til beste for folk, samfunn og livsgrunnlag Rapport frå forvaltningskontroll gjennomført som eigenvurdering Kommune: Jølster Kontrolldato: Oktober/november 2016 Saksnummer.: 2016/3185 Rapportdato: 12. desember 2016 Deltakarar frå kommunen: Anne Fetveit, konsulent jordbruk Joar Helgheim, tenesteleiar næring og miljø Deltakarar frå Fylkesmannen: Christian Rekkedal, Odd Ivar Kalland, Grethe Strømmen, Helen Haaland Kontrollomfang: Søknader om produksjonstilskot i jordbruket, tilskot til avløysing ferie og fritid med søknadsfrist august 2015 og januar 2016 1. Samandrag Ajourhald gardskart Delegeringsreglementet vart etterspurt i kontrollen Vårt inntrykk er at Jølster kommune har god oversikt over dei føretaka som søkjer om produksjonstilskot, sakshandsamaren har lang og brei erfaring, og kjenner dei lokale tilhøva innan næringa godt. Dette gjev låg risiko for feil utbetaling av tilskot. Kontrollen vart utført som eigenkontroll. Kommunen gjekk gjennom sjekklister utarbeidd av fylkesmannen og gav tilbakemelding om sin praksis i høve til gjeldande rundskriv og peika på eventuelle forbetringsområde. Vi gjorde deretter våre vurderingar utifrå tilbakemeldingane og innsendt dokumentasjon, og har konkludert med fire avvik. Kommunen fann sjølv følgjande avvik: 1. Journalføring og arkivering har ikkje vore i tråd med arkivlova. 2. Kommunen har ikkje tidlegare dokumentert sine vurderingar og prioriteringar som ligg til grunn for utplukk av søknader til kontroll. 3. Kommunen krev ikkje alltid dokumentasjon av dyr på beite når dei ikkje kan kontrollerast ved teljing. 4. Kommunen har som hovudregel ikkje avkorta i produksjonstilskot når det oppdaga feilopplysingar i areal. Avvik er eit brot på regelverket (lov, forskrift, instruks mm), også mindre alvorlege brot er avvik jf. rundskriv 2016-30, pkt 3.1.1. Delegeringsreglementet vart etterspurt med dato for oppdatering og om avgjerdsmynde var delegert til rette vedkomande. 1
2. Grunnlag for kontrollen Kontrollen omfatta søknader om produksjonstilskot i jordbruket og tilskot til avløysing til ferie og fritid med søknadsfrist august 2015 og januar 2016, og ajourhald av gardskart. Vi bad også kommunen om å sjå på sitt eige delegeringsreglementet. Dei ulike tilskotsordningane har eigne forskrifter med praktiseringsrundskriv som det vert synt til, for ajourhald av gardskart finst det også eige rundskriv. Kommunen skal forvalte tilskota i tråd med forskrift og rundskriv for den enkelte ordning. Dette er å sjå på som instruksar som kommunane er ansvarleg for å følgje. Kontrollen skal sjå etter at kommunen etterlever desse instruksane. Formålet med kontrollen er også å hjelpe kommunen med kvalitetssikring og eventuell kvalitetsforbetring av tilskotsforvaltninga og å avdekke eventuelle behov for opplæring på området. Aktuelt regelverk med tilhøyrande rundskriv: 3. Heimel Forskrift om produksjonstilskudd og avløsertilskudd i jordbruket Rundskriv 2015-26, kommentarer til reglene om produksjonstilskudd og avløsningstilskudd i jordbruket Rundskriv 2015-27, saksbehandlingsrutiner ved søknad om produksjonstilskudd og avløsningstilskudd i jordbruket 20. august 2015 og 20. januar 2016 Rundskriv 2015-46, saksbehandlingsrutiner ved søknad om produksjonstilskudd og avløsningstilskudd i jordbruket 20. januar 2016 Rundskriv 2015-41, kommentarer til reglene om produksjonstilskudd og avløsningstilskudd i jordbruket Rundskriv 27/2012 «Gårdskartprosessen og videre ajourhald av arealdata i kart og Landbruksregisteret etter gårdskartprosessen. Fylkesmannen har det regionale ansvaret for at statlege midlar vert brukte og forvalta i samsvar med føresetnadane. Det betyr at fylkesmannen kan gjennomføre kontroll med kommunen si tilskotsforvaltning, og då med heimel i Reglement for økonomistyring i staten 15. 4. Gjennomføring av kontrollen Kontrollen vart avtalt per e-post og varsla i brev 05.09.2016 til kommunen. Der opplyste vi om bakgrunn og omfanget for kontrollen, og praktiske tilretteleggingar. Denne kontrollen vart utført som eigenvurdering saman med nabokommunar i staden for dei vanlege forvaltningskontrollane. Vi invitererte difor sakshandsamarar og avdelingsleiar i kommunane Gaular, Jølster, Naustdal og Førde til eit startmøte på landbruksavdelinga 4. oktober. På dette møtet orientere kommunane kort om organisering og utfordringar i landbruksforvaltninga i sin kommune, og kontrollmal og sjekklister vart utdelt og gjennomgått. Kommunane gjekk gjennom sjekklistene og rapportere tilbake innan 31. oktober. Kommunane vart samla igjen til oppsummeringsmøte 23. november for å gå gjennom funna og sine erfaringar. 2
