Til seksjonseierne i Boligsameiet Spinnerikroken 7-9-11 Velkommen til sameiermøte onsdag 1. mars 2017 kl. 18.00 I Trykkeriveien 4 Sellebakk (Glassteam s lokaler) Innkallingen inneholder sameiets årsberetning og regnskap for 2016. Styret håper du leser gjennom heftet og viser din interesse for sameiet ved å møte opp på sameiermøtet. Dette er en god anledning til å delta i diskusjonen og velge det styret som skal forvalte Boligsameiet Spinnerikroken 7-9-11 det kommende året. Hvem kan delta på sameiermøtet? Alle sameiere har rett til å delta i sameiermøte med forslags-, tale-, og stemmerett. For boligseksjoner har også sameierens ektefelle, samboer eller et annet medlem av sameierens husstand rett til å være tilstede og til å uttale seg. Det kan avgis kun en stemme pr. seksjon. Sameieren har rett til å møte ved fullmektig. Registreringsblanketten leveres i utfylt stand ved inngangen.
2 Boligsameiet. Spinnerikroken 7-9-11 Innkalling til sameiermøte Ordinært sameiermøte i Boligsameiet Spinnerikroken 7-9-11 avholdes onsdag 1. mars 2017 kl. 18.00 i Trykkeriveien 4 Sellebakk (Glassteam s lokaler). Til behandling foreligger: 1. KONSTITUERING A) Valg av møteleder B) Godkjenning av de stemmeberettigede C) Valg av en til å føre protokoll og minst en seksjonseier som protokollvitne D) Godkjenning av møteinnkallingen 2. ÅRSBERETNING FOR 2016 3. ÅRSREGNSKAP FOR 2016 Styret foreslår overføring av årets resultat til egenkapital 4. GODTGJØRELSE TIL STYRET 5. INNKOMNE FORSLAG A) Montering av automatiske døråpnere på bygg 7 og 9 forslagsstiller Hennie Lund Innkomne forslag er tatt inn som egne vedlegg. 6. VALG AV TILLITSVALGTE A) Valg av styreleder for 2 år B) Valg av 2 styremedlem for 2 år C) Valg av 1 styremedlem for 1 år D) Valg av 2 varamedlemmer for 1 år E) Valg av valgkomité F) Valg av andre utvalg/komiteer Fredrikstad, 3.2.2017 Styret i Boligsameiet Spinnerikroken 7-9-11 Svein Mathisen Sissel Knutsen Hagen Egil Hunn
3 Boligsameiet. Spinnerikroken 7-9-11 ÅRSBERETNING FOR 2016 Tillitsvalgte Siden forrige ordinære sameiermøte har sameiets tillitsvalgte vært: Styret Leder Svein Mathisen (2015-2017) Spinnerikroken 9 Styremedlem Sissel Knutsen Hagen (2016-2017) Lunteveien 31 A Styremedlem Egil Hunn (2016-2018) Spinnerikroken 11 Styremedlem Frank Viggo Torgersen (fratrådt sept2016) Spinnerikroken 7 Varamedlem Solveig Irene Pedersen Spinnerikroken 11 Varamedlem Ole Otto Sehested Spinnerikroken 9 Valgkomiteen Roger Arntzen Spinnerikroken 11 Morten Robert Haakonsen Spinnerikroken 11 Erna Simensen Spinnerikroken 9 På sameiermøte 2016 ble Frank Viggo Torgersen valgt inn som nytt styremedlem for 2 år. Frank Viggo Torgersen trakk seg som styremedlem sommer 2016. Iflg vedtektene til sameiet skal styret bestå av styreleder og minst 2 høyst 6 andre medlemmer med to varamedlemmer. Styret besluttet derfor å ikke gå til valg på et nytt styremedlem da Frank Viggo Torgersen trakk seg. Styrets medlemmer består i dag av 3 menn og 1 kvinne. Sameiet sørger for at det ikke forekommer forskjellsbehandling på grunn av kjønn ved valg og ansettelser. Generelle opplysninger om Boligsameiet Spinnerikroken 7-9-11 Sameiet består av 51 seksjoner. Boligsameiet Spinnerikroken 7-9-11 er registrert i Foretaksregisteret i Brønnøysund med organisasjonsnummer 996962997, og ligger i FREDRIKSTAD kommune med følgende adresse: Spinnerikroken 7 9-11 Eiendommen har følgende gårds- og bruksnummer : 303-1332 Med eierseksjon forstås sameieandel i bebygd eiendom med tilknyttet enerett til bruk av bolig eller annen bruksenhet i eiendommen. Sameiet driver ikke med forsknings- og utviklingsaktiviteter. Sameiet følger arbeidsmiljølovens bestemmelser og tilstreber et godt arbeidsmiljø. Styret er ikke kjent med at det ytre miljø forurenses i vesentlig grad. Boligsameiet Spinnerikroken 7-9-11 har ingen ansatte.
