Møtebok sentralt IDF-møte 18. november 2011 Til stede Fra organisasjonene Fra administrasjonen Vera Berg FF Ragnvald Thilesen Eldbjørg Schøn (bisitter) FF Anders Dahle Anne Thorsen Akademikerne Brita Bye Anne Reidun Dahl NSF Anders Schjelderup Lyng NTL Eva Andresen Parat Direktør, Ragnvald Thilesen, ledet møtet. IDF 48/11. Godkjenning av innkalling og dagsorden R. Thilesen hadde følgende kommentarer til dagsorden - NTL har bedt om drøfting i informasjonssak «Nytt møteopplegg og -plan i forhold til styremøter fra januar 2012» - saken vil derfor bli drøftet. - Fast punkt til dagsorden «TMO informerer» har blitt utelatt i innkallingen vil bli satt opp i dagsorden til IDF-møte 28.11.11. Informasjon IDF 49/11. Administrasjonen informerer - Oppfølging av 38/11; skriftlig informasjon fra administrasjonen: Personalpolitikk i tilknytning til tilsetting av ledere Akademikerne har reist spørsmål omkring hvordan HiOA vil forholde seg til krav om høyere utdanning hos administrative ledere i institusjonen, og mener dette må være et minstekrav i en utdanningsinstitusjon på vei til et universitet konkretisert i e-post av 18.10.11. FF støtter Akademikerne i dette kravet. NTL var enige i at dette bør være utgangspunktet, men ønsket ikke dette som absolutt krav. Akademikerne var enige i at det bør være åpning for å fravike kravet til høyere utdanning ved særlig dokumentert kompetanse. R. Thilesen sa at ledelsen prinsipielt sett støtter kravet om høyere utdannelse, og at det ved utlysning vil tas inn en passus om dette. Det vil likevel bli opprettholdt en mulighet for å fravike kravet slike tilfeller vil drøftes med TMO gjennom tilsettingsorganene. Skal det være adgang til å fakturere enheter internfakturering TMO deler en felles skepsis til interne betalingsordninger for kurs og konferanser som arrangeres av interne enheter herunder unntatt arrangement på vegne av eksterne. R. Thilesen sa at høgskolens felles praksis i forhold til internfakturering må gjennomgås, men med et litt nyansert blikk. - Plan og budsjettprosessen for 2012 1
Saken skal opp til behandling i styremøte 8. desember, med drøfting i IDF-møte 28.11. Administrasjonen mener det det er hensiktsmessig med en skikkelig gjennomgang med TMO i forkant av drøftingene. Partene ble enige om at det avholdes informasjonsmøte om saken fredag 25. november, hvor økonomidirektøren går gjennom forslaget til fordeling av budsjettmidlene for 2012. Administrasjonen sender e-post til TMO om tid og sted for informasjonsmøtet. Sakspapirene sendes ut med innkallingen til IDF-møtet 28.11. TMO ble bedt om å gå i gjennom dokumentene i forkant av info-møtet, og gjerne sende inn punkt de lurer på på e-post. - Ny fleksitidavtale De sentrale avtaleparter har nettopp inngått ny avtale om fleksibel arbeidstid i staten, denne var ikke tilsendt organisasjonen ennå. HiOs tidligere tilpasning til fleksitidsavtalen var sendt ut i forkant av møtet. Saken ble presentert som informasjon, og vil bli drøftet i IDF-møte 13. desember. Det ble stilt en del spørsmål omkring ordningen og dens praktisering ved HiO som administrasjonen besvarte. Organisasjonene sa at om det skal innføres elektronisk tidsregistrering må avtalen tilpasses dette, og de ba også om at det i avtalen synliggjøres hva som er den sentrale avtalens ordlyd og hva som er høgskolens tilpasninger til denne. Organisasjonene ba om at det blir kartlagt i hvilken grad mange tilsatte har hatt en arbeidssituasjon som gjør at de vil ha langt flere enn 45 plusstimer ved slutten av inneværende avregningsperiode (årsskiftet). De ba videre om at administrasjonen kommer med forslag til hvordan man skal kunne finne gode løsninger på dette. - Ventilasjon P 52 Høgskoledirektøren har anbefalt