Statusrapport pa arkiv/lager situasjonen prosjektet januar 2017.

Statusrapport pa arkiv/lager situasjonen prosjektet januar 2017. Prosjektet gikk ut på å sortere, registrere og pakke arkivmateriale som var verdt å ta vare på. Planen var å overføre det eldste til Riksarkivet, og rydde i det NJ skulle beholde i egne lokaler. Det ble også lagt vekt på en sikker makulering av materiale som ikke skulle tas vare på. Møbler og arkivskap som vi ikke lenger hadde bruk for skulle avhendes, tilbys ansatte, Fretex eller kastes. Arkivmaterialet var lagret i fjernlager i Hausmansgate 6, der vi disponerer 44 kvm og i 3 forskjellige rom i 2. etg i Torggata 5, på til sammen ca. 70 kvm. Materialet inneholdt 25 arkivskap, 2 låste safer, 40-50 kartonger med mer eller mindre systematiserte dokumenter. I tillegg til NJs materiale, hadde også OJ betydelige mengder, og vi hadde arkiv for Pressefotografenes Klubb og SKUP. Jeg bestemte meg for å starte med det eldste materialet i Hausmansgaten parallelt med at jeg så på medlemsregistrene i 2. etg. i Torggata. Låste safer med verdifullt innhold Det var spennende for mange hva to låste safer kunne inneholde. Ved kontakt med Låshuset fikk vi tak i en skapåpner, som ved hjelp av bor, dirk og brekkjern åpnet begge. Den ene safen var tom, de andre inneholdt protokoller og skrifter fra Oslo Journalistklubbs spede start til langt ut på 90 tallet. Noe var datert før 1890. Safene ble åpnet av Jack Skaftenes tel 905 61 154 på vegne av Låshuset Materialet er registrert og delvis pakket for Riksarkivet. Noe er i NJs safe i Torggata. Fjernlageret i Hausmansgate Som nevnt ble to safer åpnet i Hausmansgaten og materialet registrert. Alt papirmateriale er gjennomgått og 4 lastebillass er kjørt til forbrenning. I tillegg til safene, 14 arkivskap og en del møbler. Arkivverdifullt materiale er pakket i 55 av riksarkivets bokser og registrert. Boksen er pakket i kartonger og er oversendt Torggata for lagring sammen med det som er pakket der. Boksene inneholder både NJs og OJs materiale. Restopplag av NJs jubileumsbok og OJs 2 bøker er lagret i Hausmansgaten. Pressefotografenes klubb - arkiv PK har sitt arkiv i Hausmannsgate. Styret har gått gjennom materialet og kastet ganske mye. Resten er systematisert, pakket og merket. PK arbeider med å få overlevert en del til Nasjonalbiblioteket. Per Anders Rosenkvist, (951 12 356 perand@online.no) har fått låne nøkkel til lokalene. Jeg foreslår at vi ikke flytter PKs arkiv til Torggata, i og med at vi har bestemt at vi skal beholde lokalet inntil videre. Godkjent av Torbjørn Brenna

Bildet til venstre viser Hausmansgaten før opprydding. Til høyre de 12 kartongene med 55 bokser klare for å sendes til Riksarkivet. Bilden under viser de to safene vi hadde

Ett av de første lastebillassene som gikk til forbrenning fra Hausmannsgaten. Det ble 5 lass derfra. Gamle medlemsregister i Torggata I arkivet i Torggata har jeg startet med en spørreundersøkelse i staben om arkivet med søknadsskjemaer, ansettelsesbevis og bilder beregnet på pressekort brukes. Det var nokså entydig svar, disse dataene brukes ikke. Spørsmålene som ble stilt var følgende: Søknadsskjemaene for opptak i NJ er lagret i permer ordnet alfabetisk i arkivet i 2. etg. Detter utgjorde ca 10 hyllemeter Det gamle medlemsregisteret var på kardex- ark med originale skap, skuffer og kort som dannet grunnlaget for registreringen av medlemmene i NJs første datasystem i 1984. Ved siden av personlige opplysninger ligger det også ved bilder på mange av medlemmene. Bilder til pressekortene er også lagret etter skanning og er arkivert i 3 arkivskap i enden av møterommet i 2. etg. En hadde sett på dette 2 ganger, en mente at mye var skannet og en mente at vi også hadde papirer på døde medlemmer. Riksarkivet har sagt NEI til å ta imot personalarkivene. Mitt forslag om å makulere alt dette materialet ble lagt fra for ledergruppa, og det ble besluttet å makulere dette. Alt ble kjørt til forbrenning.