4 Boligsameiet. Spinnerikroken 7-9-11 Forretningsførsel og revisjon Forretningsførselen er utført av OBOS i henhold til kontrakt. Autorisert regnskapsfører (oppdragsansvarlig) er Egil Havre, regnskapssjef i OBOS. Sameiets revisor er PWC Østfold.
5 Boligsameiet. Spinnerikroken 7-9-11 Styrets arbeid Det er avholdt 6 styremøter i perioden. Det er gitt støtte til sommerfest. Det er fremforhandlet vesentlig rimeligere forsikringer. Det er ryddet opp og kostnadsført en fordring fra 2011 på kr 35.000. Det er gjennomført dugnad for maling av garasjen innvendig Carporter med ståldragere og utvendige boder er malt. Lekkasjen i garasjeanlegget er stoppet. Styret i Spinnerikroken 7-9-11
6 Boligsameiet. Spinnerikroken 7-9-11 KOMMENTARER TIL ÅRSREGNSKAPET FOR 2016 Styret mener at årsregnskapet gir et rettvisende bilde av sameiets eiendeler og gjeld, finansielle stilling og resultat. Informasjon om sameiets forventede økonomiske utvikling er omtalt i årsberetningens punkt om budsjett for 2017. Forutsetningen om fortsatt drift er til stede, og årsregnskapet for 2016 er satt opp under denne forutsetning. Inntekter Driftsinntekter i 2016 var til sammen kr 2.154.735,- og i tråd med budsjettet. Kostnader Driftskostnadene i 2016 var til sammen kr 1.964.210,-. Dette er kr 47.232,- lavere enn budsjettert og skyldes i hovedsak reforhandlet forsikringsavtale samt at energi ble vesentlig lavere enn budsjettert. Resultat Årets resultat på kr 196.149,- fremkommer i resultatregnskapet og foreslås overført til egenkapital. Kommentarer til sameiets arbeidskapital pr. 31.12.2016. Arbeidskapitalen fremkommer i balansen ved å trekke kortsiktig gjeld fra omløpsmidler og viser sameiets likviditet. Arbeidskapitalen pr. 31.12.2016 var kr 1.106.163,-. Neste års budsjett er nærmere omtalt under avsnittet Kommentarer til budsjett for 2017. For øvrig vises det til de enkelte tallene i resultatregnskapet, balansen og notene. Styret er ikke kjent med hendelser etter 31.12.2016 som påvirker regnskapet i vesentlig grad.
7 Boligsameiet. Spinnerikroken 7-9-11 KOMMENTARER TIL BUDSJETT FOR 2017 Til orientering for sameiermøtet legger styret fram budsjettet for 2017. Tallene er vist i kolonnen til høyre i resultatregnskapet. Drift og vedlikehold I posten drift og vedlikehold er det beregnet kr 100.000 til større vedlikehold som omfatter bla beising. I tillegg er det budsjettert med ordinære reparasjons- og vedlikeholdskostnader til kr. 420.500,-. Kommunale avgifter Kommunale avgifter er budsjettert med en økning på 9 % mens eiendomsskatten er uendret. Energikostnader Energikostnader har historisk sett vært variable og vanskelig å anslå. Det er lagt til grunn en liten økning sammenliknet med budsjettatt for 2016. Forsikring Styret har fremforhandlet ny avtale med OBOS Forsikring og budsjettet for 2016 er satt til kr. 80.000,-. Innskuddsrente i OBOS-banken (pr. 1.1.2017) Driftskonto 0,15 % p.a Sparekonto 0,65 % p.a Forretningsførerhonorar Forretningshonoraret er budsjettert med en økning på 3,6 %. I budsjettet har styret tatt hensyn til ovennevnte, samt øvrige prisendringer knyttet til produkter og tjenester sameiet kjøper. Dette danner grunnlaget for foreløpig fastsettelse av felleskostnader for 2017. Budsjettet er basert på uendrede felleskostnader for året 2017. For øvrig vises til de enkelte tallene i budsjettet. Fredrikstad, 3.2.2017 Styret i Boligsameiet Spinnerikroken 7-9-11 Svein Mathisen /s/ Sissel Knutsen Hagen /s/ Egil Hunn /s/ Frank Viggo Torgersen (egenfratreden 2016)
