Milepælsplan for prosessen Tilsettingsprosessen for stipendiater ved Helsefak Prosjekteier: Prosjektansvarlig: Dekan ved Det helsevitenskapelige fakultet gjennom assisterende fakultetsdirektør, Trond Nylund Ann-Sofie Rydningen, seksjonsleder personal- og økonomitjenester Punkt Arrangement/oppgave Dato Ansvarlig Frist Beslutning nødvendig Gjennomført 1 Fagdag LEAN 12. mai 2011 OK 2 Opplæring prosessveiledere 18. - 20.mai 2011 OK 3 Forberedelser til pilot 3.1 Valg av KPI/RI for målinger i prosessen Harald Ja 3.2 Valg av begrepsapparat, farger og former LEAN Helsefak Ja 3.2.1 Lage et beslutningsutkast Harald 3.2.2 Lage malverk for Visio Harald 3.3 Opplæring i Microsoft Visio og Project Ja OK 3.3.1 Booke kurs hos Kunnskap i Nord 17. juni 2011 Harald 3.4 Tilpasning av foilsett fra TPMTeam 3.4.1 Foilsett "Kontorets sløsing" Jannicke 10. juni 2011 OK 3.4.2 Foilsett "1 UiT" Harald 17. juni 2011 ok 3.4.3 Foilsett "2 UiT" Harald 17. juni 2011 ok 3.4.4 Foilsett "Sløseri i ulike avdelinger" Jannicke 10. juni 2011 OK 3.4.5 Foilsett "Verdistrømsanalyse" Jannicke 10. juni 2011 OK 3.5 Mappestruktur og tilgang 25. mai 2011 Jannicke OK 3.5.1 Gi lesetilgang til seksjonsledere og kontorsjefer 8. juni 2011 Jannicke 8. juni 2011 OK 3.5.2 Gi lese- og skrivetilgang til Ann-Sofie Rydningen 8. juni 2011 Jannicke 8. juni 2011 OK 3.6 Gjennomgang av flere stipendiatsstillinger Harald 3.6.1 Fremskaffe tidsdata fra flere stipendiatstillinger ved Helsefak Harald 1. juli 2011 3.7 Målinger hos professorer og stipendiater 3.7.1 1 professor og 1 stipendiat Harald OK 3.7.2 1 professor og 1 stipendiat Svein Are OK 3.7.3 1 professor og 1 stipendiat Jannicke OK 3.7.4 1 professor og 1 stipendiat Ørjan OK 4 Kladd av tilsettingsprosess 17. august 2011 4.1 Booke rom Harald OK 4.2 Invitere deltakere Harald OK 4.3 Ordne utstyr i henhold til utstyrsliste Svein Are 10. august 2011 OK
4.4 Ordne lunsj Ørjan 16. august 2011 OK OK 5 Introduksjon av LEAN for ledere og fokusgruppedeltakere 29. august 2011 5.1 Booke rom Harald OK 5.2 Invitere deltakere og dekan Harald OK 5.3 Lage presentasjon av prosessen Harald 16. august 2011 OK 5.4 Ordne kaffe, te, vann & frukt Ørjan 26. august 2011 OK OK 6 Oppstart av prosessen 5. september 2011 6.1 Booke rom Harald OK 6.2 Invitere fokusgruppedeltakere Harald OK 6.3 Ordne med lunsj + kaffe, te, vann & frukt for 5. og 7.september Ørjan 1. september 2011 OK 7 Administrasjonen på tur 13. september 2011 7.1 Prosess på utvelgelse av tema for prosessto 13. september 2011 Harald OK 7.2 3 timers opplegg med LEANleker (10-13) 13. september 2011 Harald W. ++ 5. september 2011 OK 8 Fortsettelse arbeid med prosessen 15. september 2011 8.1 Booke rom Harald OK 8.2 Invitere fokusgruppedeltakere Harald OK 8.3 Ordne med lunsj + kaffe, te, vann & frukt for 15. og 16.september Ørjan 1. september 2011 OK 8.4 Møte for å avklare områder å prioritere Harald Ok 9 Smågruppearbeid 9.1 Lage maler for implementering i ny prosess Guri Karlstrøm 31. oktober 2011 OK 9.2 Utrede kommunikasjonsmuligheter og bruk av Jobbnorge Gunhild Guttvik 31. oktober 2011 OK 9.3 Avklare rollen til POA og kommunikasjon med tjenestemannsorg. Ann-Sofie Rydningen 31. oktober 2011 OK 9.3.1. Brev til POA med endringsforslag Harald Roar Lind 2. desember 2011 OK 9.4 Notat om Tilsettingsutvalget med utfordringer og forslag til løsninger Harald Roar Lind 19. desember 2011 9.5 Møte med Fokusgruppa for å lande smågruppearbeid Harald Roar Lind 6. desember 2011 OK 9.6 Beslutning på smågruppearbeid og TU - flyt i ephorte Harald Roar Lind Etter 9.5 Ja OK 9.7 PDF-filer av maler - Torgunn i formidling som ressurs Guri Karlstrøm 10 Tavlemøte 10.1 Ferdigstille notat om rammene og strukturen for tavlemøte - ephorte Harald Roar Lind 28. november 2011 OK 10.2 Gjennomføre innledende tavlemøte med fokusgruppen Harald Roar Lind 21. november 2011 OK 10.3 Ferdigstille resultater for løpende stipendiatsaker til 1.TM Harald Roar Lind Til 10.4 OK 10.4 Første tavlemøte Harald Roar Lind 7. desember 2011 OK 10.5 Andre tavlemøte Harald Roar Lind 15. desember 2011 OK 10.6 Avklare fast møtetidspunkt for tavlemøter 1.halvår 2012 Harald Roar Lind Før jul 10.7 Tredje tavlemøte Harald Roar Lind 5. januar 2012 11 Rutiner og maler 11.1 Ny saksflyt - flytskjema Harald Roar Lind 1. desember 2011 11.2 Ny saksbehandlingsrutine - Notat i ephorte Harald Roar Lind 1. desember 2011 11.3 Fremlegg i Personalforum 9.desember 2011 Harald Roar Lind 9. desember 2011 OK 12 Evaluering
12.1 Evaluering prosessveiledere Harald Roar Lind 13. desember 2011 OK 12.2 Evaluering fokusgruppe 1 Harald Roar Lind Start januar 12.3. Evaluering fokusgruppe 2 Svein Are Tjeldnes Start januar 12.4 Evaluering LEAN Helsefak Harald Roar Lind 11. januar 2012 12.5 Evaluering adm.ledermøte Harald Roar Lind 1.møte i jan.2012 12.6 Evalueringsform av alle arenaer Jannicke Hudson 30. november 2011 12.7 Sammenstilling av evalueringer i LEAN Helsefak Harald Roar Lind Etter 12.5 13 Kommunikasjon og nyhetssaker 13.1 Nyhetssaker om første tavlemøte Elin Svendsen 7.desember 2011 OK 13.2 Felles nyhetssak før/etter jul Elin Svendsen 14 Prosess TO