Bilder som viser medlemsarkivene Hyllene til venstre inneholder søkndasskjemaer lagt inn alfebetisk. Kardex-skuffene på bildet til høre er medlemmenes kort med personlige data, og kontingentregnskap. Se bildene under. Bildet til venstre inneholder «grunnkortene» som dannet grunnlagene for utstedelse av pressekortene.

Saksarkivet i Torggata i 2. etg. I Torggata ble det bestemt at alt gammelt arkivmateriale som omhandlet tariff og journalistavtalene, skulle bevares intakt. For dette materialet er det en arkivnøkkel, men denne eksisterer kun som et papirdokument, og har ikke henvisning til bedrifter og personer, kun sakstyper. Vi ble enige om at vi ikke skulle lage et register for dette, den som vil hente noe der må selv lete seg gjennom mappene. Det øvrige materialet ble gjennomgått, sortert og pakket for overlevering til Riksarkivet. Her tok vi også med OJs gamle materiale, Seniorklubbens materiale og Frilansklubbens materiale. I alt 145 kassetter til Riksarkivet. Sakarkivet fra med saksmapper fra 1993 er ikke gjennomgått. Dette er samlet i arkivrommet 404 (ved siden av August Ringvolds kontor). Materialet er registrert med saksnummer i NJs elektroniske sakarkiv, men dokumentene er ikke digitalisert. Også originaler av dokumenter som er digitalisert ligger i dette arkivet. Protokoller NJs og OJs styreprotokoller og forhandlingsprotokoller er lagret i Torggata i 4. etg. De eldste i safen. Disse er av interesse for Bente Sabels arbeid med tariffarkivet, og for OJs planer om jubileum. Når NJ internt er klare, må vi bestemme hvor mye som skal overleveres og hvor mye som skal beholdes i NJ. Etter avtale med Bente Sabel og Aslaug Watten ble det bestemt at protokollene ikke skal overføres nå. Datamateriell I det gamle datasystemet ble alle data kopiert på tape kassetter hver natt, og vi tok vare på både måneds- og års-kassetter. Alle disse kassettene ble kjørt til sikker makulering. Vi hadde 156 tape-kassetter som ble destruert. Vi sendte også gamle maskiner og disker til destruksjon hos flere, men Alternativ Data var nok det beste. Der betalte vi for destruksjon dersom ikke enkelte maskiner og deler kunne benyttes om igjen. Vi lastet denne gangen opp 2 pallecontainere, en for sikker destruksjon og en for vanlig destruksjon som el-materiell. Det resterende data-utstyret lagres i 2. etg til en får avklart hva som trengs til avviklingen av landsmøtet.

Status I og med at det er bestemt at vi skal beholde lageret i Hausmansgate inntil videre, og at det ikke legges opp til noen endringer i Torggata før evt. kontrakten går ut foreslår jeg: Pressefotografenes arkiv forblir i Hausmansgaten, men bes ses på hva som kan leveres videre til Riksarkivet. Riksarkiv -kassettene (145) og 12 kartonger fra Hausmansgate i Torggata står i hyllene i påvente av overlevering til Riksarkivet 6. februar. Bilder til Riksarkivet pakkes og klargjøres. Protokoller beholdes i NJ (Bente har bedt om at vi ikke flytter disse før hun er ferdig) Excell-ark med registre over hva som er registrert og pakket er klargjort og lagt i www.njintra.no og saksarkivet. Sluttrapport overlevert og arkivert. Etter avtale med Torbjørn Brenna skal jeg sørge for overlevering til Riksarkivet, og ta hånd om «gammelt» datautstyr etter Landsmøtet.

