Styremøte 12-2016/2018 - Protokoll onsdag 22. november 2017 kl 1800 på Idrettens Hus Innkalles: Rune Huseby, Trude Tansø, Arne Svardal, Inger-Johanne Warholm, Per-Eivind Johansen, Merete Danielsen, Stein Olaf Olsen Fra adm: Lisbeth Danielsen Meldt forfall: Inger-Johanne Warholm, Arne Svardal, Merete Danielsen Saker Sak 105/16-18: Regionaliseringssprosessen status og framdrift Sak 106/16-18: Høring Enklere idrettslag Sak 107/16-18: Idrettsgalla 2018 ny behandling av deltakelse Sak 108/16-18: Vestfold idrettsgalla evaluering 2017 og eierskap 2018 Sak 109/16-18: Idrettskretstinget 2018 utvidelse til todagers? Sak 110/16-18: NIF omorganisering og nedbemanning Sak 111/16-18: Resultatregnskap og balanse per 30.9.2017 - komplett Sak 112/16-18: Inkluderingsprisen for 2017 - nominering Sak 113/16-18: Orienteringssaker Sak 114/16-18: Eventuelt Sak 105/16-18: Regjonaliseringsprosessen status og framdrift Det er avholdet møte med Vestfold fylkeskommune ved ordfører Rune Hogsnes og rådgiver på Idrett Bård Andresen. Vi presenterte vårt mandat og hva vi ønsker fra Vestfold fylkeskommune. Det ble enighet om å gjensidig holde hverandre orientert om prosessen, og sørge for at det informeres om vedtak og frister som har betydning. Til daglig sørger Bård Andresen for å holde idrettskretsen orientert om fylkenes prosess, mens Lisbeth orienterer fylket om idrettskretsenes prosess. Vestfold har invitert Telemark til oppstartsmøte for prosessen. Det har vi mottatt avslag på med begrunnelse i at Telemark ønsker å avvente «hva som skjer med Buskerud» etter at det er meldt inn et Dokument 8-forslag for Stortinget. Det forventes at det blir votert over 30. november. Per-Eivind og Lisbeth har snakket med styreleder i Telemark, og synliggjort vårt standpunkt til utsettelsen. Utsendt innbydelse vedlegges saken vedlegg 1. NIFs «Veileder regionaliseringprosesser i norsk idrett» sier at den felles styringsgruppen skal minimum bestå av leder, nestleder og organiasjonssjef fra hver av kretsene. Oppstartsmøtet skal avklare hvor mange fra hver krets som møter i styringsgruppa. Veilederen vedlegges saken vedlegg 2. Vi avventer vedtak i Dokument 8-forslaget på Stortinget 30. november, og sender deretter en ny innbydelse til oppstartsmøte. Vestfold møter i oppstartsmøtet med leder, nestleder og org.sjef. NORGES IDRETTSFORBUND OG OLYMPISKE OG PARALYMPISKE KOMITÉ Vestfold idrettskrets Postadresse: Postboks 1225 3205 Sandefjord Besøksadresse: Idrettens Hus Stadionvien 5 3214 Sandefjord Tlf.: +47 33 01 42 20 E-post: vestfold@idrettsforbundet.no www.idrettsforbundet.no/vestfold Org.nr.: 971 542 519
Sak 106/16-18: Høring «Enklere idrettslag» Idrettstinget i 2015 vedtok å utrede og prøve ut enklere tilknytningsformer i løpet av tingperioden 2015 2019. Det er iverksatt utredning av to prosjekter: o Direkte medlemskap i særforbund og o Enklere idrettslag Høringen vi har mottatt omhandler «Enklere idrettslag». Høringsfristen er 1. desember 2017 Høringsnotatet inkludert lovnorm for enklere idrettslag er vedlagt vedlegg 3. Det planlegges et prøveprosjekt som skal vare ut tingperioden, og Idrettstinget i 2019 må ta stilling til om dette skal være en permanent ordning. Vi bes om å vudere følgende - Skal det være tak på antall medlemmer for å delta i prosjektet (forslag på 150) - Skal det være et minimum antall medlemmer (forslag på to medlemmer på minimum 15 år) - Skal det vare tak på omsetning for å delta i prosjektet (forslag på kr. 300 000) - Minimumskrav om antall styremedlemmer (forslag 1 leder og 1 vara) - Årsmøte hvert år eller annet hvert år (forslag på hvert år) - Skal prøveordningen kun gjelde for nye lag som søker om medlemskap, eller kan eksisterende idrettslag bytte til denne ordningen? - Har vi andre forslag til minimumskrav? Begrunnelse må oppgis. Vestfold idrettskrets mener følgende må gjelde for prøveprosjektet «Enklere idrettslag»: - Idrettslaget kan ha maks 50 medlemmer. - Idrettslaget må ha minimum 3 medlemmer. - Maks omsetning for deltakelse i prøveprosjektet skal være på kr. 150 000 - Idrettslag som er med i prøveprosjektet har ikke rett til lokale aktivitetsmidler, eller utstyrsmidler, men kan søke på vare- og tjenestemoms, noe som forutsetter at de har lagt fram et regnskap for årsmøtet. - Idrettslagets lovnorm endres på følgende punkter: o 2, 