KONKURRANSEGRUNNLAG Konkurranse med forhandling Anskaffelse av elektronisk HMS-håndbok og avviksbehandlingssystem Konkurransegrunnlag Revidert 4.5.2015 1 av 10
INNHOLDSFORTEGNELSE 1 OM ANSKAFFELSEN... 4 1.1 Oppdragsgiver... 4 1.2 Anskaffelsens innhold... 4 1.3 Anskaffelsens omfang... 4 1.4 Oppdragsgivers kontaktperson... 4 1.5 Kontrakt... 4 2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN... 4 2.1 Generelle regler og prosedyre... 4 2.2 Tilbudsfrist... 5 2.3 Fremdrift i konkurransen... 5 2.4 Levering av tilbud... 5 2.5 Krav til tilbud... 5 2.6 Veiledning til utfylling av SSA-K bilag... 6 2.7 Tilbudsåpning... 6 2.8 Vedståelsesfrist... 6 2.9 Deltilbud... 6 2.10 Bruk av underleverandører... 6 2.11 Behandling av tilbud... 6 2.12 Forbehold i tilbudet... 6 2.13 Tilleggsopplysninger... 7 3 KVALIFIKASJONSKRAV... 7 3.1 Obligatoriske dokumentasjonskrav... 7 3.1.1 Norske leverandører... 7 3.1.2 Utenlandske leverandører... 7 3.2 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling... 7 3.3 Leverandørens økonomiske og finansielle stilling... 7 3.4 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner... 8 3.5 Erklæring og dokumentasjon fra underleverandører / samarbeidspartnere... 8 4 TILDELINGSKRITERIER... 8 4.1 Pris... 9 4.2 Opplevd brukervennlighet... 9 4.3 Tilbudt Tjenesteavtale (SLA)... 9 5 GJENNOMFØRING AV EVENTUELLE FORHANDLINGER... 9 Konkurransegrunnlag Revidert 4.5.2015 2 av 10
6 AVSLUTNING AV KONKURRANSEN... 9 7 VEDLEGG... 10 Konkurransegrunnlag Revidert 4.5.2015 3 av 10
1 OM ANSKAFFELSEN 1.1 Oppdragsgiver Akershus fylkeskommune (AFK), heretter kalt oppdragsgiver, er et regionalt folkevalgt organ og en sentral regional utviklingsaktør med ansvar for viktige samfunnsoppgaver som videregående opplæring, samferdsel, planlegging, miljø, næringsutvikling, kultur, tannhelse og folkehelse. Oppdragsgivers HR-avdeling vil ha hovedansvaret for å administrere systemet og avtalen. 1.2 Anskaffelsens innhold Oppdragsgiver ønsker tilbud på avtale for levering av elektronisk HMS-håndbok og avviksbehandlingssystem. Avtale skal inngås med 1 tilbyder som kan levere ovennevnte system i henhold til kravspesifikasjonen, se SSA-K bilag 1. 1.3 Anskaffelsens omfang Anskaffelsens verdi er estimert til ca. kr 450.000 550.000 eksl. mva. over en 4 års periode. Avtalen gjelder fra 1.3.2016 1.3.2018. Oppdragsgiver kan forlenge avtalen til likelydende vilkår for ett år av gangen i maksimalt 2 år. Etter 1.3.2020 vil avtalen være løpende med gjensidig oppsigelsestid på 6 mnd. 1.4 Oppdragsgivers kontaktperson Navn : Brian Mariampillai E-postadresse : brian.mariampillai@afk.no Eventuelle spørsmål skal rettes til kontaktpersonen per e-post. Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver enn nevnte kontaktperson. 1.5 Kontrakt Avtaleforholdet vil bli regulert av vedlagte kontraktsbestemmelser. 2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN 2.1 Generelle regler og prosedyre Konkurransen gjennomføres i henhold til lov av 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser og forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006 nr. 402 del I og II, samt de bestemmelser som framgår av dette konkurransegrunnlaget. Konkurransen gjennomføres som konkurranse med forhandling. Ved denne prosedyreformen kan alle interesserte leverandører levere tilbud. Forhandlinger er Oppdragsgiver forbeholder seg retten til ikke å forhandle med tilbyderne, dersom dette vurderes formålsløst. Vi oppfordrer derfor leverandørene til å inngi sitt beste tilbud første gang. Konkurransegrunnlag Revidert 4.5.2015 4 av 10
