Del B: Leder og saksbehandlerrutiner Akershus universitetssykehus HF Siste oppdatering: september 2012 Dokumentinformasjon Versjon: 9.0 Sist oppdatert: 05.09.2012 Prosjektnavn: Leder og saksbehandlingsrutiner Dokumentnummer: Ansvarlig: Filnavn:
Endringshistorikk Versjon Dato Endret av Kommentar 1.0 27.02.04 Sissel Steffensen Første utkast basert på Sykehuset Asker og Bærums rutiner og innspill fra Arbeidsgruppen for saksbehandlingsrutiner 2.0 22.03.04 Sissel Steffensen Innspill fra arbeidsgruppen 26.03.04 Sissel Steffensen 04.05.04 Ingvild Bryde-Erichsen Endret i samarbeidsmøte mellom IB-E, MKK og TT v/si 3.0 12.05.04 Turid Thangstad Kvalitetsikring 19.05.04 Ingvild Bryde-Erichsen Korrigert etter avklaring fra SI v/ T Thangstad 4.0 14.06.05 Monica K. Kristiansen Egen sak i ledermøte 21.06.05 5.0 15.05.06 Arbeidsgruppe ved Sissel Steffensen, Ingvild Bryde- Erichsen, Monica K. Kristiansen, Anne Torill Nordli, Marit Lea Sivertsen Gjennomgang av alle rutiner. Egen sak i ledermøte 24.10.06 6.0 Okt. 07 Marit Lea Sivertsen og Monica Oppdatert i hht. versjon 3.1. K. Kristiansen 7.0 Feb. 10 Marit Lea Sivertsen og Monica K. Kristiansen Oppdatert i hht ny off.lov og nye tilgangsgrupper. 8.0 Juli 12 Monica K. Kristiansen Små justeringer 9.0 August Marit Lea Sivertsen og Eva Små justering Moxness
Innholdsfortegnelse Bakgrunn og formål med rutinen... 4 Rutinen skal:... 4 Ansvar... 4 Hovedregel for dokumenthåndtering... 4 Styrende dokumenter... 4 Noen viktige definisjoner og begrepsforklaringer... 5 Oppdateringsrettigheter... 6 Status saksnivå... 6 Status dokument... 6 Rollebeskrivelser for growbusiness-systemet... 7 Tilganger og rettighetsstyring... 8 Logging i growbusiness... 10 Oversikt over dokumenttyper som kan unntas offentlighet (Tilgangsbegrensing eksternt)... 10 Skriveregler... 11 Søk i sak/dokument... 12 Kryssreferanser... 13 Dokumentflyten ved Akershus universitetssykehus HF... 15 Rutine 1: Registrere inngående post... 16 Rutine 2: Fordele inngående post... 18 Rutine 3: Postfordeling ved leders fravær... 19 Rutine 4: Endre saksbehandler - omfordel... 20 Rutine 5: Sende dokumenter i growbusiness videre til informasjon... 21 Rutine 6: Registrering og søking av kontakter i growbusiness... 22 Rutine 7: Behandle innkommet post (I og N) som ikke krever skriftlig svar / Avskrivning... 23 Rutine 8: Behandle innkommet brev (I) som krever skriftlig svar (U)... 24 Rutine 9: Behandle innkomne notater (N) som krever skriftlig svar (N)... 26 Rutine 10: Lage utgående brev (U) eller notat (N eller X) i ny eller eksisterende sak... 28 Rutine 11: Telefaks... 29 Rutine 12: Elektronisk post... 30 Rutine 13: Tilknytte elektronisk fil til growbusiness... 31 Rutine 14: Feilregistrering... 32 Rutine 15: Arbeidsflyt Kommentering... 33 Rutine 16: Godkjenning av dokumenter... 35 Rutine 17: Behandling av klage- og skadesaker... 36 Rutine 18: Styre- og utvalgssak... 37 Rutine 19: Restanselister/Forfallslister... 38 Rutine 20: Offentlig journal og innsynsbegjæringer... 39 Rutine 21: Driftsstans... 41 Definisjoner... 42
Bakgrunn og formål med rutinen Offentlige organer plikter å ha arkiv, og disse skal være ordnet og innrettet slik at dokumentene er sikret som informasjonskilde for samtid og ettertid. Foretaket benytter saksbehandling- og arkivsystemet growbusiness (public 360), som oppfyller kravene i NOARK 4 standarden. Systemet er godkjent av Riksarkivaren. Rutinen skal: beskrive leder- og saksbehandlerrutinene for bruken av growbusiness ved Akershus universitetssykehus HF sikre at growbusiness blir benyttet riktig, sett opp mot de faglige krav, pålegg, føringer og mål som gjelder for ledere og saksbehandlere ved Akershus universitetssykehus HF Jf også del A Retningslinjer for saksbehandling ved Akershus universitetssykehus HF. Ansvar Det overordnede ansvaret for leder- og saksbehandlerrutiner er tillagt administrerende direktør. Det operative ansvaret er plassert hos leder for sekretariat/rådgiverpool. Systemeier- og systemforvaltningsansvaret for growbusiness tilligger dokumentasjonssenteret. Hovedregel for dokumenthåndtering All saksbehandling i foretaket skal utføres i growbusiness. Arkivering skjer både i growbusiness og i det papirbaserte arkivet lokalisert til dokumentasjonssenteret. Det arbeides med å få godkjenning til å avvikle papirarkivering. Styrende dokumenter Foretakets arkivplan med prosedyrer Lov om arkiv av 4. desember 1992, nr. 126 Forskrift om offentlige arkiv av 11. desember 1998 nr 1193 Riksarkivarens bestemmelser av 1. desember 1999 for offentlige arkiver NOARK 4 Kravspesifikasjon Lov om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (offentleglova) av 19. mai 2006 nr. 16 og forskrifter mm til loven. Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker av 10. februar 1967 med forskrifter Lov om behandling av personopplysninger av 14. april 2000 nr. 31 Retningslinjer for bruk av e-post i statsforvaltningen, AAD juli 2001
Noen viktige definisjoner og begrepsforklaringer Se for øvrig definisjoner s. 44. Arkiv Det sted der det blir oppbevart arkivverdige saksdokumenter. Arkivet er, og skal være, et speilbilde av den aktivitet som utøves i virksomheten. Arkivverdige dokumenter Dokumenter som er kvalifiserte for oppbevaring, og som antas å ha verdi som grunnlag for saksbehandling, dokumentasjon og som historikk. Dagens postliste En daglig samlet oversikt over de saksdokumenter som er registrert i growbusiness. Offentlig journal En oversikt som legges fram for allmennheten hver uke over journalførte saksdokumenter. Opplysninger som er unntatt fra offentlighet, er merket avskjermet. Sak En eller flere journalposter med tilhørende dokumenter som er knyttet sammen under en felles identitet, som er beskrevet gjennom en del opplysninger som er felles (ref. saksomslag som ble brukt tidligere når saksbehandler fikk papirdokumenter til behandling). Dokument Dokument som lagrer informasjon for senere lesing, f. eks. brev, notater, rundskriv. Et dokument kan ha flere filer (vedlegg). Dokumenttyper I inngående: Alle dokumenter med eventuelle vedlegg, som mottas til Akershus universitetssykehus HF og som er arkivverdige, dvs danner grunnlag for saksbehandling og har verdi som dokumentasjon (brev, faks, e-post). Inngående dokumenter fremkommer på dagens postliste, i offentlig journal og på restanseliste hvis det ikke er avskrevet. U - utgående: Alle dokumenter med eventuelle vedlegg, som Akershus universitetssykehus HF produserer for utsendelse til eksterne samarbeidspartnere (brev, faks, e-post). Utgående dokumenter fremkommer på dagens postliste og offentlig journal. N - notat: Interne dokumenter (notater, rapporter osv.) som skal ha mottaker og som krever oppfølging og behandling i systemet.. Ikke avskrevet N-notat fremkommer på restanseliste, og N-notat skal avskrives/besvares. N-notat fremkommer på dagens postliste og i offentlig journal. X - notat: Interne dokumenter (notater, referater osv.) som ikke krever oppfølging, avskriving og mottaker. Typisk bruk er hvis man har behov for å skrive en oppsummering/referat av en henvendelse/et møte el.l. X-notat fremkommer på dagens postliste og i offentlig journal. S - saksfremlegg: Saksfremlegg som benyttes i AMU-møter, ledermøter og/eller styremøter. Det krever ikke oppfølging og avskrivning i journalen. Saksfremlegg fremkommer på dagens postliste og i offentlig journal.
