Programstyret for VRI Dato: Tirsdag 28.novemer kl 10:00 15:00 Sted: Møterom Frisch, Forskningsrådet Til stede: Medlemmer: Styreleder Gunn Marit Helgesen Hovedtillitsvalgt Roy Lund Professor Staffan Laestadius Seniorrådgiver Rune Jørgensen Direktør Jan Olli Direktør Birgit Abelsen Direktør Jorunn Gislefoss Administrasjonen: Programkoordinator Anja Gjærum Seniorrådgiver Philip Lorentzen Avdelingsdirektør Kristi Agerup Divisjonsdirektør Anne Kjersti Fahlvik Rådgiver Idun Alhajjam (referent) Sak 47 05/12 Godkjenning av sakslisten Vedtak: Programstyret godkjenner den framlagte sakslisten for møte 5/12 den 28.november 2012. Sak 48 05/12 Godkjenning av referat Vedtak: Programstyret godkjenner det framlagte referatet fra møte 4/12 den 25.oktober 2012. Sak 49 05/12 Habilitet Birgit Abelsen er skjønnsmessig inhabil i sak 51, etter anbefaling fra Forskningsrådet. Hun var med i de innledende fasene i saken, men ikke i konkluderingen. Vedtak: Birgit Abelsen er skjønnsmessig inhabil i sak 51. Sak 50 05/12 Presentasjon av Midtveisevalueringen av VRI Ved Harald Furre, Oxford Research AS Oxford Research la frem sine funn og anbefalinger for programstyret under møtet. De konkluderer i evalueringen «Alle skal med!?» på et helt overordnet nivå at: 1
Midtveisevalueringen av VRI konkluderer med at VRI er på vei mot å nå sine mål. Særlig har programmet gitt viktige bidrag for å utvikle det regionale forsknings- og innovasjonssystemet. Evaluator foreslår likevel viktige justeringer av programmet, blant annet etablering av sluttmål samt å skille mellom samhandlings- og innovasjonsforskningsprosjektene. Tittelen henspeiler på at alle skal med i samhandlingsprosjektene, mens evaluator er kritisk til at alle skal drive innovasjonsforsking. VRI-sekretariatet kjenner seg igjen i evaluators beskrivelser av VRIprogrammet og vil gi honnør for det systematiske og grundige arbeidet som ligger bak evaluators beskrivelser og anbefalinger. Dette er helt avgjørende gitt VRI-programmets kompleksitet. Sekretariatet mener at rapporten påpeker nødvendige områder for forbedringer, særlig i tilknytning til den innovasjonsfaglige forskningen. Anbefalingene har vært svært nyttige i arbeidet med ny programplan (sak 51 05/12). Vedtak: Programstyret tar saken til orientering. Sak 51 05/12 Utkast til programplan for VRI3 Orientering ved programkoordinator Anja Gjærum Arbeidet med høringsutkastet til programplanen har vært en lang og grundig prosess der vi både har fått innspill fra regionene, fått informasjon fra Oxford Research underveis i deres evalueringsprosess og diskutert internt i Forskningsrådet. Gjennom hele prosessen har vi lagt vekt på at vi ikke skal endre for endringenes skyld og at det har en verdi å beholde hovedtrekkene i et tiårig program. Samtidig er kontinuerlig utvikling viktig i et eksperimenterende program som VRI, og man bør derfor stille spørsmål ved de grunnleggende forutsetningene i programmet med jevne mellomrom, slik vi har gjort gjennom evalueringen. Programstyret diskuterte utkast til høringsversjon av programplanen. I forhold til programplanen for VRI 2 er det større foreslått endringer på noen områder, mens andre områder er beholdt som de var eller bare noe endret. Kort oppsummert er det foreslått mindre/ingen endringer på følgende områder: Målsetninger, målgrupper og roller - Målgrupper og roller er i all vesentlighet beholdt slik det var. VRI i offentlig sektor - Som tidligere kan regionene bruke strukturene og virkemidlene i VRI i eget arbeid med offentlig sektor, så lenge dette finansieres særskilt. Felles utfordringer - De tre felles utfordringene som ble definert i VRI 2; internasjonalisering, mangfold og læring, kommunikasjon og formidling foreslås videreført. 2
