Rapport. Handlingsplan 2011 Meldingsløftet i kommunene IS-1882

Rapport Handlingsplan 2011 Meldingsløftet i kommunene 2010 2011 IS-1882

Heftets tittel: Handlingsplan 2011 Meldingsløftet i kommunene 2010 2011 Utgitt: 03/2011 Bestillingsnummer: Utgitt av: Kontakt: Postadresse: Besøksadresse: IS-1882 Helsedirektoratet Avdeling ehelse Pb. 7000 St Olavs plass, 0130 Oslo Universitetsgata 2, Oslo Tlf.: 810 20 050 Faks: 24 16 30 01 www.helsedirektoratet.no Heftet kan bestilles hos: Forfattere: Design: Trykk: Utgitt i samarbeid med: Helsedirektoratet v/trykksaksekspedisjonen e-post: trykksak@helsedir.no Tlf.: 24 16 33 68 Faks: 24 16 33 69 Ved bestilling, oppgi bestillingsnummer: IS-1882 Avd. ehelse TankDesign Andvord Grafisk AS Hovedsamarbeidskommunene i Meldingsløftet i kommunene MILJØMERKET 241 013 TRYKKSAK

Innhold 1 BAKGRUNN 5 1.1 MÅLSETTINGER I NASJONALT MELDINGSLØFT 6 1.2 MÅLSETTINGER I MELDINGSLØFTET I KOMMUNENE 6 1.3 DOKUMENTETS OPPBYGGING 6 2 UTBREDELSE 8 3 INNFØRINGSPROSESSER 11 3.1 LEVERANDØRSAMARBEID 11 3.1.1 Testing og godkjenning av meldinger 12 3.2 AVVIKLING AV PAPIR 13 3.3 ADRESSEREGISTER 13 3.3.1 Tjenestebasert adressering 13 4 FORVALTNING OG DRIFT 14 4.1 HVORDAN ARBEIDE MED VIDERE UTBREDELSE ETTER 2011 15 5 PROSJEKTER I MENINGSLØFTET I KOMMUNENE 16 5.1 ARENDAL KOMMUNE 17 5.1.1 Informasjon om kommunen 17 5.1.2 Mål 17 5.1.3 Fremdriftsplan 18 5.1.4 Risikovurdering 20 5.2 BERGEN KOMMUNE 22 5.2.1 Informasjon om kommunen 22 5.2.2 Mål 22 5.2.3 Fremdriftsplan 22 5.2.4 Risikovurdering 24 5.3 GJØVIK KOMMUNE 25 5.3.1 Informasjon om kommunen 25 5.3.2 Mål 25 5.3.3 Fremdriftsplan 25 5.3.4 Risikovurdering 27

5.4 LENVIK KOMMUNE 30 5.4.1 Informasjon om kommunen 30 5.4.2 Mål 30 5.4.3 Fremdriftsplan 31 5.4.4 Risikovurdering 34 5.5 LYNGDAL KOMMUNE 35 5.5.1 Informasjon om kommunen 35 5.5.2 Mål 35 5.5.3 Fremdriftsplan 35 5.5.4 Risikovurdering 37 5.6 OSLO KOMMUNE 38 5.6.1 Informasjon om kommunen 38 5.6.2 Mål 38 5.6.3 Fremdriftsplan 39 5.6.4 Risikovurdering 41 5.7 SANDEFJORD KOMMUNE 46 5.7.1 Informasjon om kommunen 46 5.7.2 Mål 46 5.7.3 Fremdriftsplan 46 5.7.4 Risikovurdering 48 5.8 STAVANGER KOMMUNE 49 5.8.1 Informasjon om kommunen 49 5.8.2 Mål 49 5.8.3 Fremdriftsplan 49 5.8.4 Risikovurdering 51 5.9 TROMSØ KOMMUNE 53 5.9.1 Informasjon om kommunen 53 5.9.2 Mål 53 5.9.3 Fremdriftsplan 54 5.9.4 Risikovurdering 57 5.10 TRONDHEIM KOMMUNE 58 5.10.1 Informasjon om kommunen 58 5.10.2 Mål 58 5.10.3 Fremdriftsplan 59 5.10.4 Risikovurdering 61 5.11 VERDAL KOMMUNE 64 5.11.1 Informasjon om kommunen 64 5.11.2 Mål 64 5.11.3 Fremdriftsplan 65 5.11.4 Risikovurdering 67

1 Bakgrunn Meldingsløftet i kommunene (også omtalt som MiK) er et program for utbredelse av elektronisk meldingsutveks ling mellom kommunale helsetjenester og deres samarbeidsparter. Programmet er underlagt det nasjo - nale programmet Nasjonalt meldingsløft. Nasjo nalt meldingsløft ble etablert i 2008 og skal bidra til realisering av nytteeffekter av tidligere satsinger på infrastruktur og standarder som grunnlag for elektronisk informasjons-utveksling. Det overordnede målet for Nasjonalt meldingsløft er bedre samhandling og sammenhengende forløp i helsetjenenesten. Programmet har utgangspunkt i elektroniske meldinger og løsninger som er ferdig utviklet, pilotert og klare til bruk i sektoren. Meld ings - løftet er organisert som et program bestående av flere prosjekter etablert av sektorens aktører. Dette dokumentet er handlingsplan for Meldingsløftet i kommunene. Handlingsplanen beskriver målsettinger og aktiviteter for 2011. Det er imidlertid viktig å presisere at målsettingene og aktiviteter i Nasjonalt meldingsløft er førende for denne handlingsplanen. Flere tiltak i MiK bygger på allerede eksisterende arbeid i 5

Nasjonalt meldingsløft. MiK har brukt dette og videre - utviklet tiltak med fokus på problemstillinger hvor kommunen er aktør i samhandlingskjeden. 1.1 Målsettinger i Nasjonalt meldingsløft For Nasjonalt meldingsløft ligger tre hovedmål til grunn: 1) UTBREDELSE OG SAMHANDLINGSARKITEKTUR For volumtjenester som epikrise, henvisning, laboratoriesvar, røntgensvar samt sykmeldinger, legeerklæringer og legeoppgjør skal elektronisk kommunikasjon mellom helseforetak, legekontor og NAV være dominerende innen utløpet av 2010. Elektroniske laboratorierekvisisjoner skal være tatt i bruk ved alle helseforetak innen utgangen av 2011. For å styrke samhandlingen mellom legekontor, pleieog omsorgstjenesten, helseforetak og helsestasjoner skal elektroniske meldinger være tatt i bruk i utvalgte kommuner, og det skal legges til rette for videre utbredelse til andre kommuner innen utgangen av 2011. Løsningene skal være i tråd med nasjonal samhand - lingsarkitektur. 2) INNFØRINGSPROSESSER Innføring av tjenestene skal være koordinert og av høy kvalitet ved at ansvarlige i alle ledd i samhandlings - kjeden samarbeider tett. Brukerne (helsepersonell og andre) skal oppleve innføringen som planlagt, profe - sjonell og koordinert, og bli påført færrest mulig problemer. 3) FORVALTNING OG DRIFT Bruk av løsningene i daglig drift skal oppleves som velfungerende og brukervennlige. Løsningene skal være av høy kvalitet, gi nytteverdi for samhandlingspartnerne og være så pålitelige at parallelle papirprosesser kan avvikles. 1.2 Målsettinger i Meldingsløftet i kommunene Med utspring i Nasjonalt meldingsløfts mandat og hovedmål ble Meldingsløftet i kommunene vedtatt etablert som et program februar 2010 av meldings - løftets styringsgruppe. Programperioden er satt til 2010-2011. Formålet med programmet er «Utbredelse av effektiv, helhetlig og fungerende informasjonsutveksling mellom kommunehelsetjenesten og deres samarbeidsaktører i helsesektoren. I dette inngår legekontor, pleie- og omsorgstjenesten, helseforetak og helsestasjoner som samarbeidspartnere. En helhetlig og velfungerende samhandling kan bidra til bedre informasjonsflyt og økt kvalitet på pasientforløpet.» Følgende delmål skal nås i løpet av programperioden: 1) De prioriterte elektroniske meldingene er tatt i bruk i utvalgte kommuner. 2) Meldingene er implementert på en slik måte at de oppleves som nyttige og kvalitetshevende for samhandlingsaktørene. 3) Meldingsløftet i kommunene 2010-2011 skal organiseres på en måte som legger til rette for videre utbredelse innen kommunehelse - sektoren, også utover de direkte involverte samarbeids kommunene. De overordnede målene skal være førende for Meldings løftet i kommunene 2010-2011, og skal også være i tråd med føringer i Nasjonalt meldingsløft. Målene vil bli konkretisert gjennom et handlings - program (jf Programdirektiv Meldingsløftet i kommunene 2010-2011). 1.3 Dokumentets oppbygging Handlingsplanen er todelt: Første del beskriver områder og tiltak som i stor grad er felles for alle kommuneprosjektene; infrastruktur, sam - handlingskjeder med tilhørende meldinger og versjonsnummer. Videre er dokumentet delt opp i programmets 3 målsettinger som settes opp mot de tiltak programledelsen vil iverksette for å sikre måloppnåelse. Andre del er viet hver enkelt kommunes målsettinger, fremdriftsplaner og risikovurderinger med utgangspunkt i deres egne innsendte prosjektplaner. Handlingsplanen skal bidra til å synliggjøre både viktige milepæler for det enkelte kommuneprosjekt, og planen skal gi grunnlag for oppfølging av fremdrift både i programmet som helhet og de enkelte kommune - prosjekt. 6

