Økonomistyring - Kragerø kommune - Forvaltningsrevisjonsrapport nr.: 715 017 2013
ii
Innholdsfortegnelse Sammendrag... ii 1 Innledning... 1 1.1 Bakgrunn og rammer... 1 1.2 Problemstillinger og revisjonskriterier... 1 1.3 Avgrensing... 1 1.4 Metode og kvalitetssikring... 2 1.5 Høring... 2 2 Rutiner og tiltak... 3 2.1 Revisjonskriterier... 3 2.2 Reglement osv.... 3 2.3 Systemer for rapportering av økonomisk informasjon... 5 2.4 Kompetanse... 6 2.5 Revisors vurderinger... 7 3 Budsjettering og rapportering... 8 3.1 Revisjonskriterier... 8 3.2 Budsjett... 8 3.3 Tertialrapportering drift og regulering 2012... 10 3.4 Revisors vurderinger... 12 4 Revisors konklusjoner og anbefalinger... 14 4.1 Konklusjoner... 14 4.2 Anbefalinger... 14 Litteratur og kildereferanser... 15 Vedlegg... 15 I. Vedlegg 1: Rådmannens høringsuttalelse... 16 II. Vedlegg 2: Revisjonskriterier... 17 III. Vedlegg 3: Metode og kvalitetssikring... 21 Telemark kommunerevisjon IKS i
Sammendrag Forvaltningsrevisjonen er bestilt av kontrollutvalget i sak 5/13. Hjemmel for forvaltningsrevisjon er gitt i kommuneloven 77 nr. 4, jamfør forskrift om kontrollutvalg kapittel 5 og forskrift om revisjon kapitel 3. Kragerø kommune har iverksatt tiltak for å redusere driftsnivået, slik at de kan oppnå budsjettbalanse. For at en slik prosess skal lykkes, er det viktig at kommunen har gode tiltak for å styre og følge opp økonomien. Vi har følgende problemstillinger for prosjektet: - I hvilken grad har kommunen rutiner og tiltak som sikrer god økonomistyring? - I hvilken grad er kommunens budsjettering realistisk, og blir det rapportert på økonomi slik som reglene krever? Våre undersøkelser viser: Kommunen har ikke oppdatert politisk delegasjonsreglement. Det administrative delegasjonsreglementet er oppdatert, men det er usikkerhet om hvordan reglementet skal forstås når det gjelder ansvar og myndighet i budsjettsaker. Kommunen har finansreglement, men ikke økonomireglement eller økonomihåndbok. Økonomireglement/ økonomihåndbok kan være en god støtte for de som har økonomiansvar på enhetene, og sikre lik forståelse og praksis. Det er god oppfølging av enhetslederne gjennom jevnlige møter med rådmann/kommunalsjef og økonomisjef. Kommunen har maler for å rapportere på økonomi hvert tertial, men vi mener at disse ikke er utformet slik at de sikrer ensartet og presis rapportering. Enhetslederne mener i stor grad at de har tilstrekkelig kompetanse når det gjelder økonomi og datasystemer. Kommunen har tiltak for å sikre at de ansatte har og får kompetanse om økonomi og datasystemer, men vårt inntrykk er at enhetslederne selv har et stort ansvar for å tilegne seg nødvendig kompetanse. Vår konklusjon er at kommunen samlet sett ikke har gode nok rutiner og tiltak for å sikre god økonomistyring. Det er en vurdering om stramme budsjettrammer er mulig å holde med god budsjettdisiplin og om budsjettene dermed er realistiske, eller om budsjettrammene er så stramme at enheten ikke kan fylle sine forpliktelser innenfor vedtatt budsjett, dvs. at rammene er urealistiske. Gjennomgang av kommunens tertialrapportering, gjør at det kan være nærliggende å spørre om f.eks. budsjetteringen på enhetene kultur og omsorg var realistisk i årsbudsjettet for 2012. Spesielt omsorg tilhører en sektor der det alltid er press på ressursene. Hvis enheten sprekker på de samme områdene år etter år, kan det skyldes at det ikke er iverksatt tiltak som er virksomme for å oppnå budsjettbalanse, men det kan også skyldes at budsjettet ikke i tilstrekkelig grad er realistisk. Kommunen skal holde budsjettet realistisk gjennom rapportering av avvik og eventuell regulering. Rådmannen rapporterer på budsjett og regnskap hvert tertial, dvs. to ganger gjennom året, og oppfyller dermed kravet i kommuneloven. For 2013 kommer rapportering til formannskapet i tillegg. Informasjonen i tertialrapporteringen må være pålitelig, relevant og uttrykt på en oversiktlig måte. Telemark kommunerevisjon IKS ii
Som nevnt over, mener vi det er svakheter i rapporteringsmalen, og vi har sett eksempler på at det er vanskelig å lese fra rapporten om enheten mener det vil bli avvik i forhold til vedtatt nettoramme. Vi har også sett eksempler der det hadde vært ønskelig at avvik hadde vært oppdaget og rapportert tidligere, slik at budsjettet kunne ha blitt regulert. Vi mener at kommunen ikke har rapportert om nevneverdige avvik i tilstrekkelig grad i 2012. Kommunen har etter vårt syn ikke regulert budsjettet for avvik i tilstrekkelig grad i 2012. For eksempel ble det rapportert om avvik knyttet til lønnsjusteringspott og erstatninger til barnehjemsbarn både ved første og annet tertial uten at det ble foreslått tiltak. Ved annet tertial ble det rapportert om store avvik. Da endte kommunen opp med innkjøps- og ansettelsesstopp for å redusere avviket. Vi mener at kommunens budsjett ikke har vært tilstrekkelig regulert i den perioden vi har undersøkt, og at budsjettet dermed ikke var realistisk. Det er rapportert i samsvar med minstekravet i kommuneloven i 2012 (dvs. minimum to ganger gjennom året), men rapportene har etter vårt syn ikke vært klare nok når det gjelder alle nevneverdige avvik i forhold til vedtatte nettorammer. Anbefalinger: Vi mener at: Kommunen bør sørge for å ha politiske og administrative reglement som klarlegger ansvar og myndighet i økonomi- og budsjettsaker. Kommunen bør rapportere økonomisk informasjon ensartet og presist, og sørge for å ha rapportmaler som sikrer dette. Det bør være en logisk sammenheng mellom rapportering og budsjettet slik det blir vedtatt i hovedutvalg og kommunestyre. Kommunen bør regulere budsjettet så snart det blir oppdaget avvik. Kommunen bør legge større vekt på å justere budsjettet internt på enhetene for å sikre bedre oppfølging, og medvirke til at avvik blir tidlig oppdaget og rapportert. Kommunen bør utarbeide økonomireglement/håndbok. Bø, 30. august 2013 Telemark kommunerevisjon IKS Kirsti Torbjørnson oppdragsansvarlig for forvaltningsrevisjon (sign) Anne Hagen Stridsklev prosjektleder Telemark kommunerevisjon IKS iii