Det foreslås endringer på følgende områder Sluttmål for VRI - regionene skal utarbeide klare sluttmål om hvilke strukturer og strategier som skal stå igjen etter tre perioder med VRI. Nye hovedvirkemidler i VRI: Analyse og EU-VRI - Analyse foreslås som del av samhandlingsprosjektene i VRI-3, som en egen kunnskaps- og analysekomponent. EU-VRI har vært en pilot i 2012 og virkemiddelet foreslås tatt inn i VRI 3. Samhandlingsprosjektene i VRI-3 - Gjennom en utvidet og dialogbasert søknadsprosess kan regionene kvalifisere seg til å motta en grunnfinansiering, som skal være et tilstrekkelig budsjett til å gjennomføre et samhandlingsprosjekt. For å gi ytterligere incentiver til regionene i deres arbeid med søknadene så vil de søknadene som mottar tilstrekkelig høy score i første søknadsvurdering bli med å konkurrere om en tilleggsfinansiering. Tilleggsprosjekter skal beskrives som ytterligere aktiviteter/prosjekter som regionen ønsker å sette i gang. Forskerprosjektene i VRI-3 det foreslås at den direkte én-til-én koblingen mellom samhandlingsprosjekter og forskerprosjekter brytes. Alle VRI-regioner skal ha et samhandlingsprosjekt, men det er ikke nødvendig at alle VRI-regioner har hvert sitt forskerprosjekt. I stedet foreslås det større forskerprosjekter på tvers av regionene. o Organisering - Innovasjonsforskningen i VRI-3 foreslås samlet i færre og større innovasjonsfaglige forskerprosjekter. Dette er viktig for å unngå duplisering av forskningstema og sørge for kritisk masse i størrelsen på forskerprosjektene. o Tematisk innretning - temaene vil bli drøftet med programstyret på møte 1 og 2/2013 Vedtak: Programstyret ber sekretariatet ta med innspillene framkommet i møtet i sluttføringen av høringsutkast til programplan for VRI 3. Sak 52 05/12 Handlingsplan for VRI 2013 Orientering ved programkoordinator Anja Gjærum VRI-sekretariatet er godt i gang med å planlegge arbeidet for 2013, og programstyret bes om å godkjenne hovedtrekkene i sekretariatets arbeidsplan. Under vises overskrifter med noen hovedpunkter for året 2013: Designe og redesigne programmet Ferdigstille programplan for VRI 3 Ferdigstille utlysning og plan for kvalifisering til VRI 3 Søknadsvurdering og behandling Sekretariatet foreslår at det gjennomføres tre utlysninger i 2013. 1. Utlysning av ekstra tildeling fra KRD I statsbudsjettet for 2013 fikk VRI 4 MNOK i økt bevilgning fra KRD. Sekretariatet arbeider med konkretiseringen av hvordan disse midlene 3
skal benyttes, men inkludert disse midlene er det rom i budsjettet for utlysning av midler til synteseprosjekt(er) for å bringe sammen forskning fra ulike VRI-regioner innen samme tema og øke spesielt den vitenskapelige publiseringen fra denne og økning i tildelingen til forskerskolen NORSI. 2. Utlysning av midler til samhandlingsprosjekter VRI 3 starter i 2014 og det må lyses ut midler til samhandlingsprosjekter. Sekretariatet foreslår at midler lyses ut i april, når programplanen er endelig godkjent av divisjonsstyret for innovasjon 11.april, med frist 4.september. 3. Utlysning av midler til innovasjonsforskningsprosjekter Det skal også være innovasjonsforskning i VRI 3 og denne må lyses ut i en egen utlysning. Sekretariatet foreslår at utlysningen kommer sammen med utlysningen av samhandlingsprosjektene i april, men med frist 16.oktober slik at man kan ta hensyn til hva slags fokus det legges opp til i de ulike samhandlingsprosjektene. Administrasjon Programstyrearbeid, egen sak, se sak 54 Økonomi og budsjett Rapportering Internarbeid sekretariatet VRI-håndboken og bedriftsmidlene Oppfølging av prosjektene Dialog for kvalitetssikring av regional aktivitet Høringsrunden på revidert programplan og bistand til utvikling av søknader for VRI 3 blir sentralt, i tillegg til generell oppfølging. Læring, kompetanseheving og erfaringsutveksling Sekretariatet har ikke ferdigstilt plan for læringsarenaer i 2013, men legger opp til å samkjøre læringsarenaene nærmere med Regionale forskningsfond. Kommunikasjon Kommunikasjon Ekstern kontakt Departementskontakt Analyse av programmets effekter Virkemiddelutvikling Relasjoner til andre virkemidler og program Internt samarbeid i Forskningsrådet Samarbeid med Arena og NCE 4