11 Boligsameiet. Spinnerikroken 7-9-11 RESULTATREGNSKAP DRIFTSINNTEKTER: Regnskap Regnskap Budsjett Budsjett Note 2016 2015 2016 2017 Innkrevde felleskostnader 2 2 154 672 2 094 696 2 154 000 2 155 000 Andre inntekter 3 63 0 0 0 SUM DRIFTSINNTEKTER 2 154 735 2 094 696 2 154 000 2 155 000 DRIFTSKOSTNADER: Personalkostnader 4-8 742-8 460-8 742-11 280 Styrehonorar 5-62 000-60 000-62 000-80 000 Revisjonshonorar 6-4 018-6 446-7 000-4 200 Forretningsførerhonorar -84 988-82 733-85 000-88 000 Konsulenthonorar 0-2 360-15 000-10 000 Drift og vedlikehold 7-485 009-364 316-451 500-520 500 Forsikringer -78 671-106 829-114 000-80 000 Kommunale avgifter -302 974-308 090-320 000-329 000 Energi/fyring 8-409 880-361 350-440 000-435 000 Kabel-/TV-anlegg -242 811-279 656-250 000-240 000 Andre driftskostnader 9-285 116-224 494-258 200-254 900 SUM DRIFTSKOSTNADER -1 964 210-1 804 734-2 011 442-2 052 880 DRIFTSRESULTAT 190 525 289 962 142 558 102 120 FINANSINNTEKTER/-KOSTNADER: Finansinntekter 10 5 898 7 319 2 500 7 500 Finanskostnader 11-274 0 0 0 RES. FINANSINNT./-KOSTNADER 5 624 7 319 2 500 7 500 ÅRSRESULTAT 196 149 297 281 145 058 109 620 Overføringer: Til opptjent egenkapital 196 149 297 281
12 Boligsameiet. Spinnerikroken 7-9-11 BALANSE EIENDELER Note 2016 2015 OMLØPSMIDLER Restanser på felleskostnader 2 623 48 804 Kortsiktige fordringer 12 117 581 56 562 Driftskonto OBOS-banken 486 306 251 349 Sparekonto OBOS-banken 726 680 721 478 SUM OMLØPSMIDLER 1 333 189 1 078 192 SUM EIENDELER 1 333 189 1 078 192 EGENKAPITAL OG GJELD EGENKAPITAL Opptjent egenkapital 1 106 163 910 014 SUM EGENKAPITAL 1 106 163 910 014 GJELD KORTSIKTIG GJELD Forskuddsbetalte felleskostnader 46 976 29 983 Leverandørgjeld 179 735 137 555 Annen kortsiktig gjeld 13 315 640 SUM KORTSIKTIG GJELD 227 026 168 178 SUM EGENKAPITAL OG GJELD 1 333 189 1 078 192 Pantstillelse 0 0 Garantiansvar 0 0 Fredrikstad, 3.2.2017 Styret i boligsameiet Spinnerikroken 7-9-11 Svein Mathisen /s/ Sissel Knutsen Hagen /s/ Egil Hunn /s/ Frank Viggo Torgersen (egenfratreden 2016)
.... 13 Boligsameiet. Spinnerikroken 7-9-11 NOTE: 1 REGNSKAPSPRINSIPPER Årsregnskapet er satt opp i samsvar med regnskapslovens bestemmelser og god regnskapsskikk for små foretak. INNTEKTER Felleskostnadene inntektsføres månedlig. HOVEDREGEL FOR KLASSIFISERING OG VURDERING AV EIENDELER OG GJELD Omløpsmidler og kortsiktig gjeld omfatter poster som forfaller til betaling innen ett år. Øvrige poster er klassifisert som anleggsmidler/langsiktig gjeld. Omløpsmidler vurderes til anskaffelseskost. Kortsiktig gjeld balanseføres til nominelt beløp på etableringstidspunktet. Anleggsmidler vurderes til anskaffelseskost, men nedskrives til virkelig verdi dersom verdifallet ikke forventes å være forbigående. Langsiktig gjeld balanseføres til nominelt beløp på etableringstidspunktet. Andre varige driftsmidler balanseføres og avskrives lineært over driftsmidlenes økonomiske levetid. FORDRINGER Kundefordringer og andre fordringer er oppført i balansen til pålydende etter fradrag for avsetning til forventet tap. Avsetning til tap