1 Innledning 1.1 Bakgrunn og rammer Forvaltningsrevisjonen er bestilt av kontrollutvalget i sak 5/13. Hjemmel for forvaltningsrevisjon er gitt i kommuneloven 77 nr. 4, jamfør forskrift om kontrollutvalg kapittel 5 og forskrift om revisjon kapitel 3. Kragerø kommune har iverksatt tiltak for å redusere driftsnivået, slik at de kan oppnå budsjettbalanse. For at en slik prosess skal lykkes, er det viktig at kommunen har gode tiltak for å styre og følge opp økonomien. Økonomistyring omfatter bl.a. budsjettering, avviksanalyser, rapportering og iverksetting av korrigerende tiltak. God økonomistyring krever at kommunen har hensiktsmessige systemer og rutiner, kompetanse og bemanning, og en organisasjonskultur som regulerer hvordan økonomien blir styrt. 1.2 Problemstillinger og revisjonskriterier I denne forvaltningsrevisjonen vil vi forsøke å svare på om Kragerø kommune har god økonomistyring. Vi vil fokusere på: - I hvilken grad har kommunen rutiner og tiltak som sikrer god økonomistyring? - I hvilken grad er kommunens budsjettering realistisk, og blir det rapportert på økonomi slik som reglene krever? Revisjonskriteriene 1 i dette prosjektet er hovedsakelig utledet fra bestemmelser i kommuneloven og fra forskrifter hjemlet i kommuneloven. Kriteriene er angitt under hver problemstilling nedenfor, og er nærmere omtalt i vedlegg 2 til rapporten. 1.3 Avgrensing Forvaltningsrevisjonen er avgrenset i tid til å omfatte rapportering i 2012. Tyngdepunktet ligger på oppfølging av driftsbudsjettet. Rapportering av investeringsprosjekt var omhandlet i forvaltningsrevisjonsrapport 715 011 Ombygging av Kragerø barne- og ungdomsskole. Rapporten har heller ikke fokus på kommunens finansforvaltning. 1 Revisjonskriterier er en samlebetegnelse på de regler og normer som gjelder innenfor det området som skal undersøkes. Revisjonskriteriene er basis for de analyser og vurderinger som revisjonen foretar, konklusjonene som trekkes, og de er et viktig grunnlag for å kunne dokumentere avvik eller svakheter. Telemark kommunerevisjon IKS 1
1.4 Metode og kvalitetssikring Ifølge forskrift om revisjon 7 skal forvaltningsrevisjon gjennomføres og rapporteres i henhold til god kommunal revisjonsskikk og etablerte og anerkjente standarder på området. Denne rapporten er utarbeidet med grunnlag i RSK 001 Standard for forvaltningsrevisjon 2. Valg av metode og tiltak for kvalitetssikring er omtalt i vedlegg 3 til rapporten. 1.5 Høring Rapporten er presentert i et høringsmøte med administrasjonen i kommunen og sendt på høring 14. august. I sitt høringssvar har rådmannen redegjort for hvordan det administrative delegasjonsreglementet skal forstås når det gjelder budsjettendringer. Som en følge av dette har vi gjort endringer i punkt 2.2 og vurderingen i punkt 2.5 er endret tilsvarende. Rådmannens høringsuttalelse ligger i sin helhet i vedlegg 1. 2 Gjeldende RSK 001 er fastsatt av Norges Kommunerevisorforbunds styre med virkning fra 1 februar 2011, og er gjeldende som god kommunal revisjonsskikk. Standarden bygger på norsk regelverk og internasjonale prinsipper og standarder som er fastsatt av International Organization of Supreme Audit Institutions (INTOSAI) og Institute of Internal Auditors (IIA). Telemark kommunerevisjon IKS 2
2 Rutiner og tiltak 2.1 Revisjonskriterier - Kommunen bør ha reglement og systemer som klarlegger ansvar og myndighet i økonomisaker. - Kommunen må ha finansreglement og bør ha økonomireglement ev. økonomihåndbok. - Reglement og rutiner bør være oppdaterte og det bør sikres at de blir fulgt. - Kommunen bør ha systemer og maler som sikrer at ensartet og korrekt rapportering av økonomisk informasjon. - Ansatte bør ha tilstrekkelig kompetanse om økonomi og om gjeldende systemer og rutiner. 2.2 Reglement osv. Kommunen har ikke økonomireglement, men økonomisjefen har som mål å utarbeide en økonomihåndbok. Arbeidet med denne har foreløpig ikke vært prioritert. Kommunen har reglement om bruk av mobiltelefon, bruk av kommunalt utstyr o.l. Kommunen har politisk delegasjonsreglement og administrativt delegasjonsreglement. Det politiske reglementet er fra 2001. Ifølge rådmannen er det ikke lenger samsvar mellom reglementet og den nåværende politiske organisering. Det arbeides med nytt reglement, men foreløpig er det dette reglementet som gjelder. Kommunen prøver å tilpasse så godt som mulig, der hvor det ikke passer lenger. Vi gjengir ikke hele reglementet, bare noen sentrale punkter. Kommunestyret vedtar årsbudsjett og økonomiplan. Hovedutvalgene kan foreta alle ønskelige budsjettjusteringer innenfor sine ansvarsområder, med følgende unntak: o opprette og nedlegge faste stillinger o omdisponeringer som er i strid med kommunestyrets eller formannskapets prioriteringer og forutsetninger Rådmannen har fullmakt til å gjøre: o budsjettendringer som ikke er av prinsipiell betydning o fordele bevilgninger på disposisjonsposter o foreta alle tekniske budsjettjusteringer som ikke har reelle økonomiske eller politiske konsekvenser o kontrollere og godkjenne vedtak i hovedutvalgene om budsjettmessige omdisponeringer. Saker som rådmannen ikke godkjenner, skal legges frem for formannskapet. Telemark kommunerevisjon IKS 3
