Avdeling for økonomi Brukerveiledning UBW on! Planlegger
Innhold 1. Innledning... 3 2. Planlegger... 3 2.0 Menyen... 3 2.1 Registrering av budsjett i planlegger... 4 2.1.1 Utvalgskriterier... 5 2.1.2 Transaksjoner... 7 2.1.3 Periodisering av bevilgning... 8 2.1.4 Periodisering av BOA... 9 2.2 Spørringer/kontroll av budsjettdata... 9 2.2.1 Spørring transaksjoner... 9 2.2.2 Spørring saldotabell... 12 2.3 Endring av rader... 14 2.3.1 Slette rad... 14 2.3.2 Sett verdier til 0 (slette budsjett for en bestemt periode)... 14 2.3.3 Kopiere rad... 15 2.3.4 Endre rad... 16 3. Excelerator... 16 3.0 Tilgang til excelerator... 17 3.1 Pålogging... 17 3.2 Innlesing av budsjettskjema... 19 4. Budsjettmaler... 21 4.0 Budsjettmal bidrags- og oppdragsprosjekter... 22 4.1 Budsjettmal årsbudsjett... 23 4.2 Budsjettmal månedlig... 23 4.3 Budsjettmal lønn... 23 2
1. Innledning UiT tok i bruk Planlegger som budsjetteringsverktøy fra 01.01.2012. Verktøyet er en integrert del av økonomisystemet og finnes som et eget punkt i menyen. Transaksjoner i Planlegger kan registreres direkte, eller via innlesing av Excel-maler. Excel-malene er konvertert og tilpasset Planlegger, oppdaterte maler vil til enhver tid finnes på UiTs intranettsider. Denne brukerveiledningen vil vise hvordan man benytter Planlegger til direkte registrering av budsjetter, samt hvordan lese inn regneark ved hjelp av Excelerator. Systemet har tatt i bruk flerårige budsjetter for BOA prosjekter med rullerende tidsramme på 10 år. Versjonene har endret navn fra vedtatt og revidert til opprinnelig og gjeldende, og det er utvidet fra to til fire budsjettversjoner. Det fins to versjoner for BOA og to for bevilgning (opprinnelig og gjeldende for hver). Rutiner for budsjettarbeidet er endret slik at all budsjettering, både manuell registrering og innlesing av filer, skal skje i gjeldende budsjettversjon i henhold til beskrivelsen senere i dokumentet. Gjeldende budsjettversjon er den aktive versjonen det alltid jobbes i. Nye budsjetter overføres automatisk til opprinnelig versjon. Opprinnelig budsjettversjon er derfor låst for registrering, innlesing av filer og redigering. 2. Planlegger Menyer og bilder i Planlegger er bygd opp etter samme struktur som de øvrige modulene i økonomisystemet. 2.0 Menyen Bildet under viser menyen i Planlegger. Når man skal registrere budsjett må transaksjonsmenyen hentes opp. Transaksjonsmenyen ser slik ut: 3
2.1 Registrering av budsjett i planlegger Budsjettene skal registreres i gjeldende budsjettversjon. For å kunne registrere budsjetter direkte i Planlegger velger man «Transaksjonsregistrering»: Da kommer følgende bilde opp: 4
Dette bildet viser en oversikt over utvalgskriterier (valg) som må gjøres før man går i gang med registrering av budsjetter. Kriteriene er beskrevet under. Følgende utvalgskriterier vises: Versjon Oppsett for transaksjonsregistrering Søkekriterier Last aktiveres ved å tabulere ut av søkefeltet 2.1.1 Utvalgskriterier Versjon Versjonen forteller hvilken budsjettversjon vi ønsker å overføre data til. Her vil alle tilgjengelige versjoner finnes. Riktig versjon velges ved bruk av rullegardinen til høyre i linja. For bevilgning velg GJEBEVxx For BOA velg GPB10ÅR Andre versjoner vil ikke være åpen for registrering jf. innledningen. Når riktig versjon er valgt må man tabulere ut av feltet for at siden skal bli oppdatert. Transaksjonsoppsett Transaksjonsoppsettet definerer oppsettet for registrering av budsjettdata og sier noe om hvilket transaksjonsbilde som kommer opp. Det er utarbeidet to ulike transaksjonsoppsett, som er ment å gjøre registreringen av budsjettdata enklere. Transaksjonsoppsettet kan enten defineres med å skrive inn kodene STD eller BOA, eller man kan benytte F9/F7 for å få opp mulige alternativer. Dobbeltklikk på ønsket transaksjonsoppsett og tabulér ut av feltet. UiT har følgende transaksjonsoppsett: STD Standard budsjett - til bruk i bevilgning konto avdeling pro/tiltak 5
