Møteprotokoll Utvalg: Kontrollutvalget i AFK 2011-2015 Møtested: Møterom 211, Galleriet, Schweigaards gate 4, Oslo Dato: 11.11.2013 Tid: 14:30 16:15 Faste medlemmer som møtte: Funksjon Representerer Jens Petter Hagen Leder AP Inger-Marit Øymo Nestleder H Arne Melsom Medlem FRP Finn Tellsgård Medlem KRF Anne-Line Kjos Sollie Medlem SP Fra administrasjonen møtte: Tron Bamrud Mentz Grieg Fylkesrådmann Advokat Fra revisjonen møtte: Ketil Roppestad Gro Hilmarsen Bratli Linda Undrum Caroline Eriksen Viggo Røed Fra sekretariatet møtte: Lill Grimeli Andersen Hans-Olaf Lunder Revisjonsdirektør Fagansvarlig forvaltningsrevisjon og selskapskontroll Fagansvarlig regnskapsrevisjon Regnskapsrevisor Forvaltningsrevisor Leder Sekretær
Saksliste Saksnr. Sakstittel Saker til behandling PS 34/2013 Orienteringssaker til kontrollutvalgets møte 11. november 2013 PS 35/2013 Prosjektplan "Undersøkelse av innføringen av IKO-modellen" i Akershus fylkeskommune PS 36/2013 Plan for forvaltningsrevisjon 2014-2016 PS 37/2013 Etterlevelse av etiske retningslinjer i Akershus fylkeskommune PS 38/2013 Eventuelt - kontrollutvalgets møte 11. november 2013 Protokollen fra møtet 14. oktober 2013 ble enstemmig godkjent.
Saker til behandling PS 34/2013 Orienteringssaker til kontrollutvalgets møte 11. november 2013 Sekretariatslederens forslag til vedtak Informasjonen tas til orientering. Punkt 1 Rapporten «Gransking - NRVS» av 30. oktober 2013 ble gjennomgått av advokat Elisabeth Roscher fra Ernst & Young AS. Møtet ble deretter lukket, kommuneloven 31.2. Utvalgsmedlemmene stilte spørsmål som ble besvart av fylkesrådmannen. De øvrige punktene ble gjennomgått. Sekretariatsleders forslag til vedtak ble enstemmig bifalt. Kontrollutvalget i AFK 2011-2015s vedtak 11.11.2013: Informasjonen tas til orientering. PS 35/2013 Prosjektplan "Undersøkelse av innføringen av IKO-modellen" i Akershus fylkeskommune Sekretariatslederens forslag til vedtak Prosjektplanen tas til orientering. Fylkesrevisjonen orienterte om prosjektplanen. Medlemmene ga klare innspill på at brukerne må få uttale seg om hvordan de opplever IKO-modellen. Sekretariatslederens forslag til vedtak ble enstemmig bifalt. Kontrollutvalget i AFK 2011-2015s vedtak 11.11.2013: Prosjektplanen tas til orientering.
PS 36/2013 Plan for forvaltningsrevisjon 2014-2016 Sekretariatslederens forslag til innstilling Plan for forvaltningsrevisjon 2014-2016 oversendes fylkestinget med slik innstilling til vedtak: 1. Fylkestinget vedtar kontrollutvalgets forslag til plan for forvaltningsrevisjon 2014-2016. 2. Kontrollutvalget gis fullmakt til å foreta endringer i den fremlagte plan for forvaltningsrevisjon. Sekretariatslederens forslag til innstilling ble enstemmig vedtatt. Kontrollutvalget i AFK 2011-2015s innstilling 11.11.2013: Plan for forvaltningsrevisjon 2014-2016 oversendes fylkestinget med slik innstilling til vedtak: 1. Fylkestinget vedtar kontrollutvalgets forslag til plan for forvaltningsrevisjon 2014-2016. 2. Kontrollutvalget gis fullmakt til å foreta endringer i den fremlagte plan for forvaltningsrevisjon. PS 37/2013 Forvaltningsrevisjon - Kjennskap til og etterlevelse av de etiske retningslinjene i Akershus fylkeskommune Sekretariatslederens forslag til innstilling Forvaltningsrevisjonsrapport 6/2013 oversendes fylkestinget med slik innstilling til vedtak: 1. Fylkestinget ber fylkesrådmannen vurdere om det er behov for å gjøre det etiske regelverket lettere tilgjengelig for alle ansatte. 2. Fylkestinget ber fylkesrådmannen vurdere om det er behov for å videreutvikle en åpenhetskultur som bidrar til at alle ansatte har tillit til at varsling om brudd ikke medfører negative konsekvenser for varsleren. 3. Fylkestinget ber fylkesrådmannen vurdere om det er behov for å kartlegge omfanget av ansatte som driver egen næringsvirksomhet/annen lønnet aktivitet, herunder vurdere behovet for klare betingelser for å unngå at dette går ut over arbeidet for fylkeskommunen. 4. Fylkestinget ber fylkesrådmannen gjennomføre en oppfølgende spørreundersøkelse blant alle ansatte om kjennskap til og etterlevelse av de etiske retningslinjene to til tre år fram i tid, for å finne ut om det skjer forbedringer innenfor etikkområdet over tid.
Fylkesrevisjonen ga en god gjennomgang av forvaltningsrevisjonsprosjektet. Utvalgsmedlemmene stilte spørsmål som ble besvart av revisjonen. Følgende endringsforslag ble fremlagt: «.vurdere det er behov for..» strykes i punktene 1 3. Sekretariatslederens forslag til innstilling med foreslåtte endringer ble enstemmig vedtatt. Kontrollutvalget i AFK 2011-2015s innstilling 11.11.2013: Forvaltningsrevisjonsrapport 6/2013 oversendes fylkestinget med slik innstilling til vedtak: 1. Fylkestinget ber fylkesrådmannen om å gjøre det etiske regelverket lettere tilgjengelig for alle ansatte. 2. Fylkestinget ber fylkesrådmannen om å videreutvikle en åpenhetskultur som bidrar til at alle ansatte har tillit til at varsling om brudd ikke medfører negative konsekvenser for varsleren. 3. Fylkestinget ber fylkesrådmannen om å kartlegge omfanget av ansatte som driver egen næringsvirksomhet/annen lønnet aktivitet, herunder vurdere behovet for klare betingelser for å unngå at dette går ut over arbeidet for fylkeskommunen. 4. Fylkestinget ber fylkesrådmannen gjennomføre en oppfølgende spørreundersøkelse blant alle ansatte om kjennskap til og etterlevelse av de etiske retningslinjene to til tre år fram i tid, for å finne ut om det skjer forbedringer innenfor etikkområdet over tid. PS 38/2013 Eventuelt - kontrollutvalgets møte 11. november 2013 Det ble ikke fremmet saker under eventuelt. ------------------------- Jens Petter Hagen leder Hans-Olaf Lunder sekretær