Landslaget for lokal- og privatarkiv (LLP) høring, Stortingsmelding om arkiv (kommunale og lokale arkivinstitusjoner) Stortingsmeldingen om arkiv som ble lagt fram 9. november 2012 bød på store skuffelser for et samlet arkivmiljø utenfor det statlige arkivverket. Meldingen ble oppfattet som en melding som langt på veg prioriterer å behandle det statlige arkivverket sin virksomhet framfor å beskrive det totale arkivlandskapet i Norge. Når omtrent halvparten av den totale arkivbestanden i Norge blir forvaltet av institusjoner utenfor Arkivverket er det stor grunn til å påpeke at meldingen ikke bare framstår som mangelfull, men også som sterkt misvisende. Meldingen er beskrivende i sin form, den peker for så vidt på noen av de utfordringene en står overfor i dag, men den er samtidig preget av en total mangel på det som arkivsektoren nå trenger, nemlig de helt konkrete tiltakene som kunne føre til at en nå kunne slutte seg til felles mål og strategier - og om behandling av disse i framtiden. For det lokale og private miljøet er ikke foreslått verken endringer i ansvarsforhold eller organisering, og heller ikke er det foreslått konkrete tiltak som kan bidra til å løse de utfordringene som meldingen beskriver og som arkivmiljøet har påpekt i en årrekke. Meldingen gir med andre ord ingen retning videre og det er dit vi skal. Det sentrale spørsmålet fra LLP er: Hva nå? LLP ønsker her å peke på noen av utfordringene for kommunal sektor. Dette gjelder sikring og utbygging av arkivdepot, sikker bevaring av elektroniske arkiver, digitalisering og formidling samt hensynet til en helhetlig samfunnsdokumentasjon. Først litt om forholdene for kommunale papirdepot: Det blir anslått at tilveksten av papirarkiv i kommunal sektor står fremfor en tredobling i volum frem mot 2045. I tillegg kommer tilveksten fra privatarkivene. Arkivstatistikken viser at innsatsen med privatarkiv er større i kommunal sektor enn den er i statlig sektor. Mengdeproblemene tilsier altså at den kommunale delen av arkivsektoren må skaffe plass til en halv million hyllemeter. Poenget med å ta vare på arkiv er at det er tilgjengelig. Av den totale arkivbestanden i kommunal sektor er i dag kun 63 % av materialet ordnet og registrert. Kostnadene med å gjøre dette tilgjengelig, er formidabel. Når det gjelder elektroniske arkiv mener LLP det er viktig å ha fokus på følgende: Framtiden er elektronisk, og for arkivene sin del vil dette kreve en kompetanse som går langt utover den tradisjonelle kompetansen som arkivinstitusjonene sitter med i dag. Forvaltning av elektroniske arkiv har en langt høyere pris enn forvaltning av papirarkiv. Skal sektoren kunne møte de utfordringene som den elektroniske framtiden har å by på, må det legges til rette for et sterkt fagmiljø som kan samarbeide både i hensyn til systemutvikling, datafangst og lagring av elektronisk materiale. I dag er flere tusen ulike fagsystemer i bruk i offentlig sektor, og bevaring av disse er krevende. Til dags dato er en svært liten del av det elektronisk skapte materialet avlevert. Materialet inneholder både viktig rettighetsdokumentasjon og annet kildemateriale som har vesentlig verdi både for enkeltmennesker og for samfunnet generelt.