Dette oppsettet har vertikal periodisering BOA Prosjektbudsjett til bruk på eksterne prosjekter konto pro/tiltak avdeling fra periode til periode Dette oppsettet har horisontal periodisering siden GPB10ÅR har svært mange perioder. Kolonne for relasjon: Benyttes ikke. Kolonne for søkekriterier Søkekriteriene benyttes til å angi en eller flere begrepsverdier i registreringsbildet. Tab ut av feltet for å aktivere finn -knappen. De søkekriteriene man angir vil være låst i registreringsbildet - det vil si at disse ikke kan endres. Dette kan både være til hjelp og til hinder i registrering av budsjettransaksjoner, så vær oppmerksom på hvilke søkekriterier som angis. Eksempelvis kan det være greit å angi avdelingskode dersom man budsjetterer på en avdeling, men ulike tiltak. 6
Det er nødvendig å fylle ut minst et av søkekriteriene for å kunne aktivere «finn» og komme videre til registreringsbildet. Dersom man ønsker å søke på flere stedkoder eller prosjekter/tiltak kan man bruke stjernefunksjonen. Det vil si at man legger inn stjerne (*) i søkekriteriet, enten i tilknytning til tall, eller alene. Søker man bare på stjerne i avdeling kommer hele UiT opp. Søker man på fakultet, eks: 31* kommer hele fakultet 31 opp. Det samme gjelder for pro/tiltak. Husk å tabulere ut av feltet når valg er gjort. 2.1.2 Transaksjoner Registrering av budsjettransaksjoner foregår under fanen «transaksjoner». Dersom ingenting er registrert på oppgitte søkekriterier vil man få opp et «blankt» skjermbilde. Det går ikke an å fylle verdier i ei grå linje, man må legge til nye rader. Klikk på legg til og ny rad kommer opp. Fyll ut nødvendige verdier, beløp og periodisering, og lagre med F12. Dersom det allerede er registrert transaksjoner som tilfredsstiller søkekriteriene, vil disse vises i skjermbildet. For å fortsette registreringen legges det til ny linje slik det er beskrevet ovenfor. Fyll ut verdier, periodiser, og lagre med F12. Registreringsbildet består av kolonnene som vist over. Konto, avdeling og prosjekt/tiltak er felles for alle moduler i økonomisystemet. Det er obligatoriske verdier som må fylles ut. Alle tilhørende tekstfelter kommer automatisk. I tillegg er det kolonner for beløp og periodisering. 7
Fordeling av beløpet vises i kolonneoversikten over månedene. Til sist er det et kommentarfelt som kan benyttes til egne tilføyelser og spesifiseringer. 2.1.3 Periodisering av bevilgning Periodiseringen angir hvordan budsjettbeløpene fordeler seg over måneder, og skjer enten ved manuell registrering eller ved hjelp av periodiseringsnøkler. Periodisering ved hjelp av periodiseringsnøkler Periodiseringsnøklene legges inn i kolonnen for periodisering. De kan enten legges inn manuelt, eller de søkes opp ved hjelp av F7/F9. Dobbeltklikk på valgt periodiseringsnøkkel og den kommer opp i kolonnen for periodisering. Totalsummen fordeler seg utfra valgt periodisering. Eksempel DES legger seg på desember KV1 fordeler seg på 1. kvartal FLAT fordeles med 1/12 gjennom hele året. Dersom det ikke legges inn noen periodiseringsnøkkel fordeler beløpet seg flatt, men lar seg overstyre ved manuell registrering. Endre periodiseringsnøkler Når en periodiseringsnøkkel er valgt vil feltene i månedsoversikten gråes ut. Det er dermed ikke mulig å endre periodiseringen. Dersom man vil endre periodiseringen må man fjerne periodiseringsnøkkelen. Det budsjetterte beløpet vil automatisk legge seg flat med 1/12 pr måned inntil det legges på en ny periodisering. Husk og tabulere ut av feltene for å se endringene. Bildet under viser eksempel på dette. Periodisering uten periodiseringsnøkler 8
Ved fjerning av periodiseringsnøkkelen blir periodene tilgjengelig for manuell periodisering. 2.1.4 Periodisering av BOA Hovedregel for periodisering av BOA prosjekter er at de periodiseres i budsjettmalen ved hjelp av egne periodiseringsnøkler som er definert inn i malen. Disse nøklene kan ikke brukes direkte i planlegger. Mindre prosjekter, og prosjekter som går over veldig kort tid kan legges direkte inn i planlegger og periodiseres manuelt ved å legge data direkte inn i de aktuelle periodene. BOA prosjekter periodiseres i januar, mai og desember. 2.2 Spørringer/kontroll av budsjettdata Når budsjettdata er lastet inn i økonomisystemet, finnes det spørringer for å kontrollere at tallene er kommet korrekt inn. Overføring fra Planlegger til hovedbok/saldotabell skjer ca. hver 5.minutt. Spørring kan gjøres to steder i Planlegger, under spørring transaksjoner og under spørring saldotabell. 2.2.1 Spørring transaksjoner Det er definert fem standardspørringer, eksemplet under viser en av dem. Spørrebildet 9