Målgruppen for handlingsplanen er programmets styringsgruppe, hovedsamarbeidskommuner, sam arbeids - kommuner, leverandører og andre interesserte og berørte. Viktige bakgrunnsdokumenter for handlingsplanen er Handlingsprogram for Nasjonalt meldingsløft 2008-2009, programdirektiv for Meldingsløftet i kommunene 2010-2011, statuskartlegging per 01.09.10 og hovedsamarbeidskommunenes innsendte prosjektplaner. 7

2 Utbredelse Hovedmålet med programmet Meldingsløftet i kommunene er utbredelse av elektronisk meldingsutveksling i samhandlingskjeder hvor kommunale helsetjenester inngår. Delmål 1 De prioriterte elektroniske meldingene er tatt i bruk i utvalgte kommuner. 8

Meldingsløftet i kommunene har gjort en prioritering med hensyn til hvilke meldinger som er klare for utbredelse og hvilke samhandlingskjeder vi har valgt å fokusere på. Dette innebærer at følgende meldinger skal implementeres: Basismeldinger (henvisning, epikrise, laboratoriesvar) Pleie- og omsorgsmeldinger Samhandlingskjedene som skal prioriteres er Pleie- og omsorgstjenesten Legekontor Pleie- og omsorgstjenesten Helseforetak Helsestasjon Helseforetak Enkelte av hovedsamarbeidskommunene som deltar i MiK har valgt å inkludere noen flere aktører som kommunene skal samhandle med enn de som er definert i våre prioriterte kjeder. Derfor vil det fremkomme andre aktører enn de som er nevnt i punktet over, for eksempel fengselshelsetjenesten. Tabellen nedenfor viser samhandlingskjedene og hvilke meldinger som skal tas i bruk av kommunene. Tabell 1 Elektroniske meldinger som skal implementeres og tas i bruk mellom pleie- og omsorgstjenesten og legekontor Pleie- og omsorgstjenesten Legekontor (pleie- og omsorgsmeldinger) Meldingstype Versjonsnummer Dato for komplett utbredelse i kommunen Helseopplysninger til lege (forespørsel, svar, orientering), 1.5 31.12.11 sende Legemiddelopplysninger, sende/motta 1.5 31.12.11 Orientering om tjenestetilbud fra kommunen, sende 1.5 31.12.11 Forespørsel/svar på forespørsel, sende/motta 1.5 31.12.11 Avvik, sende/motta 1.5 31.12.11 Orientering om dødsfall, sende/motta 1.5 31.12.11 Overføring av medisinske opplysninger, motta 1.5 31.12.11 Tabell 2 Elektronisk meldinger som skal implementeres og tas i bruk mellom pleie- og omsorgstjenesten og helseforetak Pleie- og omsorgstjenesten Helseforetak (basismeldinger) Meldingstype Versjonsnummer Dato for komplett utbredelse i kommunen Henvisning, sende 1.0 31.12.11 Epikrise, motta 1.1 31.12.11 Svar Medisinsk biokjemi, motta 1.3 31.12.11 Svar Patologi, motta 1.3 31.12.11 Svar Immunologi, motta 1.3 31.12.11 Svar Mikrobiologi, motta 1.3 31.12.11 Svar Radiologi, motta 1.3 31.12.11 9

Tabell 3 Elektroniske meldinger som skal implementeres og tas i bruk mellom helsestasjon og helseforetak Helsestasjon Helseforetak (basismeldinger) Meldingstype Versjonsnummer Dato for komplett utbredelse i kommunen Henvisning, sende 1.0 31.12.11 Epikrise, motta 1.1 31.12.11 Svar Medisinsk biokjemi, motta 1.3 31.12.11 Svar Patologi, motta 1.3 31.12.11 Svar Immunologi, motta 1.3 31.12.11 Svar Mikrobiologi, motta 1.3 31.12.11 Svar Radiologi, motta 1.3 31.12.11 10

3 Innføringsprosesser Delmål 2 Meldingene er implementert på en slik måte at de oppleves som nyttige og kvalitetshevende for samhandlingsaktørene. 3.1 Leverandørsamarbeid For å oppnå alle delmål for programmet, må de elektroniske løsningene implementeres i alle aktuelle leverandørsystem. Pleie- og omsorgsmeldingene som skal sendes mellom pleie- og omsorgstjenesten og legekontor er per i dag implementert hos to av tre leverandører på legekontorsiden, samt hos alle tre leverandører for pleie- og omsorgssystemene. 11