gjøres på grunnlag av individuelle vurderinger av de enkelte fordringene. SKATTETREKKSKONTO Selskapet har egen separat skattetrekkskonto i OBOS-banken. Innskuddet tilhører myndighetene og kan ikke disponeres fritt. NOTE: 2 INNKREVDE FELLESKOSTNADER Felleskostnader - Innvendig gass/filterskifte 59 976 Gass 174 156 Kommunale avgifter 346 248 Felleskostnader 1 061 220 Fjernvarme 504 312 Strøm bod 8 760 SUM INNKREVDE FELLESKOSTNADER 2 154 672 NOTE: 3 ANDRE INNTEKTER Korrigeringer på reskontro 63 SUM ANDRE INNTEKTER 63
14 Boligsameiet. Spinnerikroken 7-9-11 NOTE: 4 PERSONALKOSTNADER Arbeidsgiveravgift -8 742 SUM PERSONALKOSTNADER -8 742 Det har verken vært ansatte eller lønnsutbetalinger i selskapet gjennom året. Selskapet er derav ikke pliktig til å ha tjenestepensjonsordning etter lov om obligatorisk tjenestepensjon. Arbeidsgiveravgiften knytter seg til styrehonoraret. NOTE: 5 STYREHONORAR Honorar til styret gjelder for perioden 2015/2016, og er på kr 62 000 NOTE: 6 REVISJONSHONORAR Revisjonshonoraret er i sin helhet knyttet til revisjon og beløper seg til kr 4 018 NOTE: 7 DRIFT OG VEDLIKEHOLD Maling av garasjer -40 000 SUM STØRRE BYGNINGSMESSIGE VEDLIKEHOLD -40 000 Drift/vedlikehold bygninger -22 457 Drift/vedlikehold elektro -30 389 Drift/vedlikehold utvendig anlegg -16 490 Drift/vedlikehold heisanlegg -84 808 Drift/vedlikehold fyringsanlegg -185 345 Drift/vedlikehold brannsikring -15 592 Drift/vedlikehold ventilasjonsanlegg -26 900 Drift/vedlikehold garasjeanlegg -15 530 Gassteknisk kontroll -30 360 Filterutskiftning -17 138 SUM DRIFT OG VEDLIKEHOLD -485 009 NOTE: 8 ENERGI/FYRING Elektrisk energi -38 749 Fjernvarme -371 132 SUM ENERGI / FYRING -409 880
15 Boligsameiet. Spinnerikroken 7-9-11 NOTE: 9 ANDRE DRIFTSKOSTNADER Vaktmestertjenester -209 523 Renhold ved firmaer -4 888 Matteleie, HMS, Her-bor-vi -25 937 Trykksaker -1 058 Porto -3 026 Bankgebyr -2 513 Velferdskostnader -3 147 Konstaterte tap -35 026 SUM ANDRE DRIFTSKOSTNADER -285 116 NOTE: 10 FINANSINNTEKTER Renter av driftskonto i OBOS-banken 410 Renter av sparekonto i OBOS-banken 5 202 Renter av for sent innbetalte felleskostnader 286 SUM FINANSINNTEKTER 5 898 NOTE: 11 FINANSKOSTNADER Andre rentekostnader -274 SUM FINANSKOSTNADER -274 NOTE: 12 KORTSIKTIGE FORDRINGER Andre forskuddsbetalte kostnader (blir kostnadsført i 2017) 117 581 SUM KORTSIKTIGE FORDRINGER 117 581 NOTE: 13 ANNEN KORTSIKTIG GJELD Purregebyr -315 SUM ANNEN KORTSIKTIG GJELD -315
16 Boligsameiet. Spinnerikroken 7-9-11 4. GODTGJØRELSER TIL STYRET STYREHONORAR Sameiermøtet skal vedta honorar til styret for perioden fra ordinært årsmøte i 2016 frem til årsmøtet i 2017. Styrehonorar betales etterskuddsvis. Det er sameiermøtet som avgjør størrelsen på styrehonoraret. I budsjettet er det satt av kr. 80.000,- til styrehonorar for perioden, men dette beløpet er kun ment som et foreløpig forslag 5. INNKOMNE FORSLAG A. MONTERING AV AUTOMATISKE DØRÅPNERE PÅ BYGG 7 OG 9 forslagsstiller Hennie Lund Forslagsstiller ønsker at det monteres automatiske døråpnere på Bygg 7 og 9. Dette er allerede montert på Bygg 11. Styret har innhentet en budsjettpris for disse 2 dørene og det beløper seg til ca. kr. 30.000,-. STYRETS INNSTILLING: Styret er positiv til forslaget og beløpet hentes fra diverse posten i budsjettet.
