Sakspapirer Vintergeneralforsamling Tirsdag 18. februar 2014 kl. 17:15 Auditorium S8, Gløshaugen
Saksliste generalforsamling NTNUI tirsdag 18. februar 2014 Sak 1: Sak 2: Sak 3: Sak 4: Sak 5: Sak 6: Sak 7: Sak 8: Godkjenne de stemmeberettigede. Godkjenne innkallingen, saksliste og forretningsorden. Velge dirigent, to referenter samt to representanter til å underskrive protokollen. Behandle foreningens årsberetninger fra hovedstyret, hyttestyret, koiestyret og gruppene. Behandle kontrollkomiteens beretning. Behandle rapporter fra internrevisjonen og midlertidige komiteer nedsatt av generalforsamlingen. Behandle foreningens regnskap i revidert stand: generalregnskap, hovedstyrets regnskap, hyttestyrets regnskap og koiestyret regnskap og revisors beretning. Behandle innkomne forslag og saker. Sak 8.1: Gruppestatus for NTNUI lacrosse Sak 8.2: Prosjektregnskap Studentlekene 2013 Sak 9: Sak 10: Sak 11: Sak 12: Sak 13: Vedta foreningens medlemskontingent Vedta foreningens budsjett. Engasjere registrert revisor til å revidere foreningens regnskap. Behandle foreningens organisasjonsplan. Foreta følgende valg: a) Hovedstyret: Leder, nestleder, seks styremedlemmer og to varamedlemmer. b) Hyttestyret: Hyttesjef, visehyttesjef, kasserer og badstuoppmann. c) Koiestyret: Koiesjef, visekoiesjef og kasserer. d) Ett medlem til rådet. e) Kontrollkomité med leder, ett medlem og to varamedlemmer f) Valgkomité med leder, to medlemmer og ett varamedlem for neste generalforsamling. Sak 14: Sak 15: Sak 16: Sak 17: Midlertidig valgkomité til høstgeneralforsamlingen Godkjenne ledere for gruppene. Eventuelt Sigmonds Staup kveldsmat på Hytta.
Sak 1: Godkjenne de stemmeberettigede De møtende medlemmer på generalforsamlingen viser sitt oppmøte ved å fremvise sitt medlemskort med gyldig oblat. Dette telles av Hovedstyret som nedskriver antallet møtende medlemmer i protokollen. Forslagstiller: Forslag til vedtak: Hovedstyret Generalforsamlingen godkjenner de stemmeberettigede som har møtt. Sak 2: Forslagstiller: Forslag til vedtak: Godkjenne innkallingen, saksliste og forretningsorden. Hovedstyret Generalforsamlingen godkjenner utsendt innkalling og saksliste. Forretningsorden tar utgangspunkt i vanlig folkeskikk. Sak 3: Forslagstiller: Velge dirigent, to referenter samt to representanter til å underskrive protokollen. Hovedstyret Forslag til vedtak: Dirigent: Referenter: Til å signere protokollen: Julie Krøgenes Aurora Øvretveit presenteres på generalforsamlingen. Sak 4: Behandle foreningens årsberetninger fra hovedstyret, hyttestyret, koiestyret og gruppene. Årsberetning fra Hovedstyret, hyttestyret og koiestyret følger under. Andre årsberetninger presenteres i eget hefte vedlagt sakspapirene. Forslagstiller: Forslag til vedtak: Hovedstyret, hyttestyret og koiestyret Generalforsamlingen godkjenner de fremlagte årsberetninger med eventuelle merknader.
Hovedstyrets årsberetning 2013 Sammensetning Leder: Kristian Sundvor Solvin Nestleder: Aurora Øvretveit Kasserer: Fredrik Lundquist Økonomiansvarlig: Andreas Lyder Pedersen Styremedlem: Haakon Utby Styremedlem: Pauline Frydenlund Styremedlem: Stine Stangeland Sæle til 10.09.13, Beate Norheim 10.09.2013-18.02.2014 Styremedlem: Aurora Smith Elgesem til 10.09.13, Julie Krøgenes 10.09.2013-18.02.2014 Varamedlem: Julie Krøgenes til 10.09.13, Madeleine Heiberg 10.09.2013-18.02.2014 Varamedlem: Jørgen Sundheim til 10.09.13, Espen Høgset 10.09.2013-18.02.2014 Ved ekstraordinær generalforsamling ble Julie Krøgenes og Beate Nordheim valgt inn som styremedlemmer og Espen Høgset og Madeleine Heiberg inn som varamedlemmer. Disse tok over for Stine, Aurora og Jørgen som dro på utveksling sommeren 2013. Julie ble da flyttet opp fra vara til styremedlem. Møtevirksomhet og representasjon Hovedstyret har i perioden hatt 32 hovedstyremøter, der første møtet etter overlappsseminaret ble benyttet til å konstituere styret og fordele roller i styret. Hovedstyret arrangerte en teambuildingstur til Heimfjordkoia i april. NTNUI har vært representert i prosjektgruppen for den nye Trondheims modellen ved Haakon Utby. Der ble det arbeidet med å finne frem til en fremtidig organisering av studentidretten. Arbeidet har gått greit og hovedstyret er fornøyd med arbeidet til gruppen. I gruppen har det sittet representanter fra NTNU, SIT, HIST, HISSI, VT og NTNUI. Hovedstyret var representert ved årsmøte til idrettsrådet ved Kristian Solvin og Aurora Øveretveit. På årsmøtet ble Svein Christian Wedum valgt inn i idrettsrådet som varamedlem, der han vant med 45 mot 3 stemmer. Leder Kristian Solvin representerte NTNUI i Velferdstinget, og har deltatt på aktuelle møter holdt av studenttinget ved NTNU. Hovedstyret har også vært representert ved studentparlamentet på HIST i de møtene der saker relevante for utvikling av studentidretten har blitt diskutert. På ledersamlingen i regi av NSI (Norges studentidrettsforbund) i Oslo deltok følgende medlemmer fra hovedstyret: Kristian Solvin, Beate Nordheim, Andreas Pedersen, Aurora Øveretveit og Madeleine Heiberg. Det ble da også feiret at NSI fylte 100år. NTNUI overbrakte en høytidelig gave og deltok på en festlig bankett.
