WIKBORG REIN Snubletråder og risiko ik for partene i FM-avtaler NTNU Trondheim 9. januar 2009 Advokat Peter H. Grape 1 1.11 Noen utgangspunkter Forhold mellom oppdragsgiver ( Oppdragsgiver ) og tjenesteleverandør ( Leverandør ) Oppdragsgiver er normalt eier av ett eller flere bygg, men kan også ha påtatt seg forpliktelsen i henhold til annet regelverk/avtaleverk Leverandør skal levere en eller flere av følgende tjenester: forvaltning, dift drift, vedlikehold, utvikling og/eller andre tjenester, for eksempel Kundesenter Vakthold
1.1 Noen utgangspunkter - Vanlige definisjoner Viktig utgangspunkt: Definisjonene har i liten grad rettslig betydning, og innholdet i avtalene er derfor styrende for avtalenes rettslige omfang. Viktige begreper gis gjerne en egen definisjon i avtalen Facility Management Outsourcing Konkurranseutsetting SLA Div. andre definisjoner 1.1 Noen utgangspunkter forts. En god FM-avtale forutsetter godt grunnarbeid, og gode forberedelser. En godt sammensatt arbeidsgruppe er ofte hensiktsmessig Eksempelvis: Teknisk kompetanse, driftskompetanse, økonomer, ingeniører og jurister 4
1.1 Noen utgangspunkter forts. Hver kompetansegruppe innenfor arbeidsgruppen settes igjen sammen av ulike personer som utfyller hverandre: Eksempelvis vil den juridiske kompetansen gjerne være sammensatt av personer med kjennskap til avtalerett/fm-avtaler, arbeidsrett, skatterett, kjennskap til offentlige anskaffelser m.m.. Eksempelvis vil ofte også ulike fagpersoner være ansvarlige for utformingen av de ulike SLA ene Personer med ulik kompetanse som samarbeider og utfyller hverandre gir gjerne det beste resultatet! 5 1.2. Forutsetninger for en vellykket tjenesteavtale Kompetanse hos oppdragsgiver (innkjøpskompetanse) Avtaleoppfølging fra begge parter Felles forståelse av hvilket formål oppdragsgiver g har med avtalen Tjenesteleverandør må ha forståelse for oppdragsgivers kjernevirksomhet
1.2 Forutsetninger for en vellykket tjenesteavtale forts Kommersielt balansert (begge skal tjene) Hensiktsmessige rutiner for rapportering Hensiktsmessige i rutiner for måling Viss varighet Gode løsninger på uforutsette problemer dialog God nok tid til innføring da den ofte tar lengre tid enn forventet og er ressurskrevende Levende avtale 7 2.1 Relevant regelverk - utgangspunkt: Full avtalefrihet FM-avtale contra vanlig tjenesteavtale En FM-avtale vil i utgangspunktet kunne være så omfattende eller enkel som partene selv måtte ønske. I praksis er mange FM-avtaler etablert med utgangspunkt i alminnelig avtalerett eller entrepriserett men det kan gi, og har gitt mange dårlige avtaler
2.1 Relevant regelverk - utgangspunkt: Full avtalefrihet forts. En god FM-avtale er et konsept, ikke bare en avtale En god FM-avtale har normalt et langt tidsperspektiv En god FM-avtale er et levende dokument Situasjonstypen kan imidlertid påvirke hvilke andre lover og regler som legger føringer for avtaleprosessen og/eller innholdet i avtalen f.eks. særlovgivning i innen de enkelte fagområdene 2.22 Relevant regelverk - regelverket om offentlige anskaffelser Konkurranseutsetting, terskelverdier og kunngjøring av anskaffelsen NB: Dersom leverandøren også skal gjøre innkjøp som en del av leveransen, oppstår særskilte problemstillinger. Rammeavtaler og dynamiske innkjøpsordninger er normalt begrenset til 4 år. NB2: Det gjelder ofte etiske retningslinjer i tillegg til de lovpålagte reglene
2.3 Relevant regelverk - arbeidsmiljøloven 16-1.Hva kapitlet omfatter (1) Dette kapittel kommer til anvendelse ved overdragelse av en virksomhet eller del av virksomhet til en annen arbeidsgiver. Med overdragelse menes overføring av en selvstendig enhet som beholder sin identitet etter overføringen Ved virksomhetsoverdragelser har de ansatte en rekke rettigheter Som hovedregel har de ansatte krav på å få være med på lasset 2.3 Relevant regelverk - Rettspraksis vdr arbeidsmiljøloven Rt-2006-71 Braathens ansatte vs. SAS Saken gjaldt spørsmål om arbeidsmiljølovens regler om virksomhetsoverdragelse kom til anvendelse ved overføring av henholdsvis Braathens bakke- og avisingtjeneste til SAS konsortiet. Arbeidsmiljølovens regler gjennomfører EU-direktiver om virksomhetsoverdragelse, og Høyesterett la vekt på kriterier oppstilt av EF-domstolen for at reglene skal komme til anvendelse, herunder at virksomhetens ik identitet er i behold. Da de to separate avtalene sto i nær saklig og tidsmessig sammenheng, kom Høyesterett til at overføringene ble regulert av reglene for virksomhetsoverdragelse.