Hvor er NJs gamle arkivmateriale? Tariffarkiv Det er opprettet et eget tariffarkiv. Dette er gjennomgått og strukturert av Bente Sabel og befinner i arkivrom nr. 447 i 4. etg. i Torggata 5 Fra 1970 til 1993: Alle saker som er arkivert som saker som omhandler Journalistavtalen, det gamle arkivsystemets nøkkel 300 er samlet i arkivskap i 2. etg. i Torggata 5. Materialet er ikke gjennomgått. På saksnumrene 314.5 er det egen skuff på OJs samling i tillegg til NJs arkiver. Etter 1993 Saksdokumentene er samlet i mapper i arkivrom 404 i 4.etg i Torggata 5. Saken er registrert i NJs saksbehandlingssystem, men alle dokumentene er ikke digitalisert. Originale protokoller som er digitalisert, er lagret i papirkopi i dette rommet. Etter hvert ble alle saker og dokumenter digitalisert og lagret i NJs datasystemer. Riksarkivet - arkivportalen I Riksarkivets seksjon for privatarkiv PA 837 Norsk Journalistlag er det arkivert materiale fra 1930. Det er lite materiale fra tiden før 1945, forståelig nok siden NJ ikke ble stiftet før 1946. Men noe finnes, også i arkiv for Norsk Presseforbund. Oslo Journalistklubb OJ er registrert som egen enhet fra 1900 i RA/PA-0852. Her finnes en god del materiale. OJs gamle protokoller er delvis lagret i NJ. Nyere materiale fra 1990 med streikene er levert Riksarkivet. Gamle medlemsprotokoller og regnskapsbøker Noe ligger i rom 447, og noe er samlet i arkivskap i lageret 2. etg. Oversikter Oversikter over det som er pakket og oversendt Riksarkivet finnes i et eget regneark. Dette ligger i saksarkivet. Regnearket ligger også i www.njintra.no Restopplag bøker Restopplag av NJs jubileumsbok,fra Fjærpenn til Internett, og OJs jubileumsbøker OJ, OJ og OJ i 100 ligger i Hausmansgaten. Materiale fra APFs gamle arkiver er levert Arbeiderbevegelsens Arkiv Tore Sjølie, Januar 2017

Protokoller i arkivskap i 2.etg Medlemsprotokoll fra 1894 til 1943 Medlemsprotokoll fra 1924-1935 Begravelseskasse fra 1929-1930 Medlemskontingent protokoll 1945-1947 OJ revisjonsprotokoll fra 1932-1982 Innholdsfortegnelse for NJs lager 1951-1957 Ojs regnskapsprotokoll 1898-1914 Ojs regnskapsprotokoll 1914 1923 OJ medlemskonto 1921-1923 OJ medlemskonto 1923 1931 OJ kassabok 1923-1934 Kringsjåprosjektene 1953-1955 Journalistenes hvilehjem 1915 Annonseprotokoll Journalisten 1980 Annonseprotokoll Journalisten 1983 Hoovedbok Journalisten 1982 OJ Kassebok 1923-1927 OJ Kassebok 1941-1947 OJ Kassebok 1947-1949 OJ Kassebok 1949-19452 OJ kontingent 1948-1949 OJ kontingent 1950-1951 OJ kontingent 1952-1953 NJ medlemsprotokoll 1948-1953 NP medlemsprotokoll 1934-1945 NP medlemsprotokoll 1946-1950 NP medlemsprotokoll 1951-1956 NP medlemsprotokoll 1957-1962 Pressens gravferdskasse 1956-1979

C:\Users\tore\Dropbox\NJ arkivprosjekt\statusrapport på arkiv januar 2017.docx