Digitalisering og formidling er viktige virkemidler, men også denne delen av fagområdet har sine utfordringer. For at enkeltmennesker skal få bedret tilgang til kildemateriale og dokumentasjon fra arkivene, må det legges til rette for at brukerne får tilgang på materialet i digital form gjennom nettbaserte publikumsløsninger. Ønske om, og krav fra publikum om formidling på den store verdensveven (for eksempel til bruk i ulike sosiale media), møter utfordringer knyttet til åndsverksproblematikk rundt selve materialet. Fagmiljøet må investere i ressurser til koordineringsarbeid, kompetanseoppbygging, fellesløsninger og brukermedvirkning. En moderne og fremtidsrettet arkivmelding burde ha fokus på dette, og på behovet for å få digitalisert et allsidig kildemateriale. Det lokale og kommunale fagmiljøet er preget av store regionale forskjeller. LLP har i en årrekke argumentert ovenfor politiske styresmakter at det er et stort behov for sterke regionale institusjoner som inkluderer hele fagmiljøet på tvers av forvaltningsnivå for å sikre den helhetlige samfunnsdokumentasjonen. Ikke minst er dette viktig for å sikre muligheten til å være en del av et sterkt kompetansemiljø som sikrer arkivtilfanget, bevaring av arkiv og den enkeltes mulighet til å benytte seg av materialet i arkiv over hele landet. En alvorlig konsekvens av mangelen på en helhetlig organisering av arkivfeltet er at 20 % av landets kommuner ikke er tilknyttet noen arkivinstitusjon pr. i dag. Et varsel om mer tilsyn og større krav til rapportering, rammer disse kommunene ekstra hardt. LLP kan ikke se at tilsyn og rapportering har noen funksjon uten at det samtidig blir satt inn tiltak for å styrke kommunene og de kommunale arkivene. Og så noen ord om mangelfull arkivstatistikk og pionerarbeid i kommunale arkivmiljø: Meldingen byr og på en mangelfull arkivstatistikk. Vi stiller store spørsmål ved hvorfor sentrale arkivinstitusjoner som landets byarkiv ikke er innlemmet i denne. Departementet har blant annet ikke funnet plass til landets største kommunale arkivinstitusjon, Bergen Byarkiv. I det kommunale arkivmiljøet har det blitt utført et mangfold av viktig pionerarbeid som ikke har blitt kreditert i arkivmeldingen, men som kommer det samlede arkivmiljøet til gode. Fylkesarkivet i Sogn og Fjordane er en foregangsinstitusjon når det gjelder arbeid med digitalisering og formidling av arkivmateriale gjennom sosiale media. Oslo byarkiv har vært en drivkraft når det gjelder dokumentering av byens innvandrerbefolkning. Drammen byarkiv har hatt store digitaliseringsprosjekt, og gjorde et forbilledlig arbeid i forbindelse med håndtering av minnemateriale etter 22. juli 2011. Bergen Byarkiv har hatt «universell utforming» i fokus i forhold til tilrettelegging for funksjonshemmede. LLP-prosjektet om minoriteter i offentlige arkiv i Nordreisa og Kistrand er nevnt, uten at forskeren Kaisa Maliniemi har blitt kreditert for den helt unike og viktige kunnskapen hun har tilført både arkivmiljøet og hele samfunnet. En sak som LLP stiller seg positiv til, og som vi ønsker å fremheve, er at private leverandører av offentlige tjenester for framtiden skal følge arkivlov og arkivforskrifter. Dette ser vi frem til med glede, og LLP ønsker dette skal bli lovhjemlet.
Arkivmeldingen og helhetlig samfunnsdokumentasjon/privatarkiv Arkivmeldingen legger ikke opp til et eneste tiltak for å styrke arbeidet med privatarkiv (arkiv etter bedrifter, organisasjoner og privatpersoner), verken med tanke på volum eller kvalitet. I meldingen er det ingen forsøk på å styrke eller samordne det totale arkivarbeidet, der også museene, bibliotek og kulturlag er medspillere. Det er forunderlig at en arkivmelding, som burde omhandle den totale samfunnsdokumentasjonen som arkiv representerer, ikke gjør noe forsøk på å ta for seg akkurat det. LLP reagerer sterkt på at meldingen legger opp til en rasering av privatarkivarbeidet i kommunale- og ikke-museale institusjoner. Dette er uforståelig med tanke på tidligere rapporter, som NOU 1987: Samtidens arkiv fremtidens kildegrunnlag, St.meld. 22 (1999-2000): Kjelder til kunnskap og oppleving og St.meld. 45 (2002-2003): Kulturpolitikk fram mot 2014. Alle disse peker på behovet for å øke den totale samfunnsdokumentasjonen og sier at privatarkivarbeidet bør