Møteprotokoll Utval: Kontrollutvalet Møtestad: Kommunestyresalen, kommunehuset, Birkelandsvegen 2, 5392 Storebø Dato: 08.02.2017 Tidspunkt: 09:15 12:45 Følgjande medlemmer møtte: Navn Funksjon Representerer Hallvard Møgster Leiar KRF Anne-Kristine Bakke Nestleiar AP Bjørg Stangeland Njåstad Medlem SP Lene Vik Vassnes 1. vara H Fråfall Georg Kenneth Fedøy Medlem FRP Astrid Marie Kalve Medlem H Fråfall frå Astrid Marie Kalve kom for seint til at vara kunne innkallast. Andre som møtte: Navn Stilling Bjørg Rabbe Sandven Forvaltningsrevisor KPMG i sak 1/17 til 11/17 Helge Skugstad Rådmann i sak 6/17 til 11/17 og svarte på spørsmål i sak 4/17. Thomas Larsen Økonomisjef i sak 6/17 til 11/17 Ingen frå barnevernet hadde høve til å møte under handsaming av sak 07/17. Hallvard Møgster utvalsleiar Terje B Lågeide sekretær Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikkje underskrift.
Saksliste Utvalssaksnr. Innhald Lukka Merknad PS 01/17 Godkjenning av innkalling og sakliste PS 02/17 Godkjenning av protokoll frå førre møte PS 03/17 Møteplan 2017 PS 04/17 Gjennomgang av møteprotokoll frå kommunestyre og andre kommunale utval PS 05/17 Årsmelding frå kontrollutvalet 2016 PS 06/17 Rekneskap for kontroll og tilsynsarbeid 2016 PS 07/17 Rapport om forvaltningsrevisjonsrapport for 15/3533-64 barneverntenesta i Austevoll. PS 08/17 Kommunen si beredskapsplan PS 09/17 Rutinar for oppfølging og effektuering av politiske vedtak PS 10/17 Oppfølgingssaker PS 11/17 Eventuelt PS 01/17 Godkjenning av innkalling og sakliste. Innkalling er sendt på e-post. Det var ingen merknadar til innkalling og saksliste. Innkalling og sakliste vart samrøystes godkjent. PS 02/17 Godkjenning av protokoll frå førige møte. Møteprotokoll vert nå ikkje lenger sendt ut saman med innkallinga. For å sjå på protokoll før godkjenning må ein gå inn på elektronisk utsendt protokoll frå det aktuelle møtet. Dokumentet vil bli elektronisk godkjent, og treng derfor ikkje underskrift. Møteprotokoll frå kontrollutvalsmøte 23.11.2016 vart samrøystes godkjent. PS 03/17 Møteplan 2017. Kontrollutvalet vedtar møteplan for 2017. 8. februar 26. april 14. juni 20. september 22. november Utvalet vil utsette møtedato på hausten. Det vert berre sett opp møte for første halvår. 2
Kontrollutvalet vedtar samrøystes møteplan for 2017. 8. februar 26. april 14. juni PS 04/17 Gjennomgang av møteprotokollar frå kommunestyre og andre kommunale utval Kommunestyre: Særskilte saker vert gitt som orientering. Sak om delegeringsreglement som eiga sak under 11/17 Eventuelt. Det er vidare vedtatt at det skal nyttast opsjon på revisortenester. Formannsskap: Orienterte frå protokollane.vedrørande sal av kommunale eigedomar. Er det krav til utlysing på det frie marknad? Kontrollutvalet utsette spørsmålet til rådmann var tilstade og kunne svare på spørsmål frå kontrollutvalet. Rådmann orienterte då om prinsippa for sal i henhald til kommunen sitt Økonomi og Finansreglement. Utval for plan og byggesak: Orienterte frå protokollane. Mange saker og stort press i administrasjonen. Tilsettingsprosess er i gang og problemet vert antatt forbigåande. Tenesteutvalet: Orienterte frå protokollane. Ingen særskilte saker. PS 05/17 Årsmelding frå kontrollutvalet 2016 Forslag til innstilling Kommunestyret godkjenner årsmelding for kontrollutvalet 2016. Årsmelding gjennomgått. Ingen særskilte kommentar frå medlemmane. Innstilling: Kommunestyret godkjenner årsmelding for kontrollutvalet 2016. PS 06/17 Rekneskap for kontroll og tilsynsarbeid for 2016 3