Fylkesmannen har summert kommunane sine funn i eigenvurderinga og gjort eigne vurderingar og konklusjonar. I denne rapporten vert eventuelle merknader og avvik følgt opp på vanleg måte til kvar kommune. Gjennom denne måten å gjennomføre forvaltningskontroll på ønskjer vi å gjere kommunane meir delaktige og på den måten oppnå ein betre læringseffekt av kontrollen. Måla er: Kommunane sjølv skal finne forbetringsområde i si forvaltning av produksjonstilskot Sikre lik behandling av like saker i alle kommunane Gjere sakshandsamarane tryggare i sine vurderingar Det vart laga ei sjekkliste på grunnlag av rundskriv 2015-46 (sakshandsamarrundskriv) og utifrå risikoområde i Fylkesmannen sin kontrollplan. Desse risikoområda kjem fram av hovudpunkt 2 i sjekklista. Kommunen gjekk gjennom sjekklista og kommentere sin praksis og eventuelle forbetringspunkt. I tillegg til sjekklista vart følgjande dokumentasjon framlagt og gjennomgått: Rapport PT- 4100 B; grunnlag for å beregne avkorting i produksjonstilskudd Rapport PT-4100 C; søknads-, kommune- og kontrolldata fra Wespa Eksempel på varselbrev til føretak utplukka til kontroll Eksempel på saker med vurdering av avkortingssum Søknader på tilskot til avløysing ferie og fritid som var utplukka til kontroll Søknader i Wespa 5. Funn for dei kontrollerte ordningane 5.1. Søknader om produksjonstilskot i jordbruket, tilskot til avløysing ferie og fritid med søknadsfrist august 2015 og januar 2016 5.1.1 Journalføring og arkivering Kommunen har i si oppsummering av eigenvurderinga sett journalføring og arkivering som eit funn, og har kome med forslag til korrigerande tiltak: Praksis: Mangler journalføring av søknad og vedtak. Korrigerande tiltak: Endre praksis for å oppfylle krav i arkivlov og off. arkiv Krav til forvaltninga: Rundskriv 2015-46, pkt 5.1.1. Journalføring og arkivering «Minner om at WESPA ikke tilfredsstiller kravene til offentlig arkivsystem kommunene må derfor sørge for et tilfredsstillende system for journalføring og arkivering som oppfyller kravene i arkivloven og forskrift om offentlige arkiv.» Vurdering: Oppbevaring av søknader som papirkopiar i perm stettar ikkje krava til journalføring og arkivering. Kommunen har sjølve forslag om å endre praksis i tråd regelverket i sine korrigerande tiltak. Det er ulike løysingar på dette i kommunane, i nokre kommunar vert dette løyst ved at utbetalingslistene vert arkivert i kommunen sitt arkiv. På sikt vonar vi at det nye fagsystemet for produksjonstilskot også vert godkjent som arkiv. Avvik 1 : Journalføring og arkivering har ikkje vore i tråd med arkivlova. 3
5.1.2. Utplukk av søknader for kontroll og dokumentasjon risikovurdering kontroll Kommunen har i si oppsummering av eigenvurderinga sett manglande dokumentasjon av risikovurdering ved utplukk av søknader til kontroll som eit funn og har kome med forslag til korrigerande tiltak: Praksis: Har ikkje dokumentasjon på utplukk av søknader til kontroll og risikovurdering Korrigerande tiltak: Skal byrje å skrive internt notat som dokumentasjon Krav til forvaltninga: Rundskriv 2015-46 pkt 6.2 «Kommunene skal dokumentere hvilke vurderinger som ligger til grunn for utvalget av søknader til stedlig kontroll og de prioriteringer som er gjort. Slik dokumentasjon kan for eksempel være interne arbeidsdokument eller risikoverktøy.» Vurdering: Kommunen dokumenterer ikkje vurderingar som ligg til grunn for utplukk av søknader til kontroll, og dette er såleis ikkje samsvar med regelverket. Kommunen har sjølve kome med forslag om å endre praksis. Avvik 2: Kommunen har ikkje tidlegare dokumentert sine vurderingar og prioriteringar som ligg til grunn for utplukk av søknader til kontroll. 