3689 Boligse. Spinnerikroken 7-9-11 VALGKOMITEEN INNSTILLER FØLGENDE PERSONER A. Som leder foreslås: Navn: Svein Mathisen Adresse: Spinnerikroken 9, 1632 Gamle Fredrikstad e-postadresse: smath@online.no B. Styremedlemmer som ikke er på valg: Navn: Egil Johannes Hunn Adresse: Spinnerikroken 11 1632 Gamle Fredrikstad e-postadresse: egilhun@online.no C. Som styremedlemmer foreslås: Navn: Ole Otto Sehested Navn: Solveig Pedersen Navn: Sissel K. Hagen Adresse: Spinnerikroken 9, 1632 Gamle Fredrikstad e-postadresse: ole.sehested@prokon.no Adresse: Spinnerikroken 11, 1632 Gamle Fredrikstad e-postadresse: bjoergep@online.no Adresse: Spinnerikroken 11, 1632 Gamle Fredrikstad e-postadresse: boe-hage@online.no D. Som varamedlemmer foreslås: Navn: Toril Rostad Navn: Sven Johansson Adresse: Spinnerikroken 9, 1632 Gamle Fredrikstad e-postadresse: toril@famrostad.no Adresse: Spinnerikroken 11, 1632 Gamle Fredrikstad e-postadresse:
E. Som valgkomité foreslås: Navn: Eva Forsberg Navn: Jan-Erik Knutsen Navn: Anne Lise Kristiansen Adresse: Spinnerikroken 7, 1632 Gamle Fredrikstad e-postadresse: st-fors@online.no Adresse: Spinnerikroken 7, 1632 Gamle Fredrikstad e-postadresse: jan-erik.knutsen@live.no Adresse: Spinnerikroken 11, 1632 Gamle Fredrikstad e-postadresse:
19 Boligsameiet. Spinnerikroken 7-9-11 Orientering om sameiets drift Retningslinjer for styrearbeid Styret har vedtatt retningslinjer for styrearbeid som klargjør de krav som stilles til de tillitsvalgte. Retningslinjene omhandler styreansvar knyttet til forvaltning av økonomiske verdier, habilitet, taushetsplikt, honorering og håndtering av utbetalinger. Forsikring Sameiets eiendommer er forsikret i OBOS Skadeforsikring AS med polisenummer 13083. Forsikringen dekker bygningene og fellesareal. Forsikringen dekker også veggfast utstyr, bygningsmessige tilleggsinnretninger og forbedringer i den enkelte bolig. Oppstår det skade i leiligheten, skal seksjonseier sørge for å begrense skadeomfanget mest mulig og prøve å kartlegge årsaken til skaden. Skaden meldes til forsikringsavdelingen i OBOS på telefon 02333, eller e-post forsikring@obos.no. Forsikringsavdelingen melder skaden til forsikringsselskapet, bestiller om ønskelig håndverker for reparasjon og sørger for at kostnader knyttet til skaden blir refundert eller betalt av forsikringsselskapet. Selv om sameiets forsikring brukes, kan seksjonseier belastes hele eller deler av egenandelen dersom forholdet ligger innenfor seksjonseiers ansvar. Den enkelte seksjonseier må selv sørge for å ha hjemforsikring som dekker innbo og løsøre. Brannsikringsutstyr I følge forskrift om brannforebygging skal alle boliger ha minst én godkjent røykvarsler i hver etasje, samt manuelt slokkeutstyr i form av pulverapparat eller brannslange. Det er sameiets ansvar å anskaffe og montere utstyret, mens det er seksjonseiers ansvar å sørge for tilsyn og kontrollere at utstyret er i orden. Dersom utstyret er defekt, meldes dette til styret. HMS Helse, miljø og sikkerhet Internkontroll innebærer at sameiet er pålagt å vurdere risiko, planlegge, organisere, utføre, vedlikeholde og dokumentere forhold knyttet til helse, miljø og sikkerhet. Styret ivaretar internkontrollen av blant annet brannvern, felles elektrisk anlegg og lekeplassutstyr. Har sameiet ansatte må det også oppfylle kravene i arbeidsmiljøloven om vern av arbeidstakernes helse og sikkerhet. Ved innkjøp av tjenester og ved dugnad er det spesielle rutiner som sikrer forsvarlig HMS. Kabel TV Sameiet benytter Canal Digital som leverandør Energimerking Ved salg eller utleie av boliger skal det utarbeides en energiattest. På www.energimerking.no kan seksjonseieren utarbeide energiattest for sin bolig.
20 Boligsameiet. Spinnerikroken 7-9-11 Større vedlikehold og rehabilitering 2016 Maling garasje Fuging og Maling AS kr. 40.000,- 2014-2014 Sykkelskur Byggmester Håkon Hansen AS satte opp nytt sykkelskur - pris ca. kr. 150.000,- 2013-2013 Belysning gangsti Leverandør Installatøren AS - Pris ca 26.000,-.