Dette bildet viser hvordan spørringen er definert. Søkebetingelser I dette bildet legges det inn verdier for søkebetingelser. Denne rapporten er definert for spørring på avdeling. Både versjon og avdelingskode må legges inn. Dersom man unnlater å legge inn versjon, så vil spørringen vise resultat fra alle versjoner (også utgåtte versjoner). Dersom man unnlater å legge inn avdelingskode vil spørringen vise hele UiT på gitte versjon. Resultat Slik blir rapporten seende ut. 10
Spørrebildet Ved å klikke på denne rapporten kommer følgende bilde opp: Dette oppsettet viser også periodene.disse skal ikke fylles ut eller hakes av i rapporten. I denne spørringen er pro/tiltak et av søkebetingelsene i tillegg til at også perioder og versjon legges inn. Eksempel på fylt inn periode, versjon og prosjekt. Resultat av denne spørringen I dette bildet fremkommer også periodiseringen. 11
2.2.2 Spørring saldotabell Denne spørringen kan også gjøres Økonomi Hovedbok spørring spørring saldotabell. Dette bildet viser spørring saldotabell Her legges det inn aktuelle spørreverdier. Når budsjettet er overført til saldotabellen, vil det komme opp som opprinnelig og gjeldende budsjett etter hvilke spørrevalg man gjør. Eksempel på spørreoppsett som gir regnskap og gjeldende budsjett (kun resultatkontoer) for et prosjekt i 2017: 12
Spørringer kan også lages ved å velge «Fil» og «Lagre som» i UBW on!. Skriv inn ønsket navn på spørring og trykk OK. 13
2.3 Endring av rader Det er mulig å slette, kopiere og endre rader direkte i Planlegger. Dette gjelder både under registrering og til korrigering av allerede registrerte transaksjoner. 2.3.1 Slette rad Slette rad Benyttes til å slette rader. Merk linjen med hake i feltet fremst i linja, klikk på slette og raden forsvinner fra registreringsbildet. Husk alltid å lagre med F12, endringen er ikke gjort før lagring er foretatt. 2.3.2 Sett verdier til 0 (slette budsjett for en bestemt periode) Sett verdier til 0 Brukes for å sette verdier for utvalgte rader til 0 i en bestemt periode. Spesielt nyttig dersom man ønsker å revidere budsjett for et flerårig prosjekt, men ikke ønsker å slette gamle budsjetter for prosjektet. Merk aktuelle linjer med hake i feltet fremst i linja. I eksemplet har haken i feltet ved siden av «Zoom» blitt valgt slik at alle linjene ble valgt. Klikk på «Sett verdier til 0». Skriv inn perioden du ønsker å slette budsjettet for og trykk OK. Trykk F12 for å lagre endringene. 14
2.3.3 Kopiere rad Kopiere rad Benyttes for å kopiere rader. Merk linjen med hake i feltet fremst i linja, klikk på kopiere rad, og ny rad kommer opp. Denne raden inneholder samme konto, stedkode og pro/tiltak som linjen den er kopiert fra. Husk at det ikke er mulig å lese inn like transaksjoner, det må derfor gjøres en endring i konteringsstrengen. Dersom man ikke gjør endring på kopiert rad vil man få opp følgende feilmelding: 15
2.3.4 Endre rad Endre rad Benyttes dersom man vil endre på en eller flere rader. Merk linjen med hake i feltet fremfor linja, klikk på endre rad. Det kommer opp et eget bilde der man angir hvilken kolonne som skal endres, dernest ny verdi som skal gjelde. Vær oppmerksom på at stedkode og pro/tiltak er knyttet sammen med en transaksjonsregel. Stedkode kan ikke endres der det er et en-til-en forhold med prosjekter og tiltak. Skjønner ikke denne setningen Eksempel ved endring av konto 6799: Merk linjen med hake, klikk på endre rad. Bildet som kommer opp viser kolonne og ny verdi. Skriv inn begrepet konto eller klikk på rullegardinen til høyre i kolonne-feltet og velg konto. Tabuler til ny verdi-feltet og skriv inn ny kontoverdi. Tabuler ut av feltet. Dersom man ønsker å endre på andre verdier, klikk på mer og gjenta prosessen. Dersom det ikke skal gjøres flere endringer, klikk på ok. Den endrede linjen er ferdig. Lagre med F12. 3. Excelerator Excelerator brukes for å laste opp data fra Excel til økonomisystemet. Det ligger fire standardiserte budsjettmaler tilgjengelig på økonomiavdelingens intranettsider. Disse lastes 16