Vedtak: Programstyret godkjenner de framlagte hovedtrekkene i handlingsplanen for 2013. Sak 53 5/12 Budsjett 2013 Statsbudsjett, administrasjonsbudsjett og langtidsbudsjett Orientering ved programkoordinator Anja Gjærum 1. Statsbudsjettet for 2013 Overføringene for VRI over statsbudsjettet blir for 2013 slik: KD (3,0 mill. kroner i generelle departementsmidler og 3,0 mill. kroner fra øvrige budsjettposter), NHD (19,2 mill. kroner), KRD (43,0 mill. kroner til VRI og 1,2 mill til regional representant i Finnmark) og LMD (2 mill. kroner). Det vil si en total budsjettramme på 71,4 mill. kroner, forutsatt at dette ikke endres i budsjettbehandlingen i Stortinget. 2. Forslag til administrasjonsbudsjett for 2013 Av det totale budsjett på 74,4 millioner kroner er det satt av kr. 52, 7 mill. til prosjekter i VRI2 for 2013. Midler til læring, kommunikasjon, administrasjon, refusjoner og felleskostnader i innovasjonsdivisjonen er satt til kr 8,3 mill. VRI vil i 2013 går med et overskudd som vil tas inn i utlysningen av midler til VRI 3. Vedtak: Programstyret godkjenner det framlagte administrasjonsbudsjettet og tar ellers informasjonen til orientering. Sak 54 05/12 Årshjul for programstyret Orientering ved programkoordinator Sekretariatene for VRI og RFF foreslår fem møter i 2013. De foreslåtte datoene og temaene for programstyremøter er satt opp i henhold til handlingsplanen for VRI (sak 52) og RFF for 2013. Vedtak: Programstyret vedtar det foreslåtte årshjulet og vil avholde programstyremøter følgende datoer i 2013: Møte 1: 10.januar 2013 kl 11, Gardermoen - et dialogmøte med de regionale styringsgruppelederne om evalueringen og programplanen for VRI 3 Møte 2: 12.mars kl.10 i Forskningsrådet Møte 3: 14.juni (telefonmøte) Møte 4: 24.oktober kl 11, Gardermoen Møte 5: 12.desember kl.10 i Forskningsrådet 5
Sak 55 05/12 Status for RFF Orientering ved avdelingsdirektør Kristi Agerup Programstyret har ansvaret for RFF 15 % -potten, og utviklingen i RFF er viktig for Forskningsrådets regionale arbeid generelt. Programstyret presenteres i denne saken for status og problemstillinger som er sentrale i Forskningsrådets arbeid med RFF per nå. 15%-potten I styrelederforum på Gardermoen 31. oktober, ble følgende vedtak vedrørende 15%-potten gjort: Styrelederne besluttet at spørsmål om prinsipp og gjennomføring av arbeidet med 15% potten skal fattes som flertallsvedtak, men at det skal søkes konsensus der dette er mulig. Vedtaket ble fattet mot 1 stemme (Oslofjordfondet). Styrelederne sluttet seg bare delvis til prinsippene slik disse er fremmet i notatet. Styrelederne slutter seg til notatet med følgende endring: - Egenandelen skal ikke være obligatorisk, men kan besluttes ved tildeling mellom deltakende fondsstyrer innenfor valgte tema. - Egenandel kan være i fast sum eller i prosent av fondets tilførte midler Styrelederne besluttet at ordningen skal evalueres. Evalueringen skal gjennomføres ett år etter at det er tildelt midler fra utlysninger gjennomført etter den besluttete modellen. Kriterier for evalueringen skal drøftes på neste styreledermøte. Med bakgrunn i vedtaket ble det oversendt brev til KD fra styrelederne14.november med følgende budskap: 15% potten ønskes fordel gjennom programsatsinger som fondsstyrene beslutter i fellesskap. Satsingsområder besluttes av fondsstyrene i dialog med Forskningsrådet. Egenandel skal ikke være obligatorisk, men