Se punkt 5 om gjennomføring av eventuelle forhandlinger. 2.2 Tilbudsfrist Tilbudet skal leveres innen klokken 10.00, 7. oktober 2015. Tilbud som ikke er kommet oppdragsgiver i hende innen tilbudsfristen, vil bli avvist. Tilbyder har risikoen for forsinkelser i postgangen og lignende. 2.3 Fremdrift i konkurransen Det er planlagt følgende fremdriftsplan for konkurransen: Uke 37: Kunngjøring av konkurranse Uke 41: Tilbudsfrist Uke 41/42: Eventuelle forhandlinger Uke 42/43: Utsending av melding om valg av leverandør Uke 46: Signerings- oppstartsmøte 2.4 Levering av tilbud Tilbudet skal leveres innpakket i lukket og nøytral forsendelse merket: Anskaffelse av elektronisk HMS-håndbok" Leveringsadresse: Schweigaardsgate 4, hovedresepsjonen plan 2, 0185 Oslo. 2.5 Krav til tilbud Tilbudet og dets tilhørende dokumenter skal være skrevet på norsk. Tilbudet skal ikke stiftes, limes eller bindes inn på en måte som vanskeliggjør kopiering. Tilbudet skal leveres i ringperm (A4 format), og ha følgende kronologisk rekkefølge: Dokumentasjon Signert tilbudsbrev. Tilbudsbrevet skal signeres av noen med fullmakt. Attest for skatt og merverdiavgift jf. punkt 3.1 Dokumentasjon på leverandørens organisatoriske og juridiske stilling jf. punkt 3.2 Dokumentasjon på leverandørens finansielle og økonomiske stilling jf. punkt 3.3 Dokumentasjon på leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner jf. punkt 3.4 Utfylt SSA-K bilag. Se punk 2.6. Skilleark Tilbudet skal leveres i to eksemplar på papir og ett på minnepinne. Ved motstrid mellom papir- og elektronisk versjon, har papirversjonen forrang. Den elektroniske versjonen av tilbudet skal, i tillegg til det ovenfor nevnte, inneholde en sladdet utgave av tilbudet. For hjelp til sladdearbeidet, se vedlegg 4 "Veiledning sladding". Sladdet tilbud skal inneholde sladdet utgave av alle dokumenter inngitt i tilbudet, eksempelvis tilbudsbrev og attester. Konkurransegrunnlag Revidert 4.5.2015 5 av 10
2.6 Veiledning til utfylling av SSA-K bilag Bilag Veiledning 1 Kundens kravspesifikasjon Bilaget inneholder beskrivelse av anskaffelsens formål samt oppdragsgivers krav/behov. 2 Leverandørens løsningsspesifikasjon I dette bilaget fyller tilbyder ut sin besvarelse av oppdragsgivers kravspesifikasjon. Tilbyder skal i dette bilaget beskrive sin leveranse med utgangspunkt i oppdragsgivers fastsatte krav. Tilbyder skal også besvare tildelingskriteriet "Opplevd brukervennlighet" (utfyllende beskrivelse av B-krav). 3 Kundens tekniske plattform Bilaget skal fylles ut av tilbyderen. Eksisterende innhold består av oppdragsgivers opplysninger og krav, og relevante punkter fra veiledningen til bilagene, utformet av standardavtalens utgiver (Difi). Endelig innhold vil bli utarbeidet før avtalesignering. 4 Prosjekt- og fremdriftsplan Fremdriftsplanen fylles ut av leverandør og oppdragsgiver i felleskap etter kontraktsignering. 6 Administrative bestemmelser Tilbyder skal i dette bilaget opplyse om hvem som vil være bemyndiget representant for selskapet. 7 Samlet pris og prisbestemmelser Tilbyder skal i dette bilaget fylle ut delsummer, timepris og totalsum. Inngitte totalsum danner grunnlaget for vurderingen av tildelingskriteriet "Pris" 8 Endringer i den generelle avtaleteksten Inneholder en endringstabell som er utfylt av oppdragsgiver. 9 Endringer i ytelsen etter avtaleinngåelsen. Inneholder en endringstabell. Ikke aktuelt å fylle ut før avtaleinngåelse. 