1 Registrering av ekstern utdanning og godkjenning i FS. FS brukerforum Bergen, 27. og 28. april 2010 Sven Erik Sivertsen, NTNU Ekstern utdanning og godkjenning i FS
2 Forhistorie Registrering av ulike godkjenninger og eksterne utdanninger har vært sentralt helt siden vi begynte med FS. Vi hadde tidlig et seminar for å standardisere løsninger og begreper. Nytt todagers seminar i mai 2004 blant annet som følge av kvalitetsreformen i 2003. Med bakgrunn i gjennomgangen ble dagens løsning til. Denne er senere utvidet og forbedret. Vi fikk også etter hvert den første felles rutinebeskrivelsen. Denne er revidert flere ganger. Vi har i dag en fleksibel løsning som langt på vei dekker alle de behov vi har for registrering av godkjenning og ekstern utdanning. Nye institusjoner som tar i bruk FS vil ha stor nytte av å standardisere måten registreringene foregår på, med utgangspunkt i den rutinebeskrivelsen som foreligger. Hvorfor da ny gjennomgang?
3 Bakgrunn for ny gjennomgang Tilbakemeldinger forteller at dette arbeidsområdet er det brukerne strever mest med, spesielt ved de store institusjonene. Sakskomplekset er undervurdert. Kontrollene av og kravene til registrering er for svake. Kobling til utdanningsplaner er komplisert. Spesielt utfordrende der det skjer endringer over tid i forhold til allerede registrerte saker. Utfordrende der registreringer skal inngå i en arbeidskjede mellom flere enheter og organisasjonsnivå. Endringer i krav til rapportering og statistikk. Nye krav pga studier på tvers institusjoner. Nye teknologiske muligheter. Nye muligheter pga at vi snart bare har ett studieadministrativt system i Norge. Bedre forståelse for nødvendighet av felles rutiner og begrep. Vi har slått fast at vi skal arbeide med felles rutiner og rutinebeskrivelser.
4 Godkjenning og ekstern utdanning Overordnede sammenhenger Godkjenning Godkjenning Ekstern utdanning Ekstern utdanning Mange-til-mange -relasjon som gir stor fleksibilitet, men også stort rom for feil, spesielt når data endres og suppleres over tid. Godkjenning Gjennomført vurdering Ekstern utdanning Gjennomført vurdering Godkjenning Ekstern utdanning Gjennomført vurdering Ekstern utdanning
5 Flere utfordringer med dagens løsning Mange-til-mange relasjon mellom godkjenningssak og eksternstudium. Det blir lett uoversiktlig. Knytningen til eksterne institusjoner kan registreres flere steder. Det er ikke konsistenssjekk imellom. En og samme godkjenningssak kan knyttes til Person eksternstudium og knyttes til en eller flere andre institusjoner i underbilde under samme sak. Studiepoeng registreres flere steder uten konsistenssjekk. Bilder og rapporter gir ofte ikke den fulle og hele oversikt over fritak og innpassinger. Uklart når nye forekomster skal registreres eller om gamle skal oppdateres. Lite kontroll og varsler i forhold til å redigere i bilder der rapportering allerede har skjedd. Elementer av intern godkjenning blandet sammen med løsning for eksterne studier. Spinkle krav til registrering. I dag kan en legge inn fritak eller eksterne resultater uten nesten noen tilleggsopplysninger. Manglende etterrettelighet.
6 To karaktervedlegg til vitnemål ved NTNU: Fritak Innpassing
7 To prinsipielt forskjellige metoder for registrering Dagens løsning bærer for mye preg av at det i prinsippet er to måter å synliggjøre ekstern utdanning på i forhold til vitnemålsopplysninger og nå også utdanningsplaner. Vi registrerer fritak og innpassing etter forskjellige metoder i FS når vi skal framstille utdanningsplaner og vitnemål. Fritaksmetoden. Vi kan vise fram fritak for deler av studier, så som emner, emnekombinasjoner og emnesamlinger. På denne måten viser vi fram hva studenten skulle ha tatt hvis han har fulgt normalt studieløp, med varsel om at det er gitt fritak, kanskje med opplysning om hvilken institusjon ekstern utdanning er avlagt ved. Innpassingsmetoden. Vi kan vise fram hva studenten har fått innpasset av ekstern utdanning integrert med det som er avlagt ved institusjonen. Disse opplysningene kan ha ulik detaljeringsgrad, men poenget er at vi viser fram hva studenten faktisk har gjort. Det er forvirrende at fritaksmetoden gjelder uavhenig av utdanningsplan, mens innpassingsmetoden er tilpasset den enkelte plan. Dagens løsning har tatt utgangspunkt i forsøk på definisjoner av begrep. Vi må forsøke å gå bak dette og finne en omforent løsning med minstekrav til enhetlig registrering. Deretter må vi lage løsninger for hvordan det vi registrerer skal framvises i utdanningsplaner og vitnemålsvedlegg. Vi bør etablere et skarpere skille mellom hva som registreres under godkjenning, ekstern utdanning og utdanningsplan.