Oppdateringsrettigheter Retten til å gjøre endringer i saker/dokumenter (navnebeskrivelse, tilgangsgruppe, offentlighetsstatus, endringer i innhold etc.) avhenger av sakens/dokumentets status og hvilken rolle/gruppetilknytning den som vil endre har. Saksarkivet er for øvrig behjelpelig med å avklare spørsmål i ft. behov for endringer. Se også under punktene om status sak/dokument og tilganger og rettighetsstyring. Status saksnivå B: Under behandling: Ligger som åpen sak hos saksansvarlig AS: Sak avsluttet av saksbehandler: Saken er avsluttet, men arkivdata skal kvalitetssikres av saksarkivet A: Sak avsluttet: Saken avsluttet (kun leserettigheter inntil saken gjenåpnes av saksarkivet). U: Utgår: Saken utgår En sak kan avsluttes når samtlige dokumenter i saken har status J, og er ferdigbehandlet. Det kan oppstå behov for å dele, slå sammen saker eller flytte dokumenter mellom saker. Saksarkivet bistår i dette. Nye saker opprettes av saksarkivet på bestilling. Status dokument Reservert av/for saksbehandler (R) Gjelder kun for internt produserte dokumenter (dokumenttype U, S, N og X) som ligger på saksbehandlers elektroniske skrivebord og ikke er ekspedert. Kun saksbehandler og arkivet kan se dokumentet. Dokumentkort og dokumentinnhold kan oppdateres. Til kommentering (K) Gjelder for internt produserte dokumenter som er sendt i arbeidsflyt til kommentering hos annen saksbehandler/leder. Dokumentet er fortsatt reservert for saksbehandler og leder, samt den/de det er sendt til for kommentering. Dokumentkort og dokumentinnhold kan oppdateres. Under godkjenning (T) Gjelder for internt produserte dokumenter som er sendt i arbeidsflyt til godkjenning hos leder. Dokumentet er fortsatt reservert for saksbehandler og leder. Dokumentkort og dokumentinnhold kan oppdateres. Godkjent (G) Når resultatet av godkjenningsprosessen gir som resultat at dokumentet godkjennes, endres status automatisk til godkjent. Dokumentet er ikke låst for endringer, men endringer etter godkjenning bør unngås. Dokumentet er fortsatt reservert for innsyn inntil det er ekspedert og journalført. Ferdig (F) Utgående brev (U), notater (N/X) og saksfremlegg (S) får status F når saksbehandler ekspederer dokumentet. Dokumentet forsvinner fra skrivebordet. Kun saksbehandler og arkivet kan se dokumentet. Ansvaret for journalføring (status J) ligger hos saksarkivet.
Journalført (J) Inngående dokumenter (I) får status journalført (J) når de registreres inn av saksarkivet. Utgående dokumenter (U), notater (N/X) og saksfremlegg (S) får status J når saksbehandler har ekspedert dokumentet i systemet og saksarkivet har kvalitetssikret arkivdata og registrert dem som journalført. Status J betyr at dokumentet fremkommer på dagens postliste og at dokumentet er låst for ytterligere endringer, med unntak av noen begrensede oppdateringsrettigheter (endring i fanen rettigheter). Inngående og utgående dokumenter med status J framkommer også på offentlig journal i henhold til tilgangskode og avskjermingsregler. Inngående dokumenter med status J vises på leders liste over dokumenter til fordeling. Et dokument med status J kan leses av alle med tilgang til gruppen dokumentet er registrert i, med mindre det er gjort noen rettighetsinnskrenkninger på dokumentet. Merk at dokumenter først framkommer på mottakers skrivebord når det har status J. Utgår (U) Tillatt for alle typer dokumenter. Kan kun benyttes av saksarkivet. Rollebeskrivelser for growbusiness-systemet Det elektroniske dokumenthåndteringssystemet opererer med ulike roller: Administrator: Den/de som oppretter og sletter saksbehandlere, brukere, virksomhets- og stabsområder og avdelinger. Ved Akershus universitetssykehus HF er saksarkivet administrator. Arkivar: Den/de som åpner, registrerer, skanner, distribuerer, avskriver og arkivlegger dokumenter. I tillegg skal arkivar opprette, redigere og avslutte saker, samt kvalitetssikre den elektroniske dokumentflyten. Ved Akershus universitetssykehus HF gjøres dette av saksarkivet. Synes i systemet at man er logget inn med AR1 rolle. Leder: Den person som har det overordnede saksansvar for virksomhets- og stabsområder eller avdeling. Ved fravær utnevnes stedfortreder som får lederrolle. Synes i systemet at man er logget inn med LD rolle andler: En person som kan behandle enkeltdokumenter og/eller hele saker. Synes i systemet at man er logget inn med SB rolle Saksansvarlig: andler som er ansvarlig for behandling av saken som helhet. Hvem som bør stå som saksansvarlig vil ofte skifte over tid. Det er viktig at dette endres i systemet slik at rettighetsstrukturen forblir korrekt. Saksansvarlig (evt. leder) kan overføre ansvaret så lenge saken ikke er avsluttet ved å redigere saksopplysningene (klikk på saken i mine åpne saker og bruk handlingsknapp rediger for å åpne sakskortet for redigering). For øvrig kan saksarkivet bistå. Leder er ansvarlig for å melde fra om nye brukere i growbusiness, om endringer i brukerprofiler og om at brukere slutter i foretaket. Følg sentrale retningslinjer og benytte standard skjema husk å sende kopi til saksarkivet.