Prosjekter SL 2013 Studentlekene 2013 ble arrangert 20-24. februar. Det var totalt over 2000 deltagere i 20 ulike idetter. Mange av idrettene hadde status som Studentmesterskap (SM), andre ble avholdt som studentcup. Det var stor bredde i idretter og arrangementer. I tillegg til et flott idrettsarrangement ble det arrangert mye sosialt. Torsdag ble lekene åpnet med en flott åpningsseremoni, det ble arrangert fester og foredrag med Kjetil Andre Aamodt, og lørdag ble det hele avsluttet med en storslått bankett i Trondheim Spektrum. Studentlekene hadde som økonomisk målsetning å gå i null, men gikk med et underskudd på rundt 60.000. AssistCo AssistCo har opprettet en salgssjef som har tilhørighet i Trondheim. Hovedstyret ser positivt på arbeidet videre med AssistCo-avtalen, og begge parter ønsker et økt fokus rundt mulighetene avtalen gir oss. Dette har ført til litt oppfrisking av visningsrommet og samarbeidet ses på som godt. Ny Nettside Hovedstyret iverksatte arbeidet rundt ny nettside rundt påsketider. Junior Consulting ble leid inn for å gjøre jobben. Den nye siden ble aktivert i slutten av juni 2013. Overgangen har ikke gått like godt som vi hadde håpet på. Det skyldes dårlig kommunikasjon fra hovedstyret til gruppene, noe hovedstyret tar kritikk for. Arbeidet med nettsiden vil fortsette utover våren for å få på plass de ønskede funksjonene. Nettsiden fremstår som enkel og oversiktlig men hovedstyret har fått tilbakemeldinger på funksjoner som er savnet og arbeider med å få disse på plass i løpet av 2014. Gråkallen Vinterpark Gråkallen Vinterpark, et samarbeidsprosjekt mellom NTNUI, Sportsklubben Freidig, Trondhjem Skiklubb og Sør-Trøndelag skikrets, har fått reguleringsplanen godkjent i bygningsrådet i Trondheim Kommune. Dette innebærer grønt lys for utbyggingen av et skianlegg i området litj-gråkallen. Arbeidet med trondheimsmodellen Arbeidet med ny organisering av trondheimsmodellen for studentidrett har fortsatt også i 2013. Arbeidsgruppen bestående av VT, SiT, HiST, HiSSI og NTNUI (representert ved Haakon Utby) leverte sin rapport med forslag til alternative organiseringer. NTNUI leverte et høringssvar hvor det ble fremhevet å vektlegge stabiliteten og mulighetene i dagens organisering som man ønsker å ta med seg videre. Arbeidsgruppen sin rapport ble også behandlet i Velferdstinget der NTNUI som nevnt var representert. Hovedstyret ved leder Kristian Solvin har hatt jevnlige møter med idrettssjef og velferdssjef i SiT og hatt god dialog om utformingen av ny modell. Det har også vært god kontakt med
NTNU for å fremme NTNUIs synspunkter. Dette har ført til at retningslinjene for en ny modell vedtatt av konsernstyret i SIT har vært veldig positive. Med bakgrunn i vedtaket i konsernstyret forhandles det nå fram en ny samarbeidsavtale mellom NTNUI og SiT. Man tar sikte på å ha denne ferdig forhandlet i løpet av våren 2014. Mosjonsutvalget Høstsemesteret gikk veldig bra for mosjonsutvalget og opplegget rundt NTNUI mosjon. Det gikk litt tregt i starten, ettersom det var mye utskiftninger i mosjonsutvalget og mye å sette seg inn i. Etter at mosjonstimene kom igang ble det generelt sett en suksess, og timene var hovedsaklig svært populære. Det er stor spredning når det kommer til antall som møter opp, fra noen få til flere hundre ved enkelte anledninger. Timene har forskjellig kapasitet iforhold til krav til oppfølging fra arrangører og plassbegrensninger, så dette er i de fleste tilfeller helt naturlig. Det er nå satt opp en ny timeplan for vårsemesteret, der de fleste timene som fungerte bra forrige semester også arrangeres nå. Samtidig er det lagt til noen nye og spennende timer, feks paintballtimer på søndager. Generelt synes vi i mosjonsutvalget at det er en fin og variert timeplan, og målet er at mange flere skal vite om og benytte seg av dette tilbudet utover våren. Det er utrolig fint for studenter å ha en mulighet til å utnytte de mange ressursene som finnes innad i NTNUI, enten det er for å prøve nye og varierte treningsformer eller som et springbrett om en ønsker å begynne meden ny idrett. Vi gleder oss til et spennende mosjonssemester! KA KA startet 2013 med ny redaktør, Morten Henriksen. Resten av redaksjonen bestod av Magnus German Hove, Liv Høijord Svare og Helle Grande