8 Våre behov Det skal registreres og/eller logges et minimum av opplysninger når denne type data legges inn. Det skal kun finnes én plass for registreringer av ekstern institusjon i forhold til fritak og innpassinger. Vi skal kun registrere reelle godkjenningssaker. (Hva er det?) Løsning skal være forberedt for automatisk import av ekstern utdanning. Løsning skal være forberedt for integrering med arkivsystem. Det må bli enklere å integrere ekstern utdanning i utdanningsplaner. Det må komme strengere kontroller mot inkosistent registrering. Det må komme sperring mot endring og sletting av data som brukes andre steder i FS og/eller er overført til andre. I framtida vil vi også se flere program av typen Joint degree. Vi må anta at dette vil stille nye krav til registrering og anvendelse av eksterne resultater knyttet sammen med interne når ulike typer rapporter, karakterutskrifter og vitnemålsvedlegg skal framstilles.
9 Våre behov Det skal finnes et minimum av opplysninger om den utdanningen som ligger til grunn for fritak, innpassing og godkjenning. Det skal finnes en enkel metode for registrering av enkle fritak/innpassinger. Vi skal kunne registrere og se hvordan vi vil anvende det eksterne studiet ved vår egen institusjon. Fritak? Innpassing? Begge deler? Det skal være kontroller mot overbelastning og dobbelregistrering. Det blir viktig å avklare hva som definerer en unik forekomst og detaljeringsgraden på det vi registrerer. Det blir i lang tid framover nødvendig i Person eksternstudium å kunne legge inn opplysninger både på aggregert nivå (studium, årsenheter og lignende) og på detaljnivå (emnenivå). Det skal ved endringer i utdanningsplaner ikke være nødvendig å endre i godkjenningssaker og eksternstudium der det er de samme opplysningene som skal brukes.
10 Forslag tidlig i prosessen fra NTNU: Person eksternstudium er det sentrale bildet Alle fritak og innpassinger må referere til et eksternt studium. Et minimum av opplysninger skal bestandig registreres. Vi skal kunne lese ut av bildet hvordan ekstern utdanning blir brukt internt. De ulike fritakene flyttes vekk fra Godkjenning samlebilde til person eksternstudium og refereres til en registrert utdanning. Vekting flyttes vekk fra godkjenningsbildet. Godkjenningssaker som fører til fritak eller innpassing skal referere til Person eksternstudium. Kontroll mot dobbel anvendelse: Fritak og innpassing. Kontroll mot overbelastning i forhold til vekting. Sperre mot sletting og endring der dette er naturlig. Lagrede karakterutskrifter/vitnemål i arkiv må kunne finnes fra bildet. All bruk av ekstern utdanning, både fritak og innpassing, bør referere til godkjenning eller administrativt vedtak. Person eksternstudium med underbilde ligger godt til rette for automatisk import fra andre institusjoner. All ekstern utdanning vises i Student samlebilde. Løsningen passer studier av typen Joint degrees der vi må forvente at eksterne og interne emner skal kunne brukes i planer og på karakterutskrifter og vedlegg. Vi slipper å lage unødvendige godkjenningssaker. Vi må avklare hva som skal definere unike forekomster i Person eksternstudium. Vi må løse problemet med at innpassing skjer i forhold til utdanningsplan, mens noen fritak gjelder uansett studium. Kan vi rendyrke Person eksternstudium til kun registrering av ekstern utdanning og flytte all registrering av innpassing og fritak til Studentbildet?
11 Hva med alt det andre vi registrerer under Godkjenning og Eksternt studium Over har vi sett på deler av det vi registrerer som godkjenning og eksternt studium. Dette omfatter sannsynligvis 80-90% av arbeidsmengden. Hva annet har vi behov for å registrere, framvise og knytte funksjonalitet til Fritak for forkunnskaper. Fritak for obligatoriske aktiviteter. Fritak for vurderingsdeler. Fritak for grad. Forhåndsgodkjenning utveksling. Jevnlikhet med grad. Finnes det studiepoeng som vi registrerer uten at det er basert på ekstern utdanning? Realkompetanse som gir studiepoenguttelling? Finnes det interne godkjenninger mellom fakultet/avdelinger?..