Tilganger og rettighetsstyring NOARK-standardens definisjon av og regler for standard tilgangsrettigheter følges. I utgangspunktet bestemmes tilgang og rettigheter av saken og dokumentets tilhørighet og status. Med tilhørighet menes hvilken organisatorisk enhet dokumentet er knyttet til og hvem som er saksbehandler/saksansvarlig. Med status menes hvor langt i behandlingen et dokument er kommet (reservert av saksbehandler, til godkjenning, journalført osv). I growbusiness er tilgang til saker/dokumenter styrt gjennom feltet Grupper. Gruppen som er registrert på saks-/dokumentkortet bestemmer i utgangspunktet hvilke brukere som har tilgang til saken/dokumentet. Alle som er registrert som brukere i growbusiness vil automatisk bli medlem av gruppen Alle (her et det ikke gitt noen begrensninger i tilgang). andler, leder innen samme avdeling og saksansvarlig kan også innskrenke, eventuelt utvide, rettigheter/tilganger i forhold til brukernavn (profil) og rolle der grupper ikke ivaretar nødvendige behov. Dette gjøres i fanen rettigheter (under relatert informasjon). Denne muligheten forutsetter en god kjennskap til systemet og strukturen. Superbruker eller saksarkivet gir råd ved behov. Gruppestruktur ved Akershus universitetssykehus HF Grupper Medlemmer i gruppen Adm.dir. Adm.dir. og saksarkivet Alle BHM HMS Ledelse Pasient Personal Pers. ledere Alle brukere av growbusiness Definerte brukere på Medisinsk teknisk avdeling som jobber med behandlingshjelpemidler, direktør for diagnostikk og teknikk, adm.dir og saksarkivet. Definerte brukere i HR avdeling for arbeidsmiljø, HR-direktør og HR ass.direktør, adm.dir., saksarkivet Adm. dir, og lederrollen adm.dir., virksomhetsdirektører, juridisk enhet, kommunikasjonssjef, de som ivaretar forespørsler i barnevernsaker, saksarkivet Adm.dir, virksomhetsdirektører innen forskning, somatikk og psykisk helsevern, kvalitetsenhet, de som ivaretar forespørsel om innsyn innen somatikk og psykiatri, saksarkivet Adm.dir, HR-direktør, HR-drift, andre definerte rådgivere i HR, saksarkivet Adm.dir, HR-direktør, definerte rådgivere under HR, juridisk enhet, saksarkivet Kun de gruppene leder/saksbehandler har tilgang til vil fremkomme som alternative valg på dokumentkortet. Rettighetsstruktur ved Akershus universitetssykehus HF
Hvem Saksansvarlig og saksbehandler Leder i avdelingen Medlemskap i gruppe Arbeidsflyt og rettigheter Rettigheter Saksansvarlig gis alltid tilgang til saken uavhengig av medlemskap i gruppe. andler gis alltid tilgang til saksdokument - uavhengig av medlemskap i gruppe. Når en saksbehandler mottar et dokument i saken, gis det tilgang også til saksnivået, men ikke automatisk alle dokumentene i saken dersom de er skjermet. Merk! I henhold til punktene over trenger ikke saksansvarlig og saksbehandler være medlem av tilgangsgruppen som er registrert i en sak eller saksdokument. Ansvarlig utenfor gruppe vil kunne registreres ved fordeling av leder og via saksarkivet. Leder i saksansvarliges avdeling/enhet vil alltid ha tilgang til saken. Leder i saksbehandlers avdeling/enhet vil alltid ha tilgang til saksdokumentet. Merk! Dette gjelder uavhengig av hvilken status saken eller dokumentet har. Alle personer som er medlemmer i gruppen som er registrert på saks- eller dokumentkortet har tilgang, til sakeller dokumentnivået, med mindre det er gjort manuelle innskrenkninger i fanen rettigheter. andler kan kun registrere nye saksdokumenter med gruppe hvor saksbehandler selv er medlem. Merk! Dersom en mottaker ikke er medlem i N- eller I- dokuments gruppe, kan mottaker ikke besvare med nytt dokument med denne gruppen registrert. Ta kontakt med saksarkivet for å opprette nødvendige rettigheter. Ved Ahus er ansatte ved saksarkivet medlemmer i alle gruppene. Når et dokument sendes i arbeidsflyt, vil den som mottar en oppgave få midlertidige rettigheter til dokumentet og filene som er lagt inn av arbeidsflytens eier. De midlertidige rettighetene opphører kl. 24:00 på den dato som arbeidsflytens eier har satt som behandlingsfrist for å avslutte oppgaven. Ved behov for ytterligere tilganger, ta kontakt med saksarkivet. Saksarkivet kan kreve at tillatelse fra saksansvarlig/leder fremlegges før tilgang gis.
Logging i growbusiness Ved å klikke på en sak eller et dokument aktiveres en meny kalt relatert informasjon. Her lagres relevante opplysninger om saken/dokumentet. Her finnes blant annet merknader som saksbehandler har lagt ved saken/dokumentet, oversikt over rettigheter, referanser til andre saker/dokumenter og selve loggen som viser når dokumentet er opprettet og hvem som har hatt det som saksbehandler, til kommentering eller til godkjenning.. Merk at det kun er siste mottaker av et notat (N-dokument) som framgår av loggen. Rettighetsfanen viser hvem som kan lese, sette inn eller redigere et dokument. Oversikt over dokumenttyper som kan unntas offentlighet (Tilgangsbegrensing eksternt) Off.loven 13 Unntak for opplysninger undergitt lovbestemt taushetsplikt, jfr. Forvaltningsloven 13.1 Off.loven 14 Unntak for dokumenter utarbeidet av Akershus universitetssykehus HF for intern saksforberedelse. Off.loven 15 Unntak for dokumenter og deler av dokumenter utarbeidet av visse andre organer for Akershus universitetssykehus HF`s interne saksforberedelse. Off.loven 23, 1. ledd Unntak for opplysninger av hensyn til forsvarlig gjennomføring av økonomi,- lønns- eller personalforvaltning. Off.loven 23, 3. ledd Unntak for tilbud og protokoll i et offentlig innkjøp inntil valget av leverandør er gjort. Off.loven 24, 2. ledd Unntak for dokumenter som inneholder anmeldelse, rapport og andre dokument om lovovertredelse inntil saken er avgjort.. Off.loven 25 Unntak for dokument i sak om ansettelse eller forfremmelse i offentlig tjeneste (ikke søkerliste).
Off.loven 12 Unntak for resten av dokumentet når deler av det alt er unntatt og det gjenstående kan gi et misvisende inntrykk av innholdet. NB: Bestemmelsene må leses nøye, da de inneholder andre tilleggskriterier og unntak enn de som fremgår her. Skriveregler Når det er flere personer som skal arbeide i samme system er det behov for noen felles regler for hvordan man registrer opplysninger og beskrivelse. Disse punktene skal følges: 1. All registrering skal være på bokmål. 2. Fornavn skrives før etternavn (for eksempel Peder Ås). 3. Firmanavn skrives først. Firmanavn med AS skrives AS (ikke A/S, a/s m.v). 4. Husk å registrere navn på land ved utenlandskontakter. 5. Husk å registrere både emne og aktivitet i tittelfeltene (for eksempel; Søknad om støtte til Mental Helse 2004). Beskrivelsen må være såpass unik at man gjenfinner det man søker. 6. Dato skal skrives dd.mm.åååå for eksempel 10.12.2011 For perioder skriv 28.05.2012-02.06.2012 7. Tiltaleformer skrives med liten d (du/deres). 8. Dokumenter skal fortrinnsvis skrives via forhåndsdefinerte maler. 9. Foretaket skal skrives Akershus universitetssykehus HF (liten u), alternativ Ahus. 10. Unngå bruk av forkortelser.