kan besluttes ved tildeling mellom deltakende fondsstyrer innenfor valgte tema. Egenandel kan være i fast sum eller i prosent av fondets tilførte midler. Forskningskvalitet skal ivaretas på lik linje som ordinære prosjekter. Det gjennomføres en evaluering av ordningen ett år etter at det er tildelt midler fra utlysninger etter denne modellen. Fondene vil ivareta ordningen selv, men i en tett dialog med administrasjonen i Forskningsrådet. Saken har vært diskutert internt hos oss og skal til behandling i Hovedstyret 13. desember. Administrasjonens innstilling vil være at vi støtter fondsstyrene i deres innspill til KD. Brev fra Forskningsrådet oversendes KD når Hovedstyresaken er klar. 6
Søknadsvurdering høsten 2012 RFF har tre utlysningsfrister høsten 2012: 5.09, 17.10 og 28.11. Ved fristene 05.09 og 17.10 kom det inn til sammen 222 søknader. Av disse var 127 forprosjekter og 95 hovedprosjekter. For fristen i november forventes det at vi vil motta ca 70 søknader. Dette betyr at vi havner på omtrent samme nivå totalt i 2012 som i 2011. Vi er nå i full gang med søknadsvurderingen av hovedprosjektene. 15 panelmøter der fageksperter vurderer søknader avholdes i perioden 13. november til 3. desember. I tillegg er det et lite antall forskerprosjekter som sendes ut til fageksperter for individuell vurdering. Vi har lovet regionene at søknadsbehandlingen hos oss skal være ferdig innen 14. desember. Søknadene som kommer inn 28. november behandles i januar/februar. Avtale mellom forskningsrådet og Vertsfylkeskommunene I henhold til retningslinjer for Regionale forskningsfond fastsatt av KD 23.10.2009 skal det foreligge en avtale mellom Vertsfylkeskommunene og Norges forskningsråd vedrørende partenes samarbeidsområder og forpliktelser. Forslaget til en slik avtale er utarbeidet i samarbeid mellom de 7 regionale fondenes sekretariatsledere og de regionale avdelingene i Forskningsrådet. Det skal inngås en avtale mellom hvert av de 7 vertsfylkeskommunene og Forskningsrådet. Forslaget som legges fram for Innovasjonsdivisjonens ledermøte (IDL) 26. november er en mal for avtale. Etter behandling i IDL sendes avtalene ut til Vertsfylkeskommunene. Forhandlinger med den enkelte vertsfylkeskommune kan resultere i små justeringer. Forslaget til avtale er vedlagt. Vedtak: Programstyret tar saken til orientering. Sak 56 05/12 Styrets egenevaluering av styrearbeidet i 2012 Ved programkoordinator Anja Gjærum Programstyret hadde som en av konklusjonene på styreseminaret avholdt høsten 2011 at man ønsket å evaluere styrearbeidet ved utgangen av hvert kalenderår. Det har i 2012 vært store utskiftinger i styret. Vedtak: Styret anbefaler at egenevalueringen forskyves ca. et halvt år siden det er mange nye personer i styret. Sak 57 05/12 Orienteringssaker Orientering ved programkoordinator Anja Gjærum Det ble på møtet orientert muntlig om følgende saker: 57.1 Prosjektledersamlingen 31.oktober hos Forskningsrådet. The Performance Group ledet en vellykket samling for prosjektlederne om måloppnåelse, teamlederrollen og 7
hvordan jobbe effektivt i team. Erfaringsutveksling mellom prosjektlederne om måloppnåelse. VRI-sekretariatet orienterte om midtveisevalueringen og veien mot VRI3. 57.2 Storsamlingen 5.-6.desember i Fredrikstad. Mer enn 150 påmeldte, og det er stor interesse rundt parallellsesjonen Offentlig sektor. 57.3 Endringer i sekretariatet. Christian Hemmestad Bjerke blir administrativ leder for SFIen på Simula og slutter i Forskningsrådet 31.januar. VRI-sekretariatet blir en person mindre inntil Anne Katrine Norman er tilbake i september. Vedtak: Programstyret tar sakene til orientering Sak 58 05/12 Eventuelt Ingen andre saker ble meldt på møtet... Gunn Marit Helgesen Programstyreleder Anja Gjærum Programkoordinator 8