for fak. LUI at det ikke settes i gang ombygging for å bedre luftkvaliteten i P52, og ledelsen ved fakultetet er bedt om å uttale seg. Årsakene er sammensatte: - Den vil bli en marginal bedring av luftkvaliteten - Ombygging vil ta seks måneder, dette gir store belastninger - Det blir kostbart - Objektive målinger av luftkvalitet viser at den er tilstrekkelig god - Det er sannsynlig at problemene med luftkvalitet oppleves fordi bygget er for varmt - Det vil bli foretatt en utbytting av kjøleelementene for å redusere temperaturproblemene. Dersom resultatet blir at ledelsens anbefalinger følges, vil det først kartlegges hvem problemene gjelder, jf. vedtak i AMU. Deretter er det anbefalt at det ses på kompensatoriske tiltak, f.eks. å redusere antall tilsatte i bygget, hjemmekontorløsninger osv. Det vil vurderes om deler av bygget skal få til- eller frarådinger med hensyn til bruk. FF rapporterte om stor uro og raseri blant berørte på fak. LUI og at det planlegges aksjoner. Det vil være uheldig om man etter å ha protestert mot å bli samlet noe som i sin tid førte til problemene med luften, skal spres på nytt. Administrasjonen sa det er snakk om å flytte medarbeiderne, men ikke å spre dem. De vil evt. bli samlet i Falbes gate. Organisasjonene sa det var generelt uheldig med indre kontorer og møterom. I slike prosesser er et veldig viktig at man lytter til de tilsatte og at man finner ut måter å få den enkeltes stemme frem. 2
- Oppfølging av Areal 2012 og relokalisering på Studiested Pilestredet høsten 2012 Det ble delt ut skriv om kontorsituasjonen i Pilestredet, og Thilesen redegjorde for hva som skal gjøres. P32 blir forsinket. Bygget skulle vært ferdig i mai 2012, men det ser det ut til at høyblokken blir ferdig i starten av juli og tilbygget i midten av oktober. Høyblokken består først og fremst av kontorer. Det planlegges en overgang og de som skal flytte dit pakker ned sakene sine før ferien, dette flyttes mens de er borte og så pakker man ut på nytt kontor etter ferien. Det vil også bli foretatt endringer i P46. Thilesen delte ut en oversikt over tiltak etter Areal 2012 i prioritert rekkefølge. Det ble videre redegjort for opprettingen av prosjekt LOK 2012 og dets underprosjekter. Det skal utarbeides en ny fordelingsnøkkel for kontorer. NSF, med støtte fra FF og Parat, rapporterte at det var stor misnøye på Kjeller fordi mange har fått redusert kontorstandarden sin etter sammenslåingen. Thilesen beklaget dette. Fra høsten 2012 vil det etter planene bli en bedring i kontorsituasjon, og kompensatoriske tiltak vil da kunne igangsettes. Det vil også bli satt i gang en vurdering for kontorsituasjonen ved Kjeller, og muligheter for å bruke deler av storkjøkkenet som ikke benyttes vil bli vurdert. Organisasjonene støttet at deler av storkjøkkenet kan benyttes, og mente det var bra at det blir satt i gang en utredning om kontorsituasjon også på Kjeller. De samme inneklimaproblemene som oppstår ved indre kontorer i Pilestredet, oppstår også på Kjeller. Dette må ses på i utredningen. Kontorplasser for tillitsvalgte Organisasjonen ønsket løsninger som for UiT og UiO med kontorer til sentrale tillitsvalgte samlet på ett sted. Thilesen var enig i at dette bør vurderes. Drøfting Drøfting av nytt møteopplegg og -plan i forhold til styremøter fra januar 2012 utsettes på grunn av tidsnød til IDF-møte 28.11.11. IDF 44/11. Ressurser til de tillitsvalgte Saken utsettes til IDF-møtet 28.11. pga tidsnød. IDF 50/11. Flytting av institutt for adferdsvitenskap Saken dreier seg om flytting av virksomhet knyttet til daværende Avdeling for adferdsvitenskap ved HiAk til lokaler i Wergelandsveien 27. Flyttingen var forutsatt å skje innen 31.12.10, men ble utsatt til sommeren 2011. TMO var kritiske til at saken ikke var blitt drøftet i forkant, og at høgskolens totale lokalitetssituasjon i Pilestredet burde vært sett på, og vurdert, før en beslutning om å leie ut disse lokalene til HiAk ble fattet. 3