Det administrative delegasjonsreglementet er oppdatert 3 og gir enhetslederne følgende fullmakt i forbindelse med budsjett: Enhetsleder/NAV-leder kan i løpet av budsjettåret overføre budsjettbeløp fra en tjeneste til en annen innenfor samme ansvarsområde. Enhetsleder/NAV-leder kan i løpet av året disponere inntekter til finansiering av økte utgifter når disse er en direkte konsekvens av hverandre. Enhetslederne har anvisningsmyndighet på sine enheter og denne myndigheten kan de delegere videre i egen enhet. Ikke alle enhetsledere har benyttet seg av denne muligheten. Enhetslederne for skole, omsorg, barnehage og sosiale tjenester har delegert anvisningsmyndighet videre til ansatte i sine enheter i ulikt omfang. På spørsmål om hvilke fullmakt de har til å endre budsjettet, svarer enhetslederne forskjellig. Noen sier at de er usikre, andre mener de ikke kan flytte midler fra ett ansvar til et annet, og noen mener de kan bruke nettorammen til enheten fritt. Det har vært vanskelig å få klarlagt hvilke fullmakter det administrative delegasjonsreglementet gir på dette området, men rådmannen har gjort rede for hvilke fullmakter som gjelder i sitt høringssvar (se vedlegg 1). Det er også ulik forståelse blant enhetsledere om de kan bruke ikke-budsjetterte inntekter som f.eks. sykepengerefusjon fritt. Enhetslederne har lederavtaler og ikke stillingsbeskrivelser. I følge lederavtalene er enhetslederne: Ansvarlig for effektiv bruk og forvaltning av tildelte økonomiske ressurser i henhold til budsjett- og økonomireglementer. I intervju gir enhetslederne uttrykk for at de har en god forståelse av hvilket ansvar som tilligger stillingen når det gjelder økonomi, og at de ikke er usikre på hva som forventes av dem på dette området. Kommunen har finansreglement som ble vedtatt av kommunestyret 19. mai 2011. Reglementet fastsetter regler for kommunens finansforvaltning. 3 Oppdatert per 2.4.2013 Telemark kommunerevisjon IKS 4
2.3 Systemer for rapportering av økonomisk informasjon Økonomistyring Kragerø kommune 2.3.1 Tertialrapportering Rådmannen rapporterer på økonomi to ganger i året, dvs. per 30. april og per 31. august. Rapportene blir behandlet av hovedutvalgene, formannskapet og kommunestyret. I kommunestyret 13. desember 2012 ble det fattet vedtak om rapportering på økonomi annen hver måned og økt rapportering på omstillingsprosesser. Formannskapet har behandlet disse rapportene. Kommunen utarbeider tertialrapport for driftsregnskapet og tertialrapport for investeringsregnskapet. I 2012 ble det også utarbeidet en tertialrapport for 3. tertial, dvs. per 31.12. som ble behandlet sammen med årsregnskapet for 2012. Det er utarbeidet en mal som fastsetter hvordan rapportene skal bygges opp med overskrifter og tabeller. Det rapporteres på driftsbudsjettet og investeringsbudsjettet i separate rapporter. I 2012 inneholder tertialrapportene for drift egenrapportering fra enhetene, rapportering på kommunens finansforvaltning, innkjøp og sykefravær. Enhetene rapporterer etter følgende oppbygging: Oppsummering Økonomisk rapportering Resultatmål og tiltak Opplæringsplan HMS Rådmannen kommenterer enhetenes beskrivelser i eget punkt. Regnskap og budsjett blir presentert i en tabell som viser enhetenes tall per hovedart, dvs. samlet lønn og sosiale utgifter for hele enheten (hovedart 10), samlede driftsutgifter for hele enheten (hovedart 11), osv. Tabellen viser enhetens regnskap på rapporteringstidspunktet, periodisert budsjett, avvik, årsbudsjett og forbruk i prosent. Tabellen er utarbeidet av økonomiavdelingen, som periodiserer budsjettet. Budsjettet blir periodisert med 4/12 i første tertialrapport og 8/12 i andre tertialrapport. Avvik fremkommer som differansen mellom periodisert budsjett og regnskap på rapporteringstidspunktene. I intervju sier de fleste enhetslederne at periodiseringen i tertialrapporten gir dårlig samsvar med hvordan inntekter og utgifter faktisk påløper. Ifølge økonomisjefen gir budsjetteringssystemet mulighet til å legge inn koder som gir annen eller mer detaljert periodisering, men denne muligheten brukes i liten grad. Når enhetslederne kommenterer sine avvik, må de «huske» når inntektene og utgiftene kommer, f.eks. når faste refusjoner blir utbetalt. Rapportmalen har overskrifter som regulerer hva det skal skrives om, men enhetene står likevel relativt fritt til selv å vurdere hva som skal omtales og hvor mye som skal skrives. Telemark kommunerevisjon IKS 5
Enhetenes beskrivelser varerier da også, både når det gjelder innhold og lengde. Enhetene kommenterer de avvik som fremkommer i regnskapstabellen, og det er i noen tilfeller vanskelig å se om enhetene mener at budsjettet vil gå i balanse ved årets slutt eller om det er avvik. Malen har ikke en post som er spesielt avsatt til å konkludere på forventet budsjettavvik per 31.12. Enhet for teknisk drift og enhet for eiendom har ansvar for de store investeringsprosjektene. De andre enhetene har som regel bare ansvar for mindre prosjekt, f.eks. knyttet til investeringer i IKT, inventar, o.l. I tertialrapportene for investering kommenterer enhetene de prosjektene de har ansvar for. Enhetene rapporterer på økonomi og fremdrift på alle prosjektene. Det blir også beskrevet hva prosjektene omfatter med referanse til budsjettdokumentet. Også her kommer rådmannen med sine forslag til budsjettreguleringer i oppsummeringen. Ifølge økonomisjefen bruker administrasjonen denne rapporten selv til å holde oversikt over alle prosjektene, og det er noe av årsaken til at rapporten er såpass omfattende. 2.3.2 Intern oppfølging Ifølge det administrative delegasjonsreglementet rapporterer enhetslederne enten til rådmannen eller til kommunalsjefen. Rådmannen eller kommunalsjefen har driftssamtaler med «sine» enhetsledere før hver tertialrapport. Temaene for driftssamtalene er status på måloppnåelse og økonomi. Det er også en enklere driftssamtale i forbindelse med rapportering til formannskapet annen hver måned. Enhetslederne får også tilbud om møte med økonomisjefen i forbindelse med én av rapporteringene. I intervju gir enhetslederne uttrykk for at de mener at disse møtene og driftssamtalene er nyttige. Det varierer om, og i hvilken grad, enhetslederne har delegert anvisningsmyndighet og ansvar for budsjettoppfølging videre til sine ansatte. Enhetsledere har forskjellige rutiner for å følge opp budsjettet internt på enheten. Der hvor anvisningsmyndighet er delegert, har gjerne enhetsleder driftssamtaler med sine avdelingsledere. 2.4 Kompetanse Kommunen har elleve enheter. 4 Enhetslederne har ansvar for økonomi- og budsjettarbeidet på enhetene. Enhetene har ikke tilsatt økonomikonsulenter e.l. Det er forutsatt at enhetslederne skal kunne bruke de datasystemene som kommunen har når det gjelder budsjett og regnskap. 4 Enhet for eiendom og enhet for teknisk drift er slått sammen fra høsten 2013. Telemark kommunerevisjon IKS 6