styrkes. Arkivmeldingen legger vekt på at 1/3 av privatarkivene er oppbevart i museene, og at 2/3 befinner seg i arkivinstitusjoner. Støtteordningen for privatarkiv, som arkivfeltet i en årrekke har kjempet frem, skal for fremtiden disponeres av museene. LLP stiller spørsmål ved hvor støtten de resterende 2/3 av privatarkivene skal hentes fra. Regionale og lokale arkivinstitusjoner er viktige brikker i et landsomfattende nett av bevaringsinstitusjoner for arkiv fra privat sektor, og LLP finner det urimelig dersom disse skal ekskluderes fra støtteordningen. Dette er desto mer bemerkelsesverdig ettersom arkivinstitusjonene i større grad enn museene har ansvar for en overordnet samfunnsdokumentasjon av arkiv. Museene har oftest en mer sektorspesifikk dokumentasjon relatert til deres egen innsamlingspolitikk. Også LLPs museumsmedlemmer ser det som ønskelig med en videreføring av støtteordningen for privatarkiv, med muligheter for å søke støtte både for rene arkivinstitusjoner og for museum. De signaliserer også viktigheten av å være tilknyttet det arkivfaglige miljøet. Arkivansatte ved museene ønsker ikke å bli isolert fra resten av arkivmiljøet. Arkivmeldingen siterer fra St.meld. nr. 22 (1999-2000) at det trengs en systematisk vurdering av hva slags arkiv, og hva slags materiale, som skal representere privat sektor i samfunnshukommelsen. Det konkluderes: Departementet legg til grunn at Riksarkivaren med utgangspunkt i ansvaret han er tildelt etter arkivlova, konkretiserer nivået for bevaring av privatarkiv i Noreg. Ramma for denne konkretisering er at arkiv frå privat sektor skal vere tilfredsstillande representerte i ein samla samfunnsdokumentasjon. Konkretiseringa av nivået bør skje i samspel med andre viktige aktørar på arkivområdet, både organisasjonar og institusjonar. Arkivmeldingen gir ingen signal om lovhjemlet plikt til å bevare privatarkiv, økt innsats og støtte til en regional organisering av arbeidet. Tvert i mot, de virkemidlene vi har hatt skal avvikles. For Kulturrådet, nevnes at statsbudsjettets kap. 320, post 77 Prosjekt- og utviklingstiltak
på museums- og arkivfeltet blir videreført. I den samanhengen er det naturleg at Kulturrådet rettar støtteordninga for privatarkiv inn mot museumsfagleg relevante arkivprosjekt. Dette er en ytterligere begrensning av ambisjonen om helhetlig samfunnsdokumentasjon. Dette kan også leses som at utviklingstiltak i post 77 kun kan tilfalle museer og at kommunale og private arkivinstitusjoner skal miste muligheten for å søke denne type midler. LLP velger å legge til grunn at utviklingsmidlene i Kulturrådet ellers vil ligge som før for arkivsektoren. Dette er også hensiktsmessig for arkivinstitusjonene ettersom Kulturrådet ikke forvalter egne samlinger og vil kunne la seg påvirke av det. Arkivmeldingen er ikke et verktøy for samarbeid for framtiden. Arkivinstitusjoner i kommunal sektor har behov for et godt samarbeid med og støtte fra statlige fagorgan. Det har utviklet seg et godt slikt samarbeid med Kulturrådet. LLP, Oslo byarkiv og flere institusjoner har gjennomført viktige utviklingsprosjekt med slik støtte som vi aldri kunne gjennomført på kommunale driftsmidler. Det er skuffende at meldingen i liten grad redegjør for resultater av dette samarbeidet på landsbasis og ikke har klare forslag til videreføring/styrking. Det setter arkivsektoren tilbake til situasjonen før stortingsmeldingen om arkiv, bibliotek og museum (1999-2000) som la opp til å etablere et slikt samspill mellom stat og kommune, med tilhørende virkemidler. Virkemidlene har i begrenset grad blitt etablert som forutsatt. Det var forventet at arkivmeldingen skulle vurdere hva som bør gjøres for å styrke innsatsen, og ikke langt på vei avvikle samarbeidet og virkemidlene. Etter 2005 har bevilgningene til kulturlivet økt. Arkivfeltet utenfor det statlige Arkivverket har ikke fått særlig del i dette. Likevel har utviklingsmidler til arkiv vært et bidrag for å løfte feltet. I tillegg har støtteordningen for privatarkiv vært viktig. Den kom på plass ti år etter lanseringen. Ordningen er altfor begrenset til å løfte arbeidet på landsplan to mill. kroner. Men resultatene så langt er gode. Søknadsmengden viser behovet for å styrke ordningen. Dette er ikke omtalt i meldingen. Fra 2004 ble det mulig for arkivsektoren