2.7 Tilbudsåpning Åpning av tilbudene vil finne sted i AFKs lokaler klokken 12.00, 7. oktober 2015. Tilbyderne har ikke anledning til å være tilstede. 2.8 Vedståelsesfrist Tilbyderen skal vedstå seg sitt tilbud til 7. januar 2016. 2.9 Deltilbud Det er ikke adgang til å gi deltilbud 2.10 Bruk av underleverandører Det er tillatt å bruke underleverandører. 2.11 Behandling av tilbud Tilbud vil ikke bli returnert til tilbyderne. 2.12 Forbehold i tilbudet Forbehold som ikke medfører avvisning, vil bli skjønnsmessig priset av oppdragsgiver. Konkurransegrunnlag Revidert 4.5.2015 6 av 10
2.13 Tilleggsopplysninger Henvendelse om tilleggsopplysninger sendes konkurransens kontaktperson på e-post, merket Anskaffelse av elektronisk HMS-håndbok" i e-postens emnefelt. Vi ber om at eventuelle henvendelser sendes før klokken 10, 30. september. 2015. Spørsmål og svar vil bli formidlet til konkurransedeltakerne i anonymisert form. 3 Kvalifikasjonskrav Oppdragsgiver stiller nedenfor nevnte kvalifikasjonskrav til tilbyder. Dokumentasjon innleveres som en del av tilbudet. Vurdering av om kravene er oppfylt, vil bli vurdert på grunnlag av de dokumenter som fremlegges. Tilbyder som ikke oppfyller konkurransens kvalifikasjonskrav vil bli avvist. 3.1 Obligatoriske dokumentasjonskrav 3.1.1 Norske leverandører Norske leverandører skal fremlegge følgende dokumenter: Dokument: Dokumentets dato: Attest for skatt og merverdiavgift* Ikke eldre enn 6 måneder i forhold til tilbudsfrist. *Fom. oktober 2014 gjelder en felles skatteattest for skatt og merverdiavgift. Denne bestilles i Altinn. 3.1.2 Utenlandske leverandører Utenlandske leverandører må fremlegge tilsvarende attester fra sine land som dokumenter at bedriften har ordnede skatte- og avgiftsforhold. Dersom myndighetene i det aktuelle landet ikke utsteder slike attester, må leverandør fremlegge en erklæring som bekrefter at alle skatter/avgifter er betalt. Erklæringen må være signert av økonomiansvarlig. 3.2 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Kvalifikasjonskrav: Dokumentasjon: Leverandøren skal være registrert i Dokumentasjon som viser at leverandøren er faglige register, handelsregister eller registrert i faglige register, handelsregister eller foretaksregister, for eksempel annet foretaksregister som foreskrevet i Foretaksregisteret i Brønnøysund. lovgivningen i den stat hvor leverandøren er etablert, for eksempel Foretaksregisteret i Brønnøysund. 3.3 Leverandørens økonomiske og finansielle stilling Kvalifikasjonskrav: Dokumentasjon: Leverandøren skal ha den finansielle og Utdrag fra foretakets årsregnskap for 2014 og økonomiske kapasitet som oppdraget revisors revisjonsberetning. Dersom dette ikke er krever. ferdigstilt skal det vedlegges foretakets årsregnskap for 2013 og revisors revisjonsberetning. Konkurransegrunnlag Revidert 4.5.2015 7 av 10
Foretak som ikke kan oppfylle kravet til utdrag av årsregnskap, kan alternativt fremlegge forretningsplan med overordnet plan for finansiering. Ved vurderingen av leverandørens finansielle og økonomiske stilling innhenter oppdragsgiver selv kredittvurdering fra Dun & Bradstreet Norge AS via StartBank. 