Enhetslederne mener generelt at de har tilstrekkelig kompetanse til å løse de økonomioppgavene som er tillagt stillingen, og at de kan bruke datasystemene i den grad det er påkrevd. Det blir nevnt i intervjuer at kommunen har et introduksjonsprogram for nye ledere, men de enhetslederne som er nye eller relativt nye, mener at de ikke har fått opplæring eller at de har fått for lite opplæring. Enhetslederne gir uttrykk for at de må finne ut av ting selv og være selvhjulpne. Samtidig er enhetslederne klare på at de kan spørre økonomiavdelingen om hjelp dersom de trenger det. 2.5 Revisors vurderinger Kommunen har politisk og administrativt delegasjonsreglement. Det politiske delegasjonsreglementet er ikke oppdatert. Det administrative delegasjonsreglementet er oppdatert, men intervjuene viser at det likevel er usikkerhet om ansvar og myndighet når det gjelder budsjett. Det er ulike oppfatninger og usikkerhet om hvilke budsjettendringer som kan gjøres administrativt og hva som må gjøres av et politisk organ. Vi mener derfor at kommunen ikke har gode nok reglement og rutiner når det gjelder å plassere ansvar og myndighet i forbindelse med budsjett. Kommunen har ikke økonomireglement eller økonomihåndbok, noe KS anbefaler at bør være en del av rådmannens internkontroll. Et økonomireglement eller økonomihåndbok vil være en god støtte for de som har økonomiansvar på enhetene, og sikre lik forståelse og praksis. Det er god oppfølging av enhetslederne gjennom jevnlige møter med rådmann/kommunalsjef og økonomisjef. God oppfølging kan til en viss grad kompensere for manglende reglement. Kommunen oppfyller kravet om å ha finansreglement. Kommunens rapportering er svært omfattende og enhetslederne har stor frihet til å vurdere hva de vil skrive. Konsekvensen av dette er at enhetenes rapportering ikke er ensartet. Kommuneloven krever at rådmannen skal rapportere til kommunestyret dersom det oppstår nevneverdige avvik i forhold til vedtatt eller regulert budsjett. Ut i fra dette mener vi at det må komme klart frem i rapportene om man mener at det vil bli avvik i forhold til vedtatt nettoramme. Vi mener at kommunens mal for rapportering på driftsbudsjettet ikke er god nok på dette punktet. Vi mener at kommunen bør vurdere om det er hensiktsmessig å beregne avvik ut fra et periodisert budsjett, som for de fleste enhetene er feil. Konsekvensen av dette er at enhetene må kommentere avvik som ikke er reelle avvik. Vi mener det har liten informasjonsverdi å presentere periodiserte budsjetttall som ikke er reelle. Telemark kommunerevisjon IKS 7
Rådmannen rapporterer på alle investeringsprosjekt i tertialrapporten, ikke bare prosjekt der det er avvik. Vi mener at kommunen bør vurdere om det er nødvendig eller ønsket med så omfattende rapportering til politisk nivå. Vi mener at kommunen bør vurdere å rapportere til politiske utvalg på samme nivå som budsjettet er vedtatt. Vi tror at å rapportere på ansvarsnivå 5, i stedet for å rapportere på hovedart, kan gjøre at rapportene blir enklere å lese, og kanskje også enklere å utarbeide. Enhetslederne mener i stor grad selv at de har tilstrekkelig kompetanse når det gjelder økonomi og de datasystemene de må bruke. Kommunen har tiltak for å sikre at ansatte har og får kompetanse om økonomi og datasystemene, men vårt inntrykk er at enhetslederne selv har et stort ansvar for å tilegne seg nødvendig kompetanse. For en enhetsleder uten tidligere erfaring eller kompetanse om økonomiarbeid, kan nok kommunens tilbud om opplæring på dette området fremstå som noe knapt. 3 Budsjettering og rapportering 3.1 Revisjonskriterier Årsbudsjettet skal være basert på de inntekter og utgifter som kommunen kan forvente i budsjettåret. Rådmannen skal minimum to ganger i året legge frem rapporter for kommunestyret som viser utviklingen i inntekter og utgifter i henhold til vedtatt budsjett. Rådmannen skal foreslå tiltak dersom det er grunn til å anta at det vil oppstå nevneverdige avvik i forhold til vedtatt eller regulert budsjett. 3.2 Budsjett Kragerø kommune hadde store avvik mellom regnskap og vedtatt budsjett i 2011, kommunen endte opp med et samlet merforbruk (underskudd) på 18, 7 mill. kr ved utgangen av året. Allerede ved første tertialrapport var det klart at kommunen ville få store overskridelser, og at det derfor var nødvendig med varige tiltak for å få driften i balanse i årene fremover. Ved behandlingen av første tertialrapport 6 i 2011, fattet kommunestyret følgende vedtak: Kommunestyret gir sin tilslutning til rådmannens analyse av den økonomiske situasjonen. Kommunestyret pålegger rådmannen å tilrettelegge for at det kan presenteres en økonomiplan i balanse for perioden 2012-2015. Kommunestyret er 5 Ansvar er et begrep i kontoplanen til Kragerø kommunen som beskriver hvordan regnskapet er systematisert, Siritun barnehage, Marienlyst sykehjem og Holt omsorgsbolig er eksempler på ansvar. Rapportering på ansvar vil vise alle inntekter og utgifter relatert til ansvaret. 6 Kommunestyresak 42/11- Tertialrapport drift 30.04.2011 Telemark kommunerevisjon IKS 8