Basismeldingene som skal benyttes i kommunikasjonen mellom helsestasjon og helseforetak samt pleie- og omsorgstjenesten og helseforetak, er i mindre grad implementert. For å sikre et koordinert løp og samhandling mellom kommuner og journalsystemleverandører, har meldingsløftet i kommunene etablert en gruppe som skal koordinere og ivareta hovedsamarbeidskommunenes interesser og behov. Denne koordineringsgruppen består av fem kommuner som har koordineringsansvaret for hver sin leverandør (tre pleie- og omsorgsleverandører og to helsestasjons - leverandører). Gjennom arbeidet i gruppen har status for implementering av meldingene blitt beskrevet hos de aktuelle leverandørene. Gruppen vil utarbeide en oversikt over status pr. leverandør vedrørende meldinger, og samarbeide med leverandørene om å få på plass prioriterte meldinger. Med bakgrunn i dette dokumentet vil det bli tatt initiativ til dialog med leverandørene om muligheter for utvikling av de aktuelle meldingene og laget en plan for videre arbeid. Tabell 4 Programtiltak; utbredelse, volum og kvalitet Tiltaksområder Ansvar Frist Koordinering av leverandørsamarbeid - hva skal leverandørene prioritere? - når skal leverandørene levere? - hva skal leverandørene levere? - hvordan skal kommunene samarbeide med leverandørene? Utvalgte kommuner som har ansvar for hvert sitt leverandør - system Pågående aktivitet i hele perioden Sikre at leverandørene utvikler basismeldinger til avtalt tid KITH/utvalgte kommuner som har ansvar for hvert sitt leverandørsystem Testing av basismeldinger før produksjonssetting Hovedsamarbeids - kommuner Q2 Q3/Q4 Tabell 5 Oversikt over kommuner som representerer og koordinerer de ulike leverandørsystemene Meldingstyper Leverandør og fagsystem Ansvarlig kommune Basismeldinger/PLO-meldinger Visma Omsorg Profil Bergen Basismeldinger/PLO-meldinger Acos CosDoc Stavanger Basismeldinger/PLO-meldinger Tieto Gerica Arendal Basismeldinger/PLO-meldinger CGM WinMed 3.0 Helse Tromsø Basismeldinger/PLO-meldinger Visma HsPro Sandefjord PLO-meldinger Hove Medical systems System X Lyngdal 3.1.1 TESTING OG GODKJENNING AV MELDINGER Selv om alle meldingene som skal tas i bruk har vært gjennom KITHs test- og godkjenningsordning, viser erfaringer både fra de regionale meldingsløftprosjektene og andre prosjekt at problemer ofte oppstår i en implementeringsfase. Det er derfor nødvendig med tilrettelegging av gode prosesser, før de aktuelle meldingene tas i bruk i kommunene. Gjennom det Nasjonale meldingsløftet har to tiltak blitt iverksatt i forhold til testing og godkjenning. Ansatte hos KITH vært ute hos leverandørene for å bistå leverandørene i deres godkjenningsarbeid. Det har kommet gode tilbakemeldinger fra leverandørene på en slik tilnærming. Det er utviklet en sjekkliste for testing av elek - troniske meldinger mellom virksomheter. Hensikten med sjekklisten er å bidra til at den enkelte virksomhet kan effektivisere og kvalitetssikre testing av meldingsutveksling før produksjon og utbred - else. 12

Disse to tiltakene ønsker MiK å nyttiggjøre seg av i arbeidet med implementering av basismeldinger. 3.2 Avvikling av papir Et mål på hvorvidt selve implementeringen og elektronisk meldingsutveksling er i normaldrift, kan være tids - punktet for når kommunene avvikler parallelle papir utsendelser. For å kunne avvikle papir kreves løsninger som sikrer at meldingene kommer frem til riktig adressat, at informasjonen er kommet frem og at den vises på en funksjonell måte hos mottaker. Det er en målsetting i programmet at parallelle papirforsendelser skal opphøre innen utgangen av 2011. Se for øvrig del to av planen og arbeidet som gjøres i Nasjonalt meldingsløft. 3.3 Adresseregister For å sikre at meldingene kommer frem til rett mottaker, er det viktig at hver virksomhet er registrert i NHN- Adresseregister. For elektronisk meldingsutveksling er det særdeles viktig at korrekt informasjon om virksomhetens elektroniske adresse (EDI) og virksomhetssertifikat er registrert i NHN-Adresseregister. Dette kan gjøres manuelt i NHN-Adresseregister, men fortrinnsvis bør det skje ved en integrasjon mellom den enkeltes journalsystem og NHN-Adresseregister. En integrasjonsløsning skal kunne sikre automatisk oppdatering av informasjon om virksomhetens adresser og automatisk oppslag etter ny kommunikasjonspart når melding mottas eller skal sendes. Enhver virksomhet/tjeneste som registreres i NHN- Adresseregister får en unik id, kalt HER-id. Denne id en skal benyttes som hovedidentifikator i elektroniske meldinger, for identifisering av avsender og mottaker. Alle journalsystem/meldingsformidlings-system må kunne bruke HER-id for sikker identifikasjon av kommunikasjonspartner. 3.3.1 TJENESTEBASERT ADRESSERING Tjenestebasert adressering skal benyttes i samhandlingen mellom kommuner og deres samhandlingsaktører. Tjenestebasert adressering innebærer at adresseringen definerer kommunikasjonsparter basert på tjenesten som ytes og ikke på navngitt person/ ansatt. En slik måte å adressere på har vist seg å være viktig for å sikre at informasjonen kommer frem til riktig mottaker. Virksomheten er selv ansvarlig for å vedlikeholde informasjon om seg selv, og for å registrere og vedlikeholde informasjon om de tjenester virksomheten tilbyr. Tabell 6 Programtiltak; utbredelse, volum og kvalitet Tiltaksområder Ansvar Frist Sikre at kommunene har oppdatert informasjon i NHN-Adresseregister - sørge for at kommunene har oppdatert informasjon i henhold til tjenestebasert adressering Hoved samarbeidskommuner Q1 Bidra til at PLO-leverandørene har integrasjon mellom sitt journalsystem og NHN-Adresseregister Arendal, Bergen og Stavanger kommune Q4 Sikre et system for telling av meldinger som går i samhandlingskjedene i MiK Bidra inn i Nasjonalt meldingsløfts Adresseregistergruppe Norsk Helsenett Bergen og Stavanger kommune Q2 Pågående i hele perioden 13

4 Forvaltning og drift Nasjonalt meldingsløft avsluttes 31.12.2011. Programmet har startet arbeid knyttet til forvaltning og drift etter denne datoen. Fokus i dette arbeidet har vært å lage forslag til forvaltningsregimer med hensyn til Utbredelse av meldinger Utvikling av nye meldinger Endring av eksisterende meldinger Support/Brukerstøtte Arbeidet som gjøres her vil ha stor verdi også for kommuner som samhandler elektronisk og de kommuner som skal i gang med elektronisk samhandling. For Meldingsløftet i kommunene er det viktig med fokus på forvaltning og drift samt videre utbredelse. Delmål 3 Programmet skal organiseres på en måte som legger til rette for videre utbredelse innen kommunehelsesektoren, også utover de direkte involverte samarbeidskommunene. 14

4.1 Hvordan arbeide med videre utbredelse etter 2011 Utbredelsesmodellen for Meldingsløftet i kommunene er bygget på at hovedsamarbeidskommunene skal ha en rolle som koordinator og tilrettelegger i en første utbred elsesperiode (2010-2011). Det er derfor viktig at programmet tilrettelegger for gode strukturer for kommuner som skal gå i gang med implementering og utbredelse av elektronisk meldingsutveksling også etter 2011. Programdirektivet beskriver utbredelsen i perioden ved at hovedsamarbeidskommunene først skal etablere fullskala elektronisk meldingsutveksling i egen kommune, for deretter å knytte til seg minimum tre nye kommuner som skal gå i gang med implementering og bruk. For å sikre at hovedsamarbeidskommunene oppnår koordinert utbredelse av elektronisk samhandling til nye kommuner, vil programledelsen bistå med kompetanse, veiledning og deltagelse i prosessen. I denne rollen inn går blant annet deltagelse i forankringsprosessen mot nye kommuner i regionene, samt en nasjonal koordinering av videre utbredelse. Erfaringer fra Nasjonalt meldingsløft tydeliggjør at en vellykket utbredelse fordrer at ansvar, roller og koordineringsansvar avklares. Meldingsløftet i kommunene vil utarbeide en plan for videre utbredelse etter programmets avvikling 31.12.2011. 15

5 Prosjekter i Meldingsløftet i kommunene Hver hovedsamarbeidskommune har ansvar for gjennomføring av prosjektet i sin kommune, samtidig som de jobber under koordinering og i samsvar med programmet Meldingsløftet i kommunene. I dette kapittelet presenterer hver kommune relevant informasjon om sin kommune, sine fremdriftsplaner og omtaler plan for avvikling av papir. I tillegg presenteres risikovurderingen som kommunen har gjennomført i forbindelse med sitt prosjekt. 16