Vær bevisst at saker og dokumenter skal være gjenfinnbare. F.eks bør alle ledergruppe-, AMU- og styresaksfremlegg ha disse betegnelsene i dokumentbeskrivelsen (på dokumentkortet) samt møtedato. Søk i sak/dokument For å gjenfinne saker/dokumenter brukes søkefunksjonen på verktøylinjen i growbusiness. Vanlig søk Klikk Søk Sak NOARK sak eller klikk Søk Dokument Saksdokument. Legg inn informasjon i søkebildet. Bruk trunkering (%) foran og bak søkeordet ved søk i tittel. Bruk ikke trunkering ved søk i filinnhold på dokumentnivå. Klikk Søk. Det kan også søkes på kontakter på samme måte. Det kan lages ferdigdefinerte søk, såkalte favoritter for å ivareta behov for å søke opp samme type saker/dokumenter.
Hurtigsøk/globalt søk Skriv inn søkeord i tekstboksen øverst i høyre hjørne (se bildet under). Det kan med fordel benyttes trunkering (%)foran og bak søkeordet, men er ikke nødvendig. Klikk Søk Systemet søker nå på tvers av alle tabeller og felt og treff presenteres logisk gruppert under fanene (kontakter, dokument, sak m.m.) For å se nærmere på treffet må man klikke på pilen til venstre for det enkelte dokument, evt. binders for å komme inn på selve fila. Hvis man trykker i teksten, vil ordet man trykker på, legge seg til søket, og det søkes automatisk igjen. Slik kan man stadig snevre inn søkene, til man finner det man leter etter. Det er også mulig å bruke tilbake-knappen i Explorer-feltet for å navigere. Kryssreferanser Referanser til andre saker/dokumenter kan legges inn på saks- og dokumentnivå. Kryssreferanse som er lagt inn gir direkte tilgang mellom sakene/dokumentene ved å klikke på saks-/dokumentlinken. Det kan legges inn kryssreferanser både på saksnivå og på dokumentnivå. Saksnivå Aktiver saken ved å klikke på den Velg fanen Andre under Relatert informasjon
Velg Dokumentreferanse eller Saksreferanse Følg deretter oppskriften for dokumentnivå under (fra tredje punkt). Dokumentnivå Aktiver dokumentet ved å klikke på det Velg fanen Dokumentreferanse eller saksreferanse under Relatert informasjon Velg handlingsknapp ny dokumentreferanse/saksreferanse Fyll evt. ut merknad i felt notater Søk opp dokument/sak på vanlig måte Bekreft med ok
Dokumentflyten ved Akershus universitetssykehus HF Oversikt over dokumentflyt og aktiviteter knyttet til bruk av growbusiness ved Akershus universitetssykehus HF All post leveres til postmottak hvor den blir åpnet, sortert og fordelt av arkiv- og postpersonalet. Ved saksarkivet søkes, stemples, registreres, skannes og arkiveres det arkivverdige materiale. Alle journalposter (dokumenter) som opprettes av saksarkivet registreres i growbusiness på aktuell divisjon/klinikk/enhet, leder fordeler deretter dokumenter videre i systemet. Når saksbehandler produserer et dokument, kan dokumentet ved behov sendes elektronisk til leder for godkjenning (Arbeidsflyt). Lederen foretar rettelser/kommentarer på den elektroniske kopien og returnerer det godkjente dokumentet elektronisk tilbake til saksbehandler som skriver ut en papiroriginal og sender dokumentet elektronisk til arkiv. Papiroriginalen signeres i henhold til Retningslinjer for saksbehandling ved Akershus universitetssykehus HF (jf. Del A). andleren/sekretær tar nødvendige kopier og ekspederer det signerte dokumentet (originalen). Saksarkivet mottar fra saksbehandler/sekretær 1 kopi av den signerte papirutgaven, oppdaterer journalen og arkivlegger.
Rutine 1: Registrere inngående post 1. Formål Sikre at all arkivverdig innkommet post blir registrert. 2. Tidspunkt Hver dag fra arbeidsdagens start. 3. Fremgangsmåte Rutinebeskrivelse Ansvar 1. Posten åpnes, sorteres og fordeles. Internposten 2. Rekommandert post føres i egen bok. Postansvarlig signerer for mottatt i boken. Sendingen skal deretter behandles som annen inngående post. 3. Post som skal registreres i growbusiness All post som har betydning for en sak, eller som medfører saksbehandling, eller har verdi som dokumentasjon, skal registreres i growbusiness. Brev/henvendelser som krever svar, videre behandling, eller har verdi som dokumentasjon Alle fakser skal behandles som vanlige brev. Må faksen leveres saksbehandler umiddelbart, tas kopi som leveres saksbehandler. Orginal journalføres og skannes. Dokumenter som mottas via e-post skal journalføres etter samme regler som for annen innkommet post. Det er saksbehandlers ansvar å sende direktekommet arkivverdig e- post til sentralt e-postmottak (internadresse: postmottak), slik at den blir registrert i growbusiness. Saksarkivet sjekker sentralt e-postmottak kontinuerlig. 4. Posten skannes 5. Skannede dokumenter distribueres elektronisk til den enkelte divisjon/klinikk/enhet via systemet. Internposten Saksarkivet Saksarkivet Saksarkivet Saksarkivet andler Saksarkivet Saksarkivet 6. Originale papirdokumenter legges direkte i arkivet etter skanning Saksarkivet 7. Ikke innskannede dokumenter påføres stempelet Ikke innskannet - retur arkiv innen angitt dato av saksarkivet. Dokumenter distribueres i original (papirformat) sammen med følgeskriv og returneres saksarkivet etter ferdigbehandling. Saksarkivet avskriver følgeskrivet i journalen. Følgende dokumenter skal ikke skannes: Saksarkivet Uhåndterlige formater (f.eks. plandokumenter og kart som har formater utover A4)
8. Post som ikke skal registreres i growbusiness Arkivbegrensning: Dokumenter som verken er gjenstand for saksbehandling eller har verdi som dokumentasjon skal holdes utenfor saksarkivet. Eksempler på dette; Personlig adressert post fordeles uåpnet til adressat når posten er merket personlig eller privat, eller den ansatte har reservert seg skriftlig mot at post merket med vedkommendes navn før foretaksnavnet åpnes. For øvrig anses all post som foretakspost og åpnes (ihht. avtale -stilltiende samtykke). Dersom saksbehandler mottar privat adressert post som er arkivverdig, har saksbehandler ansvar for å levere dokumentet tilbake til saksarkivet for journalføring. Fakturaer, purringer, bankmeldinger (sendes til regnskap) Skattekort (sendes til Sykehuspartner) Sykemeldinger og egenmeldinger (sendes til leder) Postkort, reklame, brosjyrer og lignende. Aviser, tidskrifter Trykksaker (uadressert massetrykk uten følgeskriv) Årsbudsjett/årsmeldinger fra andre bedrifter og lignende. Hotell- og billettbestillinger Adresseforandringer