innforstått med at rammetilpasningene baseres på følgende elementer: Økte inntekter ved økt eiendomsskatt, reduserte kostnader ved gjennomføring av strukturerte endringer, reduserte kostnader ved endret tjenestetilbud og reduserte tilskuddsutgifter. Som et ledd i arbeidet med å finne innsparingsmuligheter, ble konsulentfirmaet Agenda Kaupang leid inn for å gjennomgå kommunens drift og økonomi. Agenda Kaupang mente at kommunen hadde et innsparingspotensial på flere områder når de sammenlignet med andre kommuner. I budsjettrundskrivet for 2012 sier rådmannen at dagens budsjettramme må reduseres med 26 mill. kr for å oppnå budsjettbalanse. Innsparingskravet ble fordelt på enhetene, med basis i rapporten fra Agenda. I budsjettforslaget redegjør rådmannen og enhetene for hvordan denne innsparingen skal oppnås. Dekning av det regnskapsmessige merforbruket i 2011, ble vedtatt med kr 1 925 000 i første tertialrapport 2012. Dekning av resten av merforbruket på kr 16 810 000 er budsjettert i 2013. Årsregnskapet for 2012 hadde et mindreforbruk (overskudd) på kr 464 412. Fra årsregnskap 2012-utvalg Regnskap 2012 Regulert budsjett 2012 Opprinnelig budsjett 2012 Regnskap 2011 Sum frie disponible 560 169 559 656 553 005 502 461 inntekter Nto finansinnt-/utgifter -36 336-36 537-42 551-28 454 Nto avsetninger -6 379-9 835-435 4 559 Sum fordelt til drift 510 119 507 750 504 485 494 237 «Resultat» 464 0 0-18 735 KILDE: Kragerø kommunes regnskap 2012 Regnskapsskjema 1A I forbindelse med budsjettet for 2013 gjennomgikk Agenda Kaupang kommunens drift og økonomi igjen. På bakgrunn gjennomgangen, foreslo rådmannen en innsparing på 19,3 mill. kr i budsjettet for 2013. I rapporten for første tertial 2013 er innsparingene som ligger som forutsetning for budsjettet, spesielt omtalt. Ifølge rapporten vil man ikke greie å gjennomføre innsparinger som utgjør 6,6 mill. kr. Rådmannen foreslår å dekke avviket ved å redusere lønnsjusteringspotten, og ved å betale mindre låneavdrag. I intervju gir enhetslederne i stor grad uttrykk for at de mener at budsjettene for deres enheter er realistiske. Noen sier at effekten av innsparingstiltak har blitt overvurdert, og at det er derfor at enheten har merforbruk. Telemark kommunerevisjon IKS 9
Budsjetteringsprosess Arbeidet med nytt budsjett starter allerede på sommeren, når rådmannen presenterer overordna prinsipper og fremdriftsplan for budsjett. Konsekvensjustert budsjett, det vil si budsjett som er justert for pris- og lønnsstigning blir utarbeidet av økonomiavdelingen. Økonomiavdelingen tar utgangspunkt i budsjettet for inneværende år slik det foreligger tidlig høst, og justerer tallene for pris- og lønnsvekst. Enhetene innarbeider nødvendige endringer i budsjettet, bl.a. endringer som følge av innsparingskrav fra rådmannen. Enhetene skriver en verbal forklaring til sitt budsjett. Økonomiavdelingen/rådmannen samordner og utarbeider ferdig budsjettforslag som legges frem for politisk behandling i november. Enhetslederne utarbeider detaljbudsjett for sine enheter. Detaljbudsjettet blir vedtatt av hovedutvalgene, etter at kommunestyret har vedtatt nettorammen. Hovedutvalgene vedtar enhetenes budsjett på ansvar og art. 3.3 Tertialrapportering drift og regulering 2012 Enhetslederne gjør sjelden eller aldri endringer i det budsjettet som er fastsatt av hovedutvalgene, og hovedutvalgene endrer heller ikke budsjettet ofte. Rådmannen skriver i oppsummeringen i tertialrapportene at ifølge kommuneloven må nødvendige korreksjoner gjøres minst én gang i året. Første tertialrapport (drift) i ble behandlet i kommunestyret 21. juni 2012. Rådmannen forslo endringer i enhetenes budsjett på noen områder, han orienterte om mulig avvik på 1,7 mill. kr på enhet for skole, og usikkerhet knyttet til finansiering av samhandlingsreformen. Rådmannen orienterer også om at lønnsjusteringspotten minimum er 1,2 mill. kr for liten, og at kommunen har betalt erstatning til tidligere barnevernsbarn for 1, 225 mill. kr. Det var ikke dekning i budsjettet for disse postene, og det blir ikke foreslått tiltak for å oppnå balanse. Andre tertialrapport (drift) ble behandlet i kommunestyret 25. oktober 2012. I saken og rapporten orienterte rådmannen om overskridelser i budsjettet og om at han ikke har noen mulighet til å saldere merforbruket. Han bad bl.a. kommunestyret om å vurdere å innføre innkjøps- og ansettelsesstopp for avverge eller redusere avviket. Kommunestyret vedtok å gjennomføre innkjøps- og ansettelsesstopp. Telemark kommunerevisjon IKS 10
Fra årsregnskap 2012-utvalg ENHET Regnskap 2012 Budsjett 2012 Opprinnelig budsjett Avvik i kr Avvik i % 30 Kultur 15 030 603 13 626 643 12 363 000-1 404 000 110 % 42 Eiendom 28 467 939 30 642 461 30 126 000 2 175 000 93 % 50 Omsorg 167 704 086 162 700 179 158 603 000-5 004 000 103 % 58 Helse og 45 817 011 43 175 601 41 529 000-2 641 000 106 % rehabiliter. 66 Skole 109 041 642 105 553 780 101 639 000-3 488 000 103 % 70 Kompetanse og integrering 7 573 997 10 794 362 12 334 000 3 220 000 70 % 93 Erstatninger tapt barndom 1 225 000 KILDE: Kragerø kommunes regnskap 2012 regnskapsskjema 1B Vi har valgt ut de enhetene/postene som hadde de største avvikene ved årsavslutningen 2012, og sett hvordan avvik er rapportert og om det er gjort endringer for at budsjettet skal være realistisk. Enhet for kultur Kultur hadde et samlet merforbruk på kr 1,4 mill. kr i 2012. Enheten rapporterte om merforbruk, hovedsakelig knyttet til støttekontakttjenesten og historieverket, både i første og annen tertialrapportering. Kommunen innvilger støttekontakt for seks måneder eller ett år av gangen. Kultur fikk tildelt kr 200 000 til støttekontakttjenesten ved første tertialrapport. Da ble det rapportert om et merforbruk på kr 700 000. Enheten rapporterte om et merforbruk på kr 700 000 også ved andre tertial. Enheten fikk ikke tilført nye midler. Rådmannen skrev at tjenesten må tilpasses til den økonomiske rammen, men han er innforstått at dette ikke er mulig i 2012, og at man derfor må forvente en overskridelse på kr 500 000. Merforbruk for støttekontakttjenesten for 2012 endte på 1,2 mill. kr. Enhet for eiendom Eiendom hadde et mindreforbruk på 2,2 mill. kr i 2012. Ved første tertial rapporterte enheten om merforbruk på kr 400 000, men de forventet å finansiere merforbruket gjennom innsparing på andre områder i driften. For annet tertial rapporterte enheten om merforbruk på kr 230 000. Enheten ville arbeide med å redusere avviket ytterligere. Enhet for omsorg Omsorg hadde et samlet merforbruk på kr 5 mill. kr i 2012. Enheten rapporterte om å være i rute ved første tertial, men de tok forbehold om at det var usikkerhet knyttet til denne prognosen. Ved annet tertial rapporterte enheten om store utfordringer både økonomisk og driftsmessig. Enheten anslo at merforbruket ved årets slutt ville være 6 mill. kr. I følge enheten skyldes merforbruket i stor grad det samme som merforbruket ved annet tertial i 2011, dvs. tiltak til ressurskrevende brukere, vikarer og overtid. Rådmannen foreslo at Telemark kommunerevisjon IKS 11
