RETNINGSLINJER FOR BACHELOROPPGAVE (PROSJEKTARBEID) FOR Bachelor i ingeniørfag Mekatronikk Fakultet for teknologi l. INNLEDNING 2. GJENNOMFØRING AV PROSJEKT 3. RAPPORT 4. EVALUERING 5. LITTERATUR Retningslinjer for bacheloroppgave (hovedprosjekt) maskinteknikkstudiet Side 1 av 7
l. INNLEDNING Prosjektarbeid er en av flere metoder for å tilegne seg de kunnskaper og erfaringer du trenger for å forstå og løse faglige oppgaver på en kvalifisert måte. Det er en metode i studiearbeid som ikke er noen ny oppfinnelse eller noe pedagogisk eksperiment. I tillegg er prosjektstyring et viktig hjelpemiddel i en bedrift for å holde kontroll med kostnadsutvikling, kontraktsforpliktelser og andre administrative oppgaver. Prosjektorientert problemløsning brukes i mange av livets situasjoner av oss alle. Metoden er derfor nærmere den virkeligheten du vil gå til etter endt utdanning enn den tradisjonelle klasseromsundervisningen. Erfaringer viser at å lære ved å arbeide i grupper, virker motiverende gjennom den høye grad av deltakerstyring prosjektgruppen gir. Videre blir det lettere å se sammenhengen mellom konkrete problemer og behovet for teoretiske kunnskaper på de ulike områdene. Dere blir langt på vei tvunget til å tilegne dere kunnskaper for å komme videre i prosjektarbeidet. Prosjektgruppene vil også i de fleste tilfellene ha et betydelig læringsutbytte av et påtvunget samarbeidet med andre studenter. Deltakerstyring krever en høg grad av intern disiplin og evne til å planlegge og koordinere deltakernes innsats. I tillegg vil gjennomføringen av hovedprosjektet gjøre det lettere å tilpasse seg arbeid i prosjektorienterte bedrifter. Den prosjektorganiserte delen av undervisningen gjennomføres etter følgende mønster: 1. Du velger / tildeles en oppgave 2. Gruppen bearbeider sin oppgave mest mulig selvstendig, men selvsagt med den veiledning som er nødvendig. Gruppens arbeid dokumenteres i en prosjektperm hvor alle viktige papirer samles. Arbeidet planlegges og vurderes i oppfølgingsmøter. 3. Dokumentasjonen i prosjektpermen bearbeides til en prosjektrapport. Hele gruppen er ansvarlig for denne rapporten. 4. Prosjektet blir avsluttet med en muntlig prosjekteksamen hvor gruppens resultater legges fram. Rapporten blir da bedømt. Samtidig bedømmes innsats og innsikt til det enkelte gruppemedlem. Noen av dere vil oppleve det som konfliktfylt og problematisk hele tiden å stå til ansvar ovenfor en gruppe. I mange situasjoner ville man ønske seg tilbake til rene individuelle oppgaver som ga anledning til å kjøre sitt eget løp. Vær oppmerksom på at denne gruppevirksomheten utgjør en vesentlig del av den studieerfaring som skal dyktiggjøre dere for fremtidige studier og arbeidsoppgaver. Det er like viktig og vanskelig å være en god kollega som en dyktig individualist. Det er først og fremst gruppens eget ansvar å løse de problemene som vil opptre i forbindelse med prosjektarbeidet, men her vil selvsagt også veilederne kunne bidra for å komme igjennom faser i prosessen som vanskeliggjør arbeidet. Dere vil ha veileder å støtte dere til under prosjektarbeidet. Veilederen gir den fortløpende veiledning som er nødvendig for gjennomføringen og formidler de kontakter med personer i og utenfor høgskolen som det viser seg å være behov for. Retningslinjer for bacheloroppgave (hovedprosjekt) maskinteknikkstudiet Side 2 av 7