Rekneskapen for kontrollutvalet 2016 vert gjennomgått. Kontrollutvalet har heldt seg innafor budsjett totalt sett. Spørsmål frå utvalet om einskilde postar. Budsjett 2017 vart henta fram for å sjå korleis dette ville sjå ut for 2017. PS 07/17 Rapport om forvaltningsrevisjonsrapport for barneverntenesta i Austevoll. og oppfølging Rådmann uttalte at han kjente til dei tema som var omtalt. Ville lukke avvika. Forvaltningsrevisor Bjørg Rabbe Sandven frå KPMG orienterte om rapporten, forklarte nærare og svarte på spørsmål frå kontrollutvalet. Vedtak Kontrollutvalet tar gjennomgang av rapporten til etterretning. Rapporten synar at ein forvaltningsrevisjon av barnevernet i Austevoll kommune var naudsynt. Rapporten peikar på at barnevernet ikkje har tilstrekkelig system og rutinar for samarbeid. Det er heller ikkje set mål for samarbeid med andre. Samarbeid med barnehagane har hatt auka merksemd dei siste årene men er framleis ikkje tilfredsstillande. Rapporten kjem med framlegg til tiltak for å byggja opp eit betre barnevern i kommunen. Kontrollutvalet rår til at kommunestyre set i gong tiltak, og om naudsynt tilfører ressursar, for å oppnå dei tilrådingar, mål og forbetringar som kjem fram i rapporten. PS 08/17 Kommunen si beredskapsplan.. Saken er tatt opp i Formannsskapet. Rådmann orienterte om prosessen og gikk gjennom de avvika som er påpekt. Kommunen er i rute med å lukke avvika og fylkesmannen er tilfreds med de tilbakemeldingar som er gjort.. PS 09/17 Rutinar for oppfølging og effektuering av politiske vedtak Kontrollutvalet tar gjennomgangen av rutinar frå administrasjonen til orientering Rådmann orienterte om rutinar og nye system som er under arbeid. 4
I første halvdel av 2017 vil det komme eit system der oppfølging av vedtak skal handteras elektronisk. Kontrollutvalet tar gjennomgangen av rutinar frå administrasjonen til orientering. PS 10/17 Oppfølgingssaker Det er ikkje framlegg til vedtak Rådmann orienterte. Det arbeidas med instruks for styremedlemmer, men arbeidet er komplekst. Instruks må gå på kva slags plikt man har til å rapportere og på kva rapporteringa skal innehalde til kva organ. Kontrollutvalet tar gjennomgangen av arbeid med rutinar frå administrasjonen til orientering. PS 11/17 Eventuelt Under PS 04/17 Gjennomgang av møteprotokollar frå kommunestyre og andre kommunale utval kom det fram at vedtak i kommunestyre var uklart. Sak tas opp under eventuelt. Bakgrunn for saken Kommunestyre fatta følgjande vedtak. Austevoll kommunestyre vedtek rådmannen si tilråding til delegeringsreglement, men med følgjande endringar: 1. Kommunestyret gjev formannskapet fullmakt til å tilsetje kommunalsjef og opprette og nedlegge stillingar som kommunalsjef. Tilsetjing av kommunalsjef skal gjerast i hht den nye kommunelova. 2. Rådmannen har mynde og ansvar til å gjennomføre tilsettingsprosessen, tilrå kandidat til stillinga, og har elles personalansvar for kommunalsjefen. Punkt 1. i vedtaket, er etter leiaren i KUV noko uklart. Av første setning går det fram at formannskapet får fullmakt til å tilsetje kommunalsjef, mens det i andre line tilseier at tilsetjing skal gjærase i hht den nye kommunelova. Av den nye kommuneloven 13. 1 går det fram at. Kommunedirektøren har det løpende personalansvaret for den enkelte, inkludert ansettelse, oppsigelse, suspensjon, avskjed og tjenstlige reaksjoner, hvis ikke noe annet er fastsatt i lov. Vedtak 5
KUV rår til at kommunestyre ser på dette vedtaket påny for å klargjere retningslinene med vedtaket. ------------------------ 6