enheten iverksatte tiltak som kunne redusere kostnadene. Siden det ville ta tid før tiltakene har effekt, ville enheten få betydelige overskridelser i 2012. Enhet for helse og rehabilitering Helse og rehabilitering hadde et merforbruk på 2,6 mill. kr i 2012. Enheten rapporterte om at den ved første tertial hadde et merforbruk på 1,4 mill. kr, men at dette ikke var bekymringsfullt, fordi beløpet var identisk med et manglende tilskudd. Ved annet tertial rapporterte enheten om merforbruk på 1,3 mill. kr. Merforbruket var knyttet til privatavlastning, barnevernstjenester og legevakt. I følge rådmannen gav kommunens økonomiske situasjon ikke rom for å tilføre enheten økte ressurser, og han bad enheten iverksette kostnadsbesparende tiltak. Enhet for skole Skole hadde et merforbruk på 3,5 mill. kr i 2012. Enheten rapporterte om merforbruk på 2,8 mill. kr i første tertial. Merforbruket var hovedsakelig knyttet til lønn. Enheten ble tilført kr 1 110 000 i økte budsjettmidler. Etter dette måtte enheten i følge rådmannen, forvente et merforbruk på 1,7 mill. kr ved årets utløp. I påvente av den pågående skolestruktursaken ville ikke rådmannen iverksette innsparingstiltak på daværende tidspunkt. Ved annet tertial rapporterte enheten om at lønn og sosiale utgifter dekkes av overføringsutgifter og refusjoner, og at lønnsavvik på SFO dekkes inn ved innsparing på vikarbruk og overskudd fra nedleggelsen av Tåtøy skole. Enhet for kompetanse og integrering Enheten hadde et mindreforbruk på 3,2 mill. kr. Enheten rapporterte ved første tertial at det var vanskelig å få et korrekt bilde fra regnskapet slik det forelå. Det fremgår ikke av rapporten om enheten regner med å få mer- eller mindreforbruk ved årsslutt. Ved annet tertial var det fortsatt vanskelig å få et korrekt bilde av regnskapet slik det forelå, men enheten mener at integreringstilskuddet vil øke med ca. 3 mill. kr. 3.4 Revisors vurderinger Budsjettet skal være basert på realistiske forventninger om inntekter og utgifter i kommende år. En måte å se om vedtatt årsbudsjett har vært realistisk, er å se om det blir rapportert om avvik og ev. hvor tidlig disse har oppstått. Vi må poengtere at budsjettavvik ikke nødvendigvis betyr at budsjettet har vært urealistisk. Oftest er det uforutsette hendelser som fører til budsjettavvik, men noen ganger kan avvik skyldes dårlig budsjettdisiplin. Det er en vurdering om budsjettrammene er mulig å holde med god budsjettdisiplin og dermed realistiske, eller om budsjettrammene er så stramme at enheten ikke kan fylle sine forpliktelser innenfor vedtatt budsjett, dvs. at rammene er urealistiske. Ut i fra hvordan kommunen har rapportert, kan det være nærliggende å spørre om budsjetteringen av støttekontakttjenesten var realistisk i årsbudsjettet 2012. Enhet for Telemark kommunerevisjon IKS 12
omsorg rapporterte også om merforbruk, og årsakene til merforbruket var i stor grad de samme som årsakene til merforbruket året før. Omsorg tilhører en sektor der det alltid er press på ressursene. Hvis enheten sprekker på de samme områdene år etter år, kan det skyldes at det ikke er iverksatt tiltak som er virksomme for å oppnå budsjettbalanse, men det kan også skyldes at budsjettet ikke i tilstrekkelig grad er realistisk. Kommunen skal også holde budsjettet realistisk gjennom året ved rapportering av avvik og regulering av budsjettet. Rådmannen rapporterer på økonomi til kommunestyret hvert tertial, dvs. to ganger i året, i tillegg til rapportering ved årsslutt. Kommunen oppfyller kravet i kommuneloven om å rapportere minimum to ganger gjennom året. For 2013 kommer rapporteringen til formannskapet i tillegg. Informasjonen i rapporteringen må være pålitelig, relevant og være uttrykt på en oversiktlig måte. Vi har omtalt det vi mener er svakheter ved rapporteringsmalen under punkt 2.5, og vi ser at for noen enheter, f.eks. for enhet for kompetanse og opplæring er det vanskelig å lese om enheten mener at det blir avvik i forhold nettorammen. Også andre enheter har etter vårt syn ikke vært klare nok når de rapporterer. Enhet for skole burde etter vårt syn ha rapportert om avvik i andre tertialrapport. Enhet for eiendom og enhet for kompetanse og integrering endte opp med betydelige mindreforbruk i 2012. Det hadde vært ønskelig om dette hadde vært rapportert om eller oppdaget tidligere, slik at budsjettet kunne vært regulert for dette. Vi mener at kommunen ikke har rapportert om alle nevneverdige avvik i tilstrekkelig grad i 2012. Kommunen har etter vårt syn ikke regulert budsjettet for avvik i tilstrekkelig grad i 2012. For eksempel ble det rapportert om avvik knyttet til lønnsjusteringspott og erstatninger til barnehjemsbarn både ved første og annet tertial uten at det ble foreslått tiltak. Ved annet tertial ble det rapportert om store avvik, da endte kommunen opp med innkjøps- og ansettelsesstopp for å redusere avviket. Det er viktig at avvik blir oppdaget så tidlig som mulig, slik at det kan settes i verk tiltak som får effekt i budsjettåret. Vi mener derfor rapporteringen pr 30. april er spesielt viktig. For å oppdage trusler mot budsjettet tidlig, må enhetene ha god styring og oversikt. Vi tror at et større fokus på å justere budsjettet internt på enhetene kan gi bedre mulighet til oppdage avvik tidlig. Telemark kommunerevisjon IKS 13