Vi regner altså med at prosjektarbeidet vil resultere i økt motivasjon og samarbeidsevne, noe som er verdifullt i seg selv. 2. GJENNOMFØRINGEN AV PROSJEKTARBEIDET Prosjektarbeidet kan grovt inndeles i fasene Analyse av oppgaven Løsning Gjennomføring En finere inndeling vil variere fra prosjekt til prosjekt. Det er gruppen som har ansvaret for gjennomføringen av prosjektet og for å søke den veiledning som er nødvendig. Men for å sikre dette, ser vi det som nødvendig å formalisere en del rutiner. Siktemålet er å få til en hensiktsmessig tidsdisponering, sikre kommunikasjon mellom gruppen og veilederne, forenkle rapportskrivingen og generelt å innøve en god arbeidsmetodikk. Før prosjektet offisielt påbegynnes, skal det i samarbeid med veileder utarbeides en framdriftsplan. Studentene har under kontroll av veileder ansvaret for framdriften og gjennomføringen av prosjektet, og tidsplanen må revurderes fortløpende. I løpet av prosjekttiden skal det avholdes 2-3 formelle oppfølgningsmøter som plasseres ved naturlige faseoverganger. Alle gruppemedlemmene og veilederne skal delta på disse møtene. Også eventuell ekstern kontakt kan være tilstede. I møtene vurderes bl.a.: - Utført arbeid - Tidsplan og budsjett for hele prosjektet - Planer for neste fase I hvert oppfølgingsmøte velges på omgang en ordstyrer og en referent, som dessuten har ansvaret for å forberede og kalle inn til neste møte. Innkallingen med vedlegg deles ut skriftlig senest tre dager før møtet. I slike møter vil deler av rapporten kunne vurderes. Alle viktige papirer som har betydning for vurdering av arbeidet i gruppen, skal samles kronologisk i en prosjektperm (ringperm). Hit hører bl.a.: - Arbeidsmetoder - Delrapporter - Møteinnkallinger og referater - Veilederens merknader Prosjektpermen må til enhver tid gi et korrekt bilde av prosjektets status, og det må legges vekt på at dokumentasjonen er laget på en ordentlig måte. Dette vil forenkle både det fortløpende arbeidet og sluttrapporteringen. For den administrative delen av prosjektgjennomføringen, må det som et minimum lages en opplisting av de deloppgaver som skal gjøres. For hver deloppgave må det på forhånd avsettes et timetall samt start og stopptidspunkt. Mange studenter synes dette er vanskelig. Det er det. I en bedrift kan grov feilvurdering av arbeidsmengden før en kontraktsinngåelse medføre konkurs. Hovedprosjektet er en mulighet til å feile uten alvorlige konsekvenser. Retningslinjer for bacheloroppgave (hovedprosjekt) maskinteknikkstudiet Side 3 av 7
Veilederne er faglig og pedagogisk ansvarlig for at prosjektene gjennomføres i samsvar med høgskolens intensjoner med prosjektarbeidsformen. Derfor er det viktig med en god kontakt mellom gruppen og veileder. Vanligvis er det hensiktsmessig med en avtale om hvordan veiledningstimene skal brukes. Under alle omstendigheter skal det avtales med veilederne tidspunkt for veiledning, hva som ønskes tatt opp, og hva som er status for prosjektet. Høgskolens oppnevnte veiledere er bare en del av den totale veiledning dere bør søke. Det finnes en rekke personer i og utenfor høgskolemiljøet som kan brukes. Men for å sikre ordnede forhold har vi innført den regelen at kontakter med personer utenfor høgskolen skal formidles av hovedveilederen. Vær også aktive med å veilede hverandre. Studentkolleger vil ofte gi nyttige kommentarer til alle deler av et prosjektarbeid. Biblioteket er en viktig ressurs for å lære av andre og unngå unødvendig dobbeltarbeid. Det er bare unntaksvis at dere har oppgaver der det ikke er gjort nyttig arbeid tidligere. Internett er en kilde til mye nyttig informasjon, men man må være særlig kritisk til riktigheten av denne og huske at adresser man finner og ønsker å referere til kan være borte om kort tid. De interne gruppeproblemene som måtte oppstå i løpet