Rutine 2: Fordele inngående post 1. Formål Mottak av ufordelt post fra arkiv. Holde sak-/arkivsystemet ajour med korrekte opplysninger for å muliggjøre søking. 2. Tidspunkt Daglig. 3. Framgangsmåte Rutinebeskrivelse 1. Arkivverdig post journalføres, skannes og sendes elektronisk til administrerende direktør/virksomhetsdirektør eller andre gitt fordelingsfullmakt sitt omeråde. 2. Inngående dokumenter, i forhåndsavtalte saker, sendes elektronisk til saksbehandler oppført på saken. 3. Leder får inngående dokumenter i sin arbeidsliste Dokumenter til fordeling. NB: De som har både rollen SB og LD, må huske å sjekke begge roller (Oppsett - Brukeradministrasjon). Det er gitt tilgang til SB å kunne fordele saker til seg selv/andre, muligheten er ment til informasjon og skal ikke benyttes uten at dette er avtalt særskilt med leder.(ref. pkt 8) 4. Før fordeling skal leder kontrollere at dokumentene skal til denne divisjon/klinikk/stabsområde. Klikk på dokumentbeskrivelsen for å åpne dokumentet. Ved feildistribuering, omfordeler leder til riktig område. 5. Gruppe og tilgangskode (gradering), samt rettigheter, kontrolleres og eventuelt korrigeres (kontakt saksarkivet). Dersom annen gruppe enn Alle er valgt skal også tilgangskode være fylt ut. 6. Gå tilbake til skrivebordet og fordel dokumentene ved å hake av aktuelt dokument, velge handlingsknapp Fordele og velg saksbehandler. 7. Dokumenter påføres eventuell svarfrist, og merknader for saksbehandlingen på dokumentkortets merknadsfelt i growbusiness. Merknader kan eksempelvis være avklaringer, tidsfrister og forslag til hvordan saken skal behandles. (Dette er formelle merknader som blir lagret på dokumentkortet). Velg til slutt ok for å overføre dokumentet til saksbehandler. 8. Dersom leder ikke er tilgjengelig, fordeler stedfortreder dokumentene på samme måte, se også rutine 3. 9. Kun saksarkivet kan legge til kopimottakere i systemet. Andre brukere kan sende kopi som e-post, se rutine 5, og evt. legge en merknad (under relatert informasjon, fanen merknad) hvordan og til hvem kopi er sendt. Ansvar Saksarkiv Saksarkiv Leder Leder Leder Leder Leder Stedfortreder Saksarkiv/ leder
Rutine 3: Postfordeling ved leders fravær 1. Formål Gi retningslinjer for hva lederen må forberede i forbindelse med fravær. 2. Tidspunkt Før fravær 3. Framgangsmåte Rutinebeskrivelse 1. Leder gir melding til sin stedfortreder og saksarkivet (må meldes skriftlig) om at hun/han blir fraværende og at stedfortrederen må fordele posten. 2. Stedfortreder kontrollerer at hun/han er registrert som leder i growbusiness med mulighet for å fordele dokumenter (klikk på menyen oppsett, brukeradministrasjon og se at rollen LD er lagt inn). 3. Stedfortrederen er gitt rollen som leder, og har funksjonalitet til å fordele dokumenter innenfor egen avdeling Ansvar Leder Stedfortreder Stedfortreder
Rutine 4: Endre saksbehandler - omfordel 1. Formål Sikre at riktig saksbehandler blir ført på inngående journalposter. 2. Tidspunkt Ved behov 3. Fremgangsmåte Rutinebeskrivelse 1. andler kan endre/omfordele egne inngående dokumenter ved feilfordeling etc. Stå i arbeidslisten ubesvarte dokumenter hak av og velg handlingsknappen omfordel og velg ny enhet/saksbehandler. 2. andler gir leder beskjed hvis saksbehandler er uenig i fordeling av inngående post, og ved eventuell videre omfordeling. Ansvar andler andler
Rutine 5: Sende dokumenter i growbusiness videre til informasjon 1. Formål Sende dokumenter i saksbehandlingssystemet growbusiness til informasjon til andre ansatte. Sikre at berørte parter skal være oppdatert. 2. Tidspunkt Ved behov. 3. Framgangsmåte Rutinebeskrivelse 1. Det er kun saksarkivet som kan legge inn flere kopimottakere til et journalført dokument i growbusiness slik at dette kommer på skrivebordet. Ledere og saksbehandlere kan videresende aktuelle dokumenter via e-post når du står inne i den aktuelle fila. (Hvordan det gjøres avhenger av filformatet). Ansvar./ leder Send doc-fil videre: Ha aktuell fil aktiv (åpne den), velg fil fra verktøylinjen, velg send til og deretter send til e- postmottaker (som vedlegg). Nå åpner outlook seg og filen kan sendes videre både internt og eksternt uavhengig av gb-tilgang. For å sende flere filer som ligger i systemet med e-post; gå til outlook, pass på at knappene Ny growbusiness Solutions e-post, Arkivere i nytt dokument og Arkivere i dokument er aktive. Hvis ikke velg vis på verktøylinjen, velg verktøylinjer og hak av for growbusiness. Velg Ny growbusiness e-post. Legg inn mottaker(e) av e-posten, fyll inn emne, klikk på bindersen merket Vedlegge filer fra growbusiness. Et nytt søkebilde åpnes. Velg saksdokument i første rullgardinfelt (se i). I neste rullgardinfelt legges inn navn på det aktuelle dokumentet som filene skal hentes fra. Ved behov for å søke på deler av beskrivelsen skriv inn aktuelt ord med trunkering (bruk % tegn) foran og bak, f.eks % lokaler%. En resultatliste kommer opp. Velg riktig dokument ut fra denne listen ved å markere dokumentet. Velg deretter åpen nede til høyre i bildet. Filen(e) vises. Marker og trykk legg ved nede til høyre. Filen(e) er nå lagt inn i e-posten. Dette kan gjentas ved behov. 2. For å logge hvem som har mottatt kopi legges det inn en merknad i growbusiness (under relatert informasjon, fanen merknad). 3. Er det behov for å sette inn flere mottakere i dokumenter som har status journalført kan man ta kontakt med saksarkivet som har mulighet til å legge dette inn../ leder./ leder
Rutine 6: Registrering og søking av kontakter i growbusiness 1. Formål Felles bruk av kontaktregisteret i saksbehandlingssystemet growbusiness. Muligheten til søking og registrering av kontakter bl.a. ved tilknytning til dokumenter. 2. Tidspunkt Daglig/ved behov. 3. Framgangsmåte Rutinebeskrivelse 1. I growbusiness er en kontakt enten en bedrift, kontaktperson eller en privatperson. Saksarkivet er ansvarlig for å legge inn, samt oppdatere registrerte kontakter i kontaktregisteret, både eksterne og interne bedrifter (avdelinger) og kontaktpersoner knyttet til Ahus (saksbehandlere). 2. Kontakter kan søkes opp fra dokumentkortet når dette lages - kontakter legg til kopi til/mottaker etc. eller via verktøylinjen søk kontakt. Dersom det blir aktuelt å supplere med flere mottakere på et dokument under arbeid, må man først åpne dokumentkortet (ved å klikke på dokumentnavnet), gå via handlingsknappen rediger og deretter følge samme oppskrift. 3. Dersom det ikke finnes noen registrert kontakt, ta kontakt med saksarkivet for opprettelse. Evt. kan man legge inn kontakten som uregistrert når dokumentkortet etableres ved å velge kontakter ny kontakt - kopi til/mottaker etc og fylle ut informasjon. Haken på uregistrert kontakt skal ikke slettes. Uregistrert kontakt blir ikke lagt til kontaktregisteret, men dette er en løsning som kan brukes ved behov for å opprette et dokument med ny kontakt utenfor saksarkivets kontortid, eller at det dreier som en kontakt som benyttes ved engangsbruk. 4. Når en kontakt slutter/opphører skal denne bli deaktivert av saksarkivet. Dette vises i kontakter, dokumenter og saker ved at kontakten er gjennomstreket (f.eks: Are Helseth). Ansvar Saksarkiv Leder/saksbeh. Leder/saksbeh./ saksarkiv Saksarkiv