å søke utviklingsmidler i ABM-utvikling. LLP har vært godt fornøyd med ABM-utviklings/Kulturrådets arbeid ut fra de ressurser som har vært til rådighet. Samtidig fortjener arkivfeltet større oppmerksomhet og ressurser. Til sist vil LLP kommentere hvordan LLP ser på det arbeidet som foreligger, under stikkordene reform og handling: Forventningene var at Kulturdepartementet skulle stake ut en kurs for en nasjonal arkivpolitikk og løfte fram satsingsfelt. Helst hadde LLP sett at grepene ville bidra til en mer helhetlig samfunnshukommelse, slik at de deler av samfunnets arkiver som blir tatt vare på og stilt til rådighet for folk blir mer representative og relevante også for de i vårt samfunn som tradisjonelt har vært svakt representert i kildemateriale og dokumentasjon. Arkivmeldingen peker dessverre i liten grad på utfordringer og muligheter for en samlet arkivsektor i et moderne nettsamfunn. Den inneholder ikke forslag til å møte disse og ta mulighetene i bruk. Forventningene om at arkivmiljøet nå skulle få en melding som skulle peke på reform og handling for fremtiden har vært store. LLP så positivt på at organisasjonene til en viss
grad ble invitert inn i arbeidet i form av å få legge frem synspunkt på utfordringer, og ikke minst hvilke tiltak vi mente var nødvendige for å bedre situasjonen. LLP konstaterer at organisasjonene ble hørt i forberedelsene, men meldingen viser klart at ikke-statlig sektor verken har blitt hørt eller tatt hensyn til i den endelige meldingen. Dette beklager LLP på det sterkeste. Komiteen bør anmode Stortinget om å returnere meldingen til departementet med følgende påpekninger: - Det må gis en mer dekkende beskrivelse av arkivlandskapet utenfor arkivverket, herunder statistikk. - Den overordnede retningen for organisering av hele arkivfeltet må klargjøres. - Det må gis en faglig fyllestgjørende behandling av arkivdanning. Departementet må vise at det tar ansvar for utviklingen av arkivdanning ved å samarbeide med fagmiljøene. - Det må klargjøres hvordan privatarkivarbeid i arkivinstitusjoner utenfor arkivverket skal kunne motta økonomisk støtte. - Det bør satses på minst15 millioner årlig i støtteordning for privatarkiv for det samlede arkivfeltet. - Det bør satses på driftsstøtte over statsbudsjettet til flere ikke-statlige arkivinstitusjoner som arbeider med privatarkiv (i tillegg til Arbeiderbevegelsens arkiv og bibliotek og Misjonsarkivet i Stavanger). - Det må gis bedre rom for innspill fra arkivorganisasjonene og lokale arkivinstitusjoner. - Det må trekkes noen linjer mellom stortingsmelding om arkiv og regjeringens digitaliseringsmelding (kommunikasjon, journalføring, innsyn, personvern mm). - Et eget innsatsprogram må etableres for digitalisering av kommunale arkiv og privatarkiv (midler som arkivinstitusjoner kan søke på) slik at flere typer relevante kilder kan bli tilgjengelige for publikum uavhengig av forvaltningstilhørighet. - Det må nedsettes et digitaliseringsråd med et særlig ansvar for å trekke ikke-statlig arkivsektor og museene inn i digitaliseringsløftet. - Utviklingsprosjekter for bevaring og tilgjengeliggjøring av elektronisk skapte arkiv bør støttes, herunder for utvikling av verktøy og fellesløsninger. - Det må satses på utprøving av modeller for sterkere regionale arkivinstitusjoner, som arbeider med statlige, kommunale og private arkiv og som formidler disse i sammenheng. - Kulturrådet kan gis i oppdrag å stimulere og finansiere slike forsøk, jfr. ABM-utviklings rolle i museumsreformen. - Videreføring av arbeidet med regionale samhandlingsplaner for privatarkiv, særlig med hensyn til god arbeidsdeling mellom stat, fylke og kommuner og stimulere til samarbeidsprosjekter og avtaler mellom private arkivskapere (eks. Næringslivsorganisasjoner) og ulike arkivinstitusjoner. - Stimulere forskning på arkivfeltet 1-2 mill. kr årlig. - Etablere nasjonale og regionale fellesløsninger og kompetansemiljøer for digitalisering, langtidsbevaring og formidling. - Stiftelsen Asta som drifter arkivportalen.no bør sikres statlig driftsstøtte. - Det bør opprettes en stillingsressurs til arkivpedagog i hvert fylke - Tilskudd til utvikling av skoletilbud må prioriteres
- Legge til rette for innovative formidlingstjenester i ABM-sektoren, jf. St.meld. nr 24 (2008-2009), s. 102.