av gjennomføringen, er det vanskelig å si noe generelt om. Det vi vet er at de alltid dukker opp, at de er svært forskjellige i sitt innhold og omfang, og at det er mange måter å løse dem på. Erfaring viser at i de aller fleste tilfellene der det oppstår interne problemer, er gruppen i stand til å løse dem uten for store belastninger. Vær imidlertid innstilt på at dere kan komme til å bruke ganske mye tid på å gjennomarbeide problemer, som kan skyldes alt fra bagateller til etiske eller politiske motsetninger. Konkrete løsningsteknikker må vurderes i hvert enkelt tilfelle avhengig av problemets art. Et viktig råd i denne sammenhengen er imidlertid at gruppen utøver en viss egenjustis med hensyn til arbeidsdeling og væremåte. Dette kan forebygge en del unødvendige uoverensstemmelser og dermed problemer med gjennomføringen. Gruppedeltakerne må derfor ikke få anledning til å være individualister som enten kjører sitt eget løp eller er totalt passive i gruppesammenheng. Alle er konfliktløsere og meklere i slike situasjoner, og det er et ansvar alle er forpliktet til å ta på seg. Slike forhold vil dere ofte møte i fremtidige lærings- og arbeidssituasjoner, og det er derfor viktig å betrakte dette som en vesentlig del av læringen i et prosjektarbeid. Det må altså ikke vurderes som bare utidig heft i et faglig arbeid. Alle som har vært gjennom slike konflikter i gruppesammenheng, har vokst på det og dermed dyktiggjort seg for senere gruppesituasjoner. 3. RAPPORT Rapporten skal beskrive prosjektproduktet: - Prosjektets problemstilling - Analysen av oppgaven - Den valgte løsningen Innholdet i rapporten skal grovt sett forefinnes i allerede formulerte arbeidsblader i prosjektpermen. På et tidlig tidspunkt bør gruppen enes om språklig og grafisk form. Dette vil lette arbeidet med selve rapporten ved at råmanuskriptet blir mer oversiktlig og lettere å redigere. Og kanskje kan noen av arbeidsbladene gå direkte inn i rapporten slik at en sparer seg renskrivingsarbeid. Først når oppgaveløsningen er godt i gang, og en begynner å få overblikk over rapportens innhold, kan en gruppe sette opp disposisjon for rapporten og ta stilling til hva som skal tas med i bilag. Råmanuskriptet kan til slutt utarbeides ved å sy sammen reviderte arbeidsblader samt tilføye en konklusjon. Retningslinjer for bacheloroppgave (hovedprosjekt) maskinteknikkstudiet Side 4 av 7
Den endelige formulering, redigering, renskriving og korrekturlesing skal alle gruppemedlemmene være delaktige i og ansvarlige for. Rapporten skal ikke inneholde kommentarer til arbeidsprosessen (kommunikasjons- og samarbeidsproblemer og liknende). Det finnes ingen detaljert fasit på hvordan en rapport skal disponeres. Disposjonen vil kunne variere fra rapport til rapport avhengig av innhold, men mange deler skal finnes i enhver rapport. Det er viktig for en god rapport at den har en logisk oppbygging. Det er krav om at følgende skal inngå i prosjektrapporten: Omslag Tittelblad Sammendrag Synopsis Forord standardisert blikkfang med høgskolens emblem samler alle nødvendige opplysninger til identifikasjon av rapporten. skal være en konsentrert sammenfatning av rapporten. skal være helt i overensstemmelse med rapporten, og er derfor det siste som skrives. Plasseres på tittelbladet. Sammendraget beskrevet ovenfor kan benyttes hvis det får plass på tittelbladet. skal gi plass til opplysninger og kommentarer som ikke hører hjemme i selve rapporten (praktiske opplysninger, omtale av personer osv.). Skal underskrives av hver prosjektdeltaker. Innholdsfortegnelse skal i tillegg til å være