5.1 Arendal kommune 5.1.1 INFORMASJON OM KOMMUNEN Arendal kommune har 41 655 innbyggere, og ligger i Aust-Agder fylke. Kommunen har til sammen 12 helseinstitusjoner og en godt utbygd hjemmesykepleie med 11 baser fordelt rundt i kommunen. I tillegg finnes det en rekke bemannede omsorgsboliger og boliger for personer med spesielle behov. Alle enheter i Omsorg, Mestring og Rehabilitering bruker Gerica fra Tieto som journal - system. Kommunen har 11 legekontor, med til sammen 37 fastleger. Et av legekontorene bruker Plenario fra Infodoc, de øvrige bruker WinMed eller Vision fra Profdoc som journalsystem. Arendal kommune har 4 helsestasjoner og en helsestasjon for ungdom. I tillegg er det skolehelsetjeneste på alle skoler. Alle bruker HsPro fra Visma som journalsystem. IKT Agder IKS drifter alle IKT-løsningene i Arendal kommune, sammen med Grimstad kommune, Froland kommune og Aust-Agder fylkeskommune. Det er etablert en felles forvaltningsgruppe for Helse og Omsorg. Arendal inngår i kommuneregionen Østre Agder, sammen med Froland, Tvedestrand, Risør, Vegårshei, Åmli og Gjerstad. De fem sistnevnte kommunene har organisert et driftssamarbeid for IKT kalt DDØ, Den Digitale Østregionen. 5.1.2 MÅL 5.1.2.1 Mål 1) De prioriterte elektroniske meldingene er tatt i bruk i utvalgte kommuner i Østre Agder. 2) Meldingene er implementert på en slik måte at de oppleves som nyttige og kvalitetshevende for samhandlingsaktørene. 3) Meldingsløftet i kommunene 2010-2011 skal organiseres på en måte som legger til rette for videre utbredelse innen kommunehelsesektoren på Agder, også utover de direkte involverte samarbeidskommunene. 5.1.2.2 Effektmål Elektronisk meldingsutveksling skal bidra til høy kvalitet i informasjonsutvekslingen slik at brukerne/pasientene opplever bedre og mer helhetlige tjenester. De ulike aktørenes administrative oppgaver skal løses på en raskere, tryggere og mer effektiv måte. 5.1.2.3 Resultatmål Arendal kommune skal i løpet av prosjektperioden som hovedregel benytte elektroniske meldinger for kommunikasjon av pasientinformasjon mellom kommunen, fastlegene, SSHF og NAV. Helsestasjonene skal ha tatt i bruk elektroniske meldinger i samhandlingen med SSHF og SYSVAK. Minst 4 av de øvrige kommunene i Østre Agder skal ha tatt i bruk elektronisk meldingsutveksling. 17

5.1.3. FREMDRIFTSPLAN Utarbeide detaljerte planer for samarbeidskommunene Informasjon forankring blant tjenesteutøverne Tilkobling NHN Implementering Testing Rutineutvikling Søke om tilskuddsmidler 2011 Opplæring/drift Teste ut og implementere basismeldingene fra SSHF Planlegge PLO-meldinger med SSHF Januar Februar Mars April Mai 5.1.3.1 Meldingsplan for implementering av de ulike meldingene Pleie- og omsorgstjenesten Legekontor (pleie- og omsorgsmeldinger) Meldingstype Versjonsnummer Dato for komplett utbredelse i kommunen Helseopplysninger til lege (forespørsel, svar, orientering), sende 1.5 Er implementert og i bruk Legemiddelopplysninger, sende/motta 1.5 Er implementert, men legekontorene kan ikke motta Orientering om tjenestetilbud fra kommunen, sende 1.5 Er implementert og i bruk Forespørsel/svar på forespørsel, sende/motta 1.5 Er implementert og i bruk Avvik, sende/motta Orientering om dødsfall, sende/motta Overføring av medisinske opplysninger, motta 1.5 Er implementert og i bruk 1.5 Er implementert og i bruk 1.5 Er implementert og i bruk 18

Pleie- og omsorgstjenesten Helseforetak (basismeldinger) Meldingstype Versjonsnummer Dato for komplett utbredelse i kommunen Henvisning, sende 1.0 Skal piloteres januar 2011 Epikrise, motta 1.1 Er implementert og i bruk Svar Medisinsk biokjemi, motta 1.3 Februar 2011 Svar Patologi, motta 1.3 Ikke prioritert av SSHF Svar Immunologi, motta 1.3 Ikke prioritert av SSHF Svar Mikrobiologi, motta 1.3 Februar 2011 Svar Radiologi, motta 1.3 Februar 2011 Helsestasjon Helseforetak (basismeldinger) Meldingstype Versjonsnummer Dato for komplett utbredelse i kommunen Henvisning, sende 1.0 Skal piloteres januar 2011 Epikrise, motta 1.1 Januar 2011 Svar Medisinsk biokjemi, motta 1.3 Februar 2011 Svar Patologi, motta 1.3 Ikke prioritert av SSHF Svar Immunologi, motta 1.3 Ikke prioritert av SSHF Svar Mikrobiologi, motta 1.3 Februar 2011 Svar Radiologi, motta 1.3 Februar 2011 5.1.3.2 Plan for avvikling av papir Foreligger ikke pr. 15.11.2010. Mange av PLO-melding - ene erstatter i større grad telefonhenvendelser enn papir. 19

5.1.4 RISIKOVURDERING 5.1.4.1 Fremdriftsplan Hendelse Trussel/Kompromittering Årsak/Konsekvenser 1 Tilrettelegging av programvare fra leverandørene 1.1 Utilstrekkelig oppfølging fra Ikke prioritert, kan skape feil og leverandørene i implementeringen utsettelser som i sin tur fører til frustrasjon og misnøye blant helsepersonellet 1.2 Feil og mangler i programvaren Ikke oppdaget i piloteringen, kan føre til misvisende informasjon og lav brukervennlighet 1.3 Feil i meldingsutvekslingen Meldinger feiler i sending eller mottak, kan være kritisk hvis papirbaserte rutiner er avviklet Tiltak Gjøre klare avtaler med leverandør, ta for seg en lokasjon av gangen og sørge for at alt er på plass før man går videre Melde inn til leverandør for å få rettet opp Ha gode rutiner for overvåkning av meldingsflyt og klare regler ved avvik 2 Tilstrekkelig og riktig kompetanse 2.1 Mangelfull kompetanse i prosjektledelsen Ikke tilstrekkelig fokus på kompetanse ved sammensetning av prosjektgruppe, kan føre til at viktige elementer overses eller løses på en feil måte Sette sammen prosjektgruppe med kompetanse innenfor de ulike aktørenes arbeidsfelt, samt teknisk, organisatorisk og helse - faglig kompetanse. 2.2 Mangelfull IKT-kompetanse hos de som skal bruke meldingene Ikke god nok opplæring, kan føre til feilaktig bruk av meldingene Gi nødvendig opplæring til alle som skal bruke systemene, etablere system med superbrukere og meldingsansvarlige 2.3 Mangelfull kunnskap om rutiner og retningslinjer for meldingsutveksling Ikke god nok opplæring, ikke klare nok rutiner, kan føre til feilaktig bruk av meldingene eller at meldinger ikke blir fulgt opp Utarbeide klare rutiner Gi opplæringen i rutinene parallelt med opplæring i fagsystemet 3 Kommunikasjon og samarbeid mellom aktørene 3.1 Manglende oppslutning fra fastlegene Mangelfull forståelse for prosjektet, mangel på tid, kan føre til at ikke alle tar i bruk emeldinger, at det ikke settes av tid til testing og opplæring og at prosjektet strander Gi god informasjon før, under og etter innføringen Sørge for at testperioden går så smertefritt som mulig Bistå i opplæringen Fokusere på kvalitet, bedre arbeidsflyt og pasientsikkerhet 3.2 Manglende oppslutning fra ansatte i pleie og omsorg Mangelfull forståelse for prosjektet, mangel på tid, ikke tilgang til - meldinger på PDA - kan føre til at ikke alle tar i bruk emeldinger, at ikke meldinger blir fulgt opp Gi god informasjon før, under og etter innføringen Gi opplæring Opprettholde god kontakt med meldingsansvarlige Fokusere på kvalitet, bedre arbeidsflyt og pasientsikkerhet Få leverandør til å utvikle emeldingsfunksjonalitet for PDA 20