Rutine 7: Behandle innkommet post (I og N) som ikke krever skriftlig svar / Avskrivning 1. Formål Imøtekomme krav om behandling av post samt dokumentere hvem som har behandlet og valg av behandlingsmetode. 2. Tidspunkt Daglig/ved behov 3. Framgangsmåte Rutinebeskrivelse Ansvar Gjelder brev og notater som tas til etterretning (TE), til orientering (TO) eller besvares pr. tlf. (TLF) 1. andler sjekker i growbusiness om dokumenter er oversendt for saksbehandling. (Arbeidslisten Ubesvarte dokumenter). 2. andler kontrollerer at dokumentet er distribuert riktig. Er enkelte inngående dokumenter distribuert feil, sørger saksbehandler for omfordeling. Velg omfordel, og velg ny saksbehandler. Leder informeres. Ved omfordeling av notat informeres den som har sendt notatet. 3. Klikk på dokumentbeskrivelsen for å åpne dokumentkortet. Eventuelle merknader i dokumentkortet leses. 4. Gruppe og tilgangskode (gradering), samt rettigheter kontrolleres. Dersom annen gruppe enn Alle er valgt skal også tilgangskode være fylt ut. Korrigering/endring tas opp med saksarkivet. 5. Filen med selve dokumentinnholdet ligger under relatert informasjon, under fanen fil. Den åpnes ved å klikke på filbeskrivelsen. 6. andler er ansvarlig for at inngående dokumenter og notater som krever oppfølging blir behandlet (ref. rutine 8 og 9) 7. Dokumenter som ikke krever skriftlig svar, avskriver saksbehandleren selv. Merk riktig dokument fra arbeidslisten Ubesvarte dokumenter i growbusiness og velg Avskriv. Velg på hvilken måte saken er besvart, for eksempel TE (til etterretning), TO (til orientering), TLF (telefon). Ved telefonbesvarelse noteres i merknadsfeltet innhold, dato og personer som deltok i samtalen. Dersom saken er besvart pr. e-post, skal e-posten journalføres, jf. rutine 12 og 13. 8. andler avslutter saken formelt i growbusiness når alle dokumentene i saken er ferdigbehandlet ved å gå inn på dokumentkortets handlingsknapp sett status og velge AS Avsluttet fra saksbehandler på rullgardinmenyen.
Rutine 8: Behandle innkommet brev (I) som krever skriftlig svar (U) 1. Formål Imøtekomme krav om behandling av post. Sikre journalføring og arkivering av dokumenter, sikre gjenfinning av utgående dokumenter og ivareta krav til offentlighet. 2. Tidspunkt Daglig/ved behov 3. Framgangsmåte Rutinebeskrivelse Gjelder inngående brev som besvares med utgående brev. 1. andler sjekker i growbusiness om dokumenter er oversendt for saksbehandling. (Arbeidslisten Ubesvarte dokumenter). 2. andler kontrollerer at dokumentet er distribuert riktig. Er enkelte inngående dokumenter distribuert feil, sørger saksbehandler for omfordeling. Velg omfordel, og velg ny saksbehandler. Leder informeres. 3. Klikk på dokumentbeskrivelsen for å åpne dokumentkortet. Eventuelle merknader i dokumentkortet leses og tas til følge. 4. Gruppe og tilgangskode (gradering), samt rettigheter kontrolleres. Dersom annen gruppe enn Alle er valgt skal også tilgangskode være fylt ut. Korrigering/endring tas opp med saksarkivet. 5. Filen med selve dokumentinnholdet ligger under relatert informasjon, under fanen fil. Den åpnes ved å klikke på filbeskrivelsen. 6. For å besvare merk riktig dokument fra arbeidslisten Ubesvarte dokumenter i growbusiness og velg Besvar. 7. Fyll ut dokumentdetaljer, og velg riktig mal. Vurder evt. gruppe og tilgangskode (gradering). Husk å fylle ut tilgangskode hvis annen gruppe enn Alle velges. Der tilgjengelige grupper ikke ivaretar nødvendige behov, ta kontakt med saksarkivet. Ansvar
8. Avsender legges automatisk inn som mottaker. Dersom det er behov for å endre dette eller legge til kopimottakere, klikk neste to ganger til bildet kontakter framkommer, eller klikk direkte på steget kontakter (se veiviseren på venstre side av skjermbildet). Velg legg til, kopi til og søk opp kontakten. For å endre mottaker, merk den mottaker som skal slettes, klikk slett og legg til, mottaker og søk opp kontakten. Ved behov for å registrere ny kontakt, se rutine 6. 9. Klikk fullfør. Word åpnes. NB! Filen kan legge seg nederst på skjermbildet. Skriv brevet og lagre ved å lukke Word, svar Ja/Yes til spørsmål om å legge denne i growbusiness. Dokumentet ligger nå i arbeidslisten Dokumenter under arbeid og har status Reservert. 10. Vedlegg til utgående brev som ikke er lagret elektronisk (avisutklipp, rapporter etc.) vurderes av saksbehandler og påføres: skannes til yy/xxxxx-z (aktuelt dok.nr.), dersom disse skal skannes. Sendes saksarkivet. 11. Ved behov for å sende dokumentet til kommentering, se rutine 15. 12. Ved behov for godkjenning fra leder sendes dokumentet på arbeidsflyt til leder. Merk riktig dokument og velg arbeidsflyt fra arbeidslisten Dokumenter under arbeid. Legg inn mottaker. Legg inn evt kommentarer til leder (uformell kommentar/gul lapp) og klikk fullfør. Dokumentet har nå status Under godkjenning. Leder behandler dokumentet i henhold til rutine 16. 13. Godkjent dokument skrives ut og legges til leder for underskrift i henhold til foretakets underskriftsrutiner, se del A, punkt 9. Det elektroniske dokumentet sendes til arkiv i growbusiness ved å trykke på handlingsknappen Ekspeder 14. Ansvarlig for utsending sender en kopi av signert original Ekspedisjon/saksarkivet med evt. vedlegg til saksarkivet for journalføring og arkivlegging i det papirbaserte arkivet. 15. andler avslutter saken formelt i growbusiness når alle dokumentene i saken er ferdigbehandlet ved å gå inn på dokumentkortets handlingsknapp sett status og velge AS - Avsluttet fra saksbehandler på rullgardinmenyen.. Saksarkivet søker kontinuerlig opp saker med denne statusen. Deretter sjekkes at alle dokumenter er behandlet og journalført og setter så status til A. sak avsluttet. / saksarkivet