nøkkel til rapportens enkelte avsnitt, også vise rapportens disposisjon. Teksten i innholdsfortegnelsen skal være identisk med overskriftene i rapporten. Skal også inneholde eventuell vedleggsliste. Oppgavetekst Innledning Hovedavsnitt den fullstendige formuleringen av oppgaven skal inn tidlig i rapporten. her skal bakgrunn for og presentasjon av prosjektets problemstilling kort beskrives og eventuelt knyttes til tidligere arbeider. Det skal dessuten redegjøres for prosjektets avgrensning. skal dokumentere det faglige arbeid som er utført (Forprosjekt teoretisk/ metodisk tilnærming, feltundersøkelser, modeller og analystisk del). Figurer og tabeller disse klargjør og utdyper budskapet på en konsentrert måte. De skal ha nummer og tittel, og det skal henvises til alle figurer og tabeller fra teksten. Konklusjon Litteraturliste ekstrakt av det som er kommet fram i analysen, dvs en vurdering av prosjektproduktet (løsning). skal på fyllestgjørende måte gi en oversikt over alle skriftlige kilder som er benyttet i rapporten. Det er viktig å sørge for at sammendrag og konklusjonen samlet beskriver prosjektarbeidet for en mottaker som ikke kan ta seg tid til å lese hele rapporten. Hovedavsnittet vil normalt være den mest omfattende delen av rapporten. Det må som regel disponeres for seg og deles opp i flere kapitler. Det er viktig at dette skjer på en logisk måte slik at leseren skal kunne tilegne seg innholdet ved å lese kapittel uten å bla fram og tilbake for å finne nødvendige opplesninger. Men hvert kapittel må også utformes som en helhet som kan leses for seg. Prinsippfigurer og oversiktstabeller settes inn der de naturlig hører hjemme. Retningslinjer for bacheloroppgave (hovedprosjekt) maskinteknikkstudiet Side 5 av 7
Det er viktig å skille klart mellom grunnlagsfakta (innsamlede opplysninger, måleresultater o.l.) og de konklusjoner og resultater som en kommer fram til på dette grunnlaget. Alle konklusjoner og resultater må begrunnes med drøftinger, beregninger o.l. Leseren må gis nok opplysninger til å kunne vurdere kvaliteten på det arbeid som er utført. Ved avskrift eller sitater skal det gis fullstendig kildehenvisning på de steder hvor sitater eller avskrift er gjengitt. Dette gjelder også der saken fremstilles i en omarbeidet språkform så lenge innholdet er det samme. Omfattende detaljer kan vanskeliggjøre lesingen av hovedavsnittet, og disse bør gis som vedlegg til rapporten. Vedleggene viser en til i rapportteksten, og en sier også noe om innholdet. Det skal ikke være nødvendig å lese vedleggene, men leseren må gis informasjon om innholdet for å kunne avgjøre nytten av å se på detaljene. 4. EVALUERING Det skal gis graderte karakterer på bacheloroppgaven. Minst én lærer er sammen med veileder ansvarlige for evalueringen. Det kan i prinsippet gis differensiert karakter, men i de fleste tilfeller får alle gruppemedlemmene samme karakter. Hvis man ser at et gruppemedlem unndrar seg arbeidet eller deltakelsen, vil vedkommende få signal om dette underveis. I evalueringsarbeidet vil man legge vekt på hvor god rapporten er, hvordan den enkelte har gjennomført arbeidet og hvordan hele prosjektrapporten for gruppen har forløpt. Det vil særlig bli lagt vekt på hvordan bachelorarbeidet besvarer oppgaven som er gitt. Vektlegging av de ulike delene av prestasjon blir fulgt så lang dette er hensiktsmessig: 70% Rapport 20% Underveis-inntrykket av prosjektet 10% Framføring Gjennom hele prosjektperioden skal det foregå en kontinuerlig evaluering fra studenter og veiledere. Det stiller krav til et nært samarbeid mellom