som ny layout-ansvarlig. Noe som er en altfor liten redaksjon. To utgaver av KA ble publisert i løpet av våren. Noen artikler ble produsert av redaksjonen, men det meste var innlegg sendt inn fra gruppene. I og med at det var mangel på folk i redaksjonen så var det en god idé for å minke arbeidet litt. Dette semesteret ble også arbeidet med KAs velkommenutgave satt i gang, med håp om å være ferdig før sommerferien. Høstsemesteret fikk en stressende start da «Velkommen til NTNUI»-utgaven skulle produseres, og redaktøren trakk seg i løpet av sommerferien. Liv tok over som midlertidig redaktør og Madeleine Heiberg fra Hovedstyret tredde inn for å hjelpe til, med ønske om at en til utgave skulle komme ut i løpet av høsten. Taktikken fra våren ble tatt i bruk, så den nye utgaven bestod for det meste av artikler fra gruppene. Til slutt ble November-utgaven produsert, igjen med Helle Grande som layout-ansvarlig. Det ble 4 utgaver av KA totalt dette året, og redaksjonen er takknemlige til gruppene som sendte inn bidrag. KA ønsker flere folk til redaksjonen, og trenger sårt en ny redaktør. Det er et stort ønske om en ny og større redaksjon i 2014. Årsberetning for Gløshaugen Idrettspark
Aktiviteten på Gløshaugen Idrettspark(GIP) har også i år vært stor, både på fotballbanen og på sandvolleyballbanene. Baneutvalget har opplevd økende leieinntekter i forhold til i 2012, på tross av UKA-13. Dette kommer av at det har vært en økning i organisert trening på fotballbanen, samtidig som en stor andel av kampene i studentligaen har blitt holdt på GIP. Vi har også forbedret rutinene rundt faktureringen i 2013 kontra 2012. I høst har det blitt foretatt en rens av kunstgressdekket og til våren vil banen få påført gummigranulat for å oppnå en bedre standard. Ellers begynner banen å bære preg av at det arrangeres UKA annethvert år. Utover det ordinære arbeidet med driften av anlegget, har baneutvalget jobbet med organiseringen rundt UKA. Dialogen med UKA-13 har vært god og sammenlignet med 2011 er baneutvalget fornøyd med hvilken stand anlegget hadde etter tilbakeføringen på senhøsten. Det er dog rom for forbedringer i samarbeidet SiT/NTNUI/UKA. Gruppeledersamlinger I løpet av 2013 ble det arrangert to gruppeledersamlinger, en på vårsemesteret og en på høstsemesteret. Det ble arrangert workshops, faglige foredrag og mye sosial teambuilding. Gruppeledersamlingene varte begge en helg (dvs inkludert en overnatting), og på lørdag kveld arrangeres det tradisjonelt en god middag med etterfølgende festligheter. Begge gruppeledersamlingene var vellykkede, men vi jobber med å få inn mer faglig input ved kommende gruppeledersamlinger. Immatrikuleringen og idrettskavalkaden Hovedstyret var tilstede på immatrikuleringen, der det ble delt ut flyers og andre NTNUI rekvisita. En oversikt over NTNUIs grupper ble lagt fram, og NTNUI ble representert og presentert på en god måte for nye NTNU studenter. På idrettskavalkaden ble mange av NTNUIs grupper presentert, og hovedstyret delte ut pølser og kaffe. Dette var et vellykket arrangement, og forholdsvis mange studenter tok turen innom. Økonomisk årsberetning NTNUI har i 2013 har hatt én fast ansatt, samt en som ble ansatt i september, ved Studenterhytta. Det har ikke vært registrert skader eller ulykker vedrørende ansatte i 2013. Arbeidsmiljøet er vurdert å være godt. Idrettslaget driver ikke aktivitet eller virksomhet som påvirker ytre miljø mer enn ubetydelig. I 2013 er det kun Hovedstyret og Studenterhytta som har vært mva-pliktige, og som derfor fører eget mva-regnskap. Generalregnskapet Generalregnskapet er et samlet regnskap for hele NTNUIs virksomhet. Det framkommer ved å føre alle regnskapene i NTNUI inn i et eget regnskap og avstemme de interne kontoene i foreningen. Det lages ikke budsjett for generalregnskapet, og det er derfor ingen avvik som er naturlig å kommentere. Drifsinntektene i generalregnskapet er på kr 17,72 millioner, dette gir en økning i omsetning på kr 2,07 mill ifht. 2012. Driftskostnadene er på kr 16,78 millioner, dette er en økning på kr 1,01 mill sammenlignet med 2012. Generalregnskapet viser et overskudd på kr 835 069,23, sammenlignet, dette er en marginal økning på kr 618 098,93 i forhold til 2012. NTNUI har generelt god likviditet og egenkapital.