Hendelse Trussel/Kompromittering Årsak/Konsekvenser Tiltak 3.3 Manglende oppslutning fra Helsestasjon 3.4 Manglende oppslutning fra samarbeidskommuner Mangelfull forståelse for prosjektet, mangel på tid, kan føre til at ikke alle tar i bruk emeldinger, Mangelfull forståelse for og prioritering av prosjektet, kan føre til at prosjektets fase 2 ikke kan gjennomføres eller må nedskaleres Gi god informasjon før, under og etter innføringen Gi opplæring Opprettholde god kontakt med meldingsansvarlige/ superbruker Fokusere på kvalitet, bedre arbeidsflyt og pasientsikkerhet Gi god informasjon om prosjektet, forankre i Østre Agdersamarbeidet og IKT Agder, Fokus på samhandlingsreformen og kvalitet i samhandlingen, tilby økonomiske fordeler 4 Økonomi 4.1 Ikke tilstrekkelig økonomisk oppfølging fra prosjekteier (Helsedirektoratet) 4.2 Ikke vilje til å prioritere prosjektet i budsjettbehandlingen i kommunene Reduserte statlige tilskudd i 2011, vil føre til at prosjektet må nedskaleres Høye investerings- og driftskostnader for kommunene, lang tid før gevinstrealisering kan påregnes. Kan føre til at prosjektets fase 2 strander eller må nedskaleres. Gi innspill til prosjektledelsen om viktigheten av forutsigbarhet og kontinuitet i finansieringen, Utarbeide gjennomtenkte og realistiske søknader om tilskudds - midler Sørge for at rådmenn og politikere har best mulig beslutn ingsgrunnlag når budsjettene behandles Søke tilskudd hos Fylkesmannen, Kompetansefond m.m. 21

5.2 Bergen kommune 5.2.1 INFORMASJON OM KOMMUNEN Bergen kommune har 256 600 innbyggere, og ligger i Hordaland fylke. Kommunen er organisert med en etat for hjemmesykepleie fordelt på 10 soner, etat for forvaltning, etat for tjenester til utviklingshemmede fordelt på 8 bo-tjenester og 5 kompetanseenheter, avdeling for psykisk helse fordelt på 8 enheter, etat for sykehjem fordelt på 40 sykehjem, ergo-/fysiotjenesten fordelt på 8 enheter, legevakten og 3 legevaktstasjoner, samt helseverneetatens enheter: infeksjonsforebyggende, 31 helsestasjoner og fengselshelsetjenesten. Kommunens pleie- og omsorgstjeneste bruker Profil fra Visma som journalsystem. Kommunen har 76 legekontor. Legekontorene bruker Plenario og Klassisk fra Infodoc eller WinMed fra Profdoc som journalsystem. Kommunens helsestasjoner bruker HsPro fra Visma som journalsystem. 5.2.2 MÅL 5.2.2.1 Mål Teknisk infrastruktur skal være på plass og være tilrettelagt for elektronisk samhandling for alle fagsystemer i kommunehelsetjenesten. Gode rutiner og retningslinjer implementeres gjennom opplæring og avtaler, og sørger for at denne samhandlingsmåten øker kvaliteten og letter det tverrfaglige samarbeidet rundt pasientene. 5.2.2.2 Delmål Alle elektroniske meldinger som er klare for utbredelse skal tas i bruk i hele kommunen mellom legekontor, hjemmesykepleien, legevakt, helsestasjoner og helseforetak. Helsestasjonene skal gis mulighet for elektronisk meldingsutveksling ved oppgradering av programvare og kommunikasjonsløsning. Det skal følge opplæring knyttet til implementering og bruk av meldingene. Vi skal se på muligheten for å benytte en felles kommunikasjonsløsning og ett virksomhetssertifikat for alle fagsystemene i kommunen som skal benytte elektronisk meldingsutveksling. Innarbeide elektronisk samhandling med kommunehelsetjenesten som tiltak i overordnet samarbeidsavtale med fastleger Det skal foreligge oppkobling og bruk av meldingsutveksling etter samme mal i minimum to samarbeidskommuner. Kommunehelsetjenesten og alle samarbeidsaktører har elektronisk samhandling som primær og foretrukket samhandlingsmåte. 5.2.3 FREMDRIFTSPLAN Hovedmilepæl Beskrivelse Dato start Dato slutt MP3 Elin-k-meldingene breddet ut til alle enheter i BK og til alle 01.11.10 31.03.11 fastlegene som ønsker å være med på MiK MP4 Basismeldinger tatt i bruk på alle enheter involvert i MiK 02.02.11 01.11.11 MP5 Innføring av Elin-k fase 2 meldinger 01.04.11 01.12.11 MP6 Innføring av Elin-h-meldinger til helsestasjonene 01.03.11 01.07.11 MP7 Samarbeidskommuner valgt 01.10.10 01.12.11 MP8 Plan for samarbeidskommunene lagt 01.01.11 01.03.11 MP9 Sluttrapport levert og godkjent 01.11.11 20.11.11 MP10 Evaluering av prosjektet 01.01.12 01.03.12 22

5.2.3.1 Meldingsplan for implementering av de ulike meldingene Pleie- og omsorgstjenesten Legekontor (pleie- og omsorgsmeldinger) Meldingstype Versjonsnummer Dato for komplett utbredelse i kommunen Helseopplysninger til lege (forespørsel, svar, orientering), sende 1.5 I bruk Legemiddelopplysninger, sende/motta 1.5 I bruk Orientering om tjenestetilbud fra kommunen, sende 1.5 I bruk Forespørsel/svar på forespørsel, sende/motta 1.5 I bruk Avvik, sende/motta Orientering om dødsfall, sende/motta Overføring av medisinske opplysninger, motta 1.5 I bruk 1.5 I bruk 1.5 I bruk Pleie- og omsorgstjenesten Helseforetak (basismeldinger) Meldingstype Versjonsnummer Dato for komplett utbredelse i kommunen Henvisning, sende 1.0 Q2 Epikrise, motta 1.1 Q2 Svar Medisinsk biokjemi, motta 1.3 Q2 Svar Patologi, motta 1.3 2012 Svar Immunologi, motta 1.3 2011 Svar Mikrobiologi, motta 1.3 Q2 Svar Radiologi, motta 1.3 2012 Helsestasjon Helseforetak (basismeldinger) Meldingstype Versjonsnummer Dato for komplett utbredelse i kommunen Henvisning, sende 1.0 Q4 Epikrise, motta 1.1 Q2 Svar Medisinsk biokjemi, motta 1.3 Q3 Svar Patologi, motta 1.3 2012 Svar Immunologi, motta 1.3 2012 Svar Mikrobiologi, motta 1.3 Q3 Svar Radiologi, motta 1.3 2012 5.2.3.2 Plan for avvikling av papir Detaljert plan er ikke laget på dette området, men vi avvikler papir umiddelbart når elektroniske meldinger tas i bruk mellom kommunen og fastlegene. Prosedyren blir nok noe annerledes når vi starter meldingsutveksling med HF. Denne aktiviteten er ikke ferdig planlagt enda. 23

