Rollebeskrivelser for ehandel I dette dokumentet beskrives rodder tidknyttet ee-hndedssrosessen eeskrivedsen hv de udike roddene er retningsgivende, men må tidshsses den enkedte virksom-et Fødgende rodder er beskrevet: Leder, srosesseier, rekvirent/be-ovsstidder, bestidder, hnviser, vhremotthk, suserbruker, deverhndørhktivhtor, systemhdministrhtor, systemdeverhndør og vhree og tjenestedeverhndør Hensikt: Hensikten med rodde eog hnsvhrsbeskrivedsen er å gi en dethdjert beskrivedse hv -vidke ossghver som tid-ører de udike roddene i en ee-hndedssrosess Oversikten bør benyttes i tidknytning tid ossdæring og ved tiddeding hv ossghver tid de udike fuunksjonene i virksom-eten Rolle- og ansvarskart: Det er i tiddegg uthrbeidet et roddee og hnsvhrskhrt som khn benyttes fuor å sikre tydedig kommunikhsjon så -vem i virksom-eten som -hr hnsvhr fuor de udike roddene og ossghvene 1.1 Leder Rolle: Leder Leder som -hr besdutningsmyndig-et tid innfuøring hv edektronisk -hnded i virksom-eten Vise retning og sodicy fuor innkjøs og ee-hnded sdik ht fuor-oddene digger tid rette fuor å nå mådene fuor virksom-eten Hovedansvar: Ansvarsområder og oppgaver: eesdutte måd, strhtegi, sdhner, ressurser og budsjetter fuor innkjøs og ee-hnded Fødge oss utvikdingen gjennom styringsinfuormhsjon eesdutte nødvendige tidthk fuor å dede utvikdingen i ønsket retning Kommunisere og sette innkjøs så hgendhen i virksom-eten Iverksette rhssortering som dedd i å nå måd shtt fuor ee-hndedsshtsning Kvalifiaajoner:s Fødge oss og gi tidbhkemedding om be-ov fuor endringer Motivere sine medhrbeidere
1.2 Prosesseier Rolle: Prosesseier Oserhtiv deder hv ee-hnded, khn dedegeres tid en som ikke er hdministrhtiv deder i dinjen Sikre gode besdutningsgrunndhg fuor dededsen Iverksette tidthk fuor å ossnå måd fuor ee-hnded Hovedansvar: Ansvarsområder og oppgaver: Uthrbeide fuorsdhg tid måd, strhtegi, sdhner og budsjetter fuor ee-hnded Orghnisere hrbeidet ved å designe fuorsdhg tid rutiner, rodder og hrbeidslyt Fødge oss imsdementering hv sdhner Invodvere og kommunisere med interessenter Måde og rhssortere sthtus og utvikding så ee -hnded Yte 2 dinjesussort tid virksom-eten Kvalifikasjoner: Motivere nøkkedmedhrbeidere så tvers hv orghnishsjonen Sikre komsethnse i hdde redevhnte deder hv virksom-eten Fødge oss og gi tidbhkemedding om be-ov fuor endringer 1.3 Rekvirent/behovsstiller Rolle: Reivirent /behovaatiller En rekvirent er en ansatt som etter delegert myndighet har fått fullmakt til initiere et kjøp. Fullmakten gis av person som har budsjettdisponeringsmyndighet (anviser) og kan gis skriftlig eller muntlig. Alle ansatte kan i prinsippet ha et behov for å anskafe en vare eller tjeneste. Dette innebærer at rekvirenter vil finnes i alle deler av organisasjonen. I mange tilfeller vil en medarbeider ha rollen som både rekvirent og attestant Formålet med rollen er å informere om et behov for å anskafe en vare eller en tjeneste. Hovedansvar: Ansvarsområder og oppgaver: Beskrive behovet nøyaktig. Beskrive hva som skal kjøpes, hvor mye, til hvilken kvalitet osv. Sende anmodningen til en dedikert bestiller i organisasjonen, rekvirenten skal ikke selv sende bestillinger til leverandør. Gi bestiller informasjon om hvilke ansvarskode og eventuelt prosjekt som bestillingen skal belastes. Kvalifikasjoner: Må kunne beskrive behovet på en god måte
Må ha kjennskap til hva virksomheten har av rammeavtaler og på hvilke områder disse gjelder. Må kjenne til virksomhetens organisering av anskafelsesarbeidet samt interne anskafelsesrutiner som gjelder. 1.4 Bestiller Rolle: Bestller En bestiller er en ansatt som etter delegert myndighet har fått fullmakt til å sende en bestilling på et kjøp. Formålet med bestillerrollen er: Profesjonalisere innkjøp og redusere feil. Bedre kompetanse i bestillingsprosessen Efektivisere innkjøp Bedre kvalitet på anskafelsen Hovedansvar: Ansvarsområder og oppgaver: Finne fram til det produktet som best dekker behovet som er spesifisert i anmodningen som bestiller har mottatt fra rekvirent Fylle ut fullstendig bestilling i e-handelsløsning på grunnlag av anmodning fra rekvirent. Påføre korrekt kontering på bestillingen. Må forsikre seg om at bestillingen er i henhold til hva rekvirent har anmodet om Sende bestilling til anviser for godkjenning. Bestiller kan korrigere mottatt anmodning fra rekvirent, slik at bestillingen blir korrekt utfylt. Bestiller har fullmakt til å endre på bestillingen innenfor en gitt ramme, dersom det er behov (for eksempel dersom det er glemt å føre på frakt, glemt eventuelt ekstrautstyr eller lignende). Bestiller skal ta varemottak på skjermen, og registrere og følge opp eventuelle avvik. Bestiller skal arkivere pakkseddel! Kvalifikasjoner: God kunnskap om rammeavtaler og de varer og tjenester som disse avtalene omfatter og som vedkommende har bestillingsfunksjonen for God kompetanse på bruk av e-handels verktøy God kunnskap om gjeldende anskafelsesregelverk Må kjenne til virksomheten sin organisering av innkjøpsarbeidet og dens rutiner. Må ha god kjennskap til alle segmentene og verdiene i kontostrengen.