Årsregnskapet er utarbeidet under forutsetning om fortsatt drift. Hovedstyrets regnskap Hovedstyrets regnskap inkluderer i tillegg til hovedstyrets drift også prosjekter, som er underlagt hovedstyret. I 2013 gjelder dette kun Studentlekene 2013 (SL2013). SL2013 har egen bankkonto og kasserer. For å sammenligne regnskapet mot budsjett, er den økonomiske aktiviteten tilknyttet SL2013 ført på en konto for inntekter og en konto for utgifter, henholdsvis stevneinntekter og stevneutgifter. Det har blitt ført eget detaljert regnskap for SL2013 separat. SL2013 ble en sportslig suksess, men økonomisk gikk det ikke like bra. Underskuddet kan blant annet forklares ved manglene sponsorinntekter. Hovedstyret har i 2013 hatt driftsinntekter på kr 6,861 millioner mot kr 6,749 millioner i budsjett. En årsak til den økte omsetningen er en økning i inntekter fra momskompensasjon. Leieinntektene fra Gløshaugen Idrettspark har også vært høyere enn forventet, til tross for UKA-13. Det var heller ikke budsjettert for ekstrastøtte fra Trondheim kommune på kr 40 000. Driftskostnadene er på kr 6,745 millioner mot kr 6,654 millioner som var budsjettert. Avviket kommer av bl.a. kr 250 000 mindre utbetalt til Mosjonsutvalget enn budsjettert, samt kr 100 000 mer enn budsjettert på videreføring av Topptrenerutdanning ved OLT i 2013/2014. På grunn av driftsoverskuddet valgte Hovedstyret å nedskrive varelagrene på både Idrettsbygget Gløshaugen og på Rjukan(AssistCo lageret). Resultatet til hovedstyret viser et underskudd på kr 12 208,58,- etter avsetninger, som er et lite avvik i forhold til budsjettert overskudd på kr 11 101,- Det har blitt betalt to avdrag på lånet til SiT i 2013 på tilsammen kr 500 000,- ihht. avtale. Den midlertidige finansieringen er ifb. med GIP, og lånet er ved utgangen av 2013 på 1,5 millioner. Verdien til GIP er ført i balansen og avskrives med kr 700 000,- årlig over 5 år. Siste avskrivning skjer i 2015. Gruppene og utvalgene har tatt ut 82,7 % av de tildelte midlene fra hovedstyret gjennom ordinære overføringer. Dette er noe høyere enn budsjettert. Av de ekstraordinære midlene tildelt av hovedstyret tok gruppene og utvalgene ut 46,7 % (det var ikke budsjettert med uttaksprosent på disse midlene). Grunnen til lave uttaksprosenten er feilføring, da mange av gruppene søkte ekstrabevilgninger på kostnader som allerede hadde kommet. Den totale uttaksprosenten lå rundt budsjettert prosent. Hovedstyret har en fri egenkapital på kr 1,42millioner, i tillegg til en oppbundet egenkapitalsom er avsetninger til investeringer. Hovedstyret har god likviditet.
Koiestyrets årsberetning Styresammensetning Koiesjef: Sigurd S. Hovden (1. semester) Siri Hårklau (2. semester) Visesjef: Anja Oftebro Kasserer: Rakel Ellingsen Infosjef: Daniel Zwick Vedsjef 1: Kristoffer Slåttsveen Vedsjef 2: Patrick Bratlie Sjefsmatris: Kristine Valentinsen (1. semester) Anne Mestvedt Olaussen (2. semester) Matris: Anne Mestvedt Olaussen (1. semester) Torbjørn Sørsdahl (2. semester) Matris: Ingrid Nyhus (2. semester) Matris: Henrik Anfinsen (2. semester) Matris: Silje Mordal (2. semester) Sekretær: Ingrid Moe Dahl Kakesjef: Sivert Eliassen Sosialtsjef: Siri Hårklau (1. semester) Blæstesjef: Mathea Nybakke (1. semester) Koiestyret Koiestyret har i løpet av 2012 opplevd en stor rekruttering. Vi var mot slutten av vårsemesteret bekymret for antallet styremedlemmer pga. avslutning av studier, utveksling og liknende. Men etter en særs vellykket bli-kjent-tur arrangert tidlig på høsten viste det seg at vi var bekymret uten grunn, for året 2012 har vi hatt alle sentrale verv besatt. 2012 har vært det første året med kun ett koiestyre, dvs. at vi også har vært ett styre om å drifte alle de nå 23 koiene i nettet. Det har vist seg å gå bra så langt. Etter Dugnadsfesten i november 2012 ble følgende endringer/overganger gjort i koiestyret for året 2013: Koiesjef: Kristoffer Slåttsveen Vedsjef 1: Patrick Bratlie Kasserer: Niklas Kovanen Sæten Sekretær: Kristine Marie Berg Sjefsmatris: Torbjørn Sørsdahl Sosialsjef: Rakel Ellingsen Blæstesjef: Mathias Vikse Kakesjef: Ingrid Moe Dahl Matris: Anne Mestvedt Olaussen De øvrige er enten blitt værende i sine posisjoner, eller gått ut.
Stillingen som vedsjef 2 står for øyeblikket ledig, dette er også den eneste stillingen i styret som ikke er besatt i skrivende stund. Koienettet Besøkstall Koiene er fortsatt et populært tilbud blant studentene og vi har nok en gang satt rekord med antall overnattinger, 8700 overnattinger i 2012 mot 8011 for 2011. Dette ser vi oss veldig fornøyde med, og skal gjøre det vi kan for å opprettholde populariteten. Vi har høsten 2012 opplevd at koiebrukere har stått i kø i opptil 24 timer utenfor Akademika for å sikre seg den koia de helst vil besøke. Dette foregikk spesielt mot slutten av september og utover oktober. Sammenliknet med 2011 var det en økning fra 942 til 1289 overnattinger kun i oktober. Dette tangerer besøkstallene i september som var på dette nivået også i 2011, årets desidert mest populære turmåneder. Kontrakter/avtaler I løpet av 2012 har vi fått kjøpt opp tomta til Heinfjordstua for kr 124 500,- + omkostninger, noe som har vært ett av langtidsmålene våre. Vi er fornøyde med dermed å ha sikret oss fullstendig eierskap til en av koienettets mest besøkte koier. Vi har også solgt Agdeneskoia, beslutningen ble tatt i mars, og koia ble solgt i september for kr 210 000,-. Dette var kr 10 000,- under takst, men vi er allikevel fornøyde med summen. Dette pga liten respons på annonsen og at standarden på koia ikke var av de beste. Årsaken til at vi valgte å selve var at koia ligger i nær tilknytning til hyttefelt, noe som sørget for et anstrengt forhold til hyttenaboene, samt en ikke fungerende toalettløsning. Vi er så smått på utkikk etter ei ny koie som kan erstatte kystmiljøet som var tilgjengelig rundt Agdenes. Dugnader Vi har gjennomført 5 dugnader, hvorav én ble avholdt etter eksamensslutt i juni og de fire resterende var på høsten. Oppslutningen om alle dugnadene var stor, både fra koiegruppas medlemmer og andre studenter. Koiene opererer etter en 5årsplan, det vil si at det ikke skal gå mer enn 5 år mellom dugnadene på ei koie. Den store oppslutningen om dugnadene gjør det mulig å arrangere mange nok dugnader i løpet av året til at denne 5årsplanen følges. I løpet av sommerferien ble det i tillegg utført to interne dugnader ved Flåkoia og en ved Heinfjordstua rett før jul. Badstua på Flå ble etterisolert for å redusere vedforbruket, og takrennene på Heinfjord ble montert. Sommerdugnad på Kåsen 15.-17. Juni 9 deltakere, derav 6 fra koiestyret. Det ble gravd grøfter for å drenere ''tunet'' rundt koia, dette området har tidligere vært svært vått. Det ble også gjennomført veddugnad. Høstdugnad på Nicokoia 24.-26. August 10 deltakere hvorav 2 stk fra koiestyret, og 2 tidligere styremedlemmer.