5.2.4 RISIKOVURDERING Potensiell risiko Tap av eller mangel på tilgang til nøkkelpersoner Manglende oppslutning fra fastlegene Legekontoret ønsker ikke å ta i bruk elektronisk kommunikasjon med helse og omsorg Kostnadskrevende oppgraderinger av journalsystemer og nettkapasitet Manglende forankring, engasjement og ansvar fra aktørene Brudd på regler om behandling om av person-/helseopplysninger Tiltaksplan I tilfelle nøkkelpersoner i prosjektet forvinner vil andre kvalifiserte personer hentes inn fra kommunens egen organisasjon eller ekstern utlysning. Gjennomføre implementeringsprosessen på en systematisk og kvalitativt god måte. Legene skal involveres i størst mulig grad. Kartlegge årsaken til at de ikke ønsker dette. Prosjektet kan gi legekontorene stimuleringsmidler for å motivere til samarbeid. Innarbeide elektronisk samhandling med helse og omsorg som tiltak i overordnet samarbeidsavtale med kommunen forankre dette i Samarbeidsutvalget for allmennlegene. Kartlegge kostnader og legge dette inn i kommunens budsjettarbeid dersom ikke prosjektmidlene er nok for å dekke dette. Driftskostnader legges inn i kommunens ordinære budsjett. Synliggjør resultater underveis for å opprettholde oppmerksomhet og motivasjon. Etablere egen webside til prosjektet. Juridiske forhold og løsningsstrategier for behandling av personopplysninger i forbindelse med sending og mottak av elektroniske meldinger reguleres gjennom retningslinjer for bruk av ELIN-k meldinger disse retningslinjene kan gjenbrukes også overfor andre meldingstyper. Sørge for å implementere retningslinjene ned til ytterste ledd. 24

5.3 Gjøvik kommune 5.3.1 INFORMASJON OM KOMMUNEN Gjøvik kommune har 28 807 innbyggere, og ligger i Oppland fylke. Kommunens omsorgstjeneste består av 22 avdelinger, fordelt på 6 senter. Disse gir tjenester til ca 2100 brukere, og Gerica er journalsystem. I tillegg kommer ergo- og fysioterapitjenester, som også benytter Gerica. Kommunen har 8 legekontor, med til sammen 25 fastleger. Legekontorene bruker WinMed fra Profdoc som journalsystem. Helsestasjon er organisert i 7 distrikter med 4 kontorer, disse bruker HsPro fra Visma som journalsystem. Kommunen er også et regionsenter for Gjøvikregionen som i tillegg til Gjøvik består av kommunene Østre og Vestre Toten og Nordre og Søndre Land. Regionen har til sammen ca 70 000 innbyggere og er utgjør den mest folkerike delen av Oppland fylke. 5.3.2 MÅL 5.3.2.1 Mål Kommunen vil sende elektroniske meldinger til alle fastleger i Gjøvik kommune Kommunen vil bidra med kunnskap og veiledning til samarbeidskommunene Kommunen vil starte med testing av meldingsutveksling med SI 5.3.3 FREMDRIFTSPLAN Aktiviteter Møter Jan Feb Mar Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Des Prosjektmøter Ressursgruppe Rapportering X X X Teknisk Adresseregister Struktur Gjøvik kommune Gjennomføring Kommunen fastlegene Kommunen SI Rutiner -tilpasning evaluering Opplæring Hjemmetjenesten Tilrettelagte tjenester Sykehjem Tilsynsleger Samarbeidskommuner Gjennomføring 25

5.3.3.1 Milepælsplan for implementering av de ulike meldingene Pleie- og omsorgstjenesten Legekontor (pleie- og omsorgsmeldinger) Meldingstype Versjonsnummer Dato for komplett utbredelse i kommunen Helseopplysninger til lege (forespørsel, svar, orientering), sende 1.5 30.06.2011 Legemiddelopplysninger, sende/motta 1.5 Legekontorene kan ikke motta Orientering om tjenestetilbud fra kommunen, sende 1.5 30.06.2011 Forespørsel/svar på forespørsel, sende/motta 1.5 30.06.2011 Avvik, sende/motta Orientering om dødsfall, sende/motta Overføring av medisinske opplysninger, motta 1.5 30.06.2011 1.5 30.06.2011 1.5 30.06.2011 Pleie- og omsorgstjenesten Helseforetak (basismeldinger) Meldingstype Versjonsnummer Dato for komplett utbredelse i kommunen Henvisning, sende 1.0 2012? SI ikke klar før Epikrise, motta 1.1 2012? SI ikke klar før Svar Medisinsk biokjemi, motta 1.3 2012? SI ikke klar før Svar Patologi, motta 1.3 2012? SI ikke klar før Svar Immunologi, motta 1.3 2012? SI ikke klar før Svar Mikrobiologi, motta 1.3 2012? SI ikke klar før Svar Radiologi, motta 1.3 2012? SI ikke klar før Helsestasjon Helseforetak (basismeldinger) Meldingstype Versjonsnummer Dato for komplett utbredelse i kommunen Henvisning, sende 1.0 2012 Epikrise, motta 1.1 2012 Svar Medisinsk biokjemi, motta 1.3 2012 Svar Patologi, motta 1.3 2012 Svar Immunologi, motta 1.3 2012 Svar Mikrobiologi, motta 1.3 2012 Svar Radiologi, motta 1.3 2012 26

5.3.3.2 Plan for avvikling av papir Ved hjelp av konsollen i Gerica settes fastlegeadresser opp og testes. I den forbindelse testes også hvilke PLOmeldinger som kan sendes og aktuelle meldinger knyttes til hver enkelt fastlege i konsollen. Applikasjonskvitteringene kommer automatisk i samme konsoll. Overvåkning av disse må settes i system. Meldingene vil i en oppstartsperioden kvalitetssikres med parallelle telefoner slik dagens samhandling foregår. Erfaringer fra overvåkning/logg og erfaringer i praksis må danne grunnlag for framdrift for avvikling av papir/telefon. Vi har ingen konkret plan for dette foreløpig. 5.3.4 RISIKOVURDERING Nr. Hendelse/Trussel/Årsak Konsekvens Tiltak 1 Meldingen feilet under sending eller mottak. Meldinger blir ikke sendt eller mottatt Utarbeide rutiner for å melde avvik, feilsøke og avvikshåndtering. Årsak: Feil i infrastruktur. Rutine for oppfølging av logg Sikre gode vedlikeholdsavtaler som minimerer risikoen for nedetid, treghet, feil, linjebrudd, rask tilbakemelding på meldte feil. Utarbeide backup-rutiner som sikrer at informasjon kommer fram 2 Meldingen feilet under sending eller mottak. Årsak: Feil i elink-applikasjonen er ikke riktig satt opp eller konfigurert hos systemleverandør. Meldinger blir ikke sendt eller mottatt Sikre gode vedlikeholdsavtaler som gir oss rask tilbakemelding på meldte feil. Utarbeide gode rutiner for å melde avvik, feilsøke og avvikshåndtering. Rutine for oppfølging av logg Utarbeide backup-rutiner som sikrer at informasjon kommer fram 3 Applikasjonskvittering ikke mottatt innen 24 timer Årsak: Feil i elink-modulen eller i øvrig infrastruktur. Mottakerapplikasjon kan ikke sende eller motta applikasjonskvitteringer 4 Meldingen leses av mottaker, men blir ikke behandlet av rette vedkommende Årsak: Meldingen leses av annen mottaker enn den som skal behandle meldingen Ansatte følger ikke utarbeidet rutine for lest/ulest melding. Usikkert om meldingen er sendt eller mottatt Forespørsler blir ikke fulgt opp. Kan føre til forsinkelser i behandling eller oppfølging Gode rutiner for å melde avvik, feilsøke og avvikshåndtering. God testperiode før igangsetting Sikre gode samarbeidsavtaler med manuelle løsninger der applikasjonskvittering ikke er mulig Klart definerte ansvarsforhold og rutiner for hvem som skal motta, behandle og sende meldinger. God tilgangsstyring med definerte roller Systematisk opplæring av ansatte Tett oppfølging i implementeringsfasen 27