3. avsnitt: Bytte ut Inngåelse med Innmelding o 3, Punkt 3 under Årsmøtet ledes av styrets leder og skal: Ordet «eventuelt» fjernes foran regnskap. Fotnoten ivaretar hvor enkelt et regnskap kan legges fram for godkjenning på årsmøtet. Det vil være dumt å legge til rette for at det kan oppstå tvil om at regnskapet skal legges fram for godkjenning av årsmøtet. Hvis det er et eksisterende idrettslag med tilbud om samme idrett i nærheten, bør de heller melde seg inn der enn å opprette et «enklere idrettslag». Vestfold idrettskrets er ellers positiv til å legge så få føringer som mulig for å reelt få prøvet ut hvilke konsekvenser dette vil få slik at det er mulig å få et godt vurderingsgrunnlag foran Idrettstinget 2019. Side 2 av 6
Sak 107/16-18: Idrettsgallaen 2018 ny behandling av deltakelse Det er i tidligere styremøte vedtatt at på Idrettsgallaen i 2018 på Hamar inviteres styret og ansatte med følge til å delta. Som følge av den forestående regionaliseringsprosessen og behovet for å holde en aktiv kontakt med fylkeskommunen, tas denne saken opp til ny behandling. Styret i Vestfold idrettskrets inviterer idrettskretsens ansatte og inntil fem personer fra Vestfold fylkeskommune. Innbydelsen sendes til fylkesordfører Rune Hogsnes. Vestfold idrettskrets dekker idrettsgalla og opphold for tre personer fra fylket. Sak 108/16-18: Vestfold Idrettsgalla evaluering 2017 og eierskap 2018 Vår lokale idrettsgalla ble avviklet lørdag 28. oktober i Oseberg Kulturhus i Tønsberg. Det er avholdt evalueringsmøte i etterkant med idrettsrådene, samt prosjektleder i tillegg til idrettskretsen til stede. Evalueringsdokumentet vedlegges Vedlegg 4. Følgende hovedpunkter er fastsatt per nå: Tid og sted for neste idrettsgalla: Lørdag 3. november på Oseberg Kulturhus (alternativt om det blir ledig 27. oktober) Det lages tydelige krieterier for juryens arbeid Lisbeth Danielsen og Pål Hansen lager et forslag som høres hos Taran Abrahamsen i Tønsberg og Ann-Kristin Aanstad i Larvik før den presenteres på første møte etter nyttår. Det lages et strukturert nomieringsskjema som innehar alle praktiske opplysninger om den som nomieres, samt merittene. Idrettsrådene får ansvar for å ta imot påmelding fra idrettslagene og det offentlige i egen kommune. Juryen ledes av en person pekt ut av Vestfold idrettskrets Juryens medlemmer settes sammen av personer pekt ut av hvert idrettsråd fra hver av de nye sammenslåtte kommunene 6 stk Det lages en kommunikasjonsplan for når og hvor Idrettsgallaen presenteres og framdriften av jobben fram mot selve gallaen, slik at Idrettsgallaen blir mer kjent. Torsdag 23. november skal det avholdes et møte med Tønsberg idrettsråd ved Taran Abrahamsen, og prosjektleder Nick Sandberg. Møtets hensikt er å overføre eierskapet til gallaen fra Tønsberg til Vestfold idrettskrets, samt avklare prosjektleders rolle og oppgave for neste års galla. Styret tar evalueringen til orientering. Lisbeth får mandat til å inngå samtale med Nick Sandberg om et samarbeid om prosjektledelsen for 2018. Lisbeth betaler ut idrettskretsens og Vestfold toppidretts bidrag på til sammen kr. 40 000 for idrettsgallaen til Tønsberg IR. Side 3 av 6
Sak 109/16-18: Idrettskretstinget 2018 utvidelse til todagers? Det er booket tid på Brunstad fredag 20. og lørdag 21. april. Vi går inn i en tid med regionalisering, og tenker at det er nyttig å samles for å snakke med idrettslagene, idrettsrådene og særkretsene/- regionene. Per-Eivind har vært i kontakt med Tom Tvedt og spurt om han har lyst og anledning til å komme til oss i forbindelse med idrettskretstinget. Han har respondert positivt på det. Hvis vi tar den samlingen i tilknytning til idrettskretstinget, kan vi oppnå flere ting samtidig. - Vi kommer i kontakt med idretten i fylket og kan høre hva som er viktig for dem i forbindelse med regionaliseringen. - Vi får vist fram Brunstad, og hva det inneholder, både til idretten og Tom Tvedt, som kan være med på å sørge for at Idrettsgallaen kan arrangeres i Vestfold. - Ikke minst kan vi få flere deltakere på idrettskretstinget. Vestfold idrettskrets arrangerer idrettskretstinget 21. april, og legger i tillegg opp til en dialogsamling i forbindelse med idrettskretstinget. Hele samlingen avholdes fra 20.