Koia ble vasket og beiset, vinduene ble malt, taket ble ryddet og fikk litt ekstra torv, gulvet i gangen ble reparert og det ble byttet vannbord over inngangsdøra, det ble snekret to nye stoler og utedoen ble tømt. Det ble også installert et vindu på Kråklikåten som ikke ligger veldig langt unna. Høstdugnad på Stakkslettbua 7.-9. September 11 deltakere og én hund Det ble holdt veddugnad, koia ble vasket, pipa ble feid, det ble ryddet litt i buskas og småsnekret litt. Koia fikk også en etterlengtet sagkrakk.
Høstdugnad på Iglbu 21.-23. September 12 deltakere derav 4 fra koiestyret. Koia ble vasket, gulvet ble malt både i gangen og oppholdsrommet, det ble bygd en ny seng i gangen, taket ble ryddet for småtrær, vindskiene ble malt, pipa ble feiet, utedoen ble tømt og beiset, sagkrakken ble pusset opp og bekken fikk en ny ''tappekran''. Høstdugnad på Sonvasskoia 5.-7. Oktober 14 deltakere derav 4 fra koiestyret. Koia ble vasket, og det ble ryddet småtrær i området rundt koia for å bevare utsikten, naustet fikk ny dør, og utedassens kapasitet ble økt, pipa ble feiet, sagkrakken ble forsterket, gulvet, vinduskarmene og inngangsdøra ble malt og ett av koias hjørner ble jekket opp noen hakk og det ble gravd en grøft for lette tilgangen til vann. Veddugnader Det ble utført 22 veddugnader i løpet av 2012, derav 3 utført av koiestyret m/flere. Rekrutteringen til veddugnadene gikk greit. Det er tydeligvis populært med veddugnad, både blandt NTNUI grupper, linjeforeninger og privatpersoner. Andre viktige saker Stakkslett: Det har tidligere år vært diskutert, besluttet og stoppet salg av koia fordi den står på et ustabilt fundament. Vi begynte på slutten av høstsemesteret 2012 å planlegge nybygging av koia, altså å rive den eksisterende for så å bygge opp ei ny koie fra bunnen av. Vi har for tiden god økonomi og god rekruttering til koiestyret, dette ønsker vi å utnytte til å ''pusse opp'' ei koie som vi syntes ligger flott til. Dødsfall ved Kamkjønnkoia: En tysk mann omkom i nærheten av Kamkjønnkoia i april. Mannen skulle ut å hente bagasje som var satt igjen etter at kjæresten hadde falt og slått seg på vei inn til koia og ikke var i stand til å bære sekken sin selv. Mannen var tynt kledd da han skulle hente bagasjen og været skiftet brått. Hendelsen ble oppfattet som et uhell, det tyske paret var turvante og ellers godt utstyrt. Sikkerhetsarbeid: Ulykken på Kamkjønn utløste et økt fokus på sikkerhet. Koiegruppa har strekt seg for å sørge for at informasjonen som blir gitt til koiebrukerne før de drar på tur er god nok, det være seg informasjonen på våre nettsider samt skriftlig informasjon som blir gitt ved koiereservasjon. Vi har også vært i møte med Røde Kors ved Samsjøen og diskutert mulig tiltak for å forhindre ulykker på koietur. Lokale RK lag og hytteforeninger er nå blitt kontaktet per post og er bedt om å rapportere hendelser de oppfatter som uvanlige. Et samarbeid med utenlandsseksjonen ved NTNU og NTNUI Ski og Fjell er også startet. Målet er å gi utvekslingsstudenter et kurs som omhandler viktige ting som bekledning, kart og kompass og nødvendig utstyr når man er på tur i Norge. Første kurs ble holdt i oktober i regi av Ski og Fjell. Internasjonal seksjon låner også ut kart til utvekslingsstudenter gratis. Fokuset på å få koiebrukerne til å rapportere ulykker/nesten ulykker er også skjerpet. Selv om det til syvende og sist er koiebrukerne sitt ansvar at de er godt nok rustet til å dra på tur, håper vi med disse tiltakene at vi har lagt til rette for at enda færre ulykker/nesten ulykker skjer med studenter på koietur.