Rutine 9: Behandle innkomne notater (N) som krever skriftlig svar (N) 1. Formål Imøtekomme krav om behandling av post. Sikre journalføring og arkivering av dokumenter, sikre gjenfinning av utgående dokumenter og ivareta krav til offentlighet. 2. Tidspunkt Daglig/ved behov 3. Framgangsmåte Rutinebeskrivelse Ansvar Gjelder notater som skal besvares (med notater). 1. andler sjekker i growbusiness om dokumenter er oversendt for saksbehandling. (Arbeidslisten Ubesvarte dokumenter). 2. andler kontrollerer at dokumentet er distribuert riktig. Er notater distribuert feil, sørger saksbehandler for omfordeling. Velg omfordel, og velg ny saksbehandler. Avsender informeres. 3. Klikk på dokumentbeskrivelsen for å åpne dokumentkortet. Eventuelle merknader i dokumentkortet leses og tas til følge. 4. Gruppe og tilgangskode (gradering), samt rettigheter kontrolleres. Dersom annen gruppe enn Alle er valgt skal også tilgangskode være fylt ut. Korrigering/endring tas opp med saksarkivet. 5. Filen med selve dokumentinnholdet ligger under relatert informasjon, under fanen fil. Den åpnes ved å klikke på filbeskrivelsen. 6. For å besvare merk riktig dokument fra arbeidslisten Ubesvarte dokumenter i growbusiness og velg Besvar. 7. Fyll ut dokumentdetaljer, og velg riktig mal (N). Vurder evt. tilgangskode (gradering) og gruppe. Husk å fylle ut tilgangskode hvis annen gruppe enn Alle velges. Der tilgjengelige grupper ikke ivaretar nødvendige behov, ta kontakt med saksarkivet. 8. Avsender legges automatisk inn som mottaker. Dersom det er behov for å endre dette eller legge til kopimottakere, klikk neste to ganger til bildet kontakter framkommer, eller klikk direkte på steget kontakter (veiviseren på venstre side av skjermbildet). Velg legg til, kopi til og søk opp kontakten. For å endre mottaker, merk den mottaker som skal slettes, klikk slett og legg til, mottaker og søk opp kontakten. 9. Klikk fullfør. Word åpnes. NB! Filen kan legge seg nederst på saksbeh skjermbildet.skriv notatet og lagre ved å lukke Word, svar Ja/Yes til spørsmål om å legge denne i growbusiness. Dokumentet ligger nå i arbeidslisten Dokumenter under arbeid og har status Reservert. 10. Vedlegg til notater som ikke er lagret elektronisk (avisutklipp, rapporter saksbeh etc.) vurderes av saksbehandler og påføres: skannes til yy/xxxxx-z (aktuelt dok.nr.) dersom disse skal skannes. Sendes saksarkivet. 11. Ved behov for å sende notatet til kommentering, se rutine 15. saksbeh
12. Ved behov for godkjenning fra leder sendes notatet på arbeidsflyt til leder. Merk riktig dokument og velg arbeidsflyt fra arbeidslisten Dokumenter under arbeid. Legg inn mottaker. Legg inn eventuell kommentarer til leder (uformell kommentar/gul lapp) og klikk fullfør. Dokumentet har nå status Under godkjenning, og leder behandler dokumentet i henhold til rutine 16. 13. Notatet skrives ut og sendes saksarkivet med eventuelle vedlegg for arkivlegging i det papirbaserte arkivet. Det elektroniske notatet sendes til arkiv i growbusiness ved å trykke på handlingknappen Ekspeder, og vil da automatisk bli journalført og framkomme på mottakers skrivebord i growbusiness. saksbeh saksbeh
Rutine 10: Lage utgående brev (U) eller notat (N eller X) i ny eller eksisterende sak 1. Formål Sikre journalføring og arkivering av utgående dokumenter, sikre gjenfinning av dokumenter og ivareta krav til offentlighet. 2. Tidspunkt Ved behov 3. Framgangsmåte Rutinebeskrivelse Ansvar 1 Start alltid med å gjøre et søk på eksisterende saker i growbusiness. Se om søk tidligere i dokumentet. Ta også en titt i arbeidslisten Mine åpne saker. Søk for eksempel på et ord i sakstittel, hvem er ansvarlig og lignende. Vær oppmerksom på at du ikke alltid har rettigheter til å opprette dokumenter i en sak. Saksarkivet kontaktes ved behov for å gi rettigheter, opprette ny sak eller ved behov for hjelp til å søke etter eksisterende sak. / Saksarkiv 2 Søk/Merk saken og klikk på knappen Nytt dokument. 3 Registrer opplysningene om det utgående brevet eller notatet. Følg for øvrig rutine 8 eller 9. Dersom det er behov for å registrere ny kontakt, ta kontakt med saksarkivet, evt. legg inn som uregistrert, se rutine 6.
Rutine 11: Telefaks 1. Formål Sikre at alle arkivverdige telefakser registreres og blir fordelt. 2. Tidspunkt Daglig 3. Fremgangsmåte Rutinebeskrivelse Ansvar 1. Dokumenter som blir mottatt eller sendt som faks, og som er Saksarkivet arkivverdig, skal journalføres. Dersom original (brev) ettersendes, skal telefaksen kastes. Inngående faks skal behandles på samme måte som inngående brev. 2. All innkomne fakser til Akershus universitetssykehus HF. som sendes direkte til saksbehandlere skal vurderes ut ifra kriteriene om de er gjenstand for saksbehandling eller er viktige som dokumentasjon og dermed skal inngå i arkivet. Saksarkivet kan bistå i denne vurderingen. 3. andler skal videresende direktekommet faks til. saksarkivet for journalføring og registrering. 4. Arkivverdig faks tilknyttes riktig sak i growbusiness. Saksarkivet
Rutine 12: Elektronisk post 1. Formål Sikre at alle arkivverdige e-poster registreres og blir fordelt. 2. Tidspunkt Daglig 3. Fremgangsmåte Rutinebeskrivelse 1. Dokumenter som blir mottatt eller sendt som e-post, og som er arkivverdige, skal journalføres. Inngående e-post skal behandles på samme måte som inngående brev og må derfor videresendes saksarkivet (via sentralt postmottak) for innregistrering i growbusiness. 2. All innkomne e-poster til Akershus universitetssykehus HF som sendes direkte til saksbehandlere skal vurderes ut ifra kriteriene om de er gjenstand for saksbehandling eller er viktige som dokumentasjon og dermed skal inngå i arkivet. Saksarkivet kan bistå i denne vurderingen. 3. Arkivverdig e-post tilknyttes riktig sak i growbusiness. andler videresender e-posten til saksarkivet (internadresse: postmottak@ahus.no), som knytter den til riktig sak. andler kan selv knytte egenprodusert utgående og interne e-post til growbusiness, ved først å opprette dokumentkort i growbusiness, se saksbehandlingsrutine 13. Ansvar. Saksarkivet Saksarkivet/ saksbeh
Rutine 13: Tilknytte elektronisk fil til growbusiness 1. Formål Sikre gjenfinning av arkivverdige dokumenter. Gjør gjenfinning av dokumenter lettere for andre. 2. Tidspunkt Ved behov. 3. Framgangsmåte Rutinebeskrivelse Ansvar Arkivere/sjekke inn filen til et eksisterende dokument under arbeid (må være status reservert hvis ikke kontakt saksarkivet), evt. lag et dokumentkort uten å velge mal før du starter: 1. Metode 1 Eksportere eksisterende fil fra aktuelt MS program til growbusiness Hent opp riktig dokument i aktuelt MSprogram (word, power point, outlook etc.) Sjekk at growbusiness er aktivert på verktøylinjen: klikk vis, verktøylinjer og huk av for growbusiness Trykk på Arkivere/sjekke inn filen til et eksisterende dokument (growbusiness ikon). Søk frem riktig dokument (dokumentet kan ikke ha status J journalført) husk korrekt dokumentbeskrivelse, merk og trykk velg Dokumentet er nå lagret som en egen fil på et eksisterende dokumentkort i saken. 2. Metode 2 Importere eksisterende fil fra aktuelt MS program til growbusiness Stå i dokumentbildet i grow Business (dokumentet kan ikke ha status J journalført) og ha fanen fil arkiv (under relatert informasjon) Trykk Ny fil og velg Importer fil. Ved å trykke Bla gjennom kommer man inn i utforskeren og kan hente opp dokumentet (NB: henter ikke opp outlook). Trykk Åpne og Legg til, trykk deretter Fullfør. Dokumentet er nå lagret som en egen fil på et eksisterende dokumentkort i saken.