Nr. Hendelse/Trussel/Årsak Konsekvens Tiltak 5 Mottatt melding ikke besvart/ behandlet av kommunen innen avtalt frist. Årsak: Ansvarlige har ikke fulgt opp rutinen for mottak og behandling av meldinger Meldinger blir ikke behandlet. Kan føre til forsinkelser i behandling og oppfølging Gode rutiner for håndtering og behandling av de ulike meldingstypene Systematisk opplæring av ansatte Tett oppfølging i implementeringsfasen 6 Legen svarer ikke innen avtalt frist. 7 Meldingen sendes til feil fastlege. Fastlegelistene er ikke oppdatert. 8 Ansatte blir avstengt fra data de har tjenestelige behov for å ha tilgang til Årsak: - Tilgangskontrollen er feilkonfigurert - Tildelt rolle er ikke tilpasset tjenstlig behov 9 Leverandørene til de ulike fagprogrammene oppdaterer ikke funksjonalitet til nye krav på samme tidspunkt Forsinkelse i behandling eller oppfølging. Feilmedisinering. Meldingen blir ikke lest eller behandlet. - Ansatte får ikke utført sine oppgaver - Pasienter får ikke den hjelp de har krav på At enkelte avsendere/ mottakere har forskjellig funksjonalitet og muligheter for feil oppstår Sikre gode samhandlingsrutiner med fastlege. Ringe fastlegen for oppfølging. Sikre gode rutiner for oppdatering av fastlegeregisteret. Oppdatere brukerkort i Gerica med riktig fastlege. Spørre bruker om hvem som er fastlege. - Det gis grundig opplæring til opp ansatte. - Gode rutiner på tilgangstyring Oppgradering av programvare reguleres i samarbeidsavtale med kommunen Beskrives i samarbeidsavtale mellom aktørene God kommunikasjon med Vika data 10 Bytte av fagsystem hos fastlege Meldinger kan ikke sendes Meldinger blir ikke lest eller behandlet Sikre gode samarbeidsavtaler med fastlegene slik at bytte av system varsles slik at manuelle rutiner kan benyttes i mellomtiden 11 Brukere har forskjellige oppfatninger om bruken av de forskjellige meldingstypene At standardmeldingene blir erstattet av generelle dialogmeldinger med unødig bruk av fritekst Inngå samarbeidsavtaler med nye fastleger. God kommunikasjon med Vika data Overordnet styring på kontroll av rutiner. Veiledning og opplæring blir formidlet fra overordnet styring. 28

Nr. Hendelse/Trussel/Årsak Konsekvens Tiltak 12 Oppstart testing mot fastleger forsinkes Gjennomføre eget møte med lege og Vika Data Årsak: - Legekontorets fagsystem er ikke tilstekkelig oppgradert - Legekontoret har ikke satt av tid til testing - Legekontoret har ikke forstått hva det innebærer å være pilot 13 Fastlegesystemet kan ikke motta fase 1 meldinger Årsak: - Legen oppgraderer til WinMed 3.0 som har funksjonalitet for eresept men ikke PLO-meldinger Kan ikke kommunisere elektronisk med PLOtjenesten Bistå legesenteret med kontakt med egen systemleverandør Benytte Vika data som ressurs på vegne av fastlegene Helsedirektoratet har dialog med systemleverandør Oppfordre leger som har tenkt å oppgradere til å vente Systemleverandør utvikler en versjon som har både funksjonalitet for eresept og PLO-meldinger Gjøvik kommune henvende seg til aktuelle fastlegekontor. 14 Teknisk oppsett og testing har ikke ønsket framdrift Årsak: Støttepersonell på legekontoret har ikke tilstrekkelig tid og kompetanse på teknisk oppsett Testing og bredding forsinkes Koordinere tidspunkt for teknisk oppsett Be systemleverandør fastlegekontorene om dokumentasjon oppsett PLO-meldinger Avtale fast ukentlig oppfølgingsmøte 29

5.4 Lenvik kommune 5.4.1 INFORMASJON OM KOMMUNEN Lenvik kommune har 11 243 innbyggere, og ligger i Troms fylke. Kommunens pleie- og omsorgstjeneste består av 3 sykehjem, 3 omsorgsboliger, 5 hjemmetjenestesoner og 6 boenheter i PU-tjenesten. (Kommunen er inne i en omorganiseringsfase, slik at denne strukturen vil se noe annerledes ut innen utgangen av 2011.) Pleie- og omsorgstjenesten bruker Visma Omsorg Profil som journalsystem. Det er tre helsestasjoner i kommunen, med utekontor enkelte dager. Helsestasjonene bruker Visma Oppvekst HsPro. Lenvik har 5 legekontor lokalisert i egen kommune, med til sammen 15 leger. Lenvik kommune er med i et legesamarbeid kalt Senjalegen, og det er Lenvik kommune som drifter dette legesamarbeidet. Det er 4 kommuner med i Senjalegen (Lenvik, Berg, Tranøy og Torsken kommune), der det er 4 lokalkontor, i tillegg til ett hovedkontor. Legene har faste kontordager i uka på lokalkontorene. I tillegg er det et legevaktsamarbeid mellom 6 kommuner, og den interkommunale legevakta er lokalisert i Lenvik kommune. Legekontorene bruker WinMed fra Profdoc som journalsystem. 5.4.2 MÅL 5.4.2.1 Mål Teknisk infrastruktur skal være på plass og være tilrettelagt for elektronisk samhandling for alle fagsystemer i kommunehelsetjenesten. Kommunehelsetjenesten og alle samarbeidsaktører har elektronisk samhandling som primær og foretrukket samhandlingsmåte. Gode rutiner og retningslinjer implementeres gjennom opplæring og avtaler, og sørger for at denne samhand - lingsmåten øker kvaliteten og letter det tverrfaglige samarbeidet rundt pasientene. 5.4.2.2 Delmål Alle elektroniske meldinger som er klare for utbredelse skal tas i bruk i hele kommunen mellom legekontor, pleie- og omsorgstjenesten, helsestasjonene og helseforetak. Helsestasjonene skal gis mulighet for elektronisk meldingsutveksling ved oppgradering av programvare og kommunikasjonsløsning. Det skal følge opplæring knyttet til implementering og bruk av meldingene. Det skal foreligge oppkobling og bruk av meldingsutveks ling etter samme mal i tre samarbeidskommuner. Innarbeide elektronisk samhandling med kommunehelsetjenesten som tiltak i overordnet samarbeids - avtale med fastleger 30