Økonomi Koieåret 2012 har vært et godt år økonomisk, med et årsresultat på ca kr 278 000,-. Vi har iløpet av året brukt penger på kjøp av tomt tilhørende Heinfjordstua og oppussing av badstua på Flå utover vanlige utgifter. Tilsammen ca kr 165 000,- I sammenheng oppkjøp av tomt har vi fått innvilget kr 60 000,- fra hovedstyret til NTNUI, disse pengene er enda ikke utbetalt. Vi har hatt leieinntekter på ca kr 294 000 for januar-desember 2012. Det er ikke hentet midler fra koiefondet i løpet av 2012. I tillegg til vanlige leieinntekter har vi solgt Agdeneskoia, dette ga en inntekt på ca kr 199 000 kr,- etter at advokaten hadde fått sitt. I slutten av 2012 hadde vi ca kr 400 000,- på konto, dette inkluderer ikke koiefondet. En positiv utvikling sammenliknet med ca kr 76 000,- på konto i begynnelsen av året. Aktiviteter Utenom dugnadene har det blitt arrangert fire åpne koieturer iløpet av vårsemesteret og én bli-kjent-med-koiegruppa tur i høstsemesteret. Alle turene har hatt stor pågang. Bli-kjent turen i starten av høstsemesteret resulterte i mange nye styremedlemmer og er en tur vi planlegger å videreføre til kommende år. Utenom de åpne arrangementene har koiegruppa arrangert interne turer og sosiale kvelder som nyttårstur, vanlig koietur, biff og bayer med hytta (én gang per semester), sommeravslutning, dugnadsfest og juleavslutning. Møter Koiemøtene er åpne for alle medlemmer av NTNUI og har i 2012 blitt avholdt annenhver mandag på idrettsbygget Gløshaugen igjennom semesteret vår og høst. Vi tar møtefri i eksamensperioden. Det har vært mellom 15-25 personer på møtene. Kristoffer Slåttsveen 2013 Trondheim 9.januar Koiesjef
Sak 5: Forslagsstiller: Forslag til vedtak: Behandle kontrollkomiteens beretning. Kontrollkomiteen Generalforsamlingen tar kontrollkomiteens beretning til etterretning Kontrollkomiteen årsberetning Sammensetning Leder: Svein Christian Wedum Medlem: Jens Sveen Frogner Varamedlem: Simen Vogt-Svendsen Varamedlem: Knut Inge Engelbreth Møtevirksomhet Samtlige medlemmer i kontrollkomiteen har deltatt i komiteens arbeid. De to medlemmene med tilknyttning til Trondheim har bidratt særlig aktivt. Gjennom perioden er det gjennomført 4 møter, der alle har vært gjennomført ved hjelp av Skype grunnet geografisk spredning av komiteens medlemmer. Representasjon Kontrollkomiteen har vært representert på et av hovedstyrets møter. Det har også vært gjennomført eget møte med leder, hovedkasserer og økonomiansvarlig med gjennomgang av årsregnskap 2013 og hovedstyrets budsjett for 2014. Komiteens arbeid Kontrollkomiteen skal føre tilsyn med organisasjonsleddets økonomi. Kontrollkomiteen skal påse at organisasjonsleddets midler er anvendt i henhold til lover, vedtak, bevilgninger og økonomiske rammer, samt at de foretatte økonomiske disposisjoner er i samsvar med idrettslagets lov og beslutninger fattet av generalforsamlingen. Kontrollkomiteen skal videre forsikre seg om at organisasjonsleddets interne økonomiske kontroll er hensiktsmessig og forsvarlig. Kontrollkomiteen skal påse at idrettslagets regnskapsførsel er pålitelig og at dets årsregnskap og delårsrapporter gir et korrekt uttrykk for idrettslagets drift og finansielle stilling. Kontrollkomiteen skal ved gjennomgang av regnskapene vurdere idrettslagets finansielle stilling, forvaltning og drift. Kontrollkomiteen har hatt et godt samarbeid med hovedstyret i hele perioden. Kontrollkomiteen har løpende fått tilsendt referater fra hovedstyrets møter, og dette har komiteen satt stor pris på. Videre har dette bidratt til at kontrollkomiteen har hatt god oversikt over hovedstyrets aktivitet. Kontakten har vært tettest opp mot hovedkasserer og leder. Kontrollkomiteen har hatt god kontakt med hovedkasserer og også veiledet arbeidet med internrevisjonen i perioden. I dette arbeidet har kontrollkomiteen fulgt opp fjorårets anbefalinger fra engasjert revisor og internrevisjonens beretning for å forbedre økonomihåndteringen i foreningen. Kontrollkomiteen har kontrollert hovedstyrets regnskap bestående av bilag, posteringer, resultat- og balanserapport. Kontrollkomiteens leder har i februar 2014 foretatt to telefonsamtaler med foreningens engasjerte revisor, Harry Eide, ved Eide Revisjon. Kontrollkomiteens konklusjoner Engasjert revisor beretter om bedring i foreningens økonomistyring, der kontrollen over