disse, bl.a. i form av de formelle oppfølgingsmøtene. Denne evalueringen gjelder både det faglige arbeidet og samarbeids- og arbeidsforholdene i gruppen. Veilederne skal også vurdere de enkelte gruppemedlemmenes innsats. Hensikten er altså dels å få grunnlag for å gi studentene karakter for prosjektet, dels at studenter, veiledere og høgskolen i sin helhet skal kunne trekke nyttige erfaringer fra det arbeid som er utført. Det kreves en tilfredsstillende deltakelse i prosjektarbeidet for å få adgang til den avsluttende prosjekteksamen (presentasjonen). Prosjektrapporten skal beskrive prosjektproduktet. Den skal leveres innen en fastsatt tidsfrist. Den endelige vurderingen skjer i forbindelse med prosjekteksamen. Gruppen skal også levere en prosjektbeskrivelse innen fastsatt tidsfrist. I denne skal gruppen beskrive og vurdere prosjektprosessen, hva som gikk bra og hva som gikk dårlig. Hvordan ble arbeids- og tidsplanen fulgt? Hvordan fungerte gruppesamarbeidet og veiledningen? Hensikten med dette er å legge grunnlaget for et bedre resultat i neste prosjekt, både for studenter og veiledere. Prosjektframføring gjennomføres som en framføring av / orientering om sluttproduktet med prosjektgruppen, veiledere samt øvrige tilsatte, studenter og andre interesserte til stede. Hensikten er å Retningslinjer for bacheloroppgave (hovedprosjekt) maskinteknikkstudiet Side 6 av 7
gi en naturlig ramme omkring presentasjonen av rapporten og den etterfølgende drøftingen av innholdet. Det forutsettes at alle i prosjektgruppen tar del i den muntlige presentasjonen av prosjektproduktet. Ved prosjektframføringen skal de tilstedeværende ha anledning til å stille spørsmål og gi kommentarer til det fremlagte produktet. Formålet med denne delen av evalueringen er å foreta en kritisk gjennomgang av alle sider av prosjektet for å kunne gi en samlet vurdering. Det vil være anledning til å stille spørsmål til enkeltdeltakerne i prosjektgruppen. Det er derfor viktig at samtlige gruppemedlemmer er forberedt på å dokumentere kjennskap til alle sider av prosjektet. Det er gruppens ansvar å sørge for at arbeidsdelingen muliggjør dette. Sluttrapporten vil på grunnlag av en kritisk gjennomlesning, presentasjon og drøfting bli vurdert. Den enkelte students bidrag til prosjektet vil bli vurdert for å kunne sette karakter. Når et prosjektarbeid vurderes til stryk, vil det medføre etterarbeid. Gruppen vil da bli pålagt å gjøre de forandringene som kreves for å heve kvaliteten til et tilfredsstillende nivå. Det vil bli gitt en tidsfrist til dette. Når en enkelt student ikke oppnår godkjent ved prosjekteksamen, blir det i hvert enkelt tilfelle avgjort hvordan arbeidet videre skal gjennomføres. 5. LITTERATUR Generelt viser vi til studie- og eksamensreglement som du finner i studiehåndboka. Videre anbefaler vi annen litteratur for supplerende informasjon om prosjektarbeid. Litteraturlista nedenfor er fra en eldre utgave av foreliggende notat og et eksempel på hvordan ei slik liste kan utformes. l. H. Algreen-Ussing, N.O. Fruensgaard, B. Skov-Petersen: Prosjekt og rapport, Aalborg universitetsforlag 1982. 2. H. Algreen-Ussing, E.S. Jensen. B. Skov-Petersen, P,N. Thomsen: SK-Noter, Kompendium og skitsering, komunikation og prosjekt-arbeide, Aalborg Universitetscenter AUG. 1982. 3. Veiledning for rapportskrivning (Data.avd. AID). 4. Retningslinjer for prosjektarbeid ved datateknikkstudiet, HiA 2000 5. Erling S. Andersen: Prosjektarbeid - en veiledning for studenter. NKI Forlaget 1988. Retningslinjer for bacheloroppgave (hovedprosjekt) maskinteknikkstudiet Side 7 av 7