2.4 Relevant regelverk begrensinger - eiendomsmeglerloven og regnskapsførerloven Formidling av utleie for andre krever tillatelse unntak: formidling for andre innen samme konsern Regnskapsføring for andre krever tillatelse unntak for konsernselskaper og samarbeidende selskaper hvor regnskapsførselen er en mindre del av samarbeidet 3.1 Ansvarsforholdet mellom partene avhengig av pris og avtalestruktur Faste priser viktig å ha klare skiller for hva som omfattes av hvilken pris; hva er endring/ikke endring, hva utgjør et tillegg m.m. En klart avtalt totalpris kan raskt endres ved uklare prisvedlegg og/eller uklare endringsregler og/eller uklare SLA er Åpen bok viktig å ha klare regler for hvordan innkjøp gjøres, hvordan den enkelte tjeneste eller service gjennomføres, gode prisspesifikasjoner Ytelsesnivå viktig å ha riktige parameter for måling av ytelsen. Sparing på feil sted kan gi galt paramenter - og feil pris - selv om prisen isolert sett er god og riktig.
3.2 Ansvarsforhold Underleverandører I hvilken grad skal; dette være tillatt? dette være pliktig? disse kunne byttes ut av Leverandøren? Oppdragsgiver kunne kreve disse byttet ut? Skal de være underleverandører, sideleverandører eller direkteleverandører? Hvem har ansvaret for underleverandørens oppfyllelse? NB: Skille mot side- og direkteleverandører hvor Oppdragsgiver har risikoen knyttet til mangelfull levering ikke Leverandøren. 3.3 Ansvarsforhold Endringer og tilleggsarbeid Endringer vs. Instruksjoner Rett til endringer Konsekvenser av endringer Pris Frister Forsering Forholdet til avbestilling
3.4 Ansvarsforhold Frister Ikke alle frister er egnet for forsinkelseslæren Særlig om fristforlengelse Særlig om forsering 3.5 Ansvarsforhold Mangler Hvilke kontraktsavvik skal defineres som mangler? Evner man å sette opp hensiktsmessige målinger og rapporteringer som skal følges underveis? Ofte et teknisk og ikke juridisk spørsmål. Sml også forholdet til forsinkelser og frister. Sml også forholdet til misligholdsbeføyelser ld l NB: Samarbeid og dialog er viktig for å lykkes!
3.6 Ansvarsforhold Misligholdsbeføyelser Prisavslag Erstatning Retting Omlevering Heving Én terskel, eller sekkebolker? Ordinær misligholdslære med vesentlighetskrav m.m., eller Mangel i kategori A, B, C og D hvor gjentagelser høyner nivået, og kun det høyeste nivået gir rett til heving Ved å knyttet misligholdslæren opp mot avtalte målinger og rapporteringer etableres et forutberegnelig system for partene. Standardiserte erstatningsberegninger kan være en fordel 3.6 Ansvarsforhold Misligholdsbeføyelser - ny rettspraksis LB 2008 29947 24SevenOffice AS mot Active 24 AS Saken gjaldt krav om erstatning for påstått mislighold av samarbeidsavtale mellom to selskaper som leverer tjenester til små og mellomstore bedrifter via Internett. Som tingretten kom lagmannsretten til at det ikke var grunnlag for heving. Sluttføringsdatoer om konkrete tiltak var kun veiledende og justerbare. Overskridelser kunne derfor ikke anses som kontraktsbrudd. 20
3.6 Eksempel på misligholdsregulering: Ved mangelfull ll utføring av Avtalen (både forsinkelser og mangler) kan Oppdragsgiver kreve at Leverandøren innen 10 dager legger frem en plan for hvordan manglene skal rettes opp. Oppdragsgiver har rett til å holde tilbake betaling til Leverandøren erandøren (tilbakeholdsrett), uten at det påløper morarenter, inntil ovennevnte plan er godkjent av Oppdragsgiver. Basert på graden av mislighold av Leverandørens forpliktelser etter Avtalen skal Oppdragsgiver ha rett til å redusere sin betaling til Leverandøren (prisavslag/dagmulkt) i den perioden feilen eksisterer. Kategori A Alvorlige feil 100 % av honoraret Kategori B Driftsforstyrrende feil 50 % av honoraret Kategori C Mindre feil 10 % av honoraret Forts. 3.6 Eksempel på misligholdsregulering forts.: Gjentatte tt Kategori C feil, eller manglende retting av Kategori C feil, anses automatisk som Kategori B feil. Gjentatte Kategori B feil, eller manglende retting av Kategori B feil anses automatisk som Kategori A feil. Kategori A vil være feil som kritisk påvirker fremtidige utleiemuligheter eller forholdet til eksisterende leietakere negativt, eller andre forhold som kan knyttes til Leverandør og som medfører verdiforringelse og tapte inntektsmuligheter for Oppdragsgiver. Kategori B vil være forhold som påvirker dagens inntektsnivå, men som neppe kan sies å ha varige skadevirkninger ved rask utbedring. Kategori C dekker forhold som er mindre alvorlige, men som likevel på en signifikant måte har påvirket Oppdragsgiver negativt.
4. Egendrift vs. innkjøp fordeler og ulemper? Konsentrasjon om kjernevirksomhet Investor Drift, vedlikehold og utvikling Økonomi og forvaltning Stordriftsfordeler Unngå arbeidsgiveransvaret Unngå andre ansattefordeler /frynsegoder Kostnadsreduksjon Økt kompetanse Klare ansvarsforhold (Risikooverføring) 23