materiell og varelager er bedret sammenlignet med tidligere år. Dette vitner om gode rutiner i internrevisjonen. Det finnes likevel forbedringspotensiale for oversikt over utbetaling av dommerhonorarer i enkelte grupperegnskap. Studenterhytta har en omfattende økonomi sammenlignet med de andre enhetene i NTNUI. Det er viktig at Studenterhytta har god oversikt over egen økonomi, og at det er gode rutiner for, og kontroll på mva og arbeidsgiveravgift. Studentlekene 2013 er et prosjekt under HS, som har blitt avviklet i perioden. Det bemerkes at prosjekter som går over flere år, og særlig av en størrelse som SL2013 innebærer en betydelig økonomisk risiko for NTNUI. I fremtiden bør det tilstrebes en bedre prosjektstyring. Det observers samtidig at SL var en sportslig suksess, og i tillegg tilfører NTNUI mye positivt. Hovedstyrets resultat er omtrent som budsjettert. Kontrollkomiteen finner ikke grunn til å bemerke noen spesielle avvik, til tross for avvik på enkelte poster i resultatrapporten. Kontrollkomiteen anbefaler at det fremlagte regnskap og årsberetning fastsettes som NTNUIs årsregnskap og årsberetning for 2013. Denne anbefalingen forutsetter at engasjert revisor anbefaler regnskapet godkjent i sin beretning til årsmøtet. Svein Christian Wedum februar 2014 Leder av kontrollkomiteen
Sak 6: Forslagstiller: Forslag til vedtak: Behandle rapporter fra internrevisjonen og midlertidige komiteer nedsatt av generalforsamlingen. Hovedstyret Generalforsamlingen godkjenner de fremlagte rapporter. Rapport fra internrevisjonen For regnskapsåret 2013 har det blitt gjennomført tre internrevisjoner i NTNUI. Internrevisjonen innebærer kontroll av regnskapet til gruppene, i tillegg til utvalg, koiene og Studenterhytta. Følgende blir blant annet kontrollert: Dokumentasjon av utgifter og inntekter. Føring av inntekter og utgifter på ulike regnskapskontoer. Føring av utgifter mot innvilget budsjett for HS-støtte. Lister over gruppens materiell og lister over medlemmer med bindingstid i NTNUI. De tre internrevisjonene ble utført i midten av mars, i midten av september og i begynnelsen av januar 2013. Internrevisjonene har blitt ledet av hovedkasserer. Økonomiansvarlig har også deltatt på alt av internrevisjon, i tillegg har også Espen Høgset og Beate Norheim bistått. Det har vært veldig varierende kvalitet på regnskapene til gruppene, der både store og små grupper utmerker seg både positivt og negativt. Helhetlig kan det bemerkes en betydelig bedring fra første revisjon i mars fram til årsavslutningen i januar. Dette er naturlig da de fleste gruppekasserere tiltrådde vervet sitt rundt februar måned, og at regnskapsføring læres med tiden. Det motsatte merkes også hvis nye gruppekasserer tiltrår vervet midt i året, da de sliter med å sette seg inn i rutinene rundt regnskap. Dårlig erfaringsoverføring skaper mye merarbeid for internrevisorene, og gruppene oppfordres til å velge kasserere som sitter året ut. Alt i alt har gruppekassererne gjort en god jobb med grupperegnskapene, og det vises hos de fleste ved et overskudd i regnskapet.
Sak 7: Forslagstiller: Forslag til vedtak: Behandle foreningens regnskap i revidert stand: generalregnskap, hovedstyrets regnskap, hyttestyrets regnskap og koiestyrenes regnskap, og revisors beretning. Hovedstyret, hyttestyret og koiestyret. Generalforsamlingen godkjenner generalregnskap, hovedstyrets regnskap, hyttestyrets regnskap og koiestyrenes regnskap, samt revisors beretning.
Generalregnskap, balanse 2013 Periode 2012 31.12 31.12 Immaterielle eiendeler mv. 1040 - Lisenser 5 377,52 5 377,52 Sum immaterielle eiendeler mv. 5 377,52 5 377,52 Tomter,bygninger og fast eiendom 1190 - Tomter, bygninger og annen fast 2 001 336,46 2 246 867,00 Sum tomter,bygninger og fast eiendom 2 001 336,46 2 246 867,00 Maskiner anlegg og inventar 1200 - Større driftsutstyr 79 952,93 60 521,27 1290 - Andre anleggsmidler (båt, kart) 350 074,60 401 856,80 Sum maskiner anlegg og inventar 430 027,53 462 378,07 Sum anleggsmidler 2 436 741,51 2 714 622,59 Varelager og forskudd til leverandører 1461 - Varebeholdning, mat 2 928,94 6 619,17 1462 - Varebeholdning, mineralvann 6 413,27 3 175,79 1463 - Varebeholdning, øl 51 391,02 42 450,60 1464 - Varebeholdning, vin 735,68 16 685,64 1465 - Varebeholdning, brennevin 1 290,96 1466 - Varebeholdning, diverse effekter 347 517,50 382 128,59 1467 - Varebeholdning, klær og materiell 570 097,92 695 653,17 Sum varelager og forskudd til leverandører 979 084,33 1 148 003,92 Kortsiktige fordringer 1500 - Kundefordringer 152 677,94 64 105,16 1510 - Sum fordring andre grupper og utvalg i 5 00 10 00 1516 - Basket 7 00 1517 - Bordtennis 3 113,53 1520 - Dans 121 333,00 1528 - Håndball 1 00 1536 - Lacrosse 19 50 12 50 1538 - Orientering 20 667,00 1540 - Paintball 7 00 1541 - Qwan ki do 858,30 1543 - Roing 49 649,82 30 00 1544 - Rugby 10 333,00 1552 - Studenterhytta 9 936,50 1556 - Sykkel 3 333,00 1564 - Wa kwa chuan 2 446,50 1568 - Cheerleading 2 470,41 1570 - Fordringer hs 1572 - Fordringer, startkontigent 1 136,72 1579 - Fordring studentlekene 23 169,00 1580 - Avsetning tap på fordringer 40 40 1590 - Fordring hs 3 061 746,32 2 676 316,70 1591 - Fordring andre idrettsforeninger, lag, etc 194 447,69 44 279,54