5.4.3 FREMDRIFTSPLAN Milepæl/Aktivitet Jan Feb Mar Apr Mai Jun Aug Sep Okt Nov Des Informasjonsarbeid/forankringsarbeid MiK Lenvik kommune Styringsgruppemøter Rapportering Prosjektgruppemøter Utbredelse av fastleger Teknisk tilrettelegging i systemene/ installasjon Organisatorisk tilrettelegging Opplæring/implementere retningslinjer for bruk av meldinger Utbredelse PLO Opplæring av ansatte, hele PLO + PU-tjenesten Kvalitetssikre/oppdatere opplysninger som ligger i Profil. Implementering av rutiner for elektronisk meldingsutveksling Etablere rutiner for overvåking av meldingsutveksling og avvikshåndtering Utbredelse helsestasjon Kartlegging av status Innkjøp av meldingsmodul, teknisk tilrettelegging i systemene/installasjon Obligatorisk tilrettelegging Opplæring i bruk av HsKom: Elektronisk meldingsutveksling Opplæring/implementere retningslinjer for bruk av meldinger Etablere rutiner for overvåking av meldingsutveksling og avvikshåndtering Utbredelse UNN Inngå avtale med UNN ang elektronisk meldingsutveksling Oppsett av (tjeneste)adresser til kommunen Prosess for avvikling av papirutsendinger Test for å sende basis-meldinger fra UNN til kommunen 01.01 01.04 01.09 31

Milepæl/Aktivitet Jan Feb Mar Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Des Samarbeidskommuner Avklare aktuelle samarbeidskommuner Informasjonsarbeid Delta i deres prosjektsamlinger 5.4.3.1 Milepælsplan for implementering av de ulike meldingene Pleie- og omsorgstjenesten Legekontor (pleie- og omsorgsmeldinger) Meldingstype Versjonsnummer Dato for komplett utbredelse i kommunen Helseopplysninger til lege (forespørsel, svar, orientering), sende 1.5 06.12.10 Legemiddelopplysninger, sende/motta 1.5 06.12.10 Orientering om tjenestetilbud fra kommunen, sende 1.5 06.12.10 Forespørsel/svar på forespørsel, sende/motta 1.5 06.12.10 Avvik, sende/motta Orientering om dødsfall, sende/motta Overføring av medisinske opplysninger, motta 1.5 06.12.10 1.5 06.12.10 1.5 06.12.10 Pleie- og omsorgstjenesten Helseforetak (basismeldinger) Meldingstype Versjonsnummer Dato for komplett utbredelse i kommunen Henvisning, sende 1.0 Q3 Epikrise, motta 1.1 Q3 Svar Medisinsk biokjemi, motta 1.3 Q4 Svar Patologi, motta 1.3 Q4 Svar Immunologi, motta 1.3 Q4 Svar Mikrobiologi, motta 1.3 Q4 Svar Radiologi, motta 1.3 Q4 32

Helsestasjon Helseforetak (basismeldinger) Meldingstype Versjonsnummer Dato for komplett utbredelse i kommunen Henvisning, sende 1.0 Q3 Epikrise, motta 1.1 Q4 Svar Medisinsk biokjemi, motta 1.3 Q4 Svar Patologi, motta 1.3 Q4 Svar Immunologi, motta 1.3 Q4 Svar Mikrobiologi, motta 1.3 Q4 Svar Radiologi, motta 1.3 Q4 5.4.3.2 Plan for avvikling av papir Forutsetning for å avvikle parallelle papirforsendelser er blant annet at den elektroniske meldingsutvekslingen er forsvarlig, herunder at applikasjonskvittering er tatt i bruk og det er gode rutiner for avvikshåndtering, og gode overvåkningsrutiner. Kommunen må derfor ha et system for meldings - overvåking. Applikasjonskvitteringer må være tatt i bruk, og man må ha et godt system for meldingsovervåking. Feil må oppdages raskt, og eventuelle avvik må meldes og følges opp. Først når dette er på plass er det tilfredsstillende å avvikle papir. Kommunen må se hvordan det best lar seg organisere å ha denne over våk ingen. I en pilotperiode er det prosjektleder som overvåker meldinger, men i fullskaladrift vil det være nødvendig med andre rutiner. Dette er noe kommunen må se på i løpet av prosjektperioden. Men kommunen tar utgangspunkt i Helsedirektoratets «Sjekkliste for avvikling av papir» når rutiner skal utarbeides. 33

5.4.4 RISIKOVURDERING I dette prosjektet er det flere faktorer som kan påvirke gjennomføringen. Det vil være nødvendig å foreta løpende risikovurdering av disse. Spesielt i forhold til: Tilrettelegging av programvare fra leverandørene Tilstrekkelig og riktig kompetanse i kommunen Opplæring Økonomi Kommunikasjon og samarbeid mellom aktørene Her er det satt opp noen kritiske punkter: Potensiell risiko Tap av eller mangel på tilgang til nøkkelpersoner Legekontoret ønsker ikke å ta i bruk elektronisk kommunikasjon med PLO Manglende forankring, engasjement og ansvar fra aktørene Brudd på regler om behandling av person-/ helseopplysninger Uvedkommende får tilgang til pasientinformasjon Legene svarer ikke i tide Unødvendige meldinger sendes til fastlegene Melding blir sendt til feil lege Endring av kontaktadresser enten i omsorgstjenestene eller på legekontor Datasystem ute av drift i omsorgstjenestene Feil type melding brukes Tiltaksplan I tilfelle nøkkelpersoner i prosjektet forvinner vil andre kvalifiserte personer hentes inn fra kommunens egen organisasjon. En evn ny nøkkelperson vil ha god støtte gjennom FUNNKe-prosjektet og alle ressurspersoner der. Gjennomføre implementeringsprosessen på en systematisk og kvalitativt god måte. Legene skal involveres i størst mulig grad. Synliggjøre positive effekter av elektronisk meldingsutveksling, informasjonsarbeid og tilrettelegge for et godt samarbeid Synliggjør resultater underveis for å opprettholde oppmerksomhet og motivasjon. Etablere egen webside til prosjektet. Juridiske forhold og løsningsstrategier for behandling av personopplysninger i forbindelse med sending og mottak av elektroniske meldinger reguleres gjennom retningslinjer for bruk av ELIN-k meldinger disse retningslinjene kan gjenbrukes også overfor andre meldingstyper. Sørge for å implementere retningslinjene ned til ytterste ledd. Alle må sørge for å ha et sterkt passord. Enkle passord kan knekkes dersom man kjenner pleieren godt. Brukernavnet til siste pålogget vises i innloggingsbildet. Utarbeide passord policy i prosjektet? Systemet blir mindre brukt dersom legene ikke følger opp meldingene. Et tiltak vil kunne være å endre rutinene slik at hjelpepersonell på legekontoret involveres og kan følge opp legene, og evt. endre kravene for svarfrist. Strenge rutiner i fht når det et nødvendig å sende melding til lege. Unødvendige meldinger bør ikke forekomme, da legene blir overlesset av «unødvendig» informasjon. Viktige meldinger kan da overses. (Er mest aktuelt når volum på meldingene økes og ikke nå i startfasen). Dobbelsjekke at man har riktig adressat før man sender meldingen. Sørge for å ha oppdatert informasjon om hvilke leger som hører til hvor. Omsorgstjenestene: Vedlikeholde oversikt over adresser på legekontor og andre samarbeids - parter og hvem som skal kontaktes ved ulike situasjoner. Melding ut til legekontorene og andre samarbeidsparter ved endring av kontaktopplysninger i omsorgstjenestene Legekontor: Ha oppdatert informasjon om hvilken adresse/hvem som skal kontaktes i omsorgstjenestene i kommunen og andre kommunikasjonsparter ved ulike situasjoner. Melding til samarbeidsparter ved endring av adresse/kontaktopplysninger Ved utkobling som varer mer enn 1 yrkesdag, skal dette meldes til legekontorene. Ha rutiner for å sikre stabil drift på datasystem, nettverk og kommunikasjonslinjer, for melding av nedetid, for «manuell drift» og rutine for melding når driften er tilbake i normalsituasjon. Opplæring og brukerdokumentasjon 34