomiavdelinga EVRY AS som har levert vårt økonomisystem har valgt å ikke drifte dette systemet videre. Vi har derfor inngått avtale med Arena Norge AS om å ta i bruk deres system Xledger Kommune fra 01.01.2014. I den forbindelse vil det bli en del felles opplæring hovedsakelig i Tana, men mulig også i Tromsø, sammen med de andre kommunene som har inngått samme avtale som oss (Tana, Nesseby og Berlevåg). Økonomiavdelingen ser seg derfor nødt til å be om tilleggsbevilgning på kr. 50.000,- til reisekostnader i forbindelse med opplæring i det nye økonomisystemet. Tilleggsbevilgningen finansieres av bruk av budsjettreserven. Budsjettreserven pr. 01.09.13 har disponibelt kr. 2.034.407,-. Følgende tiltak er foreslått finansiert med bruk av denne: Tiltak Beskrivelse Beløp 1 Finnmark Kommunerevisjon IKS 53.571,- Side 10 av 11
Sak 33/13 2 Konsulentstilling økonomiavdelingen 400.000,- 3 En barnehage i to bygg 87.000,- 4 Merking av snøskuterløyper 17.000,- 5 Reiseutgifter i forb. med nytt øk.system 50.000,- Totalt finansiert fra budsjettreserven 607.571,- Side 11 av 11