4 Revisors konklusjoner og anbefalinger 4.1 Konklusjoner I hvilken grad har kommunen rutiner og tiltak som sikrer god økonomistyring? Vi mener at kommunen samlet sett ikke har gode nok rutiner og tiltak for å sikre god økonomistyring. Kommunen mangler helhetlige økonomireglement/økonomihåndbok. Delegasjonsreglementer er ikke oppdaterte, eller klarlegger ikke ansvar og myndighet i budsjettsaker i tilstrekkelig grad. Vi mener at malene for rapportering ikke sikrer ensartet eller korrekt rapportering. Det er positivt at de som har økonomiansvar mener de har tilstrekkelig kompetanse på området, og det er også positivt at enhetslederne blir fulgt opp med driftssamtaler og støtte fra økonomiavdelingen. I hvilken grad er kommunens budsjettering realistisk, og blir det rapportert på økonomi slik som reglene krever? Vi mener at kommunens budsjett ikke har vært tilstrekkelig regulert i den perioden vi har undersøkt, og at budsjettet dermed ikke var realistisk. Det er rapportert i samsvar med minstekravet i kommuneloven i 2012 (dvs. minimum to ganger gjennom året), men rapportene har etter vårt syn ikke vært klare nok når det gjelder alle nevneverdige avvik i forhold til vedtatte nettorammer. 4.2 Anbefalinger Vi mener at: Kommunen bør sørge for å ha politiske og administrative delegasjonsreglement som klarlegger ansvar og myndighet i økonomi- og budsjettsaker. Kommunen bør rapportere økonomisk informasjon ensartet og presist, og sørge for å ha rapportmaler som sikrer dette. Det bør være en logisk sammenheng mellom rapportene og budsjettet slik det blir vedtatt i hovedutvalg og kommunestyre. Kommunen bør regulere budsjettet så snart det blir oppdaget avvik. Kommunen bør legge større vekt på å justere budsjettet internt på enhetene for å sikre bedre oppfølging av budsjettet, og medvirke til at avvik blir tidlig oppdaget og rapportert. Kommunen bør utarbeide økonomireglement/håndbok. Telemark kommunerevisjon IKS 14
Litteratur og kildereferanser Lover og forskrifter: Lov 25. september 1992 nr. 107 om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven). Forskrift 15. juni 2004 nr. 905 om revisjon i kommuner og fylkeskommuner mv. Forskrift 15. desember 2000 nr. 1423 om årsbudsjett for kommuner og fylkeskommer Forskrift 6. september 2009 nr. 635 om kommuners og fylkeskommuners finansforvaltning. Andre publikasjoner, veiledninger o.l.: Rådmannens internkontroll. Orden i eget hus! Arbeidshefte til EffektivitetsNettverket «Rådmannens internkontroll» Versjon 1, mars 2012, KS Rådmannens internkontroll. Hvordan få orden i eget hus? KS COSO: Internkontroll et integrert rammeverk (COSO og Norske interne revisorers forening (NIRF) 2009) Vedlegg Vedlegg 1: Høringsuttalelse Vedlegg 2: Revisjonskriterier Vedlegg 3: Metode og kvalitetssikring Telemark kommunerevisjon IKS 15
I. Vedlegg 1: Rådmannens høringsuttalelse Telemark kommunerevisjon IKS 16
Telemark kommunerevisjon IKS 17
II. Vedlegg 2: Revisjonskriterier Problemstilling 1: I hvilken grad har kommunen rutiner og tiltak som sikrer god økonomistyring? Kommuneloven 23 nr. 2 pålegger administrasjonssjefen å sørge for at administrasjonen drives i samsvar med lover, forskrifter og overordnede instrukser og at den er gjenstand for betryggende kontroll. Betryggende kontroll, også kalt internkontroll, kan defineres som et styringskonsept som innebærer kvalitetssikring av prosesser og rutiner, med siktemål å sikre forventet målrealisering. COSO 7 -rammeverket er et anerkjent rammeverk for vurdering og utvikling at intern kontroll i en virksomhet. I følge COSO så består internkontroll av følgende fem komponenter: Kontrollmiljøet setter standarden for en organisasjon når det gjelder å påvirke de ansattes holdning til kontroll og styring. Bl.a. inngår: etiske verdier, ansattes kompetanse, ledelsens filosofi og driftsform, fordeling av ansvar og myndighet, organisering og utvikling av menneskelige ressurser Risikovurdering består av identifisering og analyse av mulige risikoer som kan hindre kommunen å nå sine mål. Analysen gir grunnlag for hvordan risikoen skal håndteres. Kontrolltiltak er handlingsplaner og rutiner som sikrer gjennomføring av ledelsens direktiver, f.eks. godkjennelser, avstemminger, driftsgjennomgåelse Informasjon og kommunikasjon - viktig informasjon identifiseres, fanges opp og formidles i riktig tid og gjøre de ansatte i stand til å utføre sine arbeidsoppgaver. Informasjonssystemer som skaffer informasjon om drift, økonomi og overholdelse av lover og regler som muliggjør en kontinuerlig og målrettet drift og styring av organisasjonen. Oppfølging og overvåkning må gjøres for å evaluere hvor effektivt systemet er over tid. Dette kan gjøres gjennom kontinuerlig overvåkning, frittstående evalueringer eller en kombinasjon av de to. Forskrift om kommuners finansforvaltning 2 som sier at kommunestyret skal gi regler for kommunens finansforvaltning. Reglementet skal etter 5 kvalitetssikres av en uavhengig instans før reglementet vedtas i kommunestyret. Bortsett fra bestemmelsene om finansreglement stiller ikke kommuneloven konkrete krav om at kommunene skal ha bestemte reglement når det økonomi, men det følger likevel av alminnelig internkontroll at kommunen bør visse formaliserte retningslinjer. I idéheftet om rådmannens internkontroll «Rådmannens internkontroll. Hvordan få orden i eget hus?» har KS gjort et utvalg av reglementer og retningslinjer som de mener at kommunen bør ha på plass. KS mener at det 7 Comittee of sponsoring organizations of the treadway commission Telemark kommunerevisjon IKS 18