Følgende saker var satt opp til forhandling, men jf. FAD skal disse sakene kun drøftes: IDF 51/11. Opprettelse - Førstekonsulent /rådgiver ved studieadministrasjonens opptaksteam Fak. LU (J.nr 2011/3898) Partene var enige i at stillingen opprettes. IDF 52/11. Opprettelse av stilling som driftstekniker ved Avdeling for eiendom (J.nr. 2011/3380). Partene var enige i at stillingen opprettes. Annet IDF 53/11. Eventuelt A. FF lurte på når e-post går ut til alle tilsatte om at årets lokale lønnsforhandlinger er klare. Administrasjonen svarte at det tar litt tid å kvalitetssikre at kun de dette omfatter mottar denne meldingen men meldingen vil bli sendt ut snarest. B. HTV har ikke mottatt programmet for ledersamlingen til uken. Administrasjonen sørget for at den ble omdelt. C. Utfordringer ved studiested Kjeller FF informerte om at tilsatte ved studiested Kjeller har tatt opp flere utfordringer i forhold til sin arbeidssituasjon: Informasjon kommer sent, ofte i etterkant. Det ble gitt konkrete eksempler på hvor informasjon svikter, og IT-omlegginger ble framhevet. NTL påpekte at infoflyt for tiden er en utfordring i hele organisasjonen, og at dette ikke er særskilt for studiested Kjeller. Mangel på medvirkning de føler de blir satt på sidelinja i forhold til Pilestredet. Dette synliggjøres mellom annet gjennom «resirkulering» av gamle hio-dokument, -rutiner og -skriv. Studiestedet tappes for administrasjon, og det oppleves som problematisk at ledere ikke er tilstede på Kjeller. Dette oppstår bl.a. fordi møter blir lagt til Pilestredet på dager og til tider hvor vedkommende ledere/administrativt personale etter planen skal være på Kjeller. Dagens situasjon oppleves ofte som unødvendig byråkratisk og tungrodd særlig i forhold til saker som før sammenslåingen ble fikset raskt og på stedet. Thilesen sa at man i forkant - i mye større grad - burde vært kommunisert at det å gå fra å være en liten til en kjempestor organisasjon nødvendiggjør økning i omfanget av byråkratiske prosesser. De tilsatte er bekymret for at hustrykkeriet på Kjeller skal bli borte til ulempe for ansatte og studenter. Hustrykkeri/kopimaskinavtalen opphører 31.12.11, uten at ny avtale er inngått. Parat opplyste om at det var gått ut informasjon om at avtalen om trening for Kjeller-tilsatte går ut ved årsskiftet, uten at det er gitt noe signal om hvordan man tenker videre i forhold til dette. Thilesen sa at det er bra å få konkrete eksempler på hvor man føler det svikter, og informerte om at spørsmålet om hustrykkeri vil bli avklart i disse dager. Videre sa han at ledelsen har registrert de problemene som er meldt fra studiested Kjeller, og at situasjonen har også vært til drøfting i 4
AMU. Fusjonen har vist seg å være en stor overgang for mange, og forventninger har vært underkommunisert. Thilesen opplyste videre om at shuttelbussen vil gå fem dager i uken fra 2012. TMO sa at medvirkningen ikke er god nok hverken på Kjeller eller i Pilestredet. De poengterte at det skal være medbestemmelse også i saker som foregår i prosjekter og grupper, og at det må utarbeides bedre metoder til å ivareta dette. FF mente medvirkningen var blitt gradvis dårligere siden 1994, og er dårligere enn noensinne i dag. Thilesen foreslo å sette opp utfordringene i den nye organisasjonen som tema for IDF-møtet 13. desember hva har vært problemene, hva kan gjøres? På forespørsel fra NTL sa administrasjonen at det vil bli servert lunsj IDFs medlemmer før IDFmøtet 13. desember. 5