3.4 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Kvalifikasjonskrav: Dokumentasjon: Leverandøren skal disponere over ressurser som har kompetanse og gjennomføringsevne innen de fagområder som oppdraget krever. Leverandøren skal gi en beskrivelse av sin organisasjon, samt hvordan organisasjonen vil bli brukt til gjennomføring av avtalen. Leverandøren skal ha erfaring fra minimum 2 tilsvarende oppdrag. Leverandøren skal vedlegge en liste over dagens fylkeskommunale/kommunale kunder med tilbudt løsning og når de tok systemene i bruk. 3.5 Erklæring og dokumentasjon fra underleverandører / samarbeidspartnere Leverandøren kan om nødvendig støtte seg på andre foretaks kapasitet for å oppfylle de krav til økonomisk og finansiell kapasitet eller teknisk og faglige kvalifikasjoner, som er gjengitt i tabellen ovenfor. Dersom leverandøren ønsker å støtte seg på underleverandører for å oppfylle kravene til teknisk og faglige kvalifikasjoner må: a) Underleverandørens kvalifikasjoner dokumenteres i tråd med dokumentasjonskravene angitt i tabellen ovenfor. b) Tilbudet vedlegges en underskrevet erklæring (se vedlegg 3) fra hver av de aktuelle underleverandører. 4 Tildelingskriterier Tildeling av avtale vil skje på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige basert på følgende kriterier med tilhørende vekt: Tildelingskriterier Vekt Dokumentasjon Vurderingsmomenter Pris 40 % Utfylt SSA-K bilag 7. Se punkt 4.1 nedenfor. Opplevd 40 % Besvarelse av B-kravene i Se punkt 4.2 nedenfor. brukervennlighet SSA-K bilag 2. Tilbudt tjenesteavtale (SLA) 20 % Besvarelse av B2-krav (krav nr. 33) i SSA-K bilag 2. Se punkt 4.3 nedenfor. Konkurransegrunnlag Revidert 4.5.2015 8 av 10
4.1 Pris Totalsum i SSA-K bilag 7 - Samlet pris og prisbestemmelser. Laveste totalpris vil gi maksimal score 40 poeng. Øvrige tilbydere vil gis poeng etter tilbudt pris i forhold til laveste pris i henhold til følgende formel: Laveste tilbudt TOTAL PRIS Tilbudt TOTAL PRIS X 40 = Poengscore pris 4.2 Opplevd brukervennlighet Opplevd brukervennlighet vurderes ut i fra tilbyders besvarelse av B-kravene i SSA-K bilag 2. Besvarelsen skal bla. inneholde utførlig beskrivelser av tilbudte opplæringsopplegg, muligheter for endringer av maler i systemet osv. Det vil bli gitt inntil 40 poeng til den enkelte tilbyder for tildelingskriteriet opplevd brukervennlighet 4.3 Tilbudt Tjenesteavtale (SLA) Kriteriet vil vurderes ut i fra tilbyders besvarelse av B2-kravet (nr. 33) i SSA-K bilag 2. Besvarelsen skal bla. inneholde informasjon om oppetidsgaranti, responstid, rutiner for retting/håndtering av feil og prisavslag/kompensasjoner ved eventuelle overtredelser av garantert oppetid og andre friser. Det vil bli gitt inntil 20 poeng til den enkelte tilbyder for tildelingskriteriet tilbudt tjenesteavtale. 5 Gjennomføring av eventuelle forhandlinger Konkurransen tillater forhandlinger med leverandørene som har levert tilbud, om alle sider ved de inngitte tilbudene. Forhandlingen vil kunne forløpe i flere faser og redusere det antall tilbud som det skal forhandles om. Reduksjon vil i så fall skje på bakgrunn av de oppgitte tildelingskriteriene. En første reduksjon på bakgrunn av tildelingskriteriene, kan skje i forkant av forhandlingene. Forhandlinger vil kunne foregå som møter eller pr. e-post. 6 Avslutning av konkurransen Tilbydere som har deltatt i konkurransen vil få en skriftlig tilbakemelding vedrørende hvilken leverandør oppdragsgiver vil inngå kontrakt med, begrunnelse for valget, samt lengden på karensperioden før kontraktsinngåelse. Konkurransegrunnlag Revidert 4.5.2015 9 av 10
7 Vedlegg 1 SSA-K generell avtaletekst 2 SSA-K bilag 3 Forpliktelseserklæring for bruk av underleverandør 4 Veiledning til sladding 5 Mal databehandleravtale 11.9.2015 *** Kristin Ødegaard HR direktør Fylkesadministrasjonen Akershus fylkeskommune Dokumentet er elektronisk godkjent. Konkurransegrunnlag Revidert 4.5.2015 10 av 10