å ha reglement «på plass» innebærer både å utarbeide, oppdatere, å gjøre kjent i organisasjonen og å sikre at det blir fulgt. KS mener at kommunene bl.a. bør ha følgende reglement på plass: Delegasjonsreglement som omfatter delegasjon fra kommunestyret til rådmannen og administrative fullmakter fra rådmannen ut i organisasjonen. De administrative fullmaktene bør dessuten inneholde krav om skriftlig videredelegering, krav til etablering av internkontrolltiltak og rapportering på disse, samt rapportering generelt. Fullmaktene bør sammenholdes og samsvare med lederavtalene. Økonomireglement/-håndbok som minimum inneholder: rutiner for lønnskjøring rutiner for fakturering rutiner for innkreving rutiner for mva.-håndtering rutiner for attestasjon og anvisning rutiner for bestilling av varer og tjenester kan ha bestemmelser for føring i investeringsregnskapet og ev. rebudsjettering av investeringsbudsjett Revisjonskriterier: - Kommunen bør ha reglement og systemer som klarlegger ansvar og myndighet i økonomisaker. - Kommunen må ha finansreglement og bør ha økonomireglement ev. økonomihåndbok. - Reglement og rutiner bør være oppdaterte og det bør sikres at de blir fulgt. - Kommunen bør ha systemer og maler som sikrer at ensartet og korrekt rapportering av økonomisk informasjon. - Ansatte bør ha tilstrekkelig kompetanse om økonomi og om gjeldende systemer og rutiner. Problemstilling 2: I hvilken grad er kommunens budsjettering realistisk, og blir det rapportert på økonomi slik som reglene krever? Bestemmelsen i kommuneloven 23 nr. 2 om at administrasjonssjefen skal påse at saker som legges frem for folkevalgte organer er forsvarlig utredet, omfatter også saker om økonomi. Kommuneloven 46 og 47 inneholder bestemmelser om kommunens budsjett: Kommuneloven 46. Årsbudsjettets innhold Nr. 1 Årsbudsjettet et en bindende plan for kommunens midler og anvendelsen av disse i budsjettåret. Nr. 2 Årsbudsjettet skal omfatte hele kommunens virksomhet. Telemark kommunerevisjon IKS 19
Nr. 3 Årsbudsjettet skal være realistisk. Det skal fastsettes på bakgrunn av de inntekter og utgifter som kommunen kan forvente i budsjettåret. Kommuneloven 47. Årsbudsjettets bindende virkning Nr. 1 Kommunestyrets bevilgninger i årsbudsjettet er bindende for underordnede organer. Nr. 2 Skjer det endringer i løpet av året som kan få betydning for de inntekter og utgifter som årsbudsjettet skal administrasjonssjefen gi melding til kommunestyret. Nr. 3 Får kommunestyret melding etter nr. 2 foran skal det foreta nødvendige endringer i budsjettet. Det samme gjelder når det på annen måte gjøres kjent med forhold som kan bety vesentlig svikt i inntektene eller vesentlig økning i utgiftene i forhold til budsjettet. Forskrift om årsbudsjett 10. Budsjettstyring Administrasjonssjefen skal gjennom budsjettåret legge frem rapporter for kommunestyret som viser utviklingen i inntekter og innbetalinger og utgifter og utbetalinger i henhold til det vedtatte årsbudsjett. Dersom administrasjonssjefen finner rimelig grunn til å anta at det kan oppstå nevneverdige avvik i forhold til vedtatt eller regulert budsjett, skal det i rapportene til kommunestyret foreslås nødvendige tiltak. Revisjonskriterier: Årsbudsjettet skal være basert på de inntekter og utgifter som kommunen kan forvente i budsjettåret. Rådmannen skal minimum to ganger i året legge frem rapporter for kommunestyret som viser utviklingen i inntekter og utgifter i henhold til vedtatt budsjett. Rådmannen skal foreslå tiltak dersom det er grunn til å anta at det vil oppstå nevneverdige avvik i forhold til vedtatt eller regulert budsjett. Telemark kommunerevisjon IKS 20
III. Vedlegg 3: Metode og kvalitetssikring Den praktiske gjennomføringen I gjennomførelsen av denne forvaltningsrevisjonen har vi brukt dokumentanalyse og intervju. Vi har kartlagt og gjennomgått rutiner og reglement som omhandler temaet for prosjektet. Vi har gjennomgått kommunens tertialrapportering i 2012 og første tertialrapport i 2013. Vi har også sett på kommunens årsbudsjett for 2012 og 2013. Vi har intervjuet 10 av 11 enhetsledere i kommunen. Vi har gjennomført semistrukturerte intervju, for å ha mulighet til å sammenligne svar, men samtidig ha en viss fleksibilitet om hvilke temaer som tas opp. Vi har hatt løpende kontakt med økonomisjefen under arbeidet med prosjektet. Undersøkelsen har hatt fokus på budsjett, budsjettregulering og økonomirapportering i 2012 og første tertial i 2013. Pålitelighet og relevans Forvaltningsrevisjonsprosjekter skal gjennomføres på en måte som sikrer at informasjonen i rapporten er relevant og pålitelig. Pålitelighet handler om at innsamling av data skal skje så nøyaktig som mulig og at en skal kunne få samme resultat dersom undersøkelsen gjøres på nytt. Det er skrevet referat fra alle intervjuer som er godkjent av intervjuobjektene. De øvrige fremstillingene av fakta i rapporten er verifisert av kommunen i forbindelse med høringsprosessen. Gyldighet (relevans) handler om at en undersøker de forholdene som problemstillingene skal avklare. Vi mener at det forhold som vi har undersøkt er relevante i forhold til problemstillingene for prosjektet. Kvalitetssikring RSK 001 krever at forvaltningsrevisjon skal kvalitetssikres. Kvalitetssikring skal sikre at undersøkelsen og rapporten har nødvendig faglig og metodisk kvalitet. Videre skal det sikres at det er konsistens mellom bestilling, problemstillinger, revisjonskriterier, data, vurderinger og konklusjoner. Telemark kommunerevisjon IKS har utarbeidet et system for kvalitetskontroll, som er i samsvar med den internasjonale standarden for kvalitetskontroll ISQC 1 Kvalitetskontroll for revisjonsfirmaer som utfører revisjon og begrenset revisjon av regnskaper samt andre Telemark kommunerevisjon IKS 21
attestasjonsoppdrag og beslektede tjenester. Denne forvaltningsrevisjonen er kvalitetssikret i samsvar med vårt kvalitetskontrollsystem og i samsvar med kravene i RSK 001. Telemark kommunerevisjon IKS 22