5.1.3. Kontroll av dyr på beite Kommunen har i si oppsummering av eigenvurderinga sett sin praksis med kontroll av dyr på beite som eit funn: Praksis: Har ikkje alltid spurt etter dokumentasjon på dyr på beite Korrigerande tiltak: Spørje etter dokumentasjon, t.d. KSL skjema med oppføring av dyr som går på beite. Krav til forvaltninga: Rundskriv 2015-46, pkt. 6.6.6; «Foretak som søker om tilskudd til dyr på beite, må kunne sannsynliggjøre at dyrene har vært på beite den tiden som kreves. Beiteregistreringer som blir gjort i skjemaer for bruk til husdyrkontrollen eller KSL er tilstrekkelig dokumentasjon. Det bør framgå antall dyr per dyreslag på beite, beiting på innmark eller utmark og hvor mange uker dyra har vært på beite». Vurdering: Kommunen opplyser om at dei ikkje alltid etterspør dokumentasjon av dyr på beite når dyra ikkje kan kontrollerast ved teljing. Kommunen har sjølve forslag om å endre praksis i tråd regelverket i sine korrigerande tiltak. Avvik 3 Kommunen krev ikkje alltid dokumentasjon av dyr på beite når dei ikkje kan kontrollerast ved teljing. 5.1.4. Oppfølging av stedlig kontroll - avvik Kommunen har i si oppsummering av eigenvurderinga sett sin praksis med oppfølging av avvik i areal funne på kontroll, som eit funn: Praksis: Har som regel ikkje avkorta ved avvik i areal Korrigerande tiltak: Må i større grad vurdere avkorting ved avvik på arealopplysningar 4
Krav til forvaltninga: Rundskriv 2015-46, pkt 6.7 «Kommunen skal alltid vurdere om det er grunnlag for avkorting av tilskuddet i tilfeller der det er avvik mellom opplysningene søkeren har gitt i søknaden og resultatet av stedlig kontroll og disse opplysningene ville kunne medført en urettmessig utbetaling av tilskudd, jf. forskrift om produksjonstilskudd og avløsertilskudd i jordbruket 12.» ). I rundskriv 2015-46 står det i pkt 10.5.3 Selv om 12 sier at tilskuddet kan avkortes, skal avkorting være hovedregelen der det er gitt feilopplysninger som ville gitt en urettmessig merutbetaling av tilskudd. Dette gjelder uavhengig av skyldgrad hos søker». Vurdering: Utifrå dokumentasjon ser vi at kommunen vurderer avkorting ved feilopplysningar, men som oftast fører det ikkje til avkorting ved avvik på arealopplysningar. Kommunen må avkorte i produksjonstilskot også ved feilopplysningar i areal når det er grunnlag for det. Dette er også i tråd med det kommunen har sett som korrigerande tiltak. Avvik 4 Kommunen har som hovudregel ikkje avkorta i produksjonstilskot når det oppdaga feilopplysingar i areal. 5.2 Ajourhald gardskart Praksis: Status for AR5 frå Nibio viser at eigenprodusert jordregister til landbruksregister sist vart gjort i juni 2016, og det også vart innrapportert kontinuerleg ajourhald i juni 2016. Krav til forvaltninga: Rundskriv 27/2012 «Gårdskartprosessen og videre ajourhald av arealdata i kart og Landbruksregisteret etter gårdskartprosessen», pkt 3.1. Vurdering: Jølster kommune har gode rutinar med ajourhald av gardskart og det er ingen avvik eller merknad. 5.3 Delegeringsreglementet Kommunen opplyste om at reglementet sist vart oppdatert i januar 2012 og er no under revisjon. Avgjerdsmynde i desse sakene er delegert til tenesteleiar for næring og miljø i kommunen, noko som også er i samsvar med praksis. 6. Generelt om landbruksforvaltninga i kommunen Jølster kommune har rundt 150 føretak som søker om produksjonstilskot og det vert utbetalt vel 35 millionar kroner årleg. Kommunen har ein sakshandsamar på landbrukssaker i 100% stilling med lang erfaring og god kjennskap til dei lokale tilhøva. Vi viser elles til den generelle vurderinga i samandraget. Jølster kommune vart sist kontrollert i 2013, tema var då produksjonstilskot i jordbruket i august 2012 og januar 2013, og SMIL-saker 2010-2012. Førde 12. desember 2016 Christian Rekkedal Helen Haaland 5