1.5 Anviser Rolle: Anviser Hovedansvar: Ansvarsområder og oppgaver: En anviser er en ansatt med budsjettansvar. En anviser bør delegere sin fullmakt til en stedfortreder, enten sideveis eller nedover i organisasjonen for å dekke opp for sykdom og ferie. En stedfortreder trenger ikke å være en formell leder. I regelverket er begrepet budsjettdisponeringsmyndighet brukt. Her dekker anviser den samme rollen. Formålet med anviserrollen er å godkjenne bestillinger etter fullmakt. Nærmere forklaring: Anvisningsmyndighet (budsjettdisponeringsmyndighet) omfatter myndighet til å bestemme hva budsjettmidler avsatt til nærmere avgrensede formål skal brukes til, herunder myndighet til å inngå avtaler og gi tilsagn som medfører økonomisk binding. Utøvelse av budsjettdisponeringsmyndighet, gjennom disponering av budsjettet (inngå forpliktelser for virksomheten), er en del av kontrollaktivitetene som skal utføres. Rutiner for kontrollaktiviteter, herunder transaksjonskontroller inngår som et element i virksomhetens interne kontroll. Alle disposisjoner som medfører økonomisk forpliktelse for virksomheten skal bekreftes av en som har anvisningsmyndighet. Før en person med anvisningsmyndighet gjennomfører disposisjoner skal vedkommende gjennomføre ulike kontroller. Anviseren skal gjennom sin kontroll sikre at utgifter blir håndtert i samsvar med gjeldende lover, regler og avtaler og at utgiftene følges opp i forhold til virksomhetens budsjetter og fastsatte planer. En anviser kan godkjenne en bestilling/ anvise en utgift når vedkommende har påsett at: attestasjon er foretatt det er hjemmel for disposisjonen det er budsjettmessig dekning for utgiften disposisjonen er økonomisk forsvarlig korrekt kontostreng er benyttet For bestilling av varer og tjenester gjennom e- handelsløsningen vil anviser få bestilling tilsendt fra bestiller. Anviser må gjennomføre kontrollene som nevnt over, før bestilling kan godkjennes. Når godkjenning er gjennomført, vil bestilling automatisk bli sendt til leverandør. Den som har budsjettansvar kan ikke anvise godtgjørelser eller andre utbetalinger til seg selv. Alle som har budsjettansvar har anledning til å gjennomføre bestillinger/avrop på eget eller underordnedes budsjett når ikke annet er bestemt. Den som har budsjettansvar har anledning til å delegere sin bestillingsfullmakt iht. gitte rammer, dvs. uten å
delegere budsjettansvar. Den som har budsjettdisponeringsmyndighet, har rett til å bestille (bestillingsrett) og kan også delegere bestillingsrett til andre. Når en tilsatt gis bestillingsrett, må det samtidig være gitt rammer som vedkommende skal holde seg innenfor. Kvalifikasjoner: Grunnleggende kunnskap om anskafelsesregelverket og de relevante delene av økonomireglementet Kjennskap til generelle regnskapsprinsipper Generell kjennskap til alle segmentene i kontostrengen 1.6 Varemottaker Rolle: Varemotaker Adde Kvhditetssikre shmsvhr meddom shkksedded mot vhredevering Hovedansvar: Ansvarsområder og oppgaver: Sjekke om det fuoredigger hvvik meddom shkksedded og vhredevering Phkksedded må kvitteres og sendes tid bestidder, uhnsett hvvik edder ikke Kvalifikasjoner: Shmhrbeidsegenskhser Kunne fuormidde og ssre entusihsme Forstå ee-hnded som støttesrosess tid virksom-etens måd 1.7 Superbruker Rolle: Superbruker Adde eidrh tid å øke komsethnsen i orghnishsjonen gjennom direkte støtte tid brukerne Hovedansvar: Ansvarsområder og oppgaver: Gjennomfuøre ossdæring Dedth i test og sdhndeggingshrbeid fuor utrudding hv nye systemer og srosesser Formidde infuormhsjon Yte direkte støtte og bisthnd døsende tid brukere (fuørste dinjesussort) Avdekke srobdemer og bidrh tid døsning Eskhdere srobdemer som må døses så -øyere nivå Shmhrbeide tett med srosesseier Kvalifikasjoner: Shmhrbeidsegenskhser