ned og lagres på egne områder. Bruk siste versjon av budsjettmaler. Ferdigutfylte maler leses inn i Planlegger via Excelerator. 3.0 Tilgang til Excelerator Excelerator ligger i Citrix og pålogging til Excelerator skjer ved hjelp av samme brukernavn og passord som til økonomisystemet. Velg fra Start-menyen Citrix Recieiver All Applications Excelerator Når du klikker på ikonet Excelerator kommer følgende bilde opp: 3.1 Pålogging Det er nødvendig å logge seg på med samme brukernavn og passordsom i økonomisystemet før man kan overføre transaksjoner til Planlegger. Pålogging skjer på følgende måte: 17
Påloggingsbildet: Klikk på More og følgende bilde kommer opp: Gå til rullegardinmenyen til høyre i punktet AgressoAuthentication. Velg WindowsAuthentication Trykk enter og login. Du er nå kommet inn i excelerator og kan starte opplasting av budsjettdata fra excel. 18
3.2 Innlesing av budsjettskjema For at innlesning skal fungere må dette skje fra Excelerator. Det er ikke mulig å åpne dokumentet i vanlig excel, for så å overføre til Planlegger. Ved innlesing av filer må først riktig dokument hentes ut fra den mappa hvor dokumentet er lagret. Når utfylt budsjettskjema kommer opp, velges post. Deretter enten «current sheet» eller «all sheets», avhengig om det er ett eller flere ark som skal leses inn. Eksemplet under viser skjema for registrering av årsbudsjett. Viktig i dette tilfellet at riktig versjon er fylt ut, samt at man har avdelingskode og tiltak (pro) på alle konteringslinjer. 19
Slik leses skjemaet inn i Planlegger: Ved å velge current sheet er det kun det aktuelle arket som blir lest inn. Dersom flere transaksjoner har samme kombinasjon av konto, stedkode og Pro/tiltak, blir dette overskrevet ved overføring til saldotabell. Ved forsøk på å overføre budsjetter som mangler konto, vil dette ikke bli lest inn, men komme ut som ignored på meldingen som bekrefter innlesing. Det er ikke mulig å lese inn budsjetter som mangler stedkode og pro/tiltak. Ved forsøk på det vil det komme opp ei feilmelding 20
Noen kontoer ligger ferdigdefinert i arket. Ved innsetting av nye linjer i regnearket må formlene kopieres inn. Dette gjøres på følgende måte: Merk hele linjen da får man også med de skjulte kolonnene i regnearket. Høyreklikk og velg kopier. Merk neste ledige linje Høreklikk og lim inn formlene. Det går ikke an å merke linjen og dra den nedover. Formlene følger ikke med. 4. Budsjettmaler Viktige punkter ifht malene: o Velge riktig versjon o Avdelingskode og pro/tiltak på alle konteringslinjer 21
Standardiserte budsjettmaler for å lese inn budsjettdata fra Excel er tilpasset slik at de fungerer sammen med Planlegger. Versjoner er angitt som parameter i malene, noe som betyr at malen leses inn i samme versjon i planlegger som det som står definert i malen. Dersom man har maler til flere versjoner, for eksempel TEST i tillegg til opprinnelig og gjeldende, må man være spesielt oppmerksom. Det som innleses i feil versjon går også over i saldotabellen. Følgende standardiserte maler brukes til formålet: 4.0 Budsjettmal bidrags- og oppdragsprosjekter Denne malen erstatter tidligere mal for eksterne prosjekter. Malen er det opprinnelige internbudsjettet som er tilpasset for bruk til flerårige budsjetter i Planlegger. Den inneholder egendefinerte periodiseringsnøkler og periodiserer budsjettet for hele prosjektperioden. Malen inneholder på lik linje med de andre gjeldende kontoplan. 22
4.1 Budsjettmal årsbudsjett 4.2 Budsjettmal månedlig 4.3 Budsjettmal lønn I lønnsmalen er veiledningsarket oppdatert. 23