1592 - Fordring sit 1 356 35 1 472 44 1593 - Fordring leverandører 18 735,82 2 202,28 1594 - Fordring andre 102 630,96 80 972,85 1595 - Fordring medlemmer 57 748,46 122 620,65 1598 - Fordring sl 400 795,00 Sum kortsiktige fordringer 5 596 123,23 4 553 192,93 Kontanter bankinskudd o.l. 1900 - Kontanter, kasse 59 748,70 134 065,97 1901 - Kontanter, safe 15 743,00 12 688,00 1920 - Bankkonto, drift 5 074 965,50 5 410 814,78 1921 - Bank, prosjekt 972 313,23 302 913,58 1922 - Bank, hyttefond 1 004 815,16 987 315,87 1923 - Bank, koiefond 331 691,77 325 653,44 1924 - Bank, båtfond dykking 149 874,34 1925 - Bank, kartfond orientering 104 003,91 62 429,17 1926 - Bank, mosjonsutvalget 91 471,41 89 754,64 1927 - Bank, høyrentekonto 1 444 965,09 1 414 051,60 1928 - Bankinnskudd, båt 153 151,65 1929 - Bank, dnb(for grupper med prosjekt) 402,49 1930 - Bank, dnb, prosjekt 574,90 1950 - Bank, skattetrekk 21 106,11 9 206,59 1960 - Bankinnskudd fond 101 362,21 1970 - Postgiro 70 130,01 1980 - Bank, hytta, skatt, danske bank 37 182,77 Sum kontanter bankinskudd o.l. 9 633 502,25 8 748 893,64 Sum omløpsmidler 16 208 709,81 14 450 090,49 Sum eiendeler 18 645 451,32 17 164 713,08 Egenkapital 2050 - Egenkapital -7 794 770,94-6 946 834,47 Sum egenkapital -7 794 770,94-6 946 834,47 Avsetning for forpliktelser 2181 - Avsetning til prosjekt -435 506,23-610 922,69 2182 - Avsetning til hyttefond -1 004 815,16-987 315,87 2183 - Avsetning til koiefond -381 691,77-375 653,44 2184 - Avsetning til båtfond, dykking -140 00-140 00 2185 - Avsetning til kartfond, orientering -102 429,17-62 429,17 2186 - Avsetning medlemskontingent -1 516 90-1 555 05 Sum avsetning for forpliktelser -3 581 342,33-3 731 371,17 Annen langsiktig gjeld 2290 - Langsiktig gjeld -1 14 Sum annen langsiktig gjeld -1 14 Sum langsiktig gjeld -3 581 342,33-3 732 511,17 Leverandørgjeld 2400 - Leverandørgjeld -1 287 236,20-1 550 472,29 Sum leverandørgjeld -1 287 236,20-1 550 472,29
Skattetrekk og andre trekk 2600 - Skattetrekk 18 675,32-22 870,68 2650 - Trekk fagforeningskontingent 3 546,00 6,00 Sum skattetrekk og andre trekk 22 221,32-22 864,68 Skyldige offentlige avgifter 2700 - Utgende mva høy sats -79 000,18 2701 - Utgående mva 25% -18 509,57 2703 - Utgående mva 8% -55,56 2710 - Utgående m.v.a. 36 959,72 2711 - Inngående mva 25% 62 948,97 2712 - Inngående mva 14% -9 676,00 2713 - Inngående mva 8% 11 800,58 2734 - Grunnlag avgiftspliktig omsetning 570 675,99 2735 - Motkonto avgiftspliktig omsetning -570 675,99 2740 - Oppgjørskonto mva -13 205,05-69 692,28 2751 - Grunnlag investeringsavgift 694,44 2752 - Grunnlag investeringsavgift (mk) -694,44 2753 - Grunnlag inv.avg.nullsats 120 95-64 222,22 2754 - Grunnlag inv.avg.nullsats (mk) -120 95 64 222,22 2761 - Grunnlag inngående avgift høy-sats -43 319,86 2762 - Grunnlag inngående avgift høy-sats mk. 43 319,86 2763 - Grunnlag inngående avgift lav-sats -78 669,88 2764 - Grunnlag inngående avgift lav-sats mk. 78 669,88 2770 - Skyldig arbeidsgiveravgift 28 406,81 6 666,88 2771 - Skyldig arbeidsgiveravgift av påløpte -14 594,11-15 291,67 Sum skyldige offentlige avgifter -31 884,11-41 357,35 Utbytte 2800 - Skyldig feriepenger -49 015,72-53 956,27 Sum utbytte -49 015,72-53 956,27 Annen kortsiktig gjeld 2900 - Sum gjeld andre grupper og utvalg -103 40 2911 - Aikido -9 223,00-10 553,10 2912 - Amerikansk fotball -2 317,09-8 319,91 2913 - Badminton -39 740,27-34 219,63 2914 - Bandy -15 932,50-11 289,88 2915 - Baseball og softball -24 90-23 922,31 2916 - Basket -63 272,50-49 880,31 2917 - Bordtennis -4 06 2918 - Capoeira -3 385,97-2 55 2919 - Cricket -5 170,81-347,00 2920 - Dans -28 337,50-35 093,28 2921 - Dykking -105 038,69-116 585,61 2922 - Fekting -17 004,87-8 00 2923 - Fotball -64 699,50-70 356,70 2924 - Friidrett -11 681,00-7 579,40 2925 - Frisbee -15 467,50-10 354,10 2926 - Golf -23 557,50-36 00 2928 - Håndball -237 320,82-156 413,37 2929 - Innebandy -62 801,00-56 879,10 2930 - Ishockey -47 034,00-28 016,50