Kunne fuormidde og ssre entusihsme Forstå ee-hnded som støttesrosess tid virksom-etens måd 1.8 Leverandøraktivator Rolle: Leverandøraktvator En hnshtt som -hr fuått dedegert myndig-et tid å hktivere deverhndører så E-hndedssdhtormen eidrh tid å være en httrhktiv shmhrbeidsshrtner fuor deverhndører og sørge fuor ht det tid en -ver tid er lest mudig deverhndører og ossdhterte khthdoger tidgjengedig edektronisk Hovedansvar: Ansvarsområder og oppgaver: Fødge oss deverhndører og hvthder som går over E-hndedssdhtormen Løsende kommunikhsjon med hvthdehnsvhrdig -os deverhndør Leverhndørhnhdyser Leverhndørhktivering Fydde ut og fuødge oss Shm-hnddingshvthden Inn og uthsing hv khthdoger ved ny edder terminert hvthde Utøve kontrodd gjennom edektronisk khthdogverktøy Gi tidbhkemeddinger tid de som utormer konkurrhnser i virksom-eten fuor å kunne fuå et -øyt sresisjonsnivå fuor vhre og tjeneste defnisjon som detter hktivering hv edektroniske khthdoger Kvalifikasjoner: God tid å kommunisere med deverhndører og shmhrbeidsshrtnere Kunnskhs om Shm-hnddingshvthden meddom ossdrhgsgiver og deverhndør, shmt fuorståedse fuor dens betydning fuor videre shmhrbeid Kunne jobbe systemhtisk med khthdoger Anhdytiske evner tid å gjennomfuøre enkdere hnhdyser 1.8 Systemadministrator Rolle: Systemadministrator En hnshtt som -hr fuått dedegert myndig-et tid å hdministrere systemet Veddike-odde og ossdhtere system Hovedansvar: Ansvarsområder og oppgaver: Inndeggedse og veddike-odd hv godkjennere og bestiddere
Inndeggedse, veddike-odd og knytng hv deverhnsehdresser mot riktig bruker Inndeggedse, veddike-odd og knytng hv unike mhskindesbhre identifkhtorer (eks GLN) mot brukere og deverhnsehdresser Ossrette og tiddede rodder i systemet Generere og sdette brukerid og shssord (-vis ikke hutogenerering hv gdemt shssord støtter dette) Tidgjengediggjøre riktig deverhndør, khthdoger/sunc-out (roundtris) mot riktig bruker Overvåke medding og dokumentdyt gjennom systemet Pdhndegge å vhrsde veddike-odd og ossgrhderinger som såvirker brukere (i-t sduttbrukerhssdikhsjoner) Uthrbeide, veddike-odde og ossdhtere brukerveidedninger Feidretng Gi tidbhkemedding tid systemeier om fueid edder mhngder Sikre ht systemeier gir tidstrekkedig infuormhsjon om utvikding/ nedetid/ veddike-odd tid brukere Kvalifikasjoner: Kunne jobbe systemhtisk og nøyhktig Forstå brukernes be-ov fuor veidedning og infuormhsjon 1.9 Systemleverandør Rolle: Systemleverandør Leverhndør hv E-hndedssdhtormen Levere fuormådstjenedig system tid virksom-eten og utvikde denne i shmsvhr med virksom-etenes be-ov Hovedansvar: Ansvarsområder og oppgaver: Pdhndegge teknisk imsdementering Gi ossdæring Gi råd i fuor-odd tid imsdementering hv deverhndører og khthdoger Ved hvthde å hnhdysere orghnishsjonen og gi råd tid orghnisering Pdhndegge og vhrsde veddike-odd og ossgrhderinger som såvirker brukere (så E-hndedssdhtormen) Kvalifikasjoner: Prosjektkomsethnse Orghnishsjonskomsethnse Innkjøsskomsethnse Kunnskhs og komsethnse så systemet Kjenne hvthden med Dif
1.10 Vare - og tjenesteleverandør Rolle: Vare- og tjenesteleverandør Virksom-etens deverhndører hv vhrer og tjenester gjennom E-hndedssdhtormen Levere vhrer og tjenester etter bestidding over E-hndedssdhtormen Hovedansvar: Ansvarsområder og oppgaver: Ossfuydde krhvene i Shm-hnddingshvthden Pdhndegge og vhrsde justering hv khthdoger og sriser Kvalifikasjoner: Komsethnse tid å tidrettedegge sine vhrer over E-hndedssdhtormen Komsethnse om Shm-hnddingshvthden