-21. april og utgjør rammen rundt idrettskretstinget. Vestfold idrettskrets dekker opphold for delegatene. Idrettspresident Tom Tvedt inviteres til å delta begge dager, eller én av dagene. Sak 110/16-18: NIF omorganisering og nedbemanning På styrelederforum og administrativt fellesmøte 8. og 9. november møtte Per-Eivind (8. november) og Lisbeth (begge dager). Idrettsforbundets generalsekretær, Karen Kvalevåg er tydelig på at med bakgrunn i de signaler som er gitt fra Kulturdepartementet ved ministeren, er det nødvendig å redusere kostnader. Det skal tas i forbindelse med en omorganisering av administrasjonen. Det er i etterkant av styrelederforum spurt om idrettskretsene vil få mindre i tilskudd enn i 2017. Det har vi ikke fått et helt entydig svar på, men det er sagt i møte mellom org.sjefene og generalsekretæren at vi ikke må budsjettere med større tilskudd enn det vi fikk i 2017. Det er planlagt en nedbemanning med 15 årsverk, uavhengig av om Kulturdepartementet reduserer tildelingen til Post 1 i forhold til 2017-tildelingen, eller ikke. Denne nedbemanningen skal tas blant de forbunds-ansatte på Ullevål og i Drammen. Idrettskretsene er anmodet om at hvis det blir ledige stillinger i kretsene, må det meldes inn slik at det evetuelt kan bemannes av de overtallige på forbundskontoret. Tas til orientering Side 4 av 6
Sak 111/16-18: Resultatregnskap og balanse per 30.9.2017 - komplett IRK har nå fått ferdigregistrert per 30. september. Resultateregnskap, balanse og avdelingsrapport vedlegges. Regnskapet viser et underskudd på kr. 29 878,- Etter avtale med revisor, vil kontrollkomiteen bli innkalt for gjennomgang av status per 30.9. - Resultatregnskapet per sept2017-detaljert vedlegg 5 - Balansen per sept2017-detaljert vedlegg 6 - Avdelingsregnskap per sept2017 vedlegg 7 Regnskapet tas til orientering. Sak 112/16-18: Inkluderingsprisen for 2017 - nominering NIF har sendt ut Utlysning av Inkluderingsprisen for 2017 vedlegg 8. Prisen er et virkemiddel for å øke statusen til og sette fokus på det gode arbeidet som blir gjort på feltet idrett for mennesker med funksjonsnedsettelse. Idrettskretser og særforbund inviteres til å nominere. Frist for å nominere er 1. desember. Vestfold idrettskrets nominerer Borre IF Allsport til Inkluderingsprisen for 2017. Lisbeth sender inn nominasjonen med begrunnelse. Sak 113/16-18: Orienteringssaker - Saksbehandlerseminar, 19.-20. oktober i Oslo Lisbeth Danielsen deltok - Lov- og organisasjonsseminar, 20.-21. oktober i Oslo Per-Eivind Johansen og Lisbeth Danielsen deltok. - Prosjektgruppemøte Reviderings av Regional plan for folkehelse, 26. oktober i Tønsberg Lisbeth Danielsen deltok. - Nøtterøy Allianse IF 100 år, 26. oktober i Nøtterøy Kulturhus Trude Tansø representerte. - Vestfold toppidrett møter OLT Sørøst for samtale om mulige samarbedisområder, 6. november på Idrettens Hus i Sandefjord Rune Huseby, Jan Christiansen og Lisbeth Danielsen deltok. - StyrelederForum, 8. november på Ullevål Per-Eivind Johansen og Lisbeth Danielsen deltok. - Org.sjefmøte og Felles administrativt forum, 9. november på Ullevål Lisbeth Danielsen deltok - Dialogkonferanse om framtidig utvikling i Vestfold, 9. november i Tønsberg Per-Eivind Johansen deltok. - Ressursgruppemøte OLT Sørøst, 17. november i Skien Fritidspark Lisbeth Danielsen deltok. - Samarbeidsmøte med VFK 21. november i Sandefjord. Lisbeth Danielsen deltok. Tas til orientering. Side 5 av 6
Sak 114/16-18: Eventuelt Orientering om OL-søknad 2026 Geir Berge Nordtveit har bedt om å få komme til oss og orientere om Telemark idrettskrets OL-søknad for 2026. Geir Berge Nordtveit inviteres til vårt styremøte 17. januar. Møteplan 2018 Forslag til møteplan fram mot tinget - 17. januar kl. 1800-28. februar kl. 1800-12. mars kl. 1800-4. april kl. 1800 Møteplan fram mot idrettskretstinget blir - 17. januar kl. 1800 Vi tar bilde av styret hele styret må møte. - 28. februar kl. 1800-12. mars kl. 1800 Underskriving av regnskap og kun årsmøte som sak - 4. april kl. 1800-21. april - Idrettskretstinget Første møte etter idrettskretstinget blir - 23. mai kl. 1800 Årsmøte i Idrettens Studieforbund Årsmøtet ble avholdt etter styremøtet. Egen protokoll er laget for dette. Neste møte er onsdag 13. desember kl. 1800 Med vennlig hilsen Vestfold idrettskrets Rune Huseby Styreleder Lisbeth Danielsen Konstituert organisasjonssjef Side 6 av 6