Rutine 14: Feilregistrering 1. Formål Å rette opp feil i arkivet på en forskriftsmessig måte. 2. Tidspunkt Ved behov 3. Fremgangsmåte Rutinebeskrivelse Ansvar Det er ikke mulig å slette feilregistrerte journalposter i growbusiness. Dette følger av NOARK 4. 1. Dokumenter som registreres på feil sak (saksnummer),flyttes over til korrekt sak. Dette skal godkjennes av saksbehandler. 2. andler må gi beskjed til saksarkivet ved ønske om å flytte ett eller flere dokumenter fra en sak til en annen. 3. Dersom saksbehandler oppretter et dokument ved en feiltagelse gjøres følgende: Klikk på aktuelt dokument Velg handlingknapp Rediger Endre tittel på dokumentkortet til Utgår (skriv inn) Klikk Fullfør Slett evt. filer, merknader, referanser som er lagt inn i relatert informasjon. (Velg handling, slett, ok) Gå tilbake til planer i dag og Ekspeder dokumentet Saksarkivet 4. Sammenslåing av saker: Dersom saker skal slås sammen, må det bestemmes hvilken sak (saksnummer) som skal benyttes. Saksarkivet flytter dokumentene over i riktig sak og setter status Utgår på saken som utgår. 5. Splitting av saker: Det kan være situasjoner hvor saken blir så kompleks, eventuelt endrer seg slik at deling av saken blir nødvendig. Saksarkivet oppretter nytt saksnummer, flytter de dokumentene som skal over i den nye saken og bruker evt. kryssreferanse, se s. 15-16, for å referere til forrige sak. Saksarkivet Saksarkivet
Rutine 15: Arbeidsflyt Kommentering 1. Formål Samarbeid om/hjelp til dokumenter, f.eks ved høringsrunder, kvalitetssikring, informasjonsinnhenting. 2. Tidspunkt Ved behov 3. Framgangsmåte Rutinebeskrivelse 1. Merk: Før en arbeidsflyt startes, må filer i arbeidsflytens hoveddokument, som ligger i arbeidslisten Filer under arbeid, være sjekket inn til arbeidslisten Dokumenter under arbeid. Fra arbeidslisten filer under arbeid merk aktuelle filer og klikk på Sjekk inn 2. Merk aktuelt saksdokumentet fra arbeidslisten Dokumenter under arbeid og klikk på knappen Arbeidsflyt velg Send til kommentering. Vurder om du skal legge til andre referansedokumenter (steget Generelt i veiviseren). Velg eventuelt prioritet, mottaker(e), om mottakerne skal få dokumentet samtidig eller etter hverandre og legg inn relevant kommentar. Kommentaren vil lagres sammen med opplysningen om dokumentet og gir mottakeren beskjed om hva avsender vil ha utført. Merk at denne kommentaren ikke blir lagret i dokumentkortet, men er kun en melding til mottaker (uformell kommentar/gul lapp). Disse kommentarene slettes når arbeidsflyten er avsluttet (kvittert ut). Vurder varsling og frister. Frister anbefales for å unngå at dokumentet blir liggende ubesvart på mottakers skrivebord. 3. Tilsendte/mottatte arbeidsflyter finner mottaker i arbeidslisten Oppgaver i arbeidsflyt. 4. Merk oppgaven fra arbeidslisten Oppgaver i arbeidsflyt. Les merknader og gjør evt endringer i filen(e)- anbefaler at man benytter funksjonen spor endringer. Legg eventuelt inn nye merknader til avsender (Uformell gul) og til saken (formell kommentar/ grå lapp, blir logget). Kvitter ut ved å klikke Fullfør. 5. Når alle mottakere har kommentert/fristen er utgått, får avsender dokumentet tilbake i sin arbeidsliste Oppgaver i arbeidsflyt. Oppgaven må kvitteres ut. Merk oppgaven, les evt merknader og klikk Fullfør. Ansvar.. Mottakende saksbeh. Mottakende.
6. Hvis saksbehandler ferdigstiller dokumentet før mottaker kommenterer og ekspederer det, vil det ligge låst under oppgaver i arbeidsflyt hos den som skulle kommentert. Hvis man har låste oppgaver i listen Oppgaver i arbeidsflyt, kontakt saksarkivet som kan slette oppgaven. 7. andlingen avsluttes i tråd med relevant rutine 8-10..
Rutine 16: Godkjenning av dokumenter 1. Formål Mottak av dokumenter elektronisk til godkjenning fra saksbehandler. 2. Tidspunkt Daglig/ved behov 3. Framgangsmåte Rutinebeskrivelse 1. Leder kan bare godkjenne dokumenter for eget ansvarsområde. Dersom leder ikke er tilgjengelig, sendes dokumentet for godkjenning til stedfortreder. 2. Leder mottar dokumentet for elektronisk godkjenning i Oppgaver i arbeidsflyt. Dokumentet har status Under godkjenning. Både leder og saksbehandler har skrivetilgang til dokumentet. Leder åpner dokumentet ved å klikke på oppgaven til godkjenning og velge vis fil. Dokumentet kan bearbeides ved å velge handlingsknapp rediger fil. Bruk i så fall verktøyet spor endringer 1. Velg vis dokumentkort. Gruppe og tilgangskode (gradering), samt rettigheter kontrolleres. Dersom annen gruppe enn Alle er valgt skal også tilgangskode være fylt ut. Leder endrer eller tar kontakt med saksbehandler for å korrigere eller endre tilgangen til dokumentet. 2. Leder påfører ved behov kommentarer i merknadsfeltet i growbusiness. Uformell kommentarer på gul lapp (til saksbehandler) logges ikke i systemet. Formell kommentarer på grå lapp vil fremgå i relatert informasjon under filfane merknader. 3. Leder behandler elektroniske dokumentet på en av følgende måter: Leder godkjenner dokumentet elektronisk ved å velge godkjenne, legge inn kommentar og velge fullfør. Dokumentet returneres saksbehandler og endres fra status Under godkjenning til status Godkjent. Leder godkjenner ikke dokumentet ved å velge returnere, legge inn kommentar og velge fullfør. Dokumentet returneres til saksbehandler for videre bearbeiding. Dokumentet endres fra status Under godkjenning til status Reservert av/for saksbehandler. Ansvar Leder Leder Leder Leder